Niniejszy dokument

Zatwierdzam

jako obowiązujący w

LOGO

[data

zatwierdze

nia]

data

Imię i Nazwisko

– Właściciel/Dyrektor

............................................................

podpis

Dokument jest wydany przez

LOGO/ lub nazwa FIRMY

Wszelkie prawa zastrzeżone. Przedruk, kopiowanie, reprodukowanie w całości lub w częściach tylko za zgodą wydawcy.

LOGO

Nazwa i adres FIRMY

P

R

O

C

E

D

U

R

A

S

y

s

t

e

m

o

w

a

P02.01

wyd.

[data wydania]

str. 1 / stron

11

ilość załączników: 1 + 3 formularze

egz. nr: ...............

Tytuł:

Nadzór

nad dokumentami

Spis treści

1. Cel

................................

................................

................................

................................

................................

...................

2

2. Przedmiot i zakres

................................

................................

................................

................................

...........................

2

3. Definicje

................................

................................

................................

................................

................................

...........

2

4. Odpowiedzialność i uprawnienia

................................

................................

................................

................................

.......

2

5. Sche

mat blokowy

................................

................................

................................

................................

.............................

3

6. Opis postępowania

................................

................................

................................

................................

..........................

4

6.1 Wymagania i zasady ogólne

................................

................................

................................

................................

.......

4

6.1.1 Identyfikacja potrzeb

................................

................................

................................

................................

............

4

6.1.2 Zatwierdzanie i wydawanie dokum

entów i danych

................................

................................

................................

4

6.1.3 Status aktualności

................................

................................

................................

................................

...............

4

6.1.4 Oznaczanie dokumentów

................................

................................

................................

................................

.....

4

6.1.5 Dystrybucja

................................

................................

................................

................................

.........................

4

6.1.6 Zmiany

................................

................................

................................

................................

................................

4

6.1.7 Postępowanie z dokumentami nieaktualnymi

................................

................................

................................

.......

4

6.1.8 Dokumenty na nośnikach elektronicznych

................................

................................

................................

............

5

6.2 Nadzorowanie poszczególnych dokumentów i danych

................................

................................

................................

.

6

6.2.1 Zarządz

enia wewnętrzne

................................

................................

................................

................................

......

6

6.2.2 Karty stanowiska pracy

................................

................................

................................

................................

........

6

6.2.3 Regulamin organizacyjny

................................

................................

................................

................................

.....

6

6.2.4 Księga Jakości

................................

................................

................................

................................

....................

6

6.2.5 Procedury systemowe

................................

................................

................................

................................

..........

6

6.2.6 Normy i przepisy techniczne dotyczące wyrobów

................................

................................

................................

.

8

6.2.7 Przepisy i normy związane z działalnością

................................

................................

................................

...........

8

6.2.8 Dokumentacja techniczna klienta

................................

................................

................................

.........................

8

6.2.9 Dokumentacja konstrukcyjna i technologiczna

................................

................................

................................

.....

9

6.2.10 Instrukcje obsługi maszyn i urządzeń

................................

................................

................................

.................

9

6.2.11 Dokumentacja handlowa

................................

................................

................................

................................

....

9

6.2.12 Dokumentacja zaopatrzeniow

a

................................

................................

................................

...........................

9

6.2.13 Dokumentacja produkcyjna i kontrolna dotycząca realizowanych zleceń

................................

............................

9

6.2.14 Nadzorowanie dokumentów księgowych

................................

................................

................................

............

9

6.2.15 Instrukcje postępowania

................................

................................

................................

................................

.....

9

6.2.16 Formularze

................................

................................

................................

................................

......................

10

7. Dokumenty związane

................................

................................

................................

................................

.....................

10

8. Zapisy

................................

................................

................................

................................

................................

............

11

9. Załączniki

................................

................................

................................

................................

................................

.......

11

10. Zmiany do wydania poprzedniego

................................

................................

................................

................................

11

11. Informacje dodatkowe i postanowienia końcowe

................................

................................

................................

...........

11

LOGO

P02.01, wyd.

[data wydania]

s

tr.

2

z

11

1.

Cel

Zapewnienie,

że

wszelkie

dokumenty

i

dane

wymagane

w

systemie

zarządzania,

w

tym

w

systemie

zarządzania

jakością

są

zawsze

aktualne,

ko

mpletne

i

dostępne

w

miejscach

ich

stosowania.

2.

Przedmiot i zakres

Procedura

ustanawia

zasady

nadzoru

i

odpowiedzialności

za

nadzorowanie

wszystkich

dokumentów

i

danych

związanych

z

działaniami

w

ramach

systemu

zarządzania,

w

tym

odpowiednim

zakresie

ob

ejmuje

dokumenty

zewnętrzne

takie

jak:

normy,

przepisy

i

dokumentację

techniczną klienta.

Nadzór

nad

dokumentacją

obejmuje

opracowanie,

przegląd,

zatwierdzenie

i

wydanie

dokumentów

oraz

aktualizowanie

i

wycofywanie

nieaktualnych.

Dokumenty

i

dane

mogą

mieć

dowolną formę, zależnie od rodzaju nośnika, np. wydruk lub nośniki elektroniczne.

Procedura

dotyczy

wszystkich

dokumentów

o

charakterze

regulującym

lub

zawierających

dane

/

specyfikacje;

system

nadzoru

nad

dokumentami

stanowiącymi

zapisy

jest

usta

lony

w

procedurze P02.02.

3.

Definicje

1.

Dokument:

informacje

zawarte

na

nośniku

informacji

np.

specyfikacja,

rysunek,

procedura,

norma.

2.

Dokumentacja:

grupa dokumentów.

3.

Specyfikacja:

dokument ustalający wymagania.

4.

Odpowiedzialność i uprawnienia

Odpowiedzial

ność

za

nadzorowanie

dokumentów

i

danych

oraz

uprawnienia

do

przeglądu

i

zatwierdzania

poszczególnych

rodzajów

dokumentów

są podane ogólnie na schemacie blokowym

(pkt.

5),

a

następnie

w

opisie

(pkt.

6.2)

oraz

są

zestawione

w

tabeli

odpowiedzialności

za

nad

zorowanie poszczególnych dokumentów lub ich rodzajów w zał. nr 1.

Pełnomocnik

ds.

Zarządzania

Jakością

jest

odpowiedzialny

za

ciągłą

aktualność

i

adekwatność

niniejszej procedury i za doskonalenie procesu nadzoru nad dokumentami.

LOGO

P02.01, wyd.

[data wydania]

s

tr.

3

z

11

5.

Schemat blokowy

O

gól

ne

zasady

nadzor

u;

(

pk

t. 6.1)

.

Tab. odpow

i

e

dzi

al

no

ści

(

w

g za

ł. nr

1)

.

W

y

k

azy

dok

um

e

ntów

.

Li

sty

dy

str

y

bucy

j

ne

.

Potw

i

e

r

dze

ni

e

ak

tual

no

ści

.

Wycof

anie

nieaktualnych,

znis

zczenie lub

zabezpieczenie

Ś

ledzenie aktualnoś

ci

Dys

trybucj

a

(udos

t

ępnianie)

Zatwierdzenie

Identyf

ikacj

a potrzeb

P

rzegl ąd

O

pracowanie

dokum

entu / zm

iany

a

T

N

Czy

potrzebne

zm

iany?

a

LOGO

P02.01, wyd.

[data wydania]

s

tr.

4

z

11

6.

Opis postępowania

6.1

Wymagania i zasady ogólne

6.1.1

Identyfikacja potrzeb

Potrzeby

opracowania

i

wydania

dokumentów

wynikają

z

wymagań

systemu

jakości

w

odniesieniu do zarządzania, wyk

o

nywania i weryfikacji prac mających związek z ja

kością.

Odpowiednie

służby

są

zobowiązane

do

zainicjowania

opracowania

lub

sprowadzenia

(zakupu)

odpowiedniego dokumentu.

6.1.2

Zatwierdzanie i wydawanie dokumentów i danych

Dokumenty

i

dane

przed

wydaniem

muszą

być

poddane

przeglądowi

i

zatwierdzone

prz

ez

uprawniony personel (p. zał. nr 1).

Fakt dokonania przeglądu musi być potwierdzony w dokumencie lub stosownych załącznikach.

O

ile

wyraźnie

nie

zaznaczono

inaczej

odpowiedzialność

za

przegląd

odnosi

się

do

osoby

zatwierdzającej dokument.

6.1.3

Status

aktualności

W

celu

uniknięcia

stosowania

unieważnionych

i/lub

nieaktualnych

wydań

muszą

być

sporządzone

wykazy

dla

poszczególnych

rodzajów

dokumentów,

jednocześnie

w

odniesieniu

do

niektórych

dokumentów

obowiązuje

zasada

okresowego

potwierdzenia

akt

ualności

w

dokume

n

cie

(p. zał. nr 1).

6.1.4

Oznaczanie dokumentów

Każdy

nadzorowany

dokument

musi

posiadać

jednoznaczne

oznaczenie

identyfikacyjne,

które

musi

być

przeniesione

na

każdą

stronę

dokumentu.

Każdy

dokument

musi

posiadać

jednoznaczną

numerację st

ron a łączna ilość stron musi być podana przynajmniej na pierwszej stronie.

6.1.5

Dystrybucja

Dokumenty

i

dane

muszą

być

przekazane

w

miejsca

ich

stosowania

przez

wyznaczone

jednostki

(p.

zał.

nr

1).

Dokumenty

i

dane

są

przekazywane

za

potwierdzeniem

odbi

oru

i

prowadzone

są

wykazy

dokumentacji,

co

zapewnia,

że

unieważnione

lub

nieaktualne

dokumenty

będą

natychmiast

usunięte

ze

wszystkich

miejsc,

w

których

były

wydane

lub

stosowane,

lub

że

co

najmniej zabezpieczone będą przed przypadkowym użyciem.

6.1.6

Zmiany

Jednostki

odpowiedzialne

za

poszczególne

dokumenty

są

zobowiązane

do

śledzenia

aktualności i adekwatności dokumentów oraz wprowadzania zmian.

Zmiany

dokumentów

i

danych

są

poddawane

przeglądom

i

zatwierdzane

przez

te

same

jednostki, które dok

onały pierwszego przeglądu i zatwierdzenia.

Personel,

który

dokonuje

przeglądu

musi

opierać

się

na

odpowiednich

informacjach

źródłowych.

Charakter zmiany musi być przedstawiony w dokumencie lub odpowiednich załącznikach.

6.1.7

Postępowanie z dokument

ami nieaktualnymi

Nieaktualne

dokumenty

muszą

być

wycofane

z

miejsc

ich

stosowania

lub

zabezpieczone

przed

użyciem.

Jednostki

prowadzące

dystrybucję

dokonują

stosownych

adnotacji

w

rejestrach

dystrybucyjnych

o wycofaniu i / lub zniszczeniu doku

mentów.

Nieaktualne

dokumenty

o

ile

są

przechowywane

muszą

być

wyraźnie

oznakowane

napisem

„nieaktualny”.

Wymagania

dotyczące

wycofania

i

niszczenia

dokumentów

nieaktualnych

oraz

wymagania

dotyczące

przechowywania

zdezaktualizowanych

egzemplarzy

źródł

owych

wynikają

z

pkt.

6.2

i

zał.

nr 1.

LOGO

P02.01, wyd.

[data wydania]

s

tr.

5

z

11

6.1.8

Dokumenty na nośnikach elektronicznych

W

przypadku

stosowania

nośników

elektronicznych

muszą

być

określone

zasady

dostępu

czynnego i

biernego oraz metody zabezpieczeń przed utratą danych.

LOGO

P02.01, wyd.

[data wydania]

s

tr.

6

z

11

6.2

Nadzorowanie poszcz

ególnych dokumentów i danych

6.2.1

Zarządzenia wewnętrzne

Zarządzania

są

aktami

normatywnymi

regulującymi

całokształt

działalności

Przedsiębiorstwa

i

wprowadzającymi

dalsze

regulujące

dokumenty

takie

jak

Księga

Jakości,

procedury,

instrukcje,

re

gulaminy.

Zarządzenia są przeglądane i zatwierdzane przez

Właściciela

.

Ewidencję i dystrybucję wszystkich wydanych Zarządzeń prowadzi Pełnomocnik.

Przekazywanie

zarządzeń

następuje

wg

rozdzielnika

podanego

w

zarządzeniu

i

za

potwierdzeniem.

W

styczniu

każdego

roku

Pełnomocnik

emituje

listę

aktualnych

zarządzeń

i

rozpowszechnia

do

kierowników jednostek organizacyjnych.

Wszyscy

użytkownicy

są

zobowiązani

do

wycofania ze zbioru zdezaktualizowanych Zarządzeń i

ich zniszczenia lub wyraźn

ego oznakowanie napisem „NIEAKTUALNE”

Zdezaktualizowane egzemplarze wzorcowe Pełnomocnik przechowuje bezterminowo.

6.2.2

Karty stanowiska pracy

Karty

stanowiska

pracy

określają

zakresy

zadań,

odpowiedzialności

i

uprawnień

personelu.

Wydawane

są

dla

wszystk

ich

stanowisk

pracy.

Sporządzane

są

indywidualnie

w

każdym

przypadku przy przyjęciu pracownika lub zmianie stanowiska pracy.

Karty stanowiska pracy są podpisywane przez

Właściciela

i

pracownika.

Rozdzielnik obejmuje: kadry i pracownika.

6.2.3

Regulamin org

anizacyjny

Regulamin

organizacyjny

ustala

zasady

zarządzania,

strukturę

organizacyjną,

ramowy

podział

zadań i uprawnień oraz wymagania dotyczące kwalifikacji personelu.

Regulamin zatwierdzany jest przez

Właściciela

.

6.2.4

Księga Jakości

Księga

jakości

o

pisuje

System

Zarządzania

Jakością,

procesy

systemu

zarządzania

jakością,

procedury

i

podaje

zarządzające

wymagania

dotyczące

administrowania

działaniami

związanymi

z

jakością w odniesieniu do ustanowionej polityki i przyjętych wymagań.

Księgę

Jakości

opracowuje,

aktualizuje

i

rozpowszechnia

Pełnomocnik

ds.

Zarządzania

Jakością.

Przegląd i zatwierdzenie Księgi należą do odpowiedzialności i uprawnień

Właściciela

.

Szczegółowe zasady nadzorowania Księgi Jakości są zawarte w Księdze Jakości.

6.2.5

Proc

edury systemowe

Procedury systemowe stanowią dokumenty określające odpowiedzialność, uprawnienia

i

sposób postępowania w stosunku do procesów systemu zarządzania, ich części lub wzajemnie

powiązanych działań dotyczących wielu procesów systemu zarządza

nia.

1. Proces opracowywania i wydania.

a)

Pełnomocnik określa potrzeby opracowania procedur lub ich zmian.

b)

Pełnomocnik koordynuje proces opracowania projektu dokumentu przez zainteresowane

służby.

c)

Zweryfikowany i uzgodniony dokument podlega ostatecznemu prz

eglądowi i zatwierdzeniu

przez

Właściciela

.

Uwaga

: potwierdzenia uzgodnień stanowią integralną część procedury.

2. Forma i struktura procedur.

Wszystkie

procedury

muszą

być

opracowane

i

wydane

w

obowiązującej

formie

i

strukturze:

dokładnie takiej jak

ą zastosowano w niniejszej procedurze.

LOGO

P02.01, wyd.

[data wydania]

s

tr.

7

z

11

3. Dystrybucja.

Dystrybucję prowadzi Pełnomocnik. Fakt przekazania musi być potwierdzony w Karcie

dystrybucji (formularz FP02.01

–

1).

4. Aktualność procedur.

W procedurze nie może być żadnych poprawek ani skreśleń.

Śledzenie aktualności procedur, jak również ich ciągłej adekwatności należy do

odpowiedzialności osób wskazanych w każdej procedurze jako odpowiedzialnych za nadzór nad

stosowaniem procedury.

Jakiekolwiek potrzeby uaktualnienia muszą być zgłoszone do Pełno

mocnika.

5. Postępowanie z procedurami zdezaktualizowanymi.

Procedury wycofane jako nieaktualne są niszczone i fakt ten musi być odnotowany w karcie

dystrybucji z tym, że dla celów archiwalnych musi być przechowywany egzemplarz Nr 1 przez

okres 3 lat. Egz

emplarz ten musi być wyraźnie oznakowany napisem „Nieaktualny”.

6. Egzemplarze poza kontrolą zmian.

Dopuszcza się wydawanie egzemplarzy informacyjnych nie objętych kontrolą zmian.

Te procedury muszą być wyraźnie oznakowane na każdej stronie napisem „Egzemplarz

informacyjny

–

nie podlega kontroli zmian”.

Uwaga: Zaleca się stosowanie odpowiedniej pieczęci.

7. Indeks procedur

Indeks procedur jest nadawany wg następującego systemu:

P

xx

.

yy

wyd.

ddmmrr

Data wydania procedury

Kolejny numer w zbiorze

xx

Numer rozdziału Księgi jakości, do którego

przyporządkowana jest procedura:

01 Odpowiedzialność kierownictwa

02 Zarządzanie procesami i struktura systemu zarządzania

03

Zarządzania zasobami

04 Marketing, planowanie i projektowanie

05 Zakupy

06 Produkcja i działalność handlowa

07 Nadzorowanie środków produkcyjnych i pomiarowych

08 Monitorowanie i pomiary

09 Doskonalenie

Procedura systemowa

LOGO

P02.01, wyd.

[data wydania]

s

tr.

8

z

11

6.2.6

Normy i przepisy techniczne

dotyczące wyrobów

Nadzór nad normami i przepisami technicznymi sprawuje

Właściciel

.

Nadzór obejmuje:



identyfikację potrzeb na podstawie własnych analiz i zgłoszeń innych służb,



zgromadzenie odpowiedniego zbioru,



dystrybucję do wszystkich służb gdzie mają z

astosowanie,



śledzenie aktualności i wycofywanie norm i przepisów nieaktualnych.

Uwagi

:

1.

Kierownik

Administracyjny

prowadzi

rejestr

posiadanych

norm

i

przepisów,

w

tym

prowadzi

rejestry dystrybucji.

2.

Stosowane egzemplarze są opatrywane pieczęcią firmową i nu

merem egzempl

a

rza;

Wzór pieczęci:

6.2.7

Przepisy i normy związane z działalnością

Na

przepisy

i

normy

zawiązane

z

działalnością

składają

się

przepisy

prawne

dotyczące

zatrudnienia, bezpieczeństwa pracy, ochrony środowiska i inne właściwe.

Nadzór

nad tymi przepisami obejmuje:



identyfikację potrzeb na podstawie własnych analiz i zgłoszeń innych służb,



zgromadzenie odpowiedniego zbioru,



dystrybucję do wszystkich służb gdzie mają zastosowanie,



śledzenie aktualności i wycofywanie norm i przepisów niea

ktualnych.

a odpowiedzialność dotyczy odpowiednio następujących służb;



Księgowy (przepisy dot. księgowości),



Dyrektor Handlowy

(przepisy dot. kadr),



Kierownik Techniczny

(przepisy dot. bhp i ppoż.),



Właściciel

(przepisy dot. ochrony środowiska).

6.2.8

Dokumenta

cja techniczna klienta

Status dokumentacji musi być jednoznacznie wykazany w danych zawartych w umowie

(zamówieniu) lub protokole przekazania.

Weryfikacja dokumentacji klienta jest prowadzona w ramach przeglądu umowy co ma być

odnotowane w karcie

przeglądu umowy wg procedury P04.03.

Zaleca się, aby w ramach uzgodnień z klientem dążyć do uzyskania możliwości wykonywania

kopii co umożliwi przechowywanie egzemplarzy wzorcowych. Jednocześnie zaleca się, aby

egzemplarze robocze przekazywane do rea

lizacji wraz ze zleceniem były opatrzone pieczęcią wg

poniższego wzoru:

LOGO

do użytku wewnętrznego

Egz. Nr..............................

LOGO

Dokumentacja Zleceniodawcy

Egz. Nr ....................................................

Zlecenie ...............................................

..........

.....................................................

...............................................................

Włączona przez:

imię i nazwisko, data, podpis

LOGO

P02.01, wyd.

[data wydania]

s

tr.

9

z

11

6.2.9

Dokumentacja konstrukcyjna i technologiczna

Dokumentacja

konstrukcyjna

i

technologiczna

obejmuje

dokumentację

podstawową

dla

każdej

grupy wyrobów i następnie inst

rukcje technologiczne i plany sterowania procesem.

Zakres i systematyka dokumentacji jest podana w procedurze P04.02.

Odpowiedzialnym

za

nadzorowane

dokumentacji

konstrukcyjnej

i

technologicznej

jest

Kierownik

Techniczny

.

6.2.10

Instrukcje obsługi maszyn i u

rządzeń

Instrukcje

obsługi

mają

być

wydane

dla

wszystkich

maszyn

i

urządzeń zainstalowanych na stałe

lub

przenośnych,

tam

gdzie

takie

instrukcje

są

wymagane

przepisami

prawa

lub

gdzie

brak

takich

instrukcji

mógłby

spowodować

ryzyko

nieprawidłowego

wyk

onania

pracy

lub

zagrożenie

bezpieczeństwa pracy.

W procesie identyfikacji potrzeb opracowania tych instrukcji uczestniczą:



Kierownik

Techniczny

identyfikuje

potrzeby

wynikające

z

technicznych

aspektów

eksploatacji

urządzeń

w

obszarze

nadzorowanej

pr

odukcji

i

identyfikuje

wymagania

prawne i zagrożenia dotyczące bezpieczeństwa.

.

W wyniku powyższych analiz wydawane są następujące dokumenty:

a)

Wykaz stanowisk pracy, zagrożeń, oceny ryzyka i wymagań dot. środków zapobiegawczych:

opracowuje

Kierownik Techn

iczny

; w odniesieniu do wymagań chodzi o zidentyfikowanie

również obowiązku pisemnych instrukcji.

b)

Wykaz i zbiór instrukcji obsługi urządzeń zapewnia lub poleca wykonanie

Właściciel

.

Uwagi:

1.

Instrukcje obsługi i bhp powinny się znajdować przy urządzeniach.

2.

Przy

dopuszczaniu

do

pracy

personel

ma

być

zapoznany

z

instrukcją

co

ma

być

potwierdzone

w „Karcie potwierdzeń” (formularz FP02.01

–

3).

3.

Instrukcje obsługi i bhp mogą być wydane jako dokumenty połączone.

6.2.11

Dokumentacja handlowa

Nadzorowanie dokum

entacji handlowej (umowy, oferty) jest omówione w procedurze P04.03.

6.2.12

Dokumentacja zaopatrzeniowa

Listy dostawców, zamówienia, stany zapasów są omówione w procedurze P05.01.

6.2.13

Dokumentacja produkcyjna i kontrolna dotycząca realizowanych zleceń

Nadz

orowanie

dokumentacji

produkcyjnej

i

kontrolnej

związanej

z

przepływem

zleceń

produkcyjnych jest omówione w procedurze P06.01.

6.2.14

Nadzorowanie dokumentów księgowych

System

nadzoru

nad

dokumentami

księgowymi

wynika

z

obowiązujących

przepisów.

Główny

Księg

owy identyfikuje ew. potrzeby wydania wspomagających instrukcji wewnętrznych.

6.2.15

Instrukcje postępowania

Instrukcje

są

niezbędne,

jeżeli

regulacje

proceduralne

nie

są

wystarczająco

szczegółowe,

jak

również

zawsze,

gdy

zostaną

zidentyfikowane

potrzeby

jed

noznacznej

standaryzacji

przebiegu

operacji lub określenia szczegółowych warunków technicznych lub kryteriów.

Za wydanie instrukcji są odpowiedzialni Kierownicy pionów, Główny Księgowy i

Pełnomocnik.

Instrukcje

przed

wydaniem

muszą

być

uzgodnione

z

Pełnomocnikiem,

co

powinno

być

potwierdzone

w

instrukcji,

a

jednocześnie

Pełnomocnik

wprowadza

instrukcję

do

centralnego

rejestru dokumentów systemowych.

LOGO

P02.01, wyd.

[data wydania]

s

tr.

10

z

11

Indeks instrukcji jest następujący:

IN .

jw

nn

,

dd.mm.rr

data wydan

ia instrukcji

kolejny numer w zbiorze

jw

symbol jednostki wydającej wg schematu

organizacyjnego .

Instrukcja

o ile to będzie właściwe, to na stronie tytułowej instrukcji należy podać przyporządkowanie

do odpowiedniej procedury lub

rozdz. Księgi jakości.

6.2.16

Formularze

Obowiązujące formularze są przywoływane w procedurach i ewentualnie instrukcjach oraz w

zestawieniach działowych.

Dla formularzy przywołanych w procedurach obowiązuje następujący system oznaczenia w stopce

dokumentu:

FP

xx . yy

–

nn

,

dd.mm.rr

data wydania formularza

kolejny numer w zbiorze

Pxx.yy

procedura, z której wywodzi się formularz

formularz

Dalsze formularze powinny być powiązane lub wprowadzane odnośnymi instrukcjami. Identyfikacj

a

tych formularzy jest następująca:

F

jwnn

,

xx

dd.mm.rr

data wydania (rewizji)

kolejny numer w zbiorze

jwnn

numer instrukcji wprowadzającej formularz

formularz

7.

Dokumenty związane

Na dzień wydania procedury nie zidentyfik

owano potrzeb dalszych uszczegółowień. Ewentualne

dalsze uszczegółowienie mogą być zawarte w instrukcjach:

1.

Instrukcja(e) serii IN.DF nn dotyczące dokumentów księgowych.

2.

Instrukcja(e) serii IN.DH nn dotyczące dokumentów handlowych.

LOGO

P02.01, wyd.

[data wydania]

s

tr.

11

z

11

8.

Zapisy

Wykazy i rejestry

dystrybucyjne dokumentów.

9.

Załączniki

1.

Tabela odpowiedzialności za nadzorowanie dokumentów

-

zał. nr 1;

2.

Formularz FP02.01

–

1;

3.

Formularz FP02.01

–

2;

4.

Formularz FP02.01

–

3.

10.

Zmiany do wydania poprzedniego

Nie dotyczy

-

jest to pierwsze wydanie.

11.

Informacje dodatkowe

i postanowienia końcowe

1.

Autor procedury:

Stanisław Ziółkowski

2.

Procedura

przed

zatwierdzeniem

została

zweryfikowana

i

uzgodniona

przez

zainteresowane

strony, co jest wykazane poniżej:

Potwierdzenie weryfikacji i uzgodnień treści

procedury

Lp.

Imię i nazwisko

Stanowisko

Data

Podpis

1.

2.

3.

>> Koniec procedury <<

LOGO

Załącznik nr 1 do Procedury P02.01, wyd. 30.03.0

5

str.

1

z

2

Tabela odpowiedzialności z

a nadzorowanie dokumentacji

Lp.

Nazwa (rodzaj) dokumentu

Opracowanie/

aktualizacja

Przegląd/

zatwierdzenie

Dystrybucja

Indeks

Okres

przechowywania

w latach

Uwagi

1.

Zarządze

nia wewnętrzne

Wszystkie

zainteresowane

służby / osoby

D

DQ

Z / nn /rr

DQ

Bezterminowo

Wydawany jest wykaz

obowiązujących

zarzadzeń.

2.

Karty stanowiska pracy

Bezpośredni

przełożony

D

DA

Nr akt personalnych

DA

Bezterminowo

Wydawane dla stanowisk

kierownic

zych,

technicznych i administr.

3.

Regulamin organizacyjny

DQ

D

DQ

RO, dd.mm.rr

DQ

Bezterminowo

Zatwierdzany uchwałą

Zarządu.

4.

Księga Jakości

DQ

D

DQ

KJ

–

nn, dd.mm.rr

DQ / 3

5.

Procedury systemowe

DQ

D

DQ

Pxx.yy wyd.

dd.mm.rr

DQ / 3

6.

Normy i prz

episy techniczne dotyczące

materiałów /

wyrobów

KT/

D

H

KT/DH

KT

Wg dokumentów

Wg potrzeb

Kolumna opracowanie /

aktualizacja dotyczy

zgromadzenia zbioru.

7.

Przepisy i normy związane z

działalnością

Wszystkie

zainteresowane

służby / osoby

–

Wszystkie

zainte

reso

-

wane służby

/ osoby

Wg dokumentów

Wg potrzeb

Kolumna opracowanie /

aktualizacja dotyczy

zgromadzenia zbioru.

8.

Dokumentacja techniczna klienta

–

KT

KT

Wg dokumentów

Wg potrzeb

Przy przyjęciu musi być

sporządzony wykaz

dokumentów.

9.

Dokumentacja k

onstrukcyjna i

technologiczna

K

T

K

T

K

T

Wg numerów

wyrobów

KT

/ 10

p. procedura P04.02

10a.

Instrukcje bhp

KT

KT

KT

IN.DB.nn, dd.mm.rr

KT / 10

10b.

Instrukcje obsługi maszyn

K

T

K

T

K

T

IN.MM

.nn, dd.mm.rr

KT

/ 10

Mogą być wydane jako

połączone, wtedy indeks

IN.DB/MM.nn, dd.mm.rr

11.

Dokumentacja handlowa

Wg procedury P04.03 „Przegląd umowy”

12.

Dokumentacja zaopatrzeniowa

Wg procedury P05.02 „Proces zakupów”

LOGO

Załącznik nr 1 do Procedury P02.01, wyd. 30.03.0

5

str.

2

z

2

Tabela odpowiedzialnoś

ci za nadzorowanie dokumentacj

Lp.

Nazwa (rodzaj) dokumentu

Opracowanie/

aktualizacja

Przegląd/

zatwierdzenie

Dystrybucja

Indeks

Okres

przechowywania

w latach

Uwagi

13.

Dokumentacja produkcyjna i kontrolna

dotycząca realizowanych zleceń

produkcyjnych

Wg procedur

y P06.01 „Nadzorowanie procesów produkcji”

14.

Dokumenty księgowe

Wg obowiązujących przepisów

15.

Instrukcje postępowania

Wszystkie

zainteresowane

służby / osoby

Jednostka wydająca

Jednostka

wydająca

IN.jw.nn, dd.mm.rr

Wg potrzeb

Wymagane uzgodnienie

z

DQ.

16.

Formularze

Wg ustaleń pkt. 6.2.16 niniejszej procedury