Zasady redagowania pism

Redagując pismo urzędowe należy pamiętać o następujących
elementach:
a) częściach składowych pisma,
b) stylu pisma urzędowego,
c) stosowaniu skrótów i skrótowców.

Elementami składowymi pisma są:

- wprowadzenie, w którym nadawca zamierza zorientować adresata
w sprawie; musi być napisane w uprzejmej formie i niezbyt długie,

- część główna pisma ma na celu wskazanie problemu, który
powinien być przedstawiony jasno, zwięźle i rzeczowo,

- uzasadnienie jest częścią pisma, która powinna przekonać
adresata o racji nadawcy,

- wnioski są najczęściej prośbą o pozytywne rozpatrzenie pisma

Praktyka administracyjna wypracowała różne
zasady redagowania pism.
Do podstawowych reguł, których należy
przestrzegać, należą:

• konspekt
• przejrzystość,
• kompletność,
• sugestywność,
• zwięzłość,
• uprzejmość,
• zrozumiałość,
• używanie skrótów,
• jedna sprawa – jedno pismo,
• wyróżnianie fragmentów,
• zwracanie się do adresata.

KONSPEKT

Przed napisaniem pisma wskazane jest
sporządzenie jego planu (konspekt).

Pismo powinno być przejrzyste graficznie.
W tym celu należy stosować odpowiedni układ
graficzny pisma i odpowiedni układ jego treści.

Treść pisma powinna się składać ( w miarę
możliwości) z pewnych stałych elementów.

Wstęp ( wprowadzenie ), który ma na celu
zorientowanie odbiorcy listu w sprawie, którą
zamierzamy w liście omówić np.:

Odpowiadając na Pani pismo z dnia..., lub
W związku z pismem dotyczącym ..., albo
W odpowiedzi na Państwa pismo nr ... z dnia... .

Przedstawienie zagadnienia - jest to część
główna i najistotniejsza przedstawia problem,
który jest przedmiotem sprawy. W naszym
interesie leży, aby ta część pisma była
zredagowana zwięźle, wyczerpująco, precyzyjnie i
jednoznacznie.

Uzasadnienie - część przekonywująca - nadawca
pisma przekonuje adresata o słuszności swojego
stanowiska.
Część ta zawiera więc motywy i szczegółowe
uzasadnienie związane z przedmiotem sprawy.

W decyzjach administracyjnych mogą wystąpić
uzasadnienia faktyczne i prawne.

Uzasadnienie faktyczne wskazuje, które fakty
przyjmujemy za udowodnione i na podstawie jakich
dowodów, np.:

Na podstawie protokołu..... sporządzonego przez....
stwierdzam, że straty związane z powodzią zostaną
usunięte do dnia....

Uzasadnienie prawne - zawiera podstawowe
prawna i umotywowana pod względem prawnym
ocenę stanu faktycznego, np.:

Na podstawie.... stwierdzamy, że postąpiła Pani
zgodnie z prawem.

Ta część pisma powinna być bardzo
przekonująca, wyczerpująca i prowadzić do
wniosków końcowych.

Wnioski - jest to część końcowa pisma, która
może stanowić rzeczowe podsumowanie całości.
W zależności od rodzaju pisma ta końcowa jego
część ma na celu:

   - spowodowanie określonego działania,
   - wywołanie określonego stanowiska lub
postawy,
   - wywarcie na adresacie określonego wrażenia,
   - sformułowanie wniosków.

Nie każde pismo musi zawierać wszystkie
wymienione części, np. pismo przekonujące
może zawierać dwie części: przedstawienie
zagadnienia i uzasadnienie.

Kompletność – pismo powinno być kompletne,
czyli zawierać wszystkie informacje niezbędne do
załatwienia danej sprawy.

Sugestywność – pismo powinno sugerować
odbiorcy konieczność jego pozytywnego
rozpatrzenia, czyli powinno zawierać
odpowiednie argumenty w uzasadnieniu.

Zwięzłość – pismo powinno być sformułowane w
sposób zwięzły i ścisły. Nie należy stosować
rozwlekłych opisów, porównań oraz zbędnych
słów.

Uprzejmość – pismo powinno być zredagowane w
uprzejmej formie.

- należy używać zwrotów grzecznościowych,
- w żadnym wypadku nie należy używać słów
obraźliwych i pogróżek.

Zrozumiałość – pismo musi być zrozumiałe dla
adresata. Należy unikać wyrazów obcojęzycznych,
jeśli znane są ich odpowiedniki w języku polskim.
Nie należy też stosować terminów fachowych, jeśli
adresat może ich nie znać.

Używanie skrótów – w piśmie dozwolone jest
stosowanie powszechnie używanych skrótów.

Nie należy skracać zwrotów
grzecznościowych ani nazwy firmy.

Niedozwolone jest używanie skrótów
myślowych lub skrótów znanych i
stosowanych we własnym kręgu.

Wyróżnia się kilka grup skrótów, których używanie
jest dozwolone w korespondencji biurowej:

• powtarzających się często wyrazów potocznych:
-  szt. – sztuk,
-  ul. – ulica,
-  poz. – pozycja.

• tytułów zawodowych oraz tytułów i stopni
naukowych:
-  prof. – profesor,
-  mgr – magister,
-  inż. – inżynier,
-  dr – doktor,
-  gen. – generał.

• miar i nazw jednostek metrycznych. Skróty
te pisze się zawsze bez kropki.

-  m – metr,
-  t – tona,
-  cm – centymetr,
-  kg – kilogram,
-  km – kilometr,
-  g – gram.

• tworzone od polskich połączeń
wielowyrazowych, jeśli kolejne wyrazy
rozpoczynają się spółgłoską,

-  np. – na przykład,
-  itd. – i tak dalej,
-  cdn. – ciąg dalszy nastąpi,
-  tzn. – to znaczy,
-  ww. – wyżej wymienione,
-  jw. – jak wyżej,
-  tj. – to jest

W korespondencji biurowej, oprócz skrótów, dopuszczalne jest
też używanie skrótowców.
Skrótowce to połączenia wielowyrazowe, które piszemy małą
lub wielką literą
Skrótowce są to wyrazy powstałe z pierwszych liter lub sylab
wyrazów tworzących nazwę własną,

PKO – Powszechna Kasa Oszczędności,
NBP – Narodowy Bank Polski.

Skrótowce pisane małą literą zazwyczaj zawierają w sobie
pierwsze litery ciągu wyrazów wykorzystywanych w języku
potocznym, np.:

itp. – i tym podobne,
itd. – i tak dalej,
bhp – bezpieczeństwo i higiena pracy,
p.n.e. – przed naszą erą.

Rodzaje skrótowców:

literowce – zbudowane są z pierwszych liter nazwy,
np. ONZ (Organizacja Narodów Zjednoczonych),

głoskowce – zbudowane są z pierwszych głosek
nazwy, np. ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych),

grupowce – powstają przez wymawianie pierwszych
grup głosek lub sylab skracanych wyrazów
wchodzących w skład formacji kilkuwyrazowej, np.
Pafawag (Państwowa Fabryka Wagonów),

- skrótowce mieszane – powstają przez połączenie
różnych sposobów odczytywania skrótów, np. PZMot
(Polski Związek Motorowy).

Częstym błędem popełnianym przy pisaniu skrótów
jest niewłaściwe stosowanie kropki.

Kropkę stawiamy:
- gdy skrót nie zawiera ostatniej litery wyrazu:
prof. – profesor,
inż. – inżynier,
godz. – godzina,

- po skrótach oznaczających zagraniczne jednostki
monetarne lub wagowe,

- gdy w ciągu skracanych wyrazów przynajmniej
jeden zaczyna się od samogłoski.

Zupełnie odmienne zasady dotyczą skracania
słowa „spółka”, które ma następujące skróty:

-  spółka akcyjna – SA,
-  spółka cywilna – SC.
-  spółka z ograniczoną odpowiedzialnością –
sp. z o.o.

Jedna sprawa – jedno pismo – pismo powinno
dotyczyć tylko jednej sprawy.

Jeśli nadawca chce przekazać adresatowi więcej
spraw, powinien sformułować je w odrębnych
pismach, a następnie włożyć do jednej koperty.

Takie postępowanie ułatwia adresatowi
rozdzielenie spraw do załatwienia między
pracowników i tym samym skraca czas ich
załatwienia.

Wyróżnianie fragmentów – szczególnie ważne części
pisma powinny być wyróżnione. Do najczęściej używanych
sposobów wyróżniania fragmentów pisma należą:

- tłusty druk,
- kursywa,
- rozstrzelony druk,
- podkreślenie,
- wielkie litery,
- zastosowanie innego koloru,
- podkreślenie słowne.

np.

Najważniejszym w sprawie jest to, aby...,
Głównie należy zwrócić uwagę na fakt…,

Ważne jest, aby w treści pisma również:

- wypunktować najważniejsze sprawy,
- wyśrodkować najważniejsze fragmenty

pisma,

- zdefiniować zastosowane pojęcia,
- wykonać obramowanie.

Pismo urzędowe musi dotyczyć tylko ważnych
kwestii, dlatego należy:

- używać słów dosadnych i przekonujących

adresata,

- stosować akapity,
- wskazać myśl przewodnią na początku i na

końcu

pisma,

- wyśrodkować myśl przewodnią pisma.

Pismo urzędowe musi być przejrzyste, a jest to
możliwe do osiągnięcia poprzez:

stosowanie akapitów pomiędzy poszczególnymi
częściami dokumentu,

stosowanie odpowiednich odległości pomiędzy
wierszami:

a) w układzie blokowym 1 odstęp,

b) w układzie a’linea 1,5 odstępu,

rozpoczęcie pisma od kwestii szczegółowych,

kończąc kwestią ogólną, lub
- rozpoczęcie pisma od kwestii ogólnej, a
kończąc na kwestiach szczegółowych.

Formy grzecznościowe

W korespondencji do jednostek organizacyjnych,
(przedsiębiorstw, urzędów, instytucji, firm) używa się
sformułowań:

Wy, Was, Wasze, Wam, z Wami, itp.
np.

Odpowiadając na Wasze pismo...

- Uprzejmie informujemy Was, że...

- Zapraszamy Waszego przedstawiciela...

- Nawiązując do rozmowy telefonicznej, przeprowadzonej z
Waszym pracownikiem

W korespondencji do osób fizycznych używa się
natomiast sformułowań:

Pani, Pan, Państwa, itp.

np.

- Odpowiadając na Pana pismo z dnia...

-Zapraszamy Panią na posiedzenie komisji,
które odbędzie się ...

-Zwracamy się do Państwa z prośbą o ...

Zwroty: Wy, Wam, Wasze, Pan, Pani pisze się
zawsze wielką literą. W ten sposób okazujemy
szacunek adresatowi.

Jeśli nadawcą pisma jest jednostka organizacyjna
(firma), to o sobie w tym piśmie nadawca zawsze
pisze w pierwszej osobie liczby mnogiej -
zapraszamy, informujemy, prosimy,
zawiadamiamy itp.
O sobie nadawca pisze zawsze małą literą.

- W związku z pobytem naszego pracownika w
Waszym przedsiębiorstwie... .

- Proponujemy, aby dostawa zamówionych
towarów odbywała się na nasz koszt i ryzyko.

Stosowane pieczątki

W  urzędach  stosowane  są  pieczątki  nagłówkowe,  podpisowe  i
pieczęć  urzędowa.  Jeśli  chodzi  o  ich  kolor,  to  nie  jest  to
uregulowane  w  żadnym  akcie  prawnym.  Zwyczajowo  przyjęło  się,
że w urzędzie pieczątki mają kolor czerwony.
Wygląd  pieczątek  nagłówkowych  i  podpisowych  wskazuje
załącznik  nr  6  do  rozporządzenia  Prezesa  Rady  Ministrów  w
sprawie  instrukcji  kancelaryjnej  dla  organów  gmin  i  związków
międzygminnych  z  22  grudnia  1999  r.  (DzU  nr  112,  poz.  1319  z
późn.  zm.).  Pieczęć  urzędową  lub  jej  elektroniczny  wizerunek
umieszcza  się  tylko  na  dokumentach  szczególnej  wagi,
stanowiących  podstawę  do  podjęcia  określonych  czynności
prawnych,  np.  decyzja,  świadectwo.  Odcisku  pieczęci  nie
umieszcza  się  na  kopiach  dokumentów  składanych  do  akt  urzędu
oraz  na  innych  pismach  wysyłanych  z  urzędu,  chyba  że  przepisy
szczególne stanowią inaczej.

Document Outline