Gazeta Podatkowa nr 67 • 20.08.2007 r.

www.gazetapodatkowa.pl

10

Rachunkowość dla każdego

Porady eksperta

Podatkowa księga

przychodów i rozchodów

Naprawa samochodu wykonana

we własnym zakresie

Prowadzę warsztat samochodowy, w którym naprawiam swoje prywat-

ne auto uszkodzone w wypadku samochodowym – samochód nie jest

wykorzystywany w prowadzonej działalności gospodarczej. Dla zakładu

ubezpieczeniowego mam wystawić fakturę VAT za naprawę. Czy kwotę

wykazaną w tej fakturze należy zaliczyć do przychodów firmy i wpisać

do podatkowej księgi?

Nie.

Podatnik naprawiając swoje prywatne auto uszkodzone w wypadku samocho-

dowym nie uzyskuje przychodu podlegającego wykazaniu w księdze podatkowej,

w związku z czym nie może wystawić na siebie faktury VAT. W takim jednak przy-

padku koszty tej naprawy nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodów.

Jeżeli naprawa powypadkowa prywatnego samochodu została wykonana we własnym

warsztacie samochodowym, w celu udokumentowania poniesionych kosztów naprawy

Czytelnik powinien sporządzić zestawienie wszystkich poniesionych kosztów (kalku-

lację).

Na koszty naprawy powypadkowej samochodu składać się będzie przede wszystkim

wartość zużytych materiałów: podstawowych i pomocniczych. Zakup materiałów ujmu-

je się w księdze podatkowej pod datą otrzymania (zgodnie z § 16 i 17 rozporządzenia

Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

– Dz. U. z 2003 r. nr 152, poz. 1475 ze zm.). Jeżeli materiały zakupiono w celu ich

wykorzystania w prowadzonej działalności gospodarczej i ujęto je w księdze w kolum-

nie 10 „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu”, a następnie całość

lub część wykorzystano do naprawy prywatnego samochodu właściciela warsztatu,

należy dokonać korekty kosztów ujętych w tej kolumnie. W tym celu należy sporządzić

dowód księgowy odpowiadający warunkom określonym w § 12 ust. 3 wymienionego

rozporządzenia. W dowodzie tym należy wskazać rodzaj zużytych materiałów, ilość,

cenę za jednostkę miary, wartość wynikającą z przemnożenia ilości materiału przez

cenę jednostkową oraz – po zsumowaniu – łączną wartość materiałów podlegających

wyksięgowaniu z księgi. Wartość materiałów wykazaną w tym dowodzie trzeba na-

stępnie wpisać ze znakiem minus lub kolorem czerwonym w kolumnie 10.

Gdyby podatnik do naprawy prywatnego samochodu zatrudnił pracowników, wów-

czas wyksięgowaniu z księgi podlegałaby również wartość robocizny wraz z narzutami.

W celu obliczenia tych kosztów można sporządzić kalkulację w oparciu o czas pracy po-

święcony na naprawę – np. na podstawie kart pracy – a następnie dokonać korekty:

- kosztów wynagrodzeń – wpisując obliczoną kwotę ze znakiem minus lub kolorem

czerwonym w kolumnie 12 „Wynagrodzenia w gotówce i w naturze” (13 – według

starego wzoru księgi),

- wartość składek ZUS obciążających pracodawcę – wpisując obliczoną kwotę

ze znakiem minus lub kolorem czerwonym w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”

(14 – według starego wzoru).

W podobny sposób – dokonując stosownych obliczeń – można dokonać korekty innych

kosztów związanych z naprawą, jeżeli Czytelnik jest w stanie je oszacować.

W celu uzyskania odszkodowania Czytelnik może wystosować do zakładu ubez-

pieczeniowego pismo wskazując, że naprawę powypadkową wykonał we własnym

warsztacie samochodowym oraz ile wyniosły koszty tej naprawy. W celu udokumen-

towania poniesionych kosztów wskazane byłoby – w piśmie lub w załączniku do niego

– wyspecyfikować wszystkie koszty poniesione w związku z naprawą samochodu.

Z uwagi na to, że prywatny samochód, o którym mowa w pytaniu, nie jest wykorzy-

stywany w prowadzonej działalności gospodarczej, kwota otrzymanego odszkodowania

korzystać będzie ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym na podstawie

art. 21 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r.

nr 14, poz. 176 ze zm.).

Ewa Gruchot

Składanie sprawozdań finansowych do KRS

Jesteśmy stowarzyszeniem prowadzącym działalność edukacyjną w szkole

podstawowej. Czy obowiązuje nas składanie rocznych sprawozdań finan-

sowych wraz z załącznikami do Krajowego Rejestru Sądowego do 15 lipca

następnego roku po zakończeniu roku sprawozdawczego?

Nie.

Stowarzyszenie, które nie prowadzi działalności gospodarczej, prowadzi księgi

rachunkowe oraz sporządza roczne sprawozdanie finansowe w formie uproszczonej,

określonej przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001 r.

w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących

spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej (Dz. U. nr 137,

poz. 1539 ze zm.).

Do jednostek niebędących spółkami handlowymi, jeżeli nie prowadzą działalności

gospodarczej, nie stosuje się przepisów rozdziału 6 i 7 ustawy o rachunkowości – tak

stanowi art. 80 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Zatem art. 69 ust. 1 tej ustawy nakła-

dający obowiązek złożenia we właściwym rejestrze sądowym rocznego sprawozdania

finansowego wraz z innymi dokumentami wskazanymi w tym przepisie, nie będzie

miał zastosowania do stowarzyszenia, o którym mowa w pytaniu. Stowarzyszenie to

nie prowadzi działalności gospodarczej i nie jest zarejestrowane w Krajowym Rejestrze

Sądowym przedsiębiorców.

Ewa Gruchot

Unia Europejska nie ustanawia szczegółowych przepisów dotyczących sposobu dokumen-

towania i ewidencji operacji gospodarczych związanych z wykorzystywaniem funduszy

unijnych. Co do zasady, ewidencja na potrzeby każdego projektu powinna być prowadzona

w oparciu o obowiązujące jednostkę przepisy. Jednostki prowadzące księgi rachunkowe

powinny więc stosować przede wszystkim przepisy ustawy o rachunkowości.

Aby dokonać właściwego rozliczenia środków z funduszy UE, jednostka korzystająca

z takiej pomocy powinna w prowadzonej ewidencji księgowej wyodrębnić wszystkie opera-

cje dotyczące konkretnego projektu. Taka konieczność wynika z przepisów rozporządzenia

Komisji Europejskiej (WE) nr 1260/1999 z dnia 21 czerwca 1999 r. (treść dostępna na stronie

www.funduszestrukturalne.gov.pl). Instytucje biorące udział w zarządzaniu i wykonywaniu

pomocy powinny zachowywać albo oddzielny system rachunkowości, albo odpowiedni kod

księgowy dla wszystkich transakcji dotyczących pomocy (art. 34 tego rozporządzenia).

Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady rachun-

kowości – zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694

ze zm.). Wyodrębnienie operacji dotyczących realizowanych projektów unijnych wiąże się

z koniecznością zapisania konkretnych ustaleń w tej kwestii w zasadach (polityce) rachun-

kowości. Uszczegółowienie dokumentacji zasad rachunkowości ma umożliwić m.in.

spełnienie wymagań kontrolnych w zakresie przejrzystości ewidencji i prawidłowości

wykorzystania środków unijnych.

Wprowadzenie odpowiednich zapisów do dokumentacji opisującej zasady rachunkowości

jednostki powinno nastąpić już w trakcie starań o środki z funduszy unijnych. Zapewni to

rozpoczęcie realizacji projektu w terminie przewidzianym umową o dofinansowanie oraz

szybkie dostosowanie rachunkowości jednostki do wymagań związanych z realizowanym

projektem.

Opracowany i opisany sposób ewidencjonowania operacji gospodarczych dotyczących

realizowanego projektu i otrzymywanych na ten cel funduszy unijnych powinien zostać

zatwierdzony przez kierownika jednostki. To on bowiem ustala w formie pisemnej i ak-

Dostosowanie ewidencji księgowej

do potrzeb realizowania projekt

ów unijnych

tualizuje dokumentację zasad (polityki) rachunkowości – o czym stanowi art. 10 ust. 2

ustawy o rachunkowości.

Dostosowanie zasad rachunkowości jednostki do ewidencji i rozliczania projektów

finansowanych z funduszy UE polega przede wszystkim na wprowadzeniu do Za-

kładowego Planu Kont odrębnych kont syntetycznych oraz analitycznych, a także

odpowiednich kont pozabilansowych. W szczególności, każdy projekt powinien posia-

dać odrębny rachunek bankowy lub kasę, odrębne księgowe konto kosztów oraz odrębne

księgowe konto przychodów (lub kapitałów, jeżeli otrzymane środki zwiększają kapitały

własne jednostki).

Już przed podpisaniem danej umowy jednostka jest zobowiązana do wyodrębnienia

na potrzeby danego projektu rachunku bankowego, który ujmowany jest w zapisach tej

umowy i za pomocą którego dokonywane będą wszelkie płatności związane z projektem.

Należałoby zatem wydzielić rachunek bankowy oddzielnie dla każdego realizowanego

projektu. Dotyczy to też konta kasy, w przypadku płatności gotówkowych.

Ponadto trzeba wyodrębnić konta kosztów projektu, do których w miarę konieczności

otwierane są konta analityczne, np. z podziałem na koszty operacyjne i pozostałe koszty ope-

racyjne, koszty finansowe i ewentualnie straty nadzwyczajne. W sytuacji gdy realizowany

projekt ma charakter inwestycyjny, należy wyodrębnić konta środków trwałych w budowie

z dalszym podziałem m.in. na ewidencję kosztów bezpośrednich i pośrednich. W ewidencji

bilansowej lub pozabilansowej można ujmować wydatki kwalifikowane projektu według

poszczególnych działań czy kategorii, np. planowanie i projektowanie, zakup materiałów,

przygotowanie terenu do budowy, budowa, wyposażenie, zarządzanie projektem.

Otrzymane fundusze unijne także wymagają stosownej ewidencji – wydzielenia kont

dla ewidencjonowania otrzymanej pomocy jako rozliczeń międzyokresowych przychodów

lub kont funduszowych. Zauważmy w tym miejscu, że w zależności od beneficjenta po-

mocy, środki otrzymywane w ramach dofinansowania będą różnie ujmowane w księgach

rachunkowych. Niektóre jednostki na podstawie obowiązujących je przepisów otrzymane

środki zaliczają do kapitałów (funduszy) własnych – będzie tak w przypadku np. organów

administracji państwowej i samorządowej, instytucji kultury, wyższych uczelni. Pozostałe

jednostki zaliczają otrzymane środki do przychodów poprzez konto rozliczeń międzyokre-

sowych przychodów.

Zapisy w ZPK w zakresie korzystania ze środków unijnych mogą dotyczyć także utwo-

rzenia dodatkowej ewidencji analitycznej dla rozrachunków z kontrahentami – z podziałem

na poszczególne projekty. W razie potrzeby można też wydzielić konta w ewidencji poza-

bilansowej, np. dotyczące zobowiązań warunkowych z tytułu zabezpieczenia prawidłowej

realizacji projektu.

Wszystkie konta związane z projektem realizowanym ze środków funduszy unijnych

powinny zostać opatrzone tą samą nazwą, pozwalającą na jednoznaczne wyodrębnienie

dokonanych na nich zapisów.

Ponadto należałoby dokonać zmian w instrukcji obiegu dokumentów, stanowiącej

najczęściej załącznik do zasad (polityki) rachunkowości jednostki. Można mianowicie opisać

tam zasady wystawiania, przyjmowania, obiegu, kontroli oraz przechowywania dowodów

księgowych związanych z funduszami unijnymi. Przede wszystkim warto określić sposób

odrębnego jednolitego znakowania i dekretowania dowodów księgowych dotyczących re-

alizowanych przez jednostkę projektów współfinansowanych środkami unijnymi. Ułatwi

to prawidłowe ujęcie kosztów kwalifikowalnych i przychodów projektu oraz sprawowanie

kontroli nad dokumentacją projektu. Każdy dokument powinien być prawidłowo opisany,

powiązany z konkretnym projektem – jest to szczególnie istotne w odniesieniu do tych

wydatków, które tylko częściowo będą sfinansowane ze środków unijnych. Dokumenty

powinny być także skontrolowane – sprawdzone pod względem merytorycznym, formal-

no-prawnym oraz rachunkowym. Jednostki, które prowadziły taką kontrolę w sposób

uproszczony, muszą więc wdrożyć u siebie prawidłowy i pełny system kontroli dokumentów

związanych z funduszami unijnymi.

Trzeba mieć na względzie, że przeprowadzane kontrole z wykorzystywania środków unij-

nych są bardzo wnikliwe i drobiazgowe. Szczegółowej weryfikacji będą podlegać dokumenty

potwierdzające poniesione wydatki (koszty kwalifikowalne projektu). Niewłaściwie opisane

dokumenty mogą spowodować dotkliwe skutki dla jednostki, w tym wyłączenie poniesio-

nych wydatków z kosztów kwalifikowalnych lub też nawet zwrot dofinansowania.

Dla pracowników księgowości, dokumentowanie i rozliczanie zdarzeń gospodarczych

związanych z realizowanym projektem unijnym, oznacza zwiększenie obowiązków w zakre-

sie odpowiedniej segregacji, dekretacji, kontroli i odrębnego ujmowania w księgach. Dotyczy

to również pracowników pozostałych działów jednostki, w szczególności zaś nadzorujących

realizację danego projektu – współpraca tych działów z księgowością jest nieodzowna.

Dorota Przybyszewska