10 www.gazetapodatkowa.pl
Rachunkowość dla każdego
Odpowiedzialność za prowadzenie rachunkowości
Z prowadzeniem rachunkowości jednostki wiąże się szereg obowiązków na- 2) niesporządzenie sprawozdania finansowego, sporządzenie go niezgodnie z przepisami
łożonych przepisami ustawy o rachunkowości (dz. u. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ustawy lub zawarcie w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych.
ze zm.). Trzeba więc zdawać sobie sprawę z tego, kto, w razie ujawnienia Ponadto kierownik jednostki może ponieść karę grzywny lub ograniczenia wolności, jeżeli:
ewentualnych nieprawidłowości, odpowiada za wykonywanie tych obowiąz- 1) nie poddaje sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta,
ków i jakie grożą sankcje. 2) nie udziela lub udziela niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień,
oświadczeń biegłemu rewidentowi albo nie dopuszcza go do pełnienia obowiązków,
Obowiązki w zakresie rachunkowości
3) nie składa sprawozdania finansowego do ogłoszenia,
Aby wskazać osoby odpowiedzialne za wykonywanie obowiązków w zakresie rachun- 4) nie składa sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym
kowości, należy przede wszystkim sprecyzować te obowiązki. W myśl art. 4 ust. 3 ww. rejestrze sądowym,
ustawy, rachunkowość jednostki obejmuje: 5) nie udostępnia sprawozdania finansowego i innych dokumentów, o których mowa
1) opracowanie i aktualizację przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w oparciu w art. 68 ustawy.
o które jednostka prowadzi księgi i sporządza sprawozdania finansowe, Odpowiedzialność kierownika jednostki i głównego księgowego może się dodatkowo
2) prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych ujmujących wiązać z ponoszeniem konsekwencji na podstawie innych przepisów prawa. Chodzi tu
zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym, o wspomniany już Kodeks pracy, ale też Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2007 r. nr 111,
3) okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu akty- poz. 765 ze zm.) czy Kodeks karny (Dz. U. z 1997 r. nr 88, poz. 553 ze zm.).
wów i pasywów,
Co na to Kodeks karny skarbowy i Kodeks karny?
4) wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
5) sporządzanie sprawozdań finansowych, Kodeks karny skarbowy wymieniając przestępstwa skarbowe i wykroczenia skarbowe
6) gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przeciwko obowiązkom podatkowym stanowi w art. 61, że kto nierzetelnie prowadzi księgę,
przewidzianej ustawą, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych. Karze tej podlega także ten, kto wad-
7) poddanie badaniu i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzia- liwie prowadzi księgę. Przy czym księgą nierzetelną jest księga prowadzona niezgodnie
nych ustawą. ze stanem rzeczywistym, a księgą wadliwą  księga prowadzona niezgodnie z przepisem
prawa (art. 53 ż 22 i ż 23 K.k.s.). W K.k.s. określono także kary za niedopełnienie innych
Nieograniczona odpowiedzialność kierownika jednostki
obowiązków, jak choćby za nieujawnianie właściwemu organowi przedmiotu lub podsta-
Odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych wy opodatkowania, nieskładnie deklaracji, podawanie nieprawdy albo zatajanie prawdy
ustawą zawsze ponosi kierownik jednostki. Wynika to z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości. w deklaracjach, czy niewpłacanie podatków w terminie.
Kierownik jednostki to osoba lub organ jedno- lub wieloosobowy (zarząd), który  zgod- Osoby odpowiedzialne za rachunkowość w jednostce mogą zostać także pociągnięte
nie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa do odpowiedzialności na podstawie Kodeksu karnego, za przestępstwo przeciwko obrotowi
własności  uprawniony jest do zarządzania jednostką, z wyłączeniem pełnomocników gospodarczemu. Wskazać warto szczególnie dwa przepisy  art. 296 i 303 K.k. Pierwszy
ustanowionych przez jednostkę (art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości). W przypadku mówi, że jeżeli osoba odpowiedzialna za sprawy majątkowe jednostki przez nadużycie udzie-
gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpo- lonych uprawnień lub niedopełnienie obowiązków wyrządza jej znaczną szkodę majątkową,
wiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu. podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5. Drugi natomiast określa karę
Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność także wtedy, gdy określone obowiązki pozbawienia wolności do lat 3 za wyrządzenie szkody majątkowej przez nieprowadzenie
w zakresie rachunkowości powierzy innej osobie za jej zgodą, np. głównemu księgowemu dokumentacji działalności gospodarczej albo prowadzenie jej w sposób nierzetelny lub
jednostki. Powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych głównemu księgowemu powoduje, niezgodny z prawdą, w szczególności niszcząc, usuwając, ukrywając, przerabiając lub
że kierownik jednostki  zwalnia się od odpowiedzialności szczególnej w tym zakresie, podrabiając dokumenty dotyczące tej działalności.
lecz jest on nadal odpowiedzialny m.in. za nadzór nad stanem rachunkowości jednostki.
Dorota Przybyszewska
Trzeba przy tym pamiętać, że kierownik jednostki nie może scedować na inną osobę
odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze spisu z natury  w tym
przypadku kierownik jednostki ponosi wyłączną odpowiedzialność.
Porady eksperta
Dodajmy w tym miejscu, że projekt nowelizacji ustawy o rachunkowości zakłada wpro-
wadzenie nowego art. 4a dotyczącego odpowiedzialności. Wraz z kierownikiem jednostki
odpowiedzialnością solidarną wobec jednostki objęci będą także członkowie rady nadzorczej Wyroby gotowe przekazane na cele reklamy
lub innego organu nadzorującego jednostki  za szkodę wyrządzoną w związku z tym, że
Spółka prowadzi ewidencję kosztów w układzie rodzajowym i jedno-
sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności nie spełniają wymagań przewi-
cześnie na kontach zespołu 5. Rachunek zysków i strat sporządzany
dzianych w ustawie o rachunkowości.
jest w wersji porównawczej. W sierpniu 2007 r. wydano z magazynu
wyroby gotowe na potrzeby reklamy. Czy wystąpi w takim przypadku
Powierzenie odpowiedzialności innej osobie
konieczność prowadzenia kont  Obroty wewnętrzne i  Koszt obrotów
Obowiązki w zakresie rachunkowości  poza przeprowadzaniem spisu z natury  mogą
wewnętrznych ?
zostać powierzone innej osobie za jej zgodą. Najczęściej tą  inną osobą jest główny księ-
gowy. Przyjęcie odpowiedzialności przez głównego księgowego powinno być stwierdzone Tak. W jednostkach prowadzących ewidencję kosztów według rodzajów (na kontach
w formie pisemnej (art. 4 ust. 5 ustawy). Zapisy dotyczące przyjęcia odpowiedzialności zespołu 4) i równocześnie według funkcji (na kontach zespołu 5) oraz sporządzających
mogą zostać określone w umowie o pracę lub w pisemnym oświadczeniu. Ważne tylko rachunek zysków i strat w wersji porównawczej przekazanie wyrobów z magazynu
by dokument taki zawierał stwierdzenie o przyjęciu odpowiedzialności i sformułowanie na własne potrzeby jednostki powinno być dokonywane za pośrednictwem kont 79-0
zakresu tej odpowiedzialności.  Obroty wewnętrzne i 79-1  Koszt obrotów wewnętrznych . Wymienione konta służą
Jeśli w ten sposób kierownik jednostki dokona powierzenia odpowiedzialności głównemu do ewidencji kosztów, które wchodzą lub wychodzą z tzw.  kręgu kosztów . Dostarczają
księgowemu  wówczas w przypadku naruszenia przepisów odpowiedzialność ponoszą one informacji o kosztach, zaksięgowanych na kontach zespołu 4, które nie wpływają
wspólnie. Jeżeli jednak główny księgowy nie przyjął odpowiedzialności w tej formie, na wynik finansowy bieżącego okresu sprawozdawczego.
jego odpowiedzialność nie może zostać rozszerzona poza przepisy prawa pracy. Każdy Wartość produktów wydanych z magazynu na potrzeby reklamy zalicza się do kosz-
pracownik  w tym także główny księgowy  który wskutek niewykonania lub nienależy- tów zarządów, które ewidencjonowane są na koncie 55  Koszty zarządu , zapisem:
tego wykonania obowiązków pracowniczych ze swej winy wyrządził pracodawcy szkodę, - Wn konto 79-1  Koszt obrotów wewnętrznych ,
ponosi odpowiedzialność materialną według zasad określonych w art. 114 122 Kodeksu - Ma konto 60  Produkty gotowe i półfabrykaty
pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.). oraz równolegle
Czasem wątpliwości w kwestii odpowiedzialności budzi powierzenie prowadzenia ksiąg - Wn konto 55  Koszty zarządu ,
rachunkowych w trakcie roku. Jak wyłączyć odpowiedzialność księgowego w przypadku gdy - Ma konto 79-0  Obroty wewnętrzne .
sporządzane przez niego sprawozdanie finansowe zawiera dane, które ujmował w księgach W sytuacji, gdy jednostka prowadzi ewidencję produktów gotowych według stałych
rachunkowych poprzedni księgowy? Otóż, jak wiemy, sprawozdanie finansowe podpisują: cen ewidencyjnych, wówczas należy rozliczyć odchylenia przypadające na produkty
osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki (art. 52 przekazane na własne cele jednostki (tutaj: na reklamę)  doprowadzając tym samym
ust. 2 ustawy). Złożenie podpisu pod sprawozdaniem finansowym za dany rok obrotowy wartość produktów gotowych do kosztu wytworzenia. Wówczas ewidencja tych od-
jest równoznaczne ze stwierdzeniem odpowiedzialności za rzetelność i prawidłowość ujęcia chyleń może przebiegać zapisami:
prezentowanych w tym sprawozdaniu danych. a) kredytowe:
Główny księgowy, któremu powierzono kontynuowanie prowadzenia ksiąg rachunkowych - Wn konto 62  Odchylenia od cen ewidencyjnych produktów ,
w ciągu roku może jednak odmówić podpisania sprawozdania finansowego przedstawia- - Ma konto 79-1  Koszt obrotów wewnętrznych
jąc pisemne uzasadnienie, które winno być dołączone do tego sprawozdania. Kierownik oraz równolegle
jednostki może również pisemnie zwolnić głównego księgowego z odpowiedzialności za - Wn konto 79-0  Obroty wewnętrzne ,
część danych ujętych w księgach przez poprzedniego księgowego. W takim przypadku - Ma konto 55  Koszty zarządu ;
główny księgowy może podpisać sprawozdanie i dołączyć do niego pisemne zwolnienie b) odchylenia debetowe:
z odpowiedzialności za czas, w których księgi prowadził jego poprzednik. - Wn konto 79-1  Koszt obrotów wewnętrznych ,
- Ma konto 62  Odchylenia od cen ewidencyjnych produktów
Odpowiedzialność a sankcje
oraz równolegle
Odpowiedzialność wiąże się z ujemnymi następstwami prawnymi przewidzianymi - Wn konto 55  Koszty zarządu ,
w razie wystąpienia zdarzeń niezgodnych z prawem, spowodowanych np. niedochowa- - Ma konto 79-0  Obroty wewnętrzne .
niem staranności w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, ale też dokonywaniem w księgach Aby ustalić poprawnie wynik ze sprzedaży w rachunku zysków i strat należy zmniej-
rachunkowych zapisów celowo zniekształcających obraz sytuacji majątkowej, finansowej szyć koszty o kwotę, która nie wpływa na wynik finansowy. Dokonuje się tego poprzez
i wyniku finansowego (m.in. kreatywna księgowość). korektę przychodów w następujący sposób:
Sankcje karne za naruszenie przepisów ustawy o rachunkowości określają art. 77 i 79 - w rachunku zysków i strat sporządzanym w wersji porównawczej  w części B
ustawy. Jeżeli kierownik jednostki powierzy wykonywanie czynności z zakresu rachunko-  Koszty działalności operacyjnej wykazuje się wszystkie koszty rodzajowe
wości innej osobie za jej zgodą  naruszenie przepisów ustawy o rachunkowości spowoduje zaewidencjonowane na kontach zespołu 4,
odpowiedzialność solidarną kierownika i tej osoby. - w rachunku zysków i strat  w części A  Przychody ze sprzedaży i zrównane
I tak, zarówno kierownik jednostki, jak i osoba, której zostały powierzone obowiązki z nimi w wierszu III  Koszt wytworzenia świadczeń na własne potrzeby jed-
w zakresie rachunkowości, podlegają grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, nostki wykazuje się kwotę kosztów nie wpływającą na wynik ze sprzedaży  na
albo obu tym karom łącznie za: podstawie zapisów na kontach 79-1 i 79-0.
1) nieprowadzenie ksiąg rachunkowych, prowadzenie ich wbrew przepisom ustawy lub
Ewa Gruchot
podawanie w tych księgach nierzetelnych danych,
Gazeta Podatkowa nr 72 " 6.09.2007 r.