Rozdział 4.

Budowanie zadań

W tym rozdziale:

Ustalanie terminarza zadań

Przydzielanie zadaniom czasu realizacji

Używanie zadań cyklicznych

Tworzenie ograniczeń czasowych i terminów ostatecznych

Zmienianie wykresu Gantta przy oglądaniu terminarza zadań

Wprowadzanie uwag do zadań

Ustalanie współzależności pomiędzy zadaniami

Przeglądanie współzależności

Usuwanie współzależności

Już starożytni mówili, że we wszystkim należy zachować należytą miarę, gdyż najważniejsze jest,
aby robić wszystko w odpowiednim czasie. Warto pamiętać o tym truizmie sprzed 2700 lat i
zastosować go jako myśl przewodnią odnośnie do zarządzania projektem. Bo jeśli mowa o
projektach, to synchronizacja czasowa jest rzeczywiście sprawą zasadniczą.

W rozdziale 3. stworzono kilka zadań i za pomocą funkcji tworzenia konspektu ułożono ich
hierarchię. Jednak każde zadanie w stworzonym harmonogramie posiada domyślny czas trwania
(jeden dzień), wszystkie przypadają też na ten sam dzień. Stworzyliśmy zatem listę zadań

prowadzących do celu, ale bez ich wzajemnego uporządkowania w czasie, skutkiem czego nasz
harmonogram bardziej przypomina listę zakupów.

Konieczne jest określenie czasu trwania zadań; należy określić, jak długo (albo lepiej — ile godzin
pracy) zajmie realizacja każdego z nich. Parametry czasowe to jednak znacznie więcej niż
określenie, ile godzin, dni lub tygodni zajmie realizacja każdego zadania. Czas realizacji projektu
można dokładnie przewidzieć tylko wtedy, gdy zostaną określone wzajemne relacje
(współzależności) pomiędzy zadaniami. Tylko wtedy można trafnie przewidzieć ilość czasu
potrzebną do realizacji projektu.

Ustalanie terminarza zadań

Gdy szef zapyta, ile czasu zajmie napisanie raportu, odpowiadamy, że około tygodnia. Kiedy
współpracownicy pytają telefonicznie, kiedy zakończona zostanie naprawa sieci komputerowej,
odpowiadamy, że zajmie to jeden dzień. Codziennie dokonujemy oszacowania czasu realizacji
zadań. Znając swoją pracę, potrafimy w oparciu o wiele czynników w miarę dokładnie ustalić czas
wykonania naszych codziennych zadań.

Jak rozwiązywany jest problem oszacowania czasu trwania zadania w projekcie? Wygląda to
mniej więcej tak samo, jak w przypadku, gdy ktoś zapyta, ile czasu zabierze nam wykonanie
jakiegoś zadania, na przykład złożenia zamówienia na materiały:

1. Szacujemy, że około 40 minut zajmie nam przemyślenie i wykonanie obliczeń, ile

metrów kwadratowych tarcicy będzie potrzebnych do wykonania pracy.

2. Rozważamy, ile czasu zajmie telefoniczne złożenie zamówienia. Może to być kilka

minut, ale jeżeli konieczne będzie wielokrotne wydzwanianie, może to zająć nawet pół
dnia.

3. Musimy też przemyśleć, co się dzieje w czasie realizacji zamówienia. Cięcie

zamówionego drewna może zająć do czterech dni. Niewiele z tego czasu wymaga
obecności zamawiającego, większość czasu to oczekiwanie.

Jaki więc będzie czas realizacji zadania? Można odpowiedzieć, że dokładnie cztery dni, cztery
godziny i czterdzieści minut, ale, chcąc zachować ostrożność, trzeba odpowiedzieć: około pięciu
dni. W programie Microsoft Project istnieje kilka kwestii dotyczących określenia czasu trwania
zadań. Należy je zrozumieć, aby trafnie oszacowywać czas wykonywania zadań.

Zgodnie z ustawieniem domyślnym program Microsoft Project tworzy zadania w powiązaniu z
zasobami. Oto prosty przykład — mamy posadzić drzewo. Jedna osoba potrzebuje na to dwóch
godzin. Jeżeli pracę będą wykonywały dwie osoby (nowy zasób), to zrealizują zadanie w jedną
godzinę. Są tu dwa zasoby, każdy wkładający jedną godzinę pracy, wykonują więc dwie godziny
pracy w czasie jednej godziny zegarowej. W planowaniu powiązanym z zasobami, gdy ilość
zasobów jest powiększana, to czas wykonania zadań staje się krótszy; gdy zmniejszana, to czas
wykonania zadań wydłuża się. Tworzenie harmonogramu uzależnionego od zasobów jest
standardową metodą planowania za pomocą programu Microsoft Project. Program korzysta z
zadań zależnych od zasobów jako zadań o stałej liczbie jednostek.

Ostrzeżenie

Redukcja czasu, wymagana w zadaniu zależnym od zasobów, jest w programie Microsoft
Project czysto matematycznym obliczeniem: dziesięciu ludzi wykona pracę w czasie dziesięć
razy krótszym niż jedna osoba. Jednakże, gdy kilku ludzi pracuje nad zadaniem, oszczędność
czasu rzadko jest tak proporcjonalna. Muszą zostać uwzględnione: czas na komunikację
między ludźmi, nieporozumienia, odbywanie spotkań i inne podobne aspekty.

Czy wprowadzać opóźnienia

Większość ludzi zgadza się, że opóźnienia są nieuniknione i że powinno się je brać pod uwagę.
Projektanci harmonogramów mogą uwzględniać je na różne sposoby.

Niektórzy planiści wprowadzają dodatkowy czas na poziomie zadań, dodając na wszelki
wypadek dzień lub dwa do czasu trwania każdego z nich. Niestety, dodawanie czasu do
każdego zadania może bardzo wydłużyć harmonogram i zasugerować kierownictwu, że planista
działa niesprawnie. Dlaczego na wykonanie testu trwającego trzy godziny przewidziano dwa
dni? To nie powinno zająć tyle czasu. Ale pamiętając, że prawidłowe ustawienie parametrów
testu po raz pierwszy jest bardzo trudne, na wykonanie całego testu trzeba przeznaczyć kilka
dni. Należy przekonać szefa, że budujemy scenariusz przewidujący najgorsze przypadki; po
zrealizowaniu projektu przed czasem zadowolony szef nie będzie szczędził pochwał.

Niektórzy z projektantów dodają na końcu harmonogramu jedno długie zadanie o czasie trwania
około dwóch tygodni, nazywając je np. „Czas na rozwiązywanie nieprzewidzianych problemów”.
Zadanie to działa jako rezerwa, która zapobiega przekroczeniu daty realizacji projektu przy
opóźnieniu niektórych zadań. Takie podejście umożliwia ciągłą kontrolę nad tym, ile czasu
pozostało w rezerwie, przez cały czas realizacji projektu. Na przykład, jeżeli początek realizacji
ostatniego dwutygodniowego zadania zostanie opóźniony o tydzień, to wiadomo, że
wykorzystana została połowa czasu zarezerwowanego na nieprzewidziane opóźnienia.

Inną metodą jest planowanie optymistyczne. W trakcie realizacji projektu można
udokumentować wszystkie opóźnienia i problemy, a następnie zażądać dodatkowego czasu.
Takie działanie może być konieczne w przypadku projektu, który musi zostać zrealizowany
szybko. Jednak planowanie optymistyczne powoduje ustanawianie potencjalnie zagrożonych
terminów realizacji projektów.

Które z podejść powinno zostać zastosowane? Najprawdopodobniej ich kombinacja. Na
przykład można spróbować zbudować plan optymistyczny. Jeżeli przewidywana data
ukończenia realizacji będzie o tydzień wcześniejsza niż wyznaczony termin, to na wszelki
wypadek należy dodać trochę czasu na zadania, które najprawdopodobniej mogą spowodować
problemy. Najczęściej opóźnienia pojawiają się w zadaniach realizowanych przez dostawców
zewnętrznych.

Zadania o stałej pracy i stałym czasie trwania

Czas wykonania zadań o stałym czasie trwania nie zależy od ilości przydzielonych zasobów.
Tydzień przeznaczony na pracę komisji oceniającej projekt kampanii firmy nie ulegnie skróceniu
ani wydłużeniu niezależnie od liczby osób biorących udział w tej pracy. Nie można skrócić czasu
wykonania tego zadania przez dodanie zasobów. W rzeczywistości powiększenie liczby osób
biorących udział w pracy komisji może wydłużyć czas jej pracy, ponieważ ich wysiłki nie mają
wpływu na szybsze wykonanie zadania, a koordynacja tych wysiłków może pochłonąć dodatkowy
czas.

Zadania o stałej pracy są nowością programu Microsoft Project dostępną od wersji 98. W chwili
tworzenia zadania o stałej pracy ustanawiany jest czas jego trwania, a program przypisuje
procentowy udział zasobów przydzielonych do zadania, wystarczający do jego wykonania w tym
czasie. Na przykład w przypadku trojga ludzi przydzielonych do wykonania jednodniowego
zadania, program Microsoft Project obliczy, że każda z osób poświęci 33% swojego czasu, aby
zostało ono wykonane w ciągu jednego dnia.

Zadania zależne od nakładów

Jeśli chodzi o zadania o stałym czasie trwania i liczbie jednostek można ustawić program tak, aby
w przypadku zmiany liczby zasobów zmieniał udział procentowy całkowitej pracy każdego z
przydzielonych zasobów. W efekcie tworzone jest zadanie zależne od nakładów. Praca wymagana
do wykonania zadania pozostaje taka sama, ale program rozkłada ją równomiernie na każdy z
przydzielonych zasobów.

Uwaga

Zgodnie z ustawieniem domyślnym zadania o stałej pracy są zadaniami zależnymi od
nakładów. Jeżeli zachodzi taka potrzeba, to zadania o stałym czasie trwania i stałej liczbie
jednostek mogą zostać również zadaniami zależnymi od nakładów. Można też zachować
początkowy podział pracy, określany przez program.

W tym rozdziale przyjęto domyślne ustawienia programu: czas trwania zadań jest uzależniony od
ilości przydzielonych zasobów. Dlatego pięciodniowe zadanie wymaga pięciu dni pracy jednego
zasobu.

Uwaga

W rozdziale 5. omówiono wpływ przydziałów zasobów na terminarz zadania.

Przypisywanie czasu do zadań

Dotychczas omówione zostały podstawy określania czasu wykonania zadań oraz relacje czasu
wykonania i nakładów wydatkowanych przez zasoby na jego wykonanie. Samo przypisywanie
czasu do zadania jest dosyć proste. Można to wykonać trzema metodami:

• Wprowadzić czas trwania w kolumnie

Czas trwania

tabeli Gantta.

• Użyć myszki w celu rozciągnięcia paska zadania do wymaganej długości, lub okna

dialogowego do wpisania informacji o czasie trwania.

• Użyć okna dialogowego

Informacje o zadaniu

do wpisania i przeglądania informacji o

wszelkich aspektach zadania, takich jak czas jego trwania, ograniczenia, współzależności,
zasoby i jego priorytet w całości projektu.

Używanie okna dialogowego Informacje o zadaniu

Wykonując poniższe kroki, można przypisać czas trwania zadania w oknie dialogowym

Informacje o zadaniu

:

1. Wyświetlić wykres Gantta. Kliknąć dwukrotnie nazwę zadania, aby otworzyć jego

informacyjne okno dialogowe pokazane na rysunku 4.1.

Wskazówka

Okno dialogowe można też otworzyć, klikając przycisk

Informacje o zadaniu

na pasku narzędzi,

albo klikając prawym przyciskiem myszki nazwę zadania lub jego pasek wykresu Gantta i
wybrać z menu

Informacje o zadaniu

.

Rysunek 4.1. Po dwukrotnym kliknięciu nazwy zadania pojawia się ona w polu

Nazwa

, w oknie

dialogowym

Informacje o zadaniu

. Po dwukrotnym kliknięciu pustego pola nazwy zadania można

w nim wpisać nazwę zadania

2. Użyć strzałek w polu

Czas trwania

w celu jego wydłużenia lub skrócenia; zmiana

ustawienia odbywa się z domyślnym skokiem 1 dnia. Każde kliknięcie zmienia
ustawienie o 1 dzień.

Nowość

Program Microsoft Project używa domyślnego oszacowania czasu wykonania zadania,
oznaczając to znakiem zapytania przy każdym z zadań. Po przypisaniu czasu trwania zadania
w oknie dialogowym

Informacja o zadaniu

należy zaznaczyć pole wyboru

Szacowany

, aby

oznaczyć ten czas jako szacunkowy. Czasów szacunkowych należy używać, jeżeli wykonanie
zadania w wyznaczonym czasie nie jest pewne. Zadania z szacunkowymi czasami trwania
można łatwo wyświetlać wykorzystując nowy filtr programu Microsoft Project (więcej informacji o
filtrach znajduje się w rozdziale 6.).

3. Kliknąć pole

Czas trwania

i wyróżnić bieżące dane, aby móc bezpośrednio wpisywać

wartości inne niż dni.

Nowość

Program Microsoft Project 2000 umożliwia określanie czasu trwania w miesiącach. Do
określenia liczby dni w miesiącu program wykorzystuje ustawienia wprowadzone na zakładce

Kalendarz

, w oknie dialogowym

Opcje

.

4. Czas trwania zadania można wpisać, używając skrótów: min jako skrótu minut, godz jako

skrótu godzin, dn jako skrótu dni, tyg jako skrótu tygodni, mies jako skrótu miesięcy.

5. Kliknąć

OK,

potwierdzając ustawienia. Przykładowo paski wykresu na rysunku 4.2

przedstawiają nowe czasy trwania zadań.

Rysunek 4.2. Paski zadań stają się bardziej funkcjonalne po przypisaniu im właściwych czasów
trwania zadań

Data rozpoczęcia i zakończenia a czas trwania

Zamiast wprowadzać czas trwania zadania, do określenia jego dat rozpoczęcia i zakończenia
można wykorzystać pola

Rozpoczęcie

i

Zakończenie

okna dialogowego

Informacje o zadaniu

.

Jednakże przy wprowadzaniu tylko dat rozpoczęcia i zakończenia program używa tylko dni
roboczych pomiędzy tymi datami. Przy wprowadzaniu czasu trwania zadania program wylicza
początek i koniec zadania, biorąc pod uwagę weekendy i święta. Obiema tymi metodami można
uzyskiwać różne wyniki.

Mamy na przykład do wykonania czterodniowe zadanie z datą rozpoczęcia 21 grudnia 2000 r.
Kalendarz tego tygodnia wygląda następująco:

Pon

Wt

Śr

Czw

Pt

Sob

Niedz

Pon

Wt

Śr

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

Po wprowadzeniu daty rozpoczęcia 21.12.2000 i daty zakończenia 27.12.2000 program
potraktuje to zadanie jako trzydniowe, z dniami roboczymi 21, 22 i 27 grudnia (zakładając, że w
święta firma nie pracuje). Natomiast po wprowadzeniu czterodniowego czasu trwania zadania w
oknie

Czas trwania

, wyliczonymi datami rozpoczęcia i zakończenia będą, po uwzględnieniu

świąt i weekendu, odpowiednio 21.12.2000 i 28.12.2000. Dniami roboczymi będą w tym
przypadku 21, 22, 27 i 28.

Jeśli zadanie zawiera w okresie swojej realizacji takie niezmienne daty jak np. Boże
Narodzenie, należy skorzystać z pól rozpoczęcia i zakończenia. Jeżeli wiemy, że zadanie
wymaga danej liczby dni roboczych, to do określenia czasu jego trwania należy użyć pola

Czas

trwania

i pozwolić programowi na określenie pozostałych dat na podstawie kalendarza.

Używanie tabeli Gantta

Aby wprowadzić do tabeli Gantta czas trwania zadania, należy kliknąć pole czasu trwania i wpisać
odpowiednią wartość. Nawet jeżeli zostało ustawione domyślne używanie wartości szacunkowych,
wpisanie konkretnej wartości do tabeli Gantta powoduje, że program zakłada użycie tej wartości
zamiast szacunkowej, chyba że zostanie dopisany znak zapytania.

Wskazówka

Ustawienia domyślne programu można zmienić (tak aby używał wartości wpisanych zamiast
szacunkowych) na zakładce

Harmonogram

okna dialogowego

Opcje

. Więcej informacji na ten

temat zawarto w następnym podrozdziale.

Czas trwania zadania można wpisać kilkoma sposobami. Wpisane wyrażenia: 3 tyg, 3 tyg., 3
tygodnie, program rozpoznaje jako 3 tygodnie.

Wskazówka

Chcąc przypisać ten sam czas trwania kilku kolejnym zadaniom, można wpisać czas trwania
pierwszego, a następnie skopiować tę wartość do pozostałych pól za pomocą uchwytu
wypełnienia.

Użycie myszki i paska zadania

Wykonując poniższe kroki, również można dostosować czas trwania zadania przy użyciu myszki i
paska tego zadania:

1. Umieścić wskaźnik myszki nad prawym skrajem paska zadania, aż zmieni swój kształt w

pionową linię ze strzałką skierowaną w prawą stronę.

2. Naciskając lewy przycisk myszki, przeciągnąć wskaźnik w prawą stronę. W tym czasie

program wyświetla proponowany czas trwania zadania oraz datę jego zakończenia (patrz
rys. 4.3).

3. Zwolnić przycisk myszki, gdy w oknie informacyjnym pojawi się żądany czas trwania

zadania.

Rysunek 4.3. Rozciąganie paska zadania w celu zmiany jego długości jest doskonałą metodą dla
wzrokowców

Ustawianie opcji planowania
W

prowadzając dane do tabeli Gantta, nie trzeba ograniczać się tylko do zadań zależnych od

zasobów lub szacunkowych czasów trwania. Można zmieniać ustawienia domyślne dla innych

typów zadań i innych opcji budowania harmonogramu, klikając menu

Narzędzia

i wybierając

polecenie

Opcje

, a następnie zakładkę

Harmonogram

(rysunek 4.4).

Rysunek 4.4. Zakładka

Harmonogram

okna dialogowego

Opcje

umożliwia wprowadzanie zmian

ustawień dotyczących harmonogramu

W oknie tym można określić jednostkę czasu trwania zadania (ustawieniem domyślnym są dni),
czasu pracy (ustawieniem domyślnym są godziny) oraz to, czy nowe zadania zaczynają się od daty
rozpoczęcia projektu, czy od daty bieżącej. Na przykład, pracując nad projektem pięcioletnim, w
którym większość zadań trwa kilka miesięcy, nie dni, dobrze jest dokonać zmiany w polu

Jednostki czasu trwania

. Jeżeli nowe zadania powinny zaczynać się nie wcześniej niż w dniu

bieżącym, to należy zmienić ustawienie pola

Nowe zadania

. Aby samodzielnie wprowadzać

określone czasy trwania, zamiast szacunkowych, należy usunąć zaznaczenie w polu wyboru

Nowe

zadania mają szacowany czas trwania

, na zakładce

Harmonogram

.

W miarę zdobywania doświadczenia we wprowadzaniu informacji pojawi się również umiejętność
dopasowania programu do swojego stylu pracy. Po wybraniu ustawień na zakładce

Harmonogram

,

można zamknąć okno dialogowe

Opcje

, klikając przycisk

OK

.

Przypisywanie kalendarza do zadania

Kalendarz można przypisać do zadania, wykonując takie same kroki, jak przy tworzeniu
standardowego kalendarza projektu, co zostało opisane w rozdziale 3. Aby to zrobić, należy

wybrać z menu

Narzędzia

polecenie

Zmień czas pracy

, po czym program wyświetli okno

dialogowe

Zmienianie czasu pracy

. Kliknięcie przycisku

Nowy

umożliwia utworzenie nowego

kalendarza i wprowadzenie jego nazwy. Należy wybrać te daty, które będą odbiegać od
standardowych i wprowadzić pozostałe potrzebne zmiany. Kliknięcie przycisku

OK

powoduje

zapisanie nowego kalendarza.

Uwaga

Tworzenie nowego kalendarza jest opisane bardziej szczegółowo w rozdziale 3.

Aby przypisać kalendarz do zadania, należy kliknąć dwukrotnie jego nazwę, otwierając w ten
sposób okno dialogowe

Informacje o zadaniu

, a następnie wybrać zakładkę

Zaawansowane

,

otworzyć listę przy polu

Kalendarz

i wybrać odpowiedni kalendarz (rysunek 4.5).

Rysunek 4.5. Przypisanie kalendarza do zadania na zakładce

Zaawansowane

okna dialogowego

Informacje o zadaniu

Nowość

Kalendarze zadań są nowością programu Microsoft Project 2000.

Tworzenie punktów kontrolnych

Punktami kontrolnymi są zwykle zadania mające tzw. zerowy czas trwania. Są one
wykorzystywane do identyfikacji znaczących zdarzeń w harmonogramie, takich jak zakończenie
realizacji głównej fazy projektu, zatwierdzenie jakiegoś produktu lub działania. Tworzenie punktu
kontrolnego polega na wpisaniu do harmonogramu zadania o zerowym czasie trwania. Symbolem
punktu kontrolnego w tabeli Gantta jest czarny romb. Na przykład romb wyświetlany w tabeli
Gantta na rysunku 4.6 wskazuje, że ustawienie sprzętu audiowizualnego jest punktem kontrolnym.

Rysunek 4.6. Typowy punkt kontrolny jest zadaniem o zerowym czasie trwania, oznaczającym
ważny punkt projektu

Każde zadanie może być punktem kontrolnym (nie ma potrzeby zerowania czasu jego trwania),
dzięki zaznaczeniu pola wyboru

Oznacz zadanie jako punkt kontrolny

na zakładce

Zaawansowane

okna dialogowego

Informacje o zadaniu

. Pasek prezentujący czas trwania tego zadania w tabeli

Gantta zmienia się w romb oznaczający to zadanie jako moment w czasie.

Uwaga

Jeżeli jako punkt kontrolny oznaczymy zadanie o czasie trwania różnym od zera, to romb
pojawia się na końcu jego paska.

Określanie terminarza zadań sumarycznych

Zadaniom sumarycznym nie przypisuje się czasu trwania. Ich czas trwania jest sumą czasów
trwania zadań składowych. Jeżeli trzy zadania składowe mają trzydniowe czasy trwania i
następują kolejno po sobie, to zadanie sumaryczne będzie miało czas trwania równy dziewięciu
dniom. W oknie dialogowym

Informacje o zadaniu

dotyczącym zadania sumarycznego większość

ustawień terminarza jest wyświetlana na szarym tle, co sygnalizuje, że nie można zmienić ich
wartości.

Używanie zadań cyklicznych

Dosyć często w projektach występują zadania, które powtarzają się co pewien czas, takie jak na
przykład: cotygodniowe spotkania załogi, sporządzanie raportów kwartalnych lub comiesięczny
przegląd budżetu. Żeby nie tworzyć 20 lub więcej cotygodniowych spotkań załogi w
pięciomiesięcznym projekcie, należy skorzystać z dostępnej w programie Microsoft Project opcji
zadań cyklicznych. Ta funkcja programu umożliwia jednorazowe stworzenie takiego zadania i
przypisanie mu częstotliwości występowania oraz czasu trwania. Zadanie cykliczne można
stworzyć, wykonując poniższe kroki:

1. Ponieważ program Microsoft Project wstawia kolejne zadanie nad już istniejącymi,

kursor należy ustawić na zadaniu, nad którym ma znaleźć się zadanie cykliczne, a
następnie wybrać z menu

Wstaw

polecenie

Zadanie cykliczne

. Spowoduje to otwarcie

okna dialogowego o nazwie

Informacje o zadaniu cyklicznym

pokazanego na rysunku 4.7.

Rysunek 4.7. Jeżeli jakieś zadanie regularnie powtarza się w projekcie, to można zaoszczędzić
czas, nadając mu cechy zadania cyklicznego

2. W polu

Czas trwania

wpisać czas trwania zadania; na przykład spotkanie trwające dwie

godziny, lub pisanie raportu przez jeden dzień.

3. Ustawić częstotliwość powtarzania się zadania:

Dzienny

,

Tygodniowy

,

Miesięczny

,

Roczny

. W zależności od dokonanego wyboru, zmieniają się odpowiednio ustawienia

dostępne po prawej stronie. Rysunek 4.8 przedstawia ustawienia miesięczne.

4. Wybrać odpowiednie ustawienia częstotliwości powtarzania. Zadania powtarzające się co

tydzień należy zaznaczyć obok dnia tygodnia, w którym to zadanie powinno być
wykonywane. Na przykład zadanie na rysunku 4.7 realizowane jest w każdy wtorek. W
zadaniach comiesięcznych lub corocznych należy określić dzień miesiąca, w którym to
zadanie powinno być wykonywane; na rysunku 4.8 wykonanie zadania zaplanowane jest
na 9 dzień każdego miesiąca.

Rysunek 4.8. Zależnie od wybranej częstotliwości (dziennej, tygodniowej, miesięcznej lub
rocznej) ustalamy inne ustawienia

Uwaga

Planując zadanie codzienne, można wybrać tylko, czy ma zostać zaplanowane na każdy dzień,
czy tylko na dni robocze. Na przykład, planując wykonywanie każdego dnia kopii zapasowej
systemu komputerowego, bez względu na to, czy ktoś pracuje, można to zadanie określić jako
codzienne. (Zadanie to powinno być wykonywane automatycznie.)

5. Ustawić

Zakres cyklu

(okres, w którym zadanie powinno być powtarzane) przez

określenie daty początkowej i liczby powtórzeń lub daty, do której powtarzanie powinno
zostać zakończone. Jeżeli zadanie powinno być powtarzane co tydzień tylko przez jeden

miesiąc, w dziesięciomiesięcznym projekcie, to należy określić daty początku i końca
cyklu obejmujące ten miesiąc.

Wskazówka

Jeżeli zostanie określona liczba powtórzeń, po której powtarzanie ma zostać zakończone, to
program Microsoft Project oblicza datę zakończenia i wyświetla ją w oknie

Zakończenie do

.

Metoda ta może być użyteczna, jeżeli jedna z tych dat przypada w dzień świąteczny. Program
planuje wtedy jedno dodatkowe powtórzenie tego zadania. W przypadku cotygodniowych
spotkań załogi, spotkanie w dniu świątecznym prawdopodobnie nie powinno być planowane;
można je po prostu pominąć lub zaplanować w innym terminie. Z drugiej strony, jeżeli test musi
być powtórzony 16 razy w czasie trwania projektu, to musi zostać zaplanowane jedno
powtórzenie kompensujące święto. Dlatego lepszym wyjściem jest ustawienie liczby powtórzeń
niż zakresu czasu.

6. Kliknąć

OK

, aby utworzyć zadanie. Program tworzy odpowiednią liczbę zadań

składowych i wyświetla je jako zadania składowe, pod zadaniem sumarycznym. W
kolumnie

Wskaźniki

tabeli Gantta pojawia się symbol zadania cyklicznego (rysunek 4.9).

Rysunek 4.9. Paski zadań pojawiające się w tabeli Gantta oznaczają każde powtórzenie zadania
cyklicznego

Uwaga

Symbole wyświetlane w harmonogramie obok każdego zadania cyklicznego (rysunek 4.9)
reprezentują zadanie z zastosowanymi ograniczeniami czasowymi. Program Microsoft Project
stosuje te ograniczenia automatycznie po wprowadzeniu przy tworzeniu zadania cyklicznego.
Po przesunięciu wskaźnika myszki nad jeden z tych symboli wyświetlane są informacje o tych
ograniczeniach. Na przykład pierwsze z zadań cyklicznych ma ograniczenie czasowe

Rozpocznij nie wcześniej niż

, określone w oparciu o informacje dotyczące parametrów

czasowych tego zadania, ustawionych w oknie dialogowym

Informacje o zadaniu cyklicznym

.

Pierwsze z zadań cyklicznych może rozpocząć się nie wcześniej niż zgodnie z datą
wprowadzona w oknie

Rozpoczęcie

, a każde następne rozpoczyna się po tygodniu od tego

dnia. Więcej informacji o ustalaniu ograniczeń czasowych znajduje się w następnym rozdziale.

Tworzenie ograniczeń czasowych i terminów
ostatecznych

Ograniczenia związane są z terminarzem zadań i odnoszą się do daty rozpoczęcia i zakończenia
projektu, lub do innej określonej daty. Jeżeli zadanie posiada wyznaczony termin ostateczny jego
wykonania, to przekroczenie tej daty powoduje wyświetlenie przez program przypomnienia.

Pojęcie ograniczenia

Zgodnie z ustawieniem domyślnym program Microsoft Project wszystkim nowym zadaniom
nadaje ograniczenie

Jak najwcześniej

. Jeżeli nie istnieją żadne współzależności z innymi

zadaniami (ich ustalanie opisano w dalszej części rozdziału), to zadanie będzie się rozpoczynało w
dniu rozpoczęcia projektu. Możliwe jest ustanowienie innych ograniczeń:

•

Jak najpóźniej

. Wymusza rozpoczęcie realizacji zadania w takim terminie, aby zostało ono

zakończone nie później niż w dniu zakończenia projektu.

•

Zakończ nie wcześniej niż/Zakończ nie później niż

. Wymusza zakończenie zadania nie

wcześniej lub nie później niż w określonym terminie.

•

Musi zakończyć się/Musi rozpocząć się

. Wymusza zakończenie lub rozpoczęcie zadania w

konkretnym dniu.

•

Rozpocznij nie wcześniej niż/Rozpocznij nie później niż

. Wymusza takie ustalenie daty

rozpoczęcia zadania, aby przypadła ona nie wcześniej lub nie później niż w określonym dniu.

Tylko ograniczenia

Musi zakończyć się/Musi rozpocząć się

wymuszają rozpoczęcie lub

zakończenie zadania w konkretnym dniu; wszystkie pozostałe zakładają wykonanie zadania w
pewnym przedziale czasu.

Używanie terminów ostatecznych

Możliwe jest ustalenie ostatecznego terminu wykonania zadania. Termin ostateczny różni się od
ograniczenia, ponieważ program Microsoft Project nie uwzględnia go w obliczeniach
harmonogramu. Służy on tylko do włączenia sygnalizacji wizualnej przekroczenia terminu
wykonania zadania (rysunek 4.10). Jeżeli zadanie zostanie wykonane przed tym terminem,
wskaźnik nie pojawi się.

Missed ... indicator — Ikona przekroczenia terminu ostatecznego

Rysunek 4.10. Jeżeli zadanie nie zostanie wykonane przed ustalonym terminem ostatecznym,
program Microsoft Project wyświetla wskaźnik przypominający o tym, że zadanie nie zostało
wykonane przed upływem określonego terminu

Nowość

W programie Microsoft Project 2000 można ustalać termin ostateczny zadania.

Chociaż daty terminów ostatecznych nie wpływają na obliczanie harmonogramu projektu, to
wykonanie tych zadań po terminie ma wpływ na obliczenie opóźnionej daty ukończenia projektu.
Należy być ostrożnym przy jednoczesnym ustalaniu ograniczenia i terminu ostatecznego zadania.

W projekcie budowanym od daty rozpoczęcia wprowadzenie terminu ostatecznego daje ten sam
efekt co ustalenie ograniczenia

Zakończ nie później niż

. Jeżeli terminy ostateczne zostaną ustalone

w zadaniach projektu budowanego od daty zakończenia, to zadania te będą się kończyły w tym
terminie, chyba że ograniczenia lub współzależności przesuną je na termin wcześniejszy.

Ustalanie ograniczeń i dat terminów ostatecznych

Ustawienia ograniczeń zadań projektu można dokonać na zakładce

Zaawansowane

okna

dialogowego

Informacje o zadaniu

, pokazanej na rysunku 4.11, wybierając typ ograniczenia z listy

rozwijanej w polu

Typ ograniczenia

. Wszystkie typy ograniczeń, poza

Jak najwcześniej

i

Jak

najpóźniej

, wymagają ustalenia daty, przez jej wpisanie w polu

Data ograniczenia

lub wybranie z

kalendarza otwieranego kliknięciem strzałki w prawym końcu tego pola. Podobnie można ustalić
datę ostatecznego terminu wykonania zadania.

Rysunek 4.11. Kliknięcie strzałki w prawym końcu pola

Typ ograniczenia

powoduje wyświetlenie

listy ograniczeń

Ograniczenia mogą być użyteczne w sytuacjach wymienionych poniżej lub podobnych do nich:

• Podczas przeprowadzki do nowej siedziby odbiór pomieszczeń powinien zostać

przeprowadzony jak najpóźniej.

• Zatwierdzenie rocznego budżetu musi zakończyć się nie później niż w ostatnim dniu roku

finansowego, aby można było rozpocząć nowy rok z gotowym budżetem.

• Fakturowanie dużego rachunku należy przeprowadzić dopiero pierwszego dnia następnego

kwartału, aby nie księgować zysku w kwartale bieżącym.

• Zwalniani pracownicy muszą dostać pełne odprawy przed datą przejęcia firmy.

Ustalenie daty ostatecznego terminu może być użyteczne, gdy:

• Konieczne jest przygotowanie rocznego budżetu przed upływem terminu umożliwiającego

jego zatwierdzenie na czas, aby rozpocząć nowy rok z gotowym budżetem.

• Konieczne jest przygotowanie odpraw, aby możliwe było przekazanie ich zwalnianym

pracownikom w dniu przejęcia firmy.

Współdziałanie ograniczeń i współzależności zadań w tworzeniu parametrów czasowych zadań
omówiono w podrozdziale „Ustalanie współzależności pomiędzy zadaniami”.

Wprowadzanie zmian do wykresu Gantta
podczas przeglądania terminarza zadań

Po wprowadzeniu kilku zadań oraz ich czasów trwania możliwe jest zmienianie skali czasu
wykresu Gantta, aby przedstawić te zadania w innych przedziałach czasowych. Sposób
wyświetlania pozycji na wykresie Gantta można zmieniać dowolną z przedstawionych poniżej
metod:

• Dostosować wielkości okien tabeli i wykresu Gantta. Po przesunięciu wskaźnika myszki nad

linię dzielącą tabelę i wykres przyjmuje ona kształt dwóch pionowych linii ze strzałkami w
lewą i prawą stronę. Można wtedy przeciągać linię podziału na boki, regulując wielkość tabeli i
wykresu.

• Zmienić szerokości kolumn tabeli Gantta tak, aby widzieć ich więcej lub mniej. Po

przesunięciu wskaźnika myszki nad krawędź nagłówka kolumny przyjmuje ona kształt
pionowej linii ze strzałkami w lewą i prawą stronę. Można wtedy przeciągać krawędź kolumny
w lewą i prawą stronę, regulując jej szerokość.

• Kliknąć dwukrotnie nagłówek kolumny i w pojawiającym się oknie dialogowym o nazwie

Definiowanie kolumny

zmienić wartość w polu

Szerokość

. W oknie tym można też zmienić

tytuł kolumny i sposób wyrównania jej tytułu oraz zawartości.

• Zmienić jednostki skali czasu, klikając ją dwukrotnie lub wybierając z menu

Format

polecenie

Skala czasu

, co spowoduje otwarcie okna dialogowego

Skala czasu

(rysunek 4.12). Można w

nim zmieniać ustawienia obu skal czasu, głównej i pomocniczej, która jest wyświetlana poniżej
głównej. Możliwość regulowania tych parametrów pozwala skoncentrować się na wybranym
okresie lub oglądać większe przedziały czasu z mniejszą liczbą szczegółów. Pola o nazwie

Liczba

określają, ile jednostek skali (głównej lub pomocniczej) mieści się na wykresie Gantta.

Rysunek 4.12. W oknie dialogowym

Skala czasu

ustalane są jednostki czasu i ich liczba

wyświetlana na wykresie

Rysunek 4.13 pokazuje przykładową skalę czasu z jednostką skali głównej określoną w
miesiącach i — skali pomocniczej określoną w tygodniach. Liczby wyświetlanych jednostek są
równe 1 — jeden miesiąc i każdy z jego tygodni. Po zmianie ustawienia skali tygodni na 2
pokazuje ona tygodnie z przyrostem równym 2, jak widać na rysunku 4.14.

Rysunek 4.13. Po wpisaniu 1 tygodnia w polu

Liczba

okna dialogowego

Skala czasu

na skali

pomocniczej zostaje zaznaczony każdy tydzień

Rysunek 4.14. Zmiana wartości wpisanej w polu

Liczba

na 2 powoduje, że na skali pomocniczej

zostają zaznaczone dwutygodniowe odcinki czasu

Wskazówka

Skalę czasu można dodatkowo zmniejszać lub zwiększać przy użyciu ustawienia w polu

Rozmiar

okna dialogowego

Skala czasu

. Wykorzystanie tego ustawienia umożliwia

wyświetlanie skali czasu o zmienionej wielkości.

Rysunek 4.15 przestawia sytuację, gdy jedna skala dotyczy roku finansowego, a druga —
kalendarzowego; rok finansowy zaczyna się w czerwcu, dlatego są one przesunięte względem
siebie. Zastosowanie różnych podstaw (finansowej i kalendarzowej) skali czasu jest najbardziej
sensowne, jeżeli pozostałe ich ustawienia są identyczne; to znaczy miesiące lub kwartały na obu
skalach, głównej i pomocniczej.

Rysunek 4.15. Można porównywać lata finansowe i kalendarzowe dotyczące tego samego
harmonogramu

Nowość

W programie Microsoft Project 2000 obie skale — główna i pomocnicza — mogą niezależnie od
siebie dotyczyć roku finansowego, dzięki czemu możliwe jest porównanie informacji
dotyczących roku finansowego z informacjami dotyczącymi roku kalendarzowego.

Funkcję tę można uruchomić po stworzeniu kalendarza finansowego (wykonując kroki opisane
szczegółowo w rozdziale 3. lub ogólnie opisane wcześniej w tym rozdziale). Po stworzeniu
nowego kalendarza należy kliknąć przycisk

Opcje

w oknie dialogowym

Zmienianie czasu pracy

,

aby wyświetlić zakładkę

Kalendarz

okna dialogowego

Opcje

. Następnie trzeba zmienić miesiąc

początkowy roku finansowego na właściwy.

Wprowadzanie uwag o zadaniu

Możliwe jest dołączanie do każdego zadania uwag dotyczących jego parametrów lub szczegółów.
Na przykład, jeżeli do wykonania zadania zaangażowanych jest kilku podwykonawców, to
wygodne jest umieszczenie w uwagach informacji o ich numerach telefonów itp., aby mieć je w
zasięgu ręki podczas pracy nad harmonogramem projektu. W uwagach można również zapisać
wymagania firmy dotyczące procedur realizowanych w zadaniu. Po dodaniu do zadania uwagi,
może być ona wyświetlana na ekranie, jak również umieszczana w drukowanym raporcie.

Uwagę można dołączyć również do poszczególnych zasobów i do ich przydziałów, co szerzej
omówiono w rozdziale 5. Uwagi do zadania dołączamy w następujący sposób:

1. Kliknąć dwukrotnie nazwę zadania, aby otworzyć okno dialogowe

Informacje o zadaniu

.

2. Kliknąć zakładkę

Uwagi

(rysunek 4.16).

Rysunek 4.16. Zakładka

Uwagi

zawiera prosty edytor tekstu, umożliwiający wpisanie treści uwagi

3. Wpisać tekst uwagi. Do formatowania tekstu można użyć narzędzi przedstawionych na

rysunku 4.16.

4. Kliknąć

OK

, aby dołączyć uwagę do zadania.

W kolumnie o nazwie

Wskaźniki

obok nazwy zadania, do którego dołączono uwagę, pojawia się

ikona uwagi, jak pokazano na rysunku 4.17. Przesunięcie wskaźnika myszki nad ikonę powoduje
wyświetlenie treści uwagi.

Rysunek 4.17. Program Microsoft Project automatycznie umieszcza ikonę uwagi w kolumnie

Wskaźniki

Uwagi można wydrukować wraz z harmonogramem, wykonując następujące kroki:

1. Wybrać z menu

Plik

polecenie

Ustawienia strony

.

2. Kliknąć zakładkę

Widok

, aby wyświetlić ustawienia widoczne na rysunku 4.18.

Rysunek 4.18. Po zaznaczeniu pola wyboru

Drukuj uwagi

na zakładce

Ustawienia strony—Wykres

Gantta

treść uwagi pojawia się na wydruku w ostatniej kolumnie tabeli

3. Kliknąć pole wyboru

Drukuj uwagi

, aby uwagi dołączone do zadań zostały

wydrukowane.

4. Kliknąć

OK

.

Uwaga

Więcej informacji na temat drukowania harmonogramów znajduje się w rozdziale 7.

Ustanawianie współzależności pomiędzy
zadaniami

Ograniczenia wiążą zadania z datą rozpoczęcia lub zakończenia projektu, lub konkretną datą,
natomiast współzależności wiążą zadania z parametrami czasowymi innych zadań należących do
projektu. Współzależności są podstawą do przedstawienia prawdziwego czasu realizacji projektu.

Współzależności między zadaniami występują prawie zawsze, ponieważ rzadko się zdarza, aby
wszystkie zadania projektu mogły być realizowane jednocześnie. Zwykle niektóre zadania muszą
zostać rozpoczęte lub zakończone, zanim inne mogą się zacząć. Zadania zachodzą na siebie z
wielu powodów: braku możliwości wykonywania przez zasoby kilku zadań jednocześnie, braku
sprzętu, lub z natury samych zadań (np. nie można rozpocząć budowy bez otrzymania
zezwolenia). Tak naprawdę nie wiadomo, ile będzie trwała realizacja projektu, dopóki nie zostaną
ustalone czasy trwania poszczególnych zadań oraz ich współzależności. Na przykład projekt
składający się z pięciu dziesięciodniowych zadań przy braku współzależności między nimi może
zostać wykonany w 10 dni. Ale jeżeli zadania mogą być realizowane tylko kolejno, jedno po
drugim, to jego realizacja zajmie 50 dni.

Pojęcie współzależności

Poniżej przedstawiono definicje kilku pojęć. Zadanie, które musi wystąpić przed innym, jest

poprzednikiem

. Zadanie, które jest realizowane później, jest

następnikiem

. Każde zadanie może

mieć wiele poprzedników i następników. Zadania posiadające wzajemne zależności są połączone.
Wykresy Gantta pokazują te powiązania w postaci linii biegnących pomiędzy paskami zadań;
strzałka na końcu tej linii wskazuje następnik. Niektóre współzależności są bardzo proste — jedno
zadanie musi zostać zakończone, aby drugie mogło się rozpocząć. Niektóre współzależności są
jednak znacznie bardziej skomplikowane. Na przykład w przypadku przeprowadzki do nowego
biura pierwszym zadaniem jest ustawienie ścianek działowych, ale nie jest konieczne zakończenie
ich montażu, aby rozpocząć przewożenie mebli. Pracę mogą prowadzić dwa zespoły i pierwszego
dnia postawić ścianki na pierwszym piętrze. Drugiego dnia jeden zespół zacznie stawiać ścianki na
drugim piętrze, podczas gdy drugi będzie przywozić meble na pierwsze piętro.

Powiązania pomiędzy ograniczeniami i
współzależnościami

Zarówno ograniczenia jak i współzależności mają wpływ na parametry czasowe zadania.
Rozważmy wpływ ograniczenia i współzależności, gdy zostaną one zastosowane do tego samego
zadania. Przykładem może być zadanie otwarcia nowego ośrodka zawierające ograniczenie
zakładające, że musi on zostać otwarty 6 czerwca. Przewidziana jest współzależność wskazująca,
że zadanie to powinno rozpocząć się po przeprowadzeniu inspekcji przeciwpożarowej, której
zakończenie zaplanowano na 10 czerwca. Przy próbie ustanowienia takiej współzależności
program Microsoft Project wyświetla okno dialogowe

Kreator planowania

pokazane na rysunku

4.19. Sygnalizuje ono wystąpienie konfliktu w planie. Program wyświetla to okno w przypadku
wystąpienia konfliktu pomiędzy współzależnościami lub pomiędzy ograniczeniami i
współzależnościami.

Rysunek 4.19. Występowanie wielu współzależności lub kombinacji ograniczeń i współzależności
może powodować konflikty w terminarzach zadań

Jeżeli istnieje konflikt pomiędzy ograniczeniem a współzależnością, to ograniczenie decyduje o
terminarzu zadania, a pasek zadania nie przesuwa się z daty wynikającej z ograniczenia.
Właściwość tę można zmienić, wybierając z menu

Narzędzia

polecenie

Opcje

, a następnie

usuwając zaznaczenie w polu wyboru

Zadania będą zawsze przestrzegać dat ograniczeń

, na

zakładce

Harmonogram

. Po dokonaniu tej zmiany parametry czasowe zadań są wymuszane przez

współzależności.

Uwaga

Więcej informacji o rozwiązywaniu konfliktów czasowych znajduje się w rozdziale 9.

Współzależności można stworzyć za pomocą z jednego z trzech sposobów:

• Po zaznaczeniu nazw zadań użyć polecenia

Połącz zadania

z menu

Edycja

, lub kliknąć

przycisk o tej samej nazwie na pasku narzędzi. Zadanie, które zostało wybrane pierwsze, staje
się poprzednikiem.

• Po otwarciu okna dialogowego

Informacje o zadaniu

dotyczącego zadania, które ma być

następnikiem, na zakładce

Poprzedniki

wpisać nazwę poprzednika.

• Za pomocą myszki przeciągnąć pasek zadania, które ma być poprzednikiem nad pasek zadania,

które ma być następnikiem.

Wskazówka

Jeżeli zachodzi potrzeba połączenia całej grupy zadań, aby następowały kolejno po sobie
(jedno się kończy, kolejne zaczyna — i tak aż do ostatniego), należy zaznaczyć te zadania
(przeciągnąć wskaźnik myszki, trzymając wciśnięty lewy klawisz, od pierwszego do ostatniego).
Następnie użyć przycisku

Połącz zadania

znajdującego się na pasku narzędzi, lub polecenia

Połącz zadania

z menu

Edycja

, tworząc łańcuch zależności czasowych.

Zezwalanie na nakładanie się zadań i opóźnienia

Chociaż wiele wzajemnych relacji między zadaniami jest wyraźnie określonych (np.: zadanie A
może rozpocząć się tylko, gdy zadanie B zostanie zakończone, lub: zadanie C może się rozpocząć
po rozpoczęciu się zadania B), to niektóre mogą być określone jeszcze precyzyjniej. W takich
relacjach występują czas wyprzedzenia i czas zwłoki.

Zrozumienie tych dwóch pojęć mogą ułatwić poniższe przykłady. W projekcie testowania próbek
metali w pierwszym zadaniu na metal nakładany jest roztwór, a w drugim przeprowadzana jest
analiza wyników. Ważnym czynnikiem jest czas, gdyż może zajść potrzeba rozpoczęcia analiz
dopiero po kilku dniach od nałożenia roztworu. Należy umieścić czas zwłoki pomiędzy
zakończeniem pierwszego zadania (poprzednika) a rozpoczęciem drugiego (następnika). Rysunek
4.20 przedstawia relację czasową pomiędzy tymi zadaniami, zawierającą czas zwłoki; linia łącząca
zadania wskazuje współzależność, przerwa pomiędzy paskami oznacza opóźnienie pomiędzy
zakończeniem pierwszego a rozpoczęciem drugiego zadania.

Rysunek 4.20. Po nałożeniu roztworu należy odczekać cztery dni i dopiero wtedy rozpocząć
analizę wyników

Uwaga

Niektóre osoby wolą budować zadanie obejmujące czas zwłoki niż tworzyć relację
współzależności. Na przykład zamiast tworzenia współzależności pomiędzy nałożeniem
roztworu a analizą wyników można utworzyć trzydniowe zadanie o nazwie „

Czas reakcji

roztworu

”. Następnie utworzyć prostą relację zależności pomiędzy zadaniem „

Czas reakcji

roztworu

” a analizą wyników, aby nie rozpoczęła się ona wcześniej niż przed zakończeniem

zadania „

Czas reakcji roztworu

”. Dodawanie czasu zwłoki może powodować budowanie bardzo

długich harmonogramów z wieloma zadaniami oraz wieloma współzależnościami, które należy
obserwować. Ale w prostszych harmonogramach taka metoda pozwala widzieć
współzależności w postaci pasków zadań. Można próbować stosowania obu metod i stwierdzić,
która z nich jest bardziej odpowiednia.

Drugi test w projekcie zawiera nakładanie roztworu i podgrzewanie. Po trzech godzinach od
nałożenia roztworu próbki mają zostać podgrzane. Zadania te zachodzą na siebie: poprzednik —
nałożenie roztworu, rozpoczyna się o 8:00 i trwa do 14:00; następnik — podgrzewanie, zaczyna
się trzy godziny po rozpoczęciu poprzednika, o 11:00. Niektóre z zadań projektu pokazanego na
rysunku 4.21 zachodzą na siebie.

Rysunek 4.21. W projekcie testowania zadania nałożenia roztworu i podgrzewania próbek
zachodzą na siebie

Uwaga

W powyższym projekcie zastosowano kalendarz nieuwzględniający przerwy na lunch, dzięki
czemu oba zadania mogły przebiegać bez przerwy (ikony obok nazw zadań w kolumnie

Wskaźniki

odnoszą się do kalendarza zadania), skala czasu również została zmieniona tak, aby

widoczne były godziny.

Typy współzależności

Pomiędzy czasami rozpoczęcia i zakończenia zadań występują cztery podstawowe relacje
zależności: rozpoczęcie do zakończenia, zakończenie do rozpoczęcia, rozpoczęcie do rozpoczęcia
i zakończenie do zakończenia. Można je ustalać na zakładce

Poprzedniki

okna dialogowego

Informacje o zadaniu

pokazanego na rysunku 4.22.

Rysunek 4.22. Pomiędzy parametrami czasowymi zadań mogą zachodzić cztery typy relacji

Pierwszy człon każdej z nazw wymienionych wcześniej relacji dotyczy poprzednika, a drugi
następnika, dlatego relacja rozpoczęcie do zakończenia określa rozpoczęcie poprzednika w relacji
do zakończenia następnika, a zakończenie do rozpoczęcia określa zakończenie poprzednika w
relacji do rozpoczęcia następnika. Program Microsoft Project korzysta ze skrótów, np. RR oznacza
relację rozpoczęcie do rozpoczęcia.

Relacja zakończenie do rozpoczęcia (ZR)

Relacja zakończenie do rozpoczęcia jest najczęściej wykorzystywaną ze współzależności i jedyną,
którą można stworzyć, posługując się myszką, używając narzędzia

Połącz zadania

lub polecenia o

tej samej nazwie. W tej relacji następnik nie może się rozpocząć, dopóki poprzednik nie zostanie
zakończony. Przykładami takiej relacji są:

• Raport najpierw musi zostać napisany, aby można było przeprowadzić jego edycję.
• Aby zainstalować oprogramowanie, trzeba najpierw posiadać komputer.

Na rysunku 4.23 pokazane są przykłady relacji ZR, w których następnik może rozpocząć się
natychmiast po zakończeniu jego poprzednika. Następujące zadania są połączone relacją

zakończenie do rozpoczęcia

:

Zadania 2 i 3

Zadania 3 i 4

Zadania 4 i 5

Rysunek 4.23. W relacjach ZR następnik nie może się rozpocząć, dopóki poprzednik nie zostanie
zakończony

Uwaga

Relacja pomiędzy zadaniami 4 i 5 zawiera również niewielki czas zwłoki, opisany w poprzednim
podrozdziale „Zezwalanie na nakładanie się zadań i opóźnienia”.

Rozpoczęcie do zakończenia (RZ)

Przy istnieniu relacji rozpoczęcie do zakończenia, następnik nie może się zakończyć, dopóki
poprzednik się nie rozpocznie. Oto dwa przykłady:

• Ustalanie zespołów produkcyjnych można zakończyć dopiero, kiedy rozpocznie się

otrzymywanie materiałów.

• Pracownicy mogą zacząć używać nowej procedury dopiero po zakończeniu szkolenia. Jeżeli

zastosowanie nowej procedury zostanie opóźnione, to szkolenie także powinno się opóźnić,
aby pomiędzy jego zakończeniem a rozpoczęciem stosowania procedury upłynęło jak najmniej
czasu.

Uwaga

Czy można taki przykład relacji rozpoczęcie do zakończenia przekształcić w relację
zakończenie do rozpoczęcia? W rzeczywistości nie. Celem istniejącej relacji jest zlikwidowanie
opóźnienia pomiędzy szkoleniem, a zastosowaniem procedury. Jeżeli zastosowanie nowej
procedury miałoby rozpocząć się tylko (niekoniecznie natychmiast) po zakończeniu szkolenia,
to mogłoby to nastąpić w dowolnym czasie po jej zakończeniu, zależnym tylko od opóźnień
wprowadzonych przez inne relacje. Jeżeli nauka musi zakończyć się bezpośrednio przed jej
wykorzystaniem, to opóźnienie zastosowania spowoduje również opóźnienie nauki. Ta drobna
różnica stanie się jaśniejsza po obserwacji projektów w praktyce.

Rysunek 4.24 przedstawia relację rozpoczęcie do zakończenia pomiędzy zakupem materiałów
potrzebnych do wykonania fazy 2. — testowania i wykonaniem analiz testów fazy 1. Zakładając,
że wyniki fazy 1. determinują, jakie materiały będą potrzebne do wykonania testów fazy 2., nie
można kupować materiałów do przeprowadzenia testów fazy 2. bez zakończenia analizy wyników
testów fazy 1.

Rysunek 4.24. Następnik nie może się zakończyć, dopóki poprzednik się nie rozpocznie

Rozpoczęcie do rozpoczęcia (RR)

W relacji rozpoczęcie do rozpoczęcia następnik nie może się rozpocząć, dopóki nie rozpocznie się
poprzednik. Oto przykłady:

• Wyniki wyborów można zacząć sumować po rozpoczęciu ich otrzymywania.
• Starter może dać sygnał do rozpoczęcia wyścigu, gdy kierowcy włączą silniki samochodów.

Na rysunku 4.21 pokazane są relacje rozpoczęcie do rozpoczęcia z wprowadzonymi czasami
zwłoki.

Zakończenie do zakończenia (ZZ)

W relacji zakończenie do zakończenia następnik nie może się zakończyć, dopóki nie zakończy się
poprzednik. Oto przykłady:

• Zakończenie instalacji komputerów musi nastąpić w tym samym czasie co zakończenie

przeprowadzki pracowników do budynku, aby mogli natychmiast rozpocząć korzystanie z
nich.

• Oddziały firmy muszą zakończyć wymianę linii produkcyjnych w tym samym dniu, aby ich

inspekcja mogła się rozpocząć w tym samym czasie.

W drugiej fazie testowania na rysunku 4.25 możliwe jest rozpoczęcie przygotowywania roztworu
(„Przygotowanie roztworu 2”) w czasie kupowania materiałów („Zakup materiałów 2”); nie
można jednak zakończyć przygotowywania roztworu, dopóki nie zostanie zakończone kupowanie
materiałów. Dlatego też należy ustanowić między tymi zadaniami relację zakończenie do
zakończenia, aby mieć pewność, że w przypadku opóźnienia w zakupach materiałów nie zostanie
zakończone przygotowywanie roztworu.

Rysunek 4.25. Następnik nie może zakończyć się zanim nie skończy się poprzednik

Ustanawianie współzależności

Jak powiedziano wcześniej, współzależności można ustanowić kilkoma sposobami. Przy użyciu
zadań na wykresie Gantta można ustanowić relacje zakończenie do rozpoczęcia. Do tworzenia
bardziej skomplikowanych relacji, uwzględniających czas zwłoki i nakładanie się zadań na siebie,
należy korzystać z okna dialogowego

Informacje o zadaniu

.

Uwaga

Można ustanowić współzależność typu zakończenie do rozpoczęcia lub rozpoczęcie do
rozpoczęcia pomiędzy dwoma zadaniami sumarycznymi lub pomiędzy zadaniem sumarycznym
a zadaniem składowym innego zadania sumarycznego. Nie można użyć innego typu
współzależności, ani ustalić jej pomiędzy zadaniem sumarycznym a jego zadaniem składowym.

Ustanowienie współzależności typu zakończenie do rozpoczęcia

Ustanowienia współzależności tego typu można dokonać z pomocą myszki na wykresie Gantta,
albo klikając narzędzie

Połącz zadania

, albo wybierając polecenie

Połącz zadania

z menu

Edycja

.

Oto opis wykonania tego z wykorzystaniem myszki

1. Przesunąć wskaźnik myszki nad pasek poprzednika, aż przyjmie kształt czterech strzałek

skierowanych na zewnątrz.

2. Przeciągnąć wskaźnik nad pasek drugiego zadania. W oknie informacyjnym opisane jest

tworzone łącze

zakończenie-rozpoczęcie

, jak pokazuje rysunek 4.26.

3. Po stwierdzeniu poprawności utworzonego połączenia i zwolnieniu przycisku myszki

program umieszcza je na wykresie.

Rysunek 4.26. Współzależność nie jest ustanowiona, dopóki przycisk myszki nie zostanie
zwolniony. Jeżeli w trakcie tworzenia łącza zrezygnujemy z jego ustanowienia, wystarczy przed
zwolnieniem przycisku myszki przesunąć wskaźnik z powrotem nad poprzednik

Aby stworzyć łącze przy użyciu narzędzia

Połącz zadania

lub polecenia o tej samej nazwie, należy

wykonać w następujące kroki:

1. Wybrać zadania, które mają zostać połączone. Aby wybrać kolejne, sąsiadujące ze sobą

zadania, należy przeciągnąć wskaźnikiem myszki po ich numerach Id. w tabeli Gantta.

Aby wybrać zadania niesąsiadujące ze sobą, należy kliknąć myszką ich numery Id przy
wciśniętym klawiszu

Ctrl

.

Nowość

W programie Microsoft Project 2000 można również wybierać zadania niesąsiadujące ze sobą,
klikając ich paski na wykresie Gantta przy wciśniętym klawiszu

Ctrl

.

2. Kliknąć narzędzie

Połącz zadania

lub wybrać z menu

Edycja

polecenie

Połącz zadania

.

Program ustanawia określone połączenia.

Ustanawianie współzależności innych typów

Do utworzenia współzależności dowolnego typu można użyć okna dialogowego

Informacje o

zadaniu

lub okna dialogowego

Współzależność zadań

. Do ustanawiania dowolnej współzależności

lub czasu zwłoki można wykorzystać okno dialogowe

Współzależność zadań

(rysunek 4.27).

Rysunek 4.27. Do ustanawiania współzależności lub czasu zwłoki można wykorzystać
przedstawione okno dialogowe

W oknie dialogowym

Współzależność zadań

poza ustanawianiem współzależności i czasu

opóźnienia można również ustawić czas wyprzedzenia. Aby otworzyć okno dialogowe

Współzależność zadań

, należy dwukrotnie kliknąć linię łączącą zadania. Używając okna

dialogowego

Informacje o zadaniu

, należy otworzyć okno dialogowe dotyczące następnika i

określić jego relacje na zakładce

Poprzedniki

.

Współzależności zadań można określić, wykonując następujące kroki:

1. Kliknąć dwukrotnie zadanie, które ma być następnikiem. Po otwarciu okna dialogowego

Informacje o zadaniu

wybrać zakładkę

Poprzedniki

.

2. Kliknąć wiersz kolumny

Nazwa zadania

; w jego prawym końcu pojawi się strzałka.

3. Kliknąć tę strzałkę, aby rozwinąć listę nazw zadań, jak pokazano na rysunku 4.28.

4. Kliknąć zadanie, które ma być poprzednikiem.

Rysunek 4.28. Na liście pojawiają się wszystkie zadania istniejące w projekcie

5. Kliknąć wiersz kolumny

Typ

; w jego prawym końcu pojawi się strzałka.

6. Kliknąć tę strzałkę, aby rozwinąć listę typów współzależności.

7. Kliknąć typ współzależności, który powinien zostać ustanowiony, na przykład

rozpoczęcie do rozpoczęcia

lub

rozpoczęcie do zakończenia

.

Aby ustanowić współzależność bez czasu zwłoki lub wyprzedzenia, należy kliknąć

OK

, co

powoduje ustanowienie wybranej współzależności. Jeżeli zachodzi potrzeba ustanowienia czasu
zwłoki, należy kliknąć wiersz kolumny

Zwłoka

i ustalić wymagany czas zwłoki. Jeżeli trzeba

ustanowić czas wyprzedzenia, to wystarczy wpisać w tej kolumnie wartość ujemną. Na przykład,
jeżeli następnik powinien zakończyć się tydzień wcześniej niż poprzednik, to należy użyć relacji
typu zakończenie do zakończenia i w kolumnie

Zwłoka

wpisać 1 tydzień.

Przeglądanie współzależności

Istnieje kilka sposobów przeglądania współzależności ustanowionych w projekcie. Można
oczywiście otwierać informacyjne okna dialogowe dotyczące każdego zadania i przeglądać relacje
wymienione na liście zakładki

Poprzedniki

. Można też przeglądać linie łączące zadania

współzależne. Można też przesunąć tabelę Gantta w lewą stronę, aby zobaczyć kolumnę

Poprzedniki

, jak to pokazano na rysunku 4.29. W kolumnie tej wymienione są wszystkie

dwuliterowe skróty określające typ współzależności oraz dodatnie lub ujemne wartości określające
czas zwłoki lub wyprzedzenia.

Rysunek 4.29. Widok kolumny

Poprzedniki

ukazującej wszystkie relacje zadań

Kasowanie współzależności

Oto kilka sposobów usuwania współzależności:

• Otworzyć okno dialogowe

Informacje o zadaniu

dotyczące następnika, wybrać zakładkę

Poprzedniki

, kliknąć nazwę zadania, z którym połączenie powinno zostać usunięte i nacisnąć

klawisz

Delete

.

• Wyświetlić kolumnę

Poprzedniki

w tabeli Gantta, kliknąć w tej kolumnie wiersz dotyczący

następnika i, albo usunąć relację, naciskając klawisz

Delete

, albo zmodyfikować te informacje

w komórce tabeli lub w wierszu wprowadzania.

• Wybrać zadanie, którego relacja powinna zostać usunięta i kliknąć narzędzie

Rozłącz zadania

,

lub wybrać z menu

Edycja

polecenie

Rozłącz zadania

.

• Kliknąć dwukrotnie linię łączącą zadania, a następnie kliknąć przycisk

Usuń

w otwartym oknie

dialogowym

Współzależność zadań

.

Uwaga

Po usunięciu współzależności paski zadań przesuną się stosownie do zmian ich parametrów
czasowych.

Podsumowanie

W tym rozdziale omówiono szczegółowo parametry czasowe zadań wraz ze sposobem ustalania
czasu trwania zadań oraz ich współzależności. Omówiono również następujące zagadnienia:

• rozróżnianie planowania zależnego od zasobów i stałego,
• ustanawianie czasów trwania zadań,
• przypisanie kalendarzy do zadań,
• tworzenie zadań powtarzających się,
• ustanawianie ograniczeń oraz terminów ostatecznych,
• dobieranie skali czasu do widoku czasu trwania zadań,
• dołączanie i przeglądanie uwag do zadań,
• ustanawianie, przeglądanie i usuwanie współzależności.

W rozdziale 5. omówione zostanie przydzielanie zasobów do zadań oraz relacje pomiędzy
przydziałem zasobów i terminarzem zadania.