Rozpoczynając cykl artykułów o pełnej księgowości, chciałabym określić grupę potencjalnych odbiorców treści, które w jego ramach będą prezentowane. W okresie czternastoletniej praktyki w zakresie prowadzenia różnego rodzaju ewidencji podatkowych nieraz zdarzało mi się obserwować reakcje klientów na konieczność przejścia z księgi przychodów i rozchodów na księgi handlowe. Najczęściej była to zwykła złość i pytanie: "po co mi to? Te całe księgi nie są mi potrzebne, tyle lat prowadzę firmę i doskonale się bez nich obywam. To jest tylko utrudnienie, bo już
sam sobie rady nie dam, muszę zatrudnić kogoś, kto to będzie umiał robić. Podniesie mi to koszty prowadzenia działalności, a wymiernych korzyści dla firmy nie będzie". Przekonywanie klienta w tym momencie o korzyściach płynących z prowadzenia ksiąg handlowych było jak udowadnianie wyższości świąt Bożego Narodzenia nad Świętami Wielkanocy.
Dopiero po jakimś czasie niejeden z nich stwierdzał, że argumenty przytaczane przeze mnie były słuszne. Niejednokrotnie ten sam klient informowany, że nie musi już prowadzić ksiąg handlowych, ze może wrócić do księgi przychodów i rozchodów stwierdzał, że pełna księgowość mu odpowiada, bo chce mieć pełny obraz tego, co w firmie się dzieje. Nie pomagał nawet argument, ze przecież przechodząc z powrotem na księgę przychodów i rozchodów obniży koszty działalności. I to jest właśnie ta pierwsza grupa, której należy przybliżyć wiedzę o pełnej księgowości. Druga grupa to pracownicy księgowości, którym przyszło prowadzić księgi handlowe, bo gdzieś w księgowości już pracowali. Znają z praktyki technikę ich prowadzenia, brakuje im jednak podstaw teoretycznych oraz szerszego spojrzenia na zagadnienia jakimi przyszło im się zajmować. Należy przy tym zaznaczyć, że nie jest to żaden skrócony kurs księgowości, lecz próba objaśnienia pojęć, przedstawienia urządzeń i metod z jakimi spotykają się księgowi w codziennej pracy.
Współczesna rachunkowość jest co do zasady narzędziem wyrosłym z potrzeby stworzenia uporządkowanego systemu rejestrowania zaszłości ekonomicznych w jednostce prowadzącej działalność gospodarczą oraz analizowania tych zaszłości pod kątem wpływu ich na jej obecną i przyszłą sytuację. Jej rozwój następował powoli, acz nieustannie na wskutek postępu technicznego oraz zmian społeczno–ekonomicznych następujących w społeczeństwach i dzięki nim.
W ramach tego systemu istnieją księgi rachunkowe, dzięki którym to księgom możliwe jest realizowanie wyszczególnionego powyżej celu. Obejmują one zbiory zapisów księgowych dokonywanych w porządku chronologicznym i systematycznym, obrotów i sald, które tworzą dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, a także wykaz składników aktywów i pasywów.
Zanim jednak rachunkowość osiągnęła obecny kształt, minęło wiele wieków
Już pierwsze znane nam cywilizacje, Mezopotamii, Sumeru, Egiptu, Chin, Indii stosowały różnego rodzaju formy rachunkowości. Rachunki prowadzono wówczas za pomocą glinianych figurek odwzorowujących stan posiadania. Figurki miały różne kształty i określały miarę oraz rodzaj wydanych lub przyjętych dóbr. Na ścianach domów egipskich rolników za pomocą pisma obrazkowego odnotowywano ilość zboża, odstawianego rządcom w zamian za korzystanie z urządzeń irygacyjnych, prowadzono też rejestry dłużników w formie glinianych tabliczek. Ówczesna księgowość prowadzona była na miarę tamtejszych potrzeb i za pomocą dostępnych narzędzi. Właściciele dóbr - władcy, kapłani, chcieli znać przede wszystkim swój stan posiadania. Dbali zatem bardzo o to, by jego ustalaniem zajmowali się ludzie o wysokich kwalifikacjach. Tworzono więc szkoły prowadzone przez kapłanów, gdzie kształcono urzędników, którzy po zakończeniu nauki pracowali dla administracji państwowej jako poborcy podatków lub rachmistrze.
Wraz z rozwojem cywilizacji pojawiało się coraz więcej potencjalnych jednostek, którym księgowość była niezbędna. Byli nimi właściciele statków przywożących różnego rodzaju towary do Europy, kupcy handlujący przywiezionym towarem, właściciele manufaktur produkujący różnego rodzaju dobra. Rosnąca ilość podmiotów zajmujących się pomnażaniem kapitału a co za tym idzie zwiększona ilość zapisów odzwierciedlających podejmowane przez nie działania, wpływały na rozwój metod prowadzenia zapisów oraz upowszechnienie księgowości. Przyczyniły się do tego znacznie: wprowadzenie systemu cyfr arabskich, wynalazek druku, wprowadzenie metody podwójnego zapisu. Coraz częściej prowadzący działalność gospodarczą byli zainteresowani nie tylko wielkością stanów magazynowych, kwotą zobowiązań i należności lecz również kontrolą kapitału zaangażowanego w przedsięwzięcie, oceną szans na jego przetrwanie. Powoli następował
przełom w traktowaniu księgowości jako narzędzia do ewidencjonowania majątku na rzecz wykorzystywania informacji przez nią stworzonych do różnego rodzaju analiz. Istotnym elementem dla rozwoju rachunkowości było wprowadzenie do systemu prawa pojęcia ksiąg handlowych oraz zasad ich prowadzenia, poprzez umieszczenie, początkowo w Ordonansie o handlu wydanym we Francji w 1673 roku, a później w roku 1804 w Kodeksie Napoleona, odpowiednich zapisów.
Obecnie rachunkowość spełnia następujące funkcje :
- ewidencyjną
- kontrolną
- analityczną
- stymulacyjną
W ramach wyspecyfikowanych powyżej funkcji rachunkowość dostarcza informacji jednostce prowadzącej działalność gospodarczą, udziałowcom i akcjonariuszom, bankom oraz instytucjom rządowym. Informacje uzyskiwane dzięki niej umożliwiają:
- efektywne wykorzystanie zasobów będących w posiadaniu podmiotu gospodarującego
- pozyskiwanie kapitału ze źródeł zewnętrznych – od banków lub akcjonariuszy
- podejmowanie właściwych decyzji strategicznych dotyczących kierunków rozwoju, form gospodarowania itp
- kontroli przez państwo prawidłowości ustalania i odprowadzania danin publicznoprawnych
- dokonywanie przez państwo obliczeń wykorzystywanych do zarządzania gospodarką w skali makro.
Kto i na jakiej podstawie zobowiązany jest do prowadzenia pełnej księgowości
W Polsce postawą prawną prowadzenia pełnej księgowości jest Ustawa z dnia 29 września 1994 o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późniejszymi zmianami).
Akt ten określa zasady rachunkowości, tryb badania sprawozdań finansowych przez biegłych rewidentów oraz podmioty zobowiązane do jej prowadzenia. Przepisy powołanej powyżej ustawy zobowiązane są stosować podmioty mające siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przedstawione w poniższej tabeli: zagraniczne osoby prawne,
gminy, powiaty,
jednostki niewymienione
Spółki prawa
jednostki organizacyjne
zagraniczne jednostki
osoby fizyczne, spółki
województwa i ich
powyżej, jeżeli otrzymują
handlowego
działające na podstawie Prawa
nieposiadające osobowości
cywilnych osób
związki, a także
na realizację zadań
(osobowe i
Bankowego, przepisów o
prawnej oraz zagraniczne osoby
fizycznych, spółki
państwowe, gminne,
zleconych dotacje lub
kapitałowe, w tym
obrocie papierami
fizyczne, prowadzących na
jawne osób fizycznych
powiatowe i
subwencje z budżetu
również w
wartościowymi, przepisów o
terytorium Rzeczypospolitej
oraz spółki partnerskie,
wojewódzkie: jednostki
państwa, budżetów
organizacje) oraz
funduszach inwestycyjnych,
Polskiej działalność osobiście,
jeżeli ich przychody
budżetowe,
jednostek samorządu
spółki cywilne a
przepisów o działalności
przez osobę upoważnioną, przy
netto za poprzedni rok
gospodarstwa
terytorialnego lub
także inne osoby
ubezpieczeniowej lub
pomocy pracowników - w
obrotowy wyniosły co
pomocnicze jednostek
funduszów celowych - od
prawne, z wyjątkiem
przepisów o organizacji i
odniesieniu do działalności
najmniej równowartość
budżetowych, zakłady
początku roku obrotowego,
Skarbu Państwa i
funkcjonowaniu funduszy
prowadzonej na terytorium
w walucie polskiej
budżetowe, fundusze
w którym dotacje lub
Narodowego Banku
emerytalnych, bez względu na
Rzeczypospolitej Polskiej, bez
800.000 Euro*).
celowe niemające
subwencje zostały im
Polskiego
wielkość przychodów
względu na wielkość
osobowości prawnej
przyznane
przychodów
*) Podmiotami zobowiązanymi do prowadzenia pełnej księgowości w 2007 r. z tytułu przekroczenia limitu 800 000 Euro będą podmioty, których wartość przychodów netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za rok 2006 przekroczy ten próg, przy zastosowaniu kursu z dnia 30 września 2006 roku. Dla potrzeb ustalenia równowartości w polskich złotych podanej kwoty służy średni kurs Euro ogłaszany przez Narodowy Bank Polski w tabeli kursów z dnia 30 września.
Ukoronowaniem żmudnej pracy księgowych jest prawidłowo sporządzone sprawozdanie finansowe, na które składają się:
- bilans
- informacja dodatkowa, obejmująca wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.
Prawidłowo sporządzone sprawozdanie finansowe powinno być: rzeczowe, zrozumiałe, wiarygodne, kompletne, aktualne, neutralne oraz porównywalne. Zasady te wynikają wprost z obowiązującej ustawy o rachunkowości. To jednak nie ustawodawca je wymyślił, są one efektem wielowiekowych doświadczeń w budowaniu systemu zwanego rachunkowością. Stosowanie ich ma na celu uniknięcie manipulowania sytuacją finansową jednostki. Oto jak należy rozumieć wyszczególnione powyżej pojęcia.
Rzeczowość sprawozdania finansowego to cecha, dzięki której potencjalni odbiorcy zawartych w nim treści mogą podejmować właściwe decyzje.
Zrozumiałość – to taki sposób przedstawienia informacji, który pozwoli na jednoznaczne odczytanie ich przez przygotowanych do tego użytkowników Wiarygodność - to wierne, pozbawione istotnych błędów przedstawienie obrazu zaistniałych w okresie sprawozdawczym transakcji Kompletność - ujęcie wszystkich zdarzeń gospodarczych zaistniałych w działalności jednostki w okresie sprawozdawczym.
Aktualność – sprawozdanie winno być sporządzone w takim czasie ażeby dane w nim zawarte mogły stanowić podstawę do podejmowania decyzji.
Neutralność – brak jakiejkolwiek stronniczości w prezentowaniu danych.
Porównywalność – wielkości liczbowe powinny być tak usystematyzowane, aby zapewnić porównywalność danych bieżącego okresu z danymi z lat poprzednich. W celu zapewnienia porównywalności jednostka gospodarcza winna kierować się zasadą ciągłości. W jej ramach niezmienna powinna być zarówno struktura sprawozdania finansowego jak i forma prezentacji danych ( ciągłość formalna) oraz stosowanie w każdym porównywalnym okresie jednakowych metod wyceny aktywów i pasywów i ustalania wyniku finansowego ( ciągłość merytoryczna) Celowo cykl artykułów poświęconych zagadnieniom związanym z prowadzeniem ksiąg handlowych rozpoczynam od tematyki sprawozdań finansowych, a nie od podstawowej szarej pracy, jaką wykonują pracownicy księgowości. Sprawozdanie jako takie jest bowiem produktem tej pracy. Jeśli chcemy prawidłowo ją wykonywać, to musimy wiedzieć do czego dążymy i co chcemy uzyskać. Pamiętam również o potencjalnych odbiorcach treści zawartych w sprawozdaniach finansowych, którzy chcą analizować sytuację finansową swojej firmy, nie wiedząc częstokroć co to są aktywa i pasywa.
BILANS jest to tabelaryczne zestawienie majątku i kapitałów jednostki gospodarczej sporządzone na określony moment (dzień bilansowy) Istotna jego cechą jest to, że aktywa równają się pasywom.
Poniższa mocno uproszczona forma bilansu ma pomóc w zrozumieniu tego, czym w ogóle jest bilans, co to są aktywa i pasywa i dlaczego winny się równoważyć.
AKTYWA
PASYWA
Majątek
Kapitały
Definicja
Wszystko, co firma posiada, co można policzyć i wyrazić w jednostkach pieniężnych
Czym jednostka sfinansowała posiadany majątek
uproszczona
- środki trwałe, należności, surowce, towary i wyroby gotowe, gotówka w kasie
Aktywa to: kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości,
Pasywa to: informacja o źródłach finansowania majątku wykazanego w
Definicja dla
powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki
aktywach obejmująca w szczególności kapitały własne i zobowiązania
praktyków
korzyści ekonomicznych,
( kapitały obce)
- możliwość kontrolowania przez jednostkę korzyści ekonomicznych związanych z danym
- istnienie aktualnego obowiązku jednostki, do spłaty zobowiązania
składnikiem aktywów. Przy czym kontrolowanie to nie musi wynikać z prawa własności
wynikającego z jakiegoś przeszłego zdarzenia.
Istotne cechy
- zawsze są one skutkiem historycznych transakcji (zakup, otrzymana darowizna)
- spłata zobowiązania zawsze powoduje wykorzystanie aktualnych lub
- prawdopodobieństwo uzyskania przez jednostkę korzyści ekonomicznych wskutek posiadania
przyszłych zasobów jednostki
określonego składnika aktywów (np. sprzedaż towarów, spłata zobowiązań)
- kapitał własny, rozumiany jako udział w aktywach jednostki – po
potrąceniu wszystkich zobowiązań.
Przykład
Pan Kowalski został zwolniony z pracy w wyniku redukcji personelu i otrzymał odprawę pieniężną w kwocie 50 000 PLN. Postanowił uruchomić własną działalność gospodarczą.
1. Posiadane pieniądze wpłacił na firmowy rachunek bankowy.
A oto jak się przedstawia bilans jego firmy na dzień otwarcia ksiąg.
AKTYWA
PASYWA
Środki pieniężne na rachunkach bankowych
50.000,00
Kapitał własny
50.000,00
Jak z powyższego widać, firma Pana Kowalskiego posiada majątek w postaci gotówki, który to majątek został sfinansowany kapitałem własnym.
2. Następnego dnia zakupił mały samochód dostawczy za kwotę 25 000 PLN oraz komputer za kwotę 5 000 PLN, które to zakupy opłacił przelewem z rachunku bankowego W efekcie wymienionej operacji gospodarczej jego bilans przybrał następującą postać:
AKTYWA
PASYWA
Środki trwałe
30.000,00
Kapitał własny
50.000,00
Środki pieniężne na rachunkach bankowych
20.000,00
Razem aktywa
50.000,00
Razem pasywa
50.000,00
Teraz na majątek firmowy Pana Kowalskiego składają się nie tylko środki pieniężne, lecz również majątek trwały, nic nie uległo natomiast zmianie w zakresie jego wartości ogółem (przy hipotetycznym założeniu braku utraty wartości samochodu po opuszczeniu salonu).W dalszym ciągu źródłem jego finansowania jest kapitał właściciela.
3. Kolejnym krokiem, który wykonał Pan Kowalski był zakup towaru do dalszej odsprzedaży.
Towar zakupił na kwotę 15000 PLN, w kredycie kupieckim. Termin zapłaty ustalono na 3 tygodnie.
Spójrzmy zatem, jak teraz wygląda bilans
AKTYWA
PASYWA
Środki trwałe
30.000,00
Kapitał własny
50.000,00
Środki pieniężne na rachunkach bankowych
20.000,00
Zobowiązania wobec dostawców
15.000,00
Towary handlowe w magazynach własnych
15.000,00
Razem aktywa
65.000,00
Razem pasywa
65.000,00
Jak z niego widać zmianie uległa wartość posiadanego majątku, zmieniła się jego struktura. Nie zmienił się co prawda stan kapitału własnego zaangażowanego w przedsięwzięcie, przybył
jednak kapitał obcy w postaci zobowiązania do zapłaty za zakupiony towar. Od tego momentu pojawił się w pasywach kapitał obcy.
Powyższe przykłady miały na celu:
1. pokazanie jak w praktyce funkcjonuje tzw. podstawowe równanie bilansowe wg którego suma aktywów równa się sumie pasywów.
2. unaocznienie czym jest kapitał własny, albowiem abstrakcyjność tego pojęcia jest często pojęciem trudnym do zrozumienia zarówno dla właścicieli firm jak też i pracowników księgowości.
Poniżej przedstawiam Państwu wzór bilansu zgodny z ustawą o rachunkowości, wraz z opisem poszczególnych pozycji AKTYWA
OPIS SKŁADNIKA
PASYWA
OPIS SKŁADNIKA
Składniki majątku przeznaczone przez jednostkę do
A. Aktywa trwałe
A. Kapitał (fundusz) własny
długotrwałego użytkowania
Prawa majątkowe nabyte przez jednostkę i nadające się do
I. Wartości niematerialne i
I. Kapitał (fundusz)
Wartość wniesionych wkładów pieniężnych lub
gospodarczego wykorzystania o przewidywanym okresie
prawne
podstawowy
niepieniężnych ( aportów)
używania dłuższym niż rok ( wykazywane wg wartości netto)
Koszty prowadzonych na własne potrzeby badań przez jednostkę, II. Należne wpłaty na
1. Koszty zakończonych prac
Należne a nie wniesione kwoty na poczet kapitału
zakończonych wynikiem pozytywnym ( powstał nowy produkt
kapitał podstawowy
rozwojowych
podstawowego
lub technologia)
(wielkość ujemna)
Wartość powstała w wyniku przejęcia innej jednostki, stanowiąca
Wartość udziałów własnych nabytych w celu
III. Udziały (akcje) własne
2. Wartość firmy
różnicę pomiędzy ceną nabycia a wartością godziwą aktywów
umorzenia lub w celu umożliwienia ich objęcia przez
(wielkość ujemna)
netto przejętej jednostki
wspólników spółki przejmowanej
- prawa majątkowe
- koncesje i licencje
- prawa do wynalazków, patentów, wzorów użytkowych i
Tworzony obligatoryjnie ( w przypadku spółek
3. Inne wartości niematerialne i
IV. Kapitał (fundusz)
zdobniczych
akcyjnych) lub dobrowolnie w innych spółkach w
prawne
zapasowy
- know-how (wartość stanowiącą równowartość uzyskanych
oparciu o podjęte uchwały organów stanowiących.
informacji związanych z wiedzą w dziedzinie przemysłowej,
handlowej, naukowej lub organizacyjnej)
tworzony jest obowiązkowo przez wszystkie podmioty
4. Zaliczki na wartości
V. Kapitał (fundusz) z
zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych Jego
niematerialne i prawne
aktualizacji wyceny
wielkość jest skutkiem przeszacowania inwestycji
zaliczonych do aktywów trwałych,
VI. Pozostałe kapitały
II. Rzeczowe aktywa trwałe
Srodki trwałe oraz środki trwałe w budowie
Wartość kapitałów celowych torzonych przez jednostkę
(fundusze) rezerwowe
Kompletne i zdatne do użytkowania składniki majątku trwałego i VII. Zysk (strata) z lat
1. Środki trwałe
zrównane z nimi o przewidywanym okresie używania dłuższym
Nie rozliczony zysk lub strata lat ubiegłych
ubiegłych
niż rok ( wykazywane wg wartości netto)
a) grunty (w tym prawo
Wartość zysku za rok obrotowy pomniejszona o odpisy
Grupa 0 KŚT
VIII. Zysk (strata) netto
użytkowania wieczystego gruntu)
z zysku
b) budynki, lokale i obiekty
IX. Odpisy z zysku netto w
Grupa 1-2 KŚT
- wypłacone zaliczki na poczet dywidendy
inżynierii lądowej i wodnej
ciągu roku obrotowego
c) urządzenia techniczne i
B. Zobowiązania i rezerwy
Wynikające z przeszłych zdarzeń zobowiązania
Grupa 3- 6 KŚT
maszyny
na zobowiązania
jednostki (dłużnika) do do dokonania zapłaty zapłaty
Wartość zobowiązań, których kwota lub termin
d) Środki transportu
Grupa 7 KŚT
I. Rezerwy na zobowiązania wymagalności nie są pewne.
Wartość podatku dochodowego do zapłaty, wynikająca
1. Rezerwa z tytułu
z występowania różnic przejściowych pomiędzy
e) inne środki trwałe
Grupa 8 KŚT
odroczonego podatku
dochodem wynikających z prowadzonych ksiąg a
dochodowego
dochodem obliczanym wg zasad prawa podatkowego
Nakłady na środki trwałe budowane, montowane ub ulepszane –
2. Rezerwa na świadczenia
2. Środki trwałe w budowie
których nie można jeszcze uznać za środek trwały
emerytalne i podobne
3. Zaliczki na środki trwałe w
- długoterminowa
budowie
Prawa majątkowe jednostki o okresie spłaty dłuższym niż 1 rok
III. Należności długoterminowe
- krótkoterminowa
od dnia bilansowego
1. Od jednostek powiązanych
3. Pozostałe rezerwy
2. Od pozostałych jednostek
- długoterminowe
Aktywa nabyte przez jednostkę na okres dłuższy niż 1 rok od dnia
IV. Inwestycje długoterminowe
bilansowego w celu uzyskania przychodów takich jak: odsetki,
- krótkoterminowe
udziały w zyskach
Wynikające z przeszłych zdarzeń zobowiązania
Nie użytkowane przez jednostkę nieruchomości stanowiące lokatę II. Zobowiązania
jednostki
1. Nieruchomości
kapitału
długoterminowe
( dłużnika) do do dokonania zapłaty zapłaty o okresie
spłaty dłuższym niż 1 rok od dnia bilansowego
2. Wartości niematerialne i
1. Wobec jednostek
j.w.
prawne
powiązanych
3. Długoterminowe aktywa
2. Wobec pozostałych
udziały lub akcje, inne papiery wartościowe, udzielone pożyczki
finansowe
jednostek
a) w jednostkach powiązanych
a) kredyty i pożyczki
b) z tytułu emisji dłużnych
- udziały lub akcje
papierów wartościowych
c) inne zobowiązania
- inne papiery wartościowe
finansowe
- udzielone pożyczki
d) inne
Wynikające z przeszłych zdarzeń zobowiązania
- inne długoterminowe aktywa
III. Zobowiązania
jednostki
finansowe
krótkoterminowe
( dłużnika) do do dokonania zapłaty zapłaty o okresie
spłaty do 12 miesięcy
1. Wobec jednostek
b) w pozostałych jednostkach
powiązanych
- udziały lub akcje
okresie wymagalności:
- inne papiery wartościowe
- do 12 miesięcy
- udzielone pożyczki
- powyżej 12 miesięcy
- inne długoterminowe aktywa
b) inne
finansowe
4. Inne inwestycje
2. Wobec pozostałych
długoterminowe
jednostek
V. Długoterminowe rozliczenia
a) kredyty i pożyczki
międzyokresowe
1. Aktywa z tytułu odroczonego
ujemna przejściowa różnica z tytułu podatku dochodowego od
b) z tytułu emisji dłużnych
podatku dochodowego
osób prawnych,
papierów wartościowych
2. Inne rozliczenia
Kwota kosztów pozostała do rozliczenia w okresach następnych o c) inne zobowiązania
międzyokresowe
przewidywanym okresie dłuższym niż 1 rok od dnia bilansowego finansowe
Składniki majątku ulegające zużyciu lub przeznaczone do zbycia d) z tytułu dostaw i usług, o
B. Aktywa obrotowe
w okresie 12 miesięcy od dnia bilansowego.
okresie wymagalności:
I. Zapasy
Rzeczowy majątek obrotowy
- do 12 miesięcy
Surowce nabyte w celu przetworzenia w ramach działalności
1. Materiały
- powyżej 12 miesięcy
produkcyjnej jednostki
- wyroby przeznaczone do dalszego zużycia w procesie produkcji
(elementy składowe produktu finalnego)
e) zaliczki otrzymane na
2. Półprodukty i produkty w toku
- wartość nakładów poniesiona na wyrób gotowy który nie
dostawy
osiągnął jeszcze postaci produktu finalnego
3. Produkty gotowe
Wytworzone przez jednostkę wyroby gotowe.
f) zobowiązania wekslowe
g) z tytułu podatków, ceł,
Towary nabyte przez jednostkę przeznaczone do dalszej
4. Towary
ubezpieczeń i innych
odsprzedaży
świadczeń
5. Zaliczki na dostawy
h) z tytułu wynagrodzeń
Wynikające z przeszłych zdarzeń prawa jednostki (wierzyciela)
II. Należności krótkoterminowe
do otrzymania zapłaty o przewidywanym okresie spłaty nie
i) inne
dłuższym niż 12 miesięcy od dnia bilansowego
1. Należności od jednostek
3. Fundusze specjalne
Stan środków ZFŚS lub innych funduszy specjalnych
powiązanych
a) z tytułu dostaw i usług, o
IV. Rozliczenia
okresie spłaty:
międzyokresowe
Wartość powstała w wyniku przejęcia innej jednostki,
- do 12 miesięcy
1. Ujemna wartość firmy
stanowiąca różnicę pomiędzy ceną nabycia a wartością
godziwą
2. Inne rozliczenia
- powyżej 12 miesięcy
Wartość przychodów przyszłych okresów.
międzyokresowe
- długoterminowe
2. Należności od pozostałych
- krótkoterminowe
jednostek
a) z tytułu dostaw i usług, o
okresie spłaty:
- do 12 miesięcy
- powyżej 12 miesięcy
b) z tytułu podatków, dotacji, ceł,
ubezpieczeń społecznych i
zdrowotnych oraz innych
świadczeń
c) inne
d) dochodzone na drodze sądowej
Środki pieniężne, instrumenty kapitałowe emitowane przez inne
jednostki, prawa do otrzymania aktywów pieniężnych, lub
III. Inwestycje krótkoterminowe
wymiany instrumentów finansowych – płatne, wymagalne lub
przeznaczone do zbycia w okresie 12 miesięcy od dnia
bilansowego
1. Krótkoterminowe aktywa
finansowe
a) w jednostkach powiązanych
- udziały lub akcje
- inne papiery wartościowe
- udzielone pożyczki
- inne krótkoterminowe aktywa
finansowe
b) w pozostałych jednostkach
- udziały lub akcje
- inne papiery wartościowe
- udzielone pożyczki
- inne krótkoterminowe aktywa
finansowe
c) środki pieniężne i inne aktywa
pieniężne
- środki pieniężne w kasie i na
Posiadane przez jednostkę krajowe środki płatnicze, waluty obce
rachunkach
- inne środki pieniężne
Czeki i weksle obce płatne w ciagu 3 miesięcy od daty ich
- inne aktywa pieniężne
wystawienia
2. Inne inwestycje
krótkoterminowe
IV. Krótkoterminowe rozliczenia
Kwota kosztów pozostała do rozliczenia w okresach następnych
międzyokresowe
o przewidywanym okresie do 12 miesięcy od dnia bilansowego
Aktywa razem
Pasywa razem
Dzisiejszy artykuł ma na celu usystematyzowanie wiedzy na temat urządzeń stosowanych w księgowości W naszej codziennej pracy coraz częściej posługujemy się komputerem i wielu z nas nie zdaje sobie sprawy z tego, że programy komputerowe wykorzystują urządzenia księgowe.
Obowiązek ich stosowania wynika z nakazu ustawodawcy, który w ustawie o rachunkowości stawia wyraźnie wymóg ich stosowania, określając jednocześnie warunki jakie muszą spełniać aby można było je uznać za prawidłowe.
Urządzenia księgowe stosowane w księgowości to: konto księgowe, memoriał, dziennik, księga główna, zestawienie obrotów i sald, inwentarz Podstawowym urządzeniem księgowym jest konto księgowe służące do rejestrowania operacji gospodarczych pozwalające na wartościowe ujmowanie zmian oraz ustalenie salda na dowolny moment określonego zasobu, pozostającego we władaniu podmiotu gospodarczego. Konstrukcja konta księgowego powstała w średniowieczu i w niezmienionej formie funkcjonuje do dnia dzisiejszego. Jest to tabela posiadająca dwie przeciwstawne strony: lewą i prawą. Schemat wraz z nazewnictwem przedstawiam poniżej: DEBET (WINIEN)
CREDIT (MA)
Źródłosłów określenia
Określenie debet wywodzi się z łaciny – słowo debere oznacza być
Określenie credit wywodzi się z łaciny – słowo credere oznacza wiarę,
dłużnym
zaufanie ( że dłużnik spłaci swój dług)
Jakie rodzaje zapisów są związane z
Ta strona konta jest przeznaczona dla dłużnika, zapisujemy tutaj jego
Ta strona konta przeznaczona jest dla wierzyciela, zapisujemy tutaj
określoną stroną konta
obowiązek do spłaty długu
jego prawo do wierzytelności.
Co oznacza saldo
- Saldo WN konta rozrachunki z odbiorcami, oznacza, że ktoś jest nam
- Saldo MA konta rozrachunki z dostawcami oznacza, że ktoś ma u nas
winien określoną kwotę z tytułu sprzedanego mu towaru, lub wykonanej
do odbioru kwotę z tytułu sprzedanego nam towaru lub wykonanej
usługi.
usługi.
- Saldo WN konta towary oznacza stan towarów z jakiego winien się
- Saldo MA konta środki pieniężne na rachunkach bankowych,
rozliczyć magazynier.
oznacza, że bank udzielił nam kredytu i ma u nas określoną kwotę
pieniędzy
Określenia dotyczące zapisów
- obciążenie konta
- uznanie konta
dokonywanych po określonej stronie konta
- księgowanie w ciężar konta
- księgowanie na dobro konta
Suma zapisów po danej stronie konta = obrót Obrót debetowy
Obrót kredytowy
Nazewnictwo operacji gospodarczych
Operacje debetowe
Operacje kredytowe
księgowanych po określonej stronie konta
Saldo konta = algebraiczna różnica pomiędzy Jeżeli suma obrotów debetowych jest większa od sumy obrotów Jeżeli suma obrotów kredytowych jest większa od sumy obrotów
obrotami konta
kredytowych to saldo nazywamy debetowym
debetowych to saldo nazywamy kredytowym
Układ graficzny konta, w zależności od stosowanych form i technik księgowości może być zróżnicowany, zawsze jednak jego budowa opiera się o układ dwustronny. Wynika to z faktu, że funkcjonowanie kont opiera się o zasadę podwójnego zapisu, co w praktyce oznacza dwukrotne rejestrowanie jednej operacji gospodarczej po dwóch przeciwstawnych stronach korespondujących kont. Powodem tego jest podwójny charakter operacji gospodarczych, czego przykładem mogą być zdarzenia opisane w poniższej tabeli Operacja gospodarcza
Sens ekonomiczny i księgowy
Aktywa
Pasywa
Zapłata zobowiązania z tytułu zakupionego towaru
nastąpiło wycofanie gotówki z kasy oraz zmniejszenie zobowiązania (obciążamy
Zmniejszenie
Zmniejszenie
konto kasy, uznajemy rozrachunki z dostawcami)
podwyższenie kapitału jednostki poprzez wprowadzenie
z jednej strony zwiększa się wartość środków trwałych pozostających we władaniu Zwiększenie
Zwiększenie
aportem środka trwałego
firmy, z drugiej strony następuje wzrost kapitału właściciela (obciążamy konto
środków trwałych, uznajemy konto kapitału własnego.)
Jednym z najstarszych urządzeń księgowych jest MEMORIAŁ. Celowo pragnę zaprezentować jak funkcjonował, ponieważ to on właśnie dał początek innym urządzeniom księgowym oraz zasadom ich funkcjonowania. Dokładny opis memoriału znajduje się w pracy L. Paciolego : Traktat o kontach i zapisach księgowych z roku 1494. Wynika z niego, że każdy kupiec prowadził
księgę, do której wpisywał szczegółowo wszystkie swoje „interesy”, tak jak one się zdarzały, z dnia na dzień, z godziny na godzinę. Przy czym nie wolno mu było niczego opuścić. Jak z tego krótkiego opisu widać, już wówczas zwracano uwagę na to aby zapisy w księgach były rzetelne, zrozumiałe, wiarygodne i kompletne oraz prowadzone w porządku chronologicznym.
Wraz z rozwojem technik księgowania memoriał w formie opisanej przez Paciolego zniknął. Pozostała jednak nazwa. Obecnie używa się jej dla określenia dziennika zbierającego operacje gospodarcze inne niż operacje kasowe i bankowe.
Funkcję chronologicznego zapisu - czyli ujmowania w księgach operacji gospodarczych według dat ich wystąpienia przejął obecnie DZIENNIK. Ustawa o rachunkowości określa podstawowe wymagania jakie winien on spełniać. I tak:
- zapisy w dzienniku muszą być numerowane kolejno,
- obroty winny być liczone w sposób ciągły,
- powinien umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej bez względu na to jaką technikę przyjęto dla prowadzenia ksiąg rachunkowych,
- sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie z dowodami księgowymi,
- w przypadku prowadzenia dzienników częściowych, grupujących zdarzenia według ich rodzajów, należy sporządzić zestawienie obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy,
- przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.
Ewidencja zdarzeń gospodarczych każdego podmiotu prowadzącego księgi handlowe powinna być prowadzona również w porządku systematycznym, co oznacza, że operacje gospodarcze winny być ujmowane na kontach syntetycznych wynikających ze stosowanego zakładowego planu kont. Księgowanie w porządku systematycznym pozwala uzyskiwać podstawowe dane o sytuacji firmy, takie jak, stan majątku: obrotowego i trwałego, stan zobowiązań i należności, stan zapasów itp. Urządzeniem, które ma to zapewnić jest KSIĘGA GŁÓWNA. Zapisy dokonywane na kontach księgi głównej winny być dokonywane w porządku chronologicznym oraz zarejestrowane w dzienniku zgodnie z zasadą podwójnego zapisu.
Uszczegółowienie zapisów księgi głównej odbywa się za pomocą KSIĄG POMOCNICZYCH, na które składają się konta analityczne. Zgodnie z ustawą o rachunkowości winny one być zaprowadzone co najmniej dla :
- środków trwałych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych,
- rozrachunków z kontrahentami,
- rozrachunków z pracownikami a w szczególności jako imienną ewidencję wynagrodzeń pracowników zapewniającą uzyskanie informacji, z całego okresu zatrudnienia,
- operacji sprzedaży,
- operacji zakupu,
- kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów,
- operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy.
Kolejnym urządzeniem, jest ZESTAWIENIE OBROTÓW I SALD. Obejmuje ono wykaz wszystkich kont syntetycznych stosowanych przez jednostkę, salda początkowe tych kont, obroty miesięczne, obroty od początku roku, salda końcowe. Obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych.
Winno być obligatoryjnie sporządzane na koniec każdego miesiąca. Zestawienie obrotów spełnia dwie funkcje: kontrolną i informacyjną. W zakresie funkcji kontrolnej pozwala weryfikować zapisy księgowe w następujących obszarach: prawidłowości kwot, stron kont a także realizacji zasady podwójnego zapisu. W zakresie drugiej wymienionej przeze mnie funkcji informuje ono o zmianach w aktywach i pasywach oraz o ich stanach na koniec okresu sprawozdawczego. Z tego też powodu nazywane jest częstokroć bilansem próbnym.
Oprócz wymienionych powyżej urządzeń funkcjonuje jeszcze jedno, przewidziane co do zasady dla jednostek, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą.
Tym urządzeniem jest INWENTARZ. Jest to wykaz składników aktywów i pasywów, potwierdzony ich inwentaryzacją, sporządzony na dzień otwarcia ksiąg handlowych. Pozycje w nim zawarte powinny stanowić odpowiedniki lub rozwinięcia poszczególnych pozycji bilansu otwarcia. Funkcję inwentarza w pozostałych jednostkach spełnia zestawienie obrotów i sald.
Zajmując się na co dzień ewidencjonowaniem dokumentów księgowych, mało kto z nas zastanawia się nad tym, że tak naprawdę rejestruje operacje gospodarcze powodujące zmiany w majątku i kapitałach podmiotu gospodarującego. Dawno gdzieś zapodziała się wiedza o tym, skąd wzięło się konto księgowe i dlaczego funkcjonuje tak jak funkcjonuje. Rzadko kto z nas myśli o kontach syntetycznych jako o kontach księgi głównej a kontach analitycznych jako o kontach ksiąg pomocniczych. Myślę, że tego rodzaju krótkie przypomnienie będzie przydatne wielu osobom.
Dzisiaj zajmiemy się problematyką przejścia z podatkowej księgi przychodów i rozchodów na księgi handlowe. Jest to temat istotny dla przedsiębiorców, którym z tym problemem przyjdzie się zmierzyć 1 stycznia 2007, czyli dla tych, którzy z mocy przepisów prawa będą do tego zmuszeni oraz tych, którzy chcą uczynić to z własnej woli. Chciałabym, aby treść tego artykułu była pomocną w trakcie prac związanych ze zmianą prowadzonej formy rachunkowości.
Dla przypomnienia wymienię grupy zobowiązane do zmiany formy prowadzonych ewidencji. Są to: osoby fizyczne, spółki cywilnych osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 800.000
Euro.
W celu ustalenia równowartości w polskich złotych podanej kwoty należy przyjąć, co do zasady kurs średni Euro publikowany w tabeli Narodowego Banku Polskiego 30 września roku podatkowego poprzedzającego rok podatkowy w którym miałoby nastąpić przejście na księgi handlowe. Ponieważ jednak w roku 2006 dzień 30 września przypada na sobotę należy przyjąć kurs z tabeli, która publikowana będzie 29 września 2006 roku. Powyższe zasady wynikają odpowiednio z zapisów zawartych w ustawie o rachunkowości oraz w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ustawa o rachunkowości nie tylko nakazuje w określonych przypadkach prowadzenie ksiąg handlowych, lecz pozwala również na prowadzenie ich przez osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, jeśli nie przekroczyły podanego w niej limitu o ile tylko wyrażą taką wolę i przed rozpoczęciem roku obrotowego zawiadomią o tym urząd skarbowy, właściwy w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym.
Operacja przejścia z księgi przychodów i rozchodów na księgi handlowe nie jest w zasadzie trudna, wymaga jednak, jak każde przedsięwzięcie o charakterze strategicznym, wiedzy na temat tego co chcemy osiągnąć oraz dokładnego zaplanowania harmonogramu czynności które w tym celu muszą być wykonane. Celem, do którego w tym przypadku dążymy jest sporządzenie bilansu na dzień otwarcia ksiąg handlowych, czyli zestawienia tego co firma posiada na ten dzień (aktywa) oraz kapitałów za pomocą których sfinansowany został ten stan posiadania (pasywa).
W celu przypomnienia sobie problematyki bilansu, proponuję skorzystanie z artykułu zamieszczonego wcześniej w dziale rachunkowość, a zatytułowanego „Aktywa i pasywa, sprawozdanie finansowe – co to takiego?”.
Skoro zatem zdefiniowaliśmy cel, winniśmy przystąpić do jego realizacji, poprzez sporządzenie inwentarza (wykazu), do czego zobowiązuje nas art. 19 ustawy o rachunkowości. Inwentarz powinien być potwierdzony inwentaryzacją przeprowadzoną w sposób określony w art. 26 ust. 1 pkt 1-3 ustawy o rachunkowości. Poniżej w formie tabeli przedstawiam pozycje bilansu, które winny być spisane wraz ze sposobem ich udokumentowania.
Po stronie aktywów
Wartość składników majątkowych
Sposób udokumentowania
Środki trwałe wg wartości początkowej pomniejszonej o dotychczasowe odpisy umorzeniowe ( Tabela amortyzacyjna, potwierdzona spisem z natury wg tzw. wartości netto)
Materiały, towary, wyroby gotowe, produkcja w toku
Arkusz spisu z natury
Należności, w podziale niezbędnym do zaprezentowania w bilansie, czyli w szczególności
należności:
- od odbiorców
Uzgodnienie i potwierdzenie sald, a w przypadku Należności podatkowych w drodze
weryfikacji danych wynikających z posiadanych dokumentów (a szczególności analizy
deklaracji podatkowych i dokonanych wpłat)
- od organów podatkowych
- od pracowników
- środki pieniężne w kasie - w drodze inwentaryzacji
Środki pieniężne w kasie i na rachunkach bankowych
- środki pieniężne na rachunkach bankowych - w drodze uzgodnienia i potwierdzenia sald
Wykaz dokumentów, z których wynika, że nie mogły być zaliczone w ciężar kosztów
Rozliczenia międzyokresowe kosztów
poprzedniego roku obrotowego, ponieważ w nierozerwalny sposób wiążą się z przychodami
roku otwieranego
Po stronie pasywów
Wartość kapitałów (własnych i obcych)
Sposób udokumentowania
W drodze ustalenia wartości rezydualnej (reszty pozostałej po pomniejszeniu sumy aktywów o
Kapitał własny
sumę kapitałów obcych – zobowiązań)
Zobowiązania, w podziale niezbędnym do zaprezentowania w bilansie, czyli w szczególności
zobowiązania:
- wobec dostawców
- organów podatkowych
Uzgodnienie i potwierdzenie sald, a w przypadku Należności podatkowych w drodze
weryfikacji danych wynikających z posiadanych dokumentów (a szczególności deklaracji
podatkowych i dokonanych wpłat)
- pracowników
- pożyczkodawców (z tytułu zaciągniętych pożyczek)
- banków ( z tytułu zaciągniętych kredytów)
Fundusze specjalne ( np. stan środków ZFŚS)
Ustalone w oparciu o zapisy dokonywane w ewidencji przychodów i wydatków ZFŚS
O ile ustalenie stanów majątku i zobowiązań jest zadaniem stosunkowo prostym, aczkolwiek pracochłonnym i przy prawidłowym udokumentowaniu nie może budzić niczyich wątpliwości, o tyle wartość kapitałów własnych ustalona metodą aktywa minus kapitały obce powinna być przez sporządzającego bilans dokładnie przeanalizowana. Mogą zaistnieć bowiem dwa przypadki w których wartość tak ustalonego kapitału (a innej możliwości nie ma) może wskazywać na nieprawidłowości zaistniałe w trakcie sporządzania inwentarza . Analizę tych przypadków zamieszczam poniżej.
1. Kapitał własny ma wartość ujemną – oznacza to, że właściciel skonsumował więcej niż mu się to należało biorąc pod uwagę wartość środków własnych zaangażowanych w to przedsięwzięcie (kapitał początkowy + zysk netto (po opodatkowaniu)) z lat poprzednich. W takiej sytuacji istnieje prawdopodobieństwo ustalenia podatku dochodowego przez organy kontrolne.
2. Kapitał własny ma wartość wyższą niż ta, która wynika z dotychczas osiągniętych dochodów netto oraz wartości wniesionego kapitału własnego w wysokości jaką można udowodnić. W
takim przypadku należy bardzo dokładnie sprawdzić spisane pozycje aktywów i pasywów, ponieważ sytuacja taka jest co do zasady niedopuszczalna i najczęściej może wynikać z błędów popełnionych w trakcie inwentaryzacji.
Mam świadomość, że przedstawiony przeze mnie w niniejszym krótkim artykule algorytm postępowania przy sporządzeniu bilansu otwarcia ksiąg handlowych na pierwszy dzień roku obrotowego dla jednostek gospodarczych które w poprzednim okresie prowadziły inne rodzaje ewidencji nie uwzględnia zapewne wszystkich składników majątku i kapitałów jakie mogą wystąpić. Jego celem jest jednak ukazanie typowych elementów bilansu, sposób ich ustalania i udokumentowania oraz uświadomienie konieczności merytorycznego przygotowania się do tego zadania.
Kolejnym zagadnieniem istotnym w praktyce księgowych prowadzących księgi handlowe jest plan kont. Celem dzisiejszego artykułu jest przedstawienie państwu problemów z tym tematem związanych. A w szczególności odpowiedź na następujące pytania: czym jest zakładowy plan kont, jakie jest jego zadanie, na kim ciąży obowiązek jego opracowania , jakie elementy winien zawierać?
Otóż plan kont jest to usystematyzowany wykaz nazw i symboli kont przeznaczonych do rejestrowania operacji gospodarczych zachodzących w jednostkach organizacyjnych prowadzących księgi handlowe, którego integralną częścią jest komentarz z którego wynikają wzajemne powiązania kont. Opracowanie planu kont jest związane z przymusem ustawowym zawartym w art. 10
ust. 1 pkt 3a ustawy o rachunkowości.
Jak jednak sygnalizowałam w poprzednich artykułach ustawa o rachunkowości nie jest zbiorem dowolnie wymyślonych obowiązków, zawiera normy ukształtowane przez wielowiekowe doświadczenia księgowych. Jednym z zadań jakie stoją przed księgowością jest jasne i czytelne przedstawienie posiadanych przez jednostkę składników majątkowych, źródeł ich finansowania oraz zachodzących w nich zmian. Trudno byłoby ten cel osiągnąć nie sprecyzowawszy uprzednio zasad według jakich dokonywane są zapisy księgowe.
Niejednokrotnie w literaturze dotyczącej rachunkowości plan kont określany jest formalną strukturą rachunkowości, pozwala on bowiem, poprzez uporządkowanie wykazu kont według grup (zespołów) oraz komentarz określający zasady ich funkcjonowania a także wzajemne ich powiązania na jasne odwzorowanie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki. Jest on fundamentem na którym opiera się codzienna praca księgowych oraz pomocą dla tych, którzy analizują sprawozdania finansowe. Poniżej przedstawiam Państwu jak pogrupowane są zespoły wzorcowego planu kont
Zespół
Co ewidencjonuje
Zadanie
Odzwierciedlenie wartości początkowej i korygujących ją odpisów umorzeniowych, odpisów z tytułu
trwałej utraty wartości poszczególnych składników majątku trwałego a w szczególności środków
0
Majątek trwały
trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, inwestycji długoterminowych i środków trwałych w
budowie
Odzwierciedlenie operacji pieniężnych w zakresie środków płatniczych przechowywanych w kasach
i gromadzonych na rachunkach bankowych. Wykazywanie zobowiązań z tytułu zaciągniętych
1
Środki pieniężne i rachunki bankowe
kredytów bankowych. Wykazywanie operacji i stanów w zakresie krótkoterminowych aktywów
finansowych takich jak: akcje, udziały obce, bony skarbowe i inne instrumenty kapitałowe
emitowane przez jednostkę
Ewidencja wszystkich (krajowych i zagranicznych) rozrachunków z kontrahentami, rozrachunków 2
Rozrachunki i roszczenia
publicznoprawnych, rozrachunków z pracownikami oraz odpisów aktualizujących wartość
należności.
Rozliczanie zakupu: materiałów, towarów, robót i usług oraz zakupów rzeczowych aktywów
trwałych i aktywów finansowych.
3
Materiały i towary
Ustalanie stanów magazynowych materiałów i towarów zarówno stanowiących własność jednostki,
jak też przechowywanych zapasów obcych
Ujmowanie kosztów prostych, wg rodzaju poniesionego kosztu ponoszonych przez jednostkę w
4
Koszty wg rodzaju i ich rozliczenie
okresie sprawozdawczym bez względu na to czy zostaną zaliczone do kosztów bieżącego okresu, czy
do przyszłych okresów sprawozdawczych.
Ewidencja i rozliczanie kosztów wg poszczególnych rodzajów działalności ( wg miejsc
5
Koszty wg typów działalności i ich rozliczenie
powstawania) a w szczególności wyodrębnienie kosztów działalności podstawowej, pomocniczej,
działalności bytowej, kosztów zarządu
Ewidencja produktów i półfabrykatów zakupionych przez jednostkę, odchyleń od cen ewidencyjnych
6
Produkty i rozliczenia międzyokresowe
i odpisów aktualizujących wartość zapasów produktów, rozliczeń międzyokresowych kosztów
operacyjnych i finansowych,
Ewidencja przychodów działalności jednostki oraz kosztów poniesionych na ich osiągnięcie,
przychodów i kosztów finansowych, pozostałych przychodów i kosztów operacyjnych, zysków i strat
7
Przychody i koszty uzyskania przychodów
nadzwyczajnych, wytworzonych produktów i świadczeń na potrzeby własne jednostki wg kosztu ich
wytworzenia, zmiany stanu produktów
Ewidencja kapitałów. Funduszy specjalnych, rezerw na przyszłe zobowiązania i straty, rozliczeń
Kapitały(fundusze), fundusze specjalne, rezerwy i wynik
8
międzyokresowych przychodów, wyniku finansowego, podatku dochodowego innych
finansowy
obowiązkowych obciążeń wyniku finansowego, rozliczeń wyniku finansowego.
Celowo wprowadziłam powyżej pojęcie wzorcowego planu kont. Początkowo bowiem ewidencja księgowa prowadzona była przez jednostki na podstawie planów kont opracowywanych wewnątrz nich samych, co było przyczyną istnienia dużych rozbieżności zarówno w numeracji kont jak też zasadach ich funkcjonowania. W efekcie utrudniona była wymiana informacji pomiędzy księgowymi oraz czytanie sprawozdań finansowych przez jednostki zainteresowane. Z czasem w celu ujednolicenia zasad grupowania operacji gospodarczych oraz zmniejszenia nakładów pracy z tym związanych zaczęto normalizować systemy kont. Nazwano je wzorcowymi planami kont. Element ten uwzględnia również wspomniana powyżej ustawa o rachunkowości, która w art. 83 ust 1 dozwala na ich stosowanie. Ponieważ jednak do chwili obecnej minister właściwy do spraw finansów publicznych nie opracował takiego planu kont dla jednostek prowadzących działalność gospodarczą, jedynym wyjściem jest korzystanie z planów kont opracowywanych przez organizacje zawodowe księgowych lub też specjalizujące się w tej tematyce firmy doradcze.
Reasumując, wzorcowy plan kont to:
- wspólny język księgowych ułatwiający porozumiewanie się księgowych w trakcie pracy oraz analizy sprawozdań księgowych
- abecadło sposobów księgowania typowych operacji gospodarczych
- zbiór porad opracowanych przez fachowców pozwalający na zmniejszenie wysiłku przy opracowywaniu planu kont niezbędnego w każdej jednostce Zakładowy plan kont zgodnie z art. 4 ust. 5 oraz art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości ustala i aktualizuje kierownik jednostki. W praktyce jednak cała praca z tym zadaniem związana skupia się na osobie głównego księgowego, który może przyjąć określony wzorcowy plan kont za obowiązujący w całej rozciągłości w firmie której księgi prowadzi. Może też dokonać jego modyfikacji uwzględniając specyfikę jednostki, lub też opracować własny zakładowy plan kont. Zawsze jednak musi pamiętać o tym, żeby zawierał informacje niezbędne do podejmowania decyzji przez organy właścicielskie oraz kontrolne.