Negocjacje

Kontrakt końcowy

List intencyjny

ae

W jakim celu sporządzamy

kontrakt końcowy?

Gdy negocjacje zbliżają się do

końca, a strony wyrażają

zgodę na zawarcie kontraktu

warto sprawdzić co zostało

już osiągnięte.

Kontrakt końcowy powinien

być sporządzony na piśmie i

zawierać wszystkie ustalenia

i warunki ich realizacji.

Protokół często pokazuje, że różne

aspekty są jeszcze niejasne i trzeba

dalej pracować nad kompromisem.

Ponadto protokół jest ważny, gdyż

trzeba go przedstawić przełożonym.

Ważne kontrakty muszą być

zawierane na piśmie, bo tego

wymaga prawo i inne przepisy.

Kontrakt końcowy o

charakterze handlowym

powinien zawierać:

• Preambułę
• Określenie zakresu kontraktu
• Sposób dostarczenia towaru
• Cenę
• Okres płatności
• Dokumentację techniczną
• Gwarancje
• Zasady arbitrażu w przypadku nieporozumień
• Warunki zerwania umowy na skutek

nieprzewidzianych okoliczności

Preambuła:

• Powinna zawierać ogólne informacje o

kontrakcie, nawiązanie do poprzednich umów.

• Konieczne jest podanie jednoznacznego

określenia negocjujących stron oraz osób
zaangażowanych w negocjacje, miejsca
zawarcie kontraktu i obszaru jego
obowiązywania.

• Należy podać tu datę i miejsce podpisania

umowy
i określić osoby reprezentujące strony.

Zakres kontraktu

• W tej części muszą znaleźć się

szczegółowe dane dotyczące kontraktu.

• Należy podać konkretnie czego kontrakt

dotyczy.

• Powinno się tu rodzaj, ilość towaru,

sposoby jego pakowania, elementy
współdziałające.

• Warto w tym punkcie porozumieć się co

do udziału osób trzecich, instruktażu.

Sposób dostarczenia

• Istotnym elementem jest termin

dostarczenia towaru oraz czas w jakim
zostanie dostarczony. Pamiętajmy o
starej dobrej maksymie: „czas to
pieniądz”.

• Warto opisać cenę przewozu towaru,

środek jego transportu.

Cena

Warto zauważyć, że cena jest tylko

jednym
z elementów kontraktu końcowego,
natomiast ludzie myślą, że w
negocjacjach omawia się głównie kwestię
ceny. Przecież równie ważne jest
bezpieczeństwo transakcji, jakość towaru

i długofalowość współpracy.

Co należy brać pod uwagę

negocjując cenę?

• Jakie konkretne rzeczy zostały włączone w cenę, co jest

objęte płatnościami?

• Czy cena jest stała, czy zmienna?
• Jeśli jest zmienna, to od czego zależą zmiany i w jakim

czasie możemy się ich spodziewać?

• Jakimi środkami płatniczymi będziemy dokonywać

płatności? (jest to szczególnie ważne przy kontraktach
międzynarodowych).

• Czy przewiduje się rabat w przypadku zaistnienia

specjalnych warunków, np.. wzrostu zakupów?

• Czasami na cenę wpływa zawarcie umowy o

wyłączności dostaw.

Termin płatności

• Zwracamy uwagę na następujące

kwestie: komu, kiedy i jak należy płacić.

• Sprawdzamy kto opłaca jakie podatki.
• Określamy co dzieje się w przypadku

opóźnienia terminu spłaty.

• Dopowiadamy kto gwarantuje spłatę.
• W przypadku pośredników określamy

ich procent z transakcji.

Dokumentacja techniczna

• W tym miejscu często dochodzi do

sporów, gdyż czasami ciężko
sprecyzować wspólne określenia nazw
sprzętu, rysunki techniczne.

• Warto zastanowić się w tym miejscu

nad przeszkoleniem załogi z obsługi
nowych maszyn

Gwarancje

• Konieczne jest tu określenie

precyzyjnych ustaleń prawnych.

• Powinno się tu odpowiedzieć na

pytania: kiedy handlowiec powinien
wyrównać szkodę klienta spowodowaną
wadliwością towaru? Czy jest
możliwość odstąpienia od kupna
towaru? Jakie są ustalenia dochodzenia
roszczeń?

Warunki zerwania umowy

• Warto przewidzieć tu

konsekwencje zdarzeń losowych,
np. powódź, pożar, itp.

• Czy istnieje możliwość w tych

wypadkach zmiany warunków
umowy.

List intencyjny

Listy intencyjne stały się bardzo

popularne na przestrzeni ostatnich lat.

Ich pojawienie porównuje się w prawie

handlowym do leasingu lub franchisingu.

Listy te zastępują wiele porozumień

wstępnych.

Strony te korzystają z nich jeśli złożoność

umowy wymaga przeprowadzenia długich

negocjacji.

Czym jest list intencyjny ?

Stanowi on zazwyczaj zwykły list

handlowy, skierowany do partnera

w rokowaniach. Jego nadawca

zamieszcza pod swoim podpisem

gotową formułę, którą odbiorca

ma uzupełnić (o ile aprobuje treść

listu) słowem „akceptuję,

zgadzam się” oraz oznaczyć datę,

następnie zwraca on kopię listu

partnerowi w negocjacjach.

Wyróżniamy dwie grupy listów

intencyjnych

• Deklaracje świadczące o

zamiarze zawarcia
kontraktu w przyszłości,
porządkują one wyniki
dotychczasowych
negocjacji, obejmują
uzgodniony w całości tekst
porozumienia, zastrzegają
podpisanie formalnego
kontraktu, upoważniają
strony do przeprowadzenia
prac przybliżających do
podpisania umowy.

• Deklaracje związane z

samym procesem
rokowań. Z.wykle regulują
kwestie takie jak: podział
kosztów przeprowadzania
negocjacji,zachowania
tajemnicy udostępnionych
informacji handlowych,
prowadzenie rozmów w
dobrej wierze, określenia
skutków prawnych
oświadczeń składanych w
ciągu rokowań.

W doktrynie polskiej przyjmuje się, że list

intencyjny będzie stanowił tylko

zaproszenie do rokowań lub złożenie

oferty – wtedy też jego podpisanie i

odesłanie nadawcy pociągnie za sobą

żadnych skutków prawnych. Jest mało

prawdopodobne by list został uznany za

ofertę zawarcia umowy, zwłaszcza gdy

jest sporządzony

w początkowej fazie długich i

skomplikowanych negocjacji.

Natomiast, gdylist jest wysyłany w późnej

fazie negocjacji, to nie można wykluczyć,

że autor miał poważny zamiar zawarcia

umowy. Jeśli list zostanie wysłany w

odpowiedzi na ofertę, to należy brać pod

uwagę możliwość uznania go za

przyjęcie.

Należy być bardzo ostrożnym w

redagowaniu listów intencyjnych,

zwłaszcza używając słów „oferta” lub

„umowa”. Na zachodzie przyjęło się, że

bezpodstawne zerwanie rokowań zagraża

reputacji firmy, a nawet zerwaniu

kontaktów handlowych.

Biblografia

1. Jan Sikora „ Prowadzenie

negocjacji w zakładzie
pracy” Bydgoszcz 1999 r.

2. Zbigniew Nęcki

„ Negocjowanie w
biznesie” Kraków 1994 r.

3. Bogumiła Barańska

„ Negocjacje. Wybrane
zagadnienia” Katowice
2001 r.