Negocjacje indywidualne a negocjacje grupowe

"Negocjacje stanowią proces w zasadzie dwustronnego (czasem trójstronnego) komunikowania się stron, których interesy są przynajmniej częściowo rozbieżne, w celu osiągnięcia porozumienia."

Rola negocjacji we współczesnym świecie

  

W ostatnich latach w naszym kraju wzrosło znacznie zainteresowanie negocjacjami. Wielką popularność zdobyły nowe obszary badań i działań praktycznych, w których kładzie się nacisk na zdobywanie wiedzy o tym, jak skutecznie zawierać porozu­mienie w różnorakich konfliktach personalnych, społecznych oraz jak doprowadzać do zawierania satysfakcjonujących transakcji handlowych, kontaktów miedzy pod­miotami gospodarczymi.

Negocjujemy na rozmaitych poziomach życia społecznego począwszy od stosunków interpersonalnych, kierowania zespołami ludz­kimi, poprzez wszelkie kontakty międzyorganizacyjne (kooperacja, handel, stosunki miedzy małymi i wielkimi grupami społecznymi), aż po poziom negocjacji międzynarodowych (stosunków dyplomatycznych, kontaktów między państwami).

Negocjacje są pewną metodą rozwiązywania konfliktów i sporów, które są nieustan­nie obecne w naszym życiu. Każda jednostka, pełniąc liczne role społeczne, jest uwikłana w stosunki z innymi ludźmi. Rodzina, pracownicy, przedsiębiorstwa, koa­licje, całe społeczeństwa i państwa muszą ze sobą współistnieć, by realizować swoje cele, oczekiwania, dążenia. Takie współistnienie wiąże się jednak nierozerwalnie z konfliktem, kiedy jednostka czy dana grupa społeczna staje wobec sytuacji, w której realizacja interesów obu stron wydaje się niemożliwa.

Termin „negocjacje” ma swój łaciński źródłosłów i pochodzi od słowa negotium co oznacza interes. Obecnie powszechnie przyjęte jest definiowanie negocjacji jako „procesu komu­nikowania się stron, gdy oczekują one, że porozumienie może zapewnić większe korzyści, niż działanie bez porozumienia (na własną rękę czy wbrew sobie nawza­jem)”.

Negocjacje są próbą pogodzenia sprzecznych interesów, potrzeb, idei. Są nastawione na współpracę i wszelkie reguły postępowania negocjacyjnego zakładają odrzucenie destrukcyjnej walki na rzecz poszukiwania wspólnego obszaru interesów mogącego być podstawą do trwałego nawiązania kontaktów.

Trzeba sobie zdawać sprawę z tego, że negocjacje nie są ani walką, w której trzeba odnieść zwycięstwo, ani towarzyskim spotkaniem, podczas którego można wymienić poglądy. To bardzo trudny, skompli­kowany proces podejmowania decyzji, w którym partnerzy muszą starać się do­prowadzić do tego, aby strony podjęły wspólnie decyzję umożliwiającą realizację przynajmniej części interesów.

Negocjacje są pewną alternatywą w rozwiązywaniu konfliktów dla wyniszczającej wszystkich walki, są pewną odpowiedzią na pytanie, w jaki sposób ludzie mogą skutecznie przezwyciężać dzielące ich różnice.

Negocjacje - wielostronny proces porozumiewania się w sytuacji konfliktu interesów czy rozbieżności poglądów zaangażowanych w negocjacje stron. Trudny, złożony i skomplikowany proces podejmowania wspólnej decyzji, w którym każda ze stron stara się doprowadzić do umożliwienia sobie realizacji własnych interesów, którego jednak nadrzędnym celem jest osiągnięcie porozumienia.

W negocjacjach biorą udział strony zawsze w jakiś sposób od siebie zależne i dlatego nie mogą działać samodzielnie i podejmować decyzji bez konsultacji z zainteresowanymi partnerami. Często negocjacje są niezbędnym elementem procedury prowadzącej do podpisania transakcji gospodarczej, jak również wypracowania określonych stosunków pomiędzy partnerami gospodarczymi. Istnieją różnorodne techniki negocjacji określające sposób i taktykę prowadzenia rozmów, dochodzenia do porozumienia oraz podejmowania decyzji w interesującej strony sprawie.

W biznesie słowo "negocjacje" pojawia się tak samo często jak cena, koszt, zakup. Negocjować można prawie wszystko a jedynym warunkiem jest odpowiednie przygotowanie, czyli wiedza i umiejętności praktyczne w tym zakresie. Wydawać by się mogło, że nie ma nic prostszego niż namówienie drugiej strony do spełnienia naszych oczekiwań, ale praktyka pokazuje że prawdziwych negocjatorów jest niewielu, natomiast wielu jest tych, którzy nad rzetelne przygotowanie przedkładają machanie szablami.

Negocjacje - to także sztuka podejmowania ryzyka, gdyż bez ryzyka negocjacje stają się zwykłym targowaniem się. Tymczasem - jak twierdzą psychologowie - większość ludzi boi się ryzyka. Ludzie analizując sytuację zastanawiają się "ile trzeba będzie stracić, a nie ile uda się zyskać". I tak myślących ludzi nie należałoby angażować do negocjacji, gdyż może okazać się, że wybiorą unikanie, zachowania uległe i wykażą brak zaufania, co na pewno nie przyniesie sukcesu w rozmowach.

Najczęstszą formą uzgadniania stanowisk w rozmowach o charakterze rodzinnym lub towarzyskim są negocjacje indywidualne.

Także w handlu negocjacje prowadzą pojedyncze osoby reprezentujące odrębne instytucje gospodarcze , zwłaszcza w transakcjach o mniejszej wartości i mniej skomplikowanych.

Jednak w przypadku negocjacji bardziej złożonych rozmowy z reguły prowadzone są przez zespoły osób. Niektóre typy negocjacji wręcz wymagają takiej formy spotkania.

Każda sytuacja negocjacyjna jest inna , dlatego za każdym razem należy rozpatrzyć warunki wewnętrzne i zewnętrzne mające wpływ na negocjacje. Należy także odpowiednio dobrać formę negocjowania , zastanowić się , czy rozmowy mają być prowadzone za pośrednictwem indywidualnego negocjatora , czy też przez powołany zespół negocjacyjny.

W trakcie wyboru formy negocjacji należy brać pod uwagę różnorodne czynniki , takie jak przedmiot negocjacji , czas , jakim dysponują negocjatorzy a także zasoby finansowe.

Przez indywidualnego negocjatora mogą być prowadzone proste negocjacje , w których wartość transakcji nie jest wysoka a także w sytuacji , kiedy istotne jest szybkie uzyskanie porozumienia.

Gdy rozmowy dotyczą problemu bardziej złożonego , warto skompletować zespół negocjacyjny , w którym znajdą się osoby z różnym doświadczeniem i o różnym zakresie kompetencji.

Decyzja , czy wydelegować pojedynczego negocjatora , czy cały zespół zależy od tego , jakie umiejętności będą potrzebne w negocjacjach oraz jakie trzeba będzie podjąć działanie.

Każde z tych rozwiązań ma swoje wady i zalety , które należy rozpatrywać w odniesieniu do konkretnej sytuacji negocjacyjnej.

Podział negocjacji ze względu na podmioty rozmów

rodzaje negocjacji

indywidualne grupowe

Negocjacje indywidualne
Zalety	Wady
Strona przeciwna nie może zadać pytań słabszym członkom zespołu a zatem nie może doprowadzić do nieporozumień w zespole i osłabienia pozycji .	Negocjator , który sam rozmawia z oponentem nie może liczyć na pomoc członków zespołu .
Cała odpowiedzialność spoczywa na jednej osobie , negocjator ma świadomość pełnej odpowiedzialności za przebieg i wynik rozmów , z czego wynika jego pełne zaangażowanie się w sprawę .	Możliwość podważenia trafności decyzji negocjatora , pojawienie się zarzutów dotyczących nierzetelności , braku wiedzy , stronniczości .
Niemożliwe jest doprowadzenie do różnic pomiędzy członkami jednego zespołu . Brak konieczności uzgadniania stanowiska z resztą zespołu negocjacyjnego eliminuje groźbę powstania nieporozumień , które wynikają z innej oceny sytuacji przez każdego z członków zespołu.	Osoba reprezentująca stronę negocjacyjną musi posiadać bardzo wysokie kwalifikacje , znać doskonale przedmiot negocjacji i odznaczać się wysoką odpornością psychiczną .
Możliwość szybszego osiągnięcia porozumienia , gdyż jeden negocjator nie musi uzgadniać stanowiska z resztą zespołu , może szybciej reagować na posunięcia oponenta za pomocą nowych technik lub proponowanych ustępstw.

Negocjacje grupowe
Zalety	wady
Mogą wziąć udział ludzie o różnym przygotowaniu merytorycznym, którzy uściślą fakty.	Oponent może doprowadzić do braku zgody pomiędzy członkami drugiego zespołu, pozwalając wypowiedzieć się każdemu z członków zespołu przeciwnego lub pytając o zdanie przypadkowo do niego dołączonego członka grupy.
W grupie można sumować opinie kilku członków .	Konieczność wypracowania takiego sposobu porozumiewania się , który pozwoli wymieniać uwagi w trakcie rozmów bez konieczności ogłaszania przerw
Umożliwiają ocenianie przebiegu negocjacji oraz planowanie jej dalszego przebiegu	Ryzyko przenoszenia odpowiedzialności za całość rozmów na innych członków grupy , co może skutkować mniejszą determinacją w dążeniu do celu i zmniejszeniu się efektywności działań negocjatorów.
Większy zespół pozwala występować przed oponentami z tzw. szerokim sprzeciwem.	Przedłużanie procesu negocjacji ; negocjacje prowadzone przez zespół wymagają uwzględnienia stanowisk , dokonywania podsumowań , analiz.
mniejsze obciążenie psychiczne negocjatorów
obiektywna ocena sytuacji
możliwość dokonania porównań
kwestie złożone , wymagające odmiennego doświadczenia i wiedzy mogą zostać omówione bez zwłoki , jeśli w zespole znajdują się specjaliści , np. technolodzy , inżynierowie czy prawnicy.

Każdy członek zespołu negocjacyjnego musi wiedzieć jaką ma pełnić rolę podczas negocjacji.

Zespół negocjacyjny powinien być złożony z osób posiadających odpowiednie predyspozycje. Przy wyborze członków zespołu należy uwzględnić ich :

• cechy osobowe

• doświadczenie i bezstronność

• zdolności organizacyjne

• światopogląd

Powodzenie rozmów zależy od tego , w jakim stopniu negocjatorzy odpowiadają wszystkim tym wymaganiom.

Każda z osób powinna posiadać odpowiednią wiedzę i umiejętność precyzyjnego i kreacyjnego myślenia. W warunkach stresujących ważne są silna osobowość i predyspozycje komunikacyjne.

Dobór negocjatorów jest sprawą największej wagi- w bardziej skomplikowanych rozmowach jedna osoba to za mało, by objąć wszystkie obszary, dlatego często negocjacje prowadzi się w zespołach negocjacyjnych.

Aby zespół spełnił swoją rolę niezbędny jest właściwy dobór ludzi. Najlepszym rozwiązaniem jest stworzenie zespołu z jasno podzielonymi rolami: lidera, protokolanta, słuchacza i krytyka. Każda rola ma swoją funkcję, dzięki której negocjacje mogą przebiegać sprawnie i szybko. Nie warto do zespołu negocjacyjnego zapraszać ludzi, którzy nie mają zaufania do siebie nawzajem i lubią pracować indywidualnie. Badania wykazują, że zespół składający się z "gwiazd" znacznie gorzej negocjuje niż zespół złożony z ludzi o mniejszych indywidualnie zdolnościach, ale umiejących podporządkować się ogólnemu interesowi.

W zespole negocjacyjnym można wyróżnić kilka podstawowych funkcji :

Z e s p ó ł n e g o c j a c y j n y

przewodniczący

główny negocjator , posiada pełnomocnictwa , podejmuje ostateczne decyzje

rzecznik

podsumowuje przebieg negocjacji podczas rozmów wieloetapowych , niekiedy informuje opinię publiczną

obserwator

ocenia , czy przebieg rozmów odpowiada przyjętej strategii , proponuje grupie zmiany postępowania

protokolant

spisuje przebieg rozmów , który pod koniec negocjacji winien być zaakceptowany przez obie strony

pozostali

inni członkowie zespołu mogą przyjmować różne funkcje w zależności od przyjętej strategii , pełnią funkcje doradcze

Zakres przedmiotowy negocjacji zbiorowych

Wymiary negocjacji zbiorowych:

• merytoryczny - jest związany z rozwiązaniem konkretnego problemu (np. wzrost płac)

• proceduralno-prawny - kształtuje zasady prawne i organizacyjne udziału stron w negocjacjach (zasady te pozwalają na zachowanie równowagi stron)

• komunikacyjny - zwiazany ze sposobami zachowań oraz stosowanymi technikami ułatwiajacymi osiągnięcie celu a zarazem zachowanie dobrych stosunków

• polityczny - NZ często wzmacniają lub osłabiają konkretne rządy, również często względy polityczne uniemozliwiają osiągnięcie porozumienia.

Skuteczna realizacja funkcji NZ wymaga zachowania równowagi między wymiarem: merytorycznym, proceduralno-prawnym oraz komunikacyjnym.

Negocjacje - to proces stresujący, pełen napięć i nerwowości; proces pełen niespodzianek czy nagłych zwrotów; proces, którego do końca nie da się przewidzieć, mimo wcześniejszego przygotowania się do rozmów, mimo scenariusza negocjacyjnego i opanowania technik. Wbrew tym uwagom profesjonaliści uważają, że wcale nie trudno jest zostać dobrym negocjatorem.

Opracowano na podstawie :

1. E.M. Cenker, Negocjacje, Wydawnictwo Wyższej Szkoły Komunikacji i Zarządzania, wydanie I, Poznań 2002

2. Fisher K., Ury W., Dochodząc do tak. Negocjowanie bez poddawania się. PWE Warszawa 1997.

---