ZARZĄDZANIE CZASEM W PRACY

Jak zwiększyć swoją produktywność w pracy?

Wielu ludzi stale spóźnia się na umówione spotkania, zapomina o różnych sprawach. Kiedy ich potrzebujemy, ciągle są nieosiągalni. Istnieją również ludzi, którzy są lepiej zorganizowani - zarówno w domu, jak i w pracy. Mają mnóstwo obowiązków, z których zresztą świetnie się wywiązują, a mimo to zawsze znajdą czas, aby spokojnie usiąść i porozmawiać. Jak im się to udaje? Jak głosi porzekadło: jeśli chcesz, żeby coś zostało zrobione, powierz to bardzo zajętej osobie. Słowo, „zajętej” można zamienić na „skutecznej” - słowo, które ma nieco inne znaczenie. Dzięki kilku poniższym wskazówkom, niekoniecznie staniesz się menedżerem perfekcyjnie zarządzającym czasem, ale będziesz mógł lepiej go organizować i sprawniej radzić sobie w nieoczekiwanych sytuacjach.

Zarządzanie czasem

Zarządzanie czasem zdefiniowane jako „najbardziej produktywne wykorzystanie czasu poświęcanego na pracę” można z powodzeniem wykorzystać w odniesieniu do życia rodzinnego.

Dlaczego należy zarządzać czasem?

Czy kiedykolwiek mamy poczucie, że doba jest wystarczająco długa, aby zdążyć ze wszystkim? No cóż, na razie nie ma możliwości rozciągnięcia jej do 35 godzin. Mamy niezmiennie do dyspozycji 24 godziny, które trzeba jak najlepiej wykorzystać. W tym czasie powinniśmy zmieścić wszystko, co danego dnia należy zrobić, i dodatkowo zarezerwować czas na niespodziewane zdarzenia, które potrafią zrujnować najbardziej misterny plan.

Wskazówka 1: Najważniejszym czynnikiem jest twoje własne nastawienie

Problem - Większość ludzi doświadcza choćby niewielkich trudności związanych z zarządzaniem czasem. A kiedy pojawiają się trudności, wtedy przeważnie szukamy winnych:

Znów się na mnie uwzięli!
On zawsze chce czegoś na wczoraj.
Gdyby, co pięć minut mi nie przeszkadzano, mógłbym trochę popracować.
Przez cały dzień musiałam odbierać telefony.
Wszystkim nam zdarza się czasem powiedzieć coś podobnego.

Z dużą łatwością zarzucamy innym ludziom trudności w radzeniu sobie z własnymi obowiązkami? To nie nasza, że mamy problemy z zarządzaniem swojego czasu. Współpracownicy i obowiązki zawodowe narzucają pewne wymagania związane z czasem, ale oskarżanie kogoś innego nie prowadzi do rozwiązania problemu. Być może spowoduje, że przez chwilę poczujemy się lepiej, ale niczego nie zmieni.

Rozwiązanie - Jesteśmy głęboko przekonani, że klucz do skutecznego zarządzania czasem leży w naszym własnym nastawieniu do tej kwestii. Osoby, które doświadczają tu trudności, mogą zrobić milowy krok do przodu, jeśli przyznają, że same są odpowiedzialne za większość swoich niepowodzeń w walce z czasem i że pozostałe czynniki tylko się do nich dokładają. Żadne zmiany na lepsze nie będą możliwe, dopóki nie zrozumiesz, że zarządzanie czasem jest twoim osobistym problemem i że jedyną osobą, która może się nim zająć, jesteś ty sam. Nie oczekuj, że łatwo zmienisz nawyki i zwyczaje innych osób. Zastanów się raczej, co takiego robisz (lub czego nie robisz), co przyczynia się do wystąpienia problemu. Jak i kiedy możesz mu zaradzić? Zanotuj pomysły, które przyjdą ci do głowy.

Wskazówka 2: Każdy system jest dobry, pod warunkiem, że jest twój

Problem - Pokutuje przekonanie, że jeśli system zarządzania czasem jest kosztowny lub skomputeryzowany, po jego wprowadzeniu problemy związane z efektywnością same się rozwiążą. Niestety, takie historie można włożyć między bajki. Każdy jednak powinien korzystać z takiego systemu, który nam odpowiada. Ważne jest, by systemy spełniały nasze wymagania i były dopasowane do metod pracy. Niestety, zbyt często narzucają określony sposób działania, niekoniecznie prowadząc tam, dokąd chcemy. Mogą też być na tyle skomplikowane, że planowanie w nich zadań jest zbyt pracochłonne. W rezultacie są one wykorzystywane tylko w niewielkiej części lub niewykorzystywane wcale.

Rozwiązanie - Każdy system jest odpowiedni pod warunkiem, że spełnia potrzeby użytkowników. Warto też podkreślić, że aby zaprowadzić porządek w codziennych planach, jakiś prosty system jest konieczny. U jednych osób sprawdza się zapisanie kilku punktów na odwrocie pudełka papierosów, u innych - drogi program komputerowy, który poprawia im samopoczucie i motywuje do bardziej efektywnego wykorzystania czasu. Oba systemy są dobre i należy z nich korzystać, jeśli nam służą. Jeśli jednak twój system pozostawia wiele do życzenia, najpierw zastanów się i zanotuj, jakie warunki powinien spełniać jego następca. Dopiero wtedy sprawdź, jakie masz możliwości wymiany lub modyfikacji obecnego systemu. W niezbyt odległych czasach, kiedy nie korzystaliśmy z komputeryzacji, wykorzystywano notatniki lub terminarze. Prowadziło to do powielania informacji w dwóch równoległych systemach.

Wskazówka 3: Pilne niekonieczne znaczy ważne

Problem - Zdumiewająco łatwo mylimy pojęcia „pilne” i „ważne”. Co robimy, gdy dzwoni telefon? Rzecz jasna, odbieramy go. Uporczywie dzwoniący telefon wywołuje wrażenie niezwykle pilnego. Oczywiście powinniśmy go odebrać. Problem dotyczy dopiero tego, co następuje po odłożeniu słuchawki. Czy zdarzyło się wam kiedykolwiek odebrać telefon, a potem spędzić godzinę na załatwianiu pilnej, ale niezbyt istotnej sprawy - w dodatku dla kogoś innego? Jeśli jakaś sprawa jest pilna, to niekoniecznie musi być ważna. Mimo to sprawy pilne zwykle traktowane są priorytetowo, gdyż zdajemy sobie sprawę, że zostawiając je na później, możemy na przykład spóźnić się z ich wykonaniem. Pilne sprawy nie powinny nam jednak przeszkadzać w wykonywaniu ważnych zadań.

Rozwiązanie - Przede wszystkim nie należy poddawać się presji wywoływanej przez pilne sprawy. Pilne sprawy należy wykonać, mają one swój priorytet, pamiętaj jednak o tym, że:

wysoki poziom pilności oznacza, że zadanie należy wykonać natychmiast;
wysoki poziom ważności oznacza powiązanie zadania z zasadniczym celem, czyli to, że ma ono ważny wpływ na jego osiągnięcie.

Następnie przyjrzyj się swoim zadaniam i zdecyduj, w jakiej kolejności powinny być wykonywane. Jak teraz spożytkujesz swój czas? Zadania o wysokim stopniu zarówno pilności, jak i ważności, należy wykonać natychmiast i poświęcić im należytą ilość czasu. Zadania pilne, ale mniej ważne należy wykonać jak najszybciej, ale nie poświęcając im zbyt wiele czasu. Takie rozróżnienie pomaga ustalić limity czasowe dla każdej pozycji z listy.

Wskazówka 4: Umieść listę zadań w swoim terminarzu

Problem - Listy zadań mogłyby być doskonałym rozwiązaniem, gdyby tylko nie wydłużały się szybciej, niż potrafimy zadania wykonywać. Czasem wydaje się, że listę zadań można spisywać na rolkach papieru toaletowego, ponieważ zadań wciąż przybywa. Większość ludzi robi na swój użytek listy spraw do załatwienia - w notesach, na kartkach A4, na kolorowych karteczkach do przyklejania itd. Jest to jednak dość niewygodne i można łatwo te zapiski zgubić. Wyobraźcie sobie osobę rozpaczliwie przerzucającą sterty papieru: „Gdzieś tu miałam taką karteczkę…”.

Rozwiązanie - Zalecane jest wpisywanie spraw do załatwienia i zaplanowanych spotkań do terminarza. Takie rozwiązanie ma dwie zalety:

Listę trudniej zgubić;
Zwiększa się przejrzystość, gdy wpisujemy zadania z podziałem na daty; Zwiększa się prawdopodobieństwo, że sprawy zostaną załatwione we właściwym terminie.

„A jeśli nie zrobię czegoś albo nie dokończę?” - mógłby zapytać któryś z czytelników. Wpisz tę sprawę na kolejny wolny dzień. Powielanie informacji jest irytujące, dlatego zyskujemy dodatkową wewnętrzną motywację do wykonania zadania, dzięki której nie będziemy przepisywać tego samego zadania w kółko. Po wykonaniu zadania odznacz je haczykiem lub wykreśl. Sama ta czynność da ci poczucie zadowolenia, a jednocześnie przypomni, co zostało jeszcze do zrobienia w danym dniu.

Skorzystaj z rad: