Prowadzenie ksiąg rachunkowych za pomocą systemu komputerowego
Rachunkowości prowadzonej przy użyciu komputera dotyczą wszystkie zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych wymienione w ustawie o rachunkowości. Należy zatem pamiętać, że księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, powinny być:
trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, wydruk komputerowy lub zestawienie wyświetlane na ekranie monitora komputerowego), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania,
wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia,
przechowywane starannie w oznaczonej kolejności
Wymagania dotyczące rachunkowości prowadzonej przy użyciu komputera zawarte w ustawie o rachunkowości
| Lp. | Rodzaj wymagań | Realizacja danego wymagania |
|---|---|---|
| 1 | Postać ksiąg rachunkowych | Za księgi rachunkowe uważa się zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, baz danych lub wyodrębnionych ich części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania |
| 2 | Oznaczenie ksiąg rachunkowych | Księgi muszą być trwale i wyraźnie oznaczone, co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego. Każdy zapis księgowy powinien ponadto posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika. Informacja o zapisie powinna obejmować dane dotyczące osoby zlecającej dokonanie zapisu i programu, który posłużył do jej wprowadzenia |
| 3 | Automatyczna kontrola ksiąg rachunkowych | Wykorzystywane programy finansowo-księgowe muszą zapewniać automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów i sald. Konieczne jest zapewnienie kontroli kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych |
| 4 | Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych | Księgi rachunkowe należy wydrukować najpóźniej na koniec roku obrotowego, względnie przenieść na inny nośnik danych, zapewniając trwałość zapisu informacji przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych (przez okres ważności i dodatkowo pięć lat) |
| 5 | Funkcje i zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych | Zgodność obrotów i sald kont analitycznych z obrotami i saldami księgi głównej w systemach komputerowych uzyskuje się przez dopuszczenie wprowadzenia zapisów księgowych wyłącznie na niższy poziom konta analitycznego, po uprzednim zintegrowaniu zapisu z kontem księgi głównej |
| 6 | Uzgodnienie obrotów i sald kont księgi głównej za pomocą komputera | Jednostka nie ma obowiązku comiesięcznego wydruku lub przenoszenia na inny trwały nośnik zestawienia obrotów i sald |
| 7 | Podstawa zapisów w księgach rachunkowych (elektroniczny, inaczej cyfrowy, dowód księgowy) |
Za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych wprowadzone automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach |
| 8 | Warunki dotyczące rejestrowania zapisów za pomocą komputera | 1. Uzyskanie trwale czytelnej postaci zgodnej z treścią odpowiednich dowodów księgowych 2. Możliwość stwierdzenia źródła pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za wprowadzanie zapisów 3. Stosowanie procedur zapewniających sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów 4. Odpowiednia ochrona danych źródłowych w miejscu ich powstania, aby zapewniona była ich niezmienność przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodu |
| 9 | Podpisy osób odpowiedzialnych za prawidłowość transakcji na dowodzie księgowym | Można zaniechać umieszczania na dowodzie podpisów osób odpowiedzialnych za prawidłowość transakcji i jej właściwe udokumentowanie oraz danych dotyczących wprowadzenia, jeżeli wynikają one z techniki dokumentowania zapisów księgowych |
| 10 | Ochrona zapisów w księgach rachunkowych prowadzonych przy użyciu komputera | Należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu |
| 11 | Sprawdzalność ksiąg rachunkowych | Zapewniona musi być kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych. Zapewniony powinien być dostęp do zbiorów danych pozwalający, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych |
| 12 | Korygowanie błędów rachunkowych | Zapisów korygujących dokonuje się wyłącznie dowodami korygującymi. Zapis stornujący i stornowany, mimo że redukują się wzajemnie, nie mogą zostać ukryte |
Jednostka gospodarcza, która prowadzi księgi rachunkowe przy użyciu komputera, musi opracować dokumentację informatycznego systemu przetwarzania danych. W myśl ustawy o rachunkowości jest ona elementem obowiązkowym dokumentacji (zasad) polityki rachunkowości jednostki gospodarczej.
Dokumentacja systemu informatycznego powinna zawierać:
opis stosowanych modułów finansowo-księgowych i wzajemne powiązania między nimi,
opis procedur obliczeniowych i księgowych dokonywanych przy użyciu komputera
zasady wprowadzania danych do komputera i kontroli dokumentów, a także danych na „wejściu" oraz danych na „wyjściu",
zasady i sposoby przetwarzania danych, ich wydruku lub innych sposobów ich wydawania,
sposób postępowania z błędami i zasady zabezpieczania danych oraz zasady powiązania danych z kontrolą wewnętrzną,
informacje o aktualizacji stosowanych programów informatycznych i stwierdzenie zgodności poprawności stosowanego programu z ustawą o rachunkowości,
dokładnie określoną datę zastosowania programu informatycznego oraz datę aktualizacji ze wskazaniem pola zmian.
Prawidłowo skonstruowany system informatyczny służący do prowadzenia rachunkowości powinien zapewnić sprawne i kompletne dostarczenie informacji finansowych zarówno odbiorcom zewnętrznym, jak i wewnętrznym. Informacje te powinny być generowane w różnych przekrojach, systematycznie i chronologicznie, zgodnie z potrzebami użytkowników.
Programy finansowo-księgowe, wykorzystywane przez firmy prowadzące rachunkowość komputerową, składają się z modułów, które pełnią różne funkcje. Moduły łączy zespół baz danych, z których korzystają. Najczęściej spotykane moduły programów finansowo-księgowych to:
Finansowo-Księgowy (FK),
Rejestr faktur (RF),
Kasa(KA)
Gospodarka Materiałowa (GM),
Środki Trwałe (ST),
Kadry (KD),
Płace (PL),
Rozliczenie Kosztów (RK).
Przy wyborze programu finansowo-księgowego należy sprawdzić czy program:
jest zgodny z ustawą o rachunkowości;
gwarantuje rozszerzenie o kolejne stawki VAT;
podpowiada nieprawidłowość funkcji;
uniemożliwia zamykanie niezbilansowanych dowodów;
chroni przed źle „ovatowanym" dokumentem;
wychwytuje błędy rachunkowe i niekompletność danych wymaganych przez ustawy, np. NIP-u na fakturze VAT;
posiada zabezpieczenia przed zmianą stanu konta z bilansowego na niebilansowe oraz przed ręcznie dokonywanymi zmianami w zapisanym już dokumencie;
wymaga, aby wszystkie zmiany w błędnie wprowadzonym do programu dokumentach dokonywać przez wystawianie dokumentów wewnętrznych, korekt i not;
zapisów w dzienniku dokonuje chronologicznie, z zachowaniem kolejności numerycznej;
przez wydruk dziennika i jego systematyczną archiwizację umożliwia odtworzenie wszystkich operacji gospodarczych oraz sprawdzenie wszelkich błędnych zapisów; sam nadaje kolejne numery oraz uniemożliwia pozostawienie pustych pozycji numerycznych, w prosty i czytelny sposób oznacza dokumenty kasowe, bankowe, FV obce i własne tak, aby łatwo można było odczytać je z wydruku i automatycznie tworzyć konta syntetycznie z wszystkich analitycznych.
Decyzję o sposobie pozyskania i wdrożenia programu finansowo-księgowego podejmuje kierownik jednostki.