Zasady redagowania pism
Równie ważne jak wygląd pisma, jest jego forma wewnętrzna. Sposób zredagowania pisma powinna cechować:
- Zwięzłość; pewne części pisma można ujmować w formie punktów.
- Jawność i zrozumiałość; przewaga zdań pojedynczych rozwiniętych nad złożonymi
- Konkretne sformułowania; przedmiot sprawy powinien być jednoznacznie określony, można posługiwać się gotowymi formułami, które występują w pismach handlowych(umowach i ofertach) oraz w protokołach.
- Uprzejma forma; w granicach uprzejmości i życzliwości można utrzymać nawet bardzo stanowcze stanowisko czy negatywna decyzje. Nie wolno stosować słów obraźliwych lub pogróżek. Dozwolone są jedynie groźby legalne - prawnie uzasadnione, np.: Jeżeli do dnia.... nie zostanie uregulowana należność w kwocie..... to zgodnie z obowiązującymi przepisami sprawa zostanie skierowana do sądu administracyjnego. Starajmy się nie używać zwrotów naiwnych lub przestarzałych, np,: Za pozytywne załatwienie mojej prośby z góry dziękuje lub Zwracam się z uprzejmą prośba ( lepiej Zwracam się z prośbą - to prawidłowy zwrot).
- Kompletność; w piśmie muszą być zawarte wszystkie istotne informacje związane z celem pisma.
- Poprawność; pod względem stylistycznym, gramatycznym i ortograficznym.
- Sugestywność; dla odbiorcy - oparcie na faktach, uzasadnienie zajętego stanowiska i właściwą argumentacją.
- Autorskie; przekonanie o słuszności prezentowanego stanowiska i wczucie się w sposób myślenia i reagowania odbiorcy Ponadto:
- pismo powinno dotyczyć tylko jednej sprawy,
- można używać skrótów tylko powszechnie znanych,
- ważne treści pisma należy specjalnie zaakcentować lub wyróżnić,
- pismo powinno być przejrzyste ( myśli ułożone czytelnie ),
- trzeba zwrócić uwagę na to, aby użyta terminologia odpowiadała charakterowi pisma.
Tak jak blankiet korespondencyjny ma swoje stałe elementy, o których już sobie powiedzieliśmy, tak i treść pisma powinna się składać - w miarę możliwości - z pewnych stałych elementów.
Wstęp ( wprowadzenie ), które ma na celu zorientowanie odbiorcy listu w sprawie, którą zamierzamy w liście omówić. Podajemy najważniejsze dane w jednym lub kilku zdaniach. Jeżeli w danej sprawie była już wymiana pism, to powołujemy się na poprzednią korespondencje, np. Odpowiadając na Pani pismo z dnia.... lub W związku z pismem dotyczącym ... albo W odpowiedzi na Państwa pismo nr...... z dnia....
Przedstawienie zagadnienia - jest to osnowa, część główna i najistotniejsza przedstawia problem, który jest przedmiotem sprawy. W naszym interesie leży, aby ta część pisma była zredagowana zwięźle, wyczerpująco, precyzyjnie i jednoznacznie.
Uzasadnienie - część przekonywująca - nadawca pisma przekonuje adresata o słuszności swojego stanowiska. Część ta zawiera więc motywy i szczegółowe uzasadnienie związane z przedmiotem sprawy. W decyzjach administracyjnych mogą wystąpić uzasadnienia faktyczne i prawne.
Uzasadnienie faktyczne wskazuje, które fakty przyjmujemy za udowodnione i na podstawie jakich dowodów, np.: Na podstawie protokołu..... sporządzonego przez.... stwierdzam, że straty związane z powodzą zostały usunięte do dnia....
Uzasadnienie prawne zawiera podstawę prawna i umotywowana pod względem prawnym ocenę stanu faktycznego, np.: Na podstawie.... stwierdzamy, że postąpiła Pani zgodnie z prawem.
W uzasadnieniu wszystkie argumenty powinny być przedstawione przejrzyście, logicznie i konsekwentnie. Ta część pisma powinna być bardzo przekonująca, wyczerpująca i prowadzić do wniosków końcowych.
Wnioski - jest to część końcowa pisma, która może stanowić rzeczowe podsumowanie całości. W zależności od rodzaju pisma ta końcowa jego część ma na celu:
- spowodowanie określonego działania,
- wywołanie określonego stanowiska lub postawy,
- wywarcie na adresacie określonego wrażenia,
- sformułowanie wniosków.
Nie każde pismo musi zawierać wszystkie wymienione części, np. pismo przekonujące może zawierać dwie części: przedstawienie zagadnienia i uzasadnienie.
Rodzaje pism
Pisma przewodnie - krótkie, często jednozdaniowe, informujące o przesłanych dokumentach. Pismo przewodnie dołącza się do dokumentów wtedy, gdy mogą one być niezrozumiałe dla odbiorcy lub gdy wymagają dodatkowych informacji.
Listy grzecznościowe - ich forma zbliżona jest do listów prywatnych, są stosowane między instytucjami a osobami prywatnymi. Mogą to być gratulacje, podziękowania, kondolencje itp.
Pisma informacyjne - powinny zawierać wyczerpujące informacje, a jednocześnie być zwięzłe i krótkie. Należą do nich np. zawiadomienia, notatki, komunikaty, sprawozdania, protokoły itp.
Pisma transakcyjne - pociągają one za sobą określone skutki prawne. Takim pismem jest np. zamówienie - odbiorca jest zobowiązany do odebrania towaru i uiszczenia należności, a dostawca ma podstawę do realizacji zamówienia. Umowy - można je zawierać poprzez wymianę pism lub sporządza się je specjalnie: wówczas w tytule piszemy UMOWA. W treści znajdują się: informacje dotyczące osób zawierających umowę, miejsca, daty, opis przedmiotu umowy oraz warunków, do jakich zobowiązują się obie strony. Treść umowy sporządzana jest w formie punktów lub paragrafów.
Decyzje lub Postanowienia - pisma te zawierają: tytuł ( Decyzja lub Postanowienie ), dane dotyczące adresata, do którego są skierowane, nazwę organu wydającego, informacje dotyczące przedmiotu decyzji lub postanowienia, a także datę i powołanie się na przepisy.
Wewnętrzne akta normatywne - są to pisma wydawane przez kierownictwo zakładu pracy. Należą do nich np. :zarządzenia dyrektora, okólniki, regulaminy.
Skróty i skrótowce
W korespondencji biurowej skróty należy ograniczyć tylko do powszechnie znanych, takich co do których mamy pewność, że zostaną przez czytającego list zrozumiałe. W przeciwnym razie mogą zdarzyć się nieporozumienia wynikające z niewłaściwego ich czytania.
Często spotykanym błędem jest niewłaściwe stosowanie kropki w skrótach. Kropkę w skrótach atawiamy wówczas, gdy skrót jest utworzony z początkowych liter wyrazu skracanego. Natomiast nie stawiamy kropki, jeżeli końcową literą skrótu jest ostatnia litera wyrazu skracanego.
Skróty tytułów naukowych i zawodowych:
prof.- Profesor. dr- doktor, mgr - magister, doc.- docent, inz. - inżynier, gen.- generał, red. - redaktor, dyr. - dyrektor, mjr - major, kpt. -kapitan.
Skróty powtarzających się często zwrotów mowy potocznej:
szt. - sztuk, nr- numer, ul.- ulica, m.- mieszkanie, al.- aleja, wg- według, l.- liczba, poz - pozycja, r.- rok, t. - tom.
List motywacyjny
Niemal zawsze pracodawcy wymagają złożenia, oprócz curriculum vitae, także listu motywacyjnego, który skutecznie zastępuje podanie o pracę. Powinien odpowiadać na dwa zasadnicze pytania:
- Dlaczego starasz się o pracę w danej firmie?
- Dlaczego właśnie ciebie powinni zatrudnić?
W liście motywacyjnym nie powtarzaj informacji, które zamieściłes w curricu- lum vitae. Np. nie podawaj dokładnie, jakie ukończyłeś szkoły i nie referuj wyczerpująco dotychczasowego stażu pracy lecz wskaż, że Twoja wiedza i doświadczenie zawodowe będą użyteczne w nowym miejscu zatrudnienia. Fakty podaj w CV - rozwiń informacje o sobie, zinterpretuj je w liście motywacyjnym.
Zadanie, jakie ma spełnić list motywacyjny, jest bardzo proste - chodzi bowiem o to, by jego odbiorca przeczytał Twoje CV - nic więcej.
Z doświadczeń fachowców wynika, że list motywacyjny powinien zawierać tylko trzy akapity. Pierwszy akapit. Podaj przyczynę napisania listu z punktu widzenia odbiorcy i wymień korzyści, jakie może on odnieść. Wykorzystać możesz metodę stosowana przy pisaniu listów handlowych, polegającą na rozpoczęciu tego akapitu od słowa "Wasz" . Na przyklad:
- "Wasze ogłoszenie było niezwykle interesujace...."
- "Wasze dotychczasowe osiągnięcia......"
- "Wasz artykuł w ,,Głosie Koszalinskim..." - "Wasza firma cieszy sie świetną reputacją w branży....."
Pracodawcy zawsze będą zainteresowani tym, co się dzieje, jeśli zostanie to przedstawione z ich punktu widzenia. Drugi akapit. Ułóż swoje CV tak, by nakierować uwagę czytającej osoby na twe inikalne cechy, które spełnią oczekiwania lub zapadną w pamięć twemu potencjalnemu pracodawcy. Na przyklad:
- W załączonym CV przeczytacie Państwo o........."
- "Jako specjalista od oprogramowania biegle władam językiem angielskim......."
- "W zeszłym roku zdobyłem największe zamówienie na........"
- "Obsługa klientów była głównym kierunkiem, w jakim rozwijałem swoją karierę zawodową....."
Trzeci akapit jest prośbą o rozmowę kwalifikacyjną. Ponieważ stanowi ona dziedzinę z działu personalnego (kadr), mówimy raczej o "możliwości przedyskutowania spraw"
czy "spotkaniu". Na przyklad:
- ,,Okazja do porozmawiania...."
- ,, Szansa na spotkanie z Panem....."
Wreszcie rola tego akapitu jest skłonienie czytającego do podjęcia jakichś działań, stąd też słowa:
- Będę oczekiwać Państwa odpowiedzi..."
Najczęściej pracodawca myśli tak: jeżeli ktoś umie dobrze sprzedać siebie, to z pewnością będzie skutecznie sprzedawał i nasz produkt. Pomyśl o tym! Podobnie jak CV list motywacyjny powinien być zwięzły ( w zasadzie nie dłuższy niż jedna strona formatu A4, wolny od błędów językowych logicznych, estetycznie rozplanowany, napisany lub wydrukowany.
Pamiętaj!
Nigdy nie powinnismy przedstawiać pracodawcy kserokopii listu motywacyjnego.
Dokumenty przedstawiane pracodawcy można włożyć w foliowe okładki. Nie należy ich zginać. Jażeli zaistnieje konieczność ich wysyłki powinny być przesłane w sztywnej kopercie. Układa się je w następującej kolejności:
- list motywacyjny,
- curriculum vitae,
- kopie swiadectw idyplomow,
- inne zaświadczenia.
CV, praktyczne rady
Napisanie życiorysu nie jest zadaniem trudnym, jeśli jednak ma on osiągnąć swój cel, warto poświęcić mu czas i wysiłek, dobrze go przemyśleć, wykorzystać swoje zdolności twórcze oraz determinację.
Krótkie zdania - spraw, by twoje CV czytał się z łatwością, czyli napisz je prostymi i krótkimi zdaniami. Długie zdania są skomplikowane, natomiast krótkie można szybko przebiegać wzrokiem. Błędy - wystarczy jeden niewielki błąd i już pracodawca odkłada cię do szuflady z napisem (grzecznie spławić). Z błędów ortograficznych lub gramatycznych wyciągane są najróżniejsze błędne wnioski, na przykład:
» Nie potrafisz dobrze pisać.
» Jesteś leniwy.
» Nie dbasz o szczegóły.
» Chcesz przegrać.
» Nie możesz reprezentować firmy.
» Tak naprwadę nie chcesz tej pracy.
Estetyka
Szata graficzna - życiorys nie powinien przekaraczać dwóch stron papieru przy długoletnim stażu zawodowym, a najlepiej jeśli zmieści się na jednej stronie. Treść ma największe znaczenie, liczy się jednak wszystko. Skoro napracowałeś się nad zawartością, dołóż wszelkich starań, aby miała ona jak najkorzystniejszy wygląd. Układ graficzny winien służyć przede wszystkim czytelności, logice budowy dokumentu, a nie popisowi znajomości programów komputerowych, twoich nieograniczonych możliwości kreacyjnych. Zawsze zostawiaj sporo tzw. światła, czyli niezapisanych miejsc, nie staraj się nadmiernie zagęszczać tekstu.
Czysta biała kartka A4 - Twoje CV powinno pasować do ubrania, w którym przyjdziesz na spotkanie w sprawie pracy, a zatem wydrukuj je na najlepszym dostępnym dla ciebie papierze. Zasada ta również dotyczy listu motywacyjnego oraz koperty.
Osobie selekcjonującej nie musisz opowiadać o sobie wszystkiego. Ujmując to w kontekście CV: im więcej napiszesz, tym więcej dasz komuś powodów, by zrezygnował z twojej kandydatury.
Często CV wykorzystywane jest jako szkic służący do przygotowania rozmowy kwalifikacyjnej. W twoim interesie leży zamieszczanie w życiorysie jedynie pozytywnych informacji na swój temat, aby nie dawać powodu do rozmyślań nad wadami. Złe informacje lepiej zostawić na spotkanie kwalifikacyjne, podczas którego będziesz przynajmniej miał sposobność się bronić.
Prawda i tylko prawda - wszystko co napiszesz, musi być możliwe do sprawdzenia i prawdziwe. Jeżeli nie będziesz w stanie wytłumaczyć lub porozmawiać na temat dowolnego fragmentu swego życiorysu, całkowicie tracisz wiarygodność wraz z szansą na pracę.
Referencje
Nie załączaj referencji - najlepiej posłuż się sprawdzoną formułą Referencje dostępne na życzenie.
Specyfika stylu curriculum vitae polega na używaniu trzeciej, a nie pierwszej osoby:
Czyli tak: Ukończyłem Liceum Ekonomiczne...
Osiągnął wzrost produkcji...
Podlegał bezpośrednio Dyrektorowi Naczelnemu...
Nie zaś tak: Ukończyłem Liceum Ekonomiczne...
Osiągnąłem wzrost produkcji...
Podlegałem bezpośrednio Dyrektorowi Naczelnemu
Skoro CV ma przygotować grunt pod rozmowę kwalifikacyjną, a wszelkie negatywne informacje prowokują tylko dodatkowe, badawcze pytania, życiorys powinien informować wyłącznie o tym, co przemawia na twoją korzyść. Warto więc zastanowić się, co lepiej będzie pominąć. Oczywiście, musisz przygotować się na odpowiedź także w tych dziedzinach, lecz na etapie pisania CV powinna przyświecać ci maksyma: Oto, co chcę wam powiedzieć - o reszcie musicie dowiedzieć się sami.
Rozmowa kwalifikacyjna
Ta część opracowania ma tak przygotować cię do rozmowy, byś mógł swobodnie odpowiedzieć na pytanie, kim jesteś. Wydaje ci się, znasz swoje życie na wyrywki, ale sam się zdziwisz, ile szczegółów możesz wygrzebać z pamięci. Wystarczy zacząć je spisywać, a same wpasują się w planowaną wizję rozwoju kariery. Niżej zamieszczone formularze pomogą ci poukładać najważniejsze informacje.
Formularz zawodowy
Dla każdej posady przygotuj osobny formularz, bez względu na to, czy to był pełny etat czy pół, czy pracowałeś rok czy krócej. Prace sezonowe i wakacyjne też się liczą! Skoncentruj się na konkretach (wykonana praca, rozwiązane problemy, oszczędności dla firmy ) i stwórz szczegółowy obraz własnych zdolności i osiągnięć.
Formularz edukacyjny
Jeżeli jesteś na studiach licencjackich, albo niedawno je ukończyłeś, nie musisz przytaczać swoich doświadczeń ze szkoły średniej. Jeśli ukończyłeś lub kontynuujesz studia magisterskie, powinieneś podać spis ukończonych kursów zarówno na studiach licencjackich, jak i na magisterskich. Jeżeli do ukończenia studiów pozostał ci ponad rok, załącz listę zaliczeń uzyskanych w ostatnim semestrze.
Formularz zainteresowań
Przygotuj sobie spis wszystkich organizacji, klubów sportowych i innych kółek zainteresowań , w których działaniach uczestniczyłeś. Nie zapomnij o takich rzeczach jak:
- Nazwa i cel działania organizacji.
- Sprawowanie funkcji.
- Obowiązki, które pełniłeś.
- Twoje główne osiągnięcia.
- Nagrody i wyróżnienia, które uzyskałeś.
Formularz nagród i wyróżnień
Wypisz tu wszystkie nagrody i wyróżnienia otrzymane od szkól, organizacji społecznych, klubów sportowych i tym podobnych
Umiejętność pisania ,czytania i mówienia w obcym języku dużo znaczy dla pracodawcy, zawłaszcza w instytucjach badawczych, edukacyjnych, firmach międzynarodowych i eksportujących.
Formularz służby wojskowej
Jeżeli masz za sobą służbę wojskową - nawet krótką - opisz ją. Przygotujesz się w ten sposób do rozmowy o swoich doświadczeniach ich związku z aspiracjami zawodowymi. Nie zapomnij o takich sprawach jak :
- Uzyskany stopień.
- Wykonywane obowiązki.
- Wyróżnienia, pochwały i nagrody.
- Informacje o szkoleniu specjalistycznym.
- Twoje główne osiągnięcia.