Rekompensowanie

nadgodzin

czasem wolnym

10 wskazówek z przykładami

Autor: Piotr Wojciechowski

Kierownik Grupy Wydawniczej: Agnieszka Konopacka-Kuramochi

Wydawca: Agnieszka Gorczyca

Redaktor prowadzący: Kamil Surawski

ISBN 978-83-269-3984-6

Copyright © by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2015

Skład i łamanie: Raster studio

05-071 Sulejówek, ul. Konopnickiej 46, tel. [phone]

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa

tel. [phone], faks 22 617 60 10

Niniejszy e-book chroniony jest prawem autorskim.

Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na

źródło. Zaproponowane w niniejszym poradniku wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich za-

stosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania

nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych.

W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w

poradniku wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

3

SPIS TREŚCI

Rekompensowanie godzin nadliczbowych – dobowa i średniotygodniowa

norma czasu pracy 5
Udzielanie czasu wolnego na wniosek pracownika

6

Udzielenie czasu wolnego z inicjatywy pracodawcy (bez wniosku)

8

Mieszane metody rekompensowania nadgodzin

9

Wynagrodzenie za czas wolny udzielony w zamian za pracę w godzinach

nadliczbowych 9

4

REKOMPENSOWANIE GODZIN NADLICZBOWYCH CZASEM WOLNYM

WSTĘP

Jakie są najczęstsze błędy popełniane przez pracodawców w zakresie rekompensowania pra-
cy w nadgodzinach czasem wolnym?

1. Udzielanie czasu wolnego w niewłaściwym okresie rozliczeniowym
2. Zaniżanie ilości godzin do odbioru
3. Błędne wyliczanie pensji pracownika

Jak ich uniknąć? Podpowiadamy i wyjaśniamy na co pracodawca musi zwrócić uwagę.

5

REKOMPENSOWANIE GODZIN NADLICZBOWYCH CZASEM WOLNYM

Rekompensowanie godzin nadliczbowych – dobowa

i średniotygodniowa norma czasu pracy

Jednym ze sposobów rekompensaty pracy w godzinach nadliczbowych jest udzielenie czasu
wolnego na wniosek pracownika lub z inicjatywy pracodawcy (bez takiego wniosku). Proszę
jednak pamiętać, że obie formy dotyczą rekompensaty godzin nadliczbowych powstających
z tytułu przekroczenia dobowej normy czasu pracy.

Przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy następuje z upływem okresu roz-
liczeniowego, co uniemożliwia rekompensowanie takiej pracy czasem wolnym. A zatem,
w przypadku godzin nadliczbowych średniotygodniowych jedyną formą rekompensaty jest
wypłacenie wynagrodzenia wraz z dodatkiem.

WSKAZÓWKA nr 1:

Rekompensowanie czasem wolnym dotyczy godzin nadliczbowych

powstających z tytułu przekroczenia dobowej normy czasu pracy. W przypadku godzin nad-
liczbowych średniotygodniowych jedyną formą rekompensaty jest wypłacenie wynagrodze-
nia wraz z dodatkiem.

PRZYKŁAD:

Pracodawca prowadzi firmę, gdzie pracownicy pracują od poniedziałku do piątku w go-
dzinach od 8.00 do 16.00. W sobotę 11 kwietnia 2015 r. także musieli pracować? Czy na-
leży im się czas wolny?
Pracownikom nie przysługuje czas wolny. Pracodawca musi udzielić całego innego dnia
wolnego, a nie czasu wolnego.
Pracownikowi, który ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy lub konieczność pro-
wadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia
lub środowiska albo usunięcia awarii, wykonywał pracę w dniu wolnym od pracy wynika-
jącym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, przysługuje w za-
mian inny dzień wolny od pracy. Taki cały dzień wolny należy pracownikowi udzielić do
końca okresu rozliczeniowego, w terminie z nim uzgodnionym. A zatem pracodawca musi
udzielić całego innego dnia wolnego, a nie czasu wolnego.

6

REKOMPENSOWANIE GODZIN NADLICZBOWYCH CZASEM WOLNYM

Udzielanie czasu wolnego na wniosek pracownika

W przypadku rekompensaty pracy w godzinach nadliczbowych na pisemny wniosek pracow-
nika pracodawca udziela czasu wolnego w tym samym wymiarze czasu pracy (w proporcji
1:1), czyli 1 godzina wolna za 1 godzinę nadliczbową).
Wniosek pracownika o odbiór czasu wolnego powinien zawierać:

`

`

datę wystąpienia godzin nadliczbowych,

`

`

ich liczbę oraz

`

`

datę udzielenia czasu wolnego w zamian za nadgodziny.

Jeżeli ilość czasu wolnego udzielanego w zamian za godziny nadliczbowe wyczerpuje całe
dni (np. suma pojedynczych nadgodzin wynosi 8 godzin), wystarczy, że pracownik wskaże
tylko datę – dzień odbioru. W przeciwnym wypadku powinien wskazać także godziny, w ja-
kich chce odebrać czas wolny (jeśli zostaną mu do odbioru 2 godziny, może wskazać, że chce
je odebrać na koniec „dniówki” roboczej).

WSKAZÓWKA nr 2:

Zgodę pracodawcy na odbiór godzin wolnych lub brak tej zgody war-

to zaznaczyć na wniosku pracownika o odbiór czasu wolnego. Zaakceptowany wniosek pra-
codawca dołącza do ewidencji czasu pracy pracownika.

WSKAZÓWKA nr 3:

Co w przypadku gdy pracownik nie wskaże we wniosku, za które

nadgodziny wnioskuje o czas wolny? Po akceptacji wniosku pracownika, pracodawca powi-
nien pomniejszyć pulę nadgodzin z tytułu przekroczenia dobowej normy czasu pracy, o liczbę
wnioskowanych przez pracownika godzin (i udzielić czasu wolnego w terminie wnioskowa-
nym przez pracownika);

WSKAZÓWKA nr 4:

Co w przypadku gdy pracownik nie wskaże we wniosku, terminu,

w którym chciałby odebrać czas wolny za godziny nadliczbowe? W przypadku gdy pracownik
nie wskaże we wniosku terminu, w którym chciałby odebrać czas wolny za godziny nadliczbo-
we, należy poprosić go o ponowne sporządzenie wniosku z precyzyjnym wskazaniem termi-
nu. Samodzielny wybór terminu rekompensaty nadgodzin czasem wolnym przez pracodawcę
może być uznany przez pracownika za przymus i stać się powodem skargi do inspektora pracy.

WSKAZÓWKA nr 5:

Odbiór dobowych godzin nadliczbowych na wniosek pracownika

może nastąpić także po zakończeniu okresu rozliczeniowego, w którym nadgodziny te po-
wstały. Żadna regulacja nie przewiduje tu limitów czasowych.

Pracodawca może ograniczyć czas odbioru nadgodzin i wyznaczyć pracownikom składającym
wnioski o odbiór czasu wolnego za godziny nadliczbowe dodatkowe warunki, które powinny
być uwzględnione w tych wnioskach. Przykładowo, może wskazać, że:

`

`

odbiór czasu wolnego za nadgodziny jest niemożliwy w określone godziny, dni, tygo-
dnie czy miesiące,

7

REKOMPENSOWANIE GODZIN NADLICZBOWYCH CZASEM WOLNYM

`

`

pracownik może odebrać czas wolny jedynie poprzez zwolnienie się z części dnia
pracy, nie więcej jednak niż z 2 godzin dziennie.

WSKAZÓWKA nr 6:

Pracodawca może ograniczyć czas odbioru nadgodzin i wyznaczyć

pracownikom składającym wnioski o odbiór czasu wolnego za godziny nadliczbowe dodat-
kowe warunki, które powinny być uwzględnione w tych wnioskach. Tego typu zasady moż-
na też zamieścić w regulaminie pracy.

WSKAZÓWKA nr 7:

W przypadku gdy pracownik z pracodawcą ustali terminy odbio-

ru czasu wolnego jedynie w przybliżeniu, należy pamiętać o tym, że wniosek sporządzony
„w przybliżeniu” zobowiązuje pracownika do ponownego, precyzyjnego ustalenia daty od-
bioru. Najlepiej będzie, jeśli pracownik złoży później ponowny wniosek, konkretyzując ter-
min odbioru czasu wolnego.

WSKAZÓWKA nr 8:

Wniosek pracownika nie wiąże pracodawcy. Pracodawca może więc

całkiem odmówić takiego sposobu rekompensaty lub poprosić pracownika o wskazanie innego
terminu. W przypadku jednak zaakceptowania wniosku po terminie wypłaty wynagrodzenia
za pracę w godzinach nadliczbowych, pracodawca będzie miał obowiązek zrekompensować
pracę nadliczbową przez wypłatę wynagrodzenia wraz z dodatkiem.

Regułą w prawie pracy jest, aby wnioski o odbiór czasu wolnego za pracę w godzinach nad-
liczbowych precyzyjnie wskazywały zarówno przepracowane godziny nadliczbowe, które pra-
cownik chce rekompensować czasem wolnym od pracy, jak i terminy ich odbioru. Im bardziej
precyzyjny wniosek pracownika, tym mniejsze niebezpieczeństwo sporu.
Zdarza się jednak, że strony ustalają terminy odbioru czasu wolnego jedynie w przybliżeniu,
np. wskazując miesiąc odbioru, porę roku czy kwartał. Przepisy powszechnie obowiązujące nie
przeszkadzają takim praktykom. Jest to zatem prawnie dopuszczalne. Z działalności nadzorczo-
-kontrolnej inspektorów pracy wynika, że kontrolerzy dopuszczają tak sporządzane wnioski.

Co do zasady, pracodawca nie ma obowiązku zgadzać się na wniosek pracownika o rekompen-
satę nadgodzin czasem wolnym. Może więc całkiem odmówić takiego sposobu rekompensa-
ty lub poprosić pracownika o wskazanie innego terminu. Wniosek pracownika trzeba odebrać
i zaakceptować przed terminem płatności wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbo-
wych. W przeciwnym wypadku pracodawca ma obowiązek zrekompensować pracę nadlicz-
bową przez wypłatę wynagrodzenia wraz z dodatkiem.
Brak wniosku pracownika przy jednoczesnym braku odpowiedniego wynagrodzenia za nad-
godziny w terminie jego płatności może być, w razie kontroli, potraktowany jako niewypła-
cenie pracownikowi należnego wynagrodzenia.

Jeżeli z powodu wcześniejszego rozwiązania umowy odbiór czasu wolnego we wnioskowa-
nym terminie nie będzie możliwy, pracodawca musi zapłacić pracownikowi wynagrodzenie
wraz z dodatkiem. Będzie jednak zwolniony z tego obowiązku, jeśli wraz z pracownikiem

8

REKOMPENSOWANIE GODZIN NADLICZBOWYCH CZASEM WOLNYM

ustali inny termin odbioru czasu wolnego, jeszcze przed rozwiązaniem umowy – np. w okresie
wypowiedzenia. Drugi termin odbioru wolnego za nadgodziny powinien być ustalony w po-
dobnym trybie jak termin pierwotny (tzn. poprzez złożenie przez pracownika wniosku wska-
zującego termin odbioru nadgodzin i akceptację tego wniosku przez pracodawcę).

Udzielenie czasu wolnego z inicjatywy pracodawcy (bez wniosku)

Udzielając czasu wolnego za godziny nadliczbowe bez wniosku pracownika, pracodawca musi
oddać czas wolny w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nad-
liczbowych (w proporcji 1:1,5), czyli 1,5 godziny wolnej za 1 godzinę nadliczbową).
Poza tym rekompensata bez wniosku pracownika musi zostać zrealizowana tylko i wyłącznie
w tym okresie rozliczeniowym, w którym powstały godziny nadliczbowe.

PRZYKŁAD:

Pracownik przepracował w kwietniu 8 godzin nadliczbowych. W firmie przyjęto miesięcz-
ny okres rozliczeniowy. Postanowiono oddać pracownikowi czas wolny bez jego wniosku
w tej sprawie. Co w takim przypadku?
Należy zmniejszyć pracownikowi kwietniowy wymiar czasu pracy o 12 godzin (8 + poło-
wa, czyli 4). Taka rekompensata nie może jednak spowodować obniżenia wynagrodzenia
pracownika w tym miesiącu.

WSKAZÓWKA nr 9:

W przypadku gdy godziny nadliczbowe powstały na tyle późno, że nie

ma możliwości odebrania dnia wolnego w danym okresie rozliczeniowym, a pracownik nie
składa wniosku o odbiór nadgodzin, pracodawcy pozostaje jedynie wypłata wynagrodzenia
wraz z dodatkiem.

PRZYKŁAD:

Pracownik musiał w piątek zostać w pracy o 5 godzin dłużej. W niedzielę wypada ostatni
dzień okresu rozliczeniowego, a pracownik ma wolne soboty i niedziele. Co w takim przy-
padku?
W związku z tym w danym okresie rozliczeniowym pracodawca nie może już polecić pra-
cownikowi odebrania czasu wolnego za nadgodziny. Podobna sytuacja wystąpi, jeśli pra-
cownik zachoruje i będzie na zwolnieniu aż do końca okresu rozliczeniowego.

9

REKOMPENSOWANIE GODZIN NADLICZBOWYCH CZASEM WOLNYM

Mieszane metody rekompensowania nadgodzin

Nie ma przeszkód, aby pracownik złożył wniosek o rekompensatę czasem wolnym jedynie
kilku godzin, które przepracował nadliczbowo. Natomiast reszta czasu wolnego może zostać
udzielona bez jego wniosku, w wymiarze o połowę większym niż pozostała liczba godzin
nadliczbowych.
Nie ma również przeszkód, aby na wniosek pracownika zrekompensować czasem wolnym kil-
ka godzin nadliczbowych, a za pozostałe wypłacić wynagrodzenie ze stosownym dodatkiem.

PRZYKŁAD:

Pracownik przepracował 17 godzin nadliczbowych z powodu przekroczenia dobowej nor-
my czasu pracy w styczniu. Okres rozliczeniowy obowiązujący w zakładzie trwa do końca
marca. Pracownik złożył wniosek o zrekompensowanie pracy nadliczbowej czasem wolnym
w wymiarze 8 godzin w lutym. Pracodawca zaakceptował wniosek. Pozostałą część godzin
(czyli 9) zrekompensował natomiast bez wniosku pracownika, w wymiarze (9 + 4,5), czy-
li 13,5 godziny w marcu.

Wynagrodzenie za czas wolny udzielony w zamian za pracę w godzinach

nadliczbowych

Rekompensowanie pracy w godzinach nadliczbowych czasem wolnym zwalnia pracodawcę
z obowiązku płacenia dodatków. Również za czas wolny udzielony w zamian za pracę w go-
dzinach nadliczbowych na swój wniosek pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.

PRZYKŁAD:

Pracownik przepracował w lutym 15 godzin nadliczbowych i złożył wniosek o ich rekom-
pensatę czasem wolnym w marcu. Wynagradzany jest stawką godzinową.
W lutym, zgodnie z zasadą wynagradzania za pracę wykonaną, ma prawo do normalnego
wynagrodzenia za pełną liczbę przepracowanych godzin (włącznie z 15 godzinami nadliczbo-
wymi). W marcu jego wynagrodzenie będzie również odpowiadało liczbie faktycznie przepra-
cowanych godzin (czyli pracownik nie otrzyma wynagrodzenia za 15 godzin czasu wolnego).

Podobnie będzie wyglądało ustalenie wynagrodzenia za pracę w sytuacji, gdy rekompensata
za pracę w godzinach nadliczbowych czasem wolnym odbywa się bez wniosku pracownika
w proporcji 1 godzina nadliczbowa – 1,5 godziny czasu wolnego. Jedyną różnicą jest koniecz-
ność ustalenia wynagrodzenia za pracę, również za pół godziny w zwiększonej proporcji. Taka
rekompensata nie może pomniejszać pracownikowi wynagrodzenia za pracę.

10

REKOMPENSOWANIE GODZIN NADLICZBOWYCH CZASEM WOLNYM

PRZYKŁAD:

Pracownik wynagradzany stawką godzinową przepracował w lipcu 15 godzin nadliczbo-
wych. Okres rozliczeniowy u pracodawcy obejmuje lipiec i sierpień. W sierpniu pracodaw-
ca postanowił zrekompensować taką pracę czasem wolnym w proporcji 1 do 1,5. W tym
celu zmniejszył sierpniowy wymiar czasu pracy pracownika o 22,5 godziny.
W tej sytuacji pracownik dostanie normalne wynagrodzenie za godziny nadliczbowe prze-
pracowane w lipcu, natomiast w sierpniu, oprócz normalnego wynagrodzenia za przepra-
cowane godziny, otrzyma dodatkowo wynagrodzenie za 7,5 godziny czasu wolnego udzie-
lonego za nadgodziny. Takie wynagrodzenie jest rekompensatą dodatku za dodatkowe
0,5 godziny udzielane bez wniosku pracownika. W przypadku wynagradzania pracowni-
ka stałą stawką miesięczną pracownik zarówno w lipcu, jak i w sierpniu otrzyma swoje
normalne wynagrodzenie bez możliwości jego pomniejszania.

Częstym błędem popełnianym przez pracodawców w związku z oddawaniem pracownikom
czasu wolnego za pracę nadliczbową jest przekonanie, że nie płaci się w tym przypadku za go-
dziny nadliczbowe ani normalnego wynagrodzenia, ani dodatku, lecz wypłaca wynagrodzenie
za udzielony czas wolny od pracy. Nic bardziej mylnego. W myśl art. 80 Kodeksu pracy wy-
nagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Za czas niewykonywania pracy wynagrodzenie
należy się zaś pracownikowi tylko wtedy, gdy przepis szczególny tak stanowi.

ISBN

978-83-269-3984-6

2BC14

WSKAZÓWKA nr 10:

W razie udzielenia na pisemny wniosek pracownika czasu wolnego

od pracy w zamian za nadgodziny pracownikowi nie przysługuje dodatek za pracę w nad-
godzinach. Zachowuje on zaś prawo do normalnego wynagrodzenia za tę wykonaną pracę
w nadgodzinach (art. 1511 § 1 kp), nie zaś do wynagrodzenia za niepłatny udzielony czas
wolny od pracy.