PROCEDURA
Firma konsultingowa  Pełna Wiedza oferuje wszechstronne usługi doradcze dla firm z różnych
branż. Oprócz typowych usług konsultingowych zajmuje się także działalnością wydawniczą,
organizowaniem konferencji. Coraz częściej, w miarę jak rośnie jej renoma, otrzymuje też
zamówienia na przeprowadzenie szkoleń, a liczba tych zamówień systematycznie wzrasta po
wejściu Polski do Unii Europejskiej.
Szkolenia były dotychczas drugoplanowym zajęciem dla firmy. Przy większym
zapotrzebowaniu do organizacji szkoleń wkradł się chaos. Jak dotąd udawało się  skleić
wszystko na ostatnią chwilę, ale z coraz większym trudem w miarę rozwoju firmy.
Pracownicy, dla których głównym zajęciem był konsulting, w organizacji szkoleń
uczestniczyli na zasadzie dodatkowych obowiązków. Jednak, mimo iż w firmie zatrudnionych
jest 20 osób, w tym prezes i 2 jego zastępców, często nie wiadomo było czy w ogóle ktoś
przygotowaniem szkolenia się zajmuje. Najgorzej było, jeśli w tym samym czasie organizować
trzeba było 2 różne szkolenia. Po całej firmie krążyły kartki z informacjami i poleceniami
przekazywanymi  jeden do drugiego , ale nikt tych działań nie koordynował. Nawet Prezesi
nie wiedzieli  co jest grane , bo o poszczególnych szkoleniach wiedział przeważnie ten, który
danego dnia wcześniej pojawił się w biurze i pierwszy zajrzał do poczty na biurku sekretarki.
Jeśli jakaś kartka schowała się pod innymi papierami to dopiero pojawiał się problem.
Rzecz w tym, że do przeprowadzenia szkoleń zapraszani byli wyłącznie eksperci spoza firmy.
Oczywiste jest, że z odpowiednim wyprzedzeniem w czasie trzeba było ich wyszukać,
uzgodnić telefonicznie ich udział w szkoleniu, a następnie wysłać do podpisania stosowną
umowę. Umów dostarczonych przed szkoleniami domagała się bardzo Główna Księgowa,
szefująca działowi Księgowości, w której oprócz niej pracowały 2 inne osoby. Jeśli nie
przygotowana była w porę umowa, to na Panie z księgowości spadał obowiązek kontaktów z
ekspertami, a przecież po podpisaniu umowy trzeba było jeszcze wystawić rachunek za
przeprowadzenie szkolenia i przesłać ekspertowi do podpisu. Żeby było to chociaż łatwe. Ale
nazwiska ekspertów, ich telefony ginęły gdzieś w biurkach albo notatnikach poszczególnych
pracowników firmy, którzy akurat kontaktowali się z tą, czy inną osobą. Nie dość, że
oznaczało to dodatkową, uciążliwą pracę, to jeszcze opóz
niało to wystawienie polecenia
przelewu wypłaty ekspertom, a przede wszystkim wystawienie faktury zleceniodawcom za
wykonaną usługę. A przecież każdy dzień zwłoki zmniejszał zyski firmy o utracone,
niewielkie ale zawsze, odsetki od środków na rachunku bankowym.
Co najważniejsze jednak, zawsze powinno się wydrukować z wyprzedzeniem materiały
szkoleniowe. Tymczasem, często robiono to w ostatniej chwili, tak, że niekiedy trzeba było
dowozić je nawet w trakcie szkolenia. Zdarzało się, ze robił to sam Prezes, bo przecież
reputacja firmy była najwyższym dobrem. Nie da się powtórzyć co mówili o tym pracownicy
3-osobowej ekipy  działu wydawnictw w firmie, szczególnie gdy musieli pracować całą noc.
Zdarzało się też, że ze względu na panujący chaos nie znaleziony był w porę odpowiedni
wykładowca. W takiej  pożarowej sytuacji najbardziej kompetentny w danej sprawie
pracownik gwałtownie się douczał by wypełnić lukę.
Mimo to, jak dotąd udawało się. Renoma firmy rosła, bo jakość szkoleń była wysoka.
Chaos w firmie coraz bardziej jednak męczył. Coraz częściej pojawiały się sugestie zmian
organizacyjnych, ktoś powiedział:  zróbmy procedurę .
Prezes zdecydował  zlecimy rozwiązanie problemu studentom ze studiów MBA.
EM2003