Rozliczanie czasu pracy
1. Przekroczenie łączonej normy czasu pracy
Pracownicy podczas delegacji zagranicznych wykonują pracę w godzinach nadliczbowych, niekiedy przypadających na wolne w firmie soboty. Ze
względu na jednomiesięczny okres rozliczeniowy zwykle przekraczają dopuszczalny tygodniowy czas pracy. Czy jeśli zachowujemy określony
w regulaminie roczny limit godzin nadliczbowych, wypłacamy stosowne dodatki oraz udzielamy dni wolnych za soboty, to i tak naruszamy przepisy
o czasie pracy?
Tak. Chodzi o regulację zawartą w art. 131 K.p. Jak wynika z powołanej normy, tygodniowy czas pracy łącznie z godzinami nadliczbowymi nie
mo\
e przekraczać przeciętnie 48 godzin na tydzień w przyjętym okresie rozliczeniowym (norma łączona). Wskazane ograniczenie czasu pracy nie
dotyczy pracownika zarządzającego.
Limit godzin pracy nadliczbowej przepracowanej w związku z potrzebami pracodawcy określony w art. 151 ż 3 K.p. wynosi 150 godzin w roku
kalendarzowym. Przy czym jest mo\
liwe ustalenie w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie pracy albo w umowie o pracę (gdy u pracodawcy nie
ma układu zbiorowego pracy lub nie ma on obowiązku ustalenia regulaminu pracy) wy\
szego limitu godzin nadliczbowych w roku kalendarzowym.
Ograniczenie stanowi wówczas norma łączona. Uwzględniając tę normę godziny nadliczbowe mogą wynieść maksymalnie 8 godzin przeciętnie na
tydzień (48 godz. - 40 godz. pracy). Biorąc pod uwagę fakt, \
e w roku kalendarzowym przypadają 52 pełne tygodnie, pracownik mógłby
przepracować w danym roku 416 godzin nadliczbowych (8 godz. x 52 tyg.). Zdaniem Departamentu Prawa Pracy Ministerstwa Pracy i Polityki
Społecznej (znak pisma: DPR-III-079-612/TW/08), ustalając większą liczbę godzin nadliczbowych ni\
150, pracodawca powinien uwzględnić fakt,
\
e pracownikom przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze 20 lub 26 dni. Maksymalny limit mo\
e zatem zostać wskazany w wysokości 384
godzin [(52 tyg. - 4 tyg. urlopu) x 8 godz.] lub 376 godzin [(52 tyg. - 5 tyg. urlopu) x 8 godz.].
Wa\
ne: Norma łączona czasu pracy, wynosząca 48 godzin przeciętnie na tydzień, powinna być rozliczana w ramach danego okresu rozliczeniowego.
Niewykorzystany limit godzin nadliczbowych nie przechodzi na okres następny.
Przykład
Pracownik zatrudniony w systemie podstawowym, w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym, do dnia 28 sierpnia 2009 r. przepracował 36
godzin nadliczbowych. Zgodnie z przepisami o czasie pracy w sierpniu br. mógł przepracować w normalnym czasie 160 godzin oraz w godzinach
nadliczbowych 32 godziny (4 tyg. x 8 godz. przeciętnie na tydzień). Norma łączona godzin nadliczbowych została przekroczona o 1 godzinę
w ka\
dym pełnym tygodniu sierpnia.
Pracodawca, aby uniknąć wskazanych przekroczeń mo\
e zastosować dłu\
szy okres rozliczeniowy. Jeśli jest przedsiębiorcą w rozumieniu art. 4
ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2007 r. nr 155, poz. 1095 z póz
n. zm.), to okres ten mo\
e wynieść
maksymalnie 12 miesięcy. Tak wynika z art. 9 ustawy z dnia 1 lipca 2009 r. o łagodzeniu skutków kryzysu ekonomicznego dla pracowników
i przedsiębiorców (Dz. U. nr 125, poz. 1035), dalej ustawy antykryzysowej.
Zwracamy uwagę! Pracodawca zlecając pracę nadliczbową przekraczającą tzw. normę łączoną narusza przepisy o czasie pracy (art. 281 pkt 5 K.p.).
Przykład
Pracownik jest zatrudniony w normach podstawowych od poniedziałku do piątku. W sierpniu 2009 r., który wchodzi w skład trzymiesięcznego
okresu rozliczeniowego obejmującego czerwiec-sierpień 2009 r., przepracował 36 godzin nadliczbowych. Natomiast w czerwcu i w lipcu
przepracował po 30 godzin nadliczbowych.
W wymienionym okresie rozliczeniowym było do przepracowania 13 pełnych tygodni i 1 dzień, przy czym przypadały w nim 2 święta w innym
dniu ni\
niedziela. Zatem liczba godzin gwarantująca zachowanie normy łączonej wynosiła 614,4 godziny, co wynika z wyliczenia: 13 tyg. x 48
godz. + 1 dzień x (48 godz. : 5) - 2 święta x (48 godz. : 5) = 614,4 godz. Pracownik mógł wypracować w tym okresie 102,4 godziny nadliczbowe
(614,4 godz. - 512 godz. wymiarowych). Poniewa\
przepracował 96 godzin nadliczbowych (30 godz. + 30 godz. + 36 godz.) norma łączona czasu
pracy została zachowana.
2. Stosowanie zadaniowego czasu pracy
Zamierzamy zatrudnić pracownika w wieloosobowym dziale marketingu w zadaniowym czasie pracy. Czy ten system czasu pracy mo\
e zostać ujęty
w treści umowy o pracę? W jaki sposób ewidencjonować czas pracy zatrudnionych w systemie zadaniowym?
Nie ma potrzeby wprowadzania zadaniowego czasu pracy postanowieniem umowy o pracę. W zadaniowym systemie czasu pracy istotna jest
realizacja zadań powierzonych pracownikowi, a nie rozliczanie go z czasu pracy, dlatego te\
nie ewidencjonuje się godzin pracy osób zatrudnionych
w tym systemie, ograniczając prowadzenie ewidencji czasu pracy do urlopów i innych nieobecności.
Pracodawca, który zamieścił postanowienie o zastosowaniu zadaniowego czasu pracy w treści umowy o pracę powinien pamiętać, \
e ka\
da zmiana
systemu czasu pracy będzie wymagała, przy braku zgody pracownika, wypowiedzenia zmieniającego.
Systemy i rozkłady czasu pracy są częścią organizacji pracy, której stosowanie nale\
y do uprawnień pracodawcy. W zale\
ności od potrzeb decyduje
on w jakim systemie czasu pracy powinna być wykonywana praca na danym stanowisku. Sposób, w jaki pracodawca mo\
e wprowadzić określony
system świadczenia pracy przez pracowników wynika z art. 150 K.p. Zgodnie z tą normą systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy
rozliczeniowe tego czasu zasadniczo ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu - je\
eli pracodawca nie
jest objęty układem zbiorowym pracy ani nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Wyjątki zawiera ustawa antykryzysowa (str. 39-40
bie\
ącego numeru UiPP).
Zwracamy uwagę! Systemy stosowane na wniosek pracownika (skróconego tygodnia i pracy weekendowej) określa się w umowie o pracę.
Na podstawie art. 140 K.p., w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy mo\
na wdro\
yć
zadaniowy czas pracy, zwany te\
nienormowanym. Polega on na określeniu czasu pracy danego pracownika wymiarem przydzielonych mu
do wykonania zadań. W praktyce znajduje zastosowanie jeśli praca jest wykonywana poza godzinami pracy zakładu albo gdy zapotrzebowanie na
pracę jest zmienne i zale\
y od warunków zewnętrznych, a ewidencja i kontrola wykorzystania czasu pracy przez pracownika jest utrudniona lub
niemo\
liwa.
Wa\
ne: Pracownik zatrudniony w zadaniowym systemie czasu pracy ma swobodę w rozło\
eniu godzin wykonywania zajęć co pozwala na
racjonalne gospodarowanie czasem pracy i uniknięcie pracy ponadnormatywnej.
Jednak nazwanie czasu pracy  zadaniowym nie wyłącza stosowania przepisów o wynagrodzeniu za pracę w godzinach nadliczbowych (por. wyrok
Sądu Najwy\
szego z dnia 4 sierpnia 1999 r., sygn. akt I PKN 181/99, OSNP 2000/22/810).
Pracownikowi, wobec którego zastosowano system zadaniowy nie ustala się rozkładu czasu pracy, natomiast w porozumieniu z nim określa się
zadania do wykonania. Wymiar zadań powinien być tak ustalony, aby pracownik miał mo\
liwość, przy doło\
eniu nale\
ytej staranności, ich
wykonania w czasie nieprzekraczającym 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, w przyjętym okresie
rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwy\
szego z dnia 5 lutego 2008 r. (sygn. akt II PK 148/07, OSNP
2009/7-8/93):  Wynikające z art. 140 K.p. wymagane  porozumienie z pracownikiem nie oznacza uzgodnienia, lecz konsultację. Brak takiego
porozumienia nie powoduje nieskuteczności ustanowienia zadaniowego systemu czasu pracy, ale w razie sporu rodzi po stronie pracodawcy
obowiązek wykazania, \
e powierzone pracownikowi zadania były mo\
liwe do wykonania w granicach norm czasu pracy określonych w art. 129
K.p.
3. Prawidłowe planowanie niedziel wolnych od pracy
W jaki sposób nale\
y zaplanować niedziele wolne od pracy, aby nie naruszyć zasady co czwartej niedzieli wolnej? Czy przyjęcie w sposób stały, \
e
ka\
da czwarta niedziela z kolei jest wolna od pracy, jest prawidłowe?
Niedziele wolne od pracy nale\
y zaplanować w taki sposób, aby w ka\
dym, dowolnie wybranym czterotygodniowym okresie, co najmniej jedna
niedziela była wolna. Przyjęcie zasady co czwartej niedzieli wolnej zachowuje obowiązujące w tym zakresie przepisy.
W myśl art. 15112 K.p., pracownik pracujący w niedziele - za wyjątkiem zatrudnionego w systemie weekendowym - powinien korzystać co najmniej
raz na 4 tygodnie z niedzieli wolnej od pracy.
W literaturze przedmiotu sformułowanie  co najmniej raz na 4 tygodnie jest interpretowane w ró\
ny sposób. Niektórzy komentatorzy są zdania, \
e
pozostaje w zgodzie z przepisami planowanie niedzieli wolnej od pracy odrębnie w odniesieniu do ka\
dego 4-tygodniowego okresu w ramach
danego okresu rozliczeniowego. Oznaczałoby to jednak mo\
liwość kumulacji niedziel pracujących, co zbytnio obcią\
ałoby pracownika i naszym
zdaniem pozostawałoby w sprzeczności z funkcją ochronną normy prawnej. Przykładowo gdyby harmonogram przewidywał w pierwszych czterech
tygodniach kilkumiesięcznego okresu rozliczeniowego pierwszą niedzielę wolną, a w drugim ostatnią, wymienione dni dzieliłoby sześć kolejnych
niedziel przepracowanych. Z uwagi na powy\
sze, planowanie niedzieli wolnej powinno być dokonywane w taki sposób, aby w ka\
dym, dowolnie
wskazanym czterotygodniowym przedziale czasowym, niezale\
nie od tego czy wchodzi w skład tego samego, czy innych okresów rozliczeniowych,
była co najmniej 1 niedziela wolna od pracy.
Podobnie w tej sprawie wypowiadała się E. Szemplińska, zdaniem której powołany wy\
ej przepis nie uprawnia do takiej jego wykładni, która
pozwala na planowanie pracy pracownika więcej ni\
na kolejne trzy niedziele. Nie mo\
na okresu rozliczeniowego podzielić na czterotygodniowe
okresy i w ka\
dym z tych okresów udzielać jednej niedzieli wolnej od pracy bez uwzględnienia prawa pracownika, aby liczba kolejno
przepracowanych niedziel nie była większa ni\
trzy (PiZS nr 12/2005 r., s. 36). Z poglądem tym zgadza się równie\
Państwowa Inspekcja Pracy.
Zaproponowane w pytaniu  sztywne ustalenie co czwartej niedzieli wolnej zapewnia zachowanie zasady wynikającej z art. 15112 K.p. Przy
większej częstotliwości niedziel wolnych, organizacja czasu pracy mo\
e być natomiast bardziej elastyczna.
Przykład
Pracownik zatrudniony w normach podstawowych przy pracy dozwolonej w niedzielę ma co czwartą niedzielę wolną od pracy. Jego rozkład czasu
pracy w okresie od czerwca do sierpnia 2009 r. kształtował się następująco:
czerwiec pn wt śr czw pt sob nd pn wt śr czw pt sob nd pn
dzień 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
godz. 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8
wt śr czw pt sob nd pn wt śr czw pt sob nd pn wt
16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
8 8 8 8 8 8 8 8 8 8
lipiec śr czw pt sob nd pn wt śr czw pt sob nd pn wt śr
dzień 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
godz. 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8
czw pt sob nd pn wt śr czw pt sob nd pn wt śr czw pt
16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8
sierpień sob nd pn wt śr czw pt sob nd pn wt śr czw pt sob
dzień 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
godz. 8 8 8 8 8 8 8 8 8
nd pn wt śr czw pt sob nd pn wt śr czw pt sob nd pn
16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8
Legenda:
- święta niebędące niedzielami,
- niedziele.
W ka\
dym z kolejnych okresów czterotygodniowych, przykładowo od 1 do 28 czerwca, od 29 czerwca do 26 lipca, czy od 31 lipca do 27 sierpnia,
jest niedziela wolna od pracy. Harmonogram jest zatem w tym zakresie prawidłowy.
4. Okres rozliczeniowy pracownika zatrudnionego przy pilnowaniu
Zatrudniamy portierów w podstawowym wariancie systemu równowa\
nego, tj. z mo\
liwością pracy do 12 godzin na dobę. Czy mo\
emy przedłu\
yć
obowiązujący ich okres rozliczeniowy do 12 miesięcy, je\
eli zakładowa organizacja związkowa nie wnosi zastrze\
eń w tym względzie?
W stanie prawnym obowiązującym przed 22 sierpnia 2009 r. taka mo\
liwość nie występowała w odniesieniu do pracowników zatrudnionych
w systemie równowa\
nego czasu pracy, niezale\
nie od wykonywanych przez nich czynności. Wraz z wejściem w \
ycie ustawy antykryzysowej
sytuacja uległa zmianie.
Okres rozliczeniowy to określony w wymaganym trybie przedział czasowy, w którego ramach dokonywane jest ustalenie wymiaru czasu pracy,
planowanie pracy pracowników, a następnie jego rozliczenie. Według regulacji Kodeksu pracy wynosi on nie więcej ni\
4 miesiące i mo\
e być
przedłu\
ony tylko w szczególnych okolicznościach. W rolnictwie i hodowli, a tak\
e przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób, okres rozliczeniowy
nie mo\
e przekraczać 6 miesięcy, a je\
eli jest to dodatkowo uzasadnione nietypowymi warunkami organizacyjnymi lub technicznymi mającymi
wpływ na przebieg procesu pracy - 12 miesięcy. Kodeks pracy nie dopuszcza jednak stosowania takiego przedłu\
onego okresu rozliczeniowego:
" w systemie równowa\
nego czasu pracy - niezale\
nie od rodzaju pracy oraz wariantu systemu,
" w systemie pracy w ruchu ciągłym (art. 129 K.p.).
Co więcej, w systemie równowa\
nego czasu pracy okres rozliczeniowy jest nawet skrócony, bowiem - z pewnymi wyjątkami - mo\
e wynosić tylko
1 miesiąc.
Powołane regulacje podlegają wyłączeniu w zakresie i na okres przewidziany ustawą antykryzysową. W myśl art. 9 tej ustawy, przy zachowaniu
ogólnych zasad dotyczących bezpieczeństwa i zdrowia pracowników, okres rozliczeniowy mo\
e być przedłu\
ony nie więcej jednak ni\
do 12
miesięcy. Ustawodawca nie wprowadza przy tym \
adnych zastrze\
eń co do systemu czasu pracy, w którym jest to dopuszczalne. Zatem nale\
y
przyjąć, \
e 12-miesięczny okres rozliczeniowy mo\
na zastosować w ka\
dej organizacji czasu pracy. Zgodnie z brzmieniem przepisu, musi to jednak
być uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technologicznymi lub dotyczącymi organizacji czasu pracy. Ponadto zakres podmiotowy ustawy
pozwala na zastosowanie omówionego rozwiązania tylko przedsiębiorcom w rozumieniu art. 4 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.
Udział organizacji związkowej w podejmowaniu decyzji w sprawie przedłu\
enia okresu rozliczeniowego ma znaczenie zasadnicze. Przedłu\
enie
okresu rozliczeniowego czasu pracy wprowadza się bowiem w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami
związkowymi. Je\
eli nie jest mo\
liwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, przedsiębiorca
uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 24125a K.p. Kopię porozumienia w terminie 3 dni
roboczych od dnia zawarcia porozumienia nale\
y przekazać właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy.
5. Czas pracy radcy prawnego w siedzibie pracodawcy
Zamierzamy powierzyć obsługę prawną firmy radcy prawnemu zatrudnionemu na część etatu. Ile godzin w tygodniu radca prawny powinien
wykonywać pracę w siedzibie pracodawcy?
Radcę prawnego obowiązują takie same normy czasu pracy jak pozostałych pracowników, tj. 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin
w pięciodniowym przeciętnie tygodniu pracy. W przypadku zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy, czas jego pracy powinien pozostawać
w proporcji do wielkości etatu.
Problematykę czasu pracy radcy prawnego określono w art. 18 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (Dz. U. z 2002 r. nr 123, poz. 1059
z póz
n. zm.), dalej ustawy. Jest to regulacja szczególna w stosunku do art. 128 K.p. definiującego czas pracy jako czas, w którym pracownik
pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Do czasu pracy radcy prawnego
zalicza się bowiem czas niezbędny do załatwiania spraw poza lokalem jednostki organizacyjnej, w szczególności w sądach i w innych organach,
oraz czas przygotowania się do tych czynności, kiedy to świadczący pomoc prawną nie pozostaje w bezpośredniej dyspozycji pracodawcy.
Wa\
ne: Czas pracy radcy prawnego w lokalu jednostki organizacyjnej nie mo\
e być krótszy ni\
dwie piąte czasu pracy ustalonego w zawartej
z radcą prawnym umowie o pracę (art. 18 ust. 2 ustawy).
Z powołanych przepisów wynika, \
e ustawodawca wprowadził minimum obowiązujące radcę prawnego określając czas, w którym powinien on
świadczyć pracę w siedzibie zakładu pracy. Czas ten mo\
e być wy\
szy w zale\
ności od potrzeb pracodawcy. Niezale\
nie od przyjętego rozkładu
czasu pracy, czas pracy radcy prawnego zatrudnionego w pełnym wymiarze obejmuje kolejne dni robocze tygodnia (z wyłączeniem jedynie dni
wolnych od pracy wynikających z pięciodniowego tygodnia pracy), bez względu na to czy są to dni, w które radca świadczy pracę w siedzibie
pracodawcy, czy poza tą siedzibą.
Przykład
Firma zatrudnia radcę prawnego na 3/4 etatu. W siedzibie pracodawcy świadczy on pracę w poniedziałki i w czwartki po 6 godzin (12 godz.
tygodniowo).
Tygodniowy czas pracy radcy prawnego zatrudnionego na 3/4 etatu wynosi 30 godzin (3/4 etatu x 40 godz. normy tygodniowej = 30 godz.).
Wymagane minimum 2/5 etatu w siedzibie pracodawcy stanowi 12 godzin tygodniowo (2/5 etatu x 30 godz. = 12 godz.). W pozostałe 18 godzin
radca wykonuje swoje obowiązki poza siedzibą zakładu, reprezentując pracodawcę przed sądami i organami podatkowymi oraz przygotowując się
do tych czynności.