Przedmiot: Kompatybilność technik i metod zarządzania.

Temat pracy:

SYSTEMY WSPOMAGANIA DECYZJI.

1. Rodowód i zasada działania Systemów Wspomagania Decyzji.

Obecnie trudno jest sobie wyobrazić nowoczesną firmę nie korzystającą z techniki komputerowej. Praktycznie w każdej dziedzinie naszego życia komputery stały się narzędziem które pomaga nam w naszych działaniach. Czasami trudno jest nam sobie w ogóle wyobrazić, że bez wsparcia ze strony techniki komputerowej można uporać się z danym problemem. Dzieje się tak dlatego, gdyż przed nami stają coraz to nowe wyzwania, którym nie jesteśmy w stanie samodzielnie sprostać, lub realizacja danego zadania pochłonęła by nam samym ogromne ilości jakże cennego w dzisiejszej erze czasu.

Nie wszystkie firmy jednakowo to postrzegają i zwlekają z wdrożeniem odpowiednich systemów komputerowych które wsparłyby i ułatwiły działania kadry menedżerskiej. Częściowo dzieje się tak dlatego, gdyż kierownictwo próbuje w ten sposób oszczędzać na kosztach lub usilnie twierdzi, że ich menedżerowie są na tyle dobrzy, iż poradzą sobie bez tego rodzaju wsparcia. Nie jest to moim zdaniem przyszłościowy sposób myślenia, gdyż wcześniej czy później odbije się to na kondycji finansowej firmy. Wtedy na wdrożenie takiego systemu może już być za późno. Dlatego o potrzebie wprowadzenia takiego systemu musi być na samym początku przekonane samo naczelne kierownictwo. Najczęściej pojawia się pytanie, po czym poznać, że już jest najwyższa pora na zaopatrzenie się w odpowiedniego rodzaju system. Jest to pytanie dość trudne gdyż nie ma na nie jednoznacznej odpowiedzi. Decyzja taka zależy wyłącznie od szefostwa firmy. Niekiedy już w momencie rozpoczęcia działalności gospodarczej wybierany jest odpowiedni system, jednakże najczęściej jest on wprowadzany wraz z rozrastaniem się danej firmy, kiedy to na odpowiednie przetworzenie i przeanalizowanie czeka coraz więcej danych.

Do tego celu najczęściej wdrażanym systemem w różnego rodzaju firmach jest SYSTEM WSPOMAGANIA DECYZJI (SWD).

„System, który automatycznie wyszukuje, przerabia i symuluje informacje potrzebne menedżerom do podejmowania konkretnych decyzji.”^[1]

System wspomagania decyzji jest szczegółowym i potężnym systemem informacyjnym który jest w stanie automatycznie wyszukiwać, przetwarzać i odpowiednio prezentować różnego rodzaju informacje, które mogą być użyte przez menedżerów do podejmowania decyzji.

SWD wywodzi się z Systemu Informacji Kierownictwa (SIK). SIK jest to system gromadzący, organizujący dane i mogący je przedstawić w formie przydatnej dla menedżera. SWD ma nad SIK tę przewagę, iż jest przystosowany do odpowiedniego przetwarzania danych, a nie do ich przechowywania i wyszukiwania jak to ma miejsce w przypadku SIK. SWD ułatwia menedżerom podejmowanie decyzji w określonej sytuacji, a SIK kładzie głównie nacisk na znormalizowane, okresowe sprawozdania.

SWD jest bardziej elastyczny niż SIK, gdyż wspomaga menedżerów w sytuacjach nierutynowych, tzn., takich które nie dają się opisać, przedstawić w z góry określony sposób. SWD udostępnia użytkownikowi dane do podejmowania decyzji. Dzięki tym danym menedżer może symulować określone problemy i sytuacje oraz wypróbowywać poszczególne wyniki dla dojścia do możliwie najlepszych decyzji. Systemy wspomagania decyzji umożliwiają użytkownikowi przeprowadzenie złożonych analiz i symulacji typu: „co się stanie jeśli...”. Obsługa takiego systemu jest całkowicie intuicyjna - wszelkie aspekty techniczne są ukryte przed użytkownikiem. Do obsługi takiego systemu menedżer musi się posługiwać pojęciami z zakresu np.: ekonomii, organizacji i marketingu (produkt, zysk, kanał dystrybucji, sektor rynku, region, itp.). Użytkownik zadając pytanie musi sprecyzować preferowany format odpowiedzi, czasami zdarza się, iż sam system prowadzi menedżera przez cały proces zadając mu kolejno pytania niezbędne do udzielenia końcowej odpowiedzi.

2. Zastosowanie Systemów Wspomagania Decyzji.

SWD współpracujący z rozbudowanymi bazami danych może służyć do odkrywania uogólnionych reguł. Używając tej metody nie poszukuje się określonych wskaźników liczbowych, lecz zadając pytanie menedżer stara się dowiedzieć, czy w zgromadzonych danych występują jakieś korelacje oraz trendy i jak się one przedstawiają.

System taki działa w co poniektórych bankach. Służy on do poszukiwania wzorców lub typów klientów: najlepszych, lojalnych lub najgorszych - nie spłacających kredytów, itp. Menedżer dzięki zdobytej w ten sposób wiedzy mo­że określić ryzyko zwią­zane z nowymi klientami (oraz ofe­rowaniem nowych produktów banko­wych). Dzięki wynikom uzyskiwanym poprzez te systemy, osobom odpowiedzialnym za udzielnie kredytów w bakach łatwiej jest podjąć decyzję dotyczącą np. udzielenia kredytu osobie która charakteryzuje się określonymi cechami, jest mu łatwiej przewidzieć zachowanie się pewnych grup klientów, itp.

Tego typu systemy wykorzystują również firmy zajmujące się często sprzedawanymi dobrami kon­sumpcyjnymi. Dzięki informacjom zawartym zarówno w swoich, jak i różnego rodzaju zewnętrznych bazach danych, firmy te mogą uzyskać wiele [in­formacji] na temat preferencji i postaw swoich klientów, zdobywając w ten sposób potężną broń marketingową. W tym przypadku najbardziej charakterystycznymi wynikami są informacje o:

• powiązaniach pomiędzy określony­mi wydarzeniami i zachowaniami (np. kredytów nie spłacają klienci po­bierający często gotówkę z bankoma­tu znajdującego się niedaleko od ka­syna),

• wzorcach sekwencji (po przekroczeniu pewnego pułapu dochodów klienci występują o kredyt na samo­chód),

• sekwencjach podobnych (klien­ci robią podobne zakupy co pewna bardzo popularna osoba),

• tzw. klasy­fikatorach (wychwycenie klas klien­tów),

• grupowaniach (podział klien­tów według grup ryzyka).

Przykładowo menedżer może być zainteresowany jak będzie się kształtował popyt na dany produkt jeżeli firma go produkująca podniesie na niego cenę. W takiej sytuacji może się on zwrócić do SWD o podanie skutków wzrostu cen przykładowo o 3, 5, 8 i 15%. Jeżeli System Wspomagania Decyzji ma dostęp do odpowiedniej bazy danych zawierającej takie informacje jak np.: sezonowe zmiany popytu i ceny, stopę inflacji, dotychczasowe kształtowanie się cen danego produktu oraz wiele innych potrzebnych, szczegółowo sprecyzowanych danych jest w stanie wyliczyć np.: strukturę zysku dla każdego z zaproponowanych poziomów podwyżki cen, prognozowaną sprzedaż oraz udział w rynku.

Odmianą Systemu Wspomagania Decyzji jest System Wspomagania Grupowych Decyzji (SWGD). Jest to również system komputerowy wykorzystywany do wymiany i odpowiedniej manipulacji danymi w trakcie narady menedżerskiej. Główną różnicą jaka występuje pomiędzy SWD, a SWGD jest możliwość dyskusji i podejmowania decyzji grupowych w tym ostatnim systemie. W wyniku zastosowania SWGD poszczególni uczestnicy np. narady kadry menedżerskiej mają możliwość kontaktowania się ze sobą, dzielenia się danymi niezależnie od miejsca swego pobytu pod warunkiem, iż dysponują odpowiednim sprzętem (komputerem osobistym połączonym z komputerem centralnym). Informacje z każdego komputera osobistego mogą być przesyłane do komputera głównego w celu ich przedstawienia innym uczestnikom. W ten sposób wszyscy uczestnicy takiej narady mogą się ze sobą porozumiewać, wykorzystywać wspólne dane i analizy. Celem takiego działania jest zwiększenie potencjału decyzyjnego grupy i podjęcie najskuteczniejszej decyzji.

SWD są systemami niezwykle złożonymi. Opracowanie i stworzenie takiego systemu wymaga bardzo dużych nakładów czasu oraz środków. Również samo jego późniejsze utrzymanie, aktualizacja danych z których system korzysta wymaga dużych nakładów ze strony firmy. Do tego wszystkiego doliczyć należy również koszt przyuczenia menedżerów aby mogli w pełni wykorzystać możliwości jakie dany system oferuje.

3. Przyszłość Systemów Wspomagania Decyzji.

Stosowane obecnie SWD najprawdopodobniej będą w przyszłości zastępowane Systemami Eksperckimi (SE). Będą one doskonalsze od współczesnych SWD. W chwili obecnej ekspertem jest człowiek dysponujący pewną wiedzą której używa do rozwiązywania określonych problemów. Wiedzę tą rozwija i koryguje na podstawie swoich doświadczeń, co oznacza, iż ekspert potrafi się uczyć na swoich błędach. Systemy eksperckie będą działać na podobnej zasadzie. Oprócz cech przejętych z SWD będą mogły diagnozować problemy, uzasadniać swoje diagnozy i zalecenia, a także - co najważniejsze - będą mogły uczyć się z poprzednich doświadczeń zwiększając w ten sposób swoją bazę danych o informacje uzyskane podczas rozwiązywania danego problemu.

Systemy wspomagania decyzji nie są w Polsce jesz­cze tak bardzo popularne jak w krajach Europy Zachodniej czy Stanach Zjednoczonych. Stosowane są one głównie w dużych przedsiębiorstwach. Największym ograniczeniem jest niewielka liczba wdrożonych, zaawansowanych sys­temów informatycznych wspoma­gających działalność operacyjną przedsiębiorstwa, które to są pierwot­nym źródłem danych, a dane te są następnie wykorzystane przez Systemy Wspomagania Decyzji. Również świadomość możliwości wykorzystania takiego oprogramowania do podejmowania szybkich i trafnych decyzji jest na razie dosyć niska. Pomimo to liczba instalacji du­żych systemów informatycznych wspomagających działalność ope­racyjną przedsiębiorstwa znaczą­co rośnie. Wzrasta również liczba instalowanych Systemów Wspomagania Decyzji. W Polsce zaobserwować można sprzedaż nawet najdroższych systemów, a niektó­re z tańszych mają nawet ponad 150 instalacji. W Polsce największymi dostawcami tych systemów są: BAAN INFO SYSTEMS (Holandia), IFS (Szwecja), QAD Inc. (USA), ROSS SYSTEMS (USA), SAP (Niemcy), ORACLE (USA).

Systemy wspomagania decyzji znacznie ułatwiają i wspomagają pracę dzisiejszego menedżera. Dzięki zastosowaniu tych systemów podjęcie odpowiedniej decyzji przez menedżera stało się łatwiejsze. Systemy Wspomagania Decyzji kryją w sobie duże możliwości poprawy informacji udostępnianej menedżerom podejmującym ważne decyzje. Jednakże SWD jest tylko kolejnym narzędziem mającym ułatwić i usprawnić pracę menedżera. W dalszym ciągu decydującą rolę odgrywa jednak czynnik ludzki i to do człowieka należy podjęcie ostatecznej decyzji w oparciu o swoją wiedzę i zdobyte doświadczenie.

LITERATURA:

[1]. PODSTAWY ZARZĄDZANIA ORGANIZACJAMI

RICKY W. GRIFFIN

Wydawnictwo Naukowe PWN - Warszawa 1997.

[2]. KIEROWANIE

JAMES A.F. STONER; CHARLES WANKEL

Państwowe Wydawnictwo Ekonomiczne - Warszawa 1992.

[3]. ENTER

Sierpień 1998.

[4]. BUSINESSMAN MAGAZINE

Kwiecień 1997.

6

---