10

www.gazetapodatkowa.pl

Gazeta Podatkowa nr 93 • 19.11.2007 r.

RACHUNKOWOŚĆ DLA KAŻDEGO

Rachunkowość jednostki obejmuje m.in. okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą

inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Tak wynika z art. 4 ust. 3 ustawy

o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.). Inwentaryzacja stanowi zatem

ważny element rachunkowości.

Cele inwentaryzacji

Jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie

i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy (art. 4 ust. 1

ustawy o rachunkowości). Sytuację majątkową, finansową i wynik finansowy jednostki

obrazuje sprawozdanie finansowe sporządzone za dany rok obrotowy. Obraz wynikający

ze sprawozdania będzie rzetelny i wiarygodny tylko wtedy, gdy dane zamieszczone w spra-

wozdaniu finansowym są zgodne ze stanem faktycznym aktywów i pasywów ustalonym

w drodze inwentaryzacji.

Nie można uznać rocznego sprawozdania finansowego za wiarygodne i rzetelne,

jeżeli zostało ono sporządzone na podstawie danych z ewidencji księgowej niepotwier-

dzonych inwentaryzacją. Stan wynikający z prowadzonej ewidencji księgowej trzeba

obowiązkowo skonfrontować (porównać) ze stanem rzeczywistym.

Inwentaryzacja zawiera odpowiedź na pytanie, czy to, co jednostka ma w ewidencji

księgowej, jest prawdą? Czy w ewidencji księgowej są ujęte wszystkie składniki majątku,

które jednostka posiada? Ponadto podczas inwentaryzacji sprawdzić można, czy wszystkie

składniki, które figurują w księgach, są rzeczywiście na stanie. W przypadku gdy stan fak-

tyczny jest wyższy od stanu ewidencyjnego, mamy do czynienia z nadwyżkami, a gdy jest

niższy od stanu ewidencyjnego – z niedoborami. Różnice inwentaryzacyjne należy wyjaśnić,

ustalić odpowiedzialność osób, którym powierzono mienie, oraz rozliczyć w księgach roku,

na który przypadał termin inwentaryzacji.

Podczas inwentaryzacji ustalić można również rzeczywistą wartość składników majątku,

ocenić ich przydatność w działalności. Składniki zepsute, uszkodzone, przeterminowane,

niechodliwe, powinny zostać objęte odpisami aktualizującymi ich wartość.

Co ważne, inwentaryzacja daje możliwość sprawdzenia, czy w ciągu roku w ewidencji

księgowej nie zostały popełnione jakieś błędy wynikające z pomyłek księgowości lub innych

komórek jednostki. Lepiej „wyłapać” takie błędy w trakcie rocznej inwentaryzacji i od razu

je skorygować, niż odkryć je po kilku latach. Można dzięki temu uniknąć dokonywania

korekty kosztów czy przychodów uwzględnianych w rachunku podatkowym, a co za tym

idzie składania zeznań korygujących zeznania podatkowe za lata ubiegłe i ponoszenia

sankcji w postaci odsetek.

Dopiero po potwierdzeniu stanu poszczególnych składników majątku oraz wy-

jaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic (niedoborów i nadwyżek) stwierdzonych

w wyniku inwentaryzacji, stan ewidencyjny można uznać za prawidłowy. Sprawozdanie

finansowe sporządzone w oparciu o tak „urealnione” zapisy w księgach rachunkowych

będzie przedstawiało rzeczywisty obraz jednostki.

Terminy inwentaryzacji

Są trzy metody inwentaryzacji: spis z natury, potwierdzenie sald (z bankami i kontrahen-

tami) oraz weryfikacja danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami. Trzeba

pamiętać, że składniki majątku, które nie są objęte inwentaryzacją w drodze spisu

z natury czy potwierdzenia sald, należy zinwentaryzować drogą weryfikacji. Dotyczy

to też tych składników majątku, które np. nie podlegają spisowi z natury w danym roku.

Co do zasady inwentaryzacja powinna nastąpić na ostatni dzień każdego roku obro-

towego. Z uwagi na spiętrzenie prac związanych z zamknięciem ksiąg rachunkowych na

koniec roku ustawodawca dopuścił rozpoczęcie inwentaryzacji niektórych składników

3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończenie do 15. dnia następnego roku.

Wówczas jednak ustalenie stanu nastąpić powinno przez dopisanie lub odpisanie od stanu

stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów

(zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem

ustalenia stanu z ksiąg rachunkowych. Przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych

nie może być ustalony po dniu bilansowym.

Na podstawie art. 26 ustawy o rachunkowości przedstawiamy w formie tabelarycznej

terminy i metody inwentaryzacji dla poszczególnych rodzajów składników majątkowych

– przy założeniu, że rok obrotowy jednostki pokrywa się z rokiem kalendarzowym.

Terminy i metody rocznej inwentaryzacji w jednostkach, w których rok obrotowy po-

krywa się z rokiem kalendarzowym, przedstawia tabela obok.

Dlaczego nie wolno lekceważyć

rocznej inwentaryzacji?

Zauważmy, że kierownik jednostki zawiera umowę z biegłym rewidentem badającym

sprawozdanie finansowe jednostki za dany rok obrotowy w terminie umożliwiającym mu

udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych. Dlatego też po zawarciu

umowy o badanie sprawozdania należy poinformować biegłego rewidenta o terminach

inwentaryzacji.

Odpowiedzialność za inwentaryzację

Inwentaryzacja jest częścią składową rachunkowości. Ustawodawca przypisał inwen-

taryzacji ważną rolę, co wynika z przepisów o odpowiedzialności określonych w ustawie

o rachunkowości. Wyłączną odpowiedzialnością za przeprowadzenie inwentaryzacji w dro-

dze spisu z natury obarczył kierownika jednostki (art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości).

Kierownik jednostki nie może obowiązku związanego ze spisem z natury składników

majątku scedować na żadną inną osobę. Oczywiście spis przeprowadzić mogą inne osoby

(a nawet firmy zajmujące się tym usługowo), jednak odpowiedzialność za spis z natury

ponosi tylko kierownik jednostki.

Należy dodać, że kierownik może powierzyć przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze

potwierdzenia sald i drodze weryfikacji innej osobie za jej zgodą – wówczas ponosi wspólną

odpowiedzialność wraz z tą osobą za prawidłowy przebieg tych czynności.

O odpowiedzialności karnej mówi art. 77 ustawy o rachunkowości. Z przepisu tego

wynika, że kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:

1) nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub

podawania w tych księgach nierzetelnych danych,

2) niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami

ustawy lub zawarcia w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych

– podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.

Częste niedopatrzenia dotyczące rocznej inwentaryzacji, jak np. spisywanie stanu fak-

tycznego zapasów z ewidencji magazynowej, uznawanie tzw. milczącego potwierdzenia

salda należności od kontrahenta, niedokonywanie weryfikacji składników majątku, które

powinny być nią objęte – powodować mogą nierzetelność danych w ewidencji księgowej

i, co za tym idzie, sprawozdania finansowego. Trzeba więc mieć na względzie, że staranne

i sumienne dopełnienie obowiązków w zakresie inwentaryzacji nie tylko leży w interesie

jednostki, ale też zapewnia spokój osobom odpowiedzialnym za rachunkowość.

Dorota Przybyszewska

Termin

inwentaryzacji

Rodzaj składnika

Metoda

inwentaryzacji

Na dzień

31.12.2007 r.

– aktywa pieniężne znajdujące się w jednostce,

– papiery wartościowe,

– rzeczowe składniki aktywów obrotowych od-

pisywane w koszty w momencie zakupu (wytwo-

rzenia), produkty w toku

spis

z natury

Na dzień

31.12.2007 r.,

z tym że inwen-

taryzację można

rozpocząć

od października

2007 r. i zakoń-

czyć do 15 stycz-

nia 2008 r.

– rzeczowe składniki aktywów obrotowych

znajdujące się na terenie niestrzeżonym lub znaj-

dujące się na terenie strzeżonym, lecz nieobjęte

ewidencją ilościowo-wartościową,

– środki trwałe znajdujące się na terenie niestrze-

żonym, z wyjątkiem gruntów i środków trwa-

łych, do których dostęp jest znacznie utrudniony,

– maszyny i urządzenia wchodzące w skład

środków trwałych w budowie, znajdujące się na

terenie niestrzeżonym,

– składniki aktywów, będące własnością innych

jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przecho-

wania, przetwarzania lub używania

Raz w roku

– zapasy towarów i materiałów (opakowań) obję-

tych ewidencją wartościową w punktach obrotu

detalicznego jednostki,

– zapasy drewna w jednostkach prowadzących

gospodarkę leśną

Raz w ciągu

2 lat

zapasy materiałów, towarów, wyrobów goto-

wych, półproduktów znajdujące się w strzeżo-

nych składowiskach i objęte ewidencją ilościowo-

-wartościową

Raz w ciągu

4 lat

środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wcho-

dzące w skład środków trwałych w budowie,

znajdujące się na terenie strzeżonym

Na dzień

31.12.2007 r.,

z tym że inwen-

taryzację można

rozpocząć

od października

2007 r. i zakoń-

czyć do 15 stycz-

nia 2008 r.

– aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach

bankowych,

– aktywa finansowe i inne składniki aktywów

powierzone do przechowania kontrahentom

jednostki,

– należności, w tym udzielone pożyczki, z wy-

jątkiem tytułów publicznoprawnych, należności

wątpliwych, spornych, a w bankach należności

zagrożonych, należności od pracowników

w drodze

potwierdzenia

stanu tych

aktywów

Na dzień

31.12.2007 r.,

z tym że inwen-

taryzację można

rozpocząć

od października

2007 r. i zakoń-

czyć do 15 stycz-

nia 2008 r.

– środki trwałe, do których dostęp jest znacznie

utrudniony,

– grunty,

– należności sporne i wątpliwe, a w bankach

również należności zagrożone,

– należności i zobowiązania wobec osób niepro-

wadzących ksiąg rachunkowych,

– należności i zobowiązania z tytułów publiczno-

prawnych,

– inne aktywa i pasywa, których zinwentaryzo-

wanie w drodze spisu z natury lub uzgodnienie

z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe

w drodze

weryfikacji