ZASIŁKI CHOROBOWE I INNE ŚWIADCZENIA
I. Problematyka ustalania podstawy wymiaru zasiłków
1. Kiedy wynagrodzenie za pierwszy miesiąc pracy uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku?
1) Pracownik po kilku dniach pracy dostarczył zwolnienie lekarskie (posiada okres wyczekiwania na prawo do zasiłku chorobowego).
Jak ustalić podstawę wymiaru zasiłku?
Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego, do którego prawo powstało w miesiącu podjęcia pracy stanowi uzupełnione wynagrodzenie
za ten miesiąc.
Sposób ustalania podstawy wymiaru świadczeń chorobowych w sytuacji, gdy niezdolność do pracy powstanie w pierwszym miesiącu
zatrudnienia, określa art. 37 ustawy zasiłkowej. W myśl tego przepisu, podstawę wymiaru stanowi wynagrodzenie, które pracownik
osiągnąłby, gdyby przepracował pełny miesiąc kalendarzowy, tzw. wynagrodzenie uzupełnione. Uzupełnienie wynagrodzenia polega
na ustaleniu wysokości wynagrodzenia, jaką pracownik uzyskałby, gdyby przepracował cały miesiąc. Jeżeli pracownik otrzymuje
wynagrodzenie:
• w stałej stawce miesięcznej (w tym również wynagrodzenie godzinowe), jako kwotę uzupełnionego wynagrodzenia
przyjmuje się stawkę określoną w umowie o pracę, pomniejszoną o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez
pracownika,
• zmienne (prowizyjne, akordowe), to uzupełnione wynagrodzenie oblicza się dzieląc kwotę wynagrodzenia osiągniętego za
przepracowane dni robocze przez liczbę tych dni i mnożąc przez liczbę dni obowiązujących do przepracowania w tym
miesiącu,
• mieszane (tj. składnik określony w stałej miesięcznej wysokości oraz składnik zmienny, np. prowizja), to w celu
uzupełnienia wynagrodzenia stosuje się obydwie wymienione powyżej metody.
Przykład
Pracownik zatrudniony od 4 sierpnia 2009 r. chorował w okresie od 11 do 20 sierpnia 2009 r. Podstawę wymiaru zasiłku
chorobowego stanowi uzupełnione wynagrodzenie za sierpień 2009 r., tj. kwota, jaką pracownik uzyskałby, gdyby przepracował
wszystkie obowiązujące w tym miesiącu dni robocze (w okresie od 1 do 31 sierpnia 2009 r.).
2) Czy tak samo należy ustalić podstawę wymiaru zasiłku, gdy pracownik zatrudniony w trakcie miesiąca zachorował w następnym
miesiącu?
Nie. W takim przypadku wynagrodzenia za pierwszy, niepełny miesiąc zatrudnienia nie należy uwzględniać w podstawie wymiaru
chorobówki. Wysokość przysługującego świadczenia chorobowego oblicza się na podstawie uzupełnionego wynagrodzenia za
pierwszy pełny kalendarzowy miesiąc zatrudnienia, tj. za miesiąc, w którym powstało prawo do świadczenia (por. ust. 101
komentarza ZUS do ustawy zasiłkowej dostępnego na stronie internetowej www.zus.pl).
W związku z powyższym, jeżeli pracownik stał się niezdolny do pracy z powodu choroby w drugim miesiącu zatrudnienia, a umowa
o pracę została zawarta w trakcie miesiąca, podstawę wymiaru świadczenia chorobowego stanowi uzupełnione wynagrodzenie za
miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Gdyby umowa o pracę została zawarta od pierwszego dnia miesiąca, to podstawę
wymiaru świadczenia chorobowego stanowiłoby wynagrodzenie za ten miesiąc.
Przykład
Pracownik zatrudniony od 1 lipca 2009 r. chorował przez 10 dni sierpnia 2009 r. Podstawę wymiaru chorobówki stanowiło
wynagrodzenie za lipiec 2009 r., tj. za pierwszy pełny kalendarzowy miesiąc ubezpieczenia.
Gdyby pracownik został zatrudniony np. od 6 lipca 2009 r., to podstawę wymiaru chorobówki przysługującej w sierpniu 2009 r.
stanowiłoby uzupełnione wynagrodzenie za sierpień 2009 r., tj. za pierwszy pełny kalendarzowy miesiąc ubezpieczenia.
2. Zapis w regulaminie premiowania a obliczanie zasiłku opiekuńczego i macierzyńskiego
W regulaminie premiowania ujęliśmy zapis, zgodnie z którym premia nie przysługuje za czas niezdolności do pracy z powodu
choroby. Czy tym samym powinna być uwzględniana w podstawie wymiaru zasiłku opiekuńczego i macierzyńskiego?
Jeżeli premia, o której mowa w pytaniu, jest faktycznie wypłacana za okresy pobierania zasiłku opiekuńczego i macierzyńskiego, to
nie może być uwzględniana w podstawie ich wymiaru.
W podstawie wymiaru zasiłków uwzględnia się oskładowane składniki wynagrodzenia, które nie są wypłacane za okresy ich
pobierania. Wynika to z wyroku Trybunału Konstytucyjnego z dnia 24 czerwca 2008 r., sygn. akt SK 16/06 (Dz. U. nr 119, poz. 771).
Nie ma znaczenia, czy zasady wypłaty składników wynagrodzenia zostały uregulowane w przepisach wewnątrzzakładowych, czy też
nie. Bierze się bowiem pod uwagę fakt, czy dany składnik wynagrodzenia jest oskładkowany oraz, czy jest wypłacany za okresy
pobierania zasiłków.
Jeśli pracodawca określił zasady wypłaty premii w regulaminie premiowania, to przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłków jest
obowiązany kierować się postanowieniami regulaminu.
Określenie w regulaminie premiowania, że premia nie przysługuje za czas niezdolności do pracy z powodu choroby oznacza, że przy
przyznawaniu premii za dany okres (np. miesiąc, kwartał) bierze się pod uwagę okresy choroby pracownika. Do okresu choroby
pracownika zalicza się także okres pobierania świadczenia rehabilitacyjnego, które jest wypłacane za czas choroby. Za okres
niezdolności do pracy z powodu choroby nie można przyjąć dni sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem
rodziny, ani też okresu urlopu macierzyńskiego. Dlatego też należałoby uznać, że premia, o której mowa w pytaniu, jest wypłacana za
okresy pobierania zasiłku opiekuńczego i macierzyńskiego, a tym samym nie można jej uwzględniać przy obliczaniu wysokości tych
zasiłków. W sytuacji, gdy premia faktycznie nie jest wypłacana za te okresy, to (pomimo braku odpowiedniego zapisu w regulaminie)
powinna być uwzględniana w podstawie wymiaru zasiłku opiekuńczego i macierzyńskiego.
3. Składniki wynagrodzenia wypłacane jednorazowo w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych
1) Pracodawca przyznaje w ciągu roku nagrody dla konkretnych pracowników, lub grupy pracowników. Osoby uprawnione
do nagrody oraz wysokość nagród określa uchwała zarządu spółki. Nagrody są przyznawane za wykonanie określonych czynności,
jak np. usunięcie awarii, bilans, zaangażowanie w pracy. Czy nagrody należy wliczać do podstawy wymiaru świadczeń
chorobowych?
Nagrody wypłacane pracownikom jednorazowo za wykonanie określonych prac należy uwzględniać w podstawie wymiaru świadczeń
chorobowych.
Powyższe rozstrzygnięcie wynika z wyroku Trybunału Konstytucyjnego z dnia 24 czerwca 2008 r. Generalnie przy ustalaniu
podstawy wymiaru świadczeń chorobowych uwzględnia się składniki wynagrodzenia, od których uiszczono składkę na ubezpieczenie
chorobowe, a które nie są wypłacane za okresy pobierania tych świadczeń.
Ważne: W podstawie wymiaru świadczeń chorobowych nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, które zgodnie z zapisami
zamieszczonymi w przepisach wewnątrzzakładowych są wypłacane za okresy ich pobierania.
Postanowienie o zachowywaniu prawa do danego składnika wynagrodzenia może być zapisane w umowie o pracę (jeżeli pracodawca
nie ma obowiązku tworzenia regulaminu wynagradzania) lub w uchwale zarządu spółki.
Jeżeli w przepisach wewnątrzzakładowych obowiązujących w firmie (odpowiednio w umowie o pracę lub w uchwale) nie ma zapisu
o wypłacie danego składnika wynagrodzenia za okresy pobierania świadczeń chorobowych, to należy uwzględniać go w podstawie
wymiaru świadczeń. Gdyby jednak pracodawca udokumentował, że jest on wypłacany za okresy absencji chorobowej, to nie
powinien być uwzględniany w podstawie wymiaru świadczeń z tego tytułu (por. ust. 116 komentarza ZUS do ustawy zasiłkowej).
W sytuacji przedstawionej w pytaniu, pracodawca przyznaje nagrody za konkretnie określone czynności wykonywane w okresie
świadczenia pracy. Oznacza to, że nagroda nie jest wypłacana za okresy absencji chorobowej - w czasie nieobecności w pracy
spowodowanej chorobą pracownik nie wykonuje czynności, za które przyznawana jest nagroda. Tym samym kwotę nagrody należy
uwzględniać w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych. Ponieważ pracodawca nie określa w uchwale za jaki okres nagroda
została przyznana, należy doliczyć ją do wynagrodzenia za miesiąc, w którym została wypłacona.
Przykład
Pracownik otrzymuje wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości. W maju 2009 r. otrzymał nagrodę uznaniową za usunięcie
awarii. W okresie od 20 do 31 sierpnia 2009 r. chorował, nabywając prawo do wynagrodzenia chorobowego. Podstawę wymiaru
chorobówki stanowiło przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od sierpnia 2008 r. do lipca 2009 r., z tym że
wynagrodzenie za maj 2009 r. zostało zwiększone o kwotę wypłaconej nagrody.
2) Czy w zakładzie pracy może wystąpić sytuacja, w której jedna nagroda będzie wliczana do podstawy wymiaru świadczeń, a inna
nie?
Tak. Jak już wyjaśniliśmy w odpowiedzi na pierwsze pytanie, o tym czy nagroda powinna być uwzględniana w podstawie wymiaru
świadczeń chorobowych, czy też nie, decyduje fakt wypłaty tej nagrody za okresy absencji chorobowej.
Jeżeli nagroda została wypłacona za konkretne czynności wykonane przez pracownika, to zawsze zostanie uwzględniona w podstawie
wymiaru świadczeń. Natomiast nagroda wypłacona niezależnie od wkładu pracy pracownika - bez względu na okresy jego
nieobecności w pracy spowodowane absencją chorobową - nie powinna być wliczana do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych.
Przykład
Pracownik w styczniu 2009 r. otrzymał nagrodę za dobre wyniki sprzedaży w roku poprzednim, na które miała wpływ praca
wszystkich pracowników działu sprzedaży (bez względu na to, czy któryś z nich korzystał w tym roku ze zwolnień lekarskich). W
lipcu 2009 r. otrzymał nagrodę za przygotowanie magazynu do inwentaryzacji.
W okresie od 17 do 21 sierpnia 2009 r. chorował, nabywając prawo do wynagrodzenia chorobowego. Podstawę jego wymiaru
stanowiło przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres od sierpnia 2008 r. do lipca 2009 r. W podstawie nie uwzględniono nagrody
wypłaconej w styczniu 2009 r., natomiast nagroda wypłacona w lipcu 2009 r. została doliczona do wynagrodzenia za ten miesiąc.
Zwracamy uwagę! Nie wlicza się do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych składników wynagrodzenia, które nie są
uzależnione bezpośrednio od indywidualnego wkładu pracy pracownika, ale od wyników grupy pracowników lub całego zakładu
pracy i wypłacane niezależnie od absencji chorobowej pracownika. Ponadto nie uwzględnia się składników wynagrodzenia
przyznawanych niezależnie od oceny pracy pracownika, na których przyznanie i wypłatę nie ma wpływu okres pobierania świadczeń.
Chodzi tu o składniki wynagrodzenia wypłacane pracownikowi pomimo pobierania przez niego świadczeń chorobowych, takie jak
jednorazowe nagrody za ukończenie szkoły (studiów) albo z okazji ślubu lub urodzenia się dziecka pracownika.
4. Czy uzupełniać wynagrodzenie przyjmowane do obliczenia chorobówki w razie niepłatnej przepustki?
Czy przy ustalaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego należy uzupełniać wynagrodzenie za miesiąc, w którym
pracownik korzystał z trzygodzinnej przepustki i nie otrzymał wynagrodzenia za te godziny?
Nie. Wynagrodzenie za miesiąc, w którym pracownik korzystał z kilkugodzinnej przepustki, wlicza się do podstawy wymiaru
świadczeń chorobowych w kwocie faktycznie wypłaconej, tj. bez uzupełniania.
Zgodnie z art. 38 ust. 2 pkt 2 ustawy zasiłkowej, uzupełnieniu podlega wynagrodzenie za miesiąc, w którym pracownik nie osiągnął
wynagrodzenia wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych (choćby za jeden dzień), ale przepracował w tym
miesiącu co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy. Wynagrodzenie za miesiąc, w którym pracownik przepracował mniej
niż połowę obowiązującego go czasu pracy wyłącza się przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń chorobowych (przyjmując
wynagrodzenie za mniejszą liczbę miesięcy).
Ważne: Uzupełnieniu podlega wynagrodzenie za miesiąc, w którym wystąpiła usprawiedliwiona nieobecność w pracy, za którą
pracownik nie otrzymał wynagrodzenia (np. choroba, urlop bezpłatny), pod warunkiem, że przepracował w tym miesiącu co najmniej
połowę obowiązującego go czasu pracy.
Zasady uzupełniania wynagrodzenia, uwzględnianego w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych, reguluje art. 37 ust. 2 ustawy
zasiłkowej (patrz też str. 15). Przepisy ustawy zasiłkowej nie przewidują uzupełniania wysokości „dziennego” wynagrodzenia. Stąd
też kilkugodzinna nieobecność w pracy w ciągu dnia roboczego, za którą pracownik nie otrzymał wynagrodzenia, nie powoduje
konieczności uzupełniania wynagrodzenia miesięcznego.
Przykład
Pracownik, któremu w umowie o pracę określono wynagrodzenie akordowe, choruje przez 5 dni września 2009 r. W podstawie
wymiaru wynagrodzenia chorobowego należy uwzględnić m.in. wynagrodzenie:
• za maj 2009 r., w którym przez 3 dni chorował (z obowiązujących 20 dni przepracował 17 dni) i uzyskał wynagrodzenie
w wysokości 2.119,71 zł (kwota pomniejszona o składki na ubezpieczenia społeczne),
• za lipiec 2009 r., w którym korzystał z trzygodzinnej niepłatnej przepustki i uzyskał wynagrodzenie w wysokości 2.191,77 zł
(kwota pomniejszona o składki na ubezpieczenia społeczne).
Do obliczenia wysokości chorobówki za 5 dni września 2009 r. należy przyjąć uzupełnione wynagrodzenie za maj 2009 r.
w wysokości 2.493,78 zł, tj. 2.119,71 zł : 17 dni x 20 dni. Natomiast wynagrodzenie za lipiec 2009 r. należy uwzględnić w kwocie
faktycznie wypłaconej, tj. 2.191,77 zł.
II. Zasady wypłaty zasiłków
1. Wypłata zasiłku opiekuńczego za okres opieki sprawowanej przez ojca nad noworodkiem
1) Pracownik przedłożył zaświadczenie lekarskie stwierdzające, że żona po porodzie przebywa w szpitalu. Czy należy wpłacić
pracownikowi zasiłek opiekuńczy z tytułu sprawowania opieki nad noworodkiem, jeżeli w br. wraz z żoną wykorzystał już limit 60
dni opieki nad starszym dzieckiem?
Pracownikowi należy wypłacić zasiłek opiekuńczy z tytułu sprawowania opieki nad noworodkiem za okres, w którym matka,
korzystająca z urlopu macierzyńskiego, wymaga opieki szpitalnej ze względu na stan zdrowia uniemożliwiający jej sprawowanie
osobistej opieki nad dzieckiem, nie dłużej jednak niż do ukończenia przez dziecko 8 tygodni życia. Dodatkowy zasiłek opiekuńczy,
o którym mowa, może być wypłacony pracownikowi tylko wówczas, gdy matka dziecka korzysta z urlopu macierzyńskiego.
Powyższe wynika z art. 32a ustawy zasiłkowej. W myśl tego przepisu, w okresie korzystania przez pracownicę z urlopu
macierzyńskiego w wymiarze 8 tygodni po porodzie i jej pobytu w szpitalu, ubezpieczonemu ojcu dziecka przysługuje dodatkowo,
niezależnie od zasiłku określonego w art. 32 i 33 ustawy zasiłkowej, zasiłek opiekuńczy w wymiarze do 8 tygodni (56 dni).
Warunkiem do wypłaty zasiłku jest przerwanie zatrudnienia (lub innej działalności zarobkowej) w celu sprawowania osobistej opieki
nad dzieckiem. Dodatkowy zasiłek opiekuńczy przysługuje z tytułu osobistego sprawowania opieki nad noworodkiem, którego matka
w okresie urlopu macierzyńskiego przebywa w szpitalu. Okresu wypłaty dodatkowego zasiłku opiekuńczego nie wlicza się do limitu
60 dni wypłaty zasiłku opiekuńczego w roku kalendarzowym. Pracownik może skorzystać z prawa do dodatkowego zasiłku bez
względu na to, że w danym roku wraz z żoną wykorzystali już okres płatności zasiłku opiekuńczego.
Ważne: Dodatkowy zasiłek opiekuńczy może być wypłacany za okres pobytu matki dziecka w szpitalu, nie dłużej niż do czasu
wykorzystania przez nią 8 tygodni urlopu macierzyńskiego po porodzie.
W sytuacji, gdy matka dziecka po wykorzystaniu 8 tygodni urlopu macierzyńskiego po porodzie nadal będzie przebywała w szpitalu,
to urlop macierzyński może zostać przerwany (art. 180 § 62 K.p.) na okres, w którym z urlopu tego korzystać będzie pracownik -
ojciec wychowujący dziecko. Przy czym pracownik-ojciec wychowujący dziecko, będzie mógł skorzystać z urlopu macierzyńskiego
w wymiarze odpowiadającym okresowi pobytu matki dziecka w szpitalu, nie dłużej jednak niż do wykorzystania pełnego wymiaru
urlopu macierzyńskiego (art. 180 § 61 K.p.). W tym okresie matka dziecka - po przerwaniu urlopu macierzyńskiego i przedłożeniu
zaświadczenia lekarskiego ZUS ZLA - będzie uprawniona do świadczeń chorobowych, tj. odpowiednio do wynagrodzenia lub zasiłku
chorobowego. Po wyjściu ze szpitala, ponownie rozpocznie korzystanie z urlopu macierzyńskiego, o ile nie został wykorzystany limit
tego urlopu. Łączny wymiar urlopu macierzyńskiego (wykorzystany przez oboje rodziców) nie może bowiem przekroczyć wymiaru
określonego w art. 180 § 1 K.p., tj. przykładowo 20 tygodni (140 dni) w przypadku urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie.
Przykład
śona pracownika w dniu 26 maja 2009 r. wraz z dzieckiem urodzonym 22 maja 2009 r. została wypisana ze szpitala. Z uwagi na stan
zdrowia ponownie przebywała w szpitalu od 28 maja do 4 sierpnia 2009 r. (69 dni). W tym okresie pracownik sprawował osobistą
opiekę nad dzieckiem i z tego tytułu otrzymał:
• dodatkowy zasiłek opiekuńczy w wysokości 80% podstawy wymiaru za okres od 28 maja do 16 lipca 2009 r. (50 dni), tj.
do wykorzystania przez żonę 8 tygodni urlopu macierzyńskiego po porodzie,
• urlop i zasiłek macierzyński w wysokości 100% podstawy wymiaru za okres od 17 lipca do 4 sierpnia 2009 r. (19 dni), tj. za
okres po przerwaniu urlopu macierzyńskiego przez żonę, do dnia jej wyjścia ze szpitala i powrotu na urlop macierzyński.
Za okres od 17 lipca do 4 sierpnia 2009 r. żona pracownika, na podstawie zaświadczenia lekarskiego ZUS ZLA, otrzymała zasiłek
chorobowy w wysokości 70% podstawy jego wymiaru.
2) Jakie dokumenty należy przedłożyć ubiegając się o dodatkowy zasiłek opiekuńczy?
W celu wypłaty dodatkowego zasiłku opiekuńczego pracownik powinien przedłożyć, obok wypełnionego wniosku ZUS Z-15:
• zaświadczenie lekarskie o pobycie matki dziecka w szpitalu (w praktyce będą to dwa dokumenty: jeden stwierdzający fakt
przyjęcia matki dziecka do szpitala, drugi potwierdzający datę wypisania ze szpitala),
• oświadczenie pracownika o pobieraniu przez matkę dziecka zasiłku macierzyńskiego w okresie 8 tygodni po porodzie.
Aby otrzymać zasiłek macierzyński za okres sprawowania opieki nad dzieckiem, w czasie pobytu matki dziecka w szpitalu,
pracownik przedkłada skrócony odpis aktu urodzenia dziecka oraz zaświadczenie o dacie przyjęcia matki dziecka do szpitala (nie
będzie wymagane w razie korzystania z zasiłku opiekuńczego przed przejściem na urlop i zasiłek macierzyński). Ponadto przedkłada
zaświadczenie pracodawcy o przerwaniu urlopu macierzyńskiego przez matkę dziecka, zawierające informacje o okresie
przysługującego oraz wypłaconego matce dziecka zasiłku macierzyńskiego.
Ważne: Pracownika-ojca dziecka, któremu przyznano prawo do zasiłku macierzyńskiego, należy pouczyć o obowiązku
niezwłocznego poinformowania płatnika zasiłku o wypisaniu matki dziecka ze szpitala oraz udokumentowaniu daty wypisu.
W celu przerwania wypłaty zasiłku macierzyńskiego za okres pobytu w szpitalu (po wykorzystaniu 8 tygodni po porodzie) matka
dziecka przedkłada pracodawcy zaświadczenie o przyjęciu do szpitala. Jeżeli płatnikiem zasiłku jest ZUS, dodatkowo składa
zaświadczenie pracodawcy o przerwaniu urlopu macierzyńskiego.
Na wniosek matki dziecka pracodawca pozostawia w aktach kserokopię zaświadczenia o dacie przyjęcia pracownicy do szpitala,
poświadczoną za zgodność z oryginałem. Natomiast oryginał zaświadczenia zwraca w celu przedłożenia go pracodawcy ojca dziecka
(na jego podstawie pracodawca udzieli urlopu i dokona wypłaty zasiłku macierzyńskiego).
2. Odmowa wypłaty zasiłku za okres nieprawidłowego wykorzystywania zwolnienia lekarskiego
Za jaki okres wypłacić pracownikowi zasiłek chorobowy w sytuacji, gdy otrzymaliśmy wiadomość, że w czasie zwolnienia
lekarskiego przez kilka dni świadczył pracę w innej firmie? Czy powinniśmy przeprowadzić kontrolę wykorzystywania zwolnienia, a
jeżeli tak, to na czym polega taka kontrola?
Pracownik wykonujący w okresie orzeczonej niezdolności do pracy pracę zarobkową traci prawo do zasiłku chorobowego za cały
okres tego zwolnienia (art. 17 ust. 1 ustawy zasiłkowej). Jednakże podstawą do odmowy wypłaty zasiłku chorobowego nie może być
wiadomość o nieprawidłowym wykorzystywaniu zwolnienia lekarskiego. Pracodawca powinien posiadać protokół kontroli, w którym
zostało ustalone, że pracownik wykorzystuje zwolnienie od pracy w sposób niezgodny z celem tego zwolnienia. Na podstawie
protokołu pracownik nie otrzyma zasiłku chorobowego za cały okres zwolnienia lekarskiego (nawet, jeżeli kontrola została
przeprowadzona w ostatnich dniach orzeczonej nim niezdolności do pracy).
Prawo do kontroli pracowników pod względem prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy posiada pracodawca, który jest
uprawniony do wypłaty zasiłków. Jeżeli nie wypłaca zasiłków, to kontrolę zwolnień przeprowadza ZUS. Szczegółowe zasady i tryb
kontroli określają przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad
i trybu kontroli… (Dz. U. nr 65, poz. 743).
Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich ZUS ZLA polega na ustaleniu czy pracownik w okresie orzeczonej
niezdolności do pracy:
• nie wykonuje pracy zarobkowej,
• nie wykorzystuje zwolnienia lekarskiego od pracy w sposób niezgodny z jego celem.
Pracodawca możne również, w myśl § 6 ww. rozporządzenia, przeprowadzać kontrolę wykorzystywania zwolnień lekarskich
wystawionych z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny. W
trakcie kontroli takiego zwolnienia ustala się, czy:
• pracownik w okresie orzeczonej nim opieki nie wykonuje pracy zarobkowej,
• pracownik nie wykorzystuje zwolnienia lekarskiego od pracy niezgodnie z jego celem,
• poza pracownikiem nie ma innych członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, mogących
zapewnić opiekę (nie kontroluje się prawidłowości wykorzystywania zwolnienia wystawionego z tytułu sprawowania
osobistej opieki nad chorym dzieckiem w wieku do 2 lat).
Ważne: Kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy dokonuje się w miarę potrzeb, bez ustalania z góry
stałych jej terminów. Kontrola może być nasilona w okresach, w których występuje zwiększona absencja chorobowa (§ 7
rozporządzenia).
Pracodawca zleca kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy, wystawiając osobie kontrolującej imienne
upoważnienie, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia (druk jest też dostępny na naszej stronie internetowej
www.gofin.pl). Upoważnienie uprawnia do wykonywania kontroli w miejscu zamieszkania pracownika, w miejscu jego czasowego
pobytu, jak też w miejscu zatrudnienia (§ 8 ww. rozporządzenia).
W przypadku gdy osoba kontrolująca stwierdzi, że pracownik w okresie orzeczonej niezdolności do pracy wykonuje pracę zarobkową
bądź wykorzystuje zwolnienie lekarskie od pracy w sposób niezgodny z jego celem, sporządza protokół z przeprowadzonej kontroli.
W protokole opisuje, przy wykonywaniu jakich czynności zastał kontrolowanego pracownika, tj. na czym polegało nieprawidłowe
wykorzystywanie przez niego zwolnienia lekarskiego od pracy. Protokół przedkłada następnie pracownikowi w celu wniesienia przez
niego ewentualnych uwag - § 9 ww. rozporządzenia. Nie sporządza się protokołu kontroli, jeśli w jej trakcie ustalono, że pracownik
prawidłowo wykorzystywał zwolnienie lekarskie od pracy.
Ważne: Jeżeli po przeprowadzeniu kontroli powstaną wątpliwości związane z oceną prawidłowości wykorzystywania zwolnienia
lekarskiego, należy o ich wyjaśnienie zwrócić się do ZUS. W razie sporu ZUS wyda decyzję, od której przysługiwać będzie
odwołanie do Sądu Pracy i Ubezpieczeń Społecznych (§ 10 rozporządzenia).
Przykład
Pracownik chorował w okresie od 6 lipca do 4 sierpnia 2009 r. Niezdolność do pracy została orzeczona trzema zwolnieniami
lekarskimi, wystawionymi na okres:
• od 6 do 15 lipca (10 dni) - dostarczone 13 lipca,
• od 16 do 29 lipca (14 dni) - dostarczone 23 lipca,
• od 30 lipca do 4 sierpnia (6 dni) - dostarczone 5 sierpnia.
W dniu 27 lipca 2009 r. pracodawca zlecił kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnienia wystawionego na okres od 16 do 29
lipca 2009 r. Osoby kontrolujące zastały pracownika w trakcie wykonywania prac remontowych w mieszkaniu sąsiada, uznały więc,
że pracownik wykorzystuje zwolnienie od pracy w sposób niezgodny z jego celem. Na podstawie ustaleń kontroli pracownik utracił
prawo do zasiłku chorobowego za cały okres kontrolowanego zwolnienia, tj. od 16 do 29 lipca 2009 r.
Do obowiązków pracodawcy należy także formalna kontrola zaświadczeń lekarskich, polegająca na sprawdzeniu czy zaświadczenie
nie zostało sfałszowane, a także czy zostało wydane zgodnie z przepisami w sprawie zasad i trybu wystawiania zaświadczeń
lekarskich. Jeżeli w wyniku kontroli pracodawca podejrzewa, że zaświadczenie lekarskie zostało sfałszowane, występuje do lekarza
leczącego o wyjaśnienie sprawy. Podejrzenie o wystawienie zaświadczenia lekarskiego niezgodnie z przepisami upoważnia
pracodawcę do wystąpienia o wyjaśnienie sprawy do ZUS. Tak wynika z § 3 i 4 ww. rozporządzenia.
3. Wypłata wynagrodzenia chorobowego po rozwiązaniu umowy o pracę
Pracownik po rozwiązaniu umowy o pracę dostarczył zwolnienie lekarskie obejmujące ostatnie dni, w których miał świadczyć pracę,
oraz kilka dni po rozwiązaniu umowy. Za dni nieobecności nie otrzymał wynagrodenia. Czy powinniśmy wypłacić wynagrodzenie
chorobowe? Jeśli tak, to czy powinniśmy skorygować wystawione już pracownikowi świadectwo pracy?
Jeżeli w 2009 r. pracownik nie wykorzystał przysługującego mu limitu 33 (lub 14) dni wynagrodzenia chorobowego, to za dni
niezdolności do pracy przypadające w okresie zatrudnienia przysługiwało mu wynagrodzenie chorobowe (art. 92 K.p.). Nie ma
znaczenia, że przed dokonaniem wypłaty tego wynagrodzenia został rozwiązany stosunek pracy. Za okres choroby trwającej po
ustaniu zatrudnienia byłemu pracownikowi może przysługiwać zasiłek chorobowy wypłacany przez ZUS. Dlatego też pracodawca
powinien przekazać do ZUS zwolnienie lekarskie (pozostawiając w aktach jego kserokopię) wraz z zaświadczeniem ZUS Z-3, w celu
wypłaty zasiłku chorobowego za okres niezdolności do pracy trwającej po rozwiązaniu stosunku pracy.
Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy zasiłkowej, świadczenia chorobowe przysługują osobie, która stała się niezdolna do pracy w czasie
trwania ubezpieczenia chorobowego (zatrudnienia). Natomiast prawo do zasiłku chorobowego po ustaniu zatrudnienia przysługuje
dopiero wówczas, gdy nie zachodzą okoliczności określone w art. 13 ustawy zasiłkowej. Stąd też, zasiłek chorobowy nie będzie
przysługiwał za okres choroby trwającej po ustaniu zatrudnienia np. wówczas, gdy osoba niezdolna do pracy ma ustalone prawo
do emerytury lub renty z tytułu niezdolności do pracy, albo kontynuuje (lub podejmie) działalność zarobkową stanowiącą tytuł
do objęcia ubezpieczeniem chorobowym albo zapewniającą prawo do świadczeń za okres niezdolności do pracy z powodu choroby.
Zasiłku chorobowego po ustaniu zatrudnienia nie otrzyma też osoba uprawniona do zasiłku dla bezrobotnych, zasiłku
przedemerytalnego lub świadczenia przedemerytalnego, a także osoba podlegająca obowiązkowo ubezpieczeniu społecznemu
rolników. Powyższego nie stosuje się do osób uprawnionych do renty rodzinnej, renty wypłacanej na podstawie przepisów prawa
cywilnego (np. wyrównawczej), a także renty socjalnej.
Ważne: Pracodawca, bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników, ustala prawo i dokonuje wypłaty wynagrodzenia
chorobowego za okres choroby trwającej w czasie zatrudnienia. Prawo do zasiłku chorobowego za okres niezdolności do pracy
trwającej po ustaniu zatrudnienia ustala wyłącznie ZUS.
Odpowiadając na drugie pytanie wyjaśniamy, że pracodawca powinien wystawić nowe świadectwo pracy. Świadectwo pracy
powinno spełniać wymogi określone w przepisach prawa. Brak informacji dotyczącej wypłaty wynagrodzenia za czas niezdolności do
pracy spowoduje, iż będzie ono wadliwe ze względu na treść.
W świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu
rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych
i uprawnień z ubezpieczenia społecznego, w tym dotyczące:
• liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe ze środków pracodawcy oraz
• okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy
ustalaniu prawa do emerytury lub renty, do których zalicza się m.in. okresy pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności
do pracy wypłaconego na podstawie przepisów Kodeksu pracy.
Tak stanowi art. 97 § 2 K.p. oraz § 1 ust. 1 pkt 7 i 12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r.
w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy… (Dz. U. nr 60, poz. 282 z późn. zm.).
4. Zwrot do ZUS zasiłków pobranych nienależnie przez pracownika
Czy pracodawca będący płatnikiem zasiłku, jest zobowiązany do zwrotu nienależnie wypłaconego pracownikowi zasiłku
chorobowego?
Jeżeli zasiłek chorobowy został pobrany nienależnie z winy pracownika, to pracownik jest zobowiązany do zwrotu pobranych kwot
wraz z odsetkami w wysokości i na zasadach określonych przepisami prawa cywilnego (art. 84 ust. 1 ustawy o sus). Gdyby zasiłek
chorobowy został pracownikowi wypłacony nienależnie z winy pracodawcy, który np. nieprawidłowo ustalił podstawę wymiaru
zasiłku (powodując tym samym nadpłatę zasiłku), to obowiązek zwrotu nadpłaconej kwoty zasiłku ciążyłby na pracodawcy.
Wówczas pracodawca byłby zobowiązany do korekty złożonych do ZUS dokumentów rozliczeniowych oraz do dopłaty składek na
ubezpieczenia społeczne. Rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne nie podlegają bowiem kwoty zasiłków
wypłaconych przez płatnika bezpodstawnie (art. 46 ust. 2 ustawy o sus).
Definicja nienależnie pobranych świadczeń z ubezpieczenia społecznego (w tym również zasiłków chorobowych) została określona
w art. 84 ust. 2 ustawy o sus. Zgodnie z tym przepisem, za kwoty nienależnie pobranych świadczeń uważa się:
• świadczenia wypłacone mimo zaistnienia okoliczności powodujących ustanie prawa do świadczeń albo wstrzymanie ich
wypłaty w całości lub w części, jeżeli osoba pobierająca świadczenie była pouczona o braku prawa do ich pobierania,
• świadczenia przyznane lub wypłacone na podstawie nieprawdziwych zeznań lub fałszywych dokumentów albo w innych
przypadkach świadomego wprowadzenia w błąd organu wypłacającego świadczenia przez osobę pobierającą świadczenia.
Ważne: Pracownik, który pobrał nienależne świadczenie jest obowiązany do jego zwrotu wraz z odsetkami w wysokości i na
zasadach określonych przepisami prawa cywilnego.
Potwierdza to także przepis art. 66 ust. 2 ustawy zasiłkowej. W świetle tego przepisu nienależnie wypłacona z winy pracownika
kwota zasiłku podlega potrąceniu z należnych pracownikowi zasiłków bieżących oraz z innych świadczeń z ubezpieczeń społecznych.
Jeżeli pracownik na bieżąco nie jest uprawniony do świadczeń, kwota nienależnie wypłaconych zasiłków podlega ściągnięciu
w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
ZUS nie żąda zwrotu nienależnie pobranych świadczeń z ubezpieczeń społecznych za okres dłuższy niż ostatnie 12 miesięcy, jeżeli
osoba pobierająca świadczenia zawiadomiła płatnika o zajściu okoliczności powodujących ustanie prawa albo wstrzymanie wypłaty
świadczeń, a mimo to były one nadal wypłacane. W pozostałych przypadkach nie można żądać zwrotu świadczeń za okres dłuższy
niż ostatnie 3 lata (art. 84 ust. 3 ustawy o sus).
Dochodzenie zwrotu nienależnie pobranych świadczeń chorobowych następuje na podstawie decyzji ZUS.
Pracodawca, który ustali, że pracownik w trakcie pobierania zasiłku chorobowego wykonywał pracę zarobkową, powinien przekazać
do ZUS posiadane przez siebie dowody potwierdzające fakt świadczenia pracy przez pracownika, występując jednocześnie
z wnioskiem o wydanie decyzji w sprawie nienależnie pobranego zasiłku chorobowego. Po przeanalizowaniu sprawy ZUS wyda
decyzję zobowiązującą pracownika do zwrotu pobranej przez niego kwoty zasiłku. W decyzji wskaże numer konta, na które
pracownik powinien zwrócić kwotę nienależnie pobranego zasiłku wraz z odsetkami. W takiej sytuacji pracodawca nie musi
korygować dokumentów rozliczeniowych, w których zostały wykazane kwoty wypłaconych temu pracownikowi zasiłków.
Zwracamy uwagę! Kwoty nienależnie pobranych świadczeń z ubezpieczeń społecznych podlegają zwrotowi bez odsetek za zwłokę
w sytuacji, gdy pracownik zawiadomi pracodawcę o zajściu okoliczności powodujących ustanie prawa do świadczeń albo
wstrzymanie ich wypłaty, a mimo to świadczenie nadal było wypłacane (art. 84 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).