SYSTEM SUBSKRYPCJI MAGAZYNU "BAJCIK"

Przykład zaczerpnięty z: Yourdon E., Argila C.: "Analiza obiektowa i projektowanie". WNT 2000

Mała niezależna gazeta o nazwie "Bajcik" zajmująca się problemami oprogramowania, postanowiła

zlecić zaprojektowanie nowego systemu zarządzania subskrypcjami. W redakcji pracuje jeszcze stary
system, korzystający z różnych pakietów arkuszy, edytorów i baz danych działających na Macintoshu.
Wszystko to jednak wymknęło się spod kontroli. Sama koncepcja zarządzania subskrypcjami jest dość
prosta, ale liczba szczegółów ogromna.

Bajcik jest miesięcznikiem: typowe wydanie miesięczne składa się z 5-10 artykułów napisanych

przez jednego lub kilku autorów i poświęconych inżynierii oprogramowania. Autorzy nie otrzymują
wynagrodzenia za swoje artykuły, a jedynie roczną bezpłatną subskrypcję w dowód uznania ich
wysiłków. Jeśli autor ma już subskrypcję, to data jej wygaśnięcia jest przedłużana o rok. W pięcioletniej
historii działania miesięcznika większość autorów napisała tylko jeden artykuł, choć kilku napisało
więcej. Kierownictwo chciałoby zachować ślad tych informacji, aby uniknąć publikowania więcej niż
jednego lub dwóch artykułów tego samego autora w ciągu roku.

"Bajcik" ma doradczy komitet redakcyjny. Niektórzy z jego członków również mogą być niekiedy

autorami. Komitet redakcyjny jest zwykle powoływany na rok lub dwa i w tym czasie jego członkowie
również otrzymują grzecznościową subskrypcję na magazyn. Komitet redakcyjny przegląda
dostarczone artykuły, jak również sugeruje wydawcy "Bajcika" i kierownikowi wydania tematy do
następnego numeru. Wskazuje również ewentualnych autorów artykułów na te tematy.

Jak w wypadku większości magazynów, tematy są planowane na kilka miesięcy do przodu. Tak więc

wydawca ma do czynienia z wieloma wydaniami i autorami jednocześnie. Otrzymuje również nie
zamówione artykuły od wielu byłych autorów, aktualnych (tych, którzy właśnie piszą do magazynu) i
potencjalnych (tych, którzy ewentualnie będą pisać) .

"Bajcik" jest sprzedawany w subskrypcji. Większość subskrypcji dotyczy jednego roku, ale

przyjmowane są również subskrypcje na okresy dłuższe lub krótsze niż rok na zasadzie prostego
podziału proporcjonalnego rocznej ceny subskrypcji. Pismo ma tylko kilka tysięcy subskrybentów, z
których większość stanowią subskrybenci instytucjonalni. Jeśli chodzi o subskrybentów
indywidualnych, to wysyła się magazyn na ich adres domowy w zwykłych brązowych opaskach.
Większość z tych klientów ma subskrypcję na jeden egzemplarz. Zdarza się jednak, że duże firmy
zamawiają kilka egzemplarzy; wtedy wszystkie egzemplarze są wysyłane do tej samej osoby. (Niekiedy
firma nie życzy sobie, żeby w subskrypcji by o nazwisko pracownika. W takiej sytuacji magazyn jest
przesyłany na nazwę firmy, na przykład Biblioteka Techniczna). Z subskrypcją grupową wiąże się
zwykle niewielki rabat, jednak przeważająca większość subskrybentów płaci cenę standardową. (Należy
pamięta , że cena standardowa różni się dla subskrypcji z Ameryki Płn. i dla subskrypcji zagranicznej,
gdyż muszą być pokryte wyższe koszty wysyłki).

Zdarza się, że w wypadku subskrypcji na kilka egzemplarzy firma prosi, żeby poszczególne

egzemplarze były wysyłane do konkretnych osób. Oczywiście ważne jest wówczas zachowanie śladu
"głównego" subskrybenta, od którego nadejdzie zapłata i do którego należy adresowa wszelką
korespondencję. W zasadzie egzemplarze te są wysyłane do wielu osób w ramach jednej "siedziby" (tj.
jednego oddziału lub działu, zlokalizowanego pod adresem korporacji). Bywa jednak, że egzemplarze są
wysyłane do poszczególnych osób w różnych siedzibach danej firmy. Tak czy inaczej wydawcy opłaca
się określenie subskrybentów w ramach siedziby oraz różnych siedzib powiązanych z daną organizacją.

Większość zamówień subskrypcji dociera do wydawcy bezpośrednio od subskrybenta. Wydawca

współpracuje również z kilkoma agencjami lub biurami obsługi subskrypcji, takimi jak EBSCO, Faxon i
Readmore. Agencje te otrzymują małą prowizję za obsługę subskrypcji, co wydawca raczej ukrywa
przed subskrybentem. Oznacza to jednak, że musi zachować lad zarówno ceny "detalicznej", jaką jest
obciążany subskrybent, jak i prowizji płaconej agencji.

Magazyn jest też rozprowadzany w kilku innych krajach przez dystrybutorów mających niemal

wyłączne prawo do rynku tego magazynu na swoim terytorium. Dystrybutorzy otrzymują nieco większy
rabat przy hurtowej wysyłce magazynów (poza zapłatą za koszty wysyłki, które mogą by znaczne),
który następnie dzielą na swoich subskrybentów. Na ogół zanim dochodzi do umowy między
dystrybutorem a wydawcą, w kraju dystrybutora istnieją już "bezpośredni" subskrybenci i "Bajcik" sam
bezpośrednio kontynuuje obsługę tych subskrypcji. Dystrybutor powinien ponadto dostarczyć wydawcy
nazwiska i adresy swoich subskrybentów (na wypadek, gdyby chciał wycofać się z interesu).
Dotychczas praktyka ta nie była przestrzegana, ale wydawca chce to wyegzekwować po wprowadzeniu
nowego systemu.

Jak już mówiliśmy, współpracujący z wydawcą autorzy i członkowie komitetu redakcyjnego

otrzymują dodatkowo jednoroczną subskrypcję magazynu; ponadto wydawca zapewnia ograniczoną
liczbę dodatkowych grzecznościowych subskrypcji uznanym specjalistom w dziedzinie
oprogramowania, jak również kilku przyjaciołom i krewnym pracowników. Ta lista subskrypcji
grzecznościowych jest co pewien czas przeglądana, a niektóre z nich usuwane. Jest również okresowo
sprawdzana w celu potwierdzenia, że dana osoba chce nadal otrzymywać grzecznościowy numer
"Bajcika".

Duży procent istniejących subskrybentów odnawia subskrypcję z roku na rok. Odnowienie następuje

zwykle po otrzymaniu zawiadomienia, które wydawca zaczyna rozsyłać kilka miesięcy przed datą
rzeczywistego wygaśnięcia subskrypcji. W ostatnim miesiącu subskrypcji wydawca dołącza do
magazynu dużą notatkę z informacją: "TO JEST TWOJ OSTATNI EGZEMPLARZ".

Przez kilka miesięcy od wygaśnięcia subskrypcji wydawca wysyła zawiadomienia o możliwości

odnowienia subskrypcji. (Zauważmy, że biuro usługowe ze swojej strony także podejmuje wysiłki
zmierzające do uzyskania odnowienia subskrypcji, poza wysyłaniem listów przez wydawcę).

Prośba subskrybenta o odnowienie subskrypcji może nadejść w kilka miesięcy po przekroczeniu daty

wygaśnięcia; dlatego ważne jest zachowanie rekordów bazy danych na czas nieokreślony.

Płatności za nowe i odnowione subskrypcje są zazwyczaj dokonywane przekazem pocztowym, do

którego jako załącznik może by dołączona oferta subskrypcji lub zawiadomienie o jej odnowieniu.
Zawiadomienia te nie są uważane za "faktury" w normalnym tego słowa znaczeniu.

Niekiedy subskrybenci proszą o wystawienie normalnej faktury z numerem zamówienia zakupu,

żeby móc ją przedłożyć w dziale księgowości firmy w celu dokonania właściwej płatności. Niektórzy
subskrybenci płacą kartą kredytową. W takiej sytuacji wydawca się upiera (ponieważ bank się upiera),
żeby płacąc kartą, subskrybent złożył swój podpis. Oznacza to, że dowód zamówienia lub odnowienia
subskrypcji płaconego kartą kredytową jest zwykle przesyłany faksem lub pocztą.

Poza subskrypcją na cały rok wydawca sprzedaje również ograniczoną liczbę poszczególnych

numerów "Bajcika". Na ogół są to zamówienia na stare wydania. Klient może płacić za nie przekazem,
kartą kredytową lub fakturą. Rzadko zdarzają się zamówienia na kilka egzemplarzy starego wydania. W
takim wypadku klient otrzymuje rabat. Jeszcze rzadziej napływają zamówienia na kilka tysięcy
egzemplarzy danego artykułu. Wtedy klient (najczęściej autor lub sprzedawca, którego produkt
otrzymał dobrą recenzję w danym numerze magazynu) prosi o przygotowanie specjalnego "mini
wydania" magazynu. Każde z tych specjalnych zamówień jest wyceniane oddzielnie, w zależności na
przykład od objętości.

Chociaż liczba subskrybentów nie jest duża, wydawca dysponuje długą listą "przyszłych klientów",

którą tworzy przez lata z rożnych źródeł. Są wśród nich tacy, którzy prosili o egzemplarze okazowe
"Bajcika", a są też tacy, którzy otrzymali "próbną" subskrypcję na kilka miesięcy, ale nie zdecydowali
się przekształcić ją w subskrypcję płatną. Wielu też dostało od wydawcy przesyłki promocyjne, łącznie
z nie zamawianymi egzemplarzami okazowymi i/lub subskrypcjami próbnymi.

Oczywiście wszystkie takie informacje są przydatne dla wydawcy.