Zasady

organizowania

zebrań



Przekazywanie informacji



Rozwiązywanie problemów



Podejmowanie decyzji

Cele zebrania:



Zorganizowana grupa, posiadająca własna
strukturę



Spotkanie ma charakter formalny



Omówienie punktów ustalonych w porządku
zebrania



Jasno sprecyzowany temat zebrania



Przebieg zebrania jest protokołowany

Warunki dobrego zebrania:



Odprawa



Narada



Seminarium



Sympozjum

Formy zebrań

Zaproszenia



Kto zaprasza



Kogo zaprasza



Określenie formy zebrania



Temat zebrania



Miejsce i czas



Porządek dzienny zebrania lub program

Zaproszenie powinno
zawierać:

Strona 1
Strona Tytułowa

Z A P R O S Z E N I E

Strona 4

Np.. Mapki miasta,

możliwość dojazdu,

firmy współpracujące.

Strona 2

PORZĄDEK DZIENNY

godz. 10.00 Otwarcie
godz. 10.10 Referat: „Turystyka
szkolna”- prelegent dr Jan
Kowalski
godz. 10.30 Referat: „Bieszczady a
rozwój agroturystyki”- prelegent
prof. dr Zdzisław Janowski
godz. 10.50 Przerwa
godz. 11.15 Dyskusja
godz. 11.45 Sprawy różne
godz. 12.00 Zakończenie

Strona 4

KTO (tytuł, imię i nazwisko)

ZAPRASZA (ZAPRASZAJĄ)

KOGO (tytuł, imię i

nazwisko)

FORMA ZEBRANIA oraz

TEMAT

TERMIN (miesiąc, dzień,

godzina)

MIEJSCE ZEBRANIA (ulica,

numer domu, piętro, numer

sali)

Przykład 1. Wzór karty
zaproszeniowej



I. WSTĘP

•

Komisja mandatowa

•

Komisja skrutacyjna

•

Komisja wyborcza

•

Komisja wnioskowa



II. ROZWINIĘCIE



III. WNIOSKI UCHWAŁY



IV. ZAKONCZENIE

Porządek obrad

Porządek dzienny

zebrania w dniu: ……………

godz. 10.00

Otwarcie

godz. 10.10

Referat: „Turystyka szkolna” - prelegent dr Jan Kowalski

godz. 10.30

Referat: „Bieszczady a rozwój agroturystyki”- prelegent prof.

dr Zdzisław Janowski

godz. 10.50

Przerwa

Godz. 11.15

Dyskusja

Godz. 11.45

Sprawy różne

Godz. 12.00

Zakończenie

Porządek zebrania

Przykład 2. Wzór porządku dziennego



Przygotowanie sali i holu



Przygotowanie otoczenia sali konferencyjnej



Lista obecności



Przywitanie uczestników zebrania



Rozsadzenie gości przy stole

Wejście zamknięte na

klucz

Wejście

1

2

2

3

3

3

3

3

3

1. Przewodniczący
2. Kierownictwo wyższe rangą lub honorowi goście
3. Inni goście/uczestnicy
4. Najlepsze miejsce dla prelegenta

Rysunek 1. Rozmieszczenie uczestników zebrania przy stole
konferencyjnym

4

Wejście

1

5

6

3

3

5

4

4

6

2

1. Wyższy rangą przedstawiciel goszczonej delegacji
2. Wyższy rangą przedstawiciel twojej firmy
3. Goście zajmujące niższe stanowiska
4. Zajmujący niższe stanowiska przedstawiciel twojej firmy
5. Pozostali goście
6. Pozostali przedstawiciele twojej firmy

Rysunek 2. Inny sposób rozmieszczenia uczestników zebrania przy

stole konferencyjnym

Protokół zebrania

Protokół jest to specyficzne sprawozdanie, które

sporządza się w formie aktu, ustalając przebieg
wydarzeń, wykonane czynności lub stwierdzone
fakty. Powinien być krótki, jednoznaczny,
dokładnie odzwierciedlający przebieg zebrania.

W praktyce najczęściej sporządza się

protokoły:



zdawczo-odbiorcze,



kontroli,



ze zdarzeń,



z zebrań, np. zgromadzeń, odpraw, posiedzeń,
narad, rad, konferencji.



Każdy protokół należy rozpocząć od podania jego
nazwy, używając słowa protokół, po której następuje
miejsce i data sporządzenia, np.



Protokół kontroli skarbowej przeprowadzonej w
Przedsiębiorstwie Handlowym Merkury w Szubinie,
sporządzony w siedzibie przedsiębiorstwa, dnia 14 maja
2003 roku.



Protokół policyjnego przeszukania mieszkania Jana
Przestępskiego, zamieszkałego w Szubinie przy ul. Mrocznej
13, dnia 22 maja 2003 roku.

Każdy protokół kończy się formułą o

zakończeniu, która może brzmieć:



Na tym protokół zakończono.



Na tym protokół zakończono i podpisano.



Na tym protokół zakończono i po przeczytaniu podpisano.



Na tym protokół zakończono i po zapoznaniu się z jego
treścią podpisano.

Podstawowe informacje, które powinny
być zawarte w protokole:



Forma zebrania (np. narada, konferencja),



Porządek dzienny,



Imię i nazwisko przewodniczącego,



Termin i miejsce zebrania,



Liczba uczestników oraz liczba nieobecnych (z
podaniem, w miarę możliwości, przyczyn
nieobecności),



Treść przyjętych wniosków i postanowień,



Osoby odpowiedzialne i terminy realizacji
postanowień

Protokół z ważniejszych zebrań:



Krótkie przedstawienie przebiegu zebrania,



Streszczenie wygłoszonych referatów i ciekawych
głosów w dyskusji



Wnioski płynące z każdego punktu porządku
dziennego,



Podjęte decyzje i przyjęte uchwały.