nr 18 (306) z dnia 2011-09-20

www.czasopismaksiegowych.pl

wydawca: Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp.

www.gofin.pl sklep internetowy: www.sklep.gofin.pl

Podró

ż

e słu

ż

bowe pracowników - wybrane zagadnienia

1. Diety i inne nale

ż

no

ś

ci przysługuj

ą

ce z tytułu podró

ż

y słu

ż

bowej

Artykuł pochodzi z czasopisma:

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości

Pracownik odbył krajow

ą

podró

ż

słu

ż

bow

ą

, która trwała 10 godzin. W jakiej wysoko

ś

ci powinni

ś

my wypłaci

ć

pracownikowi

diet

ę

?

Warunki i zasady rozliczania krajowych podró

ż

y słu

ż

bowych pracowników, w tym zasady ustalania diet i innych nale

ż

no

ś

ci

zwi

ą

zanych z tymi podró

ż

ami, okre

ś

la rozporz

ą

dzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie

wysoko

ś

ci oraz warunków ustalania nale

ż

no

ś

ci przysługuj

ą

cych pracownikowi zatrudnionemu w pa

ń

stwowej lub samorz

ą

dowej

jednostce sfery bud

ż

etowej z tytułu podró

ż

y słu

ż

bowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990 ze zm.), zwane dalej

rozporz

ą

dzeniem w sprawie podró

ż

y słu

ż

bowej na obszarze kraju.

Przypominamy, i

ż

pracodawcy spoza sfery bud

ż

etowej mog

ą

samodzielnie ustala

ć

warunki wypłacania pracownikowi nale

ż

no

ś

ci

z tytułu podró

ż

y słu

ż

bowych w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania albo umowie o prac

ę

. Przy czym - w my

ś

l

art. 77

5

§ 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.) - nie mog

ą

ustala

ć

diety za dob

ę

podró

ż

y słu

ż

bowej na obszarze kraju lub poza granicami kraju, w wysoko

ś

ci ni

ż

szej ni

ż

dieta z tytułu podró

ż

y słu

ż

bowej na obszarze

kraju okre

ś

lona dla pracownika sfery bud

ż

etowej. Wysoko

ść

diety zale

ż

y od czasu podró

ż

y słu

ż

bowej. Czas ten liczy si

ę

od momentu

rozpocz

ę

cia podró

ż

y słu

ż

bowej (wyjazdu) do momentu jej zako

ń

czenia (przyjazdu), tj. do powrotu po zako

ń

czeniu zadania. Obecnie

dieta z tytułu podró

ż

y słu

ż

bowej na terenie kraju wynosi 23 zł za dob

ę

podró

ż

y.

Je

ż

eli krajowa podró

ż

słu

ż

bowa trwa nie dłu

ż

ej ni

ż

dob

ę

i wynosi:

od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety,

ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysoko

ś

ci.

W sytuacji natomiast, gdy podró

ż

słu

ż

bowa trwa dłu

ż

ej ni

ż

dob

ę

, za ka

ż

d

ą

dob

ę

przysługuje dieta w pełnej wysoko

ś

ci, a za niepełn

ą

,

ale rozpocz

ę

t

ą

dob

ę

:

do 8 godzin - przysługuje połowa diety,

ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysoko

ś

ci.

Jak ustali

ć

wysoko

ść

diety nale

ż

nej pracownikowi, który odbył zagraniczn

ą

podró

ż

do Francji, w sytuacji gdy miał

zapewnione bezpłatne obiady? Podró

ż

poza granicami kraju trwała 4 doby i 9 godzin.

Warunki i zasady rozliczania zagranicznych podró

ż

y słu

ż

bowych pracowników okre

ś

la rozporz

ą

dzenie Ministra Pracy i Polityki

Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysoko

ś

ci oraz warunków ustalania nale

ż

no

ś

ci przysługuj

ą

cych pracownikowi

zatrudnionemu w pa

ń

stwowej lub samorz

ą

dowej jednostce sfery bud

ż

etowej z tytułu podró

ż

y słu

ż

bowej poza granicami kraju (Dz. U.

nr 236, poz. 1991 ze zm.), zwane dalej rozporz

ą

dzeniem w sprawie podró

ż

y słu

ż

bowej poza granicami kraju.

Wysoko

ść

diety z tytułu podró

ż

y zagranicznej uzale

ż

niona jest od dwóch czynników, a mianowicie:

1) od pa

ń

stwa, do którego odbywana jest podró

ż

słu

ż

bowa (wysoko

ść

diety za ka

ż

d

ą

dob

ę

podró

ż

y w poszczególnych

Z danych zawartych w pytaniu wynika, i

ż

pracownik odbył podró

ż

słu

ż

bow

ą

na terenie kraju trwaj

ą

c

ą

10 godzin, zatem przysługuje mu połowa diety,

czyli 11,50 zł.

Page 1 of 6

www.czasopismaksiegowych.pl

2011-10-18

http://www.czasopismaksiegowych.pl/11,2609,138436,podroze-sluzbowe-pracownik...

pa

ń

stwach jest okre

ś

lona w zał

ą

czniku do rozporz

ą

dzenia w sprawie podró

ż

y słu

ż

bowej poza granicami kraju),

2) od czasu trwania podró

ż

y słu

ż

bowej, tzn.:

a) za ka

ż

d

ą

dob

ę

podró

ż

y przysługuje dieta w pełnej wysoko

ś

ci,

b) za niepełn

ą

dob

ę

:

do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,

ponad 8 godzin do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety,

ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysoko

ś

ci.

Ponadto przepisy rozporz

ą

dzenia w sprawie podró

ż

y słu

ż

bowej poza granicami kraju przewiduj

ą

w okre

ś

lonych sytuacjach

mo

ż

liwo

ść

zmniejszenia, jak równie

ż

podwy

ż

szenia diety. I tak:

1) zmniejszenie diety nast

ę

puje:

a) w sytuacji gdy pracownikowi zapewniono za granic

ą

bezpłatne całodzienne wy

ż

ywienie lub gdy

wy

ż

ywienie jest opłacone w cenie karty okr

ę

towej (promowej) - przysługuje mu 25% diety ustalonej

według wy

ż

ej omówionych zasad,

b) w sytuacji gdy pracownikowi zapewniono za granic

ą

wy

ż

ywienie cz

ęś

ciowe - przysługuje mu

odpowiednio:

15% diety na

ś

niadanie,

30% diety na obiad,

30% diety na kolacj

ę

,

25% diety na inne wydatki,

2) zwi

ę

kszona dieta przysługuje, gdy pracownik odbywa podró

ż

słu

ż

bow

ą

w charakterze kuriera dyplomatycznego.

Osobie takiej przysługuje dieta podwy

ż

szona o 25%.

Pracownik jedzie w podró

ż

słu

ż

bow

ą

prywatnym samochodem. Czy mog

ę

uj

ąć

w koszty kwoty wynikaj

ą

ce z faktur, a nie

z kilometrówki?

Na wniosek pracownika pracodawca mo

ż

e wyrazi

ć

zgod

ę

na przejazd w podró

ż

y samochodem osobowym nieb

ę

d

ą

cym własno

ś

ci

ą

pracodawcy. Rozporz

ą

dzenie w sprawie podró

ż

y słu

ż

bowej na obszarze kraju przewiduje równie

ż

mo

ż

liwo

ść

przejazdu motocyklem

lub motorowerem nieb

ę

d

ą

cym własno

ś

ci

ą

pracodawcy. Powy

ż

sze wynika z § 5 ust. 3 rozporz

ą

dzenia w sprawie podró

ż

y słu

ż

bowej

na obszarze kraju i § 8 ust. 3 rozporz

ą

dzenia w sprawie podró

ż

y słu

ż

bowej poza granicami kraju.

Przykład

Pracownik firmy "X" odbył zagraniczn

ą

podró

ż

do Francji. Podró

ż

poza granicami kraju trwała 4 doby i 9 godzin. W czasie pobytu miał zapewnione

bezpłatne obiady. Obliczenie diety:

kwota diety za pobyt we Francji: 45 EUR,

pracownikowi przysługuje 70% diety (15%

ś

niadanie + 30% kolacja + 25% inne wydatki),

wysoko

ść

diety nale

ż

nej pracownikowi: (4 doby × 45 EUR) + (1/2 diety × 45 EUR) × 70% = 202,50 EUR × 70% = 141,75 EUR.

W omawianej sytuacji pracownikowi przysługuje dieta w wysoko

ś

ci: 141,75 EUR.

W przypadku odbycia podró

ż

y słu

ż

bowej własnym

ś

rodkiem lokomocji, wysoko

ść

kosztów podlegaj

ą

cych zwrotowi ustalana jest jako iloczyn liczby

Page 2 of 6

www.czasopismaksiegowych.pl

2011-10-18

http://www.czasopismaksiegowych.pl/11,2609,138436,podroze-sluzbowe-pracownik...

2. Dokumentowanie wydatków zwi

ą

zanych z podró

żą

słu

ż

bow

ą

Do ustalenia limitu kosztów przejazdu w podró

ż

y słu

ż

bowej przez pracownika pojazdem nieb

ę

d

ą

cym własno

ś

ci

ą

pracodawcy

zastosowanie znajduj

ą

stawki za kilometr przebiegu pojazdu okre

ś

lone w § 2 rozporz

ą

dzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca

2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów u

ż

ywania do celów słu

ż

bowych samochodów

osobowych, motocykli i motorowerów nieb

ę

d

ą

cych własno

ś

ci

ą

pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.).

Stawki za 1 kilometr przebiegu nie mog

ą

by

ć

wy

ż

sze ni

ż

:

1) dla samochodu osobowego:

a) o pojemno

ś

ci skokowej silnika do 900 cm

3

- 0,5214 zł,

b) o pojemno

ś

ci skokowej silnika powy

ż

ej 900 cm

3

- 0,8358 zł,

2) dla motocykla - 0,2302 zł,

3) dla motoroweru - 0,1382 zł.

Ponadto nale

ż

y pami

ę

ta

ć

, i

ż

w razie podró

ż

y słu

ż

bowej odbywanej pojazdem nieb

ę

d

ą

cym własno

ś

ci

ą

pracodawcy na pracowniku

ci

ąż

y obowi

ą

zek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Obowi

ą

zek ten wynika z przepisów prawa podatkowego. Ewidencj

ę

prowadzi si

ę

w celu ustalenia faktycznej liczby przejechanych kilometrów. Pracodawca powinien potwierdzi

ć

przedło

ż

on

ą

przez

pracownika ewidencj

ę

przebiegu pojazdu.

Spółka z o.o. wysłała swoich pracowników w zagraniczn

ą

podró

ż

słu

ż

bow

ą

. Pracownicy w pa

ń

stwie, w którym odbyli

podró

ż

słu

ż

bow

ą

, wynajmowali samochód osobowy. Faktur

ę

za wynajem samochodu wystawiono na spółk

ę

. Spółka

poniosła tak

ż

e koszty zwi

ą

zane z u

ż

ytkowaniem tego pojazdu, m.in. wydatki na zakup paliwa, opłaty za parking i za

autostrad

ę

oraz za myjni

ę

. Czy wydatki te spółka mo

ż

e uj

ąć

w swojej ewidencji i zaliczy

ć

do kosztów podatkowych w pełnej

wysoko

ś

ci?

W omawianej sytuacji do kosztów bilansowych zalicza si

ę

wszystkie poniesione i udokumentowane wydatki zwi

ą

zane z wynajmem

samochodu (tj. opłat

ę

za wynajem, wydatki na zakup paliwa, opłaty za parking i za autostrad

ę

oraz za myjni

ę

).

Jednak ustalaj

ą

c podstaw

ę

opodatkowania podatkiem dochodowym spółka musi uwzgl

ę

dni

ć

przepisy art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy

z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.), dalej zwanej updop,

które stanowi

ą

, i

ż

nie uwa

ż

a si

ę

za koszty uzyskania przychodów wydatków z tytułu kosztów u

ż

ywania, dla potrzeb działalno

ś

ci

gospodarczej, samochodów osobowych niestanowi

ą

cych składników maj

ą

tku podatnika - w cz

ęś

ci przekraczaj

ą

cej kwot

ę

wynikaj

ą

c

ą

z pomno

ż

enia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu,

okre

ś

lonej w odr

ę

bnych przepisach wydanych przez wła

ś

ciwego ministra. W tym przypadku podatnik jest obowi

ą

zany prowadzi

ć

ewidencj

ę

przebiegu pojazdu.

przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu. Z tego wzgl

ę

du pracownikowi nie przysługuje roszczenie o zwrot wydatków faktycznie

poniesionych wynikaj

ą

cych z posiadanych rachunków (faktur), np. za zakup paliwa i naprawy.

Podsumowuj

ą

c: W ksi

ę

gach rachunkowych spółka ujmuje wszystkie poniesione koszty, za

ś

dla celów podatkowych wył

ą

cznie do wysoko

ś

ci limitu,

który stanowi kwota wynikaj

ą

ca z pomno

ż

enia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu (wynikaj

ą

cej z ewidencji przebiegu pojazdu) i stawki

za jeden kilometr przebiegu, okre

ś

lonej w odr

ę

bnych przepisach wydanych przez wła

ś

ciwego ministra.

Na podstawie jakich dokumentów mo

ż

na rozliczy

ć

koszty podró

ż

y słu

ż

bowej?

Pracodawca, wysyłaj

ą

c pracownika w podró

ż

słu

ż

bow

ą

, ma obowi

ą

zek zwróci

ć

mu poniesione koszty tej podró

ż

y. Do obowi

ą

zków

pracownika nale

ż

y natomiast rozliczenie kosztów odbytej podró

ż

y słu

ż

bowej w terminie 14 dni od dnia jej zako

ń

czenia.

Rozliczenie kosztów zwi

ą

zanych z podró

żą

słu

ż

bow

ą

nast

ę

puje na podstawie dokumentów potwierdzaj

ą

cych fakt poniesienia przez

pracownika okre

ś

lonych wydatków. Podstaw

ą

zwrotu kosztów mo

ż

e by

ć

np. faktura VAT lub rachunek wystawiony na firm

ę

, a tak

ż

e

bilet. W sytuacji gdy uzyskanie rachunku nie było mo

ż

liwe, pracownik mo

ż

e zło

ż

y

ć

o

ś

wiadczenie o dokonanym wydatku oraz

przyczynach braku jego udokumentowania i doł

ą

czy

ć

je do rozliczenia. Jednak o

ś

wiadczenia takie powinny dotyczy

ć

tylko

wyj

ą

tkowych, incydentalnych sytuacji i by

ć

dokładnie opisane. Dla celów bilansowych o

ś

wiadczenie pracownika mo

ż

e zosta

ć

uznane

Page 3 of 6

www.czasopismaksiegowych.pl

2011-10-18

http://www.czasopismaksiegowych.pl/11,2609,138436,podroze-sluzbowe-pracownik...

3. Ewidencja ksi

ę

gowa kosztów podró

ż

y słu

ż

bowych i zasady ich przeliczenia na walut

ę

polsk

ą

przy

podró

ż

y zagranicznej

za dowód ksi

ę

gowy pod warunkiem,

ż

e spełnia warunki okre

ś

lone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowo

ś

ci.

Z kolei w przypadku kosztów u

ż

ywania przez pracownika w podró

ż

y słu

ż

bowej pojazdu nieb

ę

d

ą

cego własno

ś

ci

ą

pracodawcy

podstaw

ą

ustalenia kwoty zwrotu b

ę

dzie ewidencja przebiegu tego pojazdu. Wzór ewidencji przebiegu pojazdu znajduje si

ę

na

stronie internetowej naszego Wydawnictwa: www.druki.gofin.pl.

Udokumentowania nie wymagaj

ą

nale

ż

no

ś

ci wypłacane w formie zryczałtowanej, do których zaliczaj

ą

si

ę

: diety, ryczałty na dojazdy

ś

rodkami komunikacji miejscowej, ryczałty za noclegi (je

ż

eli nie przedstawiono rachunku za nocleg).

Rozliczenia kosztów podró

ż

y słu

ż

bowej mo

ż

na dokona

ć

na formularzu "Polecenie wyjazdu słu

ż

bowego" lub dowodzie wewn

ę

trznym

"Rozliczenie kosztów podró

ż

y słu

ż

bowej", które mog

ą

stanowi

ć

podstaw

ę

uj

ę

cia tych kosztów w ksi

ę

gach rachunkowych, je

ż

eli b

ę

d

ą

spełniały wymagania dla dowodów ksi

ę

gowych okre

ś

lone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowo

ś

ci. Formularze gotowe

do wypełnienia s

ą

zamieszczone na stronie internetowej naszego Wydawnictwa: www.druki.gofin.pl. Do dokumentu "Rozliczenie

kosztów podró

ż

y słu

ż

bowej" lub "Polecenie wyjazdu słu

ż

bowego" pracownik doł

ą

cza faktury, rachunki, o

ś

wiadczenie pracownika,

w niektórych przypadkach paragony fiskalne oraz bilety dokumentuj

ą

ce poniesione wydatki.

Zwracamy uwag

ę

, i

ż

niektóre paragony za płatn

ą

autostrad

ę

, przejazd taksówk

ą

, opłaty za miejsce parkingowe nie zawieraj

ą

wszystkich danych wymienionych w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowo

ś

ci. Mog

ą

one by

ć

dowodami ksi

ę

gowymi po uzupełnieniu,

poprzez umieszczenie danych nabywcy i podpisu osoby dokonuj

ą

cej opłat oraz opisu operacji gospodarczej.

Jak zaksi

ę

gowa

ć

zaliczk

ę

na poczet podró

ż

y słu

ż

bowej wypłacon

ą

pracownikowi? W ci

ęż

ar jakich kosztów zarachowa

ć

wydatki zwi

ą

zane z podró

ż

ami słu

ż

bowymi pracowników?

W sytuacji gdy podró

ż

odbywa si

ę

na terenie kraju, na pokrycie kosztów podró

ż

y, pracodawca zobowi

ą

zany jest wypłaci

ć

zaliczk

ę

,

je

ż

eli pracownik wyst

ą

pi z wnioskiem o jej przyznanie.

Natomiast w przypadku podró

ż

y poza granicami kraju pracodawca, na pokrycie kosztów podró

ż

y, powinien wypłaci

ć

pracownikowi

zaliczk

ę

nawet w sytuacji, gdy pracownik nie wyst

ą

pi z wnioskiem o jej wypłat

ę

. Zasad

ą

jest wypłata zaliczki w walucie obcej. Za

zgod

ą

pracownika zaliczka mo

ż

e by

ć

wypłacona w walucie polskiej, w wysoko

ś

ci stanowi

ą

cej równowarto

ść

przysługuj

ą

cej zaliczki

w walucie obcej. Rozliczenia kosztów podró

ż

y zagranicznej dokonuje si

ę

w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej b

ą

d

ź

w walucie polskiej.

W ewidencji ksi

ę

gowej wypłata pracownikowi z kasy zaliczki na poczet podró

ż

y słu

ż

bowej mo

ż

e przebiega

ć

zapisem:

Koszty podró

ż

y słu

ż

bowych zalicza si

ę

do kosztów działalno

ś

ci operacyjnej i ujmuje w ksi

ę

gach rachunkowych na koncie 40 "Koszty

według rodzajów" lub na odpowiednim koncie zespołu 5.

Nale

ż

y przy tym podkre

ś

li

ć

, i

ż

jednostki nie maj

ą

ustawowego obowi

ą

zku wyodr

ę

bniania w ksi

ę

gach rachunkowych kosztów podró

ż

y

słu

ż

bowych. Koszty te nie s

ą

bowiem wymienione w zał

ą

czniku nr 1 do ustawy o rachunkowo

ś

ci w ramach kosztów działalno

ś

ci

operacyjnej.

W praktyce najcz

ęś

ciej koszty podró

ż

y słu

ż

bowych ujmuje si

ę

na koncie 40-9 "Pozostałe koszty rodzajowe". W razie potrzeby mo

ż

na

w ramach tego konta wyodr

ę

bni

ć

konto analityczne dla tych kosztów z dalszym jego podziałem na podró

ż

e krajowe i podró

ż

e

zagraniczne. Mo

ż

na równie

ż

, je

ż

eli jednostka uzna to za zasadne, utworzy

ć

odr

ę

bne konto kosztów prostych, na przykład 40-8

"Podró

ż

e słu

ż

bowe". Rozliczenie poniesionych kosztów podró

ż

y słu

ż

bowych nast

ę

puje w korespondencji z kontem 23-4

"Rozrachunki z pracownikami".

Zatem przedstawione przez pracownika do rozliczenia "Polecenie wyjazdu słu

ż

bowego" lub "Rozliczenie kosztów podró

ż

y" wraz

z doł

ą

czonymi fakturami, rachunkami, o

ś

wiadczeniem pracownika lub paragonami dokumentuj

ą

cymi poniesione wydatki ujmuje si

ę

w ksi

ę

gach rachunkowych, zapisem:

- Wn konto 23-4 "Rozrachunki z pracownikami",
- Ma konto 10 "Kasa".

Page 4 of 6

www.czasopismaksiegowych.pl

2011-10-18

http://www.czasopismaksiegowych.pl/11,2609,138436,podroze-sluzbowe-pracownik...

oraz równolegle nast

ę

puje zarachowanie na odpowiednie konto zespołu 5, zapisem:

Rozliczenie zobowi

ą

zania wobec pracownika z tytułu podró

ż

y słu

ż

bowej z uwzgl

ę

dnieniem pobranej przez niego zaliczki ksi

ę

guje si

ę

:

Pracownik odbył zagraniczn

ą

podró

ż

słu

ż

bow

ą

. Po jakim kursie przeliczy

ć

diet

ę

oraz koszty wynikaj

ą

ce z przedstawionych

przez pracownika dokumentów?

W przypadku odbycia przez pracownika zagranicznej podró

ż

y słu

ż

bowej poniesione przez niego wydatki wyra

ż

one w walucie obcej

wymagaj

ą

przeliczenia na złotówki. Przy czym nie ma potrzeby przeliczania osobno ka

ż

dego rachunku, faktury, paragonu itp. -

według ich dat.

W praktyce do przeliczenia kosztów zagranicznych podró

ż

y słu

ż

bowych przyjmuje si

ę

: kurs

ś

redni NBP z dnia poprzedzaj

ą

cego

dzie

ń

rozliczenia podró

ż

y lub kurs, po którym wyceniono zaliczk

ę

.

Zwracamy uwag

ę

, i

ż

w sytuacji zastosowania do wyceny kosztów zagranicznej podró

ż

y słu

ż

bowej kursu

ś

redniego NBP z dnia

poprzedzaj

ą

cego dzie

ń

rozliczenia podró

ż

y, powstan

ą

ró

ż

nice kursowe. Kurs z dnia rozliczenia zaliczki mo

ż

e si

ę

bowiem ró

ż

ni

ć

od

kursu z dnia jej wypłaty. Je

ż

eli natomiast do rozliczenia kosztów zagranicznej podró

ż

y słu

ż

bowej jednostka zastosuje kurs, po jakim

wyceniono wypłacon

ą

zaliczk

ę

, nie powstaj

ą

ró

ż

nice kursowe.

Czy nale

ż

no

ś

ci wypłacane pracownikowi z tytułu odbytej podró

ż

y słu

ż

bowej nale

ż

y opodatkowa

ć

i oskładkowa

ć

?

Zarówno diety, jak i pozostałe nale

ż

no

ś

ci z tytułu podró

ż

y słu

ż

bowych pracownika s

ą

wył

ą

czone ze składek na ubezpieczenia

społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne, a tak

ż

e zwolnione od podatku dochodowego od osób fizycznych do wysoko

ś

ci okre

ś

lonej

w rozporz

ą

dzeniach w sprawie podró

ż

y słu

ż

bowych.

Nale

ż

y zwróci

ć

uwag

ę

,

ż

e nale

ż

no

ś

ci z tytułu podró

ż

y słu

ż

bowej wypłacone pracownikowi w wy

ż

szej wysoko

ś

ci ni

ż

okre

ś

lona

przepisami rozporz

ą

dze

ń

w sprawie podró

ż

y słu

ż

bowych podlegaj

ą

opodatkowaniu i oskładkowaniu w cz

ęś

ci przekraczaj

ą

cej

wyznaczone limity.

Jedynie zwrot kosztów za nocleg ponad limit okre

ś

lony rozporz

ą

dzeniem w sprawie podró

ż

y słu

ż

bowej poza granicami kraju nie

b

ę

dzie podlegał opodatkowaniu, je

ż

eli pracodawca uzna szczególne okoliczno

ś

ci podró

ż

y i wyrazi zgod

ę

na zwrot tych kosztów

- Wn konto 40-9 "Pozostałe koszty rodzajowe"
(w analityce: Koszty podró

ż

y słu

ż

bowych) lub 40-8 "Podró

ż

e słu

ż

bowe",

- Ma konto 23-4 "Rozrachunki z pracownikami"

- Wn konto zespołu 5,
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

- Wn/Ma konto 23-4 "Rozrachunki z pracownikami",
- Ma/Wn konto 10 "Kasa" lub 13-0 "Rachunek bie

żą

cy".

Przykład

Pracownikowi wypłacono z kasy walutowej zaliczk

ę

w kwocie: 200 EUR na pokrycie kosztów zagranicznej podró

ż

y słu

ż

bowej.

Ś

rodki na t

ę

zaliczk

ę

jednostka zakupiła w kantorze po kursie: 3,82 zł/EUR. Zaliczka w złotówkach wyniosła wi

ę

c: 200 EUR × 3,82 zł/EUR) = 764 zł. 3 wrze

ś

nia

pracownik przedło

ż

ył dowody dokumentuj

ą

ce wydatki poniesione w czasie podró

ż

y słu

ż

bowej, które opłacił pobran

ą

zaliczk

ą

. Wydatki ogółem wraz

z diet

ą

wynosiły: 200 EUR.

1. Przeliczenie poniesionych wydatków po kursie

ś

rednim NBP z dnia poprzedzaj

ą

cego dzie

ń

rozliczenia zaliczki

Ś

redni kurs euro z 2 wrze

ś

nia wyniósł przykładowo: 3,25 zł/EUR. W zwi

ą

zku z tym koszty podró

ż

y słu

ż

bowej zostan

ą

uj

ę

te na odpowiednim koncie

kosztów działalno

ś

ci operacyjnej w kwocie: 200 EUR × 3,25 zł/EUR = 650 zł, zapisem: Wn konto 40-9 lub konto zespołu 5, Ma konto 23-4.

Pomi

ę

dzy kursem z dnia rozliczenia zaliczki a kursem z dnia jej wypłaty powstanie ujemna ró

ż

nica kursowa w wysoko

ś

ci: 200 EUR × (3,82 zł/EUR -

3,25 zł/EUR) = 114 zł, któr

ą

odnosi si

ę

w ci

ęż

ar kosztów finansowych, zapisem: Wn konto 75-1, Ma konto 23-4.

2. Przeliczenie poniesionych wydatków po kursie, po jakim pierwotnie wyceniono zaliczk

ę

Je

ż

eli do przeliczenia poniesionych wydatków z tytułu podró

ż

y słu

ż

bowej jednostka zastosowała kurs, po jakim wyceniono zaliczk

ę

, tzn.:

3,82 zł/EUR, nie powstan

ą

ró

ż

nice kursowe. Koszty podró

ż

y słu

ż

bowej zostan

ą

uj

ę

te na odpowiednim koncie kosztów działalno

ś

ci operacyjnej

w kwocie: 764 zł.

Page 5 of 6

www.czasopismaksiegowych.pl

2011-10-18

http://www.czasopismaksiegowych.pl/11,2609,138436,podroze-sluzbowe-pracownik...

4. Moment uj

ę

cia kosztów podró

ż

y słu

ż

bowej w ksi

ę

gach rachunkowych

w wysoko

ś

ci stwierdzonej odpowiednim dokumentem.

W którym momencie ujmuje si

ę

w ksi

ę

gach rachunkowych koszty z tytułu podró

ż

y słu

ż

bowej?

W ewidencji ksi

ę

gowej koszty z tytułu podró

ż

y słu

ż

bowej ujmuje si

ę

w okresie, którego dotycz

ą

. Oznacza to,

ż

e nale

ż

y je uj

ąć

w ksi

ę

gach miesi

ą

ca, w którym pracownik odbył podró

ż

słu

ż

bow

ą

. Jest to zgodne z zasad

ą

memoriału okre

ś

lon

ą

w art. 6 ustawy

o rachunkowo

ś

ci.

Pod koniec roku obrotowego pracownik odbył podró

ż

słu

ż

bow

ą

. Wynikaj

ą

ce z rozliczenia kwoty zatwierdzono do wypłaty

i wypłacono na pocz

ą

tku nast

ę

pnego roku obrotowego. W której pozycji bilansu wykaza

ć

saldo konta 23-4 powstałe na

skutek uj

ę

cia kosztów podró

ż

y w ksi

ę

gach roku, którego dotycz

ą

?

Nierozliczone na dzie

ń

bilansowy saldo Ma konta 23-4 "Rozrachunki z pracownikami" - odzwierciedlaj

ą

ce zobowi

ą

zanie jednostki

wobec pracownika z tytułu zwrotu kosztów podró

ż

y słu

ż

bowej - wykazuje si

ę

w pasywach bilansu w pozycji B.III.2 lit. i) "Inne

zobowi

ą

zania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek".

Konto 23-4 wykazywa

ć

b

ę

dzie saldo Ma tylko w przypadku, gdy na poczet podró

ż

y słu

ż

bowej pracownikowi nie wypłacono zaliczki

lub wypłacono j

ą

w ni

ż

szej wysoko

ś

ci ni

ż

koszty wynikaj

ą

ce z rozliczenia delegacji.

W przypadku gdy pracownikowi wypłacono zaliczk

ę

w kwocie wy

ż

szej ni

ż

koszty delegacji, konto 23-4 wykazywa

ć

b

ę

dzie saldo Wn,

stanowi

ą

ce nale

ż

no

ść

od pracownika, które wykazuje si

ę

w aktywach bilansu w pozycji B.II.2 lit. c) "Inne nale

ż

no

ś

ci krótkoterminowe

od pozostałych jednostek".

Page 6 of 6

www.czasopismaksiegowych.pl

2011-10-18

http://www.czasopismaksiegowych.pl/11,2609,138436,podroze-sluzbowe-pracownik...