10

www.gazetapodatkowa.pl

Gazeta Podatkowa nr 72 • 9.09.2010 r.

RACHUNKOWOŚĆ DLA KAŻDEGO

Powierzając prowadzenie księgowości biuru rachunkowemu trzeba upewnić

się, że oddajemy ją w ręce specjalistów posiadających uprawnienia do usłu-

gowego prowadzenia ksiąg. Ponadto warto sprawdzić, jak biuro zabezpiecza

klientów przed swoimi błędami, a więc czy posiada wykupioną polisę ubezpie-

czenia OC i na jaką kwotę. Niezwykle ważna jest też treść umowy o prowadzenie

ksiąg – należy zadbać, by znalazły się w niej wszystkie istotne regulacje.

Odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym z ty-

tułu nadzoru, ponosi kierownik jednostki, również w przypadku gdy określone obowiązki

zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Wynika tak z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunko-

wości. Kierownik jednostki może więc „zwolnić się” od szczególnej odpowiedzialności

za prowadzenie ksiąg rachunkowych, jeżeli powierzy je np. biuru rachunkowemu, ale

nie zwalnia go to z ogólnej odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie

rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru za stan ksiąg. Potwierdza to pkt 24 stanowiska

Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg

rachunkowych (Dz. Urz. Min. Fin. z 2010 r. nr 6, poz. 26). Z kolei z pkt 25 tego stanowi-

ska wynika m.in., że kierownik jednostki powinien zapewnić wykonanie obowiązków

w zakresie rachunkowości poprzez staranny wybór biura rachunkowego, odpowiednie

zapisy w umowie z biurem oraz kontrolę dotrzymywania warunków tej umowy. Efektywne

sprawowanie nadzoru nad usługowo prowadzonymi księgami rachunkowymi wymaga

wdrożenia rozwiązań pozwalających kierownikowi jednostki na bieżącą kontrolę i analizę

dokonywanych w księgach zapisów (np. poprzez dostęp on-line, raportowanie okresowe lub

na żądanie). Trzeba przy tym pamiętać, że w przypadku gdy księgi rachunkowe są prowa-

dzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki jest

obowiązany powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu ich prowadzenia w terminie

15 dni od dnia ich wydania. Ponadto należy zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych

wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru

w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą

organu kontroli lub nadzoru. Stanowi o tym art. 11a ustawy o rachunkowości.

Podobnie podatnik będący na podatkowej księdze przychodów i rozchodów nie

musi jej prowadzić osobiście – może zlecić to biuru rachunkowemu. Nie zwalnia to

jednak podatnika od odpowiedzialności za jej prowadzenie. Jeżeli na zlecenie podatnika

prowadzenie księgi zostało powierzone biuru rachunkowemu, podatnik jest obowiązany

w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym zawiadomić o tym na-

czelnika urzędu skarbowego, któremu zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu księgi.

Należy podać nazwę i adres biura, miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi

i dowodów związanych z jej prowadzeniem. Poza tym podatnik w takiej sytuacji powinien

prowadzić w miejscu wykonywania działalności ewidencję sprzedaży (chyba że stosuje kasę

rejestrującą), a w razie wykonywania działalności kantorowej lub lombardowej – również

ewidencje przewidziane dla tego typu działalności. Wynika to z § 8 ust. 1 rozporządzenia

Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

(Dz. U. z 2003 r. nr 152, poz. 1475 ze zm.).

Świadomość odpowiedzialności za księgi rachunkowe czy księgę podatkową po-

winna sprawić, że wybór biura rachunkowego, któremu zostaną powierzone, będzie

bardzo wnikliwie przemyślany. Trzeba zwrócić uwagę zarówno na to, czy biuro spełnia

warunki określone przepisami, jak też czy zawarta z biurem umowa dokładnie określa

wzajemne prawa i obowiązki. Dokonanie niefrasobliwego wyboru może narazić firmę

na kłopoty oraz znaczne koszty.

Uprawnienia niezbędne do prowadzenia biura rachunkowego

Usługowe prowadzenie ksiąg jest działalnością gospodarczą wymagającą posiadania

uprawnień. Obejmuje ono zarówno prowadzenie ksiąg rachunkowych, jak i wykonywanie

dwóch czynności doradztwa podatkowego: prowadzenia ksiąg podatkowych i innych ewi-

dencji podatkowych oraz sporządzania deklaracji podatkowych. Działalność taką mogą

wykonywać:

1) przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi, jeżeli są uprawnieni do wykonywania

czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych,

2) pozostali przedsiębiorcy, pod warunkiem że czynności z tego zakresu będą wykony-

wane przez osoby uprawnione.

Za uprawnione do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg

rachunkowych uważa się osoby posiadające certyfikat księgowy, osoby wpisane do rejestru

biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych. Stanowi o tym art. 76a ust. 3 i 4

ustawy o rachunkowości.

Trzeba mieć na względzie, że udokumentowane uprawnienia potwierdzają, że osoba

je posiadająca ma wiedzę i praktykę (doświadczenie) pozwalające zapewnić prawidłowe

prowadzenie ksiąg. Wykonywanie takiej działalności bez uprawnień powoduje surowe

sankcje, jednak mimo tego można spotkać biura rachunkowe działające w ten sposób.

Przed zawarciem umowy z biurem rachunkowym należy więc ustalić rodzaj upra-

wienia, na podstawie którego ono funkcjonuje i zweryfikować jego prawdziwość i ak-

tualność. Najszybciej zrobić to można w Internecie. Lista osób posiadających certyfikat

księgowy znajduje się na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (www.mf.gov.pl),

lista doradców podatkowych – na stronie Krajowej Izby Doradców Podatkowych (www.

kidp.pl), lista biegłych rewidentów na stronie Krajowej Izby Biegłych Rewidentów (www.

kibr.org.pl).

Obowiązkowe ubezpieczenie OC

Przedsiębiorcy uprawnieni do usługowego prowadzenia ksiąg obowiązani są za-

wrzeć umowę odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowa-

dzoną działalnością (art. 76h ust. 1 ustawy o rachunkowości). Dla tych przedsiębiorców

minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC, w odniesieniu do jednego zdarzenia,

którego skutki są objęte umową ubezpieczenia OC, zależna jest od przedmiotu działal-

ności. Wynosi ona:

1) 15.000 euro – jeżeli przedmiotem działalności jest wykonywanie czynności z zakresu

usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i czynności doradztwa podatko-

wego;

2) 10.000 euro – jeżeli przedmiotem działalności jest wyłącznie wykonywanie czynności

z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych;

3) 5.000 euro – jeżeli przedmiotem działalności jest wyłącznie wykonywanie czynności

doradztwa podatkowego.

Wynika tak z § 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie obowiązkowego ubez-

pieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu

usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz. U. z 2008 r. nr 234, poz. 1576 ze zm.).

O czym pamiętać, zawierając umowę

o usługowe prowadzenie ksiąg?

Kwoty w euro przelicza się według kursu średniego euro ogłoszonego przez Narodowy

Bank Polski po raz pierwszy w roku, w którym umowa ubezpieczenia OC została zawarta.

W odniesieniu do umów zawartych w 2010 r. są to kwoty wynoszące odpowiednio: 61.386 zł

(pkt 1), 40.924 zł (pkt 2), 20.462 zł (pkt 3).

Doradca podatkowy podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu od odpowiedzialności

cywilnej za szkody wyrządzone przy wykonywaniu czynności doradztwa podatkowego.

Stanowi o tym art. 44 ust. 1 ustawy o doradztwie podatkowym (Dz. U. z 2008 r. nr 73,

poz. 443 ze zm.). Dla doradców podatkowych minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia

OC w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki są objęte umową ubezpieczenia

OC, wynosi równowartość w złotych 10.000 euro. Mówi o tym § 4 rozporządzenia Ministra

Finansów w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej podmio-

tów wykonujących doradztwo podatkowe (Dz. U. z 2003 r. nr 211, poz. 2065). Kwotę tę

przelicza się według kursu średniego euro ogłoszonego przez NBP po raz pierwszy w roku,

w którym umowa ubezpieczenia OC została zawarta.

Podmiot uprawniony do badania sprawozdań finansowych jest obowiązany do

posiadania ważnej umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykony-

wania czynności rewizji finansowej w okresie od dnia wpisania do dnia skreślenia z listy.

Polisę taką powinien wykupić także z tytułu odpowiedzialności za szkody wyrządzone

przy świadczeniu usług, o których mowa w art. 48 ust. 2 ustawy o biegłych rewidentach

i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz

o nadzorze publicznym (Dz. U. z 2009 r. nr 77, poz. 649), tj. m.in. usługowego prowadzenia

ksiąg rachunkowych i podatkowych czy doradztwa podatkowego. Stanowi tak art. 50 ust. 1

i 2 tej ustawy. Dla biegłych rewidentów minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC

w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki są objęte umową ubezpieczenia OC,

zależna jest od przedmiotu działalności. Wynosi ona równowartość w złotych m.in.:

1) 10.000 euro – jeżeli przedmiotem działalności jest usługowe prowadzenie ksiąg

rachunkowych i podatkowych,

2) 10.000 euro – jeżeli przedmiotem działalności jest doradztwo podatkowe.

W przypadku prowadzenia przez podmioty uprawnione do badania sprawozdań

finansowych działalności w dwóch lub więcej przedmiotach, minimalną sumę gwaran-

cyjną ustala się odrębnie dla każdej działalności. Wynika tak z § 4 ust. 2 rozporządzenia

Ministra Finansów w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej

podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych (Dz. U. z 2009 r. nr 205,

poz. 1583). Kwoty wyrażone w euro przelicza się średnim kursem NBP ustalonym po raz

pierwszy w roku, w którym umowa ubezpieczenia OC została zawarta.

Zatem biuro rachunkowe musi wykupić ubezpieczenie OC na sumę zależną od

tego, na podstawie jakich uprawnień działa i jakie czynności faktycznie wykonuje.

Sprawdzenie, czy biuro rachunkowe posiada ważną polisę OC, jest bardzo ważne

z punktu widzenia bezpieczeństwa jego klientów. Obowiązkowe ubezpieczenie OC

zwiększa szansę na wyrównanie szkody powstałej na skutek błędów księgowych.

Warto też się dowiedzieć, na jaką sumę gwarancyjną opiewa polisa biura rachunkowego.

Przepisy wskazują bowiem jedynie minimalne kwoty, a jeżeli księgowość biuru powierza

duża firma o skomplikowanych rozliczeniach – wysokość możliwej do wyrządzenia szkody

może przekroczyć te sumy. Czasem dobrze jest więc poszukać podmiotu ubezpieczonego

na wyższą kwotę. Oczywiście w razie popełnienia błędu przez biuro rachunkowe podat-

nikowi pozostaje możliwość wystąpienia na drogę cywilnoprawną, jednak prostsze jest

uzyskanie odszkodowania bezpośrednio od ubezpieczyciela.

Umowa o prowadzenie ksiąg

Umowa o prowadzenie ksiąg rachunkowych czy księgi podatkowej powinna precy-

zyjnie określić zakres obowiązków, świadczeń oraz odpowiedzialność jednej i drugiej

strony (zleceniodawcy i zleceniobiorcy). Treść umowy zawartej pomiędzy biurem rachun-

kowym a podmiotem, któremu biuro to świadczy swoje usługi, powinna być dostosowana

do indywidualnych potrzeb, jednak wskazane jest, aby zawierała m.in.:

a) dokładne określenie zakresu czynności i odpowiedzialności, które są powierzane

biuru – trzeba opisać rodzaje rozliczeń dokonywanych przez biuro, kwestię skła-

dania i podpisywania deklaracji podatkowych (można ustanowić pełnomocnictwo

upoważniające do podpisywania deklaracji podatkowych i złożyć je w urzędzie

skarbowym). Niektóre biura na podstawie postanowień umownych wystawiają

faktury VAT w imieniu zleceniodawcy – ten aspekt także powinien być uregulo-

wany w zawartej umowie cywilnoprawnej oraz w sporządzonym na tę okoliczność

upoważnieniu,

b) oświadczenie o uprawnieniach, na podstawie których działa biuro i wykupionej przez

nie polisie OC,

c) wybór metod księgowych, co do których przepisy zostawiły taką możliwość

(np. w kwestii przyjętego rachunku kosztów działalności operacyjnej czy sposobu

wyceny zapasów w przypadku ksiąg rachunkowych lub w kwestii metody ujmowania

kosztów uzyskania przychodów w księdze podatkowej w przypadku księgi podatko-

wej). Należy przy tym zaznaczyć, że ustawa o rachunkowości wymaga posiadania

dokumentacji zasad (rachunkowości) jednostki. W sytuacji gdy prowadzenie ksiąg

rachunkowych zlecono biuru rachunkowemu, to biuro w ramach zawartej umowy

o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych może opracować zasady rachunko-

wości i przekazać kierownikowi jednostki do zatwierdzenia. Podkreślić należy, że

to kierownik jednostki powinien podpisać opracowane przez biuro zasady rachun-

kowości i każdą ich aktualizację.

d) harmonogram przekazywania do biura dokumentów,

e) miejsce przechowywania dokumentów – jest to potrzebne podatnikowi w celu zgło-

szenia do urzędu skarbowego, o którym była mowa na wstępie,

f) okres obowiązywania umowy – ze wskazaniem warunków zmiany lub wypowie-

dzenia umowy,

g) określenie kosztu usług i terminu płatności za usługi,

h) tryb rozwiązywania umowy oraz zwrotu dokumentacji księgowej i podatkowej.

Obecnie jest możliwe przechowywanie sprawozdania finansowego, ksiąg rachunko-

wych i dokumentów z nimi związanych w jednostce świadczącej usługi w zakresie

przechowywania dokumentów (np. biurze rachunkowym). Wynika to z art. 73 ust. 4

ustawy o rachunkowości, mającego zastosowanie po raz pierwszy do sprawozdań

finansowych za rok obrotowy rozpoczynający się w 2009 r. Jeśli natomiast doku-

menty mają być zwrócone podatnikowi, warto w umowie określić termin i sposób

przekazania tych dokumentów.

Podstawa prawna: ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze

zm.).

Dorota Przybyszewska