Baltic Accountants and Consultants 

STATE AUTHORIZED PUBLIC ACCOUNTANTS 

BIURO AUTORYZOWANYCH AUDYTORÓW I KONSULTANTÓW 

Kurt Iversen Baltic Accountants and Consultants 
Poland 01­524 WARSZAWA, Al. Wojska Polskiego 11 
Tel; + 48 22 869 06 66, fax: + 48 22 869 06 60 
Paweł Trojanek 

Page 1 of 5 

Polish tax system 

1. Basics: 

A. Companies:

·

Companies having its legal seat or management office in Poland are considered 
Polish corporate tax residents.

·

Resident companies are taxable to Poland on its worldwide income.

·

Companies shall pay:: 

o

  Corporate Income Tax – 19% 

o

  Social Security Contributions and other employment related Funds  – app. 21% 

o

  Value Added Tax – 22%, and for particular items: 7% and 3% 

o

  Real Estate Tax shall depend on the item: 

§  Land ­ up to 0,66 PLN per square meter , 
§  Buildings – up to 17,98 per square meter 
§  Constructions – 2% of value

·

Tax losses can be carried only forward for 5 years (minimum two years).

·

There is no separate capital gains tax, and gains of that kind are part of ordinary 
income.

·

Anti­avoidance regulations: Thin capitalization rules and transfer pricing rules. 

B. Individuals: 

§  Individuals having a place of living in Poland are considered tax residents for income 

tax  purposes. 

§  Partnerships are transparent tax –wise, therefore partners are taxed individually on 

their share of the profits. 

§  An individual shall pay: 

o

  Personal Income Tax – up. to 40%, with certain exceptions, like: 

o

  Dividends (worldwide) , capital gains from trading in shares, securities ­19% 

o

  Business income  under certain conditions – 19% 

o

  Social security contributions – app. 19% 

o

  Value Added Tax ­ 22%, and for particular items: 7% and 3% 

o

  Real Estate Tax shall depend on the item: 

§  Land ­ up to 0,66 PLN per square meter , 
§  Buildings – up to 17,98 per square meter 
§  Constructions – 2% of value 

§  Tax losses can be carried only forward for 5 years (minimum two years). 
§  Anti­avoidance regulations: Thin capitalization rules and transfer pricing rules.

Baltic Accountants and Consultants 

STATE AUTHORIZED PUBLIC ACCOUNTANTS 

BIURO AUTORYZOWANYCH AUDYTORÓW I KONSULTANTÓW 

Kurt Iversen Baltic Accountants and Consultants 
Poland 01­524 WARSZAWA, Al. Wojska Polskiego 11 
Tel; + 48 22 869 06 66, fax: + 48 22 869 06 60 
Paweł Trojanek 

Page 2 of 5 

2. Introduction to Polish Tax system 

A. taxation of companies 

The Polish tax system is a classical tax system. That means that corporate income is fully taxed at 
the company level.  Corporate Income Tax rate – 19%.The distributed profits are in the hands of the 
shareholders by way of a withholding tax.Withholding tax in Poland on dividend  ­ 19% unless 
preferential rate resulting from a double tax treaty or the EU Directive is applicable. For all non­ 
resident shareholders ( individual shareholders and companies) , the withholding tax is final in 
Poland. For resident corporate shareholders the tax on dividend is credited against their corporate 
income tax liability, even though the dividends are not added to the total taxable income. 
Application of the tax rate under the double taxation avoidance agreement or the one resulting from 
the EU legislation shall be possible provided that the taxpayer from another country submits a 
declaration stating his place of residence for tax purposes, said declaration having been issued by 
the competent tax administration authority "certificate of residence". 

1. Losses 

Losses may be carried forward for 5 years, up to 50% of the loss may be set off in each year. 
Loss carry­back is not allowed

. 

2. Taxation of non­resident companies 

Non­resident companies, for income tax purposes, are legal entities whose legal seat and 
management office are located outside Poland. The provisions of Corporate Income Tax (CIT) Act 
shall also apply to foreign entities having no legal personality under condition that they are treated as 
corporate income tax payers in their home country, as well as to foreign permanent establishment, 
when in accordance with the regulations of the foreign country they are corporate taxpayers taxed on 
the world­wide income, assuming that they have any Polish source of income. 
All foreign entities carrying on an economic activity in Poland are obliged to keep Polis accounts. 
If the tax base resulting from Polish books of a foreign entity can not be accepted, it can be estimated 
by tax authorities as a percentage of the Polish sales. For instance whole sale and retail – tax base 
shall be 5% of the turnover in Poland. Construction – 10%, services of consultants and experts – 
80%, agents – 60%, other – 20%. Example: Wholesaler of electronic appliances via its office within 
the territory of Poland  constituted a permanent establishment (PE. The turnover of the PE was 
1.000.000. Polish books showing 10.000 in profits  were not accepted by tax authorities. Therefore 
the tax assessment was the following.  5% of 1.000.000 = 50.000 (tax base)  x 19% (tax rate)=9.500 
(tax to be paid). 

3. Dividends 

Non­resident taxpayers are subject to tax on their Polish source income and capital gains (including 
gains on shares in Polish companies) the term used in the Polish Act is “ income from share in legal 
persons an other incomes from participation in legal persons. From 1 May 2004, under the provisions 
that implement the EC Parent­Subsidiary Directive in Poland, dividend distributions by resident 
subsidiaries to their non­resident EU parent companies are exempt form any withholding tax. For this 
exemption it is required that the EU Parent company is subject to corporate income tax in its sate of 
residence and owns at least 20% of the capital of the Polish company for an uninterrupted period of 
at least 2 years( it can lapse after payment of dividend). 

4. Interest 

Interest paid to non­resident companies is subject to final withholding tax levied on the gross amount. 
The rate is 20% unless a reduced rate applies under a tax treaty. 

5. Royalties 

The rate is 20% unless the treaty applies. 

6. Consulting and other similar services 

There is 20% tax on income derived from advisory services, accounting, advertising, data 
processing, market research, recruiting, and management and control services. 
As above the double tax treaty can provide different provisions.

Baltic Accountants and Consultants 

STATE AUTHORIZED PUBLIC ACCOUNTANTS 

BIURO AUTORYZOWANYCH AUDYTORÓW I KONSULTANTÓW 

Kurt Iversen Baltic Accountants and Consultants 
Poland 01­524 WARSZAWA, Al. Wojska Polskiego 11 
Tel; + 48 22 869 06 66, fax: + 48 22 869 06 60 
Paweł Trojanek 

Page 3 of 5 

7. Thin capitalization 

Interest paid on a loan granted by a shareholder owning at least 25% of the share capital or by a 
group of shareholders owning in aggregate at least 25% of the share capital, or 
between companies in which another company owns at least 25% of the share capital 
is not deductible if a debt to equity ratio of 3: 1 is exceeded. 

8. Taxable period 

Unless decided otherwise by a tax payer, the tax year for companies is a period of 12 consecutive 
months. For those starting up their activity in the second half of the year there is a possibility to 
combine the “start up period” till the end the tax year with the next tax year. 

9. Tax returns 

A preliminary tax return is to be filed till the end of the third month of the following year. The final 
return has to be filled in 10 days after the financial statement are approved. 

10. Advance payments of tax 

Advance payments are to be paid till the 20 

th 

day of the next following month. 

A tax­payer under certain condition can apply simplified form for payment of tax within the tax year. 

11. Rulings 

On the basis of written application of a tax payer tax authorities are obliged to issue a written 
interpretation regarding “the applicability of the tax laws in a particular case”. The interpretation is 
binding for the tax authorities. 

12. Group treatment 

Resident companies with an average capital of 1 million PLN (at least) can form a tax group. 
The tax base for the whole group is a difference between profits and losses of all companies of the 
group. 

13. Transfer pricing 

In case of related entities (the same persons performing management, supervision, or controlling in 
both entities, family links, shareholdings links assuming minimum 5% holding) Polish tax payers are 
obliged to prepare transfer pricing documentation. When the transfer pricing documentation is not 
presented in 7days time an eventual difference between taxpayers records and calculation made by 
tax authorities can be at 50% rate.  In case when prices between the related entities do not satisfy 
the arm’s length principle the tax authorities can adjust the prices using primarily the three methods: 
the comparable uncontrolled price, the resale price or the cots­plus method. 
If the above mentioned methods cannot be applied profit based ,methods can be used. 

14. Depreciation and amortization 
Depreciation allowances are listed. 
Examples of annual rates (%):

·

Buildings and constructions – 1,5 ­ 4,5

·

Machines and equipment – 18– 20

·

Computers­ 30

·

Vehicles, Mobile phones, Cash registers  ­ 20 

In general the straight­line method applies, but the declining­balance method can be used as well 
under certain conditions. 
Some items like land and perpetual usufruct to land, certain buildings and structures may not be 
depreciated for tax purposes. 

15. Double tax treaties 

Poland concluded conventions on avoidance of double taxation with 80 countries. 
The actual list: http://www.mf.gov.pl/dokument.php?dzial=150&id=9741

Baltic Accountants and Consultants 

STATE AUTHORIZED PUBLIC ACCOUNTANTS 

BIURO AUTORYZOWANYCH AUDYTORÓW I KONSULTANTÓW 

Kurt Iversen Baltic Accountants and Consultants 
Poland 01­524 WARSZAWA, Al. Wojska Polskiego 11 
Tel; + 48 22 869 06 66, fax: + 48 22 869 06 60 
Paweł Trojanek 

Page 4 of 5 

B. taxation of individuals 

An individual is considered to be a resident for income tax purposes if his place of living is in Poland. 
Partnerships are not taxable entities as such therefore partners are taxed individually on their share 
of profits. 
Tax is generally levied on the aggregate income from all categories for instance: income from 
dependent and independent services, income from business, rental income, investment income. 
However certain income items for instance dividends, interest, income from participation in 
investment funds, and capital gains from the sale of shares and other securities considering that they 
are not arising in the course of a business,  are taxed separately at 19% flat rate. Usually tax credit 
method applies for withholding tax paid abroad. 19% rate on a difference between revenues and 
deductible expenses applies to some business income when applied, except for managerial services 
being subject to tax brackets. 

1. Taxes on income and capital gains for non­resident taxpayers 

Non­resident taxpayers are subject to tax only on Polish source income and capital gains (including 
gains on shares in Polish companies. 
The following income of non­residents is subject to final withholding tax: 

­ 

dividends at 19%; 

­ 

interest at 20%; 

­ 

royalties at 20%; 

­ 

directors’ remuneration at 20%; 

­ 

income derived from provision of advisory services, accounting, advertising, data processing, 
market research, recruiting and management control services at 20%; 

­ 

income form independent services at 20 

Foreigners carrying on an economic activity in Poland can apply for 19% tax. 

2. Taxes on capital 

There is no wealth tax. Non­residents who own immovable property located in Poland are subject 
tom real estate tax

. 

3. Real Estate Tax 
The tax rates, which are fixed by the municipal councils may not exceed: 

­ 

PLN 0,63 per m 

2 

for land used in businesses; 

­ 

PLN 0,31 per m 

2 

for other land; 

­ 

PLN 0,52 per m 

2 

for dwellings 

­ 

PLN 17,42 per m 

2 

for buildings used in businesses 

­ 

PLN 5,62 per m 

2 

for other buildings; 

­ 

2% of the value of fixed installations. 

4. Polish brackets 

Tax base 

in Polish zlotys (PLN) 

over 

below 

Tax amount in zlotys 

37,024 

19 per cent of the tax base less 530,08 

37,024 

74,048 

6,504.48 plus 30 percent of surplus over 37,024.00 

74,048 

600,000 

17,611.68 plus 40 per cent of surplus over 74,048.00 

600,000 

227,992.48 plus per cent of surplus over 600,000 

5. Social Security Contributions 

Social security contribution 

Financed by Employer 

Financed by Employee 

As a percentage of 

the tax base in total 

Pension 

9,76 

9,76 

19,52 

Disability 

6,50 

6,50 

13 

Sickness 

­ 

2,45 

2,45 

Accident 

0,97 – 3,86 

­ 

0,97 – 3,86 

Labour Fund 

2,45 

­ 

2,45 

Total 

20,64 

18,71 

39,35

Baltic Accountants and Consultants 

STATE AUTHORIZED PUBLIC ACCOUNTANTS 

BIURO AUTORYZOWANYCH AUDYTORÓW I KONSULTANTÓW 

Kurt Iversen Baltic Accountants and Consultants 
Poland 01­524 WARSZAWA, Al. Wojska Polskiego 11 
Tel; + 48 22 869 06 66, fax: + 48 22 869 06 60 
Paweł Trojanek 

Page 5 of 5