Katarzyna GRZYBOWSKA*

Agnieszka STACHOWIAK*

sPOSOBY USTALANIA zapasÓW NIEUZASADNIONYCH

Autorki w artykule prezentują istotny problem, z jakim mają do czynienia menedżerowie zajmujący się w przedsiębiorstwie zarządzaniem zapasami i gospodarką magazynową. Problemem tym jest utrzymywanie zapasów w nadmiernych ilościach. Celem artykułu jest ustalenie przyczyn magazynowania w przedsiębiorstwach zapasów zbędnych i nadmiernych. Celem jest również zaprezentowanie sposobów ustalania wielkości zapasów nieuzasadnionych. Autorki przedstawiają także działania eliminujące nadmiar asortymentu nieuzasadnionego
i zdezaktualizowanego.

Słowa kluczowe: Zarządzanie zapasami, zapasy nieuzasadnione, zapasy nadmierne, zapasy zbędne

1. zarządzanie zapasami

Utrzymywanie zapasów, zarówno surowców, komponentów i podzespołów oraz wyrobów gotowych, reprezentuje główne aktywa w większości przedsiębiorstw. Konieczne jest wobec tego efektywne zarządzanie wszystkimi magazynowanymi
w firmie towarami. Przede wszystkim chodzi o to, by nakłady nie stały się
nadmierne. „Po pierwsze, należy się upewnić, że poziom zapasów jest
wystarczający dla potrzeb produkcji i sprzedaży, po drugie, należy unikać
utrzymywania nadwyżki zapasów, które są zbędne i mogą powodować wzrost
ryzyka zestarzenia się zapasów.” [2, s.491]

Czy w takim razie gromadzenie zapasów jest ekonomicznie uzasadnione?
Jest ono istotne i niezbędne, oczywiście nie w nadmiernych ilościach.

Wynika bowiem z trzech czynników:

 czynnik finansowy - większe zamówienia od klienta gwarantują możliwość otrzymania rabatów od dostawców, pozwalają na otrzymanie od dostawców
dłuższych terminów płatności faktur, zapewniają, iż koszt dostawy może być
pokrywany przez dostawców…

 czynnik losowy - utrzymywanie zapasów chroni firmę przed skutkami
zakłóceń w uzupełnianiu zapasów. Zakłócenia te wynikają np. z opóźnień
w transporcie bez lub z winy dostawcy, wynikają z niemożliwości realizacji zamówienia przed dostawców...

 czynnik fizyczny - równoważenie popytu i podaży, a więc skompensowanie różnic w czasie i rytmie między dostawami a wydawaniem zapasu z magazynu do dalszej obróbki bądź sprzedaży.

W odróżnieniu jednak od zagranicznych firm, w polskich przedsiębiorstwach zapasy często znacznie przekraczają ekonomicznie uzasadniony wskaźniki rotacji. W warunkach polskich zapasy i ich utrzymanie stanowią często nawet około
70-75% kosztów w strukturze kosztów firmy.

Optymalizacją magazynowanych towarów, zarówno surowców, komponentów
oraz wyrobów gotowych, zajmuje się popularnie nazywane zarządzanie zapasami. „Do celów zarządzania zapasami należą:

 zapewnienie wymaganego poziomu obsługi klientów wewnętrznych
i zewnętrznych z uwzględnieniem jakości i odsetka zrealizowanych zamówień;

 monitorowanie bieżącego i przyszłego zapotrzebowania na wszystkie potrzebne dobra w celu uniknięcia nadwyżek oraz wąskich gardeł w produkcji;

 minimalizowanie kosztów poprzez zmniejszenie różnorodności zapasów, ustalanie ekonomicznych wielkości zamawianych partii i analizowanie kosztów tworzenia i utrzymania zapasów.” [4, s.217]

Często jednak zarządzanie magazynowanymi towarami odnosi się do tych asortymentów, które najbardziej rzutują na wartość całkowitego rocznego zużycia. Odnosi się do zapasów o codziennym lub regularnym przeglądzie. Dotyczy to asortymentów strategicznych i typowych do produkcji bądź sprzedaży.

Na dalszy plan odchodzą natomiast zapasy o bardzo długim czasie rotacji lub te, które nie rotują. Zapasy te często są „zapominane”. Gromadzone są na uboczu, tam gdzie ich nie widać i nie przeszkadzają. Nie znaczy jednak, że nie wpływają na koszty magazynowania. I tu pojawia się problem, który menedżerowie muszą rozwiązać.

Zarządzanie zapasami pozwala dążyć do tego, by zabezpieczyć zapas przy
minimalnym zaangażowaniu kapitału i możliwie najniższych kosztach
zaopatrzenia. Uzasadnione zapasy zapewniają ciągłość wytwarzania i sprzedaży
w firmie.

Do zapasów uzasadnionych zalicza się także zapasy tak zwane spekulacyjne - kupowane w nadmiarze w celach spekulacji na rynku. Zapasami uzasadnionymi są również zapasy sezonowe, a więc te, które są dostępne na rynku przez określony czas. Zapas ten jest tworzony „w celu zaspokojenia sezonowych zmian popytu, dla zachowania stałego poziomu produkcji w okresie zwiększonego popytu lub
niewielkiego podniesienia poziomu produkcji.” [5, s.241] Specjaliści od spraw
logistyki zabezpieczają się znacznymi wielkościami tych zapasów, by firma mogła spokojnie funkcjonować na rynku. Mimo, iż towary te są magazynowane w dużych ilościach nie są traktowane jako nieuzasadnione.

Nad zapasami uzasadnionymi przedsiębiorstwo jest w stanie zapanować.
Menedżerowie firmy stosują analizy i techniki optymalizacyjne wynikające
właśnie z zarządzania zapasami. Te efektywne i optymalne działania pozwalają na ustalenie odpowiedniej wielkości magazynowanego towaru (np. poziom zapasu maksymalnego, minimalnego, informacyjnego…) oraz oczekiwanej i uzasadnionej rotacji.

Menedżerowie przedsiębiorstw nauczyli się „lepiej zarządzać zapasami, przez co (firmy - przyp. aut.) zdołały poprawić „szybkość” zapasów albo wskaźnik obrotu (rotacji) zapasów” [1, s.206]. Tego nauczyli się specjaliści zajmujący się logistyką i zapasami w nowoczesnych firmach.

Problemem i znacznym obciążeniem dla przedsiębiorstwa stają się zapasy
nieuzasadnione, a więc te zbędne, utrzymywane w nadmiarze. Ciężarem dla firmy są koszty typowo magazynowe: koszty z tytułu wykorzystywania pomieszczeń magazynowych, wyposażenia, utrzymywania specjalnych warunków składowania, amortyzacja, wydatki na remonty oraz ubezpieczenia. Do tego dochodzi również płaca pracowników magazynowych. Są to jednak koszty względnie stałe. Zbędnym balastem dla przedsiębiorstwa są przede wszystkim koszty związane
z zamrożeniem gotówki.

2. zapasy nieuzasadnione

Zapasy nieuzasadnione są to zapasy nadmierne, których firma nie jest w stanie lub nie może wykorzystać na własne potrzeby. Są to magazynowane asortymenty, których utrzymanie nie jest uzasadnione ustalonym przez menedżerów poziomem obsługi klienta.

Zapasy nieuzasadnione to również zapasy zbędne, które kiedyś były przez firmę wykorzystywane, lecz przestały być użyteczne. Zapasy te nie są jednak wyłącznie pozostałością lat ubiegłych. Wciąż w wielu firmach są wytwarzane. Są bowiem efektem nadprodukcji, obarczonych błędem nadwyżki prognoz, czy w końcu
zamawianiem towaru „na magazyn”, na przyszłość. W efekcie zapas zbędny
i zapas w nadmiarze przynoszą straty - przede wszystkim w wyniku zamrożonej gotówki oraz kosztów związanych z jego niepotrzebnym utrzymaniem.

Można więc zapasy nieuzasadnione określić mianem zdezaktualizowanego
zapasu. Zapasu, „co do którego istnieje niewielka szansa, że zostaną wykorzystane w przyszłych procesach produkcyjnych lub że zostaną sprzedane w zwykły sposób przez zwykłe ujścia.” [5, s.243]

Oprócz tego, że przedsiębiorstwo ponosi koszty związane z magazynowaniem zapasów nieuzasadnionych, często ponosi koszty starzenia się i psucia zapasów. „Najbardziej wrażliwymi na warunki otoczenia i podatnymi na psucie się są towary spożywcze, a w ramach tej grupy towary szybko i łatwo psujące się.” [3, s.104]

3. przyczyny utrzymywania zapasu nieuzasadnionego

Menedżerowie winni uświadomić sobie co jest przyczyną takiego stanu. Można wymienić kilka przyczyn:

 zużycie fizyczne - jest wynikiem zmian fizycznych i chemicznych, które
zachodzą w przechowywanym materiale czy towarze. Szybkość i rozmiary zużycia fizycznego zapasu są zależne przede wszystkim od właściwości danego zapasu. Istotny wpływ na jakość fizyczno - chemiczną magazynowanego towaru mają również warunki jego przechowania i jakość jego obsługi. Fizyczne zużycie zapasu powoduje przede wszystkim zmniejszenie wartości użytkowej. Pogarsza się jakość utrzymywanego asortymentu i w rezultacie konieczne jest jego wycofanie. „Obniżenie jakości zapasów, utrata ich wartości handlowej i użytkowej powodują skutki ekonomiczne wyrażające się kosztami starzenia się zapasów.” [3, s.104]

 zużycie moralne - ma charakter niematerialny, wynika bowiem z mody lub postępu technicznego i technologicznego oraz ich tempa. Powoduje zmniejszenie wartości wymiennej przechowywanego towaru (zarówno surowców do dalszego przetworzenia, jak i wytworzonych wyrobów gotowych). W wyniku zużycia
moralnego zapasu następuje redukcja jego wartości oraz wzrost kosztów
np. późniejszej produkcji czy eksploatacji.

 błędne decyzje logistyczne - ich efektem są: nadmierna produkcja, prognozy obarczone zbyt dużym odchyleniem (błędem prognozy) czy w końcu zamawianie towaru „na magazyn”. Dopóki odchylenia wynikające z błędów budowanych
prognoz się kompensują nie ma problemu. Nawarstwianie zapasu w magazynie
w dłuższym okresie jest właśnie przykładem błędnych decyzji i utrzymywania zbędnego, okresowego zapasu.

4. SPOSOBY USTALANIA ZAPASÓW NIEUZASADNIONYCH

Każde przedsiębiorstwo, działające na rynku, musi mieć opracowaną politykę gospodarowania zapasami, również tymi utrzymywanymi w nadmiarze. Powinna również wypracować swój indywidualny, dostosowany do warunków w jakich działa, sposób kontroli poziomu zapasów.

4.1. Inwentaryzacja

Inwentaryzację w przedsiębiorstwie przeprowadza się co roku. Inwentaryzacja zapasów magazynowych obejmować może trzy ostatnie miesiące roku obrotowego i 15 dni pierwszego miesiąca następnego roku. Odstępstwa od powyższego: dotyczą zapasu materiałów, towarów i innych części i podzespołów oraz wyrobów finalnych składowanych na terenie strzeżonych składowisk i objętych ewidencją ilościowo-wartościową. Spełniające powyższe kryteria zapasy mogą być spisywane raz w ciągu 2 lat. Uregulowania dotyczące: częstotliwości, terminów, metod inwentaryzacji, sposobów wyceny oraz zasad przechowywania dokumentów z inwentaryzacji reguluje Dz. U. nr 113, poz.1186 z dnia 9. listopada 2000.

Głównym celem inwentaryzacji jest ustalenie aktualnego (dysponowanego) stanu zapasów w firmie. Odnosi się to zarówno do ilości magazynowanych pozycji asortymentowych, jak i wartości składowanych zapasów.

Inwentaryzacja zapasów jest przeprowadzania drogą spisu z natury, bowiem pozwala na:

- rozliczenie odpowiedzialnych materialnie osób (pracowników - magazynierów),

- określenie stanu (lub jego zmian) w ilości i jakości magazynowanych zapasów,

- weryfikację przydatności zapasów; często podczas inwentaryzacji ujawniany jest zapas utrzymywany w nadmiarze lub zapas zbędny,

- aktualizację stanów zapasów w systemie informatycznym.

Różnice inwentaryzacyjne są przyczyną różnych działań np.:

• z winy pracownika: niedokładny odbiór, niewłaściwe wydanie towaru według dokumentów RW - rozchód wewnętrzny z magazynu lub WZ - wydanie zewnętrzne, dublowanie tych samych pozycji asortymentowych pod różnymi kodami, nielegalne wynoszenie materiałów (kradzież) lub

• niezależnych od pracownika: przyjmowanie towaru według sztuk a wydawanie według masy towarowej (drobnica typu: śrubki, nity, nakrętki…), zmiany jakościowe wynikające z warunków przechowywania, różnica temperatur (paliwo).

Podstawą przeprowadzenia inwentaryzacji winien być opracowany regulamin, w formie instrukcji, lub wewnętrzne zarządzenie kierownika danej jednostki lub magazynu.

4.2. Określenie rotacji

Okresowe przeglądy zapasu wykrywać winny powolny proces zużycia
moralnego i fizycznego zapasu oraz ujawniać błędnie decyzje i działania.

Konieczne wydaje się sprawdzenie współczynnika rotacji wszystkich
utrzymywanych w magazynie zapasów. „Rotacja w razach”, określona według wzoru nr 1, określa ile razy w ciągu roku w przedsiębiorstwie są odnawiane
zapasy.

Niski poziom tego wskaźnika wskazuje na nadmierne i zbędne zapasy utrzymywane przez przedsiębiorstwo. Natomiast wzrost wskaźnika rotacji
w razach oznaczać będzie, że zapasy wystarczają na coraz mniejszą liczbę dni sprzedaży. Gdy następuje wzrost wskaźnika rotacji w razach to sytuacja staje się kosztowo korzystniejsza dla przedsiębiorstwa.

(1)

Menedżerowie mogą również zastosować drugi wskaźnik. Jest to „rotacja
w dniach”. Określa ona długość okresu w jakim magazynowany towar będzie
odnawiany. A więc możliwe jest ustalenie na ile dni sprzedaży wystarczy średni zapas danego asortymentu. Wskaźnik ten, obliczony według wzoru nr 2, winien być jak najmniejszy, by sytuacja przedsiębiorstwa była korzystna pod względem
ekonomicznym.

(2)

W przedstawionym modelu średniego zapasu magazynowego (wzór nr 3),
zastosowanego w powyżej prezentowanych wzorach, pomiar przeprowadzany jest codziennie, tak więc wskaźnik ten określa średni dzienny stan zapasu.

(3)

Wskaźnik rotacji w razach lub w dniach jest podstawą do oceny zasadności utrzymywania zapasu. Jeśli znany jest przez menedżerów wskaźnik rotacji,
konieczne jest zastanowienie się nad działaniami eliminacji zapasów zbędnych
i nadmiernych. Konieczne jest podjęcie decyzji racjonalnej i jednocześnie
radykalnej. Dla wielu menedżerów decyzja i działania, które powinny być podjęte są trudne do wykonania. Wskazane jest jednak pozbycie się niepotrzebnego
zapasu.

5. działania eliminujące zapas nieuzasadniony

Poniżej autorki prezentują niepełną listę działań, którą można wykorzystać do eliminowania zapasu zbędnego i nadmiernego. Lista ta została opracowana ze względu na różne przyczyny niezadowalającego wyniku wskaźnika rotacji:

 zbliżający się termin ważności lub przydatności towaru, np. do spożycia, jest sygnałem do działania. Można podjąć różne kroki. Popularną strategią typową dla sklepów i firm dystrybucyjnych jest znacznie obniżenie ceny towaru przeznaczonego na sprzedaż. Wiele firm „pozbywa się” zapasu, o krótkim terminie ważności, dołączając go do innych asortymentów jako element promocji. Jest to popularne działanie np. przedsiębiorstw farmaceutycznych. W końcu można przekazać zapas jako darowiznę rzeczową np. fundacjom charytatywnym. Należy jednak pamiętać, że darowizna przekazana w formie rzeczowej musi być potwierdzona dokumentami. Z dokumentów tych wynikać winno jaka jest wartość darowizny wraz z oświadczeniem obdarowanego o jej przyjęciu. Kwotę przekazanych darowizn przedsiębiorstwo wykazuje w rozliczeniach miesięcznych na formularzu CIT-O i w rozliczeniu rocznym CIT-8/O. Darowiznę należy też wymienić w sprawozdaniu finansowym w informacji dodatkowej.)…

 termin ważności uległ przedawnieniu, pogorszyły się warunki fizyczno - chemiczne zapasu. Warto podjąć działania polegające na utylizacji zapasu. Wiele firm podejmuje te działania samodzielnie, jednak dla obniżenia kosztów i przejrzystości działań realizowanych w przedsiębiorstwie najlepiej zlecić utylizację specjalistycznej firmie, która zrobi to lepiej, taniej i wydajniej.

 nastąpiło zużycie moralne zapasu. Zapas nie jest już wykorzystywany, bo jest np. przestarzały technologicznie. Autorki proponują by zamieścić informację o wyprzedaży nadmiernych i zbędnych zapasów na stronie internetowej przedsiębiorstwa. Dzięki temu inni przedsiębiorcy będą wiedzieć, czego pozbywa się dana firma i mają szansę na podjęcie działań odkupienia zbędnego zapasu. Można również przekazać informację dalej. Przede wszystkim przedsiębiorcy będą mogli wystawić swój nadmierny i zbędny zapas np. na internetowej aukcji lub na przetarg. Innym rozwiązaniem jest możliwość skorzystania z internetowych portali pośrednictwa w sprzedaży produktów, towarów i nadmiernych zapasów magazynowych. W ostateczności niechcianego zapasu można pozbyć się poprzez jego złomowanie. To radykalne działanie jest typowym działaniem w wielu firmach nowocześnie zarządzanych.

 problem tkwi w nieprawidłowo zbudowanym prognozom czy niewłaściwie określonym planom produkcji. Racjonalność działań wymaga od menedżerów nauki na błędach i korygowania dotychczasowych decyzji.

5. podsumowanie

Problemem i znacznym obciążeniem dla przedsiębiorstwa wciąż są zapasy
nieuzasadnione. Pamiętać należy, że istnieje niewielkie prawdopodobieństwo,
że zmagazynowane zdezaktualizowane zapasy, będą mogły zostać wykorzystane
w sposób zwykłego zbycia. Pamiętać również należy, że przedsiębiorstwo wciąż musi ponosić koszty związane z jego utrzymaniem. Wobec powyższego im
szybsza decyzja i reakcja menedżerów, tym podjęte działania będą mniej
radykalne. Natomiast im późniejsze działania, tym większa strata finansowa dla
przedsiębiorstwa.

LITERATURA

1. Coyle J.J., Bardi E.J., Langley C.J.Jr., Zarządzanie logistyczne, Warszawa, PWE 2002.

2. Drury C., Rachunek kosztów, Warszawa, PWN 1996.

3. Gołembska E. (red.), Kompendium wiedzy o logistyce, Warszawa - Poznań, PWN 1999.

4. Lysons K., Zakupy zaopatrzeniowe, Warszawa, PWE 2004.

5. Słownik terminologii logistycznej, Poznań, Biblioteka Logistyka 2006.

* Politechnika Poznańska, Instytut Inżynierii Zarządzania

2

Katarzyna GRZYBOWSKA, Agnieszka STACHOWIAK

3

Sposoby ustalania zapasów nieuzasadnionych

Logistyka 1/2007

---