1. Tytuł projektu: Program Erasmus - sprawdź, jakie niesie korzyści.

2. Organizujemy konferencję międzynarodową w celu zapoznania się gości z zagranicznych uczelni z naszą ofertą edukacyjną i wymianą studentów- program Erasmus.

Głównym problemem jest mała liczba studentów korzystających z programu Erasmus.

Poprzez zorganizowanie konferencji chcemy wpłynąć na wzrost liczby chętnych osób na wyjazd za granicę w celu studiowania.

W związku z tym zaprosimy gości z zagranicznych uczelni. Mają oni zapoznać się z naszą ofertą i rozpowszechnić ją na swoich uczelniach.

Dodatkowo chcemy podczas tej konferencji uzyskać więcej środków z Unii Europejskiej.

3. Analiza interesariuszy:

1. Uniwersytet Technologiczno- Przyrodniczy

2. Pracownicy Uniwersytetu Technologiczno- Przyrodniczego

3. Zespół projektowy

4. Hotel

5. Firma cateringowa

6. Firma transportowa

7. Drukarnia (odpowiedzialna za wydruk materiałów informacyjnych, biuletynów i programu konferencji)

Zespół projektowy:

1. Kierownik: sprawuje kontrole nad prawidłowym przebiegiem konferencji, kontroluje pracę innych członków zespołu, przygotowuje plan konferencji

2. Pracownik administracji: sporządza listy gości, bazy potencjalnych prelegentów, zajmuje się sprawami związanymi z organizacją noclegów oraz rezerwacją miejsc hotelowych, bierze udział podczas opracowywania, przygotowywania i wysyłania zaproszeń

3. Pracownik ds. obsługi technicznej: zajmuje się organizacją sprzętu niezbędnego do przeprowadzenia konferencji, sprawdza jego sprawność, przygotowuje przed konferencją oraz sprawuje kontrolą nad nim podczas spotkania

4. Pracownik ds. księgowości: zajmuje się kwestią finansową związaną z organizacją konferencji, sprawuje nadzór nad budżetem, kontroluje płatności, ustala wstępny kosztorys

5. Opiekun gości: zajmuje się zaproszonymi gośćmi, sprawuje kontrolę podczas ich transportu z lotniska do hotelu, z hotelu do UTP oraz z UTP do hotelu; oprowadza prelegentów po uniwersytecie; zajmuje się wręczaniem programu konferencji i identyfikatorów

1. Formalności

1. Uzyskanie pozwolenia na zorganizowanie konferencji międzynarodowej od rektora uczelni - dr hab. inż. Antoni Bukaluk, prof. nadzwyczajny UTP.

2. Zorganizowanie spotkania z:

1. koordynatorem uczelnianym mgr Joanną Siołkowską

2. pełnomocnikiem ds. Współpracy Międzynarodowej- dr inż. Małgorzata Michalcewicz- Kaniowska

3. rektorem - dr hab. inż. Antoni Bukaluk, prof. nadzwyczajny UTP

4. Prorektor ds. nauki - dr hab. Inż. Dariusz Boroński, prof. nadzw. UTP

3.Przygotowanie planu konferencji (temat przewodni, tematy dodatkowe).

4.Omówienie tematów z osobami, które mają wystąpić.

2. Przygotowania do konferencji

1.Utworzenie bazy potencjalnych uczestników

a) Uczelnie

b) Wydziały

c)Studenci, którzy aktualnie biorą udział w programie Erasmus

d)Pozostałe informacje o studentach, którzy byli uczestnikami programu Erasmus w latach ubiegłych

2.Opracowanie:

1. Materiałów informacyjnych, biuletynów, planu konferencji

2. Plakietek imiennych- identyfikatory (dla ułatwienia nawiązywania kontaktów między uczestnikami konferencji w czasie wolnym)

3. Zaproszeń i wysłanie ich do prelegentów

4. Wystroju sali, obsługi technicznej, sprzętu (mikrofony, rzutniki)

5. Plakatów w celu powiadomienia studentów o odbywającej się konferencji.

3. Zlecenia i zamówienia

1.Zlecenie wydruku materiałów

2.Zlecenie wydruku plakatów

3.Zamówienie identyfikatorów

4.Zlecenie wydruku biuletynów

5.Zlecenie wydruku programu konferencji

6.Zamówienie sprzętu technicznego

7. Wybór i zamówienie firmy cateringowej

8. Odbiór zamawianych materiałów

4. Hotel

1. Wybór hotelu

2. Przygotowanie list gości do hotelu

3. Zarezerwowanie pokoi hotelowych dla 100 osób

5. Transport

1. Rezerwacja biletów lotniczych (dla 100 osób, z 5 krajów)

2. Rezerwacja dwóch autokarów

3. Organizacja odbioru gości z lotniska w Bydgoszczy do hotelu „Słoneczny Młyn” , z hotelu do UTP, z UTP do hotelu, przez 3 dni trwania konferencji.

6. Kontrola

1.Nad prawidłowym przebiegiem przygotowań konferencji

2. Nad pracą członków zespołu

---