Spis treści.........................................................................................................strona
1. Spis treści.......................................................................................................
Karta zmian
Data opracowania |
Opis zmian |
01.09.2006 |
Pierwsza wersja procedury („Procedura nadzoru nad dokumentami”) |
..........2007 |
Włączenie treści „Procedury nadzoru nad zapisami” do „Procedury nadzoru nad dokumentami”, anulowanie „Procedury nadzoru nad zapisami” |
Rozdzielnik
G
H
I
J
X
Przedmiot procedury
Przedmiotem procedury jest określenie trybu postępowania podczas:
nadzoru nad następującymi rodzajami dokumentów:
księgą jakości i procedurami,
normą PN-EN ISO 9001:2001 i PN-EN ISO 9000:2006,
przepisami prawa dotyczącymi rachunkowości, finansów, kadr, płac i bhp
normami technicznymi i przepisami prawa dotyczącymi wyrobów,
przepisami wewnętrznymi,
dokumentacją dotyczącą elementów infrastruktury,
nadzoru nad zapisami wymaganymi przez normę PN-EN ISO 9001:2001 oraz normę PN-EN …………….
Opis postępowania
Nadzór nad dokumentami
Nadzór nad księgą jakości i procedurami
W Przedsiębiorstwie określono, udokumentowano i wdrożono tryb postępowania zapewniający nadzór nad księgą jakości i procedurami.
Księga jakości i procedury mają formę elektroniczną (dopuszczalne jest posługiwanie się księgą jakości i procedurami w formie papierowej - np. w związku z bieżącą pracą, dla potrzeb prowadzonego audytu - ale w takim przypadku dokumenty w formie papierowej nie podlegają nadzorowi). Każdy pracownik Przedsiębiorstwa ma dostęp do aktualnej księgi jakości i procedur, które znajdują się w katalogu ISO DOKUMENTACJA ISO.
Etapy opracowywania nowych / wprowadzania zmian do księgi jakości i procedur:
wyznaczenie pracowników odpowiedzialnych za opracowanie dokumentu / zmian do istniejącego dokumentu - Pełnomocnik Zarządu ds. jakości w porozumieniu z Zarządem,
opracowanie dokumentu / zmian do dokumentu - pracownik wyznaczony przez Pełnomocnika Zarządu ds. jakości. Każda dokonana zmiana jest opisana w „Karcie zmian” znajdującej się na pierwszej stronie dokumentu,
przegląd dokumentu - Pełnomocnik Zarządu ds. jakości, Członek Zarządu,
zatwierdzenie dokumentu - Członek Zarządu,
rozpowszechnienie dokumentu nowego lub po zmianach - Pełnomocnik Zarządu ds. jakości informuje pracowników Przedsiębiorstwa o nowym lub zmienionym dokumencie za pośrednictwem poczty elektronicznej,
wycofanie nieaktualnego dokumentu - Pełnomocnik Zarządu ds. jakości przenosi
i przechowuje bezterminowo dokument w katalogu ISO DOKUMENTACJA ISO NIEAKTUALNE,
przechowywanie dokumentu - Pełnomocnik Zarządu ds. jakości w katalogu ISO DOKUMENTACJA ISO.
Księga jakości i procedury są identyfikowane poprzez:
nazwę dokumentu,
datę opracowania w formacie dd.mm.rrrr, będącą jednocześnie wersją dokumentu,
status: „Zatwierdzony” - oznacza dokument zatwierdzony do stosowania lub „Projekt” - oznacza dokument w trakcie opracowywania lub dokonywania zmian lub „Nieaktualny” - oznacza dokument wycofany z użytkowania.
Księga jakości i procedury są wykorzystywane do użytku wewnętrznego Przedsiębiorstwa.
O ewentualnym udostępnieniu księgi jakości i procedur stronom zainteresowanym (np. jednostkom certyfikującym, Klientom) każdorazowo decyduje Członek Zarządu. Dokumenty przekazane stronom zainteresowanym nie podlegają nadzorowi.
Każda zmiana wprowadzona do SZJ wymaga przeglądu księgi jakości i procedur, ich ewentualnej aktualizacji oraz zatwierdzenia nowej wersji. Aktualizacja księgi jakości i procedur wymaga dokonania zapisu w „Karcie zmian”.
Nadzór nad normą ISO 9001:2000 i ISO 9000:2005
Pełnomocnik Zarządu ds. jakości jest odpowiedzialny za:
bieżącą aktualizację normy ISO 9001:2000 i ISO 9000:2005,
przechowywanie aktualnych wersji norm i zapewnienie pracownikom dostępu do nich,
archiwizowanie i zapewnienie dostępu do nieaktualnych wersji norm.
Nadzór nad przepisami prawa dotyczącymi rachunkowości, finansów, kadr, płac i bhp
Pracownicy korzystają z przepisów prawa dostarczanych w postaci:
prenumeraty,
rządowych stron internetowych, zamieszczających aktualne akty prawne.
Główny Księgowy jest odpowiedzialny za:
bieżącą aktualizację przepisów prawa,
przechowywanie aktualnych wersji przepisów prawa i zapewnienie pracownikom dostępu do nich,
przechowywanie lub likwidowanie nieaktualnych wersji przepisów prawa, w przypadku konieczności przechowywania - oznaczenie ich napisem „NIEAKTUALNY”.
Nadzór nad normami technicznymi i przepisami prawa dotyczącymi wyrobów
Specjalista ds. automatyki i hydrauliki górniczej jest odpowiedzialny za:
bieżącą aktualizację norm i przepisów prawa dotyczących wyrobów,
przechowywanie aktualnych wersji norm i przepisów prawa dotyczących wyrobów oraz zapewnienie pracownikom dostępu do nich,
przechowywanie i zapewnienie dostępu - dla celów wynikających z realizowanych umów
i zamówień - do nieaktualnych wersji norm i oznaczonych napisem „NIEAKTUALNY”.
Nadzór nad przepisami wewnętrznymi
Zarząd jest odpowiedzialny za opracowywanie oraz wprowadzanie zmian do przepisów wewnętrznych.
Główny Księgowy jest odpowiedzialny za:
rozpowszechnianie przepisów wewnętrznych,
wycofywanie nieaktualnych wersji przepisów wewnętrznych,
przechowywanie aktualnych wersji przepisów wewnętrznych i zapewnienie pracownikom dostępu do nich,
przechowywanie nieaktualnych wersji przepisów wewnętrznych i oznaczenie ich napisem „NIEAKTUALNY”.
Nadzór nad dokumentacją dotycząca elementów infrastruktury (dokumentacja techniczna oraz instrukcje obsługi: urządzeń, narzędzi, elektronarzędzi, wyposażenia pomiarowego, narzędzi programistycznych)
Serwisant jest odpowiedzialny za przechowywanie i udostępnianie pracownikom dokumentacji technicznej oraz instrukcji obsługi: urządzeń, narzędzi, elektronarzędzi.
Elektronik - konstruktor jest odpowiedzialny za przechowywanie i udostępnianie pracownikom dokumentacji technicznej oraz instrukcji obsługi: wyposażenia pomiarowego, narzędzi programistycznych.
Tabela dokumentów
Lp. |
Nazwa dokumentu |
Osoby analizujące lub opracowujące dokument |
Osoby przechowujące dokument |
Miejsce |
Związek z procedurą lub punktem księgi jakości |
1 |
ZAPYTANIE OFERTOWE KLIENTA (w tym SIWZ) |
|
|
|
|
|
|
|
|
||
2 |
OFERTA DLA KLIENTA |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3 |
REJESTR OFERT WY, ZAMÓWIEŃ WE, |
|
|
|
|
4 |
UMOWA Z KLIENTEM / ZAMÓWIENIE KLIENTA |
|
|
|
|
|
|
|
|
||
5 |
LISTA KONTROLNA KOMPLETACJI (CHECKLIST) |
|
|
|
|
6 |
KARTA KONTROLI ELEMENTÓW SYSTEMU PRZEMYSŁOWEGO
|
|
|
|
|
7 |
FAKTURA ZAKUPU |
|
|
|
|
8 |
DOWÓD DOSTAWY DOTYCZĄCY ZAKUPU |
|
|
|
|
9 |
FAKTURA SPRZEDAŻY |
|
|
|
|
10 |
DOWÓD DOSTAWY DOTYCZĄCY SPRZEDAŻY |
|
|
|
|
11 |
GWARANCJA, ŚWIADECTWO JAKOŚCI, DEKLARACJA ZGODNOŚCI, INSTRUKCJA OBSŁUGI, DOKUMENTACJA TECHNICZNA otrzymane od dostawcy |
|
|
|
|
12 |
GWARANCJA, ŚWIADECTWO JAKOŚCI, DEKLARACJA ZGODNOŚCI, INSTRUKCJA OBSŁUGI, DOKUMENTACJA TECHNICZNA wystawiane dla Klienta |
|
|
|
|
13 |
PROTOKÓŁ ODBIORU |
|
|
|
|
14 |
NOTATKA SŁUŻBOWA zawierająca uwagi Klienta |
|
|
|
|
15 |
ZAMÓWIENIE DO DOSTAWCY |
|
|
|
|
16 |
REKLAMACJA DO DOSTAWCY |
|
|
|
|
17 |
KARTA OCENY DOSTAWCY |
|
|
|
|
18 |
PROJEKT |
|
|
|
|
19 |
NOTATKA Z PRZEGLĄDU |
|
|
|
|
20 |
CERTYFIKAT BADANIA TYPU WE, |
|
|
|
|
21 |
REKLAMACJA OD KLIENTA |
|
|
|
|
22 |
NOTATKA SŁUŻBOWA DOTYCZĄCA REKLAMACJI KLIENTA, PISMO DO KLIENTA DOTYCZĄCE REKLAMACJI |
|
|
|
|
21 |
PISMO DO JEDNOSTKI NOTYFIKOWANEJ ZWIĄZANE Z REKLAMACJĄ KLIENTA |
|
|
|
|
22 |
REJESTR DZIAŁAŃ KORYGUJĄCYCH I ZAPOBIEGAWCZYCH |
|
|
|
|
23 |
DOKUMENTACJA |
|
|
|
|
24 |
WYKAZ WYPOSAŻENIA POMIAROWEGO |
|
|
|
|
25 |
SPRAWOZDANIE Z PRZEGLĄDU SZJ |
|
|
|
|
26 |
KSIĘGA JAKOŚCI, PROCEDURY |
|
|
|
- nie dotyczy - |
27 |
NORMA ISO 9001:2000 |
|
|
|
|
30 |
PRZEPISY PRAWA DOTYCZĄCE RACHUNKOWOŚCI, FINANSÓW, KADR, |
|
|
|
|
31 |
NORMY TECHNICZNE I PRZEPISY PRAWA DOTYCZĄCE WYROBÓW |
|
|
|
|
32 |
PRZEPISY WEWNĘTRZNE |
|
|
|
|
33 |
DOKUMENTACJA DOTYCZĄCA ELEMENTÓW INFRASTRUKTURY (dokumentacja techniczna oraz instrukcje obsługi: urządzeń, narzędzi, elektronarzędzi, wyposażenia pomiarowego, narzędzi programistycznych) |
|
|
|
|
34 |
REJESTR SZKOLEŃ |
|
|
|
|
Nadzór nad zapisami
Zasady nadzoru nad zapisami:
Zapisy są identyfikowane poprzez ich unikalne nazwy.
Zapisy są sporządzane i przechowywane przez osoby wskazane w księdze jakości oraz procedurach.
Zapisy są przechowywane w segregatorach oraz na nośnikach elektronicznych. Segregatory oraz katalogi i pliki na nośnikach elektronicznych są opisane w sposób umożliwiający jednoznaczną identyfikację przechowywanych w nich zapisów.
O miejscu przechowywania zapisów decydują - w porozumieniu z Prezesem Zarządu - osoby odpowiedzialne za ich przechowywanie.
Zapisy są przechowywane w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie, w warunkach zapobiegających ich uszkodzeniu, zniszczeniu lub utracie.
Zapisy są udostępniane pracownikom Przedsiębiorstwa przez osoby odpowiedzialne za ich przechowywanie. Ograniczenie dostępu do pewnych rodzajów zapisów może nastąpić
w wyniku decyzji Członka Zarządu lub Pełnomocnika Zarządu ds. jakości.
Zapisy mogą być udostępniane Klientom na ich życzenie po uzyskaniu zgody Członka Zarządu lub Pełnomocnika Zarządu ds. jakości, o ile obowiązek ich udostępniania nie wynika
z przepisów prawa.
Tabela zapisów
Rodzaj zapisu (punkt normy ISO 9001) |
Nazwa (identyfikacja) |
Osoba odpowiedzialna za przechowywanie |
Okres przechowywania |
Zapisy z przeglądu zarządzania (5.6.1) |
|
Prezes Zarządu |
10 lat |
Zapisy dotyczące wykształcenia, umiejętności, doświadczenia i szkolenia (6.2.2) |
|
Główny Księgowy |
bezterminowo |
Zapisy wyników przeglądu wymagań dotyczących wyrobu i działań wynikających z przeglądu (7.2.2) |
|
Specjalista ds. handlowych / Specjalista ds. automatyki i hydrauliki górniczej / Elektronik - konstruktor / Serwisant |
co najmniej 10 lat od daty sprzedaży |
Zapisy danych wejściowych związanych z wymaganiami dotyczącymi wyrobu do projektowania (7.3.2) |
|
Specjalista ds. automatyki i hydrauliki górniczej / Elektronik - Konstruktor |
co najmniej 10 lat od daty sprzedaży |
Zapisy wyników przeglądów projektowania i wszelkich niezbędnych działań (7.3.4) |
|
Specjalista ds. automatyki i hydrauliki górniczej / Elektronik - Konstruktor |
co najmniej 10 lat od daty sprzedaży |
Zapisy wyników weryfikacji projektowania i wszelkich niezbędnych działań (7.3.5) |
|
Specjalista ds. automatyki i hydrauliki górniczej / Elektronik - Konstruktor |
co najmniej 10 lat od daty sprzedaży |
Zapisy wyników walidacji projektowania i wszelkich niezbędnych działań (7.3.6) |
W przypadku projektu z udziałem jednostki notyfikowanej:
|
Specjalista ds. automatyki i hydrauliki górniczej / Elektronik - Konstruktor |
co najmniej 10 lat od daty sprzedaży |
|
W przypadku projektu bez udziału jednostki notyfikowanej:
|
Specjalista ds. automatyki i hydrauliki górniczej / Elektronik - Konstruktor |
co najmniej 10 lat od daty sprzedaży |
Zapisy wyników przeglądu zmian w projektowaniu i wszelkich niezbędnych działań (7.3.7) |
W przypadku projektu z udziałem jednostki notyfikowanej:
W przypadku projektu bez udziału jednostki notyfikowanej:
|
Specjalista ds. automatyki i hydrauliki górniczej / Elektronik - Konstruktor |
co najmniej 10 lat od daty sprzedaży |
Zapisy wyników ocen dostawców oraz wszelkich niezbędnych działań wynikających z oceny (7.4.1) |
|
Specjalista ds. handlowych |
co najmniej 10 lat |
Zapisy z walidacji procesów produkcji i dostarczania usługi (7.5.2) |
Punkt wyłączony |
||
Zapisy dotyczące identyfikacji wyrobu (7.5.3) |
|
Specjalista ds. handlowych
poszczególni pracownicy |
co najmniej 10 lat od daty sprzedaży |
Zapisy dotyczące własności klienta, w szczególności jeśli została zagubiona, uszkodzona, uznana za nieprzydatną do zastosowania (7.5.4) |
|
Członek Zarządu |
co najmniej 10 lat od daty sprzedaży |
Zapisy wyników wzorcowania i sprawdzania wyposażenia do monitorowania i pomiarów (7.6) |
|
Elektronik - konstruktor |
co najmniej 10 lat |
Zapisy z audytów wewnętrznych (8.2.2) |
|
Pełnomocnik Zarządu ds. jakości |
10 lat |
Zapisy z monitorowania i pomiarów wyrobu, wskazujące osobę uprawnioną do zwolnienia wyrobu (8.2.4) |
|
Specjalista ds. automatyki i hydrauliki górniczej / Elektronik - konstruktor / Serwisant |
co najmniej 10 lat od daty sprzedaży |
Zapisy dotyczące charakteru niezgodności i wszelkich później podejmowanych działań, w tym udzielonych zezwoleń (8.3) |
|
Specjalista ds. handlowych / Specjalista ds. automatyki i hydrauliki górniczej / Elektronik - konstruktor / Serwisant
Członek Zarządu |
co najmniej 10 lat od daty sprzedaży |
Zapisy wyników podjętych działań korygujących (8.5.2) |
|
Członek Zarządu |
co najmniej 10 lat od daty sprzedaży |
Zapisy wyników podjętych działań zapobiegawczych (8.5.3) |
|
Członek Zarządu |
co najmniej 10 lat od daty sprzedaży |
Dokumenty związane
brak
Wykaz załączników
brak
Strona
13 / 14
|
ABC Sp. z o.o. adres |
|
|||
Nazwa dokumentu
Procedura nadzoru nad dokumentami i zapisami |
Opracował
Y |
Zatwierdził
X |
Data opracowania
27.04.2007 |
Status
Projekt |
|
23