Faktura VAT
Dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży jest faktura VAT, która takie oznaczenie powinna zawierać. Niekiedy zwana jest też ona standardową, ponieważ faktura ta używana jest, jako udokumentowanie każdej przeprowadzonej transakcji, pomiędzy sprzedającym a odbiorcą. Jest ona niezwykle ważnym dokumentem, dlatego też, kiedy następuje wystawianie faktury, powinna zawierać ona w sobie wszystkie niezbędne elementy, po to, by była w pełni ważna.
Z tego też względu powinna zawierać oznaczenie: faktura VAT, oraz imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy. Ważnymi elementami, jakie powinny zostać umieszczone na fakturze, są także NIP sprzedawcy i nabywcy, data wystawienia faktury, nazwa towaru lub usługi, oraz suma wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku. Typowymi elementami, jakie zawiera faktura jest też kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów, wartość sprzedaży towarów, oraz kwota należność ogółem, wyrażona cyframi i słownie.
Fakturę zaliczamy do dokumentów handlowych, wystawiana jest przez sprzedawcę kupującemu, dokumentuje szczegóły zawartej transakcji.
Obowiązek dokumentowania operacji gospodarczych przy pomocy faktur, zdefiniowany jest w Ustawie z dnia 11 marca 2004 o podatku od towarów i usług, z późniejszymi zmianami, która zwana dalej jest 'Ustawą o VAT'
Zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem, faktura powinna zawierać przynajmniej
napis 'Faktura VAT' oraz numer kolejny faktury
strony transakcji - identyfikację dostawcy i odbiorcy. oraz ich numery NIP
datę dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia dokumentu
jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług
określenie przedmiotu transakcji
wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto)
cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto)
stawki podatku
sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu
kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku, lub niepodlegających opodatkowaniu
zsumowaną wartość całej transakcji.
Fakturę należy wystawić najpóźniej 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru.
Rachunki i bez rachunku
Prowadzący działalność gospodarczą nie posiadający statusu podatnika VAT czynnego (w tym podatnicy VAT zwolnieni podmiotowo) dokumentują sprzedaż przy pomocy rachunków. Rachunki wystawiają również podatnicy VAT w stosunku do czynności nieopodatkowanych podatkiem VAT, np. komisanci z tytułu prowizji za wykonaną usługę komisu.
Przez działalność gospodarczą rozumieć należy każdą działalność zarobkową w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, w tym wykonywanie wolnego zawodu, a także każdą inną działalność zarobkową wykonywaną we własnym imieniu i na własny lub cudzy rachunek, nawet gdy inne ustawy nie zaliczają tej działalności do działalności gospodarczej lub osoby wykonującej taką działalność - do przedsiębiorców. Zatem brak przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej nie oznacza wcale, że podatnik nie ma obowiązku wystawić rachunku. Rachunki wystawiają na przykład nie prowadzący własnych firm: wynajmujący, zatrudnieni na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło czy twórcy - jeżeli nie wystawiają faktury VAT.
Rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi zawiera co najmniej:
imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego badź wykonawcy i odbiorcy usługi;
datę wystawienia i numer kolejny rachunku;
odpowiednio wyraz "ORYGINAŁ" albo "KOPIA";
określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe;
ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie;
czytelny podpis wystawcy rachunku oraz odcisk pieczęci wystawcy rachunku, jeżeli się nią posługuje.
W odróżnieniu zatem od faktury w rachunku wymagany jest podpis wystawcy. Podatnicy wystawiający rachunki mają obowiązek numerować je kolejno, tzn. mogą prowadzić więcej numeracji równolegle w tym samym czasie (np. dla każdego sklepu odrębnie), ale każda z tych numeracji powinna być kolejna.
W przypadku gdy oryginał rachunku zaginął lub uległ zniszczeniu, ponownie wystawiony rachunek zawiera oprócz ww. danych:
wyraz "DUPLIKAT";
datę ponownego wystawienia rachunku.
Treść rachunków reguluje rozporządzenie ministra finansów z dnia 22 sierpnia 2005r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach. Rachunek może zawierać również inne dane, w tym termin i zasady płatności, treści reklamowe itp. Obecnie obowiązujące przepisy nie przewidują możliwości wystawiania i przesyłania rachunków drogą elektroniczną. Nie jest możliwe nawet przesłanie rachunku e-mailem, aby nabywca go sobie wydrukował - taki bowiem wydruk nie będzie zawierać podpisu, niezbędnego elementu treści rachunku.