Prowadzenie ksiąg rachunkowych w stowarzyszeniu

Doradca Podatnika 8/2005

Prowadzenie ksi g rachunkowych w

stowarzyszeniu

Od niedawna pracuj jako ksi gowa w stowarzyszeniu. Niestety nie wiem, jakie s zasady
ewidencji ksi gowej w tego rodzaju podmiotach. Prosz wi c o przybli enie zasad prowadzenia

ksi g rachunkowych w stowarzyszeniu. Czy odbiegaj one istotnie od ogólnych uregulowa ?

Poj cie stowarzyszenia
W my l art. 2 ust. 1 ustawy z 7 kwietnia 1989 r. – Prawo o stowarzyszeniach (j.t. Dz.U. z 2001 r.
Nr 79, poz. 855 ze zm.) stowarzyszenie jest dobrowolnym, samorz dnym, trwaøym zrzeszeniem o

celach niezarobkowych. Maj tek stowarzyszenia powstaje ze skøadek czøonkowskich, darowizn,
spadków, zapisów, dochodów z wøasnej dziaøalno ci, dochodów z maj tku stowarzyszenia oraz z
ofiarno ci publicznej. Stowarzyszenie mo e tak e otrzymywa dotacje wedøug zasad okre lonych
w odr bnych przepisach. Artykuø 34 ustawy dopuszcza równie mo liwo prowadzenia
dziaøalno ci gospodarczej przez stowarzyszenie, wedøug ogólnych zasad okre lonych w odr bnych

przepisach, ale dochód z tej dziaøalno ci søu y realizacji celów statutowych i nie mo e by
przeznaczony do podziaøu mi dzy jego czøonków. Stowarzyszenie posiada osobowo prawn i
podlega obowi zkowi wpisu do Krajowego Rejestru S dowego.

Uproszczon form stowarzyszenia jest stowarzyszenie zwykøe (rozdziaø 6 ustawy o

stowarzyszeniach), nieposiadaj ce, w przeciwie stwie do normalnego stowarzyszenia, osobowo ci
prawnej, które nie mo e powoøywa terenowych jednostek organizacyjnych, ø czy si w zwi zki
stowarzysze , zrzesza osób prawnych, prowadzi dziaøalno ci gospodarczej oraz przyjmowa
darowizn, spadków i zapisów, a tak e otrzymywa dotacji, jak równie korzysta z ofiarno ci
publicznej.

Ksi gi rachunkowe stowarzyszenia
Zasadniczo stowarzyszenia prowadz ksi gi rachunkowe wedøug zasad okre lonych w ustawie z 29
wrze nia 1994 r. o rachunkowo ci (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.). Tak wi c
podlegaj wynikaj cym z niej obowi zkom: grupowania, dokumentowania i wyceny zdarze

gospodarczych oraz posiadania dokumentacji opisuj cej przyj te zasady (polityk ) rachunkowo ci.
Je eli jednak stowarzyszenie nie prowadzi dziaøalno ci gospodarczej, wówczas mo e prowadzi
ksi gi rachunkowe oraz sporz dza roczne sprawozdanie finansowe w formie uproszczonej,
okre lonej przepisami rozporz dzenia Ministra Finansów z 15 listopada 2001 r. w sprawie
szczególnych zasad rachunkowo ci dla niektórych jednostek nieb d cych spóøkami handlowymi,

nieprowadz cych dziaøalno ci gospodarczej (Dz.U. Nr 137, poz. 1539 ze zm.). Podstawowym
elementem polityki rachunkowo ci jest zakøadowy plan kont. Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3a
ustawy o rachunkowo ci plan kont obejmuje wykaz kont ksi gi gøównej (syntetycznych), przyj te
przez jednostk zasady klasyfikacji zdarze , jak równie zasady prowadzenia ewidencji
szczegóøowej (analitycznej) i jej powi zania z kontami ksi gi gøównej. Dlatego stowarzyszenie

powinno w polityce rachunkowo ci okre li przede wszystkim:

zasady ewidencji szczegóøowej rodków trwaøych i rodków trwaøych w budowie, które
obj te s t ewidencj , oraz sposób ich amortyzowania, z uwzgl dnieniem art. 32 ust. 6

ustawy,

metody ewidencji materiaøów, wymienione w art. 17 ust. 1, 2 i 4 ustawy, w tym takich,
których warto b dzie odpisywana w koszty w chwili ich zakupu,

zasady ewidencji i rozliczania kosztów: czy b dzie to ukøad rodzajowy (konta zespoøu 4),
czy te ukøad funkcjonalny (konta zespoøu 5),

rodzaje operacji, które mog by dokumentowane tzw. dowodami zast pczymi zgodnie z
art. 20 ust. 4 ustawy.

Przyj te zasady rachunkowo ci stowarzyszenie powinno stosowa w sposób ci gøy, dokonuj c w

kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji, wyceny aktywów i pasywów, w
tym odpisów amortyzacyjnych, ustalania wyniku finansowego i sporz dzania sprawozda
finansowych. Zgodnie z rozporz dzeniem Ministra Finansów jego sprawozdanie finansowe
sporz dzane jest w formie uproszczonej i skøada si z bilansu, rachunku wyników i informacji

Strona 1 z 4

e-Podatnik.pl: Prowadzenie ksi g rachunkowych w stowarzyszeniu

2012-02-21

http://www.e-podatnik.pl/wydrukuj/3599.html

dodatkowej. W bilansie wykazuje si stany aktywów i pasywów na dzie zamkni cia ksi g
rachunkowych poprzedniego i bie cego roku obrotowego, podane w kolejno ci i w sposób
okre lony w zaø czniku nr 1 do rozporz dzenia. W rachunku wyników wykazuje si oddzielnie

przychody i koszty oraz zyski i straty za poprzedni i bie cy rok obrotowy, podane w kolejno ci i w
sposób okre lony w zaø czniku nr 2 do rozporz dzenia. Informacja dodatkowa natomiast powinna
zawiera nieobj te bilansem oraz rachunkiem wyników informacje i wyja nienia niezb dne do
oceny gospodarki finansowej stowarzyszenia, a w szczególno ci:

obja nienia stosowanych metod wyceny aktywów i pasywów oraz przyczyn ewentualnych
ich zmian w stosunku do roku poprzedniego,

uzupeøniaj ce dane o aktywach i pasywach,

informacje o strukturze zrealizowanych przychodów, ze wskazaniem ich ródeø, w tym

przychodów okre lonych statutem,

informacje o strukturze kosztów stanowi cych wiadczenia pieni ne i niepieni ne
okre lone statutem oraz o strukturze kosztów administracyjnych,

dane o ródøach zwi kszenia i sposobie wykorzystania funduszu statutowego,

dane dotycz ce udzielonych gwarancji, por cze i innych zobowi za zwi zanych z

dziaøalno ci statutow ,

informacje o tendencjach zmian w przychodach i kosztach oraz skøadnikach maj tku i

ródøach ich finansowania.

Przychody i koszty w stowarzyszeniu

Wszystkie wpøywy z dziaøalno ci statutowej, obejmuj ce – w my l § 2 ust. 2 rozporz dzenia –
otrzymane, a wi c wpøacone, przekazane rodki pieni ne i inne aktywa finansowe ze ródeø
okre lonych przepisami prawa lub statutem, w tym wpøaty skøadek statutowych, nieodpøatnie
otrzymane skøadniki maj tku, a tak e kwoty nale ne ze sprzeda y skøadników maj tku oraz
przychody finansowe, dotacje i subwencje, zalicza si do przychodów, a nie bezpo rednio na

fundusz statutowy. Ewidencja przychodów prowadzona jest na koncie syntetycznym „Przychody z
dziaøalno ci statutowej”. Ewidencja analityczna do tego konta powinna zapewni wyodr bnienie
przychodów z poszczególnych tytuøów, np. skøadki okre lone statutem, darowizny, spadki oraz
inne przychody okre lone statutem. Do przychodów z dziaøalno ci statutowej zalicza si tak e
nadwy k przychodów nad kosztami, ustalan za poprzedni rok obrotowy, ale tylko gdy w statucie

i zakøadowym planie kont ustalono, i nie zwi ksza ona funduszu statutowego. Przychody z
dziaøalno ci przenosi si na dzie bilansowy na wynik finansowy zapisem: Wn konto: „Przychody z
dziaøalno ci statutowej” / Ma konto: „Wynik finansowy”.

Koszty dziaøalno ci stowarzyszenia, w my l § 2 ust. 3 rozporz dzenia, to koszty realizacji zada
statutowych oraz wydatki maj ce charakter kosztów administracyjnych. Koszty realizacji zada
statutowych to wydatki na realizacj celów okre lonych statutem, niemaj ce charakteru kosztów
administracyjnych, w tym tak e wiadczenia w naturze. W zale no ci od rodzaju prowadzonej
ewidencji koszty te mog by gromadzone na koncie syntetycznym zespoøów 4 lub 5 „Koszty

realizacji zada statutowych”. Ewidencja analityczna do tego konta powinna umo liwi
wyodr bnienie kosztów realizacji poszczególnych celów lub tytuøów realizowanych w danym
okresie rozliczeniowym. Na dzie bilansowy koszty te przenosi si na wynik finansowy zapisem:
Wn konto: „Wynik finansowy” / Ma konto: „Koszty realizacji zada statutowych”.

Koszty utrzymania komórek administracyjnych oraz ogólnego funkcjonowania stowarzyszenia s
kosztami administracyjnymi, m.in. wynagrodzenia, ubezpieczenia spoøeczne i inne wiadczenia na
rzecz pracowników, odpisy amortyzacyjne rodków trwaøych oraz warto ci niematerialnych i
prawnych, zu ycie materiaøów i energii, usøugi obce oraz pozostaøe koszty. Ewidencja tych kosztów
prowadzona jest na koncie „Koszty administracyjne”, natomiast ewidencj szczegóøow mo na

prowadzi w rozbiciu na poszczególne tytuøy kosztów rodzajowych. Na dzie bilansowy koszty
administracyjne przenoszone s na wynik finansowy zapisem: Wn konto: „Wynik finansowy” / Ma
konto: „Koszty administracyjne”.

Poza omówionymi ju przychodami z dziaøalno ci statutowej oraz kosztami realizacji zada

statutowych i administracyjnymi w ksi gach rachunkowych i wyniku finansowym stowarzyszenia,
tak jak w innych jednostkach, wyodr bnia si :

pozostaøe koszty i przychody operacyjne – okre lone w art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o

rachunkowo ci – a wi c: koszty i przychody zwi zane ze zbyciem rodków trwaøych, skutki

Strona 2 z 4

e-Podatnik.pl: Prowadzenie ksi g rachunkowych w stowarzyszeniu

2012-02-21

http://www.e-podatnik.pl/wydrukuj/3599.html

aktualizacji warto ci nale no ci oraz odpisanie nale no ci i zobowi za przedawnionych lub
umorzonych, otrzymane lub zapøacone grzywny i odszkodowania,

koszty i przychody finansowe – okre lone ustaw w art. 42 ust. 3 tej ustawy – wynikaj ce z

dokonywanych przez jednostk operacji finansowych, gøównie ze sprzeda y udziaøów, akcji,
papierów warto ciowych, odsetki od lokat wolnych rodków pieni nych na rachunkach
bankowych jednostki, otrzymane lub zapøacone odsetki z tytuøu zwøoki w zapøacie, dodatnie i
ujemne ró nice kursowe, umorzone kredyty i zobowi zania z tytuøu zaci gni tych przez
jednostk po yczek,

straty i zyski nadzwyczajne – okre lone w art. 3 ust. 1 pkt 33 ustawy – które ograniczaj
si do skutków trudnych do przewidzenia zdarze poza dziaøalno ci operacyjn jednostki,
niezwi zanych z ogólnym ryzykiem gospodarowania, gøównie spowodowane siøami natury,
np. powód , rabunek z wøamaniem, po ar, huragan itp.

Ewidencja analityczna do wymienionych kosztów i przychodów oraz zysków i strat powinna
zapewni ich podziaø wedøug tytuøów lub przyczyn wyst pienia. Równie te przychody i koszty na
dzie bilansowy podlegaj przeksi gowaniu na wynik finansowy stowarzyszenia zapisami:

Wn konto: „Pozostaøe przychody operacyjne” / Ma konto: „Wynik finansowy”,

Wn konto: „Przychody finansowe” / Ma konto: „Wynik finansowy”,

Wn konto: „Zyski nadzwyczajne” / Ma konto: „Wynik finansowy”,

Wn konto: „Wynik finansowy” / Ma konto: „Pozostaøe koszty operacyjne”,

Wn konto: „Wynik finansowy” / Ma konto: „Koszty finansowe”,

Wn konto: „Wynik finansowy” / Ma konto: „Straty nadzwyczajne”.

Dziaøalno

gospodarcza stowarzyszenia

W przypadku gdy stowarzyszenie podejmie dziaøalno gospodarcz , tzn. zarobkow dziaøalno

wytwórcz , handlow , budowlan , usøugow oraz poszukiwanie, rozpoznawanie i eksploatacj
zasobów naturalnych, wykonywan w sposób zorganizowany i ci gøy, wówczas z dniem podj cia
tej dziaøalno ci obowi zane jest na mocy § 4 rozporz dzenia stosowa przepisy ustawy o
rachunkowo ci ze szczegóøowo ci w niej przewidzian i sporz dza peøne sprawozdanie finansowe
okre lone w zaø czniku nr 1 do ustawy. Ponadto, je li stowarzyszenie speønia warunki okre lone w

art. 64 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowo ci, jego sprawozdanie finansowe podlega badaniu przez
biegøego rewidenta. Nale y pami ta , e dziaøalno gospodarcza stowarzyszenia musi by
oddzielona od jego dziaøalno ci statutowej. Wyodr bnienie mo e polega na podziale
organizacyjnym, czyli powoøaniu odr bnej jednostki i prowadzeniu przez ni odr bnej i niezale nej
ewidencji ksi gowej. W tym przypadku nie ma komplikacji, gdy ksi gi rachunkowe prowadzone

s wedøug ogólnych zasad przewidzianych dla podmiotów gospodarczych.

Rozpocz cie dziaøalno ci gospodarczej nie musi wi za si z powoøywaniem nowego podmiotu
organizacyjnego – wówczas jej wyodr bnienie b dzie jedynie finansowe. Polega ono na takim
rozdzieleniu i prowadzeniu ewidencji ksi gowej, aby mo liwe byøo ustalenie kosztów, przychodów i

wyniku finansowego przypadaj cych na dziaøalno statutow i gospodarcz . W praktyce w planie
kont b d wyodr bnione dodatkowe konta syntetyczne dla kosztów, przychodów i wyników, na
których b dzie prowadzana ewidencja dotycz ca zdarze gospodarczych zwi zanych wyø cznie z
prowadzon dziaøalno ci gospodarcz . Zgodnie z § 2 ust. 4 rozporz dzenia ró nica mi dzy
przychodami a kosztami dziaøalno ci statutowej, ustalona na dzie bilansowy, zwi ksza – po

zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego – odpowiednio przychody lub koszty w
nast pnym roku obrotowym. Mimo e w ksi gach rachunkowych dziaøalno gospodarcza musi by
oddzielona od statutowej, wynik dziaøalno ci ustalany jest dla caøego stowarzyszenia ø cznie.
Dochód z dziaøalno ci gospodarczej nie mo e by przeznaczony do podziaøu mi dzy jego czøonków,
ale musi zosta przeznaczony na cele statutowe.

Nale y pami ta tak e o tym, e zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy z 15 lutego 1992 r. o
podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) dochód z
dziaøalno ci gospodarczej przeznaczony na dziaøalno naukow , naukowo-techniczn , o wiatow ,

w tym równie na ksztaøcenie studentów, dziaøalno kulturaln , w zakresie kultury fizycznej i
sportu, ochron rodowiska, wspieranie inicjatyw spoøecznych na rzecz budowy dróg i sieci
telekomunikacyjnej na wsi oraz zaopatrzenia wsi w wod , dobroczynno , ochron zdrowia i
pomoc spoøeczn , rehabilitacj zawodow i spoøeczn inwalidów, jest zwolniony z podatku
dochodowego.

Beata Piotrowska

Strona 3 z 4

e-Podatnik.pl: Prowadzenie ksi g rachunkowych w stowarzyszeniu

2012-02-21

http://www.e-podatnik.pl/wydrukuj/3599.html

Autorka jest Inspektorem

Departamentu Bud etu i Finansów

Urz du Marszaøkowskiego

Podstawa prawna
ustawa z 7 kwietnia 1989 r. – Prawo o stowarzyszeniach (j.t. Dz.U. z 2001 r. Nr 79, poz. 855 ze

zm.); ustawa z 29 wrze nia 1994 r. o rachunkowo ci (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.);
rozporz dzenie Ministra Finansów z 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad
rachunkowo ci dla niektórych jednostek nieb d cych spóøkami handlowymi, nieprowadz cych
dziaøalno ci gospodarczej (Dz.U. Nr 137, poz. 1539 ze zm.); ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku
dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.).

Beata Piotrowska

Artykuø pochodzi z archiwum czasopism Wydawnictwa Trendy w portalu www.e-podatnik.pl
Doradca Podatnika, 8/2005 (2005-02-21)

Strona 4 z 4

e-Podatnik.pl: Prowadzenie ksi g rachunkowych w stowarzyszeniu

2012-02-21

http://www.e-podatnik.pl/wydrukuj/3599.html