Etapy procesu negocjacji
Z. Nęcki wyróżnia cztery podstawowe fazy negocjacji dotyczące tego procesu sensu stricte:
1. Przygotowanie do negocjacji
2. Otwarcie rozmów
3. Przedstawienie propozycji
4. Kontrakt końcowy.
Podobny podział proponuje K. Balawajder:
1. Faza przygotowawcza  opracowanie planów działania
2. Faza wstępna  ustalanie warunków i reguł negocjowania
3. Faza zasadnicza  rozmowy o meritum i interesach, negocjacje handlowe
4. Faza końcowa  ustalanie kontraktu8.
Cz. Mesjasz dodatkowo do cyklu włącza fazę przednegocjacyjną:
1. Faza przednegocjacyjna
2. Przygotowanie negocjacji właściwych
3. Negocjacje właściwe (etap wstępny, rozpoznanie rozbieżności, poszukiwanie,
porozumienie)
4. Zakończenie negocjacji.
Poniżej została przedstawiona charakterystyka działań według podziału zaproponowanego
przez Cz. Mesjasza.
Faza przednegocjacyjna.
Jest to faza, która poprzedza spotkanie stron. Zaczyna się wtedy, kiedy jedna lub obie strony
uświadamiają sobie potrzebę negocjacji, wynikającą z przynajmniej częściowej zbieżności
interesów oraz gdy zauważają, że wspólne działanie przyniesie więcej korzyści niż brak
współpracy. Najważniejsze na tym etapie jest przygotowanie merytoryczne oraz wytworzenie
odpowiedniego nastawienia. Strony podejmują szereg działań jeszcze przed negocjacjami
właściwymi. Do najważniejszych z nich zalicza się: identyfikację problemu badawczego,
określenie wstępne przedmiotu i celu negocjacji oraz gromadzenie informacji o potencjalnych
partnerach. Podejmuje się pierwsze decyzje dotyczące negocjacji właściwych, a dokładnie ich
terminu, miejsca i czasu trwania, strony przekazują sobie również informacje potrzebne do
rozpoczęcia negocjacji właściwych. W tej części cyklu negocjacyjnego nawiązuje się również
pierwszy kontakt z potencjalnym
1
Nie można lekceważyć ważności fazy przednegocjacyjnej. Najważniejsze jest prawidłowe
przygotowanie się do negocjacji, gdyż  niepowodzenie w przygotowaniu to przygotowanie
niepowodzenia .
Faza przygotowawcza. Jest to druga, podstawowa faza, która ma miejsce jeszcze przed
przystąpieniem do negocjacji właściwych, ale już po zadecydowaniu o ich podjęciu. Dopiero
wtedy można mówić o rozpoczęciu planowania negocjacji i przygotowania ich. Etap ten
stanowi uszczegółowienie i rozbudowanie fazy przednegocjacyjnej. Kontakty stron są
sporadyczne, dotyczą jedynie uzyskiwania niezbędnych informacji. Zakres podejmowanych
działań dotyczy przygotowania oferty wstępnej, określenia przedmiotu i celu negocjacji,
zebrania dodatkowych informacji o partnerze. Należy zastanowić się nad wstępnym
określeniem zakresu negocjacji, a w tym maksymalnych żądań, granicy ustępstw, BATNA .
Kolejnym ważnym elementem jest wybór strategii i taktyki negocjacji. W przypadku gdy w
rozmowach bierze udział więcej osób, należy określić dokładnie role w zespole. Wszystkie
wyżej wymienione działania niezbędne są do opracowania scenariusza negocjacji, który
pozwala na zaplanowanie szczegółów organizacyjnych i merytorycznych rozmów. Można
również wstępnie opracować model formalny negocjacji .
A
. Zbiegień - Maciąg precyzuje kolejność działań w fazie przygotowawczej:
1. Zaplanowanie składu osobowego negocjatorów  każdy członek zespołu musi znać swoją
rolę i podporządkować się przypisanym jej zasadom;
2. Zaplanowanie scenariusza negocjacyjnego:
- zebranie informacji o przyczynach sytuacji konfliktowej w celu ustalenia priorytetowych
zadań obu stron,
- analiza celów pod kątem maksimum wymagań-maksymalne wymogi oraz minimum
wymagań-minimalne wymogi oraz określenie ważności
poszczególnych celów,
- analiza trudności i korzyści jakie mogą się pojawić,
- analiza argumentów z punktu widzenia obu stron,
- wybór strategii działania,
- przewidywane trudności i ich przełamywanie,
- analiza  pułapek , by potrafić przewidywać sytuacje i reagować na nie,
3. Planowanie warunków prowadzenia negocjacji:
- usytuowanie negocjatorów (przestrzenne i terytorialne),
- czas w negocjacjach;
2
4. Uwarunkowania sytuacyjne  zapoznanie się z zasadami kultury danej firmy, grupy
zawodowej, a w przypadku partnera zagranicznego z różnicami kulturalnymi, obyczajowymi
itd.  .
F a z a z a s a d n i c z a jest najbardziej rozbudowanym etapem cyklu negocjacyjnego. Są to
negocjacje właściwe, nazywane również rokowaniami. Mogą one obejmować jedno lub kilka
spotkań w zależności od złożoności negocjowanych spraw. Na tym etapie strony działając
sekwencyjnie doprowadzają do podjęcia decyzji o zawarciu kontraktu lub o zerwaniu
rozmów. W negocjacjach właściwych wyróżnia Się dodatkowo kilka etapów: etap wstępny,
rozpoznanie rozbieżności, poszukiwanie oraz porozumienie. Podczas etapu wstępnego
następuje poznanie się stron, prezentacja wspólnej oferty i odpowiedz
na nią. Czas
wykorzystuje się na poznawanie partnera, dalsze zdobywanie o nim informacji, rozpoznanie
jego strategii negocjacji oraz potrzeb i interesów, na wstępną identyfikacje celów. Podczas
etapu rozpoznania rozbieżności strony określają obszary niezgodności i ich zakres, proponują
wstępne warianty rozwiązań tych niezgodności. Na tym etapie strony muszą podjąć decyzję
czy kontynuować negocjacje czy je przerwać. Jeżeli uznają, że dalsze ich prowadzenie ma
sens, zaczyna się kolejny etap poszukiwania porozumienia. Charakterystyczne dla niego jest
szczegółowe określenie podstawowych obszarów rozbieżności i szukanie elementów
wspólnych między nimi, a następnie drogą targowania możliwych ofert i ustępstw. Fazę ta
prowadzi bezpośrednio to ostatniego etapu negocjacji .
F a z a k o ń c o w a. Zakończenie negocjacji może przybrać dwie formy: przyjęcia kontraktu
albo zerwania rozmów. Na ten etap składa się stwierdzenie istnienia możliwości lub braku
zawarcia końcowego porozumienia, podsumowanie wyników targu, przygotowanie kontraktu
oraz gromadzenie dodatkowych informacji potrzebnych do zawarcia kontraktu 6.
Osiągnięcie ostatniej fazy cyklu negocjacji nie zawsze jest możliwe po przeprowadzeniu
jednego pełnego cyklu. Czasami dochodzi do zerwania czy zawieszenia rozmów. Następuje to
podczas etapu drugiego fazy zasadniczej.
Wtedy by dojść do podjęcia satysfakcjonującej strony decyzji, proces trzeba powtórzyć
wracając do określonego miejsca cyklu lub do jego początku. Czasami by zawarcie
porozumienia i podpisania konkretnych umów było możliwe, trzeba przejść kilka pełnych lub
częściowych cykli. Nie zawsze jednak fazy cyklu negocjacyjnego zachodzą w opisanej
powyżej kolejności. Niektóre z nich mogą być pominięte, a inne mogą zachodzić nawet kilka
razy. Wyróżnia się jednakże jeden element charakterystyczny dla wszystkich negocjacji. Jest
nim targowanie, które może dotyczyć jednego bądz
kilku aspektów. Można uznać wszystkie
3
etapy poprzedzające targowanie za przygotowanie do negocjacji. Działania które następują po
stanowią ocenę osiągniętych wyników i ewaluację, czyli wyciągnięcie wniosków z ocen
Skuteczność negocjacji zależy od starannego przygotowania się do nich.
Dlatego należy ustalić cel i sporządzić plan negocjacji.
Następnie przeanalizować procesy, które doprowadziły do rozmów i określić tematy, które
będą przedmiotem negocjacji.
Kolejnymi czynnościami jest ustalenie kierunków sporu oraz przyjęcie własnych aspiracji 
ogólnych priorytetów. Zebrane dane, szczegółowo należy przeanalizować.
Aby dobrze przygotować się do negocjacji, należy odpowiedzieć sobie na następujące
pytania:
" czego dotyczą negocjacje?
" z kim będziemy negocjować?
" kto będzie negocjatorem z naszej strony?
" jaki jest najlepszy termin i czas trwania negocjacji?
" gdzie odbędą się rozmowy i jak przygotować ich miejsce?
" jak stworzyć twórczy klimat dla negocjacji?
" jaki przyjmiemy styl: twardy, miękki, czy oparty na zasadach?
" jakie są nasze aspiracje i oferty wyjściowe?
" jaki zamierzamy osiągnąć rezultat negocjacji? (Witek, 1994)
W procesie negocjacji wyróżnić można trzy etapy: rozpoczęcie negocjacji, sterowanie
przebiegiem negocjacji, zakończenie negocjacji - perspektywy na przyszłość (Zbiegień 
Maciąg, 1997).
Na każdym etapie mogą być stosowane odmienne taktyki oddziaływania negocjacyjnego. Nie
są one jednak przypisane na stałe do poszczególnych etapów.
1. Rozpoczęcie negocjacji
W pierwszym etapie negocjacji stosuje się techniki psychologiczne, których celem jest
ukazanie siebie w jak najlepszym świetle oraz zwiększanie do siebie zakresu sympatii i
zaufania.
Wizerunek rozmówcy wyrabiamy w ciągu pierwszych kilkunastu sekund dzięki swoj ej
intuicji. Następnie krystalizujemy go po pierwszych wypowiedzianych słowach, gestach,
mimice. W momencie rozpoczęcia negocjacji partnerzy starają się zrobić na sobie jak
najlepsze wrażenie. Taktykę efektu pierwszego wrażenia można uzupełniać taktyką
4
prezentacji samego siebie, eksponując swe zalety, walory, siłę. Celem tej taktyki jest
zwiększenie własnej atrakcyjności.
2. Sterowanie przebiegiem negocjacji
Etap właściwych negocjacji zaczyna się w momencie spotkania się negocjujących partnerów.
Składa się na niego szereg typowych czynności, uwarunkowań i reguł:
1) Prezentacja członków zespołu i sprawdzenie posiadanych kompetencji.
Wzbudzenie u partnerów zaufania do siebie i swoich propozycji oraz wprowadzenie
atmosfery życzliwości i przyjaz
ni.
2) Rozmowy wstępne. Zdefiniowanie problemu oraz przyjęcie zasad i stylu negocjacji.
Określenie czasu ich trwania i procedury oraz przyjęcie kryteriów oceny wyników negocjacji.
3) Przedstawienie ofert, dokonanie ich oceny, wzajemne przekonywanie się. Percepcja i
interpretacja faktów przez drugiego partnera: rozumienie racji drugiej strony, właściwy odbiór
jej intencji, siła determinacji i argumentów drugiej strony, uczciwe i otwarte omawianie
różnic, uwypuklanie treści kluczowych, respektowanie praw do własnego sposobu rozumienia
problemu.
4)Myślenie twórcze. Zgłaszanie dużej ilości pomysłów rozwiązań
satysfakcjonujących obu partnerów. Ocena tych propozycji oraz dokonywanie
ustępstw i proponowanie ofert.
5) Wyrażenie zgody na zawarcie kontraktu końcowego. Podsumowanie wyników
i przedstawienie rozwiązań na piśmie.
y
ródła:
Balawejder K., Komunikacja. Konflikty. Negocjacje w organizacji, Wydawnictwo
Uniwersytetu Śląskiego, Katowice 1998, s.139-144
Mesjasz C., Modele procesu negocjacji,  Zeszyty Naukowe Akademii Ekonomicznej w
Krakowie 1998, nr 509, s. 158
Nęcki Z., Negocjacje w biznesie, ANTYKWA, Kraków 2000, s. 185
Zbiegień-Maciąg L., Taktyki i techniki negocjacyjne, Wydawnictw AGH, Kraków 1995, s.
30-42
5