mgr Anna Różańska

Zasady
redagowania
pism
urzędowych

Redagując pismo urzędowe należy pamiętać o następujących
elementach:
a) częściach składowych pisma,
b) stylu pisma urzędowego,
c) stosowaniu skrótów i skrótowców.

Elementami składowymi pisma są:

- wprowadzenie, w którym nadawca zamierza zorientować adresata
w sprawie; musi być napisane w uprzejmej formie i niezbyt długie,

- część główna pisma ma na celu wskazanie problemu, który
powinien być przedstawiony jasno, zwięźle i rzeczowo,

- uzasadnienie jest częścią pisma, która powinna przekonać
adresata o racji nadawcy,

- wnioski są najczęściej prośbą o pozytywne rozpatrzenie pisma

Praktyka administracyjna wypracowała różne
zasady redagowania pism.
Do podstawowych reguł, których należy
przestrzegać, należą:

• konspekt
• przejrzystość, 
• kompletność, 
• sugestywność, 
• zwięzłość, 
• uprzejmość, 
• zrozumiałość, 
• używanie skrótów, 
• jedna sprawa – jedno pismo, 
• wyróżnianie fragmentów, 
• zwracanie się do adresata. 

KONSPEKT

Przed napisaniem pisma wskazane jest
sporządzenie jego planu (konspekt).

Pismo powinno być przejrzyste graficznie.
W tym celu należy stosować odpowiedni układ
graficzny pisma i odpowiedni układ jego treści.

Treść pisma powinna się składać ( w miarę
możliwości) z pewnych stałych elementów.

Wstęp ( wprowadzenie ), który ma na celu
zorientowanie odbiorcy listu w sprawie, którą
zamierzamy w liście omówić np.:

Odpowiadając na Pani pismo z dnia..., lub
W związku z pismem dotyczącym ..., albo
W odpowiedzi na Państwa pismo nr ... z dnia... . 

Przedstawienie zagadnienia - jest to część
główna i najistotniejsza przedstawia problem,
który jest przedmiotem sprawy. W naszym
interesie leży, aby ta część pisma była
zredagowana zwięźle, wyczerpująco, precyzyjnie i
jednoznacznie.

Uzasadnienie - część przekonywująca - nadawca
pisma przekonuje adresata o słuszności swojego
stanowiska.
Część ta zawiera więc motywy i szczegółowe
uzasadnienie związane z przedmiotem sprawy.

W decyzjach administracyjnych mogą wystąpić
uzasadnienia faktyczne i prawne.

Uzasadnienie faktyczne wskazuje, które fakty
przyjmujemy za udowodnione i na podstawie jakich
dowodów, np.:

Na podstawie protokołu..... sporządzonego przez....
stwierdzam, że straty związane z powodzią zostaną
usunięte do dnia....

Uzasadnienie prawne - zawiera podstawowe
prawna i umotywowana pod względem prawnym
ocenę stanu faktycznego, np.:

Na podstawie.... stwierdzamy, że postąpiła Pani
zgodnie z prawem.

Ta część pisma powinna być bardzo
przekonująca, wyczerpująca i prowadzić do
wniosków końcowych.

Wnioski - jest to część końcowa pisma, która
może stanowić rzeczowe podsumowanie całości.
W zależności od rodzaju pisma ta końcowa jego
część ma na celu:

- spowodowanie określonego działania,
- wywołanie określonego stanowiska lub
postawy,
- wywarcie na adresacie określonego wrażenia,
- sformułowanie wniosków.

Nie każde pismo musi zawierać wszystkie
wymienione części, np. pismo przekonujące
może zawierać dwie części: przedstawienie
zagadnienia i uzasadnienie.

Kompletność – pismo powinno być kompletne,
czyli zawierać wszystkie informacje niezbędne do
załatwienia danej sprawy.

Sugestywność – pismo powinno sugerować
odbiorcy konieczność jego pozytywnego
rozpatrzenia, czyli powinno zawierać
odpowiednie argumenty w uzasadnieniu.

Zwięzłość – pismo powinno być sformułowane w
sposób zwięzły i ścisły. Nie należy stosować
rozwlekłych opisów, porównań oraz zbędnych
słów.

Uprzejmość – pismo powinno być zredagowane w
uprzejmej formie.

- należy używać zwrotów grzecznościowych,
- w żadnym wypadku nie należy używać słów
obraźliwych i pogróżek.

Zrozumiałość – pismo musi być zrozumiałe dla
adresata. Należy unikać wyrazów obcojęzycznych,
jeśli znane są ich odpowiedniki w języku polskim.
Nie należy też stosować terminów fachowych, jeśli
adresat może ich nie znać. 

Używanie skrótów – w piśmie dozwolone jest
stosowanie powszechnie używanych skrótów.

Nie należy skracać zwrotów
grzecznościowych ani nazwy firmy.

Niedozwolone jest używanie skrótów
myślowych lub skrótów znanych i
stosowanych we własnym kręgu.

 Wyróżnia się kilka grup skrótów, których używanie
jest dozwolone w korespondencji biurowej:

• powtarzających się często wyrazów potocznych:
- szt. – sztuk,
- ul. – ulica,
- poz. – pozycja.

• tytułów zawodowych oraz tytułów i stopni
naukowych:
- prof. – profesor,
- mgr – magister,
- inż. – inżynier,
- dr – doktor,
- gen. – generał.

• miar i nazw jednostek metrycznych. Skróty
te pisze się zawsze bez kropki.

- m – metr,
- t – tona,
- cm – centymetr,
- kg – kilogram,
- km – kilometr,
- g – gram.

• tworzone od polskich połączeń
wielowyrazowych, jeśli kolejne wyrazy
rozpoczynają się spółgłoską,

- np. – na przykład,
- itd. – i tak dalej,
- cdn. – ciąg dalszy nastąpi,
- tzn. – to znaczy,
- ww. – wyżej wymienione,
- jw. – jak wyżej,
- tj. – to jest

W korespondencji biurowej, oprócz skrótów, dopuszczalne jest
też używanie skrótowców.
Skrótowce to połączenia wielowyrazowe, które piszemy małą
lub wielką literą
Skrótowce są to wyrazy powstałe z pierwszych liter lub sylab
wyrazów tworzących nazwę własną,

PKO – Powszechna Kasa Oszczędności,
NBP – Narodowy Bank Polski.

Skrótowce pisane małą literą zazwyczaj zawierają w sobie
pierwsze litery ciągu wyrazów wykorzystywanych w języku
potocznym, np.:

itp. – i tym podobne,
itd. – i tak dalej,
bhp – bezpieczeństwo i higiena pracy,
p.n.e. – przed naszą erą.

Rodzaje skrótowców:

-

literowce – zbudowane są z pierwszych liter nazwy,
np. ONZ (Organizacja Narodów Zjednoczonych),

-

głoskowce – zbudowane są z pierwszych głosek
nazwy, np. ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych),

-

grupowce – powstają przez wymawianie pierwszych
grup głosek lub sylab skracanych wyrazów
wchodzących w skład formacji kilkuwyrazowej, np.
Pafawag (Państwowa Fabryka Wagonów),

- skrótowce mieszane – powstają przez połączenie
różnych sposobów odczytywania skrótów, np. PZMot
(Polski Związek Motorowy).

Częstym błędem popełnianym przy pisaniu skrótów
jest niewłaściwe stosowanie kropki. 

Kropkę stawiamy:
- gdy skrót nie zawiera ostatniej litery wyrazu:
prof. – profesor,
inż. – inżynier,
godz. – godzina,

- po skrótach oznaczających zagraniczne jednostki
monetarne lub wagowe,

- gdy w ciągu skracanych wyrazów przynajmniej
jeden zaczyna się od samogłoski.

Zupełnie odmienne zasady dotyczą skracania
słowa „spółka”, które ma następujące skróty:

- spółka akcyjna – SA,
- spółka cywilna – SC.
- spółka z ograniczoną odpowiedzialnością –
sp. z o.o.

Jedna sprawa – jedno pismo – pismo powinno
dotyczyć tylko jednej sprawy.

Jeśli nadawca chce przekazać adresatowi więcej
spraw, powinien sformułować je w odrębnych
pismach, a następnie włożyć do jednej koperty.

Takie postępowanie ułatwia adresatowi
rozdzielenie spraw do załatwienia między
pracowników i tym samym skraca czas ich
załatwienia.

Wyróżnianie fragmentów – szczególnie ważne części
pisma powinny być wyróżnione. Do najczęściej używanych
sposobów wyróżniania fragmentów pisma należą:

- tłusty druk,
- kursywa,
- rozstrzelony druk,
- podkreślenie,
- wielkie litery,
- zastosowanie innego koloru,
- podkreślenie słowne.

np.

Najważniejszym w sprawie jest to, aby...,
Głównie należy zwrócić uwagę na fakt…,

. 

Ważne jest, aby w treści pisma również:

- wypunktować najważniejsze sprawy,
- wyśrodkować najważniejsze fragmenty

pisma, 

- zdefiniować zastosowane pojęcia, 
- wykonać obramowanie.

Pismo urzędowe musi dotyczyć tylko ważnych
kwestii, dlatego należy:

- używać słów dosadnych i przekonujących

adresata,

- stosować akapity,
- wskazać myśl przewodnią na początku i na

końcu

pisma,

- wyśrodkować myśl przewodnią pisma.

.

Pismo urzędowe musi być przejrzyste, a jest to
możliwe do osiągnięcia poprzez:

-

stosowanie akapitów pomiędzy poszczególnymi
częściami dokumentu,

-

stosowanie odpowiednich odległości pomiędzy
wierszami:

a) w układzie blokowym 1 odstęp,

b) w układzie a’linea 1,5 odstępu,

-

rozpoczęcie pisma od kwestii szczegółowych,

kończąc kwestią ogólną, lub
- rozpoczęcie pisma od kwestii ogólnej, a
kończąc na kwestiach szczegółowych.

Formy grzecznościowe

W korespondencji do jednostek organizacyjnych,
(przedsiębiorstw, urzędów, instytucji, firm) używa się
sformułowań:

Wy, Was, Wasze, Wam, z Wami, itp.
np.

-

Odpowiadając na Wasze pismo...

- Uprzejmie informujemy Was, że...

- Zapraszamy Waszego przedstawiciela...

- Nawiązując do rozmowy telefonicznej, przeprowadzonej z
Waszym pracownikiem

W korespondencji do osób fizycznych używa się
natomiast sformułowań:

Pani, Pan, Państwa, itp.

np.

- Odpowiadając na Pana pismo z dnia...

-Zapraszamy Panią na posiedzenie komisji,
które odbędzie się ...

-Zwracamy się do Państwa z prośbą o ...

Zwroty: Wy, Wam, Wasze, Pan, Pani pisze się
zawsze wielką literą. W ten sposób okazujemy
szacunek adresatowi.

Jeśli nadawcą pisma jest jednostka organizacyjna
(firma), to o sobie w tym piśmie nadawca zawsze
pisze w pierwszej osobie liczby mnogiej -
zapraszamy, informujemy, prosimy,
zawiadamiamy itp.
O sobie nadawca pisze zawsze małą literą.

- W związku z pobytem naszego pracownika w
Waszym przedsiębiorstwie... .

- Proponujemy, aby dostawa zamówionych
towarów odbywała się na nasz koszt i ryzyko.

Stosowane pieczątki

W urzędach stosowane są pieczątki nagłówkowe, podpisowe i
pieczęć urzędowa. Jeśli chodzi o ich kolor, to nie jest to
uregulowane w żadnym akcie prawnym. Zwyczajowo przyjęło się,
że w urzędzie pieczątki mają kolor czerwony.
Wygląd pieczątek nagłówkowych i podpisowych wskazuje
załącznik nr 6 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w
sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków
międzygminnych z 22 grudnia 1999 r. (DzU nr 112, poz. 1319 z
późn. zm.). Pieczęć urzędową lub jej elektroniczny wizerunek
umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi,
stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności
prawnych, np. decyzja, świadectwo. Odcisku pieczęci nie
umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt urzędu
oraz na innych pismach wysyłanych z urzędu, chyba że przepisy
szczególne stanowią inaczej.