„Zarządzanie czasem to proces ściśle związany z podstawowymi uwarunkowaniami egzystencji ludzkiej. Reguluje go czas zegarowy, biologiczny i jednakowa hierarchia potrzeb człowieka. Czas jaki mamy do zagospodarowania jest w miarę stały dla wszystkich i wcale nie jest go tak dużo, jak może sie pozornie wydawać. Czas jest pożytkiem ograniczonym w formacie ilościowym, który co więcej nie daje się cofnąć, składować, nie można go kupić, zwielokrotnić, nie daje się niczym zastąpić i nieustannie upływa. Największym problemem ludzi jest marnowanie czasu.¹”

Żyjemy w czasach fascynacji tempem. Wszystko robione jest na szybko, na już a najlepiej na wczoraj… W pracy liczymy na szybki awans, w szkole na szybkie przyswojenie materiału. Stojąc przed wyborem firmy, wybieramy tą która szybciej zrealizuje nasze zamówienie. Do tego każdy narzeka, że nie ma na nic czasu. Ile razy ja sama mówiłam to zdanie lub inne, że czas zbyt szybko płynie i nie uda mi się zrealizować wszystkiego co miałam zaplanowane. Jak to jest, że jednym 24 h starczają a jedni, w tym też niestety ja ciągle tego czasu brakuje. Czasami czuję, życie ucieka mi między palcami i nie panuje nad tym. Dlatego kiedy zobaczyłam kurs „skuteczne zarządza nie czasem” postanowiłam się zapisać, aby nauczyć się jak lepiej zarządzać czasem.

Podczas tych zajęć zrozumiałam, że jak efektywni jesteśmy zależy od nas. Po kilku zajęciach zrozumiałam aby być w przyszłości dobrym menadżerem muszę nauczyć się kontrolować mój czas i nauczyć się nim zarządzać. Na początku zajęć z „zarządzania czasem” zrozumiałam jak ważne jest ta umiejętność oraz czym dla mnie jest czas.

Następnym kluczowym elementem była dyskusja na temat organizacji pracy, która jest jedną z metod skutecznego zarządzania czasem. Zaczęłam się zastanawiać ile czasu marnuje czasu na tzw. poranną toaletę, czy rzeczywiście jest mi potrzebne aż tyle czasu skoro inni potrafią to zrobić o wiele szybciej. Przeanalizowałam wszystko i stwierdziłam, że niektóre czynności są zbędę rano. Miałam nawyk zaraz po wstaniu włączania komputera i niby jedząc śniadanie czytałam informacje na Internecie i sprawdzałam pocztę. Przez co moje śniadanie zamiast trwać niespełna 15 min trwało czasem nawet 20 min, co było ogromną stratą czasu. Poza tym zaczęłam wieczorem przygotowywać sobie strój na następny dzień, co pozwoliło mi zaoszczędzić kolejne, jakże rano cenne, minuty. Dzięki tylko tym dwóm rzeczą mogę wstawać 35 minut później, co dla mnie jako tzw. „nocnego Marka” jest bardzo ważne. Niestety nie udało mi się znaleźć stałego miejsca na klucze i nieraz wciąż się zdarza rano, że je szukam. Ostatnio jednak pracuje nad tym i staram się co wieczór kłaść je blisko mojej komórki. Dzięki temu nie stresuję się rano i nie szukam po całym mieszkaniu moich kluczy a później nie biegnę na autobus.

Była również mowa o dokumentach, aby wszystko mieć poukładane i nie szukać później. Powiem szczerze, że z tym miałam i mam największe trudności. Mam pozakładane już segregatory, w których mam potrzebne dokumenty i łatwiej jest mi co kol wiek znaleźć i wszystko ma swoje miejsce. Mam problem natomiast ze starymi notatkami, których nie zdążyłam jeszcze wszystkich uporządkować. Obecnie na moim biurku panuje porządek a najpotrzebniejsze rzeczy mam blisko siebie.

Przed zajęciami prowadziłam już kalendarz, w którym miałam zapisane rozkład zajęć i niektóre czynności. Teraz postanowiłam zakupić jeszcze kalendarz papierowy, w którym będę planowała moje zadania na najbliższy tydzień. Ponieważ działam w organizacji studenckiej tam również mam dużo obowiązków, nauczyłam się tam układać priorytety. Oprócz rozpiski moich zajęć ustalam co jest do zrobienia na pewno, a co mogę sobie odpuścić. Jest to bardzo przydatne ponieważ jak zabraknie mi na coś czasu nie mam problemu z wybraniem rzeczy, z której muszę zrezygnować.

Czasami zdarzało mi się spóźniać na spotkania ze znajomymi, autobusy itd. Przez co moje kolejne czynności również ulegały przesunięciu, co nie było zbytnio dobre. Ponadto osoby, z którymi się umawiał były złe bo musiały przez mnie zmieniać swoje plany. Obecnie pracuje nad tym i staram się wychodzić z domu na tyle wcześniej, żeby bez problemu zdążyć na autobus. Nie wiem czy to jest do końca dobry sposób, ale wiem że nie tylko ja tak robie, a mianowicie mam przesunięty do przodu czas o 2 minuty. Sprawdza to się jak zapominam o tym fakcie, a rano często nie pamiętam takich rzeczy.

Błędem w skutecznym zarządzaniu czasem było również nie jasne ustalenia priorytetów. W moim przypadku to nie był problem, ja musiałam jedynie ułożyć je w odpowiedniej kolejności. Już od jakiś 2 lat wiem co chce w najbliższym okresie robić i uparcie dążę do tego. Co było dla mnie ważne to uszeregowanie tego wszystkiego i wybranie rzeczy priorytetowych.

W efektywnej pracy i zarządzaniu czasem przeszkadzali mi również ludzie, znajomi, którzy dzwonili lub przychodzili do mnie w czasie mojej pracy, nauki przez co czynność która trwa 30 min przeciągała się do godziny. Co za tym idzie moja dalsza praca wydłużała się. Po zajęciach stwierdziłam, że w czasie nauki wyłączam tzw. złodziei czasu i skupiam się na danej czynności.

Na ostatnie zajęcia mieliśmy zaplanować swój tydzień. Zadanie wydawało się łatwe, godzina na to godzina na to i już. Niestety nie wszystko wyszło zgodnie z planem. Zapomniałam, nie wiedziałam że trzeba dodać czas na jakieś nieprzewidziane wypadki, zapomniałam że mogą być korki po drodze na uczelnie. Przez co jak jedna czynność była spóźniona automatycznie pozostałe również. Teraz sporządzając mój plan dodaje czas osoby na dojazd na uczelnie, plotki z koleżanką czy nie przewidziane wypadki. Dzięki temu nie mam problemu z trzymaniem się mojego grafiku, planu. Tak więc mam zaplanowany mniej więcej mój miesiąc a przed każdym dniem rozbijam sobie go na konkretne godziny poczym zapisuje to w moim kalendarzu. Jest to bardzo wygodne ponieważ dzięki temu łatwiej jest mi kontrolować swój czas.

Są pewne rzeczy, które robi się co jakiś określony czas. Zawsze wyglądają taka samo, dlatego najlepszym sposobem na zaoszczędzenie czasu przy tym jest zrobienie tzw. checklisty, która pomoże w uniknięciu błędów a przy okazji nie marnuje czas na powtarzanie czegoś ciągle od nowa.

Wiem, że najlepsze wyniki daje systematyczność dlatego moim celem jest kontynuowanie tych działań jak najdłużej. Kalendarz myślę, że będzie mi towarzyszył zawsze już, tak samo jak się przekonał dzielenie zadań na grupy. Przekonałam się, że metody te znacznie ułatwiają pracę. Uważam, że tylko jeśli stale będę utrzymywać porządek w dokumentach, notatkach czy będę miała blisko siebie rzeczy, które używam często. Właściwe zarządzanie czasem jest ważne nie tylko dla dyrektorów czy menedżerów, lecz dla każdego z nas, gdyż w pełni pozwala  wykorzystać czas przeznaczony na karierę zawodową i życie prywatne. Dzięki skutecznemu zarządzaniu czasu możemy mieć wrażenie jakby rzeczywiście nasza doba się wydłużyła.

---

1. http://pl.wikipedia.org/wiki/Zarz%C4%85dzanie_czasem dn. 12.01.2010↩