2. REJESTRACJA DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ
2.1 Obowiązki rejestracyjne przy rozpoczynaniu działalności gospodarczej
Każdy, kto chce zostać przedsiębiorcą, niezależnie od tego, jaka będzie ostateczna forma prawna firmy, by rozpocząć działalność gospodarczą, musi dopełnić obowiązków rejestracyjnych.
Od 31 marca 2009 r. osoba fizyczna rozpoczynająca działalność gospodarczą składa jeden zintegrowany wniosek w urzędzie gminy o wpis do ewidencji działalności gospodarczej. W tym samym wniosku występuje do urzędu statystycznego o nadanie numeru REGON, do urzędu skarbowego o nadanie numeru NIP (lub jego aktualizację), zgłasza działalność do ZUS-u lub do KRUS-u.
Jak to zrobić… Problem: Chcemy rozpocząć działalność gospodarczą. Mamy pomysł oraz środki na jej rozpoczęcie. Chcemy zarejestrować firmę. Rozwiązanie: Dokonanie samych czynności rejestracyjnych musi poprzedzić wybór formy prawnej oraz organizacyjnej, w jakiej będzie prowadzona działalność. On bowiem decyduje o miejscu, w którym nastąpi rejestracja przedsiębiorcy. W zależności od tego, czy przedsiębiorca będzie prowadził jednoosobowo firmę, czy założy spółkę prawa handlowego - działalność musi zgłosić albo w ewidencji działalności gospodarczej, albo w Krajowym Rejestrze Sądowym. |
Przedsiębiorca, czyli kto
Przed złożeniem wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej powinniśmy przede wszystkim zapoznać się z ustawą z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 155, poz. 1095 z późn. zm.). Dowiemy się z niej m.in., że działalnością gospodarczą jest zarobkowa działalność wytwórcza, budowlana, handlowa, usługowa oraz poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin ze złóż, a także działalność zawodowa, wykonywana w sposób zorganizowany i ciągły. Przedsiębiorcą zaś w rozumieniu ustawy jest osoba fizyczna, osoba prawna i jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, wykonująca we własnym imieniu działalność gospodarczą. Za przedsiębiorców uznaje się także wspólników spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej.
Zgodnie z przepisami ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, przedsiębiorca wykonuje działalność gospodarczą na zasadach uczciwej konkurencji i poszanowania dobrych obyczajów oraz słusznych interesów konsumentów.
Przedsiębiorca jest obowiązany spełniać określone przepisami prawa warunki wykonywania działalności gospodarczej, w szczególności dotyczące ochrony przed zagrożeniem życia, zdrowia ludzkiego i moralności publicznej, a także ochrony środowiska. A gdy przepisy szczególne nakładają obowiązek posiadania odpowiednich uprawnień zawodowych przy wykonywaniu określonego rodzaju działalności gospodarczej, przedsiębiorca jest obowiązany zapewnić, aby czynności w ramach działalności gospodarczej były wykonywane bezpośrednio przez osobę legitymującą się posiadaniem takich uprawnień zawodowych, np. agent zajmujący się pośrednictwem na rynku nieruchomości, licencją pośrednika przyznawaną po specjalnym kursie i zdaniu egzaminu.
Rejestracja w gminie
Osoby fizyczne, w tym wspólnicy spółek cywilnych, muszą dokonać wpisu do ewidencji działalności gospodarczej w urzędzie gminy. Jeśli małżonkowie chcą wspólnie prowadzić działalność gospodarczą, muszą oboje zarejestrować się w gminnej ewidencji. Dotyczy to także wspólników spółki cywilnej. Tylko w sytuacji gdy współmałżonek albo inny członek rodziny funkcjonować będzie na zasadzie osoby współpracującej (nie będzie on w rzeczywistości przedsiębiorcą) - do rejestru wpisywać się nie musi.
Wniosek o wpis do ewidencji działalności gospodarczej może wpłynąć do urzędu gminy następującymi drogami:
jako formularz papierowy przyniesiony przez samego przedsiębiorcę albo jego pełnomocnika,
jako formularz papierowy przesłany listem poleconym, z notarialnym potwierdzeniem własnoręczności podpisu wnioskodawcy,
elektronicznie przesłany za pomocą formularza dostępnego na stronie internetowej urzędu gminy, niepodpisany elektronicznie,
elektronicznie przesłany za pomocą formularza dostępnego na stronie internetowej urzędu gminy podpisany elektronicznie.
Przedsiębiorca może podjąć działalność gospodarczą już w dniu złożenia wniosku. Wyjątek dotyczy wniosku w wersji elektronicznej bez podpisu elektronicznego. W tym przypadku nie wystarczy samo przesłanie wniosku. Przedsiębiorca będzie musiał pofatygować się do urzędu gminy, by tam złożyć podpis. Jeżeli wniosek jest składany przez pełnomocnika przedsiębiorcy, należy do niego dołączyć ważne pełnomocnictwo. Kopia pełnomocnictwa (poświadczona przez pracownika gminy za zgodność z oryginałem) przekazywana jest wraz z kopią wniosku do urzędu statystycznego, skarbowego oraz jednostki ZUS/Centrali KRUS.
We wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej można też określić późniejszy dzień podjęcia działalności gospodarczej niż dzień złożenia wniosku.
Wzór wniosku EDG-1 - zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej określa rozporządzenie Rady Ministrów. Powinien być on dostępny we wszystkich urzędach gmin, ale można go też znaleźć w internecie na stronie www.crd.gov.pl. Formularz wypełnia się na maszynie albo pismem odręcznym w sposób wyraźny, bez poprawek i skreśleń.
We wniosku podaje się m.in.:
dane osobowe wnioskodawcy,
adres miejsca zamieszkania,
adres miejsca zameldowania, jeśli jest inny niż zamieszkania,
oznaczenie przedsiębiorcy, którego wniosek dotyczy,
rodzaj działalności gospodarczej (zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności PKD),
adres głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej,
adres do korespondencji, jeśli jest inny niż miejsce wykonywania działalności,
dane do kontaktu,
datę powstania obowiązku płacenia składek ZUS,
dane podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową wnioskodawcy,
rodzaj prowadzonej dokumentacji rachunkowej,
informacja o rachunkach bankowych.
Wniosek EDG-1 jest jednocześnie wnioskiem o wpis do ewidencji, zmianę danych wcześniej wpisanych do ewidencji, zawieszenie i wznowienie działalności oraz zawiadomieniem o zaprzestaniu wykonywania działalności gospodarczej.
Uwaga BEZ OPŁAT Złożenie wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej i wydanie zaświadczenia o wpisie nie podlegają żadnym opłatom. |
Ważne!
Przedsiębiorca jest obowiązany zgłosić zmianę danych wpisanych do rejestru w terminie 14 dni od dnia zajścia zdarzenia, które spowodowało zmianę tych danych
Rejestracja w KRS
Spółki handlowe rejestrują się w Krajowym Rejestrze Sądowym (rejestr prowadzą sądy rejonowe, właściwy będzie sąd dla siedziby spółki). Spółka (poza cywilną) zawsze powstaje z chwilą wpisania jej do rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym, a nie np. w momencie podpisania umowy czy z jakąś inną, wybraną przez wspólników datą. Po to, by uruchomić tę procedurę, wspólnicy (każdy z nich ma takie prawo i obowiązek) muszą zgłosić spółkę sądowi rejestrowemu na stosownych formularzach (np. dla spółek: jawnej, partnerskiej i komandytowej konieczne są co najmniej: KRS-W1 wniosek o rejestrację podmiotu w rejestrze przedsiębiorców, KRS-WB, na którym podaje się wspólników, KRS-WK, gdzie wymienia się wspólników uprawnionych do reprezentacji, i KRS-WM z dokładnym wyszczególnieniem przedmiotu działania).
Do wniosku o pierwszy wpis do rejestru przedsiębiorców wnioskodawca dołącza w szczególności: umowę spółki oraz dokument potwierdzający uprawnienie do korzystania z lokalu lub nieruchomości, w których znajduje się jego siedziba. A ponadto - złożone wobec sądu albo poświadczone notarialnie wzory podpisów osób uprawnionych do reprezentowania spółki.
Wniosek o wpis do KRS powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu.
Wpisy do KRS są ogłaszane w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Uwaga Spółki kapitałowe (tj. z ograniczoną odpowiedzialnością i akcyjne) w organizacji mogą podjąć działalność gospodarczą przed uzyskaniem wpisu do rejestru przedsiębiorców. |
Wraz z wnioskiem o wpis lub zmianę wpisu w rejestrze przedsiębiorców wnioskodawca składa:
wniosek o wpis albo zmianę wpisu do Krajowego Rejestru Urzędowego Podmiotów Gospodarki Narodowej (REGON);
zgłoszenie płatnika składek albo jego zmiany w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych;
zgłoszenie identyfikacyjne albo aktualizacyjne, wraz ze wskazaniem właściwego naczelnika urzędu skarbowego pod rygorem zwrotu wniosku,
Oznacza to, że rejestrując nowo powstały podmiot w rejestrze przedsiębiorców KRS, należy do wniosku o wpis załączyć formularze NIP-2, RG-1 oraz ZUS-ZPA.
Sąd rejestrowy przesyła z urzędu wnioski i zgłoszenia niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni roboczych od dnia dokonania wpisu, odpowiednio do:
urzędu statystycznego województwa, na terenie którego przedsiębiorca ma siedzibę, oraz
wskazanego przez przedsiębiorcę naczelnika urzędu skarbowego
- wraz z odpisem postanowienia o wpisie i zaświadczeniem o dokonaniu wpisu.
Po uzyskaniu informacji o nadaniu przedsiębiorcy numeru NIP sąd rejestrowy przesyła zgłoszenie płatnika składek albo jego zmiany w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych do właściwej jednostki terenowej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Koncesja, pozwolenie, licencja
Pewne rodzaje działalności gospodarczej wymagają określonych kwalifikacji (np. medycznych). By podjąć taki rodzaj działalności, nawet w ramach rozszerzenia jej zakresu, trzeba uzyskać zaświadczenie o wpisie do odpowiedniego rejestru działalności regulowanej. Ponadto w branżach, nad którymi państwo chce mieć szczególny nadzór lub postanowiło chronić usługobiorców, ustanowiono obowiązek posiadania koncesji (np. ochrona osób i mienia) albo uzyskania licencji czy zezwolenia.
Co do zasady, udzielenie, odmowa udzielenia, zmiana i cofnięcie koncesji lub ograniczenie jej zakresu należy do ministra właściwego ze względu na przedmiot działalności gospodarczej wymagającej uzyskania koncesji. Udzielenie, odmowa udzielenia, zmiana i cofnięcie koncesji lub ograniczenie jej zakresu w stosunku do wniosku następuje w drodze decyzji. Koncesje są wydawane na czas oznaczony, nie krótszy niż 5 lat i nie dłuższy niż 50 lat, chyba że przedsiębiorca wnioskuje o udzielenie koncesji na czas krótszy.
Wniosek o udzielenie lub o zmianę koncesji powinien zawierać: firmę przedsiębiorcy, oznaczenie jego siedziby i adresu albo miejsca zamieszkania i adresu oraz adresu głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej, numer w rejestrze przedsiębiorców lub w ewidencji oraz numer identyfikacji podatkowej (NIP), określenie rodzaju i zakresu wykonywania działalności gospodarczej, na którą ma być udzielona koncesja, oraz informacje określone w przepisach regulujących działalność gospodarczą wymagającą uzyskania koncesji.
Jeżeli liczba przedsiębiorców, spełniających warunki do udzielenia koncesji i dających rękojmię prawidłowego wykonywania działalności objętej koncesją, jest większa niż liczba koncesji przewidzianych do udzielenia, organ koncesyjny zarządza przetarg, którego przedmiotem jest udzielenie koncesji. Przetarg taki musi być ogłoszony w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej Monitor Polski.
Szczegółowy zakres i warunki wykonywania działalności gospodarczej podlegającej koncesjonowaniu określają przepisy odpowiednich ustaw branżowych.
Organ koncesyjny może odmówić udzielenia koncesji lub ograniczyć jej zakres w stosunku do wniosku o udzielenie koncesji albo odmówić zmiany koncesji, gdy przedsiębiorca nie spełnia warunków wykonywania działalności gospodarczej objętej koncesją określonych w ustawie lub warunków podanych do wiadomości przedsiębiorcom w informacji o warunkach przetargu.
Przedsiębiorca, który zamierza podjąć działalność gospodarczą wymagającą uzyskania koncesji, może ubiegać się o przyrzeczenie wydania koncesji (promesa). W promesie uzależnia się udzielenie koncesji od spełnienia warunków wykonywania działalności gospodarczej wymagającej uzyskania koncesji. W promesie ustala się okres jej ważności, z tym że nie może on być krótszy niż 6 miesięcy.
Na podobnych zasadach udzielane są zezwolenia i licencje wymagane do rozpoczęcia aktywności zawodowej stosownymi przepisami branżowymi. Obecnie jest ich ponad 30.
Działalność regulowana
Jeżeli przepis określonej ustawy branżowej stanowi, że dany rodzaj działalności jest działalnością regulowaną, przedsiębiorca może wykonywać tę działalność, jeżeli spełnia szczególne warunki określone przepisami danej ustawy i po uzyskaniu wpisu w rejestrze działalności regulowanej. Organ prowadzący rejestr działalności regulowanej dokonuje wpisu na wniosek przedsiębiorcy po złożeniu przez przedsiębiorcę oświadczenia o spełnieniu warunków wymaganych do wykonywania tej działalności.
Przedsiębiorca podlegający wpisowi do ewidencji może złożyć wniosek wraz z oświadczeniem również we właściwym organie ewidencyjnym (np. w gminie), wskazując organ prowadzący rejestr działalności regulowanej. Treść oświadczenia, sposób prowadzenia rejestru oraz dane podlegające wpisowi do rejestru określają przepisy ustaw regulujących daną działalność.
Organ prowadzący rejestr działalności regulowanej jest obowiązany dokonać wpisu przedsiębiorcy do tego rejestru w terminie 7 dni od dnia wpływu do tego organu wniosku o wpis wraz z oświadczeniem o spełnieniu warunków wymaganych do wykonywania działalności gospodarczej, dla której rejestr jest prowadzony.
Organ prowadzący rejestr działalności regulowanej wydaje z urzędu zaświadczenie o dokonaniu wpisu do rejestru.
Zawieszanie działalności gospodarczej
Obowiązująca od 20 września 2008 r. nowelizacja ustawy o swobodzie działalności gospodarczej wprowadza możliwość zawieszenia działalności przez przedsiębiorcę niezatrudniającego pracowników - na okres od 1 miesiąca do 24 miesięcy. W przypadku wykonywania działalności gospodarczej w formie spółki cywilnej zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej jest skuteczne pod warunkiem jej zawieszenia przez wszystkich wspólników.
W okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca nie może wykonywać działalności gospodarczej i osiągać bieżących przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej. W tym czasie przedsiębiorca jednak ma prawo wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przyjmować należności lub ma obowiązek regulować zobowiązania, powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej, zbywać własne środki trwałe i wyposażenie. Ponadto ma prawo albo obowiązek uczestniczyć w postępowaniach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed zawieszeniem wykonywania działalności gospodarczej, wykonywać wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa, ma prawo osiągać przychody finansowe także z działalności prowadzonej przed zawieszeniem wykonywania działalności gospodarczej oraz może zostać poddany kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą.
Zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej oraz wznowienie wykonywania działalności gospodarczej następuje na wniosek przedsiębiorcy złożony na piśmie właściwemu organowi ewidencyjnemu, a w przypadku przedsiębiorców podlegających obowiązkowi wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego - właściwemu sądowi rejestrowemu.
Okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej rozpoczyna się od dnia złożenia wniosku o wpis informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej i trwa do dnia złożenia wniosku o wpis informacji o wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej.
W stosunku do zobowiązań o charakterze publicznoprawnym zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej wywiera skutki prawne od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przedsiębiorca złożył wniosek o wpis informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej, do ostatniego dnia miesiąca, w którym przedsiębiorca złożył wniosek o wpis informacji o wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
Wniosek o wpis informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej, złożony organowi ewidencyjnemu, powinien zawierać dane ewidencyjne oraz oświadczenie przedsiębiorcy o niezatrudnianiu pracowników.
Zgłaszanie informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej oraz o wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej w przypadku przedsiębiorców podlegających obowiązkowi wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego następuje na podstawie przepisów o Krajowym Rejestrze Sądowym.
Wnioski o zawieszenie działalności gospodarczej, o wznowieniu działalności gospodarczej oraz wniosek o wykreślenie wpisu z ewidencji są zwolnione z opłat.
Wystąpienie o numer REGON
Wszyscy przedsiębiorcy powinni uzyskać urzędowy numer podmiotu gospodarczego. Taki obowiązek nakłada na nich rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie rejestru podmiotów gospodarki narodowej. Krajowy Rejestr Urzędowy Podmiotów Gospodarki Narodowej, zwany rejestrem podmiotów lub regonem, obejmujący: osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą oraz ich jednostki lokalne, jest prowadzony przez prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w sposób zinformatyzowany i nosi skróconą nazwę REGON.
W rejestrze podmiotów za osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą uznaje się osobę, której działalność jest wpisana do ewidencji działalności gospodarczej, i inną osobę prowadzącą działalność na własny rachunek w celu osiągnięcia zysku oraz osobę prowadzącą indywidualne gospodarstwo rolne.
Od 31 marca 2009 r. osoby fizyczne składające wniosek o wpis do ewidencji działalności gospodarczej nie muszą występować do urzędu statystycznego o nadanie numeru REGON. Wystarczy, że wypełnią jeden wniosek i złożą go w urzędzie gminy. To gmina prześle wniosek wraz z niezbędnymi dokumentami do urzędu statystycznego. Podobnie podmioty rejestrujące swoją działalność w Krajowym Rejestrze Sądowym (m.in. spółki prawa handlowego). Wystarczy, że złożą jeden wniosek o wpis lub zmianę wpisu w rejestrze przedsiębiorców KRS. To sąd prześle wniosek do urzędu statystycznego. Jedynie zmiana danych objętych obowiązkiem wpisu do rejestru REGON, które nie podlegają równocześnie zgłoszeniu do ewidencji działalności gospodarczej lub odpowiednio w rejestrze przedsiębiorców podlega reżimowi ustawy o statystyce publicznej. W tym przypadku przedsiębiorcy mają obowiązek złożyć wniosek RG-1 we właściwym terytorialnie urzędzie statystycznym.
Numer identyfikacyjny REGON składa się z dziewięciu cyfr, które nie mogą mieć ukrytego lub jawnego charakteru znaczącego, określającego pewne cechy podmiotu, przy czym osiem pierwszych cyfr stanowi liczbę porządkową, a dziewiąta - cyfrę kontrolną. Numer identyfikacyjny REGON pozostaje niezmieniony w czasie istnienia podmiotu i nie przechodzi na następcę prawnego. Zmiany cech podmiotu objętych wpisem do rejestru podmiotów nie powodują nadania nowego numeru identyfikacyjnego.
Zmiana szczególnej formy prawnej podmiotu powoduje skreślenie go z rejestru podmiotów oraz ponowny wpis do rejestru podmiotów z nadaniem nowego numeru identyfikacyjnego REGON, z tym że nie powoduje nadania nowego numeru identyfikacyjnego REGON przekształcenie spółki cywilnej w spółkę handlową (z wyłączeniem spółki kapitałowej w organizacji) oraz likwidacja i ponowne podjęcie działalności gospodarczej przez osobę fizyczną.
Podmioty podlegające obowiązkowi wpisu do rejestru REGON nie mają już obowiązku w kontaktach urzędowych i związanych z obrotem gospodarczym posługiwania się zaświadczeniem o numerze identyfikacyjnym REGON oraz podawania go na pieczęciach firmowych oraz drukach urzędowych.
Co zawiera REGON Do rejestru podmiotów są wprowadzane następujące informacje o osobach prowadzących działalność gospodarczą:
|
Daty w REGON Za daty wpisywane w rejestrze podmiotów przyjmuje się:
|
Postępowanie w sprawie NIP
Każdy, kto osiągnął jakikolwiek przychód podlegający podatkowi dochodowemu, musiał wystąpić o nadanie numeru identyfikacji podatkowej (NIP). Jeśli był to dochód osiągnięty za pośrednictwem tzw. płatnika (np. z tytułu umowy o pracę), składał wniosek o nadanie numeru identyfikacji podatkowej wraz z pierwszym rocznym zeznaniem podatkowym (PIT). Taki numer identyfikujący podatnika osobie fizycznej nadawany jest raz na zawsze. Jedynie gdy następują zmiany danych zapisanych pod tym numerem, podatnik zobowiązany jest do składania wniosków aktualizacyjnych.
Przedsiębiorca wpisany do rejestru przedsiębiorców albo ewidencji jest obowiązany umieszczać w oświadczeniach pisemnych, skierowanych w zakresie swojej działalności do oznaczonych osób i organów, numer identyfikacji podatkowej (NIP) oraz posługiwać się tym numerem w obrocie prawnym i gospodarczym. Podatnicy podają NIP na wszelkich dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych, do których poboru obowiązane są organy podatkowe lub celne.
W sprawach dotyczących zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych podatnicy mają obowiązek podawać NIP na żądanie: organów administracji rządowej i samorządowej, organów kontroli skarbowej, przedstawicieli Najwyższej Izby Kontroli, banków, stron czynności cywilnoprawnych.
Od 31 marca przedsiębiorcy rozpoczynający działalność gospodarczą nie muszą występować z oddzielnym wnioskiem do urzędu skarbowego o nadanie im numeru NIP. Osoby fizyczne składające wniosek o wpis do ewidencji działalności gospodarczej w gminie składają jednocześnie zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizacyjne, o którym mowa w ustawie o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (ustawa o NIP). Z kolei przedsiębiorcy rejestrujący swoją działalność w Krajowym Rejestrze Sądowym (np. spółki jawne, komandytowe, z o.o., akcyjne) zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizacyjne składają wraz z wnioskiem o wpis w rejestrze przedsiębiorców KRS. Muszą przy tym wskazać właściwego naczelnika urzędu skarbowego - pod rygorem zwrotu wniosku.
Spółka cywilna musi mieć swój własny NIP, m.in. dlatego że na gruncie podatku VAT jest odrębnym podmiotem. Czyli podatku VAT wspólnicy spółki cywilnej nie rozliczają według udziałów, jak ma to miejsce w przypadku podatku dochodowego, ale rozliczają go wspólnie; można by rzec, że płatnikiem podatku VAT jest spółka cywilna, a nie wspólnicy.
Trzeba też pamiętać o tym, że pewne obowiązki z zakresu identyfikacji podatkowej mogą obciążać przedsiębiorcę jako tzw. płatnika (np. gdy zatrudnia osoby, które jeszcze nie mają swojego numeru identyfikacji podatkowej). Dlatego przedsiębiorcy powinni dokładnie zapoznać się z przepisami ustawy z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (t.j. Dz.U. z 2004 r. nr 269, poz. 2681 z późn. zm.). Podatnicy mają obowiązek aktualizowania danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym przez dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego do właściwego naczelnika urzędu skarbowego nie później niż w terminie 30 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych objętych zgłoszeniem. Zaś podatnicy VAT nie później niż w terminie 14 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych.
Aktualizacja NIP Zgodnie z art. 5 ust. 4 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników zgłoszenie identyfikacyjne podatników wykonujących działalność gospodarczą zawiera również informacje dotyczące tej działalności. Przedsiębiorcy mają obowiązek aktualizowania danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym przez dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego do właściwego naczelnika urzędu skarbowego - nie później niż w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych (podatnicy VAT) albo nie później niż w terminie 30 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych (pozostali podatnicy) |
Ważne!
Ze zmianą czy poszerzeniem zakresu prowadzonej działalności gospodarczej zazwyczaj wiązać się będzie także konieczność zaktualizowania danych zgromadzonych pod numerem identyfikacji podatkowej, czyli złożenia zgłoszenia aktualizacyjnego.
Zgłoszenie do urzędu skarbowego
Mimo złożenia zintegrowanego wniosku w gminie każdy, kto rozpoczyna działalność gospodarczą, musi określić formę opodatkowania. W tym celu przedsiębiorca musi się zgłosić do urzędu skarbowego. Osoby chcące zarejestrować spółkę cywilną, mimo złożenia zintegrowanego wniosku w urzędzie gminy, muszą dodatkowo złożyć NIP-2 oraz NIP-D, jeśli są płatnikami podatku VAT.
Dodatkowej wizyty w urzędzie skarbowym wymagać będzie również rejestracja przedsiębiorcy dla celów podatku VAT.
Zgłoszenie do ZUS
Osoba rozpoczynająca działalność gospodarczą podlega obowiązkowym ubezpieczeniom: emerytalnemu, rentowemu, wypadkowemu, zdrowotnemu, a dodatkowo opłaca składkę na Fundusz Pracy, może też opłacać dobrowolne ubezpieczenie chorobowe. Jeśli przedsiębiorca zatrudnia pracowników, staje się pracodawcą i będzie ciążył na nim obowiązek zgłoszenia pracowników do ubezpieczenia w terminie 7 dni od daty zawarcia z pracownikiem umowy o pracę. Pracownicy będą podlegać obowiązkowym ubezpieczeniom: emerytalnemu, rentowemu, chorobowemu, wypadkowemu, zdrowotnemu. Oprócz składek na Fundusz Pracy należy płacić składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Zgłoszenie płatnika składek albo jego zmiana w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych dokonywana jest - w przypadku osób fizycznych - wraz z wnioskiem o wpis przedsiębiorcy do gminnej ewidencji, a w przypadku podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego - wraz z wnioskiem o wpis (lub zmianę w rejestrze przedsiębiorców KRS). Zakład, na podstawie danych z otrzymanego wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej EDG-1, sporządza pierwszorazowe dokumenty zgłoszenia płatnika składek ZUS ZFA oraz na podstawie wypełnionej części EDG-RB dokument ZUS ZBA i części EDG-MW dokument ZUS ZAA, bez potrzeby osobistego ich składania w ZUS. W przypadku otrzymania z organu ewidencyjnego danych z wniosku o zmianę wpisu do ewidencji Zakład sporządza odpowiednio zgłoszenie zmiany płatnika na dokumencie ZUS ZFA lub zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych płatnika na dokumencie ZUS ZIPA. Natomiast zmiany lub korekty danych dotyczących rachunku bankowego (rachunków bankowych) płatnik składek dokonuje sam na formularzu ZUS ZBA - z uwagi na fakt, iż nie są to dane objęte wpisem do ewidencji działalności gospodarczej.
Niezależnie od wypełnienia wniosku EDG-1 przedsiębiorca dokonuje zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i/lub ubezpieczenia zdrowotnego, składając formularz ZUS ZUA lub ZUS ZZA bezpośrednio w terenowej jednostce organizacyjnej ZUS. Formularz ten może też zostać przekazany do ZUS w formie elektronicznej (opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu) lub papierowej (za pośrednictwem poczty). W sytuacji zmiany danych występujących na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA należy dokonać zmiany zgłoszenia do ubezpieczeń.
Zawieszenie składek ZUS
W przypadku zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej płatnik składek zobowiązany jest zgłosić ten fakt w organie ewidencyjnym, który następnie przekazuje do ZUS kopię wpisu o zawieszeniu. Na tej podstawie Zakład sporządza dokumenty ubezpieczeniowe: wyrejestrowanie płatnika składek (formularz ZUS ZWPA), wyrejestrowanie z ubezpieczeń osoby prowadzącej działalność gospodarczą (formularz ZUS ZWUA) oraz członków rodziny osoby ubezpieczonej - osoby prowadzącej działalność (formularz ZUS ZCNA), jak również wyrejestrowanie z ubezpieczeń osób współpracujących (formularz ZUS ZWUA) i członków rodziny osób współpracujących (formularz ZCNA).
Przedsiębiorca w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej nie opłaca ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego. Natomiast ubezpieczenie emerytalne i rentowe w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej przez osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą jest dobrowolne. Podobnie ubezpieczenie zdrowotne.
Podmioty z KRS
W przypadku zgłoszenia, zawieszenia lub wznowienia działalności przez spółkę w Krajowym Rejestrze Sądowym, spółka dodatkowo wypełnia odpowiednio dokumenty zgłoszeniowe lub wyrejestrowujące, zmieniające lub korygujące dane spółki jako płatnika składek: ZUS ZPA, ZAA, ZBA, ZIPA, ZWPA, które zostaną bezpośrednio przekazane przez sądy rejestrowe do odpowiedniej jednostki ZUS (zgodnie z adresem siedziby spółki). Natomiast wspólnicy spółek: komandytowej, jawnej, partnerskiej lub jednoosobowej spółki z o.o., w związku z obowiązującą od 1 stycznia 2009r . ustawą z 7 listopada 2008 r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. nr 209, poz. 1318) składają do ZUS odpowiednio zgłoszenie/wyrejestrowanie siebie jako płatnika składek na własne ubezpieczenia na formularzu ZUS ZFA, ZUS ZWPA, ZUS ZIPA z własnymi odrębnymi danymi identyfikacyjnymi: NIP i PESEL. Mogą tego dokonać również za pośrednictwem sądu rejestrowego.
Wspólnicy spółek komandytowych, jawnych i partnerskich oraz jednoosobowych spółek z o.o., tak samo jak osoby fizyczne prowadzące jednoosobowo działalność gospodarczą lub w ramach spółki cywilnej, w celu dokonania zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i/lub ubezpieczenia zdrowotnego zobowiązani są przekazać do Zakładu w formie elektronicznej (opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu) lub papierowej (bezpośrednio w terenowej jednostce organizacyjnej ZUS lub za pomocą poczty) formularz ZUS ZUA lub ZUS ZZA.
Konto bankowe
Pewien rejestracyjny charakter ma też konieczność założenia konta w banku dla prowadzonej działalności gospodarczej. W wielu przypadkach jest to nieuniknione, gdyż przepisy - zarówno prawo o działalności gospodarczej, podatkowe, jak i z zakresu obowiązkowych ubezpieczeń społecznych - wymagają, by rozliczenia prowadzone były wyłącznie za pomocą konta bankowego, i to prowadzonego odrębnie dla działalności gospodarczej (niezależnie od prywatnego rachunku oszczędnościowo-rozliczeniowego).
Zgodnie z przepisami ustawy o swobodzie działalności gospodarczej dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy w każdym przypadku, gdy stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz gdy jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 euro przeliczonych na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji.
Przedsiębiorca będący członkiem spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej może realizować obowiązek posiadania konta firmowego za pośrednictwem rachunku w tej spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej.
Przedsiębiorca wykonujący działalność gospodarczą w zakresie wykonywania i pośrednictwa w realizowaniu przekazów pieniężnych w obrocie zagranicznym stosuje przepisy prawa bankowego w tym zakresie.
Obowiązkowe jest nie tylko założenie konta firmowego, ale także powiadomienie odpowiednich organów o wszelkich zmianach dotyczących rachunku bankowego przedsiębiorstwa w terminie najdalej 14 dni od daty ich powstania.
Większość banków wymaga dołączenia do wniosku o otwarcie rachunku różnych dokumentów, w tym: dowodu osobistego, kserokopii zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej (wraz z oryginałem do wglądu), kserokopii zaświadczenia o nadaniu numeru REGON i numeru NIP (wraz z oryginałami do wglądu).
Wybór banku przez przedsiębiorcę jest dowolny. Praktyczne wskazówki dotyczące wyboru jak najlepszego konta bankowego omówimy dalej, przy okazji zasad finansowania i rozliczania działalności gospodarczej.
Pieczątka firmowa
Pieczątka firmowa jest niezbędna m.in. przy zakładaniu rachunku bankowego lub wystawianiu dokumentów sprzedaży. Wyrabiając pieczątkę firmową, samodzielnie określa się dane, które się na niej znajdą. Standardowo powinna ona zawierać: oznaczenie firmy (imię i nazwisko osoby fizycznej oraz nazwę firmy), dane teleadresowe siedziby firmy, numer NIP.
Koszt usługi związanej z wyrobieniem pieczątki waha się w granicach 20-50 zł.
Zgłoszenie do Inspekcji Pracy
Jeśli przedsiębiorca pracodawca zatrudni pracownika lub pracowników, w ciągu 30 dni od daty zatrudnienia musi powiadomić na piśmie właściwego okręgowego inspektora pracy i właściwego państwowego inspektora sanitarnego o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności oraz liczbie pracowników. Taki przedsiębiorca powinien również złożyć pisemną informację o środkach i procedurach przyjętych dla spełnienia wymagań wynikających z przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczących danej dziedziny działalności.
Obowiązek zgłoszenia do Inspekcji Pracy ciąży na pracodawcy także w razie zmiany miejsca, rodzaju i zakresu prowadzonej działalności, zwłaszcza zmiany technologii lub profilu produkcji, jeśli zmiana technologii może powodować zwiększenie zagrożenia zdrowia pracowników.
Koszty założenia działalności Osoby fizyczne, w tym wspólnicy spółek cywilnych, muszą dokonać wpisu do rejestru działalności gospodarczej prowadzonego w urzędzie gminy lub miasta. Wpis do rejestru - bezpłatnie. Zmiana wpisu (aktualizacja) - bezpłatnie. Spółki handlowe muszą zarejestrować się w Krajowym Rejestrze Sądowym (za pośrednictwem sądu rejonowego właściwego dla siedziby spółki). Wpis do rejestru kosztuje :
|
Edyta Dobrowolska
PODSTAWA PRAWNA
Ustawa z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 168, poz. 1186 ze zm.).
Ustawa z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 155, poz. 1095 ze zm.).
Ustawa z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (t.j. Dz.U. z 2004 r. nr 269, poz. 2681 z późn. zm.).
Rozporządzenie Rady Ministrów z 27 lipca 1999 r. w sprawie sposobu i metodologii prowadzenia i aktualizacji rejestru podmiotów gospodarki narodowej, w tym wzorów wniosków, ankiet i zaświadczeń, oraz szczegółowych warunków i trybu współdziałania służb statystyki publicznej z innymi organami prowadzącymi urzędowe rejestry i systemy informacyjne administracji publicznej (Dz.U. nr 69, poz. 763 ze zm.).
14