Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement)

1

Racjonalna organizacja czasu

„zarządzanie czasem”

Peter F. Drucker

„Chodzi o to aby wykonywać właściwą pracę
(działanie efektywne) a nie jakąś pracę
wykonywać właściwie (działanie efektowne)”

Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement)

2

Czym jest zarządzanie czasem?

Zarządzanie czasem jest konsekwentnym

i zorientowanym na cel stosowaniem w praktyce

sprawdzonych zasad i technik pracy w taki sposób, że

kierowanie samym sobą i swoim otoczeniem odbywa

się bez zbędnego trudu a otrzymany do dyspozycji

czas jest wykorzystywany sensownie i optymalnie

wg L.J. Seiwerta

Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement)

3

10 korzyści wynikających z lepszego zarządzania czasem

1. Realizacja tych samych zadań, ale mniejszym

nakładem sił.

2. Lepsza organizacja własnej pracy.
3. Lepsze wyniki w pracy.
4. Mniej chaosu i stresu.
5. Większe zadowolenie z pracy.
6. Większa motywacja
7. Czas na realizację zadań „wyższego” rzędu.
8. Mniejsza presja w pracy i nacisk na wydajność.
9. Mniej błędów popełnianych podczas realizacji zadań.
10. Szybsze osiąganie celów zawodowych i prywatnych.

Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement)

4

Wielu menedżerów preferuje:

Czynnościowa i efektywnościowa orientacja w działaniu

wg W.Reddina

Nastawienie na czynność

(wydajność)

orientacji na sukces

(efektywność)

w porównaniu

do

właściwe załatwianie spraw

rozwiązywanie problemów

oszczędzanie środków

wypełnianie obowiązków

redukowanie kosztow

zamiast

zamiast

zamiast

zamiast

zamiast

załatwiania właściwych spraw

kreatywnego tworzenia alternatyw

ich optymalnego wykorzystania

osiągania wyników

podwyższania zysku

Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement)

5

Techniki wykorzystywane w zarządzaniu czasem

wg L. J. Seiwerta

Funkcja = etap

1. Ustalenie celu

Techniki pracy,

metody

Sukcesy, wyniki (więcej

czasu dzięki ...)

Określenie celu.
Analiza sytuacji.
Strategie zorientowane
na cel i najkorzystniej-
sze metody.
Formułowanie celu.

Motywowanie, likwidacja
słabych stron, rozpoznanie
korzyści, koncentracja sił
na tzw. „wąskich gardłach”,
ustalenie terminów
i następnych kroków.

2. Planowanie

Plany roczne.
Plany miesięczne.
Plany tygodniowe.
Zasady zarządzania
czasem.
Metoda ALPEN
Praca z terminarzem

Przygotowania do urzeczy-
wistnienia celów, optymal-
ny podział i wykorzystanie
czasu pozostającego do
dyspozycji, redukcja czasu
poświęconego na realizację
kolejnych czynności

Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement)

6

Techniki wykorzystywane w zarządzaniu czasem

wg L. J. Seiwerta

Funkcja = etap

3. Podejmowanie

decyzji

Techniki pracy,

metody

Sukcesy, wyniki (więcej

czasu dzięki ...)

Ustalenie priorytetów.
Reguła Pareto (reguła
80:20).
Analiza ABC.
Zasada Eisenhower’a.
Delegowanie.

Skuteczny harmonogram dnia,
załatwienie spraw istotnych
przed błahymi, uporządkowa-
nie zadań według ich
ważności, pokonanie tyranii,
spraw nie cierpiących zwłoki,
produktywna praca

4. Realizacja

i organizacja

Harmonogram dnia.
Krzywa wydajności.
Biorytmy.
Rozwój osobisty.
Ramowy plan dnia.

Wykorzystanie wiedzy o zarzą-
dzaniu czasem, koncentrowa-
nie się na sprawach istotnych,
wykorzystanie czasu szczyto-
wej wydajności, uwzględnie-
nie określonych wahań formy,
rozwój własnego stylu pracy

Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement)

7

Techniki wykorzystywane w zarządzaniu czasem

wg L. J. Seiwerta

5. Kontrola

Kontrola realizacji zadań
(porównania stanu bieżącego
z założeniami.
Kontrola wyników (kontrola
celowości, kontrole
międzyetapowe i końcowe).
Przegląd dnia (samokontrola)

6. Informacja

i komunikacja

Funkcja = etap

Techniki pracy, metody

Sukcesy, wyniki (więcej

czasu dzięki ...)

Upewnienie się co do
planowanej wydajności,
pozytywne nastawienie
do życia

Racjonalne czytanie, prze-
prowadzanie posiedzeń, pro-
wadzenie spotkań dwustron-
nych, telefonowanie,
korespondowanie.
Listy kontrolne - gotowe
formularze

Szybkie czytanie, lepsza
organizacja konferencji,
ustalenie godzin spotkań,
ochrona przed
zakłóceniami, mniej
przerw w pracy, ograni-
czenie ilości dokumentów

Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement)

8

WARUNKI RACJONALNEJ

ORGANIZACJI CZASU

Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement)

9

Czynniki wewnętrzne racjonalnej organizacji czasu

wiedza

i kreatywność

umiejętność

komunikowania

pozytywne

nastawienie

umiejętność planowania

pracy sobie i innym

tempo pracy

tylko kompetentni
tak naprawdę pracują
(pracują efektywnie)
Uwaga: w hierarchii każdy
pracownik stara się
wznieść na swój szczebel
niekompetencji

(zasada Petera)

bądź twardy
do problemu
i miękki do ludzi

Co sprzyja?

Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement)

10

Napięcie

emocjonalne

Sprawność

fizyczna

Wysoka sprawność i wydolność
przejawia się przede wszystkim w szybkiej
regeneracji sił i zdolności, osiągania
wysokiej aktywności

także zdrowie
i wydolność

Zewnętrzny przymus warunkujący
wysoką efektywność działañ

Pracuj pod presją, narzuć zadania
i terminy publicznie

Wzmocnisz motywację działań

Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement)

11

Co przeszkadza ?

Odwlekanie

Niezdecydowanie -

opieszałość

Perfekcjonizm

Lenistwo, obojętność ale główną
przyczyną odwlekania jest strach

Powoduje tworzenie się przestojów
(zatorów, „wąskich gardeł”) w pracy.
Dzieje się tak na skutek przeciążenia,

lenistwa, strachu, złej oceny

priorytetów lub braku zajęcia.
Najlepiej dołożyć zadań czyli
... „środek na przeczyszczenie”

Zaprzeczenie efektywnych
działań i strategii sukcesu.
Koncentrowanie się na
nierealnych ideałach co czyni
pracę źródłem napięć i stresów

Trzy sposoby zwalczania:
salami, bilans, zmiana nawyków

Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement)

12

Postawa
na „NIE”

Przeciążenie

informacją

Podstawowy element ustrojów społecznych
stanowi, nie informacja lecz wiedza
Komputer potrafi tylko przetwarzać informacje.
„Wiedzę zdobywa się raczej na drodze
utraty niż zdobywania informacji.”

K.E. Boulging

A szkoda, gdyż ...
„Jeśli ma się nie udać,
to się nie uda.”

prawo Murph’ego

„Przedsiębiorstwo jest
hierarchicznym systemem
koszy na śmieci”

Ed Bliss

Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement)

13

Kategorie „zarządzania czasem”

Š

A. Nastawienia

Š

B. Cele

Š

C. Priorytety

Š

D. Analiza sytuacji

Š

E. Planowanie zadań

Š

F. Planowanie dnia

Š

G. Zakłócenia

Š

H. Spotkania

Š

I. Gromadzenie papierów

Š

J. Delegowanie

Š

K. Odwlekanie

Š

L. Zarządzanie czasem w zespole

Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement)

14

Proces Ciągłego Doskonalenia

(PCD)

6

Realizacja

Kontrola

Sformułowanie

celu

Decyzje

Plan

2

3

4

5

1

Informacja

i komunikacja

Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement)

15

Proces usprawniania działań

Pytania decyzyjne

Wymiary

Š

Czy to konieczne ?

Š

Dlaczego właśnie ja ?

Š

Dlaczego teraz ?

Š

Dlaczego w takiej

formie ?

Š

Eliminowanie

Š

Delegowanie

Š

Określanie terminów

Š

Racjonalizowanie

Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement)

16

Proces formułowania celów

Analiza

zamierzenia – warunki

zamierzenia

Co ja chcę ?

Co ja mogę ?

marzenia,

życzenia

zadania wykonywane

atuty i słabości

sformułowanie celu

możliwości i zagrożenia

Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement)

17

Wymiary celów

Š

Treść celu

y

Co osiągnąć ?
(kierunek)

Š

Wymiar celu

y

jak i ile osiągnąć ?

Š

Termin celu

y

do kiedy osiągnąć ?

y

nie: „ja się odchudzę”
lecz: w ciągu najbliższych 3 miesięcy

odchudzę się o 5 kg,

a zatem

Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement)

18

5 zasad przeciwwstawiania się złodziejom

czasu i czynnikom zakłócającym

Š

Koniec z myśleniem w kategoriach otwartych
drzwi

Š

Rezerwacja spokojnych (najlepszych) godzin
na zadania A

Š

Koncentracja czasu na podobnych czynnościach
(zadaniach)

Š

Mówić NIE bez oporów

Š

Dostrzegać i analizować zakłócenia

Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement)

19

5 zasad planowania

dnia pracy

Š

Plany wyrażaj pisemnie

Š

Planuj w przeddzień dnia pracy

Š

Oszacuj potrzeby czasowe i określ limity czasu
na najistotniejsze zadania

Š

Nie planuj całego dnia (zasada 50:50)

Š

Zaczynaj, działaj i zakończ dzień pozytywnie

Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement)

20

Określanie priorytetów

1. Zasada Pareto (80:20)

80 %
czasu

daje

20% wyników

20% czasu

80 %

wyników

Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement)

21

Określanie priorytetów

2. Analiza A B C

Zadanie A
wykonać

Zadanie C
odłożyć

Zadanie B
zlecić

Wartość czynności

Rzeczywisty nakład czasu

65 %

20 %

15 %

65 %

20 %

15 %

Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement)

22

Zadanie C

Zlecić

Zadanie A

Wykonać natychmiast

Określanie priorytetów

3. Zasada Eisenhovera

Zadanie B

Ustalić termin lub zlecić

Kosz

Pilność

Wa

żno

ść

Zarządzanie czasem (DISG Zeitmanagement)

23

Zasady formułowania priorytetów

1. Koncentrowanie sił na celach i sukcesach

(zasada Pareto).

2. Każde zadanie wyrażone w klasach

priorytetów (A,B,C).

3. Ważność i pilność jako podstawowe kryteria

wyboru działań.

4. Przewaga ważności zadań nad ich pilnością
5. Każdy dzień realizowany głównie poprzez

wykonywanie zadań A.