ZAMKNIĘCIE

KSIĄG

RACHUNKOWYCH

W JEDNOSTKACH

PUBLICZNYCH

ETAPY, TERMINY, METODY

W publikacji m.in.:

√√√√

jak sporz

ą

dzi

ć

optymalny harmonogram czynno

ś

ci

zwi

ą

zanych z zamkni

ę

ciem roku,

√√√√

w jaki sposób w ksi

ę

gach rachunkowych uj

ąć

operacje

podlegaj

ą

ce rozliczeniu w czasie,

√√√√

kiedy jednostki publiczne powinny tworzy

ć

odpisy

aktualizuj

ą

ce z tytułu trwałej utraty warto

ś

ci

ś

rodków

trwałych oraz warto

ś

ci niematerialnych i prawnych.

Zamknięcie ksiąg rachunkowych w jednostkach publicznych

2

Szanowny Czytelniku,

Ksi

ę

gi rachunkowe jednostek sektora

finansów publicznych zamyka si

ę

na

dzie

ń

bilansowy, którym jest ostatni dzie

ń

roku obrotowego. Odpowiednio wcze

ś

niej przedstawiciele

słu

ż

b finansowo-ksi

ę

gowych powinni zapewni

ć

sobie

mo

ż

liwo

ść

uj

ę

cia wszystkich dowodów ksi

ę

gowych

dotycz

ą

cych danego roku obrotowego, ale równie

ż

dokumentów, które wpływaj

ą

do jednostki przez pierwszy

kwartał roku nast

ę

pnego. Ze wzgl

ę

du na zmiany

wprowadzone ostatni

ą

nowelizacj

ą

szczególnych zasad

rachunkowo

ś

ci, ksi

ę

gowi powinni tak

ż

e zwróci

ć

uwag

ę

na

kwesti

ę

odpisów z tytułu utraty trwałej warto

ś

ci aktywów.

Zach

ę

cam do lektury

redaktor publikacji

bran

ż

owych

dla sektora publicznego

Zamknięcie ksiąg rachunkowych w jednostkach publicznych

3

Spis tre

ś

ci:

Harmonogram czynno

ś

ci w zwi

ą

zku z zamkni

ę

ciem roku ... 5

Inwentaryzacja aktywów i pasywów jednostki ……………... 6

Zapewnienie kompletno

ś

ci ksi

ą

g rachunkowych ………..... 10

Rozliczenie przyszłych okresów ……………………...…….. 11

Naliczenie odsetek od nale

ż

no

ś

ci i zobowi

ą

za

ń

………….. 12

Utworzenie i ewidencja odpisów aktualizuj

ą

cych ……...…. 13

Naliczenie dodatkowego wynagrodzenia rocznego …….... 15

Przekształcenie wyceny bie

żą

cej maj

ą

tku ……………….... 15

Sprawdzenie poprawno

ś

ci zapisów ………………………... 18

Przeksi

ę

gowanie sald ……………………………………….. 18

Wydruk i ostateczne zamkni

ę

cie ….………………………... 22

Zamknięcie ksiąg rachunkowych w jednostkach publicznych

4

Przed podj

ę

ciem czynno

ś

ci słu

żą

cych zamkni

ę

ciu roku

pomocne jest przygotowanie harmonogramu całokształtu
niezb

ę

dnych czynno

ś

ci wpływaj

ą

cych na prawidłowo

ść

zako

ń

czenia roku (patrz: tabela 1).

Zestawienie takie mo

ż

e by

ć

przygotowywane w formie

zarz

ą

dzenia kierownika jednostki corocznie. Mo

ż

e tak

ż

e

stanowi

ć

stały element funkcjonowania danego podmiotu.

Powinno wówczas zosta

ć

zapisane jako cz

ęść

dokumentacji

wewn

ę

trznej, np. jako element polityki rachunkowo

ś

ci. Bez

wzgl

ę

du na umiejscowienie, powinno odzwierciedla

ć

wytyczne okre

ś

lone prawem bilansowym oraz uwzgl

ę

dnia

ć

specyfik

ę

działalno

ś

ci danej jednostki.

Jednym z celów opracowywania harmonogramu jest
szczegółowe okre

ś

lenie terminu wpływu do jednostki

dokumentów finansowych, obrazuj

ą

cych zaistniałe zdarzenia

i operacje gospodarcze. Ma to szczególne znaczenie dla
zachowania jednej z fundamentalnych reguł rachunkowo

ś

ci –

zasady memoriału, zgodnie z któr

ą

w ksi

ę

gach

rachunkowych, a w konsekwencji równie

ż

w sporz

ą

dzanych

na ich podstawie sprawozdaniach finansowych, nale

ż

y uj

ąć

ogół zdarze

ń

gospodarczych dotycz

ą

cych danego roku

obrotowego, niezale

ż

nie od ich faktycznego momentu

zapłaty.

Zasada memoriału
Efekty operacji gospodarczych musz

ą

by

ć

ujmowane

w ksi

ę

gach rachunkowych w momencie ich powstania,

bez wzgl

ę

du na moment zaistnienia przepływu

ś

rodków pieni

ęż

nych z tego tytułu.

Czynno

ś

ci poprzedzaj

ą

ce zamkni

ę

cie ksi

ą

g nale

ż

y

dostosowa

ć

do specyfiki jednostki, jak równie

ż

do ustale

ń

wynikaj

ą

cych z polityki rachunkowo

ś

ci.