ZASADY SPORZĄDZANIA PROTOKOŁU Z ZEBRANIA
Sporządza się na papierze formatu A4 w odpowiednim układzie graficznym
CZĘŚĆ WSTĘPNA OBEJMUJE:
1. Tytuł np. Protokół zebrania
2. Wstęp – podaje miejsce i datę zebrania ( również godziny np. od 12-14 lub początek o godz.12) można podać rodzaj zebrania, obecni na zebraniu (podaje się imiona i nazwiska oraz funkcje a przy większej liczbie uczestników dołącza się listę obecności) czasami podaje się, kto przewodniczy zebraniu i kto protokołuje oraz podaje się nieobecnych z zaznaczeniem przyczyn (usprawiedliwienie)
3. Podanie w punktach porządku obrad

CZĘŚĆ ZASADNICZA w której opisuje się przebieg zebrania, okoliczności towarzyszące, podjęte uchwały i wnioski. Część tę przedstawia się w jednej z trzech form:

1.forma dosłowna- (stenografowanie, nagrywanie) polega na wiernym przytoczeniu tekstu wypowiedzi bez jakichkolwiek skrótów na podstawie nagrań czy stenogramów. Tego rodzaju formę stosuje się w protokołach przesłuchań świadków oraz w posiedzeniach komisji sejmowych.
2.forma streszczona- streszcza się wypowiedzi uczestników zebrania a jedynie uchwały i wnioski przytacza się w dosłownym brzmieniu
3.forma uproszczona- nazywana też uchwałowa, w której ogranicza się część dyskusyjną do wzmianki kto zabrał głos i w jakiej sprawie oraz łączy się wypowiedzi zgodne tematycznie. Uchwały i wnioski przytacza się w pełnym brzmieniu.

CZĘŚĆ KOŃCOWA która zawiera formułę kończącą (np. na tym protokół zakończono po odczytaniu podpisano) podpisy protokolanta po lewej stronie i przewodniczącego po prawej oraz informacje o liczbie załączników do protokołu (mogą to być listy obecności, sprawozdania, referaty, czy głosy do dyskusji)

ZAWIADAMIANIE O ZEBRANIU
Sporządza się je na komputerze i wysyła do uczestników zebrania wraz z materiałami na co najmniej 2 tygodnie przed terminem zebrania. Powinno zawierać następujące elementy:
-kto zaprasza, ( prezes, dyrektor, zarząd czy komitet organizacyjny)
-kogo zaprasza,(najczęściej zostawia się dwa wolne wiersze na odręczne wpisanie imienia i nazwiska osoby zapraszanej wraz z tytułem służbowym)
-rodzaj zebrania lub jego temat
-termin zebrania, dzień, miesiąc, rok, godzina
-miejsce zebrania
-porządek dzienny zebrania
-podpis osoby zapraszającej czy zawiadamiającej

R.S.V.P prośba o potwierdzenie przybycia

ZAPROSZENIE NA SPOTKANIE
W stosunku do zaproszonych gości często stosuje się zamiast zawiadomienia uroczyste zaproszenia ,które różnią się od zawiadomień:
-formatem (A6)
-rodzajem papieru
-rozmieszczeniem poszczególnych elementów (porządek obrad po lewej wewnętrznej stronie zaproszenia a po prawej treść )
-informacja o podpisie i data wysłania zaproszenia
-ewentualnymi dopiskami R.S.V.P „Pro memoria”

„Pro memoria” ku pamięci , stosowane wówczas gdy z osobą wcześniej na ten temat rozmawiano a zaproszenie wysyła się tylko w celu przypomnienia, nie ma obowiązku potwierdzenia przybycia.

R.S.V.P ,numer telefonu, jest to zobowiązanie osoby zaproszonej do potwierdzenia przybycia(bądź nie) i dlatego należy podać numer telefonu.

Mogą być również dopiski dotyczące wymaganego podczas spotkania stroju.

Akronim- wyraz utworzony z pierwszych zgłosek lub liter innych wyrazów(np. UNICEF, NATO)

ORGANIZACJA STANOWISK PRACY KANCELARII I SEKRETARIATU

Organizacja kancelarii ogólnej

- zajmuje się przepływem pism tzn. przyjmuje je, rejestruje, segreguje, przekazuje do komórek organizacyjnych, przechowuje dokumenty oraz udziela informacji
- pracownicy powinni znać strukturę organizacyjną firmy, czyli podział na poszczególne komórki oraz zakres ich działania
- techniki manipulacji pocztowych oraz obowiązujące taryfy pocztowe, umieć posługiwać się technicznymi środkami łączności
- do wykonywania czynności związanych z przyjmowaniem i wysyłaniem pism powinni posiadać; urządzenia do otwierania kopert, różnego rodzaju stemple, datowniki, prześwietlacze kopert, komputerowe adresowe bazy danych, frankownica
- urządzenia do kontrolowania terminów; terminarze biurowe, komputerowe
- urządzenia związane z udzielaniem informacji; schemat organizacyjny firmy, regulamin organizacyjny, skorowidze i informatory
- urządzenia służące do segregowania i przechowywania dokumentów; segregatory, półki, teczki, teczki obiegowe, obwoluty, koszulki

ORGANIZACJA SEKRETARIATU

SEKRETARIAT OGÓLNY pełni funkcję zarówno kancelarii z udzielaniem informacji jak i obsługą sekretariatu osobistego( często są wieloosobowe)
SEKRETARIAT OSOBISTY (jednoosobowy) do obsługi szefa firmy jak również do obsługi kierowników działu i jego zastępcy
SEKRETARIAT ORGANÓW KOLEGIALNYCH (zespołowy)np. sesji rady miejskiej czy zarządu spółki
SEKRETARIAT IMPREZ powoływane są doraźnie do obsługi np. organizacji konferencji targów czy wystaw (wieloosobowe) które pracują przygotowując imprezę w trakcie i po jej zakończeniu
WYMAGANIA STAWIANE SEKRETARKOM
Kwalifikacje zawodowe
Wykształcenie minimum średnie
Znajomość struktury organizacyjnej firmy
Znajomość obsługi urządzeń technicznych
Znajomość języków obcych
Znajomość zasad redagowania korespondencji i wykonywania innych czynności biurowych

Cechy charakteru

• Zorganizowana

• Systematyczna

• Punktualna

• Lojalna

• Uprzejma

• Taktowna

• Komunikatywna

• Elokwentna

• Z umiejętnościami interpersonalnymi

• Asertywna

• Szybki refleks podzielna uwaga

• Dobra pamięć

• Zamiłowanie do porządku
  
  
  

Wygląd

• Estetyka wyglądu( skromny elegancki kostium, buty zakrywające palce stóp, nieduża torebka, skromna biżuteria, zadbane ręce, dyskretny makijaż, włosy czyste spięte, delikatne perfumy)

Zadania sekretarek

• Zadania recepcyjne są związane z przyjmowaniem interesantów zgodnie z dyspozycjami otrzymanymi od szefa

• Zadania asystenckie polegają na odciążeniu szefa od wykonywania czynności o charakterze manipulacyjno-technicznym

Czynności sekretarek

• Przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji

• Sporządzanie pism dla szefa

• Przechowywanie dokumentów i ich wysyłanie

• Przyjmowanie i łączenie rozmów telefonicznych

• Organizowanie spotkań szefa z interesantami wyjazdów służbowych

• Kontrolowanie terminów

• Planowanie wspólnie z szefem jego pracy

• Inne prace doraźne

Zadania sekretarki związana ze współpracą z szefem

W czasie pierwszego spotkania należy ustalić zakres obowiązków na piśmie. Zasady dotyczące przyjmowania pism, wchodzenia do gabinetu, prowadzenia rozmów telefonicznych, zasad ubioru, zachowanie dystansu, niespoufalanie się z przełożonym
- po przyjściu szefa przychodzi z notesem żeby zapisać polecenia i uzgodnić terminarz spotkań
- segreguje korespondencję, dzieli pisma na ważne którymi szef się zajmie i pozostałe które np. tak jak oferty czy zamówienia dostarcza z krótką informacją czego dotyczą
- dba by pisma przedkładane do podpisu były właściwie przygotowane
- sprawdza pisma do podpisania czy nie zawierają literówek i innych braków
- jeżeli jest nie obecna podczas podpisywania pism umieszcza karteczki ze streszczeniem pisma
- organizuje rozmowy szefa tylko z tymi interesantami których sprawy wymagają osobistego udziału (zarówno bezpośrednie jak i telefoniczne)
- planowanie wspólnie z szefem rozklap jego zajęć na dzień następny ( musi być rezerwa czasowa pomiędzy spotkaniami)
- organizowanie wyjazdów służbowych szefa; rezerwacja hoteli, zarezerwowanie odpowiedniego połączenia( środka transportu)
-umawianie spotkań z osobami z którymi szef w tym czasie chce się skontaktować
- planowanie czasu wolnego po uzgodnieniu z szefem ( rezerwacja biletów do teatru, kina)
- ustala zastępstwo na czas nieobecności szefa
- dostarcza szefowi plan wyjazdu który zawiera wszystkie niezbędne informacje

Przyjmowanie i łączenie telefonów
-nie udziela się informacji personalnych osobom nieupoważnionym
-gdy nie potrafimy udzielić informacji a należy to do naszych obowiązków prosimy o pozostawienie numeru telefonu by oddzwonić za...
-do ważnych rozmów należy się przygotować
-podając numer każdą cyfrę podajemy oddzielnie
-trudne nazwy , nazwiska literujemy
-nie odbieramy dwóch telefonów na raz
-dzwoniąc do domu oczekujemy max. 5 sygnałów, do firmy –do skutku
-w sprawach służbowych nie dzwonimy do domu przed 8 i po 21, w weekendy i święta
-łącząc się z automatyczną sekretarką nagrywamy informację kto dzwonił, kiedy i w jakiej sprawie, oraz czy i kiedy oddzwonimy
-jeżeli usłyszymy „pomyłka”ustalamy czy jest to numer jaki wybierałyśmy
-przez telefon należy mówić wolniej i z uśmiechem pozostawiając czas na ewentualną odpowiedz
-słuchając należy sygnalizować naszą uwagę
-można zakończyć rozmowę inicjowaną przez rozmówcę gdy jest przedłużana bez potrzeby
-dzwoniąc na komórkę należy się upewnić czy rozmówca może rozmawiać
-będąc świadkiem czyjejś rozmowy nie komentujemy jej
-nie przerywamy rozmówcy
-sporządzamy listę osób z którymi nie chcemy rozmawiać(persona non grata) i tych z którymi zawsze chętnie porozmawiamy

Inne zadania sekretarek
Kontakty z mediami, prasą-opracowanie i wysyłanie zaproszeń, materiałów informacyjnych
wita dziennikarzy, wręcza przygotowane materiały
uczestniczy w konferencjach, sporządza notatki(po spotkaniu protokół)
organizuje poczęstunek
przygotowuje i wręcza upominki
śledzi notatki w prasie po konferencji( wycina artykuły i kompletuje w teczce)

przyjmowanie delegacji zagranicznych
wspólnie z szefem opracowuje program wizyty gości
rezerwuje hotel (pisemne potwierdzenie)
przygotowuje salę obrad i poczęstunek
zapewnia tłumacza
uczestniczy w prowadzonych rozmowach
organizuje pobyt gości w godzinach wieczornych
przygotowuje upominki