10

www.gazetapodatkowa.pl

Gazeta Podatkowa nr 21 • 13.03.2008 r.

RACHUNKOWOŚĆ DLA KAŻDEGO

Porady eksperta

Terminy obowiązkowego zamknięcia ksiąg rachunkowych określa art. 12 ust. 2 ustawy

o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.). Zgodnie z tym przepisem księgi

rachunkowe zamyka się na dzień:

– kończący rok obrotowy,

– zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży i zakończenia likwidacji

lub postępowania upadłościowego,

– poprzedzający zmianę formy prawnej,

– połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę, w szczególności

na dzień wpisu do rejestru tego połączenia – w jednostce przejmowanej,

– poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek, jeżeli w wyniku podziału lub

połączenia powstaje nowa jednostka, w szczególności na dzień poprzedzający dzień

wpisu do rejestru połączenia lub podziału,

– poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub upadłości,

– bilansowy określony odrębnymi przepisami – w pozostałych przypadkach,

nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń.

Z aktualnie obowiązujących przepisów ustawy o rachunkowości wynika, że można nie

zamykać ksiąg rachunkowych w przypadku przekształcenia spółki osobowej oraz spółki

cywilnej w inną spółkę osobową, jak również w przypadku połączenia jednostek, gdy

w myśl ustawy rozliczenie przejęcia jednostki następuje metodą łączenia udziałów i nie

powoduje powstania nowej jednostki.

W jednostkach, u których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, księgi

rachunkowe dotyczące roku 2007 powinny więc zostać zamknięte najpóźniej 31 marca 2008

roku i do tego dnia jednostki muszą sporządzić sprawozdanie finansowe kończące rok 2007.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputerów należy wydrukować

księgi nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się

przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych, zapewnia-

jący trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania

ksiąg rachunkowych.

Jeżeli po sporządzeniu sprawozdania finansowego za 2007 r., lecz przed zatwierdze-

niem sprawozdania finansowego za ten rok obrotowy, jednostka stwierdziła popełnienie

w poprzednich latach obrotowych błędu podstawowego, w następstwie którego nie można

uznać sprawozdania finansowego za rok 2007 lub lata poprzednie za spełniające wymagania

określone w art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości, to powinna ona odpowiednio zmienić to

sprawozdanie dokonując jednocześnie zapisów w księgach rachunkowych i powiadomić

biegłego rewidenta, który to sprawozdanie bada lub zbadał. Wynika to z art. 54 ust. 1

ustawy o rachunkowości. Sposób ujęcia w księgach rachunkowych błędów dotyczących lat

ubiegłych został omówiony w Gazecie Podatkowej nr 19 z dnia 6 marca 2008 r.

Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego jednostki musi nastąpić nie później niż

6 miesięcy od dnia bilansowego (art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Oznacza to, że ostateczny

termin zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2007 r. mija 30 czerwca 2008 r.

Przypomnieć należy, że w zależności od formy prawnej jednostki organem zatwierdza-

jącym roczne sprawozdanie finansowe jest:

– w przedsiębiorstwie osoby fizycznej – właściciel,

– w spółce cywilnej, spółkach osobowych prawa handlowego, z wyjątkiem spółki koman-

dytowo-akcyjnej – wspólnicy,

– w spółce komandytowo-akcyjnej – walne zgromadzenie,

– w spółce z o.o. – zwyczajne zgromadzenie wspólników,

– w spółce akcyjnej – zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy,

– w spółdzielni – walne zgromadzenie.

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego powinno być udokumentowane w formie

pisemnej uchwały bądź postanowienia (decyzji) organu zatwierdzającego.

Wzór uchwały w jednostce, której roczne sprawozdanie nie podlegało badaniu przez

biegłego rewidenta w trybie art. 64 ustawy o rachunkowości:

Uchwała nr 1

Zwyczajnego Zgromadzenia Wspólników Przedsiębiorstwa „Limba” Spółka z o.o. z siedzibą

w Kielcach z dnia 2 marca 2008 r.

w sprawie: zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2007 r.

Zatwierdza się załączone do niniejszej uchwały sprawozdanie finansowe za 2007 r.

Przedsiębiorstwa „Limba” spółka z o.o. z siedzibą w Kielcach, na które składa się:

1. Wprowadzenie do sprawozdania finansowego.

2. Bilans na dzień 31.12.2007 r., który po stronie aktywów i pasywów wykazuje sumę

8.500.246 zł.

3. Rachunek zysków i strat za okres od 1.01–31.12.2007 r. wykazujący zysk netto w kwocie

125.240 zł.

4. Dodatkowe informacje i objaśnienia.

Sekretarz Przewodniczący

Janina Nowak Marek Warecki

Koszty NKUP w sprawozdaniu finansowym

Wyodrębniam na kontach analitycznych koszty, które nie stanowią

kosztów uzyskania przychodów dla celów podatku dochodowego. Jak

w bilansie ująć takie koszty?

Jednostki dokonując zapisów księgowych dotyczących kosztów i przychodów dla

celów poprawnego rozliczenia się z budżetem mogą wyodrębniać w ewidencji księgowej

(analitycznej) koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów oraz przychody

niepodlegające opodatkowaniu.

W księgach rachunkowych ujmuje się koszty, spełniające definicję określoną w art. 3

ust. 1 pkt 31 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem, przez koszty i straty

rozumie się uprawdopodobnione zmniejszenia w okresie sprawozdawczym korzyści

ekonomicznych, o wiarygodnie określonej wartości, w formie zmniejszenia wartości

aktywów, albo zwiększenia wartości zobowiązań i rezerw, które doprowadzą do

zmniejszenia kapitału własnego lub zwiększenia jego niedoboru w inny sposób niż

wycofanie środków przez udziałowców lub właścicieli.

Niektóre koszty ujęte w księgach rachunkowych dla celów podatku dochodowego

nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. Fakt ten nie wpływa jednak na

sposób ujęcia tych kosztów w ewidencji księgowej – poza możliwością wyodrębnienia

ich w ewidencji analitycznej.

W poszczególnych pozycjach rachunku zysków i strat należy wykazać łączną kwotę

kosztów, zarówno stanowiących, jak i niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.

Koszty niezaliczane do kosztów podatkowych należy więc wykazać w rachunku zy-

sków i strat na ogólnych zasadach. Przykładowo, jeśli dotyczą one odsetek od kredytu

naliczonych, lecz niezapłaconych, należy wykazać je w kosztach finansowych.

Natomiast w informacji dodatkowej jest miejsce na rozliczenie głównych pozycji

różniących podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym od wyniku finansowego

brutto (pkt 2 ppkt 5 dodatkowych informacji i objaśnień). W tej części sprawozdania

finansowego można przedstawić szczegółowo koszty ujęte w księgach rachunkowych,

które nie są kosztami podatkowymi.

Dorota Przybyszewska

Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych

Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej

działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia

sprawozdania finansowego za rok obrotowy (art. 12 ust. 4 ustawy o rachunkowości).

Ze wskazanej uchwały wynika, że zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok 2007

dokonano 2 marca 2008 r., zatem ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych powinno

nastąpić w terminie do 17 marca 2008 r.

Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości do-

konywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe (art. 12

ust. 5 ustawy o rachunkowości). W jednostkach prowadzących księgi rachunkowe przy

użyciu komputera należy więc zablokować możliwość dokonywania zapisów we wszystkich

zbiorach składających się na te księgi i przenieść treść tych ksiąg na komputerowy nośnik

danych zapewniający trwałość zapisu informacji oraz możliwość ich wydrukowania.

Zatem po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za 2007 r. nie można już

wprowadzać żadnych zapisów do ksiąg rachunkowych roku 2007 i zmieniać tego

sprawozdania.

Natomiast w przypadku wykrycia w 2008 r. błędu podstawowego popełnionego w za-

twierdzonym sprawozdaniu finansowym za rok 2007 lub lata ubiegłe, zapisów korygują-

cych dokonuje się w księgach roku 2008 odnosząc skutki błędów na konto 82 „Rozliczenie

wyniku finansowego” – jeśli są istotne. Z kolei skutki błędów nieistotnych zalicza się do

pozostałych przychodów operacyjnych lub pozostałych kosztów operacyjnych (art. 3 ust. 1

pkt 32 ustawy o rachunkowości).

Na zakończenie należy jeszcze dodać, że księgi rachunkowe muszą być przechowywane

w siedzibie zarządu lub oddziału (zakładu) jednostki. Zatem w razie prowadzenia ksiąg

rachunkowych przez biuro rachunkowe, a więc poza siedzibą jednostki, po zatwierdzeniu

sprawozdania finansowego biuro ma obowiązek przekazać do siedziby jednostki roczne

sprawozdanie finansowe, księgi rachunkowe, dowody księgowe i dokumentację opisującą

przyjęte zasady (politykę) rachunkowości celem ich przechowywania zgodnie z zasadami

określonymi w rozdziale 8 ustawy o rachunkowości.

Ewa Gruchot