Księgi rachunkowe
(handlowe)
i dokumentacja księgowa
Rachunkowość finansowa obejmuje:
1) przyjęte zasady (politykę) rachunkowości  tzw.
Zakładowy Plan Kont,
2) prowadzenie ksiąg rachunkowych (handlowych),
w których na podstawie dowodów księgowych
ujmowane są wszystkie operacje gospodarcze w
porządku chronologicznym i systematycznym,
3) okresowe ustalanie i sprawdzanie drogą inwentaryzacji
rzeczywistego stanu majątku firmy (aktywów) i z
ródeł
jego finansowania (pasywów),
4) wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku
finansowego,
5) sporządzanie sprawozdań finansowych,
6) gromadzenie i przechowywanie dowodów
księgowych oraz pozostałej dokumentacji
przewidzianej ustawą,
7) poddanie badaniu i ogłoszenie sprawozdań finansowych
w przypadkach przewidzianych ustawą.
Księgi rachunkowe
Słu\
ą do ewidencji operacji
gospodarczych w ujęciu
chronologicznym i systematycznym
oraz do prezentacji stanów składników
aktywów i pasywów.
Powinny być prowadzone w języku
polskim i w walucie polskiej (nale\
y odpowiednio
przeliczyć operacje gospodarcze w walucie obcej na walutę polską wg
kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji)
Elementy ksiąg rachunkowych
Na pełne księgi handlowe składają się:
DZIENNIK  rejestrowanie operacji gospodarczych w porządku
chronologicznym. Zapisy w nim są kolejno numerowane a sumy
zapisów liczone w sposób ciągły.
KSI
GA GA
ÓWNA  rejestrowanie operacji gospodarczych
w porządku systematycznym (ewidencja syntetyczna  konta księgi
głównej), w kolejności chronologicznej
KSI
GI POMOCNICZE  szczegółowy zapis operacji
(ewidencja analityczna)
ZESTAWIENIE OBROTÓW I SALD KONT
KSI
GI GA
ÓWNEJ
ZESTAWIENIE OBROTÓW I SALD KONT
KSI
G POMOCNICZYCH
WYKAZ SKA
ADNIKÓW AKTYWÓW
I PASYWÓW (inwentarz)
Dziennik
Sposób dokonywania zapisów w
dzienniku powinien umo\
liwić ich
jednoznaczne powiązanie ze
sprawdzonymi i zatwierdzonymi
dowodami księgowymi.
Powinien umo\
liwiać uzgodnienie jego
obrotów z obrotami zestawienia obrotów
i sald kont księgi głównej.
Księgi rachunkowe
Jednostka otwiera księgi rachunkowe:
" na dzień rozpoczęcia działalności,
" na początek ka\
dego roku obrotowego (zwykle jest
to 1 stycznia),
" na dzień zmiany formy prawnej,
" na dzień wpisu do rejestru połączenia lub podziału
jednostek, jeśli powoduje to powstanie nowej
jednostki (jednostek),
" na dzień rozpoczęcia likwidacji lub wszczęcia
postępowania upadłościowego,
Otwarcie ksiąg rachunkowych polega na wprowadzeniu
do ksiąg stanów początkowych (sald
początkowych) aktywów i pasywów.
Księgi rachunkowe
Księgi rachunkowe zamyka się:
" na dzień kończący rok obrotowy (zwykle jest to 31 grudnia),
" na dzień zakończenia działalności przez jednostkę,
" na dzień sprzeda\
y jednostki,
" na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej
" na dzień zakończenia postępowania upadłościowego
i likwidacyjnego,
" w jednostkach przejmowanych  na dzień połączenia
związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę,
" na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia
jednostek, je\
eli w wyniku podziału lub połączenia powstaje
nowa jednostka,
" na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki
w stan likwidacji lub upadłości,
nie póz
niej ni\
w ciągu 3 miesięcy od zaistnienia tych zdarzeń
Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym
wyłączeniu mo\
liwości dokonywania jakichkolwiek zapisów w
tych księgach.
Księgi handlowe
Fizycznie nale\
y dokonać otwarcia ksiąg
rachunkowych nie póz
niej ni\
w ciągu 15 dni
natomiast zamknięcia ksiąg rachunkowych
nie póz
niej ni\
w ciągu 3 miesięcy od
zaistnienia powy\
szych zdarzeń. W
jednostkach kontynuujących działalność
ostateczne zamknięcie ksiąg powinno
nastąpić najpóz
niej w ciągu 15 dni od
zatwierdzenia przez organ zatwierdzający
sprawozdania finansowego za rok obrotowy.
Księgi rachunkowe
Powinny być prowadzone:
" Rzetelnie (dokonane w nich zapisy powinny odzwierciedlać
stan rzeczywisty),
" Bezbłędnie (nale\
y wprowadzać do nich kompletnie
i poprawnie wszystkie zakwalifikowane w danym miesiącu
dowody księgowe),
" Sprawdzalnie (dokonane w nich na podstawie dowodów
księgowych zapisy powinny być uporządkowane
chronologicznie i systematycznie),
" Bie\
ąco (pochodzące z nich informacje powinny umo\
liwić
sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań
finansowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych).
Dowód księgowy
To dokument stanowiący podstawę
zapisu w księgach rachunkowych
jednostki, potwierdzający dokonanie lub
powstanie operacji gospodarczej.
Elementy dowodu księgowego
Ustawa o rachunkowości określa minimalny zakres
danych, jaki powinien posiadać ka\
dy dowód
księgowy:
1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru
identyfikacyjnego,
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących
operacji gospodarczej,
3. opis operacji gospodarczej oraz jej wartość, je\
eli
to mo\
liwe, określoną tak\
e w jednostkach
naturalnych. Wartość operacji mo\
e być
w dowodzie pominięta, je\
eli w toku przetwarzania
w rachunkowości danych wyra\
onych w
jednostkach naturalnych następuje ich wycena,
potwierdzona stosownym wydrukiem,
Elementy dowodu księgowego- cdn.
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony
pod inną datą  tak\
e datę sporządzenia dowodu,
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od
której przyjęto składniki aktywów. Je\
eli dowód nie
dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów,
przeniesienia prawa własności lub u\
ytkowania wieczystego
gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy te mogą
być zastąpione znakami zapewniającymi identyfikację
wystawcy i odbiorcy dowodu. Podpisy na dokumentach
ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą
być odtworzone automatycznie,
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do
ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca
oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (tzw.
dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Podział dowodów księgowych
DOWODY KSI
GOWE
Dowody Dowody
zewnętrzne/ wewnętrzne/
z
ródłowe z
ródłowe i wtórne
Zewnętrzne Zewnętrzne
y
ródłowe Zbiorcze Korygujące Zastępcze Rozliczeniowe
obce własne
Dowody z
ródłowe i wtórne
Dowody z
ródłowe  inaczej pierwotne, będące
pierwszym udokumentowaniem danej
operacji gospodarczej (bezpośrednio
dokumentują daną operację gospodarczą)
Dowody wtórne  sporządzone na podstawie
wcześniej wystawionych dowodów
z
ródłowych, np. raport kasowy sporządzony
na podstawie dowodów pierwotnych
dokumentujących wpływy i wypływy gotówki
z kasy.
Dowody z
ródłowe zewnętrzne
i wewnętrzne
Dowody zewnętrzne obce  otrzymane w oryginale od
kontrahentów, które zostały przez nich wystawione,
np. faktura VAT dokumentująca zakup towarów lub
usług,
Dowody zewnętrzne własne  przekazywane
w oryginale kontrahentom (w jednostce pozostaje
kopia takiego dowodu), potwierdzające
zrealizowanie operacji gospodarczej na rzecz innej
jednostki, np. polecenie przelewu potwierdzające
spłatę zobowiązania wobec dostawcy towarów lub
usług,
Dowody wewnętrzne  dotyczące operacji wewnątrz
jednostki, np. dokumentujące przesunięcia
międzymagazynowe, listy płac, dowody kasowe.
Pozostałe dowody księgowe
Dowody zbiorcze  stanowią zbiór dokumentów
z
ródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym
pojedynczo wymienione, np. zestawienie sprzeda\
y
towarów w hurcie, raport kasowy. Słu\
ą do dokonania
łącznych zapisów
Dowody korygujące - poprawiają błędne zapisy uprzednio
dokonane
Dowody zastępcze  zastępują dokumenty z
ródłowe do
czasu ich otrzymania
Dowody rozliczeniowe  ujmują ju\
dokonane zapisy
według dodatkowych kryteriów klasyfikacji, np. arkusz
rozliczeniowy kosztów (dzielący poniesione w okresie koszty
według rodzaju na odpowiednie miejsca poniesienia tych kosztów).
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy u\
yciu komputera za
równowa\
ne z dowodami z
ródłowymi uwa\
a się zapisy
w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za
pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników
danych lub tworzone według programu na podstawie informacji ju\

zawartych w księgach, przy zapewnieniu, \
e podczas rejestrowania
tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:
a) uzyskają one trwale czytelna postać, zgodną z treścią odpowiednich
dowodów księgowych,
b) mo\
liwe jest stwierdzenie z
ródła ich pochodzenia oraz ustalenie
osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie,
c) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności
przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności
i identyczności zapisów,
d) dane z
ródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione,
w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany
do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.
np. Wyciąg
bankowy
DOKUMENT
y
RÓDA
OWY
OBCY
np. Faktura
VAT zakupu
np. Faktura
VAT
sprzeda\
y
np. dokument
magazynowy
PZ
DOKUMENT
WA
ASNY
ZBIORCZY
Wymogi dotyczące dowodów
księgowych
Prawidłowy dowód musi być:
" Rzetelny  (zgodny z rzeczywistym przebiegiem
operacji gospodarczej, którą dokumentuje),
" Kompletny  (zawierający odpowiednie
wymagane elementy, niezbędne do właściwego
charakteryzowania ujętych w nich operacji
gospodarczej),
" Wolne od błędów rachunkowych -
(poprawny rachunkowo)
" Czytelny i trwale oznaczony
Kontrola dokumentów
księgowych
FORMALNA RACHUNKOWA MERYTORYCZNA
(rzeczowa)
Czy dokument jest Czy obliczenia Czy dokument
poprawnie zawarte w prawdziwie
wystawiony? Na dokumencie są odzwierciedla
odpowiednich poprawne? zaistniałą
formularzach? operację?
Czy spełnia Czy został
wymogi formalne? wystawiony przez
właściwą komórkę
w jednostce?
Kontrola dowodów
księgowych
Fakt pozytywnego przejścia przez
kontrolę jest oznaczony na dokumencie
odpowiednim napisem (najczęściej
pieczątką z podpisem), np.
Dekretacja
Ka\
dy dokument musi zawierać odpowiedni
dekret, czyli określenie sposobu w jaki
będzie dany dokument zapisany na
kontach.
Jest to wskazanie jakie konta zostaną obcią\
one
(zapisy DT) jakimi kwotami, a jakie konta
uznane (zapisy CT).
Zwykle opis ten wykonuje się na samym
dokumencie.
Dekret
Druki ścisłego zarachowania, a druki
ścisłej kontroli
Druki ścisłego zarachowania -to te formularze druków, które
podlegają kontroli przez cały czas posiadania ich przez
jednostkę, bez względu na to, czy są one u\
ywane czy jedynie
stanowią zapas. Musza być kolejno ponumerowane (fabrycznie
lub w momencie zakupu) a ich zu\
ycie jest potwierdzone
odpowiednim protokołem.
Druki ścisłej kontroli - to te druki, których kontrola następuje
dopiero w momencie wydania ich do zu\
ycia, a nie przez cały
okres ich posiadania przez jednostkę. Są numerowane dopiero
pod datą przekazania ich do wykorzystania.
Ka\
da jednostka powinna posiadać
zatwierdzoną przez kierownika instrukcję
obiegu i kontroli dokumentów.
Dowody księgowe przechowuje się w siedzibie zarządu lub oddziału
(Zakładu) jednostki w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku
dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych,
w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich
łatwe odszukanie.
Roczne zbiory dowodów księgowych oznacza się określeniem nazwy
ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów
w zbiorze.
Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów
księgowych mo\
e być przeniesiona na nośniki danych, pozwalające
zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem
stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie
urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku,
o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.
(Nie dotyczy to dokumentów przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości,
list płac, powierzenia odpowiedzialności za składniki
aktywów, znaczących umów i innych wa\
nych dokumentów określonych
przez kierownika jednostki).
Ochrona dowodów księgowych
Jednostka musi przechowywać dowody księgowe w nale\
yty
sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami,
nieupowa\
nionym rozpowszechnianiem czy uszkodzeniem
lub zniszczeniem.
W przypadku prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy u\
yciu komputera,
ochrona danych powinna polegać na:
" stosowaniu odpornych na zagro\
enia nośników danych,
" doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej,
" systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych
zapisanych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem
zapewnienia trwałości zapisu informacji przez czas nie krótszy od
wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych,
" zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu
informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich
rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed
nieupowa\
nionym dostępem lub zniszczeniem.
Okres przechowywania dowodów
księgowych
Minimalne okresy przechowywania dokumentów:
1. Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają
trwałemu przechowywaniu.
2. Księgi rachunkowe i dowody księgowe - 5 lat, z wyjątkiem
kart wynagrodzeń pracowników bądz
ich odpowiedników 
przez okres wymaganego dostępu do tych informacji,
wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz
podatkowych, nie krócej jednak ni 5 lat.
Okresy przechowywania oblicza się od początku roku
następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory
dotyczą.
Okres przechowywania dowodów księgowych
Rodzaj dowodu Okres przechowywania
Zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe Podlegają trwałemu przechowywaniu
Księgi rachunkowe 5 lat
Karty wynagrodzeń pracowników bądz
ich Okres wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych
odpowiedniki oraz podatkowych, nie krócej jednak ni\
5 lat
Dowody księgowe dotyczące wpływów ze Do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za
sprzeda\
y detalicznej dany rok obrotowy, nie krócej jednak ni\
do dnia
rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów
objęte sprzeda\
ą detaliczną
Dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji Przez 5 lat od początku roku następującego po roku
rozpoczętych, po\
yczek, kredytów oraz umów obrotowym, w którym operacje, transakcje
handlowych, roszczeń dochodzonych w i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone,
postępowaniu cywilnym lub objętych rozliczone lub przedawnione
postępowaniem karnym albo podatkowym
Dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia Przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej wa\
ności
rachunkowości (Zakładowy Plan Kont)
Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji Przez okres jednego roku po upływie rękojmi lub
rozliczeniu reklamacji
Dokumenty inwentaryzacyjne 5 lat
Roczne rozliczenia podatkowe 5 lat
Pozostałe dowody księgowe i dokumenty 5 lat
y
ródło: K. Gościniak, ABC Rachunkowości, WSFiR, Sopot 2005, s. 64
Poprawianie błędów
księgowych
Przykład (poprawianie błędów w dowodach)
W firmie "Beta" pani Iksińska, zajmująca się
przyjmowaniem i wprowadzaniem do systemu
księgowego faktur zakupu, dokonała korekty
błędnie wpisanego na fakturze adresu firmy  Beta
poprzez skreślenie i wpisanie poprawnego.
Główna księgowa zwróciła uwagę pani Iksińskiej,
i\
postąpiła niewłaściwie, bowiem powinna była
wysłać do wystawcy faktury odpowiedni dokument
zawierający sprostowanie. Pani Iksińska wyraziła
zdziwienie, argumentując, \
e przecie\
wolno
korygować błędne zapisy poprzez skreślenie
błędnej treści i wpisanie poprawnej. Kto miał
rację?
Poprawianie błędów w dowodach
księgowych
Błędy w dowodach z
ródłowych zewnętrznych obcych
i własnych - korygujemy jedynie poprzez wystawienie
i wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu
zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym
uzasadnieniem tego sprostowania.
Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane
przez skreślenie błędnej treści lub kwoty i wpisanie
poprawnej. Nale\
y przy tym zachować czytelność
skreślonych wyra\
eń i liczb oraz opatrzyć dowód datą
dokonania poprawki a tak\
e podpisem osoby, która jej
dokonała. Nie mo\
na poprawiać pojedynczych liter ani cyfr
 nale\
y dokonać korekty całej błędnej treści czy kwoty.
Poprawianie błędów księgowych
Przekreślenie zapisu błędnego i
wpisanie poprawnego (mo\
liwy tylko
przed zamknięciem kont)
Stornowanie czyli dodatkowe zapisy
korygujące:
Zapisy liczbami dodatnimi to tzw.
Storno czarne
Zapisy liczbami ujemnymi to tzw.
Storno czerwone
Przykład na tablicy :)