PROCEDURA
Nazwa i adres FIRMY
LOGO
Syst emowa
P03.01 wyd. [data wydania]
str. 1 / stron 6
ilość załączników: 1 + 5 formularzy
egz. nr: ...............
Tytuł:
Szkolenie i rozwój personelu
Spis treści
1. Cel................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ... 2
2. Przedmiot i zakres ................................ ................................ ................................ ................................ ......... 2
3. Definicje ................................ ................................ ................................ ................................ ......................... 2
4. Odpowiedzialność i uprawnienia ................................ ................................ ................................ .................. 2
5. Schemat blokowy ................................ ................................ ................................ ................................ .......... 3
6. Opis postępowania ................................ ................................ ................................ ................................ ........ 4
6.1 Wymagania kwalifikacyjne ................................ ................................ ................................ ......................... 4
6.2 Identyfikacja potrzeb szkoleniowych, planowanie szkoleń, programy szkoleń ................................ ............. 4
6.3 Przyjmowanie personelu i szkolenie przy przyjęciu do pracy................................ ................................ ....... 4
6.4 Szkolenia na stanowisku pracy................................ ................................ ................................ ................... 5
6.5 Szkolenia centralne ................................ ................................ ................................ ................................ .... 5
6.6 Szkolenie a motywowanie i kształtowanie świadomości jakościowej................................ ........................... 5
6.7 Ocena efektywności szkoleń................................ ................................ ................................ ....................... 6
6.8 Dokumentacja szkoleń................................ ................................ ................................ ................................ 6
7. Dokumenty zwiÄ…zane ................................ ................................ ................................ ................................ ..... 6
8. Zapisy ................................ ................................ ................................ ................................ ............................. 6
9. Załączniki ................................ ................................ ................................ ................................ ....................... 6
10. Zmiany do wydania poprzedniego ................................ ................................ ................................ .............. 6
11. Informacje dodatkowe i postanowienia końcowe ................................ ................................ ...................... 6
Imię i Nazwisko  Właściciel/Dyrektor
Niniejszy dokument
Zatwierdzam
[data za-
jako obowiÄ…zujÄ…cy w
twierdze-
LOGO
nia]
............................................................
data
podpis
Dokument jest wydany przez LOGO/ lub nazwa FIRMY
Wszelkie prawa zastrzeżone. Przedruk, kopiowanie, reprodukowanie w całości lub w częściach tylko za zgodą wydawcy.
LOGO P03.01, wyd. [data wydania] str. 2 z 6
1. Cel
Zapewnienie, że do wszelkich działań mających wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa jest
przydzielony odpowiednio wykwalifikowany personel oraz zapewnienie, że planowane i realizowane
są działania o charakterze szkoleniowym dla rozwoju kwalifikacji i motywow ania personelu.
2. Przedmiot i zakres
Procedura opisuje następujące procesy związane z zarządzaniem personelem:
·ð ustalenie wymagaÅ„ kwalifikacyjnych,
·ð identyfikacja potrzeb szkoleniowych,
·ð szkolenia personelu przy przyjÄ™ciu do pracy i zmianach stanowiska pracy,
·ð szkolenia z zakresu BHP,
·ð realizacja szkoleÅ„ stosownie do zidentyfikowanych potrzeb,
·ð ocena efektywnoÅ›ci szkoleÅ„, umiejÄ™tnoÅ›ci i Å›wiadomoÅ›ci personelu,
·ð dokumentowanie procesu szkolenia.
3. Definicje
1. Wymagania kwalifikacyjne: wymagania dotyczące wykształc enia, wyszkolenia, doświadczenia i
uprawnień do wykonywania prac.
4. Odpowiedzialność i uprawnienia
L Odpowiedzialne i/lub
Zadania
p uprawnione służby / osoby
1 Ustalenie wymagań kwalifikacyjnych Właściciel / kierownicy
2 Szkolenie przy przyjęciu do pracy Bezpośredni przełożony
3 Identyfikacja potrzeb szkoleniowych Właściciel / kierownicy
4 Planowanie szkoleń i koordynacja realizacyjna Dyrektor Handlowy
5 Zatwierdzanie planu szkoleń Właściciel
6 Ocena efektywności szkoleń Właściciel / kierownicy
Dyrektor Handlowy
7 Przechowywanie zapisów
(pełna dokumentacja)
Kierownicy
(protokoły szkoleń lub zeszyty szkoleń)
Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością jest odpowiedzialny za ciągłą adekwatność niniejszej
procedury i za doskonalenie procesu szkoleń .
LOGO P03.01, wyd. [data wydania] str. 3 z 6
5. Schemat blokowy
Polityka i cele. Regulamin organizacyjny.
Ustawy i przepisy. Dokumentacja operacyjna
Ustalenie wymaga
Å„
procesów realizacji.
kwalifikacyjnych
Plany szkoleń.
Potrzeby dot. kwalifikacji.
Programy szkoleń.
Umiej
ętności personelu.
Identyfikacja potrzeb
szkolenia.
Plany. Rejestr szkole
Å„.
Szkolenie.
Programy. Protokół szkolenia.
Motywowanie.
Protokół instruktażu.
Uświadamianie.
Åšwiadectwa.
Kryteria oceny. Wyniki oceny.
Ocena efektywno
ści szkoleń.
Ocena umiej
ętności
personelu.
Protokół z przeglądu.
Procedura przegl
Ä…du.
PrzeglÄ…d zarzÄ…dzania.
Doskonalenie procesu
szkolenia.
LOGO P03.01, wyd. [data wydania] str. 4 z 6
6. Opis postępowania
6.1 Wymagania kwalifikacyjne
Dla każdego stanowiska pracy i funkcji specjalnych (np. auditorzy wewnętrzni) muszą być ustalone
wymagania kwalifikacyjne.
Wymagania te są ustalone przez K ierownictwo Przedsiębiorstwa i stanowią one integralną część
Regulaminu Organizacyjnego.
Przy ustalaniu wymagań kwalifikacyjnych muszą być uwzględnione odpowiednie uprawnienia
stosownie do specyfiki realizowanych prac.
W szczególności dane wejściowe do ustalania potrzeb związanych z kwalifikacjami pochodzą ze
z
ródeł wewnętrznych i zewnętrznych takich jak:
·ð potrzeby zwiÄ…zane z planami i celami strategicznymi oraz operacyjnymi,
·ð ustawy, przepisy administracyjne, normy i dyrektywy dot. przedsiÄ™biorstwa , jego dziaÅ‚alnoÅ›ci
i zasobów.
6.2 Identyfikacja potrzeb szkoleniowych, planowanie szkoleń, programy szkoleń
Identyfikacja potrzeb szkoleniowych ma być prowadzona systematycznie i ma obejmować
wszystkie funkcje i poziomy zarzÄ…dzania.
Osobami odpowiedzialnymi za identyfikacjÄ™ potrzeb szkoleniowych oraz za doskonalenie
i dokształcanie pracowników są bezpośredni przełożeni oraz osoby pełniące samodzielne funkcje.
W wyniku identyfikacji potrzeb szkoleniowych ustalane są plany i prog ramy szkoleń w
następującym podziale:
a) programy szkoleń personelu przy przyjęciu do pracy (p. pkt. 6.3),
b) programy szkoleń na stanowisku pracy (p. pkt. 6.4),
c) plany i programy szkoleń obowiązkowych i rozwojowych (p. pkt. 6.5).
6.3 Przyjmowanie personelu i szkolenie przy przyjęciu do pracy
1. Uwarunkowania dla przyjęcia pracownika wynikają z zapotrzebowań składanych przez
kierowników komórek organizacyjnych.
Decyzje w powyższym zakresie podejmuje Właściciel.
Dyrektor Handlowy prowadzi odpowiednią akcję ofertową (np. ogłoszenia) lub korzysta z
tworzonej systematycznie bazy danych.
Uwaga: Dyrektor Handlowy jest zobowiązany do kompletowania wszystkich wchodzących zapytań,
tzn. składanych ofert o pracę. O ile w ofercie petenta nie ma zawartych wszystkich wła ściwych danych
należy poprosić o wypełnienie stosownego formularza (FP03.01  1).
2. Kandydat jest kierowany na rozmowę wstępną z Kierownikiem / przełożonym.
W przypadku akceptacji otwierana jest formalna procedura przyjęcia wg poniższych zasad
(pkt. 4÷9).
3. Kandydat jest kierowany do lekarza w celu określenia przydatności do pracy na danym
stanowisku.
4. Po akceptacji lekarza kandydat jest informowany o konieczności złożenia podania wraz
z niezbędnymi dokumentami wymaganymi Kodeksem Pracy.
5. Dyrektor Handlowy kieruje kandydata do bezpośredniego przełożonego w celu wstępnego
przeszkolenia i udzielenia informacji o organizacji pracy w Przedsiębiorstwie, ustanowionych
politykach i zasadach proceduralnych.
6. Dowodami przeprowadzonych szkoleń wg pkt. 6 są pro tokół szkolenia wstępnego i protokół
z przeprowadzonego instrukt ażu bhp (formularze FP03.01  2, FP03.01 3).
Uwagi:
a) Podstawy dla szkolenia wstępnego przez bezpośredniego przełożonego stanowią: projekt
karty stanowiska pracy i/lub procedury instruk cje stanowiskowe oraz obowiÄ…zujÄ…ce
zarzÄ…dzenia i regulaminy.
b) Program szkolenia wstępnego bhp jest przywołany na formularzu protokołu szkolenia.
7. Dyrektor Handlowy przygotowuje umowÄ™ o pracÄ™ i kompletuje wymaganÄ… dokumentacjÄ™.
8. Podpisanie umowy o pracę oraz K arty Stanowiska Pracy i/lub instrukcji stanowiskowych kończy
procedurę przyjęcia i szkoleń pracownika przy przyjęciu do pracy.
LOGO P03.01, wyd. [data wydania] str. 5 z 6
6.4 Szkolenia na stanowisku pracy
1. Przy powierzaniu zadań na stanowisku pracy (przy przyjęciu lub zmianie stanowiska) zawsze
obowiÄ…zuje wystawienie i podpisanie Karty Stanowiska Pracy i/lub instrukcji stanowisk owych.
2. Niezależnie od powyższego obowiązuje zasada prowadzenia i dokumentowania w szelkich
instruktaży prowadzonych w związku ze zidentyfikowanymi potrzebami bieżącymi, np.
wynikającymi ze stwierdzonych niezgodności w czasie auditu czy pojawiającymi się nowymi
uregulowaniami.
3. W celu dokumentowania tych instruktaży Kierownicy komórek pro wadzą (kompletują) protokoły
instruktażu (formularz FP03.01 4).
Uwaga: dopuszcza się inną formę dokumentowania, np. w zeszytach szkoleń.
6.5 Szkolenia centralne
Jako szkolenia centralne rozumiane są wszystkie szkolenia zarówno obowiązkowe i rozwojowe
koordynowane i rejestrowane przez Dyrektora Handlowego.
Poniższe procedury są obowiązujące do planowania, realizacji i dokumentowania tych szkoleń.
1. Kierownicy / przełożeni śledzą ważność uprawnień do wykonywania okr eślonych rodzajów prac.
Uwaga: dotyczy to t akże uprawnień związanych z okresowymi badaniami lekarskimi.
2. Dyrektor Handlowy określa potrzeby szkoleniowe w przedmiotowym zakresie w oparciu
o obowiązujące przepisy, regulaminy i zarządzenia wewnętrzne.
3. Dyrektorzy i kierownicy / przełoż eni systematycznie analizują potrzeby doskonalenia kwalifikacji
personelu.
4. Zidentyfikowane potrzeby wg pkt. pkt. 1, 2, 3 muszą być zgłoszone do Dyrektora Handlowego na
formularzu FP03.01 5  Zapotrzebowanie na szkolenie . Zapotrzebowania mają być wystawion e
dla budowy planu rocznego i stosownie do zidentyfikowanych potrzeb bieżących z
uwzględnieniem następujących uwarunkowań:
a) zapotrzebowania do planu rocznego mają być wystawione do końca grudnia każdego roku;
odpowiedzialnymi za wystawienie zapotrzebowań do planu rocznego są dyrektorzy /
kierownicy poszczególnych głównych jednostek funkcjonalnych (pionów) przedsiębiorstwa,
b) zapotrzebowania w odniesieniu do bieżących potrzeb maja być wystawiane stosownie do
sytuacji; uprawnionymi do wystawiania zapotrzebowań b ieżących są wszyscy kierownicy.
5. Dyrektor Handlowy bilansuje zgłoszone potrzeby i przedstawia do akceptacji Właścicielowi.
Uwagi:
·ð Plan szkoleÅ„ na nastÄ™pny rok musi być ustalony do koÅ„ca grudnia.
·ð Plan szkoleÅ„ musi być aktualizowany o zgÅ‚oszenia bieżące.
6. Dyrektor Handlowy przygotowuje / uzgadnia stosowne umowy na szkolenia, nadzoruje ich
organizacjÄ™ i zapewnia dokumentowanie.
Przy umowach na szkolenia należy dokonać oceny i wyboru instytucji przynajmniej poprzez
porównanie ofert. Dyrektor Handlowy prowadzi listę dostawców usług szkoleniowych.
Uwaga: zalecane formy dla planu szkoleń i potwierdzeń realizacyjnych są podane w zał. nr 1.
6.6 Szkolenie a motywowanie i kształtowanie świadomości jakościowej
Polityka w zakresie uświadamiania i zaangażowania persone lu zarówno w rozumieniu jego roli, jak
i przyczynianiu się do osiągania celów jakościowych i zwiększania zadowolenia klientów jest
realizowana wieloma kanałami operacyjnymi (wnioski racjonalizatorskie, praca zespołowa, konkursy,
wyróżnienia), w tym również decydującą rolę odgrywają szkolenia, dlatego też wymaga się, aby
w programach szkoleń były uwzględnione następujące zagadnienia:
·ð waga speÅ‚nienia wymagaÅ„ i zaspokojenia potrzeb klientów oraz innych stron zainteresowanych,
·ð konsekwencje, jakie mogÄ… wyniknąć dla przedsiÄ™biorstwa z tytuÅ‚u niespeÅ‚nienia wymagaÅ„,
·ð wizja przyszÅ‚oÅ›ci przedsiÄ™biorstwa,
·ð polityka i cele,
·ð tendencje rozwojowe,
·ð inicjowanie i wdrażanie dziaÅ‚aÅ„ doskonalÄ…cych,
·ð kreatywność i innowacyjność,
·ð wpÅ‚yw przedsiÄ™biorstwa na spoÅ‚eczeÅ„stw o,
·ð stopieÅ„ osiÄ…gania celów jakoÅ›ciowych.
LOGO P03.01, wyd. [data wydania] str. 6 z 6
6.7 Ocena efektywności szkoleń
Ocena efektywności szkoleń musi być prowadzona w odniesieniu do każdego szkolenia i okresowo
w ramach przeglÄ…du zarzÄ…dzania.
Następujące metody i formy są stosowane do ocen y efektywności szkoleń:
a) testy przed i po szkoleniu (należy stosować tam, gdzie ustalono w programie szkoleń),
b) audity (p. procedura  Audit systemu ),
c) ocena wyników pracy (umiejętności).
6.8 Dokumentacja szkoleń
1. Pełną dokumentację przeprowadzonych sz koleń z wyłączeniem instruktaży wg pkt. 6.4 ust. 2
przechowuje Dyrektor Handlowy i jednocześnie rejestruje szkolenia każdego pracownika
w aktach personalnych.
2. Kierownicy komórek organizacyjnych dokumentują instruktaże bieżące wg pkt. 6.4 ust. 2 .
7. Dokumenty zwiÄ…zane
1. Kodeks Pracy.
2. Przepisy z dziedziny BHP.
3. Regulamin Organizacyjny.
4. Programy szkoleń.
5. Procedura P01.01  PrzeglÄ…d systemu zarzÄ…dzania .
6. Procedura P08.01  Audit wewnętrzny .
8. Zapisy
1. Akta personalne.
2. Dokumentacja wykonawcza szkoleń wg pkt. 6 .8.
9. Załączniki
1. Zalecane formy planu szkoleń i potwierdzeń realizacyjnych (zał. nr 1 i nr 2);
2. Formularz FP03.01 1;
3. Formularz FP03.01 2;
4. Formularz FP03.01 3,
5. Formularz FP03.01 4,
6. Formularz FP03.01 5.
10. Zmiany do wydania poprzedniego
Nie dotyczy - jest to pierwsze wydanie.
11. Informacje dodatkowe i postanowienia końcowe
1. Autor procedury: Stanisław Ziółkowski
2. Procedura przed zatwierdzeniem została zweryfikowana i uzgodniona przez zainteresowane
strony, co jest wykazane poniżej:
Potwierdzenie weryfikacji i uzgodnień treści procedury
Lp. ImiÄ™ i nazwisko Stanowisko Data Podpis
1.
2.
3.
>> Koniec procedury <<
LOGO Załącznik Nr 1 do procedury P03.01, wyd. [data wydania] str. 1/2
Forma dla planu szkoleń
Plan szkoleń na rok ............. Str. ........
Lp. Temat / zakres szkolenia Uczestnicy Åšrodki Termin Uwagi
LOGO Załącznik Nr 2 do procedury P03.01, wyd. [data wydania] str. 2/2
Forma dla dokumentowania szkoleń
Realizacja planu szkoleń na rok ......................... Str. .................
Poz. Adnotacje dotyczÄ…ce realizacji Data
(czy wykonano, kto przeprowadził, wydane świadectwa, listy obecności)
planu podpis