ARCHIWUM ZAKA
ADOWE, JAKO KOMÓRKA ORGANIZACYJNA
ZAKA
ADU I MIEJSCE PRZECHOWYWANIA AKT
1.DEFINICJA ARCHIWUM ZAKA
ADOWEGO.
ARCHIWUM ZAKA
ADOWE to komórka organizacyjna powoływana w jednostkach
organizacyjnych, w których wytwarzane są materiały archiwalne (akta kategorii  A ). Do
jego zadań należy:
-przyjmowanie dokumentacji i innych z
ródeł informacji nieprzydatnych do bieżącego
działania,
-czasowego przechowywania akt,
-udostępniania akt,
-brakowania akt,
-przekazywania materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego.
2. POWOA
YWANIE ARCHIWUM ZAKA
ADOWEGO I
NADZÓR NAD NIMI.
Archiwa zakładowe w jednostkach i instytucjach centralnych, które obejmują
zasięgiem terytorium całego państwa powołuje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.
W instytucjach, które obejmują zakresem swojego działania teren mniejszy niż terytorium
państwa archiwa zakładowe powoływane są przez dyrektorów właściwych archiwów
państwowych. Natomiast zakłady pracy, w których powołane zostały archiwa zakładowe
otrzymały odpowiednie akty erekcyjne podpisane przez Naczelnego Dyrektora Archiwów
Państwowych, lub przez dyrektorów właściwych archiwów państwowych.
W przedsiębiorstwie zazwyczaj archiwum zakładowe podlega działowi
administracyjno-gospodarczemu. Jednak z uwagi na funkcję, jaką pełni należy dążyć do
powołania, jako samodzielnej komórki organizacyjnej. Dotyczy to szczególnie dużych
zakładów, które dysponują obszernym a także często wykorzystywanym zasobem
archiwalnym.
Wszędzie tam gdzie gromadzone są materiały archiwalne lub duża ilość dokumentacji
niearchiwalnej należy zatrudnić stałego archiwistę, który sprawuje stałą opiekę nad
zgromadzonym zasobem archiwalnym.
Ilość osób zatrudnionych w archiwum zależy od :
- wielkości zgromadzonych w nim dokumentów,
- stopnia ich opracowania,
- częstotliwości i przekazywania z poszczególnych działów do archiwum,
- częstotliwości i wykorzystywania.
3. POMIESZCZENIE ARCHIWUM WYMOGI.
Powołując archiwum zakładowe należy przeznaczyć dla niego odpowiednie
pomieszczenie. Trzeba jednak pamiętać, aby wielkość pomieszczenia była adekwatna do
ilości wytwarzanych dokumentów. Przyjmuje się że, lokal archiwum zakładowego powinien
odpowiadać potrzebom przechowywania wszystkich akt wytworzonych w zakładzie pracy w
okresie 8-10lat.
3.1 LOKALIZACJA ARCHIWUM.
Pomieszczenia archiwum powinny znajdować się w budynku administracyjno
biurowym. Najlepiej żeby były usytuowane w jego północnej części. Jeżeli archiwum
znajduje się na piętrze należy wziąć pod uwagę to, aby stropy miały odpowiednią nośność (w
przypadku regałów stacjonarnych 1200kg/m2, a w przypadku regałów kompaktowych
1700kg/m2) .
W pomieszczeniach zaadoptowanych na potrzeby archiwum należy zadbać o to, aby
były one odpowiednio ogrzewane miały sprawną wentylację. Pomieszczenia takie trzeba
zabezpieczyć przed zalaniem a także przed nadmierną penetracją promieni słonecznych. Oba
te czynniki wpływają niekorzystnie na stan gromadzonych zasobów archiwalnych.
3.2 POMIESZCZENIA W ARCHIWUM I ICH WYPOSAŻENIE
W lokalu archiwum powinny być wydzielone następujące pomieszczenia:
A. Pomieszczenie dla personelu powinno być wyposażone w niezbędny sprzęt, który
umożliwi odpowiednie warunki pracy. Warunki te powinny odpowiadać wszelkim
zawartym normom w przepisach, do których przestrzegania obowiązuje pracodawcę
kodeks pracy. Ponadto każdy pracownik archiwum powinien posiadać sprzęt
ochronny tj. fartuch, rękawiczki. Wszystkie zalecenia znajdują się w stanowiskowej
instrukcji pracy.
B. Magazyn do składowania akt powinien być wyposażony w
- regały stacjonarne muszą one być odpowiednio zakonserwowane przy użyciu
specjalistycznych farb do metali regały mogą mieć półki metalowe jak również półki
drewniane, jeżeli półki wykonane są z drewna należy je zaimpregnować substancjami
przeciw owadom.
W przypadku akt o nietypowych rozmiarach należy pamiętać, aby
odpowiednio rozmieścić półki. Regały stacjonarne należy odpowiednio rozmieścić i
oznakować tak, aby był do nich łatwy i szybki dostęp.
-regały kompaktowe to regały, które można przesuwać w płaszczyz
nie poziomej.
Pozwalają one na gromadzenie większej ilości akt.
-szafy są przeznaczone do przechowywania map, planów, rysunków oraz innych
materiałów o nietypowych formatach.
-urządzenia do odczytu i reprodukcji są to urządzenia do odczytu mikrofilmów,
mikrofisz.
C. Pomieszczenie do udostępniania akt.
3.3 ZABEZPIECZENIE ARCHIWUM PRZED WA
AMANIEM
Każde pomieszczenie archiwum musi być odpowiednio zabezpieczone przed
włamaniem. Jeżeli pomieszczanie archiwum znajduje się na parterze w oknach muszą być
zainstalowane kraty. Drzwi archiwum muszą być masywne i obite blachą oraz zaopatrzone w
zamki. Po zakończonej pracy drzwi archiwum muszą być zamknięte i oplombowane.
3.4 ZABEZPIECZENIE PRZECIW POŻAROWE
W każdym pomieszczeniu archiwum musi znajdować się sprzęt przeciwpożarowy tj.
gaśnice proszkowe, koce gaśnicze i worki ewakuacyjne. Sprzęt przeciwpożarowy musi być
oznakowany i zlokalizowany w łatwo dostępnym miejscu.
W pomieszczeniach archiwum powinny być także wyznaczone i opisane drogi ewakuacyjne
na wypadek pożaru. Wszystkie te zalecenia powinny być opisane w instrukcji archiwalnej a
także instrukcji przeciwpożarowej.
Jeżeli jest taka możliwość archiwum można wyposażyć w sygnalizację alarmowa na
wypadek pożaru, z możliwością powiadamiania najbliższej jednostki straży pożarnej.
3.5 INNE WYMOGI
Innym ważnym aspektem w archiwum zakładowym jest utrzymanie w
pomieszczeniach archiwalnych odpowiedniej temperatury i wilgotności. Dlatego
pomieszczenia te powinny być wyposażone w termometry do pomiaru temperatury oraz
higrometry do pomiaru wilgotności. Czynniki te także wpływają na kondycję gromadzonych
tam dokumentów.
Jeżeli jest taka możliwość archiwum można wyposażyć w klimatyzację, która w
znaczny sposób wpływa na stan przechowywanych akt.
4.LITERATURA.
Eugeniusz Borodij Stowarzyszenie Archiwistów Polskich Kancelaria i archiwum zakładowe
Podręcznik
Andrzej Dziedzic Instrukcja BHP w archiwum www.bhpdziedzic.pl
Dz.U. 1983 nr 38 poz. 173 Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym
i archiwach.
Dz. U. Nr 92 poz. 460 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 3 listopada
1992 r. w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i
terenów.
Tadeusz Dzwonkowski, Krzysztof Stryjkowski (1998) Zachodnie Centrum Organizacji w
Zielonej Górze Praktyczny poradnik kancelaryjno-archiwalny.
http://archivarius.republika.pl/html/archiwum.htm Archiwum zakładowe.