ĆWICZENIA NR 2 - ZARZĄDZANIE CZASEM

Zadbaj o minuty a godziny same się o siebie zatroszczą. /Lord Chesterfild/

Paradoks czasu brzmi:

„Tylko niektórzy mają dostatecznie dużo czasu, a jednak każdy ma go tyle, ile go jest”.

„Czas to pieniądz”. Czas to jeden z najtrudniejszych i najcenniejszych

do opanowania zasobów.

Czy zastanawiałeś się kiedyś czym naprawdę jest czas?

W dzisiejszych czasach, najczęstszym przejawem czasu jest BRAK CZASU. 24 godziny to zdecydowanie za mało.

CZYM JEST DLA WAS CZAS?

Aby uświadomić sobie znaczenie czasu, należy uświadomić sobie, że:

• czas jest niezmienny

• czasu nie sposób magazynować

• czasu nie można zwiększyć (pomnożyć)

• czasu nie można przekazywać

• czas przemija nieodwołalnie ze stałą szybkością

Oszczędzać czas oznacza:

Czas świadomie planować i optymalnie wykorzystać.

„Zarządzać czasem” oznacza zmieniać nasze zachowania względem niego (gdyż roztrwoniony majątek można otworzyć, pracownika który odszedł można zastąpić innym. Roztrwonionego czasu nikt nie jest w stanie zawrócić.

Jedyna rzeczą, którą może zarządzać jest sposób wykorzystania naszego czasu.

Zarządzanie czasem to ZBIÓR TECHNIK PRACY, pozwalającej na takie organizowanie własnej pracy, a także innych osób, aby optymalnie wykorzystać dostępny czas.

TEST - CZY RACJONALNIE GOSPODARUJESZ CZASEM?

Czas jest nie tylko kategorią ekonomiczną, ale też najcenniejszym zasobem każdego człowieka. Jeśli go racjonalnie wykorzystujemy, nasza praca przebiega wówczas planowo i efektywnie. Często jednak tracimy go na sprawy mniej ważne, błahostki lub wręcz go marnujemy. Pogoń za straconym czasem wywołuje zawsze nerwowość działań i stresy. Zdobądź się na szczerość i odpowiedz na postawione pytania.

1. Która definicja czasu jest Ci najbliższa:

1. czasu nie da się niczym innym zastąpić

2. czasu nie da się zmagazynować

3. podaż czasu jest całkowicie nieelastyczna

4. czas sjest czynnikiem ograniczającym osiągniecie czegokolwiek

2. Badania wykazują, że połowa czasu pracy ludzi jest rozpraszana na zajęcia nieefektywne. Co o tym sądzisz?

1. znam to z autopsji

2. zgadzam się z ta opinia, ale mnie to nie dotyczy

3. każdy jest człowiekiem i może mieć chwile przestoju

4. to wina niewłaściwego planowania dnia pracy

3. Dlaczego - Twoim zdaniem - kierownicy poświęcają tak wiele czasu na działalność niekierowniczą? Wynika to z:

1. niewłaściwego ustawienia priorytetów

2. wykonywania niektórych czynności za swoich podwładnych

3. ograniczonego zaufania do kwalifikacji lub solidności podwładnych

4. od wcześniejszych przyzwyczajeń

4. Czy rozróżniasz sprawy pilne od ważnych?

1. sprawa pilna wcale nie musi być ważna

2. sprawy pilne powinny mieć priorytet

3. na rozwiązanie spraw ważnych nie należy limitować czasu

4. sprawy pilne trzeba załatwiać jak najszybciej

5. Czy dopracowałeś się systemu organizowania sobie czasu pracy?

1. tak i trzymam się go

2. uniwersalne wzorce nie istnieją

3. moim systemem jest samodyscyplina, gdyż uważam, że sukces rodzi się z dyscypliny

4. nie mam własnego systemu

6. Czas dla siebie planuję m.in. poprzez:

1. sporządzanie wykazu spraw do załatwienia na każdy dzień

2. planowanie czasu na załatwienie poszczególnych spraw

3. opracowanie planu pracy na cały tydzień

4. wybór priorytetów na bieżąco

7. Które z pytań zadajesz sobie najczęściej przy analizie wykorzystania czasu?

1. czy można było szybciej wykonać niektóre zadania i w jaki sposób?

2. jakie czynności należało delegować do wykonania komuś innemu?

3. czy należało odmówić wykonania niektórych zadań?

4. czego nie wykonałem/wykonałam, a co było ważne?

8. Który z czynników wywiera według Ciebie największy wpływ na racjonalne gospodarowanie czasem pracy:

1. koncentracja na problemach

2. przerwy na odpoczynek w pracy

3. czytanie i zapisywanie szybko i dokładnie

4. przestrzeganie planu pracy na każdy dzień

9. Co zabiera Ci najwięcej czasu:

1. rozmowy telefoniczne

2. niespodziewani goście

3. wyjazdy służbowe i narady

4. tzw. papiery służbowe

10. Czy przeprowadzasz co jakiś czas rejestracje swojego czasu pracy?

1. tak, gdyż to ułatwia mi zrozumienie, jak wykorzystuję czas i posiadane uprawnienia

2. tak, gdyż mogę wykryć rezerwy czasowe

3. nie widzę takiej potrzeby

4. nie, bo i tak bieg wydarzeń decyduje o wykorzystaniu czasu

Wyniki testu

40-30 pkt - Ty chyba urodziłeś się z gotowym planem działania. Niczego nie pozostawiasz przypadkowi. Harmonogram zajęć jest dla Ciebie rzeczą świętą, a więc wykorzystanie czasu bywa bardzo efektywne. Nie cierpisz czczej gadaniny, bezproduktywnych narad i w ogóle pustogłowia. Potrafisz też znaleźć chwile czasu na odpoczynek, sprawy osobiste, a także na załatwienie nie przewidzianych spraw. Przyjaciół dobierasz sobie również o podobnych poglądach.

29-20 pkt. Doceniasz czas swój i innych osób. Starasz się go ogół nie marnotrawić. Swoje działania planujesz dość racjonalnie, ale brakuje Ci konsekwencji w ich realizacji. Przypadkowe zdarzenia wywracają często do góry nogami cały porządek dnia. Gonisz później z pracą albo część obowiązków próbujesz zwalić na barki innych. Czy nie można tego uniknąć?

19-10 pkt. W Twoich działaniach więcej jest przypadkowości niż planowania. Postępujesz w zależności od sytuacji i osobistych upodobań. Potrafisz beztrosko zmarnować wiele godzin, a później nadrabiasz to po pracy. Pogaduszki, rozmowy telefoniczne, kawki itp. są nierozerwalnie związane z Twoim dniem pracy i trudno Ci to przyzwyczajenie zmienić.

Test

	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
a	4	2	3	1	4	3	4	3	1	4
b	3	4	4	4	2	2	3	1	2	3
c	2	1	2	2	3	4	1	2	3	1
d	1	3	1	3	1	1	2	4	4	2

JAK GOSPODARUJESZ SWOIM CZASEM?

LP	Pytania	Często	Czasami	Rzadko
	Czy codziennie sporządzasz listy czynności do wykonania?
	Czy ustalasz priorytety na listach czynności wg kryterium , która pozycja przyniesie Ci największą korzyść?
	Czy realizujesz wszystkie pozycje z tych list?
	Czy zapisujesz aktualne cele zawodowe i osobiste?
	Czy Twoje biurko jest czyste i dobrze przygotowane do pracy
	Czy kładziesz wszystko na właściwe miejsce?
	Czy skutecznie radzisz sobie w sytuacji gdy przerywa się twoją pracę?
	Czy łatwo znajdujesz pewne pozycje w dokumentach?
	Czy jesteś stanowczy?
	Czy rezerwujesz dla siebie pewna ilość czasu każdego dnia, kiedy możesz spokojnie popracować?
	Czy potrafisz poradzić sobie z gadatliwymi rozmówcami?
	Czy koncentrujesz się na zapobieganiu problemom zanim one powstaną, czy raczej rozwiązujesz je gdy już powstaną?
	Czy wykorzystujesz czas w sposób najlepszy?
	Czy wywiązujesz się z terminów w przewidzianym czasie?
	Czy przychodzisz punktualnie do pracy, na spotkania, imprezy?
	Czy właściwie delegujesz uprawnienia?
	Czy podwładni entuzjastycznie wykonujesz zadania, które Ci przydzielono?
	Kiedy ktoś Ci przeszkadza w pracy, czy możesz potem szybko do niej wrócić bez utraty impetu?
	Czy wykonujesz każdego dnia coś, co przybliża Ciebie do osiągnięcia długoterminowych celów?
	Czy w wolnym czasie potrafisz się zrelaksować i nie martwic o pracę?
	Czy ludzie wiedza w jakach godzinach najlepiej kontaktować się z Tobą?
	Czy wykonujesz najważniejszą pracę, gdy jesteś najlepiej dysponowany?
	Czy inni pracownicy mogą zastąpić Ciebie w wykonywaniu większości zadań, gdy nie ma Ciebie w pracy?
	Czy zaczynasz i kończysz zadania w porę?

Pytania kontrolne:

1. Kto lub co powoduje u Ciebie największe marnotrawstwo czasu?

2. Na ile Twoje obserwacje pokrywają się z poglądami innych uczestników zajęć?

3. Co zamierzasz zrobić, aby lepiej wykorzystać czas?

Zastanów się jak lepiej wykorzystać swój czas bardziej efektywnie.

A może warto spróbować:

1. Ustalić priorytety celów działania (sama lista nie wystarczy)

2. Uaktualnić codzienne priorytety, na następny dzień, tydzień itp.

TEST - ZARZADZANIE CZASEM- w jakim stopniu opanowałeś swoją pracę?

Samoocena

1. Przed każdym dniem pracy rezerwuję sobie część czasu na czynności planistycznie przygotowawcze.

0-prawie nigdy 1-czasami 2-często 3-prawie zawsze

2. Zlecam innym wszystkie zadania, które wydają się do zlecenia?

0-prawie nigdy 1-czasami 2-często 3-prawie zawsze

3. Zapisuje zadania i termin ich realizacji.

0-prawie nigdy 1-czasami 2-często 3-prawie zawsze

4. Staram się każdą czynność wykonywać tylko jeden raz i od początku do końca.

0-prawie nigdy 1-czasami 2-często 3-prawie zawsze

5. Codziennie sporządzam zestawienie czynności „do wykonania”, uporządkowane według priorytetów. Najważniejsze sprawy załatwiam w pierwszej kolejności.

0-prawie nigdy 1-czasami 2-często 3-prawie zawsze

6. Staram się tak kształtować dzień pracy, aby był wolny od rozpraszających telefonów, niezapowiedzianych wizyt i nagle zwoływanych zebrań.

0-prawie nigdy 1-czasami 2-często 3-prawie zawsze

7. Próbuje dopasować czynności wykonywane w ciągu jednego dnia do mojej „krzywej wydajności”

0-prawie nigdy 1-czasami 2-często 3-prawie zawsze

8. Mój harmonogram pozwala mi również na pewna swobodę działania, aby móc reagować na sprawy „nie cierpiące zwłoki”

0-prawie nigdy 1-czasami 2-często 3-prawie zawsze

9. Staram się tak sterować swoją aktywnością, aby koncentrować się najpierw na najważniejszych problemach

0-prawie nigdy 1-czasami 2-często 3-prawie zawsze

10. Potrafię również powiedzieć „NIE”, jeśli inni chcą wykorzystać mój czas, a ja mam do załatwienia ważniejsze sprawy

0-prawie nigdy 1-czasami 2-często 3-prawie zawsze

Rozwiązanie:

Dodaj teraz wszystkie uzyskane podczas sprawdzania swego stylu pracy punkty i sprawdź interpretację wyników:

0-15 punktów - Nie pracujesz według harmonogramu i pozwalasz sobą dowolnie sterować. Niektóre ze swych celów możesz jednak osiągnąć, jeśli wprowadzisz listę priorytetów i będziesz się jej trzymał.

16-20 punktów - Starasz się zapanować nad swoim czasem, chociaż nie jesteś wystarczająco konsekwentny, aby osiągnąć sukces.

21-25 punktów - Poprawnie gospodarujesz swym czasem.

26-30 punktów - Jesteś wzorem dla każdego, kto chce się uczyć zarządzania czasem. Pozwól, aby Twoi koledzy (a również i autor) mogli korzystać z Twoich doświadczeń.

Rozpocznij od poprawienia samego siebie! Poza sferą zawodową jest to łatwiejsze, bardziej realistyczne i skuteczniejsze:

• nie musisz przekonywać innych o korzyściach płynących z Twoich poczynań i metod.

• Sam pracujesz lepiej i skuteczniej.

Oto 10 korzyści wynikających z lepszego zarządzania czasem:

1. Realizujesz te same zadnia ale mniejszym kosztem.

2. Lepiej organizujesz własną pracę.

3. Osiągasz lepsze wyniki w pracy.

4. Mniej chaosu i stresu

5. Masz większe zadowolenie z pracy

6. Masz większą motywację.

7. Masz czas na realizację zadań „wyższego” rzędu

8. Masz mniejszą presję w pracy i nacisk na wydajność

9. Popełniasz mniej błędów podczas realizacji zadań

10. Szybciej osiągasz cel zawodowy i prywatny.

Wasza podstawowa korzyść:

Wykorzystujecie i oszczędzacie Wasz najskromniejszy zasób: WASZ CZAS!

ZASADY GOSPODAROWANIA CZASEM

Test, prawda [P], fałsz [F]

Poniżej prezentujemy zestaw twierdzeń dotyczących zasad organizowania czasu. Przeczytaj uważnie test i udziel odpowiedzi wpisując obok niżej wymienionych stwierdzeń litery (P-prawda), jeśli zgadzasz, lub (F-fałsz), jeśli nie zgadzasz się z treścią stwierdzenia.

2. Analiza czasu. Podstawą efektywnej analizy czasu jest dzienny rozkład zajęć - co najmniej tygodniowy - ujęty w 15-minutowe przedziały. (Raz na pół roku należy weryfikować, czy rozkład jest słuszny...)

3. Przewidywanie. Działanie antycypacyjne (wyprzedzanie, przewidywanie, zakładanie czegoś co jeszcze nie istnieje) jest efektywniejsze od działań zapobiegawczych. Planując trzeba liczyć się z nieoczekiwanymi zdarzeniami.

4. Planowanie. Każda godzina zużyta na planowanie to oszczędność 3-4 godzin w działaniu.

5. Elastyczność. W układaniu planu gospodarowania czasem elastyczność jest potrzebna do tego, aby dostosować się można było do zdarzeń, na które nie ma wpływu.

6. Obiektywna i priorytetowa kolejność. Jeżeli czas nie jest wydzielony na zadania w uporządkowanej kolejności pierwszeństwa realizacji, to ludzie będą marnować czas na rzeczy mniej ważne.

7. Alternatywy. Nieumiejętność dokonywania wyboru alternatywnych rozwiązań ogranicza możliwości najbardziej efektywnego sposobu działania.

8. Konsolidowanie. Niektóre zadania mogą być grupowane wewnątrz podziału dnia pracy, tak aby zmniejszyć do minimum przerwy i oszczędzić wysiłek innych.

9. Efektywność. Efektywność polega na wykonywaniu właściwej pracy dobrze, w odpowiednim czasie i z zamierzonym skutkiem.

10. Delegowanie. Wiele ludzi ma tendencje do obciążania się zadaniami, które potrafią wykonać inni.

11. Unikanie szczegółów. Należy ignorować wszystkie informacje, oprócz bardzo ważnych (potrzeba „niewidzenia”)

12. Ograniczone reakcje. Niektóre problemy pozostawione same sobie z czasem znikają (zasada „wkalkulowanego zaniedbania”).

13. Kierowanie wyjątkami. Tylko ważne odchylenia od planowanego działania powinny być przekazywane osobom na wyższym szczeblu hierarchii.

14. Widoczność. Utrzymanie w polu widzenia tych rzeczy, które zamierza się robić, zwiększa pewność doprowadzenia do końca swoich celów.

15. Zwięzłość. Oszczędne używanie słów chroni czas z jednoczesnym rozwijaniem jasności zrozumiałości.

16. Tyrania pilności. Ci, którzy poddają się naciskom siły, powodują długotrwałe zaległości wynikające z niewykonania własnych zadań.

17. Kierowanie kryzysowe. Niektórzy mają tendencję do traktowania każdego problemu jakby był kryzysem. To prowadzi do pospiesznych decyzji marnowania wysiłków i czasu.

18. Kontrolowanie przerw. Okresowe sprzężenie zwrotne między przerwą a działaniami są bardzo ważne dla zapewnienia postępu prac zgodnego z planem.

Pytania kontrolne:

1. Czy ze wszystkimi stwierdzeniami zgadzasz się, a jeśli nie, to dlaczego?

2. Które z tych zasad stosujesz w swojej pracy, życiu osobistym?

3. Kto lub co jest, twoim zdaniem, największym „złodziejem czasu” w Twoim środowisku (rodzinie, pracy, szkole)?

REMANENT CZASU

Wprowadzenie do metody „remanentu czasu”

• tak samo ważny, jak „remanent czasu”, jest wybór reprezentatywnych dni pracy. Najlepiej zrobić obserwacje na podstawie tygodnia.

• postarajcie się rejestrować natychmiast, nie odkładajcie notatek na później, bo większa część korzyści z „remanentu czasu” będzie stracona

Uwaga do arkusza „Analiza czynności i czasu ich trwania”

• ograniczcie się do spraw najistotniejszych, a czas trwania czynności podawajcie w przedziałach 15-minutowych.

LP	nazwa (opis) czynności	od	do	Czas trwania	A	B	C	D
						n
					n
						n
					n
				RAZEM	ΣA(n)	ΣB(n)	itd

Oceńcie każdą czynność według następujących kryteriów:

A - czy czynność była konieczna? tak (T) - nie (N). Jeśli NIE, nanieś „N” przy B i C.

B - czy nakład czasu można czymś uzasadnić? tak (T) - nie (N).

C - czy realizacja była celowa? tak (T) - nie (N).

D - czy moment realizacji był wybrany właściwie? tak (T) - nie (N).

Remanent czasu jest kluczem do sukcesu w zarządzaniu!. Już sama metoda sporządzania notatek przynosi błyskawiczny efekt samopoznawczy!

Analiza dziennego arkusza zakłóceń (przerwy):

Spróbujcie określić czynniki i przyczyny powstawania przerw w Waszej pracy.

Pytania pomocnicze:

• Które przerwy były według Was najbardziej „kosztowne”?

• Które rozmowy telefoniczne były zbyteczne?

• Którzy goście okazali się zbędni?

• Które rozmowy telefoniczne mogły być krótsze lub bardziej efektywne?

• Kto (co) był przyczyną najczęstszych zakłóceń?

ANALIZA STRACONEGO CZASU

Na podstawie obu arkuszy roboczych:

• analizy czynności i czasu ich trwania oraz

• karty dziennych zakłóceń (przerwy)

rozpoznajcie i ustalcie szczegółowe punkty krytyczne, szkodliwe przyzwyczajenia i najczęstsze źródła błędów Waszego stylu pracy.

LP	STARTY CZASU PODCZAS OKREŚLANIA CELÓW	TAK	NIE
	Czy znam dokładnie wszystkie zadania które mam wykonać
	Czy nie ma przypadkiem zbyt wiele różnych zdań do wykonania
	Czy nie zajmuje się zbyt wieloma problemami
	Czy pracuje regularnie nad rozwijaniem nowych idei oraz poszerzaniem wiedzy i umiejętności?
	STARTY CZASU NA ETAPIE PLANOWANIA
	Czy wiem jaki procent czasu muszę poświecić na poszczególne prace?
	Czy jestem przygotowany na ewentualne trudności (kryzysy) podczas realizacji zadań?
	Czy uwzględniam pewną rezerwę czasu na nieprzewidziane wypadki, kryzysy zakłócenia?
	Czy cenię konkretne kroki zapobiegające zakłóceniom, aby się móc bez reszty poświęcić pracy?
	Czy nie odbywam zbyt dużo spotkań?
	Czy regularnie zapisuję w terminarzu zadania, terminy pomysły?
	STARTY CZASU NA ETAPIE PODEJMOWANIA DECYZJI?
	Czy zanim rozpocznę pracę oceniam jej rentowność (czy mój wysiłek jest opłacalny)?
	Czy ustalam hierarchię wykonywania prac według ich ważności (np. A,B,C)?
	Czy przydzielam poszczególnym zadaniom ilość czasu proporcjonalną do ich ważności lub pilności?
	Czy nie poświęcam zbyt dużo czasu na telefonowanie, wizyty, spotkania, które nie mają dla mnie żadnego znaczenia (lub niewielkie)?
	Czy nie staram się zbyt perfekcyjnie wykonywać zadania o niskim stopniu ważności i rzeczy nieistotne?
	Czy nie poświęcam swoim rutynowym zadaniom zbyt dużo czasu?
	Czy podczas realizacji zadań nie zajmuję się zbyt długo szczegółami, chociaż rzeczy najistotniejsze są mi już znane?
	Czy nie prowadzę zbyt długich rozmów prywatnych między poszczególnymi zadaniami (czynnościami)?
	STRATY CZASU NA ETAPIE ORGANIZACJI PRACY
	Czy nie pracujecie zbyt długo nad jednym problemem co powoduje spadek wydajności?
	Czy mam skłonność do wykonywania wszystkiego osobiści?
	Czy na moim biurku stale panuje nieporządek?
	Czy używam nowoczesnych środków pomocniczych, które znacznie ułatwiają pracę?
	Czy zastanawiam się nad systematycznym upraszczaniem mojej pracy?
	STARTY CZASU NA POCZĄTKU REALIZACJI ZADAŃ
	Czy już wieczorem planuję następny dzień?
	Czy gawędzę z kolegami, koleżankami zanim rozpocznę pracę?
	Czy na początku zawsze potrzebuję pewnego czasu, aby się wdrożyć do pracy?
	Czy przystępuje do realizacji zadnia spontanicznie, bez odpowiedniego zastanowienia?
	Czy troszczę się o odpowiednie przygotowanie do realizacji moich zadań?
	Czy często odkładam wykonanie ważnych czynności?
	Czy w przypadku trudniejszych zadań lub problemów zaczynam od środka lub od końca?
	STARTY CZASU NA ETAPIE USTALANIA HARMONOGRAMU DNIA
	Czy znam mój własny dzienny rytm wydajności?
	Czy wiem kiedy moja wydajność jest większa - rano czy wieczorem?
	Czy harmonogram dnia odpowiada mojemu rytmowi wydajności?
	Czy najważniejsze czynności planuję w najkorzystniejszym czasie, aby w pełni korzystać moja wydajność?
	Czy w godzinach mojej największej wydajności zajmuje się pracami rutynowymi, nieistotnymi?
	STARTY CZASU PODCZAS INFORMOWANIA I KOMUNIKACJI
	Czy wybieram materiały do czytania (np. artykuły, literatura fachowa) ze względu na wagę poruszanych spraw, korzyści i użyteczności?
	Czy potrafię szybko przebiegać oczyma tekst tak, aby wychwycić myśl przewodnią i zatrzymać się dłużej w ważnych miejscach?
	Czy kończę rozmowę telefoniczną, spotkanie, gdy każde następne słowo wydaje się być starta czasu?
	Czy do każdego spotkania przygotowuję wystarczająco skrupulatnie?
	JAKI JEST TWÓJ WYNIK NIE ................... razy

Nie zrażajcie się dużą liczbą zakreślonych słabych punktów!

Po przeprowadzeniu skrupulatnej analizy dotychczasowego stylu pracy, znacie już dokładnie czynniki mające ujemny wpływ na Waszą wydajność. Większa świadomość problemu pomoże Wam w pracy nad sobą.

Spróbujcie uporządkować kolejne punkty według ważności! W ten sposób będziecie realizować poszczególne zadania w sposób celowy.

LP	NAJWAŻNIEJSZE PRZYCZYNY STRAT CZASU

ANALIZA „POŻERACZY CZASU”

A teraz spróbujcie zidentyfikować pięć najczęstszych i najgroźniejszych pożeraczy czasu.

Proszę prześledzić poniższą listę trzydziestu najbardziej znaczących „pożeraczy” czasu i wytypować „Swoją” piątkę, która sprawia Wam najwięcej problemów:

	Mgliste cele
	Brak priorytetów
	Próba wykonania wszystkiego na raz
	Niedostateczna znajomość zdań i czynności
	Niewłaściwy rozkład dnia
	Osobista dezorganizacja („zawalone biurko”
	Zbyt dużo papierkowej roboty, czytania
	Niewłaściwy system segregowania materiałów (dokumentów)
	Poszukiwanie potrzebnych notatek
	Brak motywacji, obojętny stosunek do pracy
	Brak koordynacji w wykonywaniu zadań
	Przerwy na nieplanowane rozmowy telefoniczne
	Niezapowiedziani goście
	Nieumiejętność mówienia „nie”
	Niepełne spóźnione informacje
	Brak samodyscypliny
	Nie doprowadzanie spraw do końca
	Odwracanie uwagi, hałas
	Przedłużające się spotkania
	Niedostateczne przygotowanie do wykonywanych zadań
	Nieprecyzyjna komunikacja lub jej brak
	Prywatne pogawędki
	Komunikacja zbyt rozbudowana
	Za dużo notatek
	Odkładanie pracy na później
	Chęć posiadania informacji o wszystkim
	Czas oczekiwania (np. umówione spotkania itp.)
	Pośpiech, zniecierpliwienie
	Za mało delegowania zadań
	Niepełna kontrola delegowania zadań

Pamiętajcie:

Zwalczając Waszych pięciu najpoważniejszych „pożeraczy” czasu, możecie osiągnąć znaczny wzrost wydajności.

Aby zwalczyć najgroźniejszych „pożeraczy” czasu należy zastanowić się nad ich przyczynami a następnie możliwościami ich rozwiązania.

pożeracz czasu	przyczyna	środki/rozwiązania

ROLA I ZNACZENIE ZARZADZANIA WŁASNYM CZASEM

W obrębie „kręgu zewnętrznego” wyróżnia się funkcji:

1. Ustalanie celu: Analiza i formułowanie celów osobistych

2. Planowanie: Stworzenie planu oraz działań alternatywnych dla wszystkich wykonywanych czynności

3. Podejmowanie decyzji: Podjecie decyzji o sposobie realizacji zadań.

4. Realizacja i organizacja: Harmonogram dnia i organizacja kolejnych etapów pracy

5. Kontrola: Kontrolowanie siebie samego i osiągniętych wyników (ewentualna korekta celu)

W obrębie „kręgu wewnętrznego” wyróżniono funkcję uzupełniającą:

6. Informacja i komunikacja: wokół niej obracają się pozostałe funkcje, ponieważ komunikacja jako wymiana informacji jest nieodzowna w trakcie całego procesu zarządzania czasem.

ROZPOZNAWANIE „PUŁAPEK CZASU” - ĆWICZENIA -wg Rue i Byars'a

1. Sporządź listę tych spośród realizowanych przez Ciebie czynności, które Twoim zdaniem pochłaniają zbyt wiele czasu (co najmniej 8; zwłaszcza działań powtarzalnych)

2. Uszereguj wymienione czynności według ich ważności z punktu widzenia efektywności Twojej pracy (od 1-najważniejsza do n-najmniej ważna)

3. Wybierz 3-4 najważniejsze czynności i dla każdej z nich wskaż działania, niezbędne do podjęcia w celu zwiększenia efektywności wykorzystania czasu.

4. Dla każdego z wymienionych działań wskaż przeszkody, uniemożliwiające lub utrudniające ich realizację i udziel obiektywnej odpowiedzi na pytanie: Dlaczego wymienione działania nie zostały dotąd podjęte?

ARKUSZ SAMOOCENY

OKREŚLENIE CELÓW OSOBISTYCH I ZAWODOWYCH

nazwisko i imię ............................................................................................................................

Tam gdzie jest to możliwe obok aktualnej diagnozy zamieść również plany na przyszłość

WIEDZA (wykształcenie, I,II,III kierunek studiów, studia zagraniczne, stypendia, przedmioty, które mnie interesują (zaliczone np. na ocenę dobrą)

ZNAJOMOŚĆ JĘZYKÓW OBCYCH (Jakie języki, stopień zaawansowania, certyfikaty)

KURSY (branżowe, hobbystyczne, inne)

ZNAJOMOŚĆ OBSŁUGI KOMPUTERA (jakie programy, również znajomość programów branżowych)

DOŚWIADCZENIE ZAWODOWE (rok, nazwa firmy, zakres obowiązków, inne zadania, uzyskane umiejętności)

OPIS WŁASNEJ OSOBY Opracowano na podstawie: M.McKay, P.Fanning, Poczucie własnej wartości, Rebis, Poznań 2004, s.69 Instrukcja: opisz swoje mocne i słabe strony według podanego schematu: Wygląd fizyczny (wzrost, waga, wyraz twarzy, styl ubierania itp.) Twoje stosunki z innymi (sile i słabe strony w relacjach z ludźmi) Osobowość (pozytywne i negatywne cechy Twojej osobowości). Jak postrzegają Cię inni ludzie (wady i zalety dostrzegane przez rodzinę, przyjaciół inne osoby) Szkoła lub miejsce pracy (opisz w jaki sposób radzisz sobie z ważnymi zadaniami) Radzenie sobie ze sprawami życia codziennego (dbanie o potrzeby swoje, rodziny, innych ludzi) Sprawność umysłowa (ocena jak dobrze potrafisz rozumować i rozwiązywać problemy. Określ swoje zdolności do nauki, kreatywność, zasób wiedzy ogólnej, znajomość specyficznych dziedzin, swoją mądrość, wnikliwość itp.) Mocne strony (zalety) Słabe strony Następnie słabe strony przedstaw przestrzegając zasad: 1.Nie używaj określeń pejoratywnych: np. nieudolna w rozmowach telefonicznych - Czuje się niepewnie kiedy nie widzę rozmówcy i nie mogę wychwycić sygnałów niewerbalnych. 2.stosuj ścisłe sformułowania (nie wyolbrzymiaj i nie upiększaj negatywnych cech, ogranicz się do faktów; 3.Używaj konkretnych określeń: eliminuj słowa wszystko zawsze, nigdy, zupełnie 4.Znajdź wyjątki lub przeciwwagę. np. Nie potrafię prosić o to czego pragnę - Jestem raczej asertywna ze współpracownikami, dziećmi oraz przyjaciółkami (...). Natomiast mam z tym kłopoty z Joanną. lub: Jestem leniwy umysłowo - Nudzą mnie zagadnienia polityczne i filozoficzne oraz abstrakcyjne myślenie. Lubię zastanawiać się nad motywami ludzkiego postępowania. Napisz również co powinieneś zrobić aby niektóre słabe strony zmienić.

UMIEJĘTNOŚCI (techniczne, indywidualne, społeczne) (mocne strony oraz słabe strony - co muszę zmienić)

OSIĄGNIĘCIA

ZAMIŁOWANIA (co robię chętnie) ZAINTERESOWANIA (poznanie dziedziny, np. nauki, sportu)

WARTOŚCI OSOBISTE (CO CENIĘ W ŻYCIU)

WARTOŚCI ZAWODOWE (CO CENIĘ W PRACY)

PERFEKCJA - wymień dziedziny (działania, postawy, wartości itp.), w których dążysz do perfekcji

TRANSGRESJA (przekraczanie granic własnej możliwości) wymień zadania, które wydawały się trudne lub bardzo trudne i udało się je wykonać

Moją ambicją jest:

Moim marzeniem jest:

Czego chcę dokonać i dlaczego?

Co cenię u ludzi Co cenię u siebie zawodowo w życiu prywatnym

PLANOWANIE WŁASNEGO ROZWOJU ZAWODOWEGO ORAZ OSOBISTEGO OKREŚL SWOJE CELE:

Przy określaniu celów oraz w „Rejestrze czasu” określ priorytety według niżej zaproponowanych oznaczeń: A - zadania ważne i pilne sprawy, (zadania, które należy zrobić już teraz, sprawy terminowe) B - zadania ważne ale niepilne (rzeczy które chcemy zrobić w przyszłości, doskonalenie się, dokształcanie, szukanie nowych możliwości) C - zadania nieważne ale pilne rzeczy, ( zadania, które bez zastanowienia robimy codziennie, nie zastanawiając się nad ich ważnością) D - zadania nieważne i niepilne (wszystkie pozostałe zadania)

Cele długoterminowe (3-5 lat)

Cele średnioterminowe (1-3 lat)

Cele krótkoterminowe (do 1 roku)

Cele na najbliższe 6 m-cy

Cele na najbliższy miesiąc

Cele na najbliższy tydzień

Cele na najbliższy dzień (na jutro)

REJESTR CZASU

PLAN na ..............................................................

(wpisać dzień tygodnia oraz datę)

Godz. rozpoczęcia	Godz. zakończenia	Zadanie	Czas trwania	Ważność zadania

1. Czas wypełnienia rejestru - jeden tydzień

2. Sposób wypełnienia: zaraz po zakończeniu dnia

3. Szczegółowość: opisz każdą czynność, np. zamiast „Rozmowy telefoniczne” napisz „rozmowa z w sprawie oferty”, „rozmowa z teściową” itp.

---