Uniwersytet Gdański

Wydział Zarządzania

Katedra Informatyki Ekonomicznej

Adam Drewnowski

Nr albumu 75931

„System biurowy administracji rządowej” jako przykład zastosowań systemu zarządzania dokumentami elektronicznymi

Praca magisterska
napisana pod kierunkiem
dra Marka Markowskiego

Sopot 1998

Spis treści

Wstęp

Wstęp

W ostatnich kilkunastu latach organizacje na całym świecie chcąc skutecznie realizować zamierzone cele zmuszone są do wykorzystywania w swojej działalności nowych technologii informatycznych. Wraz z postępującą komputeryzacją organizacji, rośnie zainteresowanie dokumentami elektronicznymi oraz systemami do zarządzania nimi. Bardzo duże zapotrzebowanie na tego rodzaju systemy istnieje zwłaszcza ze strony takich podmiotów jak banki, firmy ubezpieczeniowe, administracja państwowa oraz innych, w których zarządzanie dokumentami ma kluczowe znaczenie. Jednocześnie organizacje te bardzo często, ze względu na brak dostatecznej wiedzy, nie potrafią precyzyjnie wyrazić swoich potrzeb w tym zakresie.

Głównymi źródłami informacji w Polsce w dziedzinie zarządzania dokumentami elektronicznymi są opracowania obcojęzyczne, głównie w języku angielskim oraz strony WWW w sieci komputerowej Internet. Jednocześnie istnieje niewiele polskich publikacji na ten temat, a te które są, pojawiły się głównie w specjalistycznych pismach informatycznych, zazwyczaj przy okazji opisu komercyjnych produktów (programistycznych i sprzętowych), co czyni te opracowania mało obiektywnymi. Biorąc pod uwagę duże potrzeby oraz małą wiedzę organizacji w tej dziedzinie, dziwić może brak obszernych polskich opracowań.

Technologie zarządzania dokumentami elektronicznymi są stosunkowo nowe zarówno w Polsce jak i na świecie. Stąd też często brak jest polskich odpowiedników wielu angielskich terminów używanych do ich opisu, nie zawsze również istnieje ich jednoznaczne nazewnictwo w literaturze angielskiej.

Celem niniejszego opracowania jest uporządkowanie i prezentacja zagadnień związanych z wykorzystaniem dokumentów elektronicznych oraz technologii zarządzania tymi dokumentami. Aby omówić istotę problemu niezbędna jest znajomość takich pojęć jak: dokument, dokument elektroniczny oraz system zarządzania dokumentami elektronicznymi.

Opracowanie składa się z czterech rozdziałów. W rozdziale pierwszym wprowadzone zostają oraz omówione podstawowe pojęcia i definicje dotyczące dokumentów. Za pomocą definicji komentowany jest termin „dokument" oraz opisywanych jest wiele właściwości i atrybutów dokumentów zarówno papierowych jak i elektronicznych. Rozdział ten jest wstępem do kolejnych rozdziałów, które szczegółowiej opisują technologie dokumentów elektronicznych.

Rozdział drugi stanowi przegląd istniejących oraz powstających standardów w technologii dokumentów elektronicznych. W rozdziale tym pokazane zostało w jaki sposób różne typy danych (tekst, grafika) mogą zostać umieszczone wewnątrz dokumentu przy zastosowaniu różnych metod kodowania. Omówione zostały zarówno tradycyjne, zorientowane na aplikacje standardy, jak również standardy niezależne od platformy i aplikacji. Ważne w tym rozdziale jest to, aby uświadomić sobie, że opisywane tam typy dokumentów elektronicznych, w bardzo wielu przypadkach są w ciągłym rozwoju. Rozwój ten jest ściśle związany ze zmianami zachodzącymi w środowisku komputerowym, w którym dokumenty te istnieją.

Rozdział trzeci poświęcony jest zarządzaniu dokumentami elektronicznymi. W rozdziale tym przedstawiona została idea oraz zadania realizowane przez systemy zarządzania dokumentami elektronicznymi (SZDE). Scharakteryzowane zostały tam również najpopularniejsze standardy tych systemów. Rozdział ten jest jednocześnie opisem zbioru najważniejszych technologii informatycznych stosowanych obecnie w dziedzinie zarządzania dokumentami elektronicznymi.

Ostatni, czwarty rozdział stanowi studium przedsięwzięcia „Systemu biurowego administracji rządowej” opracowanego na potrzeby Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji. Jest on doskonałym przykładem pokazującym to, w jaki sposób firmy, organizacje oraz instytucje wyrażają swoje potrzeby oraz wymagania w dziedzinie zarządzania dokumentami.

• Charakterystyka dokumentu - podstawowe pojęcia i definicje

Ocenia się, że średnio sześćdziesiąt procent czasu przeznaczonego na pracę ludzie spędzają przy obsłudze dokumentów. Rocznie w skali całego świata równa się to produkcji ponad 92 miliardów dokumentów źródłowych oraz ich 400 miliardów fotokopii [3]. W trakcie użytkowania tych dokumentów rzadko myśli się o tym jak każdy z nich został zredagowany, napisany, wyprodukowany lub nawet dystrybuowany. Najważniejszym faktem dla wielu ludzi jest istnienie dokumentu jako rzeczywistego (namacalnego) mechanizmu wymiany informacji.

Dokumenty nie tylko przenoszą wiele różnego rodzaju wiadomości, lecz również stosują różne metody ich kodowania (przekazywania). Na przykład, uwzględniając zakres i złożoność dokumentów stosowanych w procesie projektowania, możemy wyróżnić: plany, specyfikacje, katalogi produktów, broszury informacyjne, podręczniki i instrukcje. Każdy z tych typów dokumentów może być z łatwością rozpoznany przez użytkownika, pomimo tego iż są one zwykle tworzone przy użyciu różnych metod kodowania, składni i prezentacji.

Dokumenty są bardzo ważne dla projektantów. Są szeroko używane w łączeniu informacji pomiędzy rozmaitymi grupami zaangażowanymi w proces projektowania i konstrukcji. Ich istnienie w wielu przypadkach, jest nie tylko wymogiem formalnym, lecz również niezbędnym środkiem w procesie obsługi wielkich ilości różnorodnych informacji. W rzeczywistości jednym z najważniejszych powodów istnienia dokumentów jest ograniczenie ludzkiego mózgu do operowania na olbrzymich ilościach informacji. Współczesna psychologia przyznaje, że pojemność ludzkiego procesu myślowego jest ograniczona do możliwości manipulowania tylko siedmioma (plus minus dwie) jednostkami informacji jednocześnie [1, str.28]. Z tego też powodu dokumenty stają się dla projektantów koniecznym środkiem efektywnego i wiernego zapisu intencji projektu oraz przenoszenia go do klientów, konsultantów, kontrahentów oraz innych uczestników procesu tworzenia.

1. Definicja dokumentu

Jak do tej pory znaczenie terminu „dokument” zostało zaledwie zasugerowane. Stosuje się mnóstwo definicji i interpretacji tego terminu. Definicje te zwykle zależne są od interpretacji formułowanych poprzez własne doświadczenia różnych ludzi. Dla przykładu prawnicy będą używać zwykle tego pojęcia w odniesieniu do legalnej ewidencji, architekci w stosunku do specyfikacji i rysunków, zaś muzycy w odniesieniu do zapisów nutowych. Każde z tych określeń jest całkowicie poprawne, lecz są one tylko możliwymi przykładami wykorzystania tego terminu.

Informatycy, drukarze, językoznawcy i psychologowie - każda z tych grup ma swój własny pogląd na to, czym jest dokument, i co powinien zawierać. Trudność w sformułowaniu uniwersalnej definicji, polega na tym, że nie istnieje żadna ścisła teoria dotycząca dokumentów, dostarczająca ich spójnego obrazu. Kolejną trudnością jest to, że nowo powstające metody tworzenia i dystrybucji dokumentów zwiększają ciągle liczbę istniejących ich typów.

Pomimo istnienia ogromnej liczby rodzajów dokumentów, wszystkie one posiadają jedną ważną, wspólną cechę - przenoszą informację. Dlatego też najprostszy opis dokumentu może wyglądać w następujący sposób:

„Dokumentem jest powszechnie akceptowane medium dystrybucji i przyswajania informacji” [4].

Bardziej obszerna definicja może zostać sformułowana następująco:

„Dokument jest serią znaków (ang. marks) na podłożu (ang. substrate), spełniającym funkcje nośnika, przy pomocy którego wiadomości mogą być przenoszone od autora do środowiska czytelników, którzy są oddzieleni od autora w czasie i przestrzeni” [2].

Reguła ta została przedstawiona na rysunku 1. W uproszczonej postaci powyższa definicja może również zostać sformułowana jak poniżej:

„Dokument jest „pojemnikiem” z informacją służącym do przenoszenia wiadomości pomiędzy autorem i czytelnikiem” [1, str.28].

Rysunek 1. Relacja zachodząca poprzez dokument pomiędzy autorem i czytelnikiem.

Źródło: [2]

Na użytek tej pracy, będzie to ostateczna definicja. W najlepszy sposób syntetyzuje ona rozmaite elementy innych definicji, również wcześniej przedstawionych.

Poniżej przytoczonych zostało kilka przykładowych interpretacji terminu „dokument”. Są one w znacznym stopniu zależne od profesji formułującego je autora.

Tak więc osoba zajmująca się archiwizacją mianem dokumentu mogłaby określić:

„Każdy przedmiot materialny wyrażający myśl ludzką, służący do udowodnienia jakiegoś twierdzenia; dokumenty graficzne (druki, rękopisy itp.), oglądowe (m.in. fotografie, filmy) i słuchowe (taśmy dźwiękowe, płyty)” [11, str.182].

W ujęciu historyka dokumentem byłoby:

„Każde pisemne oświadczenie, samodzielne prawnie i kancelaryjnie, które służyło powstaniu, udowodnieniu i wykonaniu określonych uprawnień oraz posiadające pewne wyznaczone prawem i kulturą cechy, zmieniające się zależnie od czasu i miejsca jego powstania” [11, str.182].

Prawnik natomiast określiłby dokument jako:

„Każdy przedmiot stanowiący dowód prawa, stosunku prawnego lub okoliczności mogących mieć znaczenie prawne” [11, str.182].

Dla informatyka dokumentem będzie zwykle:

„Dowolny format zawierający informację. Dokumentem może być tutaj plik tekstowy, wiadomość e-mail, arkusz kalkulacyjny, tablica bazy danych, poczta głosowa lub inne nagranie audio, faks, formularz biznesowy, obraz, informacje uzyskane z Internetu, itd.” [6].

Zgodnie z ANSI/AIIM TR40-1995, dokumentem będzie „kolekcja składająca się z zera lub większej ilości stron, które zostały nawzajem połączone w dowolny, stosowny dla określonej aplikacji sposób” [6].

„Dokument elektroniczny - jest to dowolny dokument przechowywany w komputerze. Dokument taki mógł zostać utworzony przy pomocy komputera, jak np. plik tekstowy i arkusz kalkulacyjny, lub też mógł być przekształcony w dokument elektroniczny za pomocą techniki zwanej obrazowaniem dokumentu (ang. document imaging)” [6].

Z pojęciem „dokument”, niezależnie od stosowanej interpretacji nierozerwalnie związany jest kolejny termin - cyklu życia dokumentu.

„Cyklem życia dokumentu jest okres, który zawiera stworzenie, utrzymanie, użytkowanie oraz ostateczną dyspozycję (zniszczenie) dokumentu. Osoba (lub też program) zarządzająca dokumentami (bazą danych) powinna znać cykl życia każdego dokumentu wewnątrz organizacji” [6].

2. Elementy składowe dokumentu

Kluczowe komponenty dokumentu mogą zostać podzielone na trzy części: znaki (ang. marks), podłoże (ang. substrate) oraz pojemnik (ang. container) [2]. Definicje i przykłady tych elementów zostały przedstawione poniżej oraz zilustrowane na rysunku 2.

Znaki mogą zostać zdefiniowane jako tusze, barwniki, punkty ekranowe, które formują graficzne i tekstowe obiekty na nośniku. Przykłady: atrament, grafit, węgiel, kredka, długopis, akwarela, farba, punkty ekranowe (ang. pixels).

Podłoże można przedstawić jako utrwaloną lub przenośną powierzchnię, na której tworzone są znaki dokumentu.

Przenośnym podłożem (ang. portable substrate) jest takie podłoże, które może zostać zabrane z urządzenia lub miejsca w którym zostało utworzone. Na przykład: papier, kalka, fotokopia, rolka filmowa, płótno, tablica, film.

Utrwalonym podłożem (ang. fixed substrate) jest takie podłoże, które wymaga od czytającego przyjścia do dokumentu, w celu przeczytania go. Na przykład: monitor komputera, czytnik.

Pojemnik może być rozważany jako „zbiornik”, który formatuje podłoże oraz znaki. Przykłady pojemników: plany, kontrakty, specyfikacje, broszury, pliki komputerowe.

Rysunek 2. Komponenty dokumentu.

Źródło: [2]

Poza przytoczonymi już wcześniej definicjami, istnieją kolejne pojęcia, które należy omówić, w celu lepszego zrozumienia idei dokumentów. W kolejnych podrozdziałach rozważone zostaną mechanizmy oraz struktury, dzięki którym dokumenty są w stanie przenosić zawarte w nich wiadomości.

3. Typy dokumentów

Dokumenty mogą zostać podzielone na dwa główne typy: dokumenty rzeczywiste oraz dokumenty wirtualne [2]. Rozróżnienie to jest niezbędne w celu wprowadzenia w dalszej części koncepcji nawiązującej do technologii dokumentów elektronicznych oraz sposobu w jaki są one tworzone, wymieniane i wyświetlane w środowisku elektronicznym.

„Dokument rzeczywisty (ang. actual document) - termin oznaczający fizyczny obiekt, który czytelnik widzi i używa. Innymi słowy, dokument rzeczywisty jest zbiorem znaków, które pojawiają się na nośniku” [2]. Znaki te mogą być zarówno proste jak i złożone, lecz każdy dostrzegalny element odgrywa taką samą rolę w kształtowaniu się zrozumienia przez czytelnika poszczególnych dokumentów. Jest to powód, dla którego dokumenty prawne są tak precyzyjnie formułowane, zaś architektoniczne szkice tak wiernie narysowane.

Podczas gdy autor dokumentu jest nieobecny, oczywistym jest, że czytelnik musi polegać wyłącznie na informacji, która może być fizycznie przedstawiona na dokumencie rzeczywistym. Na przykład, budowniczy, który jest odosobniony na miejscu budowy, zwykle polegał będzie na informacji, którą może odczytać z planów oraz specyfikacji, utworzonych przez architekta. W tym przypadku plany pozwalają architektowi na oddalenie się w czasie i przestrzeni od miejsca budowy.

„Dokument rzeczywisty - jest fizyczną prezentacją zbioru znaków na nośniku” [2].

„Dokument wirtualny (ang. virtual document) - termin używany do opisu specyfikacji dla dokumentu rzeczywistego, który ma zostać utworzony przez system” [2]. Termin ten jest kojarzony przede wszystkim z komputerami, dzięki którym dokument wirtualny istnieje jako struktura danych.

„Dokument wirtualny - jest opisem struktury danych zawartości dokumentu” [2].

Przykład demonstrujący różnice pomiędzy dokumentem rzeczywistym a wirtualnym został pokazany na rysunku 3.

Rysunek 3. Różnica pomiędzy dokumentem rzeczywistym i wirtualnym.

Źródło: [2]

4. Struktura dokumentu

W poprzednich podrozdziałach dokument zdefiniowany został jako „pojemnik” z informacją, co jest równoznaczne z tym, że posiada on pewną zawartość. Jeśli dokument istnieje w formie elektronicznej, zawartością taką można manipulować na wiele różnych sposobów, co nie jest niestety możliwe w przypadku gdy jako podłoża dokumentu używamy wyłącznie papieru.

Zanim rozpoczęło się powszechne stosowanie komputerów, niewiele można było zrobić jeśli chodzi o rozszerzenie użyteczności dokumentów bazujących na papierze, poza możliwością ich odczytu, kategoryzowania i przechowywania. Dla przykładu w systemach bibliotecznych podczas ustalania kolejności segregowania czy też kategoryzacji używa się zwykle: kodu dziesiętnego, nazwiska autora, tytułu, roku, miejsca publikacji, opisu fizycznego, adnotacji, słów kluczowych, międzynarodowego standardowego numeru książki (ISBN) lub międzynarodowego standardowego numeru seryjnego (ISSN) [1, str.31]. Przeszukując katalogi biblioteczne przy użyciu tego systemu, zwykle możliwe jest znalezienie wyłącznie tytułu dokumentu, bez jakiejkolwiek dodatkowej informacji o zawartości danej pozycji.

Podobnie sytuacja wygląda w codziennej działalności biur projektanckich, gdzie szkice i specyfikacje są zwykle kategoryzowane i przechowywane według numeru pracy i/lub nazwy klienta. Przy braku prostej metody katalogowania zawartości dokumentów papierowych, nie ma na ogół sposobu na szybkie wyszukiwanie specyficznych detali lub specyfikacji z poprzednich (a nawet bieżących) projektów. Zamiast tego, alternatywą jest robienie starannych podręczników wyszukiwania, które zwykle i tak wymagają wiedzy ludzi, którzy pracowali nad takimi projektami.

Obecnie, dzięki zastosowaniu komputerów, wzrasta zainteresowanie sposobami opisu struktury dokumentów, w celu rozwiązania przedstawionych problemów. Dokumenty w postaci elektronicznej stają się znacznie łatwiejsze do zlokalizowania, ponieważ wyszukiwanie może zostać przeprowadzone bazując na ich tytule, zawartej w nich informacji lub dowolnej liczbie innych towarzyszących im atrybutów. Dla przykładu, obecnie możliwe jest przeszukiwanie dokumentów elektronicznych przy użyciu takich technik jak: połączenia hipertekstowe, wyszukiwanie pełno-tekstowe, przeglądanie graficzne, szukanie słów kluczowych, rozpoznawanie obiektów oraz aktywne spisy treści [1, str.32].

W swojej wirtualnej formie, dokumenty elektroniczne mogą również zawierać wiele informacji o samych sobie. Może to obejmować informacje o pochodzeniu i tożsamości dokumentu, datę i czas przeglądania, adnotacje, poziom bezpieczeństwa, ale również kod wykonywalny, który określa w jaki sposób dokument może być prezentowany użytkownikowi oraz przez użytkownika przetwarzany [1, str.32].

Cyfrowa postać dokumentu jest również znacznie bogatsza niż jej papierowy odpowiednik. Obecnie jest już całkiem powszechne umieszczanie wewnątrz struktury dokumentu elektronicznego obiektów multimedialnych takich jak grafika, animacja i dźwięk.

Ponadto istnieje jeszcze szereg innych możliwych do określenia cech struktury dokumentu. Wyróżnia się szereg złożonych kryteriów, które mogą zostać użyte przy opisie graficznego schematu kodowania zawartości dokumentu [2]. Dla przykładu możliwe jest kodowanie dokumentu na czterech oddzielnych poziomach: werbalne kodowanie zawartości, semantyczne kodowanie atrybutów, syntaktyczne kodowanie struktury i kodowanie struktury zawartości. W istocie, mechanizmy te pozwalają autorowi na kodowanie wiadomości wewnątrz dokumentu na wiele rozmaitych sposobów. Proste tego przykłady to użycie punktowania, pozycjonowania i różnicowania.

5. Prezentacja i przedstawianie dokumentu

Ostatnią właściwością dokumentu, która będzie rozważana, jest sposób w jaki obiekt graficzny (taki jak tekst czy obraz) może zostać opisany do przedstawienia na monitorze komputera lub urządzeniu wyjściowym. Termin „przedstawianie” (ang. rendering), w tym kontekście, jest używany do opisu sposobu w jaki dokument jest wyświetlany lub prezentowany użytkownikowi na danym podłożu.

W swojej wirtualnej formie, dokument elektroniczny może być kodowany przy użyciu wielu różnych etykiet (ang. markup tags) określających jego organizację oraz zamierzony sposób prezentacji czytelnikowi. Zwykle odbywa się to przy użyciu dwóch rodzajów etykiet: strukturalnych i proceduralnych. Etykiety strukturalne określają w jaki sposób dokument może zostać podzielony na różne elementy organizacyjne, takie jak: nagłówki, paragrafy, sekcje, listy, punkty itp. Etykiety proceduralne służą do opisu charakterystyk takich jak rodzaj czcionki, rozmiar, metryczne właściwości tekstu, oraz wiele innych aspektów układu. Rysunek 4 ilustruje prosty przykład tych reguł.

Rysunek 4. Przykład strukturalnych i proceduralnych etykiet.

Źródło: [2]

Wspólnie etykiety strukturalne i proceduralne są generalnie związane z formatowaniem dokumentu. Formatowanie jest bardzo ważnym aspektem, z punktu widzenia sposobu w jaki dokument może przenosić zawartą w nim wiadomość. Dla przykładu, na architektonicznych szkicach istnieją ustalone konwencje graficzne, które mogą zostać użyte dla prezentacji informacji takiej jak położenie bloku tytułu czy podpisy pod rysunkami. Istnieją również ustalone konwencje używane w układzie, strukturze i wyglądzie specyfikacji budynku.

Aby wyświetlić dokument na monitorze komputera, kody formatujące są najczęściej obsługiwane przez aplikacje programowe. W przypadku jednak drukowania, wymagany jest zwykle niezależny od urządzeń język opisu stron (ang. PDL - Page Description Language). Kiedy dokument ma zostać wydrukowany, kody oraz etykiety wewnątrz dokumentu muszą zostać przetłumaczone na PDL, który jest znany dla urządzeń wyjściowych. Przykładem powszechnego PDL, używanego przez wiele drukarek, jest język PostScript. Język ten składa się ze zbioru graficznych operatorów, takich jak „fill” do maskowania obszarów, „stroke” do generowania linii, „image” do malowania rastrowych obrazów oraz „show” do tworzenia tekstu. Jego charakterystyka zawiera również dużą liczbę operatorów opisujących położenie różnych obiektów na stronie oraz zbiór atrybutów, takich jak fonty, kolor wypełnienia, wzór wypełnienia itp.

6. Wykorzystanie papieru jako nośnika dokumentu

Jedną z najbardziej spornych kwestii dotyczących użytkowania dokumentów jest wybór pomiędzy papierowym a elektronicznym nośnikiem. Jak dotąd bardziej uznanym z tej pary jest nośnik papierowy [2].

Na przestrzeni wieków papier stał się najszerzej używanym medium publikacji, drukowania, dystrybucji i archiwizowania dokumentów. Dzieje się tak głównie dlatego, ponieważ dokument papierowy jest: łatwy w przenoszeniu, prosty w użyciu, relatywnie niedrogi w produkcji, charakteryzuje się wysokim stopniem przejrzystości i kontrastu, jest relatywnie łatwy w utrzymaniu, nie wymaga skomplikowanych urządzeń do interpretacji, ma przewagę przy wprowadzaniu konwencji odnośnie struktur danych i formatowania oraz łatwo można dodawać na nim odręczne adnotacje [1, str.34].

Pomimo wszystkich tych zalet, jego użycie bardzo często bywa nieefektywne. Do głównych jego wad można zaliczyć problemy z reprodukcją, metodami składowania, konsumpcją zasobów naturalnych oraz kwestie związane z zarządzaniem dokumentem papierowymi.

Od 1800 roku stale rozwijanych jest szereg wydajnych narzędzi produkcji i reprodukcji papierowych dokumentów. Do narzędzi tych zaliczyć możemy zarówno linotyp i monotyp jak i dzisiejsze komputery i fotokopiarki. W rezultacie bardzo często dowodzi się, że wykorzystanie komputerów w celu osiągnięcia „biura bez papieru”, jest celem nie do zrealizowania [1, str.34]. Nawet obecnie, pomimo istnienia zaawansowanej technologii komputerowej, nie pojawiły się jeszcze „biura bez papieru”. W rzeczywistości w typowym, współczesnym biurze obsługa dokumentów w dalszym ciągu przebiega w sposób zbliżony do tego jak robiono to w końcu ubiegłego wieku. Dla przykładu, szacuje się, że obecnie nadal 80 procent całej technicznej informacji znajduje się na papierze lub na mikrofilmach [1, str.34].

W świecie biznesu ocenia się, że dziennie tworzonych jest 252 miliony dokumentów źródłowych [3]. Dokumenty te przechodzą poprzez rozmaite procesy reprodukcji, w efekcie których przeciętny dokument biurowy kopiowany jest około 19 razy [3]. W trakcie procesu reprodukcji dokumenty często tracą swoją jakość, zaś źródłowe dokumenty gubią się pośród papierowych duplikatów. Dla przykładu szacuje się, że w samych tylko USA dziennie tworzonych jest 1,1 miliarda fotokopii. Jest to tak wielka liczba, że przy pomocy tych papierowych kopii można by utworzyć stos wysokości 110 km [3].

Kolejnym problemem, do którego przyczynia się reprodukcja dokumentów, jest zachowanie bezpieczeństwa. Bardzo często dokumenty zawierają „wrażliwe” informacje, takie jak znaczące liczby, budżety klientów lub plany rozwoju. Gdy tego typu dokumenty są powielane i dystrybuowane, w przypadku ujawnienia, może to doprowadzić do kłopotliwych sytuacji a nawet konfliktów politycznych. W byłym ZSRR, jeszcze do połowy lat osiemdziesiątych, problem reprodukcji „wrażliwych” dokumentów rozwiązywano w ten sposób, że maszyny kopiujące trzymano w zamknięciu pod kluczem [1, str.36]. Do dzisiaj taką sytuację (w różnej formie) można zaobserwować w firmach na całym świecie.

Istnieje szereg problemów związanych z przechowywaniem papieru. Dwa główne problemy to jego fizyczna objętość oraz metody wymagane do jego utrzymania.

Jednym z największych problemów podczas używania papieru jest zajmowana przez niego przestrzeń składowania. Pomimo faktu, że zaledwie jeden dokument z pięciu wyprodukowanych zostaje zmagazynowany, to jednak wciąż pozostaje dziennie około 200 milionów stron papieru , które muszą być przechowywane [3]. Jak dotąd ocenia się, że na całym świecie istnieje 4 biliony dokumentów oraz 8 miliardów szkiców, które są przechowywane w standardowych kartotekach. Firma „Xerox” szacuje, że wielkości te ulegają podwojeniu co każde 3,5 roku [1, str.36]. Biorąc pod uwagę, że przeciętna cztero-szufladowa szafa jest w stanie pomieścić zaledwie około 10,000 dokumentów, przestrzeń wymagana do przechowywania tych ilości papieru musi być olbrzymia.

Porównując pojemność elektronicznych składnic, te same 10,000 dokumentów może być przechowywane na zaledwie jednym dysku CD-ROM o pojemności 600MB, tak jak przedstawiono to na rysunku 5. Ta sama pojemność CD-ROM może również zostać użyta do przechowania dwuletniego nakładu „Wall Street Journal” lub 100 klasycznych nowel [1, str.36]. Takie możliwości zapisu nie mogły pozostać niezauważone; Obecnie wielu wydawców jak i producentów oprogramowania stosuje CD-ROM jako medium publikacji oraz metodę zastępowania obszernych podręczników [4].

Rysunek 5. Porównanie pojemności składnic papieru oraz nośników elektronicznych.

Źródło: [1, str.36]

Wykorzystanie dokumentów papierowych nierozerwalnie związane jest ze zużywaniem zasobów naturalnych. Każdego roku olbrzymia ilość nieodnawialnych zasobów jest zużywana przy produkcji, transporcie, drukowaniu, dystrybucji, składowaniu i niszczeniu drukowanych materiałów. W skali świata ocenia się, że w każdej sekundzie zużywa się 2,3 tony papieru, oraz że na każdą tonę papieru przypada 17 drzew. Do roku 2000 oczekuje się zapotrzebowania na papier rzędu 310,000,000 ton [3].

Problem składowania papierowych dokumentów to również koszty utrzymania oraz zajmowana przestrzeń przez dodatkowe artykuły potrzebne do sprawnego posługiwania się nimi. W prawie każdym biurze znajduje duża liczba różnego rodzaju zszywaczy, spinaczy, dziurkaczy, etykiet, skoroszytów, kopert, nożyczek, klejów, gumek, markerów, piór itp. Wszystkie te przedmioty wymagają miejsca na przechowywanie w magazynach, szafach i szufladach. Ponadto należy do tego dodać jeszcze drogie wyposażenie archiwów, takie jak dodatkowe drukarki, kopiarki, faksy oraz szafy na kartoteki. Z każdym z tych przedmiotów związane są pewne wydatki, które powinny być uwzględniane w całkowitym koszcie utrzymania dokumentów drukowanych.

Kolejnym wielkim problemem związanym z używaniem dokumentów bazujących na papierze jest proces ich rejestracji. W większości biur zwykle pozwala się pracownikom na chowanie do akt dokumentów, z których korzystali. Bardzo często zdarzają się sytuacje, gdy ten sam dokument zostaje zakwalifikowany do różnych kategorii przez różnych ludzi. Dzieje się tak niezależnie od tego jak dobrze zaprojektowany i opisany jest system rejestracji w biurze. System taki może być alfabetyczny, numeryczny, tematyczny lub też tworzony na bieżące potrzeby. Sugeruje się, że niezależnie od istniejącego systemu powinna istnieć jakaś forma ścisłej regulacji określającej jego użycie. „Statystycznie ocenia się, że zaledwie 10 procent wszystkich pobranych z kartotek dokumentów wraca na swoje prawidłowe miejsce” [1, str.39].

Nawet w przypadku, gdy dokumenty kataloguje się bardzo starannie i systematycznie, to nie istnieje przeważnie żaden indeks lub baza danych zawierająca informacje o położeniu każdego dokumentu. Często nawet oczekuje się, że użytkownicy sami będą pamiętać o miejscach ich przechowywania. Sytuacja taka, w przypadku poszukiwania konkretnego dokumentu, wymusza zwykle konsultacje z osobą, która go rejestrowała.

Metody składowania papieru są również bardzo nieefektywne i czasochłonne. Ocenia się, że 60 procent czasu pracy pracownicy spędzają przy obsłudze dokumentów oraz że znaczną część tego czasu zajmuje im ich zlokalizowanie [3]. Nieefektywność tych metod kosztuje przedsiębiorstwa dużą sumę pieniędzy. Jeśli nawet wyprodukowanie jednej strony kosztuje średnio od 30 do 70 centów, zaś reprodukcja 0,5 centa, to już odzyskanie utraconego dokumentu 150-200 dolarów [3]. W konsekwencji zarządzanie dokumentami staje się jednym z bardziej liczących się kosztów przedsiębiorstwa.

Każdy dokument musi ostatecznie zostać gdzieś przekazany. Obecnie większość metod dostarczania papierowych dokumentów jest nieefektywna. Zwykle im większa jest liczba odbiorców, tym bardziej skomplikowana jest ścieżka dostarczania oraz dłuższy czas przemieszczania się dokumentu. Dzisiaj nadal papierowe dokumenty dostarcza się ręcznie w tradycyjny, czasochłonny i drogi sposób. Używa się w tym celu szeregu metod takich jak wewnętrzna i zewnętrzna poczta, usługi kurierskie lub faks.

Rysunek 6 porównuje kilka metod dostarczania dokumentów. Na rysunku tym można zaobserwować jak sieć komputerowa może zostać wykorzystana do prawie natychmiastowego dostarczania dokumentów w porównaniu z wielofazowymi metodami ręcznymi. Ocenia się, że przekazywanie dokumentów w postaci papierowej jest średnio 50-60 procent wolniejsze od pozostałych metod [1, str.39].

Rysunek 6. Porównanie metod dostarczania dokumentów.

Źródło: [1, str.40]

7. Wykorzystanie dokumentu elektronicznego

W kolejnych rozdziałach pojawi się wiele odnośników do zagadnień związanych z użyciem dokumentu elektronicznego. Jako wstęp do tych rozważań warto wspomnieć o tym jak technologie cyfrowe mogą pomóc w rozwiązywaniu niektórych z wcześniej przedstawionych problemów.

Pomimo tego, iż możliwości „cyfrowej alternatywy” będą szerzej przedstawione w dalszej części tego opracowania, to istnieje cały szereg, wartych odnotowania już teraz, korzyści związanych z wykorzystaniem cyfrowych rozwiązań. Do korzyści tych zaliczyć można:

• prosty sposób powtórnego wykorzystania informacji zawartych wewnątrz dokumentu elektronicznego, dzięki czemu unika się czasochłonnego oraz podatnego na błędy, ręcznego kopiowania informacji;

• łatwy sposób zarządzania oraz koordynowania dokumentów przy użyciu komputerowego systemu zarządzania dokumentami;

• łatwy sposób przeszukiwania szeregu tytułów lub zawartości dokumentów mogących mieć znaczenie dla danego zadania;

• przystępny sposób integrowania i wymiany informacji zawartej wewnątrz dokumentów elektronicznych;

• szybki i prosty sposób dostarczania dokumentów w odległe geograficznie miejsca przy użyciu sieci komputerowych;

• efektywne i zwięzłe zachowywanie dokumentów dla celów prawnych lub dla późniejszego ich wykorzystania;

• podnoszenie efektywności różnych procedur pracy, co może przyczyniać się do zmniejszania kosztów produkcji oraz wzrostu dostępności czasu pracy dla innych działalności;

• możliwość tworzenia cennej składnicy informacji w oparciu o dokumenty pozostające pod kontrolą Systemu Zarządzania Dokumentami.

Wszystkie wyżej wymienione możliwości zostaną omówione bardziej szczegółowo w kolejnych rozdziałach.

Z wykorzystaniem dokumentu wiążą się nie tylko same korzyści ale również pewne niedogodności a nawet zagrożenia, których należy być świadomym. Największą wadą dokumentu elektronicznego jest małe bezpieczeństwo danych w nim zawartych. Dane takie mogą być bez problemu odczytane oraz zmodyfikowane przez osoby nieuprawnione. Podobnie nigdy nie można być pewnym, kto tak naprawdę jest autorem dokumentu. Dokument elektroniczny można bez trudu kopiować praktycznie w nieskończoność bez utraty jego jakości. Zwykle jest to jego dużą zaletą, ale jednocześnie wielką wadą w przypadku gdy zawiera on dane poufne. Wpływa to w znacznym stopniu na brak zaufania ludzi do dokumentów elektronicznych. Bezpośrednim skutkiem tego stanu jest prawny obowiązek stosowania wyłącznie papierowej formy dla wielu rodzajów dokumentów, np.: rachunków, faktur, umów, czeków, weksli itd. Dzieje się tak gdyż w ich przypadku bezpieczeństwo jest ważniejsze od korzyści gospodarczych, które można uzyskać poprzez zastąpienie ich dokumentem elektronicznym.

Powyższe problemy już obecnie można skutecznie rozwiązać stosując narzędzia kryptograficzne do szyfrowania danych oraz elektronicznego podpisywania dokumentów. Wymaga to jednak od ludzi dodatkowej wiedzy oraz dyscypliny w posługiwaniu się tymi narzędziami. Może to stanowić poważny problem biorąc pod uwagę niski poziom edukacji informatycznej w Polsce.

Wydaje się, że wraz z upływem czasu oraz wzrostem świadomości i edukacji informatycznej ludzi, dokument elektroniczny będzie stawał się coraz bardziej popularnym. Idąc za przykładem krajów wysoko uprzemysłowionych, także w Polsce dokument elektroniczny będzie odgrywał coraz większe znaczenie w życiu gospodarczym i społecznym. Zmiany te będą musiały również znaleźć swoje odzwierciedlenie w polskim prawie.

• Charakterystyka podstawowych typów dokumentów elektronicznych oraz obszary ich zastosowań

Dotychczasowe określanie dokumentów elektronicznych jako „dokumentów bez papieru” staje się niewystarczające i wymaga ponownego zdefiniowania. Pod względem semantycznym termin „bez papieru” nic pozytywnego o nowym typie dokumentów nie mówi, a jedynie odróżnia je od tradycyjnych. Jak długo jednak dokument drukowany będzie stanowił punkt odniesienia? Już dziś coraz trudniej wydawać czasopismo, nie korzystając z Internetu czy z dokumentacji zawartej na CD-ROM. Musimy się powoli oswoić z myślą, że dokumenty papierowe będą coraz częściej tylko utrwaloną drukiem wersją materiałów, które: powstały w formie elektronicznej, zostały w medium elektronicznym zredagowane, opracowane i są w tym środowisku także rozpowszechniane.

Silny nacisk na stosowanie nowych form dokumentów stanowi wyzwanie zarówno dla producentów, jak i użytkowników oprogramowania. Producenci muszą skupić się przede wszystkim na problemach kompatybilności z różnorodnością rozwiązań zarówno sprzętowych jak i programowych. Wiele istniejących aplikacji, mimo pozorów uniwersalności, okazuje się w rzeczywistości dedykowanymi. Innym problemem jest uzgodnienie formatów samych dokumentów. Ich regularna struktura umożliwiłaby automatyzację wielu funkcji (takich jak sortowanie, śledzenie, współużytkowanie i wymianę danych).

1. Relacja pomiędzy oprogramowaniem, danymi i dokumentami

W poprzednim rozdziale dokument został określony jako „pojemnik” z informacją, używany do przenoszenia tej informacji od autora do czytelnika.

Kontynuując rozważania nad tym modelem, obecnie przedstawione zostaną narzędzia tworzenia dokumentów (oprogramowanie) oraz elementy, z których dokumenty się składają (dane).

Można zauważyć istniejącą relację pomiędzy oprogramowaniem i danymi. Zwykle jedno z nich tworzone jest za pomocą drugiego i na odwrót. Pomiędzy nimi zaś znajdują się dokumenty, utworzone przez oprogramowanie i spełniające funkcje pojemników z danymi. W celu lepszego zilustrowania tych zależności, każdy z tych terminów przedstawić można jako warstwę, tak jak pokazane to zostało na rysunku 7.

Rysunek 7. Dokument w kontekście ogólnego środowiska komputerowego.

Źródło: [1, str.150]

Pomimo tego, iż to abstrakcyjne spojrzenie na relację pomiędzy danymi, dokumentami i oprogramowaniem może w wielu przypadkach być nazbyt uproszczone, to pomaga ono jednak odzwierciedlić sposób w jaki dokumenty postrzegane są w ogólnym obrazie technologii informatycznej.

Spojrzenie to odnosi się również do koncepcji działań zorientowanych na dokument (ang. document-centric approach to computing). W podejściu tym kładzie się większy nacisk na znaczenie struktury dokumentu, niż na specyficzne właściwości aplikacji (narzędzia), dzięki któremu został on utworzony. Stosując odpowiednią strukturę dokumentów, informacja w nich zawarta staje się bardziej użyteczna i dostępna.

Potrzeba łatwego dostępu oraz ponownego wykorzystania informacji jest niezwykle ważna. Bardzo często zachodzi konieczność posługiwania się dużą ilością informacji pochodzących z wielu heterogenicznych źródeł, zaś dokumenty różnego typu często muszą być dostępne dla szerokiego spektrum odmiennych odbiorców.

Pomimo znacznego postępu, który dokonał się w technologii informatycznej, wymiana dokumentów w heterogenicznym środowisku obliczeniowym nadal pozostaje trudna do zrealizowania. Zasadniczą przyczyną tych trudności jest duża liczba stosowanych struktur dokumentów. Historycznie, za każdym razem, gdy nowy typ aplikacji pojawiał się na rynku, producenci używali własnych metod kodowania tekstu, grafiki oraz innych form danych wewnątrz dokumentu. W efekcie otrzymano dużą niekompatybilność pomiędzy większością typów dokumentów, pochodzących z różnych aplikacji.

Znaczna część spotykanych trudności przy wymianie dokumentów, powstaje jako wynik generalnego braku wiedzy o danych oraz standardach dokumentów. Trudności te objawiają się w braku kompatybilności pomiędzy różnymi typami oprogramowania oraz systemami komputerowymi będącymi w użyciu.

Podczas, gdy oprogramowanie było tworzone po raz pierwszy, często istniały całkiem uzasadnione powody, dla których producenci musieli lub chcieli stosować własne struktury dokumentów, odmienne od tych, które stosowała konkurencja [1, str.151]. Te powody to:

• natura danych zawartych wewnątrz dokumentu;

• kontrola producenta nad formatem dokumentu;

• chęć przywiązywanie klienta do firmy.

Główny powód odnosi się do natury danych zawartych w strukturze dokumentu. W zależności od aplikacji dokument mógł zawierać dowolną „mieszankę” grafiki, danych wektorowych i tekstowych. W wyniku tego związany z aplikacją dokument posiadał odpowiednią do danych strukturę.

W przypadku aplikacji graficznych, struktura dokumentu mogła być określona w taki sposób, aby możliwe było łatwe wykonywanie operacji na poziomie bitów oraz tak aby plik wynikowy zajmował jak najmniej miejsca na dysku. Podobnie aplikacje przetwarzające tekst mogły stosować strukturę dokumentów dostosowaną do potrzeb przechowywania informacji np. o czcionce oraz dołączonych obiektach graficznych. W obu tych przypadkach format dokumentu mógł zostać opracowany tak, aby jak najlepiej odpowiadał cechom i użyteczności aplikacji.

Kolejnym powodem, dla którego producenci tworzą własne rozwiązania, jest elastyczność na którą mogą sobie oni pozwolić w przypadku, gdy są jedynymi właścicielami formatu dokumentu. W czasie gdy tworzy się aplikacje, pierwsza generacja struktury dokumentu jest zwykle niedojrzała. W trakcie rozwoju aplikacji oraz dodawania do niej nowych cech funkcjonalnych, struktura związanego z nią dokumentu również ulega zmianie. Przejawia się to tym, że wiele formatów dokumentów jest ściśle związanych ze szczególną wersją oprogramowania, używanego do ich utworzenia (np.: format MS Word 6.0 .DOC lub AutoCAD R.13 .DWG).

Zwykle w interesie producenta jest utrzymywanie własnych formatów dokumentów. Pozwala to na ich łatwą modyfikację bez obawy o uzyskanie zgody od innych producentów. Wadą tego podejścia jest to, że istnieje znacznie mniej aplikacji, z którymi taki dokument może być wymieniany [8].

Efektem ubocznym stosowania własnych formatów dokumentów przez producentów jest możliwość utrzymania „lojalności” klientów. Anegdotycznie można stwierdzić, że jednym z powodów, dla których użytkownicy skłaniają się do oprogramowania konkretnej marki lub wersji, jest oferowana im „kompatybilność” w przypadku, gdy dokument ma być wymieniany z innymi użytkownikami. W wyniku tego wiele biur skłania się do korzystania z aplikacji tylko jednego producenta.

W biurach, w których stosuje się procesor tekstu jednej marki, wymiana dokumentów, ponowne ich wykorzystanie oraz wyszukiwanie staje się całkiem proste. W przypadku korzystania z kilku różnych procesorów tekstu może dochodzić do wielu problemów związanych z niekompatybilnością dokumentów.

1. Klasyfikacja dokumentów elektronicznych

Z powodu ogromnej różnorodności danych, aplikacji i protokołów komunikacyjnych, jest prawie niemożliwa, przy zastosowaniu tylko jednego zbioru kryteriów, jasna klasyfikacja typów dokumentów elektronicznych. Technologia dokumentów elektronicznych rozwija się gwałtownie, nieustannie dodawane są do niej nowe elementy i możliwości.

Wprowadzanie różnych klasyfikacji czasami może prowadzić do błędów. Dzieje się tak dlatego, ponieważ nowe cechy niektórych typów dokumentów często mogą „zamazywać” elementy odróżniające dla wcześniej zdefiniowanych klas. Pomimo tego istnieje szereg klas dokumentów, które można zidentyfikować na podstawie zbioru wspólnych charakterystyk i podobnej funkcjonalności. Klasyfikacja ta rozciąga się od tradycyjnych struktur opartych o aplikacje i specyficznych dla urządzeń wyjściowych, aż po bardziej otwarte, standaryzowane i ogólne struktury. Poniżej znajduje się opis kilku klas dokumentów, wyjaśniający różne wspólne metody, za pomocą których dane mogą zostać odwzorowane w dokumencie elektronicznym.

Standardy bazujące na aplikacjach (ang. Application-based Standards) - są to takie struktury dokumentów, które związane są z własnymi, zorientowanymi na aplikacje metodami produkcji dokumentów. Można je podzielić na dokumenty własne aplikacji oraz dokumenty wyjściowe.

Dokumenty własne aplikacji (ang. Proprietary Application-based Documents) - są to dokumenty związane ze specyficzną aplikacją.

Dokumenty wyjściowe (ang. Output Documents) - są to dokumenty używane w procesie przedstawiania dokumentu źródłowego na urządzeniu wyjściowym, takim jak drukarka lub ploter.

Jako wynik nadmiaru własnych formatów dokumentów oraz wzrostu zapotrzebowania użytkowników na wieloplatformowe środowisko obliczeniowe, powstało wiele otwartych standardów (ang. Open Standards) wymiany złożonych typów dokumentów. Najczęściej te klasy dokumentów powstawały z zamiarem zapewnienia szerokiej przemysłowej kompatybilności. W konsekwencji wiele z tych standardów jest kontrolowanych i wspieranych przez niezależne organizacje takie jak ISO czy ANSI, lub też są one publicznie dostępne poprzez indywidualnych lub współpracujących producentów oprogramowania. Klasy otwartych standardów dokumentów mogą być pogrupowane następująco:

Dokumenty wymiany (ang. Interchange Documents) - są to dokumenty wykorzystywane jako środki translacji pomiędzy różnymi typami dokumentów.

Dokumenty komunikacyjne (ang. Messaging Documents) - są to dokumenty używane do wymiany wiadomości pomiędzy użytkownikami lub użytkownikiem i bazą danych poprzez sieć komputerową.

Dokumenty tworzone dynamicznie (ang. Dynamic Compound Documents) - są to dokumenty przeznaczone do spełniania funkcji pojemnika dla obiektów danych, które są dynamicznie połączone z własnymi źródłami.

Dokumenty tworzone w procesie (ang. Processable Compound Documents) - są to dokumenty mające dostarczać uniwersalny, neutralny model kodowania dokumentów.

Dokumenty widoki (ang. Viewer Documents) - są to dokumenty dostarczające platformę oraz niezależną od aplikacji, tylko do odczytu, strukturę dla dystrybucji w pełni sformatowanej kopii oryginalnego dokumentu.

Dokumenty elektronicznych odnośników oraz łączonych form informacji (ang. Electronic Reference and Hypermedia Documents) - są to dokumenty przeznaczone do szybkiego dostarczania informacji umieszczonej wewnątrz olbrzymich kolekcji dokumentów elektronicznych, poprzez zastosowanie w nich elektronicznych odnośników do tych dokumentów.

Dokumenty multimedialne (ang. Multimedia Documents) - są to dokumenty, które zawierają wiele wymieszanych źródeł danych, oraz zorganizowane są w taki sposób aby pomagać w nauce lub dostarczać rozrywki.

W oparciu o przedstawioną klasyfikację, w dalszej części rozdziału przedstawiona została szersza charakterystyka klas dokumentów wraz z opisem najpopularniejszych na rynku formatów dokumentów z każdego z wyżej wymienionych typów.

2. Dokumenty własne aplikacji

Tradycyjne, zorientowane na aplikacje spojrzenie, dotyczy większości dokumentów, będących specyficznym wyjściem aplikacji, tak jak zostało to pokazane na rysunku 8. Pomimo tego, iż dotychczas opracowano już wiele niezależnych od platformy i aplikacji struktur dokumentów, własne formaty aplikacji nadal pozostają bardzo popularne. Struktury dokumentów, które przynależą do określonego producenta i/lub aplikacji bywają określane mianem „rodzimych” (ang. native) lub „prywatnych” (ang. private) [8]. Dla przykładu format pliku .DWG aplikacji AutoCAD, pozostaje własnością firmy „Autodesk”, która go opracowała.

Rysunek 8. Koncepcja formatów dokumentów opartych o aplikacje.

Źródło: [1, str.154]

Bardzo charakterystyczne dla własnych formatów dokumentów jest to, że używają one specyficznej dla danej aplikacji semantyki oraz że występują one często w postaci binarnej. Oznacza to, że producenci używają własnych systemów strukturalnych i proceduralnych etykiet do organizacji danych wewnątrz ich własnych specyficznych typów dokumentów. Ponadto, charakterystyczne jest również to, że większość własnych typów dokumentów jest trudnych do przenoszenia pomiędzy innymi aplikacjami lub systemami operacyjnymi, w których dane formy etykiet nie są uznawane.

Jak wcześniej zostało wspomniane, istnieje wiele przyczyn, z powodu których własne formaty dokumentów pozostają tak popularne. Jednakże, oczywistym jest, że pewna forma przemysłowej standaryzacji będzie wymagana, aby mogła zaistnieć w wielkiej skali nieograniczona i wierna wymiana informacji w środowisku cyfrowym.

Powszechna standaryzacja aplikacji, mająca na celu przezwyciężenie niekompatybilności dokumentów jest mało prawdopodobna. Biorąc pod uwagę prędkość z jaką rozwijanych jest wiele technologii obliczeniowych, oraz w rezultacie wychodzenie z użycia technologii, które je poprzedzały, jest mało prawdopodobne, aby pojawiła się jakakolwiek uniwersalna standaryzacja aplikacji, pochodząca od jednego tylko dostawcy oprogramowania. Również istniejące w wielu krajach prawo przeciwdziała tego typu zachowaniom monopolistycznym. Również wątpliwym jest, aby zaistniała na większą skalę jakakolwiek standaryzacja aplikacji stosowanych w sektorze AEC, ze względu na dużą liczbę uczestników oraz różnorodność dyscyplin. W konsekwencji, jeśli mają zostać osiągnięte na dużą skalę korzyści z używania dokumentów elektronicznych, musi zostać przyswojony przemysłowy standard neutralnego formatu dokumentu.

Kolejną możliwością rozwiązania tego problemu, stosowaną przez wielu twórców urządzeń i oprogramowania, jest opracowanie rozmaitych metod wymiany i translacji dokumentów. Niektóre z tych metod omówione zostaną w dalszej części rozdziału.

Istnieje zbyt wiele różnych aplikacji i własnych formatów dokumentów, aby móc je wszystkie wymienić. Oprócz szerokiej skali specyficznych dla aplikacji formatów, istnieją również warianty indywidualnych standardów, zależnie od wersji oprogramowania, przy użyciu którego zostały utworzone. Dla przykładu, kolejne wersje większości programów, stosują formaty dokumentów kompatybilne w dół. Oznacza to, że nowsza wersja programu potrafi odczytać dokument utworzony w wersji poprzedniej, lecz nie na odwrót.

Niektóre typowe przykłady własnych formatów dokumentów przedstawione zostały w tabeli 1.

Tabela 1

Przykład kilku popularnych, własnych formatów dokumentów.

Aplikacja	Spełniana funkcja	Rozszerzenie	Twórca
Word for Windows 6.0	Procesor tekstu	DOC	Microsoft
AutoCAD Release 13	Wykresy CAD	DWG	Autodesk
Lotus 1-2-3 v2.0	Arkusz kalkulacyjny	WKS	Lotus
Filemaker Pro v2.0	Baza danych	FM	Claris
PageMaker v5.0	Skład tekstu	PM5	Adobe Systems

Źródło: [1, str.155]

3. Dokumenty wyjściowe

W celu odwzorowania zawartości dokumentu na urządzeniu drukującym (takim jak ploter lub drukarka) stosuje się formaty wyjściowe. Pomimo iż formatów tych zwykle nie stosuje się w oprogramowaniu jako dokumentów „edytowalnych”, to jednak odpowiadają one wcześniejszej definicji określającej dokumenty jako pojemniki informacji.

Podczas gdy dokument elektroniczny jest wysyłany do urządzenia drukującego, musi on zostać przejęty przez element tego urządzenia określany mianem kontrolera. Kontroler stosuje program do interpretacji wysłanego do niego zakodowanego dokumentu, który następnie opisuje go dla modułu drukującego w języku stosowanym przez ten moduł do odtworzenia dokumentu na papierze [1, str.155]. Język ten zawiera informacje o sposobie w jaki sformatowany dokument powinien być przetłumaczony na instrukcje rozkładające mikroskopijne kropki czarnego lub kolorowego tuszu na stronie. Tłumaczenie takie jest zwykle bardzo złożone, gdyż musi brać pod uwagę szereg typograficznych kwestii. Zasadniczo istnieją dwa główne typy dokumentów wyjściowych określane mianem języka opisu wyjścia (ang. ODL - Output Description Languages) oraz języka opisu stron (ang. PDL - Page Description Languages).

Języki opisu wyjścia (ODL) są to zbiory komend opracowane przez producentów do komunikacji ze szczególnym typem urządzeń wyjściowych. Języki te mogą, ale nie muszą być w postaci łatwej do odczytu i zrozumienia dla człowieka. Powszechnie znanym przykładem jest język kontroli stron opracowany przez firmę Hewlett-Packard, a stosowany do komunikacji z drukarkami tej firmy.

Języki opisu stron (PDL) tworzone są przez producentów w celu komunikacji z szerokim zakresem różnych urządzeń wyjściowych. Języki te zawsze są proste do odczytu i zrozumienia dla człowieka. Są one generalnie bardziej wyrafinowane niż języki opisu wyjścia, a przede wszystkim nie są „skrojone” do żadnego szczególnego urządzenia wyjściowego (rysunek 9). Najbardziej popularnym obecnie językiem opisu stron jest opracowany przez firmę Adobe Systems język PostScript.

Rysunek 9. Urządzenia wyjściowe wspierające PDL.

Źródło: [1, str.156]

Najważniejszym aspektem PDL jest to, że są one językami. Oznacza to, że kiedy informacja zostaje wysłana do druku, przesyłany jest tylko krótki program zamiast olbrzymiej ilości punktów. W sposób znaczący podnosi to szybkość drukowania. Na dodatek oznacza to, że język ten może zostać przełożony lub zinterpretowany przez różne aplikacje. Dla przykładu PostScript jest powszechnie stosowany jako metoda dystrybucji formatowanych dokumentów. Dzięki dystrybucji dokumentu przy zastosowaniu PostScript'u użytkownik może wysłać go bezpośrednio na drukarkę, przeglądać go przy użyciu specjalnych programów (np. GhostView) lub zaimportować go do aplikacji wspierającej PostScript.

Pomimo tych wszystkich zalet, jedną z wad PostScript'u jest relatywnie duży rozmiar tworzonych plików, w porównaniu z oryginalnymi formatami dokumentów z których zostały utworzone.

Kilka typowych przykładów zarówno PDL jak i ODL przedstawionych zostało w tabeli 2.

Tabela 2

Przykład kilku języków opisu wyjścia i opisu stron.

Język	Rodzaj	Twórca
PostScript	PDL	Adobe Systems
Interpress	PDL	Xerox
Reprint	PDL	Interleaf
DDL	ODL	Imagen
HPGL	ODL	Hewlett-Packard
PCL	ODL	Hewlett-Packard

Źródło: [1, str.157]

4. Dokumenty wymiany

Dokumenty elektroniczne mogą być wymieniane prawie na każdym poziomie wewnątrz środowiska cyfrowego. W najprostszym przypadku pliki mogą być wymieniane przy użyciu dyskietek i przenoszone z jednego komputera na inne. Dzięki zastosowaniu sieci komputerowych przenoszenie plików uległo znacznemu uproszczeniu oraz wzrosła możliwość dostępu do dużej liczby komputerów i informacji. Wynikiem tego stało się również stosowanie przez wielu użytkowników znacznych ilości różnorodnych rodzajów plików i typów dokumentów.

Pomimo szerokiego stosowania własnych formatów dokumentów, istnieje wiele sposobów, które mogą być użyte w przełamywaniu niekompatybilności dokumentów. Wiele z tych metod jest wynikiem wymagań stawianych przez przemysł odnośnie pracy na wielu platformach sprzętowych. Podstawowymi wymogami pomyślnej wymiany dokumentów są: [1, str.158]

• Neutralna wymiana niezależna od sprzętu;

• Neutralna wymiana niezależna od własnego oprogramowania;

• Kompletna wymiana zawartych danych;

• Kompletna wymiana informacji formatujących.

Powodzenie rozwiązania spełniającego te kryteria często w znacznym stopniu jest zależne od złożoności wymienianej informacji.

Tak jak to zostało pokazane na rysunku 10, zasadniczo istnieją dwa odrębne sposoby wymiany różnych własnych formatów dokumentów: [1, str.158]

• Specyficzny przekład pomiędzy systemami

• Neutralny format wymiany

Rysunek 10. Metody wymiany własnych formatów dokumentów.

Źródło: [1, str.158]

Metoda bezpośredniego przekładu często zaszyta jest wewnątrz aplikacji, dzięki czemu „obce” dane lub pliki z dokumentami mogą być w bardzo prosty sposób zarówno importowane jak i eksportowane. Pomimo iż jest to bardzo wygodne dla użytkownika, to jednak skuteczność tego podejścia zależy w dużej mierze od tego na ile dokładnie producent oprogramowania interpretuje format dokumentu opracowany przez innego producenta.

Innym podejściem do bezpośredniego przekładu jest stosowanie aplikacji przeznaczonych specjalnie do tłumaczenia pomiędzy różnymi formatami dokumentów. Metodę tą powszechnie stosuje się przy konwersji pomiędzy różnymi formatami plików graficznych.

Najpoważniejszym problemem napotykanym przy bezpośrednim przekładzie jest olbrzymia ilość wymaganych translatorów. Dla n różnych formatów dokumentów konieczne jest użycie aż n*(n-1) różnych programów tłumaczących.

W celu przezwyciężenia tego problemu coraz powszechniej stosuje się neutralne formaty dokumentów. Formaty te dostarczają producentom pośrednią strukturę dokumentów, zwykle dobrze wspartą przez przemysł, dzięki swojej publicznej dostępności.

Dzięki zastosowaniu powszechnych formatów wymiany dokumentów, zarówno użytkownik jak i producent otrzymują pewniejszą i wierniejszą metodę wymiany dokumentów. Formaty wymiany bazują zwykle na ASCII, dzięki czemu są one dobrze przenoszone pomiędzy wieloma różnymi platformami i przy zastosowaniu wielu różnych protokołów sieciowych. Przy zastosowaniu neutralnych formatów wymiany liczba niezbędnych translatorów pomiędzy n  różnymi formatami maleje z n*(n-1) do 2n.

Jedną z najprostszych metod wymiany dokumentów jest wykorzystanie tekstu ASCII. ASCII jest szczególnie zalecany przy wymianie zachodzącej pomiędzy różnymi platformami lub w przypadku, gdy nie istnieje żadna inna forma bezpośredniego przekładu. Aczkolwiek problem z ASCII jest tego typu, że oryginalny dokument nie może zawierać żadnej komendy formatującej takiej jak informacja o czcionce lub układzie tekstu. To co zwykle pozostaje jest wyłącznie treścią.

W przypadku, gdy musimy wymienić dokumenty pochodzące z bazy danych lub arkusza kalkulacyjnego, może zostać zastosowana inna forma transferu ASCII. Podejście to stosuje wymianę plików ASCII, używając znaczników do formatowania informacji zawartej w komórkach lub polach bazy danych czy arkusza kalkulacyjnego. Najpopularniejszymi znacznikami są przecinki oraz znaki tabulacji.

Poprzednie przykłady ukazywały jak w prosty sposób można wymieniać zawartość dokumentu tracąc jednak przy tym informację formatującą. Czasami jednak informacja formatująca może okazać się niezwykle istotną z punktu widzenia interpretacji dokumentu. W celu umożliwienia zachowania informacji formatującej w bardziej złożonych dokumentach, wymagany jest neutralny format etykiet. Metody takie nadal mogą bazować na ASCII.

Użycie etykiet w formacie wymiany umożliwia zachowanie informacji o strukturze dokumentu i położeniu tekstu w trakcie procesu wymiany. Wielu producentów oprogramowania opracowało tego typu formaty wymiany dla swoich własnych formatów dokumentów. Niektóre powszechnie stosowane standardy dokumentów stosujących te metody przedstawione zostały w tabeli 3.

Tabela 3

Przykład kilku popularnych standardów wymiany dokumentów.

Standard	Typ aplikacji	Twórca / Właściciel
DXF	Wykresy CAD	Autodesk
SIF	Wykresy CAD	Intergraph
IGES	Wykresy CAD	ISO, NIST, SAA
STEP	Wykresy CAD	ISO
SYLK	Arkusz kalkulacyjny	Microsoft
RTF	Procesor tekstu	Microsoft

Źródło: [1, str.161]

Uznanym i często stosowanym standardem wymiany dla procesorów tekstu i programów składu tekstu jest format RTF (Rich Text Formatting) opracowany przez firmę Microsoft. Standard ten korzysta z szeregu strukturalnych i proceduralnych etykiet do opisu zarówno zawartości jak i informacji formatującej.

Ponieważ formaty wymiany (takie jak RTF) stosują uznane i dobrze udokumentowane metody strukturyzacji dokumentu, producenci mogą tworzyć dla nich bardziej niezawodne translatory, niż w przypadku metod bezpośredniego przekładu dokumentu.

1. Dokumenty komunikacyjne

Wraz z rozwojem sieci komputerowych, w których dzieli się i wymienia dane, wzrosło zastosowanie systemów komunikacyjnych. Formaty komunikatów związane z tymi systemami zaprojektowane są w ten sposób aby umożliwić bezproblemową wymianę informacji pomiędzy odległymi grupami. Formaty komunikacyjne bazują zwykle na tekście (ASCII), dzieje się tak ze względu na jego niezawodność w przesyłaniu poprzez różne typy sieci.

Standardy komunikacyjne dzielą się na trzy główne kategorie: pocztę elektroniczną, elektroniczną wymianę danych EDI oraz usługi faksowe. Ponadto należy wymienić typ dokumentu, ściśle związany z tymi standardami i określany mianem elektronicznego formularza.

Poczta elektroniczna (e-mail) jest usługą, która umożliwia użytkownikowi sieci wysyłanie komunikatów do innego użytkownika komputera podłączonego do sieci. Komunikaty te mogą być uważane za dokumenty (zgodnie z definicją, w której dokument określony został jako pojemnik z informacją). Podkreślić należy, że e-mail jest protokołem komunikacyjnym ściśle związanym z protokołami stosowanymi w komunikacji sieciowej.

E-mail może być stosowany do przesyłania notatek, zawiadomień, listów i wielu innych typów dokumentów. Tak jak już było wcześniej wspomniane, dokumenty te wysyłane są w postaci ASCII, w związku z czym wszelkie dane binarne, które zostają wysłane jako załączniki do komunikatu, muszą zostać przekonwertowane na ASCII przy pomocy specjalnego programu.

Elektroniczna wymiana danych (EDI) zdefiniowana jest jako „mechanizm przesyłania danych biznesowych pomiędzy lub wewnątrz firm (łącznie z ich agentami i pośrednikami), w postaci ustrukturyzowanych, gotowych do obróbki przez komputer danych. Transakcje EDI mogą zawierać notowania giełdowe, zlecenia zakupu, faktury oraz dowolne inne typy danych biznesowych, które mogą być przedstawione w postaci formularza” [1, str.169].

EDI zaprojektowane zostało po to aby wyeliminować drogie i czasochłonne posługiwanie się dokumentami oraz zadania związane z wprowadzaniem danych. Stosowanie EDI może uczynić działalność gospodarczą bardziej efektywną.

Znaczna część kluczowych cech dokumentów EDI jest analogiczna do cech odpowiadających im papierowych dokumentów handlowych. Istnieją jednak w EDI pewne unikatowe elementy. Można do nich zaliczyć cyfrowe podpisy, elektroniczne pieniądze oraz elektroniczne oznaczanie czasu.

Komunikaty EDI są bardzo zbliżone do e-mail. Główna różnica polega na tym, że komunikaty EDI przychodzą w z góry określonym formacie, który umożliwia oprogramowaniu inwentaryzacyjnemu i obliczeniowemu łatwe przetwarzanie zawartych tam danych. Aby było to możliwe, komunikat musi zostać wysłany przy użyciu odpowiedniego standardu takiego jak ANSI X.12 lub United Nations EDIFACT (EDI For Administration, Commerce and Transport).

Dzięki powszechnej akceptacji EDI, oraz międzynarodowej współpracy przy rozwoju standardów, EDI może stać się znaczącą metodą komunikacji w wielu krajach. Powszechnie uważa się, że jest już tylko kwestią czasu to, że EDI stanie się najczęstszym sposobem wymiany informacji pomiędzy przedsiębiorstwami [1, str.172].

Kolejnym typem dokumentu elektronicznego powiązanego z systemami komunikacyjnymi jest formularz elektroniczny. Formularz taki można określić jako elektroniczny odpowiednik formularza drukowanego na papierze. Formularze powszechnie wykorzystywane są w: aplikacjach, kwestionariuszach, deklaracjach podatkowych, raportach itp.

Formularze elektroniczne mogą zostać zaimplementowane na dwa podstawowe sposoby:

• Przy użyciu wyspecjalizowanych, bazujących na formularzach aplikacji;

• Przy użyciu opartych na formularzach interfejsów wewnątrz aplikacji.

Aplikacje bazujące na formularzach dzielą się na dwie części: oprogramowanie przeznaczone do projektowania formularzy oraz oprogramowanie przeznaczone do ich wypełniania. Aby utworzyć formularz niezbędne będzie wykorzystanie przez projektanta obu rodzajów oprogramowania. Użytkownik formularza potrzebuje jedynie oprogramowania do wypełniania go.

Po wypełnieniu, formularz lub jego zawartość może zostać wysłana do innego użytkownika. Gdy formularz zostanie już wysłany, może on być następnie automatycznie przemieszczany jako element systemu workflow lub systemu zarządzania dokumentami. Oznacza to, że wypełniony formularz może być automatycznie transmitowany przez sieć komputerową do ustalonej liczby użytkowników w celu podjęcia przez nich dalszych działań na dokumencie.

Do aplikacji bazujących na formularzach można zaliczyć między innymi: „InForms” firmy Novell, „Lotus Forms” firmy Lotus Development, oraz „FormFlow” firmy Derlina.

Generalnie formularze utworzone przy zastosowaniu takich aplikacji nie mogą być wymieniane pomiędzy różnymi systemami. Aczkolwiek wiele systemów wspiera powszechne protokoły wymiany komunikatów takie jak MAPI lub VIM, dzięki czemu informacja zawarta w formularzach może być swobodnie przenoszona w sieci komputerowej.

Możliwe jest również wykorzystanie formularzy wyłącznie jako interfejsów, i przekazywanie informacji zawartej wewnątrz ich pól jako oddzielnych plików ASCII. Dzięki tej właściwości formularze mogą być wykorzystywane jako interfejsy do transakcji EDI.

Oprócz aplikacji formularzowych, szereg innych systemów informatycznych korzysta z formularzy. Do najpopularniejszych przykładów należą systemy zarządzania bazami danych oraz dokumenty hipertekstowe.

Systemy zarządzania bazami danych takie jak Microsoft Access, Claris FileMaker Pro oraz Borland dBase, wykorzystują formularze jako interfejsy do swoich baz danych. Wiele z elementów tworzących formularze, takich jak pola wprowadzania danych, przyciski, pola wyboru itp. dostępnych jest przy tworzeniu interfejsów do danych w wyżej wymienionych pakietach. Podstawową różnicą pomiędzy tymi formularzami jest to, że są one ściśle zintegrowane z konkretnym systemem. Największą wadą takiego podejścia jest to, że formularz taki nie jest w pełni odrębnym dokumentem, gdyż musi on być przez cały czas dostępny razem z bazą danych.

Jedno z narzędzi „nawigacji” w Internecie, określane jako WWW, korzysta ze struktury dokumentów hipertekstowych HTML. Jedną z cech tego systemu jest to, że umożliwia on niezależną od platformy oraz oprogramowania metodę tworzenia interfejsów w oparciu o formularze. Język HTML wspiera użycie rozwijanych list, pól tekstowych oraz pól wyboru, aby umożliwić użytkownikowi interakcję z systemem informacyjnym lub bazą danych. Ponieważ HTML jest niezależny od platformy, oznacza to, że klient (korzystający z formularza) oraz serwer (zarządzający bazą danych) mogą być na całkowicie odmiennych platformach sprzętowych.

1. Dokumenty składane dynamicznie

Znaczna część dokumentów zawiera wiele różnych typów danych i z tego powodu określane są one mianem złożonych lub składanych [8]. W przeszłości aplikacje takie jak procesory tekstu czy pakiety graficzne działały niezależnie od siebie nawzajem. W najlepszym razie były one w stanie zaimportować określone typy plików w celu ich dalszej obróbki. Jednakże dzięki rozwojowi nowych opartych o graficzną komunikację z użytkownikiem systemów operacyjnych takich jak Microsoft Windows, OS/2 czy MacOS, powstało szereg różnych metod komunikacji pomiędzy aplikacjami. Metody te pozwalają programom na łatwe kopiowanie, wstawianie i włączanie informacji zawartych w jednym dokumencie do innego dokumentu. Celem aplikacji zawierających obiektowo zorientowane dokumenty jest nie tylko wymiana obiektów z danymi, ale również ich ponowne wykorzystanie.

Zwykle, gdy dane źródłowe są wstawiane do dokumentu, połączenie pomiędzy źródłem i dokumentem przestaje istnieć. Oznacza to, że w przypadku gdy dane zostają zmienione, dokument nie jest automatycznie aktualizowany. Przyczynia się to do potrzeby częstych rewizji dokumentów, oraz może to powodować powstawanie licznych błędów.

Dzięki łączeniu dokumentów z ich źródłem danych, powoduje się, że dokument zawsze zawiera dane aktualne. Wewnątrz dokumentów opis danych może zawierać informację o tym jak zawarte w dokumencie dane są dzielone lub aktualizowane w innych dokumentach. Podejście takie daje grupom roboczym możliwość reorganizacji prac związanych z generowaniem i aktualizacją dokumentów [4].

Rozwój struktur dokumentów składanych dynamicznie dokonuje się dopiero od niedawna, i dlatego nie zostały one jeszcze szeroko zaakceptowane. Tabela 4 przedstawia szereg standardowych metod komunikacji pomiędzy aplikacjami oraz standardów dynamicznie składanych dokumentów.

Tabela 4

Przykład kilku standardów komunikacji pomiędzy aplikacjami oraz standardów dynamicznie składanych dokumentów.

Standard	Opis	Twórca
Cut & Paste	Kopiuje lub przemieszcza dane wewnątrz lub pomiędzy dokumentami	Wielu
Print merge	Wstawia dane (zwykle z bazy danych) w puste pola we wzorcu dokumentu	Wielu
Publish & Subscribe	Własna metoda dynamicznego dzielenia danych pomiędzy dokumentami	Apple Computer
DDE	„Dynamic Data Exchange” - dynamicznie łączy dane pomiędzy dokumentami	Microsoft
OLE	„Object Linking and Embedding” - standard interaktywnej wymiany obiektów z różnych aplikacji w składanych dokumentach	Microsoft
OpenDoc	Specyfikacja składanych dokumentów, podobna do OLE, lecz posiadająca więcej zaawansowanych cech	Component Integration Laboratories
DSOM	„Distributed System Object Model” - specyfikacja składanych dokumentów	IBM
CORBA	„Common Object Request Broker Architecture” - specyfikacja rozproszonego środowiska z przenośnymi obiektami	H-P, DEC, Sun Microsystem
PDO	„Portable Distribution Object” - specyfikacja składanych dokumentów	NeXt
Frameworks	Specyfikacja składanych dokumentów	Taligent

Źródło: [1, str.177]

Spośród wszystkich dostępnych standardów, jedynie dwa będą miały większe znaczenie dla użytkowników komputerów. Są to standardy OLE i OpenDoc. Celem obu tych standardów jest umożliwienie tworzenia na wielu platformach dokumentów składanych dynamicznie, które mogą być opracowywane i używane wspólnie przez wiele osób [1, str.177]. Również oba te standardy są przedstawicielami nowych, zorientowanych na dokument technologii.

2. Dokumenty składane w procesie

Zbiór znaków ASCII zawsze był postrzegany jako uniwersalna metoda neutralnej wymiany danych. Istnieje jednak pewien niedostatek elementów w ASCII potrzebnych do kodowania złożonych dokumentów [8]. Wynika on z tego, że ASCII przeznaczony jest głównie do wyrażania treści dokumentu, ma zaś ograniczone możliwości jego formatowania.

Dokumenty składane zwykle zawierają informację, która została starannie sformatowana, w związku z czym zachodzi konieczność wyrażenia ich w trzech wymiarach: treści, struktury i stylu prezentacji [8]. Dlatego też celem neutralnego modelu kodowania dokumentów jest konwersja zawartości dokumentu, jego układu oraz prezentacji, tak aby mógł być on później używany przez różnego typu aplikacje, poddawany dalszej edycji, przechowywany, drukowany oraz przekazywany [8].

Międzynarodowa Organizacja Standaryzacyjna (ISO) jak do tej pory opublikowała dwa standardy otwartej wymiany dokumentów odpowiadające powyższym założeniom. Pierwszym standardem w tej kategorii był SGML (Standard Generalised Markup Language), opublikowany w 1986r. Drugim standardem była ODA (Open Document Architecture) opublikowana w 1987r. Kolejny model nazywany CDA ukazał się w 1989r.i w znacznym stopniu bazuje na ODA [1, str.180].

Tabela 5

Przykład kilku popularnych modeli składu dokumentu w procesie.

Standard	Opis	Właściciel / Twórca
SGML (ISO 8879:1986)	Opis struktury dokumentów	ISO
ODA (ISO 8613:1989)	Kodowanie składanych dokumentów	ISO
CDA	Kodowanie składanych dokumentów	DEC

Źródło: [1, str.180]

Każdy ze standardów przedstawionych w tabeli 5 cechuje odmienne podejście do składu dokumentów. SGML znany jest jako język etykiet i stosowany do oznaczania struktury dokumentów bazujących na ASCII. ODA oraz CDA zaprojektowane zostały tak, aby dostarczały standardowych metod wymiany sformatowanych strukturalnie i proceduralnie dokumentów pomiędzy różnymi platformami komputerowymi i aplikacjami. Najbardziej rozpowszechnionym z tych standardów jest SGML [4].

SGML oferuje neutralną metodę organizacji dokumentu przy użyciu strukturalnych etykiet. Oznacza to, że dokument może zostać zorganizowany zgodnie z takimi elementami jak nagłówki, paragrafy, tabele, listy itp. SGML nie używa jednak żadnych etykiet proceduralnych do opisu formatowania dokumentu takich jak układ strony, czcionka czy marginesy. Innymi słowy zawartość dokumentu jest rozpatrywana całkowicie oddzielnie od jego formatowania.

Największą zaletą stosowania strukturalnych etykiet takich jak w SGML jest to, że zawartość dokumentów może być przechowywana w sposób niezależny od technologii formatowania dokumentów [4]. Ponieważ technologie informatyczne ulegają ciągłym zmianom, zastosowanie SGML podnosi w znacznym stopniu użyteczność informacji zawartych w dokumentach.

3. Dokumenty - widoki

Ocenia się, że pomiędzy 50 a 80 procent potrzeb użytkowników komputerów dotyczy wyłącznie wyświetlania dokumentów na ekranie [1, str.186]. Fakt ten przyczynił się do opracowania szeregu typów dokumentów elektronicznych, których głównym przeznaczeniem jest dostarczanie widoku (wersji nieedytowalnej) dokumentu. Dokumenty te określane są mianem dokumentów - widoków.

Podczas, gdy istnieje cały szereg różnych dokumentów - widoków przeznaczonych do odczytu przez tylko jedną aplikację lub platformę, to najbardziej użyteczne są te formaty dokumentów, które zaprojektowane zostały do zastosowań na wielu różnych platformach sprzętowych i programowych. W tabeli 6 przedstawionych zostało szereg najpopularniejszych formatów dokumentów - widoków.

Tabela 6

Przykład kilku popularnych formatów dokumentów - widoków.

Format	System operacyjny	Twórca
Acrobat (PDF)	MacOS, DOS, Windows, SunOS	Adobe Systems
Common Ground	Solaris, MacOS, Windows	No Hands Software
Worldview	MacOS, Windows, Unix, VMS	Interleaf
Portable Digital Document (PDD)	MacOS	Apple Computer
Replica	MacOS, Windows	Fallon
FrameViewer	MacOS, Windows, X/motif, Unix	Frame Technologies
DocViewer	MacOS	Apple Computer
Envoy	MacOS, Windows	WordPerfect
GhostView	MacOS, OS/2, Windows, Unix, VMS	Alladin

Źródło: [1, str.187]

Zadaniem dokumentów - widoków jest dostarczanie w pełni sformatowanej struktury dokumentu, która może być dystrybuowana pomiędzy różnymi komputerami, niezależnie od ich platformy sprzętowej, systemu operacyjnego lub aplikacji, która posłużyła do utworzenia dokumentu. Kiedy użytkownik otrzymuje dokument - widok, może wykonywać na nim takie operacje jak przeglądanie, przeszukiwanie, tworzenie przypisów, drukowanie oraz składowanie w swoim własnym systemie [3].

Dokument, który został przekonwertowany do formatu dokumentu - widoku, może być dystrybuowany do użytkowników na wielu różnych platformach oraz wyświetlany niezależnie od aplikacji, która pierwotnie posłużyła do jego powstania. Każdy odbiorca będzie dysponował dokumentem o takim samym wyglądzie jak dokument źródłowy. Dla przykładu złożony raport zawierający tekst, grafikę, arkusz kalkulacyjny i wykresy CAD może zostać utworzony przy użyciu sytemu do składu tekstu na komputerze Macintosh. Po konwersji na przykład do formatu PDF, może być on przekazywany do innych użytkowników niezależnie od tego, czy korzystają oni z systemu operacyjnego MacOS, Windows czy Unix. Jedynym wymogiem jest posiadanie przez nich odpowiedniego programu do przeglądania tego typu dokumentów.

4. Dokumenty elektronicznych odnośników oraz łączonych form informacji

Dokumenty elektronicznych odnośników ERD (ang. Electronic reference documents) spełniają takie samo zadanie jak kopiowanie powiązanych dokumentów. Są one znane również pod innymi angielskimi nazwami, takimi jak: „softcopy”, „enhanced documents”, „hypertext” oraz „hypermedia” [1, str.194]. Dzięki strukturyzacji dokumentów elektronicznych przy użyciu metody elektronicznych odnośników, informacja może być błyskawicznie zlokalizowana wewnątrz olbrzymiej kolekcji dokumentów.

Koncepcja łączenia dokumentów przy pomocy elektronicznych odnośników przedstawiona została na rysunku 11.

Rysunek 11. Szereg dokumentów połączonych elektronicznymi odnośnikami.

Źródło: Opracowanie własne

Kluczowym elementem systemów opartych o dokumenty elektronicznych odnośników jest zastosowanie struktury dostępu do informacji, która może zostać przystosowana do procesów skojarzeniowych w ludzkiej pamięci [4].

W dokumentach bazujących na papierze (np. książki) - rozdziały, paragrafy i strony następują kolejno po sobie w porządku zależnym nie tylko od intencji autora, ale również od fizycznej konstrukcji samego dokumentu. W dokumentach elektronicznych odnośników istnieje system połączeń, które pozwalają czytelnikowi na przyswajanie informacji w dowolnej kolejności.

Wspólnym dla wszystkich systemów dokumentów elektronicznych odnośników są koncepcje łączenia (ang. linking), wertowania (ang. browsing) oraz nawigacji (ang. navigating) [4]:

• Łączenie - umożliwia związanie razem dwóch oddzielnych fragmentów informacji.

• Wertowanie - oznacza możliwość przeszukiwania informacji.

• Nawigacja - jest to zdolność do przemieszczania się pomiędzy dokumentami przy użyciu alternatywnych dróg w celu odszukania interesującego tematu.

Dzięki zastosowaniu tych technik informacja zawarta w dokumencie może być dostępna w sposób nieliniowy.

W tabeli 7 przedstawionych zostało kilka standardów dokumentów elektronicznych odnośników.

Tabela 7

Przykład kilku systemów oraz standardów dokumentów elektronicznych odnośników.

Standard / Produkt	Opis	Właściciel / Twórca
HTML	Hypertext Markup Language - bazujący na SGML język elektronicznych odnośników	IETF (Internet Engineering Task Force) & W3C (World Wide Web Consorcium)
DynaText	Bazujący na SGML system odwołań do dokumentów elektronicznych	Electronic Book Technologies
Explorer	Bazujący na SGML system odwołań do dokumentów elektronicznych	SoftQuad
FolioViews	System odwołań do dokumentów elektronicznych	Folio Corporation
BookManager	System odwołań do dokumentów elektronicznych	IBM
HyperWriter	System odwołań do dokumentów elektronicznych	Ntergaid
Standard / Produkt	Opis	Właściciel / Twórca
KnowledgePro	System odwołań do dokumentów elektronicznych bazujący na systemie ekspertowym	Knowledge Garden
MS-Help	Pliki pomocy elektronicznej	Microsoft
Hytime (ISO/IEC 10744)	Język strukturalny bazujący na SGML	ISO

Źródło: [1, str.197]

Obecnie najbardziej rozpowszechnionym systemem dokumentów elektronicznych odnośników jest World Wide Web (znane również jako WWW lub po prostu Web). Jest to jeden z najnowszych nośników dostępnych w Internecie. WWW jest olbrzymim zbiorem połączeń dokumentów hipertekstowych. Dokumenty te zawierają odwołania do innych dokumentów lub miejsc ftp, gopher, telnet itd. Za pomocą przeglądarki WWW można przechodzić od jednego połączenia do innego, poruszając się wzdłuż połączeń w dowolną ich stronę.

Hipertekst jest to tekst z odwołaniami. Odwołania te są elementami dokumentu hipertekstowego i są tworzone przez jego autora. Wybranie odwołania powoduje przeniesienie do dokumentu, z którym bieżący dokument był powiązany lub też do innej części bieżącego dokumentu.

Dokumenty hipertekstowe w WWW są strukturyzowane przy użyciu języka Hypertext Markup Language (HTML). Jest to język, który powstał w oparciu o język opisu struktury dokumentu SGML. Specyfikacja HTML definiuje zbiór predefiniowanych elementów, które mogą posłużyć do oznaczania dokumentów dla dystrybucji ich w Internecie [1, str.198]. Przeglądarki WWW są w stanie interpretować i wyświetlać dokumenty HTML oraz inne bazujące na kodach ASCII.

Specyfikacja HTML definiuje szereg elementów, które umożliwiają autorowi definiowanie sposobu strukturyzacji dokumentu. Stosując te elementy, autor może osiągać takie efekty jak:

• Określanie rozmiaru tekstu oraz jego uwydatnianie przy pomocy pogrubionej oraz pochyłej czcionki;

• Określanie paragrafów;

• Wstawianie grafiki (zwykle pliki GIF lub JPEG);

• Dołączanie dźwięku, animacji oraz plików wideo;

• Tworzenie:

• Elektronicznych odnośników;

• Interaktywnych formularzy;

• Tablic;

• List;

• Linii separujących.

1. Dokumenty multimedialne

Podobnie jak dokumenty elektronicznych odnośników, dokumenty multimedialne potrafią korzystać z połączeń fragmentów informacji oraz narzędzi do wyszukiwania, po to aby umożliwić użytkownikowi przeglądanie ich zawartości. Jednakże dokumenty multimedialne zostały specjalnie zaprojektowane do użycia dużej liczby „bogatych” źródeł danych takich jak grafika, dźwięk czy wideo, a ich głównym celem jest wspieranie procesu uczenia oraz dostarczanie rozrywki. Dokumenty multimedialne są w stanie dostarczyć znacznie większej różnorodności danych niż dokumenty drukowane, tak jak przedstawione to zostało na rysunku 12.

Wszystkie multimedia posiadają zdolność interakcji oraz większość z nich zaprojektowana jest w ten sposób, aby aktywnie angażować użytkownika dokumentu [1, str.203]. Dla przykładu powszechnym jest jednoczesne prezentowanie użytkownikowi różnych typów danych takich jak zdjęcia, animacja, narracja czy podkład dźwiękowy. Multimedia najczęściej wykorzystywane są jako: ilustrowane encyklopedie, słowniki, przewodniki turystyczne i biznesowe, pomoce do nauki, kolekcje sztuki oraz gry.




Rysunek 12. Rodzaje mediów stosowanych w dokumentach multimedialnych oraz drukowanych.

Źródło: [4]

Jak dotychczas nie istnieje żaden szeroko akceptowany standard formatowania, wymiany oraz składowania dokumentów multimedialnych [4]. Przyczyniła się do tego różnorodność standardów, które można zastosować do każdego typu danych włączanych do dokumentów multimedialnych. Ponadto multimedia są stosunkowo nową dziedziną rozwoju.

W tabeli 8 wymienionych zostało kilka standardów publikacji oraz formatowania dokumentów multimedialnych. Większość z tych standardów można zaliczyć do kategorii dokumentów własnych aplikacji.

Tabela 8

Przykład kilku produktów z dziedziny dokumentów multimedialnych.

Standard / Produkt	Opis	Właściciel / Twórca
MacroMedia Director	Aplikacja multimedialna	Macromedia Inc.
ScriptX	W zamierzeniu obiektowo zorientowane, wieloplatformowe środowisko tworzenia dokumentów multimedialnych	Kaledia Labs.
Hypercard	Aplikacja multimedialna	Apple Computers
Open Media Framework Interface	Format składowania i wymiany dokumentów multimedialnych	Avoid Technologies
Bento	Format składowania i wymiany dokumentów multimedialnych	Apple Computers

Źródło: [1, str.204]

Najczęściej spotykaną metodą dostarczania dokumentów multimedialnych jest CD-ROM [1, str.205]. Dzieje się tak ze względu na dużą liczbę oraz rozmiar stosowanych plików. Nawet w przypadku zastosowania złożonych technik kompresji, trudno jest zmniejszyć rozmiar plików zawierających grafikę, wideo oraz dźwięk, bez obniżania ich jakości; Stąd też konieczność stosowania nośników informacji o dużej pojemności.

2. Zestawienie dokumentów elektronicznych

Poprzednie podrozdziały omawiają szeroki zakres różnych typów dokumentów elektronicznych. Tabela 9 jest prostą metodą porównania oraz podsumowania zasadniczych cechy podstawowych grup dokumentów.

Tabela 9

Podsumowanie głównych grup dokumentów elektronicznych.

Rodzaj dokumentu	Definicja	Zastosowanie	Główne standardy
Własny aplikacji	Struktura dokumentu specyficzna dla aplikacji	Przechowywanie danych aplikacji	Wiele
Wyjściowy	Standaryzowana struktura formatowania do komunikacji z urządzeniami wyjściowymi	Drukowanie i dystrybucja sformatowanych dokumentów	PostScript PCL
Wymiany	Standaryzowana struktura translacji stosowana do dokumentów własnych	Wymiana dokumentów pomiędzy aplikacjami	DXF RTX
Komunikacyjny	Standaryzowana struktura wiadomości dla asynchronicznej komunikacji	Wymiana informacji pomiędzy odległymi odbiorcami	E-mail EDI
Składany dynamicznie	Edytowalna struktura dokumentu, dynamicznie łączona ze źródłem danych	Dokumenty, które korzystają ze zmieniających się danych	OLE OpenDoc
Składany w procesie	Neutralna, edytowalna, wieloplatformowa struktura dokumentu	Ustrukturyzowane, niezależne od platformy dokumenty	SGML
Rodzaj dokumentu	Definicja	Zastosowanie	Główne standardy
Widok	Neutralna, nieedytowalna, wieloplatformowa struktura dokumentu	Dystrybucja dokumentów	PDF
Elektronicznych odnośników	Nieedytowalna struktura dokumentu, powiązana odnośnikami z innymi strukturami	Publikacje elektroniczne, dostęp do dokumentów poprzez odnośniki	HTML
Multimedialny	Wysoce ustrukturyzowana, o bogatej zawartości struktura dokumentu	Edukacja, nauka, rozrywka	Wiele

Źródło: [1, str.207]

Tak jak to przedstawione było na początku tego rozdziału, trudno jest ustalić wspólny zbiór kryteriów, który umożliwiłby proste porównanie dokumentów elektronicznych. Przedstawienie wyczerpującego zestawienia cech różnych dokumentów jest trudne, a nawet niemożliwe, ze względu na wciąż trwające prace nad wieloma standardami. Ponadto większość z dokumentów elektronicznych została zaprojektowana tak, aby spełniać szereg odmiennych zadań.

Pomimo tego, iż wiele dokumentów elektronicznych posiada wspólne cechy, takie jak np. stosowanie elektroniczne odnośników, czy neutralny format kodowania, nie oznacza to, że dokumenty te mogą być rozpatrywane jako równoznaczne. Dla przykładu zarówno PDF jak i HTML wspierają elektroniczne odnośniki, to dokumenty te zazwyczaj są wykorzystywane do całkowicie różnych celów. W tym przypadku odnośniki są jedynie mechanizmem, który może być wykorzystany przez czytelnika do szybkiego poruszania się pomiędzy różnymi częściami dokumentu.

Można zaobserwować, że wiele cech dokumentów elektronicznych takich jak poruszanie się wewnątrz nich czy możliwości przenoszenia staje się w różnych ich typach coraz bardziej zbliżona. To co wciąż różni dokumenty elektroniczne, to ich zasadnicza funkcja, do której zostały one specjalnie zaprojektowane, to znaczy: drukowanie, dystrybucja i wymiana.

• Charakterystyka wybranych technologii stosowanych w Systemach Zarządzania Dokumentami Elektronicznymi

W ostatnich dwudziestu latach, organizacje na całym świecie inwestowały głównie w systemy zarządzania bazami danych (SZBD) jako systemy do zarządzania ich informacją. Zasadniczo SZBD przeznaczone są do przechowywania, zarządzania, sortowania, informowania i wyprowadzania informacji numerycznej, takiej jak statystyki sprzedaży, wykonane i zamierzone plany, inwentarz rachunków i prowadzonych inwestycji.

Architektura numerycznie zorientowanych SZBD (takich jak relacyjne, wielowymiarowe, sieciowe, odwrócone listy, lub innych podobnych struktur) jest specyficznie zaprojektowana do wydajnego przetwarzania obszernych mas informacji numerycznej. I podczas gdy ich potęga, szybkość i możliwości ciągle wzrastają, to ich zasadnicza praca nie wychodzi poza zarządzanie informacją numeryczną.

Jednak istotna informacja funkcjonuje nie tylko jako liczby lecz również jako tekst. Jako fakt, ostatnie badania wskazują, że około 90 procent informacji korporacji znajduje się w dokumentach, przesyłkach pocztowych, polisach (politykach), procedurach, dokumentacji, kontraktach lub innych tekstowych komunikatach przedsiębiorstwa [20, str.1]. Ta tekstowa informacja znajduje się poza zakresem wspieranego komputerowo zarządzania.

1. Idea oraz zadania Systemów Zarządzania Dokumentami Elektronicznymi

Zarządzanie dokumentami w dużej firmie kojarzyło się do niedawna ze stertami papierów w szafach. Dziś w dalszym ciągu kojarzy się z szafami, tyle że pełnymi pudełek z dyskietkami i kasetami streamerów.

Dokumenty, które kiedyś wędrowały z pokoju do pokoju dziś są przesyłane poprzez sieci na inne kontynenty, zaś tradycyjną formę tekstową zastępuje dokument, w skład którego wchodzi grafika, ruchomy obraz i dźwięk. Technologia informatyczna sprawia, że możliwe jest generowanie i przechowywanie olbrzymich ilości informacji. Użytkownicy zmuszeni są do zajmowania się takimi ilościami danych, które jeszcze kilkanaście lat temu uznaliby za zupełnie niewyobrażalne i niezarządzalne. Zarządzanie dokumentami już wkrótce przestanie być tylko wartościowym narzędziem i oszczędnością czasu. Stanie się ono absolutnie niezbędnym środkiem do efektywnego posługiwania się elektroniczną informacją.

Zarządzanie dokumentami elektronicznymi jest „zautomatyzowaną kontrolą dokumentów elektronicznych w trakcie ich pełnego cyklu życia wewnątrz organizacji, począwszy od ich powstania, aż po ich ostateczną archiwizację” [5, str.3].

Wspomnieć należy, że zarządzanie dokumentami nie jest jak na razie pojedynczą technologią lecz zbiorem wielu różnych technologii.

Technologie zarządzania dokumentami wykraczają daleko poza normalne metody obchodzenia się z danymi cyfrowymi. Ich walory to: [21, str.98]

• Automatyczne zamykanie informacji w plikach w momencie jej tworzenia, uwalniające użytkownika od konieczności bezpośredniego manipulowania oraz rozumienia fizycznych systemów przechowywania informacji;

• Łatwe i szybkie odnajdywanie informacji przy użyciu kryteriów koncepcyjnych nie wiążących użytkowników z fizycznym systemem przechowywania informacji wybranym w momencie, gdy informacja była tworzona.

„System Zarządzania Dokumentami Elektronicznymi umożliwia składowanie dokumentów w postaci elektronicznej. Ułatwia to pozyskiwanie, udostępnianie, śledzenie, rewizje i dystrybucję dokumentów oraz informacji w nich zawartych. Kompletny System Zarządzania Dokumentami Elektronicznymi dostarcza wszystkich programowych i sprzętowych narzędzi pozwalających utrzymywać kontrolę nad wszelkimi dokumentami, zarówno takimi jak zeskanowane obrazy, jak i plikami, które zostały utworzone przy pomocy komputera - arkusze kalkulacyjne, dokumenty tekstowe i graficzne” [6].

Kompletny SZDE zawiera narzędzia do: [6]

• Obrazowania dokumentów (ang. document imaging);

• Optycznego rozpoznawania znaków (ang. optical character recognition);

• Pozyskiwania dokumentów (ang. document retrieval);

• Sterowania obiegiem dokumentów (ang. workflow);

• Składowania informacji na dyskach optycznych.

„Fundamentalnym zadaniem systemu zarządzania dokumentami elektronicznymi SZDE (ang. EDMS - Electronic Document Management System) jest lokalizowanie i ciągłe udostępnianie potrzebnych dokumentów w ich rodzimych aplikacjach” [21, str.98].

SZDE musi radzić sobie z różnymi nieustrukturalizowanymi danymi takimi jak tekst, obraz, grafika, faksy, dokumenty z różnych aplikacji, dźwięk i animacja oraz dowolnymi innymi informacjami, które mogą być reprezentowane cyfrowo. Jest to o wiele trudniejsze niż zarządzanie konwencjonalną bazą danych, w której informacja jest ustrukturalizowana w dobrze znany i przewidywalny sposób.

O dokumencie możemy myśleć jak o „pojemniku” zawierającym różnorodne typy informacji. Dokument dla SZDE jest tym czym rekord dla relacyjnej bazy danych - jest to podstawowa jednostka zarządzania informacją. Oprogramowanie SZDE pomaga końcowemu użytkownikowi tworzyć bazy danych dokumentów. Pozwala ono przemieszczać te dokumenty przy pomocy poczty elektronicznej oraz poprzez tworzenie replik baz danych. Dostarcza również narzędzi do wyszukiwania, zarządzania oraz poruszania się wśród dokumentów w bazie danych.

Używając technologii OLE, DDE, OpenDoc lub „rodzimych” edytorów, SZDE pozwala oglądać komponenty dokumentów poprzez uruchomienie aplikacji, w których zostały one utworzone. Oznacza to, że jeśli dokument zawiera grafikę, animację lub dźwięk, SZDE odnajdzie go i pozwoli obejrzeć.

1. Standardy Systemów Zarządzania Dokumentami Elektronicznymi

Podobnie, jak w każdym innym systemie zarządzania informacją, istnieje duża liczba uzupełniających się lub konkurujących standardów opisujących architekturę Systemów Zarządzania Dokumentami Elektronicznymi. Kilka spośród najbardziej widocznych standardów oraz inicjatyw standaryzujących zostało przedstawionych poniżej: [5, str.6]

ODMA (Open Document Management API) - jest przemysłowym liderem w dążeniu do wieloplatformowej i międzyaplikacyjnej komunikacji poprzez standaryzację dostępu klienta do SZDE poprzez publikowanie programowego interfejsu aplikacji (ang. Application Programming Interface). ODMA API pozwala aplikacjom (procesorom tekstu, arkuszom kalkulacyjnym) na komunikowanie się z SZDE w łatwo adoptowalny sposób bez potrzeby oprogramowywania łącz pomiędzy aplikacją i SZDE. Dzięki temu ODMA umożliwia wielu różnym aplikacjom korzystanie z tego samego SZDE.

Do firm, które współpracują z ODMA, należą: Borland, Documentum, Interleaf, Novell, Oracle, PC DOCS, SoftSolutions, Sybase, WordPerfect oraz XSoft [5, str.6].

Shamrock Document Management Coalition - jest to kolejny przemysłowy lider w dziedzinie zarządzania dokumentami. Shamrock Coalition ma na celu wyspecyfikowanie programowej warstwy pośredniej (ang. middleware), która ma być umieszczona pomiędzy aplikacjami i serwerem dokumentów, oraz mającą dostarczać wspólny zbiór narzędzi do administrowania, udostępniania i zabezpieczania dokumentów. Ma to być przede wszystkim „furtka” (ang. gateway) pomiędzy aplikacjami i wieloma odmiennymi składnicami dokumentów. Podczas gdy ODMA pozwala wielu aplikacjom na dostęp do tego samego SZDE, Shamrock umożliwia aplikacjom dostęp do wielu SZDE.

Chociaż głównymi partnerami w Shamrock są firmy Saros i IBM, to jednak znaczna część technologii Shamrock opiera się o motor SZDE (ang. DMS engine), będący własnością Saros. Pozostali partnerzy tej technologii to firmy: Adobe, EDS, Frame Technology, Hewlett-Packard, Microsoft, Verity, View Star, Wang, oraz członkowie ODMA: Documentum, Interleaf, PC DOCS, Sybase i XSoft [5, str.6].

DEN (Document-Enbled Network) - jest standardem konkurencyjnym w stosunku do Shamrock. Powstał jako porozumienie pomiędzy firmami Novell i Xerox, w celu stworzenia warstwy pośredniej, mającej umożliwić innym producentom prostsze tworzenie aplikacji zarządzania dokumentami w sieci. Obecnie toczą się rozmowy pomiędzy twórcami Shamrock i DEN mające na celu połączenie tych dwóch standardów [5, str.6].

OPENDOC - architektura programowych komponentów, dostarczająca interfejsów pozwalających niezależnie napisanym programom na wspólną pracę w ramach jednego dokumentu.

OLE (Object Linking and Embedding) - jest to należący do firmy Microsoft standard, pozwalający obiektom jednej aplikacji być wstawianymi w innej. Dla przykładu, wykres w edytorze tekstu może być połączony ze źródłowymi danymi w arkuszu kalkulacyjnym. Kiedy dane w arkuszu ulegną zmianie, wykres w dokumencie zostanie automatycznie poprawiony. OLE umożliwia programom dzielenie zarówno danych jak i funkcjonalności aplikacji źródłowej.

OGM (Object Management Group) jest to przemysłowe konsorcjum, dostarczające specyfikację struktury obiektowo zorientowanego środowiska. Struktura ta nazywa się OMA (Object Management Architecture). Określa ona zalecany model klasyfikacji komponentów, interfejsów oraz protokołów obiektowo zorientowanego systemu.

Obecnie większość aplikacji wykorzystuje dedykowane formaty dokumentów. Standardy SZDE mają umożliwić współpracę aplikacji z różnorodnymi bazami danych dokumentów, definiować prawa dostępu do dokumentów oraz specyfikować konieczne w technologii obiektowej parametry. Przyjęcie standardu oznacza wprowadzenie go do aplikacji z zakresu pracy grupowej, poczty elektronicznej itd.

2. Systemy Elektronicznego Obrazowania Dokumentów

Współczesne technologie zarządzania dokumentami swoimi korzeniami tkwią w systemach elektronicznego obrazowania dokumentów.

„Poprzez obrazowanie dokumentów (ang. document imaging) rozumiemy proces, w trakcie którego dokumenty drukowane oraz filmy są wprowadzane do skanera i konwertowane do postaci elektronicznej. Podczas procesu skanowania dokumenty mogą zostać poddane operacji optycznego rozpoznawania znaków oraz poindeksowane w celu zapewnienia ich szybkiego pozyskania w przyszłości” [6].

Systemy elektronicznego obrazowania są to zorientowane na bazy danych, aplikacje klient/serwer (tak jak pokazano to na rysunku 13). Klient (komputer osobisty) tworzy obrazy dokumentów oraz nimi manipuluje, a także służy jako końcówka do serwera obrazów.

Do typowych czynności klienta należy: [9, str.299]

• Digitalizacja obrazów przy pomocy skanera. (Proces ten jest zbliżony do tego jaki zachodzi w maszynach faksowych; bardzo często właśnie te maszyny służą jako skanery);

• Wyświetlenie obrazu po jego digitalizacji, sprawdzenie jakości i w razie konieczności ponowne skanowanie;

• W trakcie wyświetlania obrazu dokumentu, wprowadzanie przez operatora do formularza danych uzyskanych z tego obrazu. Jako minimum dokumentowi musi zostać przypisany kod identyfikacyjny;

• Kompresowanie obrazów (programowo lub sprzętowo), a następnie przesyłanie ich do serwera, na którym będą składowane;

• Klient może uzyskać dostęp do dokumentów na serwerze oraz wyświetlić je. Obrazy mogą być wyświetlane, drukowane, przesyłane faksem lub pocztą elektroniczną.




Rysunek 13. System (Klient / Serwer) Obrazowania Elektronicznego.

Źródło: [9, str.300]

Po stronie serwera aplikacja zarządza współdzieloną bazą danych dokumentów. „Serwery obrazów zazwyczaj przechowują informację ustrukturyzowaną w bazie danych SQL, zaś same dokumenty (dane binarne) składowane są w postaci plików na dysku. Duże serwery są w stanie obsłużyć ponad 200,000 dokumentów dziennie. Obrazy są duże. Przeciętny skompresowany obraz zajmuje około 75 do 100 KB, ale mogą również zdarzać się takie które zajmują 2.5 MB jak na przykład zdjęcia rentgenowskie lub szkice inżynieryjne. W konsekwencji aplikacje mogą wymagać bezpośredniego dostępu do terabajtów danych” [9, str.300].

Serwery obrazów zarządzają przepływem dokumentów, bezpieczeństwem, indeksowaniem obrazów (lub metainformacjami) oraz wskaźnikami do systemu plików, gdzie dane binarne są fizycznie składowane. Oto kilka kluczowych funkcji realizowanych przez te serwery: [9, str.301]

• Zarządzanie elektronicznymi składnicami plików, zawierającymi foldery, a w nich dokumenty;

• Automatyzacja obiegu dokumentu poprzez przemieszczanie go zgodnie z procesami pracy (workflow);

• Tworzenie raportów umożliwiających kierownictwu monitorowanie prac systemu;

• Sterowanie różnymi mediami składowania dokumentów.

1. Optyczne rozpoznawanie znaków

Obraz dokumentu jest dla człowieka źródłem bardzo wielu cennych informacji o samym dokumencie. Dysponując jednak tysiącami takich obrazów, praktycznie niewykonalnym jest szybkie odszukanie potrzebnych danych. Aby móc odnaleźć odpowiedni dokument musi być przechowywany nie tylko jego obraz ale również zawarta w nim treść. Dysponując treścią dokumentu, operacje na nim można sprowadzić do dobrze poznanego przetwarzania tekstów. Najprostszym sposobem byłoby przepisanie wszystkich dokumentów w edytorze tekstu w celu ich dalszej obróbki, na szczęście dzięki technice zwanej optycznym rozpoznawaniem znaków operacja ta zostanie wykonana automatycznie.

„Optyczne rozpoznawanie znaków (ang. OCR - Optical Character Recognition) - odnosi się do procesu w trakcie którego zeskanowane obrazy są elektronicznie „czytane” i konwertowane w nadający się do edycji tekst. Konwersja ta jest wykonywana po skanowaniu, i może zwracać zarówno pliki zawierające wyłącznie tekst (pliki ASCII) jak i tekst sformatowany (np. .PDF, .RTF). Tekst generowany poprzez OCR jest często wejściem dla przeszukiwanych tekstowo baz danych, pozwalających pozyskiwać źródłowy zeskanowany obraz bazując na jego zawartości” [6].

Inteligentne Rozpoznawanie Znaków (ang. ICR - Intelligent Character Recognition) jest odmianą OCR, która używa wyrafinowanych narzędzi leksykalnych. ICR zwykle używane jest przy konwersji ręcznie pisanych materiałów do postaci tekstu ASCII.

Oprogramowanie typu OCR rozpoznające znaki alfanumeryczne na podstawie analizy treści pliku graficznego (zawierającego elektroniczny obraz dokumentu powstały np. na skutek faksowania) jest coraz bardziej popularne w wielu zastosowaniach związanych z komputerowym zarządzaniem dokumentami. Właśnie wykorzystanie możliwości oprogramowania OCR i zamiana elektronicznego obrazu dokumentu na wiele znaków ASCII w pełni pozwala na wykorzystanie możliwości skomputeryzowania archiwum, stosowanie technik filtrujących informację, przeszukiwanie treści zasobów bazy tekstowej oraz stosowanie technik hipertekstowych itp.

Niektóre produkty umożliwiają pełny odczyt nawet bardzo skomplikowanego w swoim układzie dokumentu. Rozpoznają szpalty tekstu i wkomponowane w treść tabele zawarte w dokumencie. Użytkownik pakietu może połączyć rozpoznane obszary tekstu czy tabel bezpośrednio z aplikacjami typu edytor tekstu czy arkusz kalkulacyjny.

Niestety, warto zdać sobie sprawę z tego, że oprogramowanie OCR nie jest doskonałe. Dla bardzo wyraźnego druku dokładność odczytu może być nawet lepsza od 99 procent [17, str.24], jednak nierzadko nawet kilka procent znaków jest przez oprogramowanie OCR rozpoznane mylnie - liczba błędów bardzo zależy od jakości przetwarzanego obrazu. Wiele programów OCR pomaga użytkownikowi przy weryfikacji otrzymanej treści - wszystkie znaki, wobec których przy porównaniu z „wszytym” wzorem graficznym program miał jakieś „wątpliwości”, są odpowiednio wyróżniane. Użytkownik pakietu OCR porównując wyświetlony jednocześnie na ekranie obraz dokumentu oraz rozpoznaną przez program treść może samodzielnie poprawić niewłaściwie odczytane znaki.

Tymczasem na rynku pojawiło się kilka pakietów, które pojęcie rozpoznawania znaków przenoszą na rozpoznawanie całych słów i struktury dokumentów. Oprogramowanie porównuje ze sobą obrazy całych słów, bez zbytniego wdawania się w szczegóły każdego ze znaków. Algorytm interpretacji treści słów korzysta z dopasowania ich obrazów na ściśle określonym poziomie prawdopodobieństwa. Po wstępnej analizie obrazu następuje dokładniejsza, która „przypatruje” się niezbyt pewnie rozpoznanym znakom alfanumerycznym w powiązaniu z otaczającą je treścią znaków i słów. Pozwala to na zwiększenie dokładności rozpoznania nawet o 25 procent [17, str.24].

Podane właściwości programów OCR dotyczą rynku amerykańskiego, gdzie sprawa automatyzacji odczytu obrazów dokumentów elektronicznych jest bardzo poważnie traktowana. Przeniesienie nowych technologii rozpoznawania dokumentów na rynek polski może być trudne z tego względu, że odchodzi się od rozpoznawania pojedynczych znaków (co można było względnie łatwo adaptować do krajowych warunków) w kierunku rozpoznawania obrazu całych słów i nadzoru nad kontekstem otrzymywanej treści.

2. Tekstowe bazy danych

Aby lepiej zrozumieć czym jest zarządzanie dokumentami, należy najpierw poznać sposób w jaki dokumenty są przechowywania i udostępniane. Fundamentem systemów zarządzania dokumentami elektronicznymi są bazy danych oraz motory wyszukujące wspierające składowanie oraz pozyskiwanie dokumentów (ang. search/retrieval engines).

„Baza tekstowa (ang. textbase) - najprościej mówiąc jest to sam tekst. Elementy danych składowane w bazie tekstowej są blokami tekstu identyfikowanymi poprzez nazwę. Nazwa ta może być tak prosta jak numer wystąpienia, znak czasowy na faksie, bądź też może posiadać jakieś znaczenie. W bazie tekstowej nie ma wymogu, aby skomplikowane dokumenty posiadały tą samą strukturę” [10, str.55].

„Baza dokumentów (ang. document base) jest to tekst, który został zaplanowany w formie strukturalnej. Zwykle dokumenty posiadają nagłówek (ang. header record), który zawiera informacje o dokumencie oraz część główną (ang. body). Wiele dokumentów ma budowę hierarchiczną względem tej struktury. Książki są łamane na rozdziały, rozdziały w paragrafy, paragrafy na sentencje, zaś ostatecznie sentencje na słowa. Podręcznik może składać się z sekcji, pod-sekcji i pod-pod-sekcji. Dokumenty takie jak podręczniki mogą zawierać osadzoną grafikę i ilustracje” [10, str.55].

Baza dokumentów łączy w sobie szybkość wyszukiwania tekstu oraz nieograniczoną długość pól, będące cechami motorów przetwarzania tekstu, z potęgą, precyzją, sortowaniem i raportowaniem - cechami przynależnymi do technologii relacyjnych baz danych [20, str.3]. Upraszczając, baza dokumentów jest bazą danych zaprojektowaną specjalnie do zarządzania informacją tekstową, na równi z innymi rodzajami danych takimi jak wartości numeryczne, daty czy obrazy.

Przez wiele lat organizacje wdrażały u siebie głównie systemy umożliwiające szybki dostęp do ustrukturalizowanych informacji składowanych w relacyjnych bazach danych. Jednak informacje takie stanowią zaledwie około 10 procent wszystkich zasobów danych firmy [18, str.43], podczas gdy pozostałe 90 procent istnieje pod postacią tekstu w różnych dokumentach, podręcznikach, raportach, listach e­mail, stronach WWW, faksach, prezentacjach itp. Jeszcze do niedawna wszystkie te tekstowe dane nie były dostępne w tak samo łatwy i efektywny sposób, jak ma to miejsce w przypadku danych ustrukturalizowanych.

Dotychczas organizacje, które potrzebowały dostępu do obu tych typów danych, stosowały relacyjne bazy danych oparte o SQL do przechowywania danych ustrukturalizowanych, podczas gdy tekst składowany był w płaskich plikach (ang. flat file) w systemie i dostępny poprzez dedykowane motory wyszukiwania i pozyskiwania (rysunek 14). Niestety, w motorach tych zazwyczaj brakowało kluczowych funkcji zarządzania danymi, takich jak zapewnianie bezpieczeństwa i integralności transakcji, powszechnie występujących w systemach zarządzania relacyjnymi bazami danych. Kolejnym problemem związanym z tym rozwiązaniem jest to, że tekst składowany w relacyjnej bazie danych nie może być bezpośrednio przeszukiwany przy użyciu języka zapytań SQL. Takie podwójne rozwiązanie jest drogie i zazwyczaj wymaga dodatkowej warstwy pośredniej, koordynującej zmianę danych oraz zapytania pomiędzy motorem wyszukującym tekst i systemem zarządzania bazą danych.




Rysunek 14. Osobne składowanie danych tekstowych i ustrukturalizowanych.

Źródło: [18, str.43]

Starsze SZDE operujące na relacyjnych bazach danych powoli zastępowane są poprzez systemy korzystające z baz danych zorientowanych obiektowo. Aczkolwiek już obecnie większość dostawców SZDE wykorzystuje w nich systemy zarządzania bazami danych będących połączeniem technologii relacyjnej i obiektowej określane mianem uniwersalnych serwerów baz danych [5, str.4]

Technologia ta traktuje tekst jako rodzimy typ danych w relacyjnej bazie danych. Eliminuje to potrzebę stosowania kosztownych podwójnych rozwiązań, czyniąc jedną bezpieczną i skalowalną, relacyjną bazę danych miejscem składowania zarówno ustrukturalizowanych jak i tekstowych danych. Ponadto dostarcza ujednoliconego interfejsu, dzięki któremu tekstowa informacja może być szybko wyszukana i dostarczona poprzez zapytania SQL, często w kombinacji z powiązanymi ustrukturalizowanymi danymi (rysunek 15).




Rysunek 15. Zastosowanie uniwersalnych serwerów baz danych do składowania tekstu.

Źródło: [18, str.43]

Zapytanie SQL operujące na danych tekstowych może wyglądać następująco: [18, str.44]

SELECT SCORE (0), title

FROM docs_table

WHERE organization = 'Support'

AND CONTAINS (docs_table.text, 'WebServer', 0) > 0

ORDER BY SCORE (0);

Zapytanie to zwraca tytuły wszystkich dokumentów zawierających przynajmniej jeden raz słowo `WebServer' oraz posiadające w strukturalnym polu (organization) wartość `Support'. Wyniki zapytania prezentowane są w porządku zgodnym z ilością wystąpień słowa `WebServer'.

3. Wyszukiwanie dokumentów

Oprogramowanie do wyszukiwania tekstu (ang. text retrieval software) pozwala na pozyskiwanie dokumentów z bazy danych poprzez wprowadzenie słów kluczowych w tekstowe pola poszukiwań. Dokumenty zawierające wprowadzony tekst są „wyciągane” z bazy danych i prezentowane w liście uporządkowanej według trafności poszukiwanych słów.

„Wyszukiwanie dokumentów (ang. document retrieval) - jest to proces, podczas którego można wyszukiwać oraz pozyskiwać zarchiwizowane dokumenty z bazy danych. Wykonywane jest to poprzez wprowadzanie informacji do formularza zapytań do bazy danych” [6].

Formularz zapytań do bazy danych (ang. database query screen) jest to wygenerowany przez komputer formularz, który pozwala na poszukiwanie informacji zawartej w bazie danych (rysunek 16). Poprzez wprowadzenie informacji w zdefiniowane pola tekstowe, poleca się komputerowi poszukiwanie w bazie danych dokumentów, które zawierają tę informację. Niektóre systemy zarządzania dokumentami pozwalają na dostosowywanie formularza zapytań, tak aby przyjmował on informacje odpowiednie dla bazy danych, która ma być przeszukiwaną.




Rysunek 16. Przykład formularza zapytań do bazy danych - wyszukiwanie dokumentów.

Źródło: Opracowanie własne

„Wyszukana informacja (ang. retrieval information) jest to informacja niezbędna dla końcowego użytkownika do pozyskania dokumentu po tym jak dokument ten został już odnaleziony przez system (ANSI/AIIM TR40-1995). Informacja taka może przyjmować postać nazw pól, pól danych lub ich kombinacji” [6].

Istnieją dwa podstawowe typy wyszukiwania informacji w dokumencie: przeszukiwanie nagłówków oraz przeszukiwanie części głównej dokumentów. Większość wstępnego wyszukiwania informacji jest wykonywana na nagłówkach, dlatego bardzo ważne jest, aby posiadały one ten sam format. Wyszukiwanie wewnątrz części głównej dokumentu polega głównie na dopasowaniu do szukanego tekstu (np. słowa lub wyrażenia).

Nagłówek jest rekordem posiadającym pola, które dotyczą całego dokumentu. Może być on przeszukiwany tak jak relacyjna baza danych, co jest znacznie szybsze od szukania tekstu. Informacja w nagłówku może zawierać prawie wszystko, lecz najbardziej powszechne jest umieszczanie tam: tytułu, autora (autorów), daty publikacji, kodu klasyfikacji oraz streszczenia lub listy słów kluczowych.

Zanim tekst zostanie poddany przeszukiwaniu, zwykle zostaje on poddany procesowi indeksowania. Indeksowanie polega na analizie i identyfikacji różnych fragmentów informacji zawartej w dokumencie, a następnie umieszczeniu tej informacji w bazie danych [6]. Stosowanie indeksów w znacznym stopniu przyśpiesza wyszukiwanie dokumentów elektronicznych w bazie danych.

„Indeks jest to plik zawierający lokalizację wszystkich znaczących słów wewnątrz dokumentu” [10, str.57]. Korzystając z indeksu oraz specjalnych tekstowych języków zapytań (ang. text query languages) jesteśmy w stanie szybko i sprawnie wyszukiwać potrzebne nam informacje.

Najtrudniejszym krokiem w procesie indeksowania jest odróżnienie słów znaczących (ang. significant words) od tak zwanych „szumów” (ang. noise words). Za „szumy” w języku polskim możemy uznać takie słowa jak „i”, „on”, „lub”, ponieważ występują one praktycznie wewnątrz każdego tekstu, i nikt nie byłby skłonny do wyszukiwania informacji za ich pomocą.

4. Przepływ zadań i dokumentów - Workflow

Aplikacje zarządzające obiegiem złożonych dokumentów powoli stają się dominującym oprogramowaniem w przedsiębiorstwach. Zapewniają nie tylko dostęp do dokumentów ale także ich archiwizację oraz śledzenie obiegu i wykorzystania.

Workflow jest głównym elementem systemu zarządzania dokumentami. Pozwala on organizacjom sprawować kontrolę oraz zwiększyć efektywność „przepływu” dokumentów zgodnie z procesami pracy. Workflow zazwyczaj implementowany jest jako osobny pakiet oprogramowania, istnieje jednak trend włączania go do dużych zintegrowanych systemów zarządzania dokumentami.

Workflow zdefiniowany jest jako „koordynator zadań, danych i ludzi mający na celu uczynienie procesów pracy efektywniejszymi i lepiej dostosowującymi się do zmian” [5, str.4]. Sprawuje on kontrolę nad informacją we wszystkich fazach tych procesów. „Ścieżka” konkretnego dokumentu zdeterminowana jest typem dokumentu, procesami zarządzającymi dokumentem oraz regułami organizacyjnymi (rysunek 17).

Workflow wspiera takie zadania jak: [5, str.4]

• określanie autora (ang. authoring);

• rewizje (ang. revising);

• przemieszczanie (ang. routing);

• komentowanie (ang. commentary);

• zatwierdzanie (ang. approval);

• warunkowe rozdzielanie (ang. conditional branching);

• ustanawianie ostatecznych terminów oraz kluczowych punktów w działaniu (ang. establishment of deadlines and milestones).




Rysunek 17. Przykład „ścieżki” dokumentu w systemie workflow.

Źródło: [9, str.302]

Narzędzia workflow pozwalają zmienić rytm pracy przedsiębiorstwa i jeśli są stosowane właściwie, zwiększyć wydajność i konkurencyjność firmy. Dotyczy to tych firm, których procesy produkcyjne są nieodłącznie związane z eksploracją systemów informatycznych, opartych na sieciach komputerowych. Narzędzia takie usprawniają drogę zadań i dokumentów, pozwalając poszczególnym pracownikom śledzić obieg tych zasobów i wymieniać na ten temat informacje.

Narzędzia workflow przeszły w ostatnim czasie dużą ewolucję. Nie są to już ściśle specjalizowane programy adresowane do określonej grupy użytkowników, ale narzędzia uniwersalne, które mogą zarządzać przepływem wszystkich zadań i dokumentów (finansowych, biznesowych, dokumentów tekstowych i graficznych itp.). Narzędzia takie radzą sobie z plikami dowolnego formatu. Mogą więc to być zwykłe pliki tekstowe ASCII, rysunki tworzone przez aplikacje CAD, arkusze kalkulacyjne, elektroniczne formularze czy pliki graficzne tworzone przy użyciu skanera.

Granica między różnymi aplikacjami użytkowymi (workflow, zarządzanie dokumentami czy systemy zarządzania bazami danych) systematycznie się zaciera. Wiele produktów workflow ma obecnie dostęp do plików rezydujących w pamięci serwerów i stacji roboczych pracujących w sieci, a także może się komunikować z systemami zarządzania dokumentami i bazami danych. Pliki towarzyszące pewnym zadaniom mogą być przesyłane osobom zainteresowanym w formie dołączonych folderów. Pliki takie mogą reprezentować dokumenty, które należy uaktualnić czy przetworzyć. Poszczególne wersje jednego dokumentu są wtedy cały czas śledzone przez system zarządzania dokumentami. Po ukończeniu prac nad takim dokumentem może on być zapisany do bazy danych współdzielonej przez wszystkich pracowników przedsiębiorstwa.

Narzędzia typu workflow można podzielić na dwie grupy: produkcyjne i podręczne (typu ad hoc) [7, str.46].

Te pierwsze pozwalają automatyzować kompleksowe procesy biznesowe, które w przedsiębiorstwie nie podlegają dużym zmianom. Są to narzędzia obsługujące takie procesy jak: zakładanie i zawiadywanie repozytoriami zawierającymi dokumenty współdzielone przez całe grupy pracowników oraz śledzenie w czasie rzeczywistym obiegu zadań i dokumentów.

Narzędzia workflow typu podręcznego (ad hoc) wspierają dla odmiany niewielkie procesy przepływu dokumentów i zadań. Cechą tych narzędzi jest to, że można je szybko przeprofilować i przystosować do zawiadywania przepływem dokumentów w określonym środowisku pracy. Obsługują one z reguły określone rodzaje dokumentów czy zadań. Pakiety typu ad hoc pozwalają użytkownikom przesyłać formularze elektroniczne przy użyciu poczty e-mail, dołączając je do właściwych plików pocztowych.

Narzędzia budowania systemów workflow pozwalają definiować:  [7, str.47]

• zasady obiegu dokumentów;

• użytkowników korzystających z usług systemu;

• przywileje użytkowników;

• ścieżki i reguły działalności biznesowej towarzyszącej poszczególnym rodzajom dokumentów i elektronicznych folderów.

Jedną z cech odróżniających systemy workflow typu produkcyjnego od systemów typu ad hoc jest to, że te pierwsze oferują narzędzia graficzne, a konkretnie programy pozwalające tworzyć „sieci przepływu dokumentów” i pokazywać wykresy i rysunki odzwierciedlające „trasy obiegu dokumentów”.

„Graficzne narzędzia tworzenia schematów workflow (ang. Graphical Route Developer Tools) - pozwalają na łatwe tworzenie i modyfikację dróg obiegu dokumentów w organizacji poprzez rysowanie tych dróg na ekranie monitora. Najczęściej będą one tworzyły obrazy przy pomocy przystosowanych do tego programów graficznych (rysunek 18). W efekcie użytkownicy tworzą mapę przedstawiającą, w jaki sposób chcą, aby dokumenty „płynęły” poprzez ich organizację” [6].




Rysunek 18. Przykład graficznego narzędzia tworzenia schematu workflow.

Źródło: Ekran demonstracyjny programu „Workflow Factory”

Każde przedsiębiorstwo, które poważnie traktuje usprawnienie procesów produkcyjnych, powinno zainteresować się narzędziami workflow i próbować wdrożyć jedno z nich u siebie. Dostępna jest już cała gama produktów: od prostych narzędzi typu ad hoc (podręczne), opartych na wykorzystywanym już w przedsiębiorstwie systemie pocztowym, do rozbudowanych pakietów workflow typu produkcyjnego, które wspierają skomplikowane procesy technologiczne.

Samo narzędzie nie jest w stanie dokonać cudów, będzie ono pracować tak dobrze, jak dobrze zostanie zaprojektowany cały system obiegu zadań i dokumentów w przedsiębiorstwie. Można przecież zautomatyzować błędnie zaprojektowany cykl produkcji, ale prawidłowo zaprojektowany system zarządzania obiegiem zadań i dokumentów potrafi w dużym stopniu usprawnić pracę każdego przedsiębiorstwa.

1. Zastosowanie optycznych technologii do składowania dokumentów elektronicznych

Coraz częściej stosowaną metodą dostarczania oraz przechowywania dokumentów elektronicznych stają się dyski optyczne. Jest to związane z tym, że technologie optycznego składowania dokumentów posiadają szereg zalet w porównaniu z tradycyjnymi magnetycznymi technologiami takimi jak taśmy magnetyczne, dyskietki i twarde dyski. Główne zalety optycznych nośników informacji to: [13]

• bardzo duża gęstość zapisu;

• mała wrażliwość na pole magnetyczne;

• wysoka odporność na fizyczne uszkodzenia w urządzeniach odczytujących i zapisujących;

• proste ładowanie i wyjmowanie.

Najważniejszą z tych zalet jest duża gęstość zapisu; na dysku optycznym można przechowywać znacznie więcej informacji niż na dysku magnetycznym o porównywalnej wielkości. Dzieje się tak głównie z dwóch powodów. Po pierwsze ścieżki zapisu (ang. tracks) na dyskach optycznych są położone bliżej siebie, gdyż laser może być pozycjonowany precyzyjniej niż głowica magnetyczna. Po drugie fizyczna przestrzeń wymagana do optycznego zapisu bitu informacji jest znacznie mniejsza niż wymagana przy zapisie magnetycznym. Dzięki wyżej wspomnianym zaletom, nośniki optyczne stały się masowym medium do składowania dokumentów elektronicznych.

Wyróżnia się trzy rodzaje optycznych nośników informacji: [13]

• CD-ROM;

• WORM;

• Dyski magneto-optyczne.

„CD-ROM (ang. Compact Disc-Read Only Memory) - jest to dysk służący do przechowywania dużej liczby danych elektronicznych. CD-ROM może maksymalnie przechowywać do 680 MB danych komputerowych. Nośnik ten jest bardzo tani i trwały, w razie konieczności może on być niedrogo powielony w tysiącach kopii. W odróżnieniu od dysku optycznego, który może być zapisywany wiele razy, CD-ROM służy wyłącznie do odczytu” [6].

WORM (ang. Write Once, Read Many Times) - jak sugeruje angielska nazwa, jest to czyste optyczne medium, które może zostać zapisane jednokrotnie, zaś odczytywane wiele razy, tak jak normalny CD-ROM. Dzięki WORM dyski optyczne można produkować we własnym zakresie, bez potrzeby korzystania z drogich usług innych firm. WORM jest idealnym nośnikiem do składowania dużych ilości własnych, rzadko zmieniających się danych.

„Dysk magneto-optyczny (ang. Magneto-Optical Disc) - jest to dysk (o średnicy 5½, 12 lub 14 cali) pokryty warstwą zapisywalnego stopu, mogący przechowywać dużą ilość dokumentów elektronicznych. Informacja binarna jest zapisywana na dysk oraz odczytywana z dysku w sposób optyczny (zwykle przy pomocy lasera)” [6].

• Prezentacja potrzeb oraz wymagań stawianych systemom zarządzania dokumentami elektronicznymi na przykładzie studium przedsięwzięcia „Systemu biurowego administracji rządowej”

Wolny rynek oznacza dla organizacji gospodarczych ciągłą konkurencję. Wymusza ona na tych organizacjach ciągłe podnoszenie efektywności ich funkcjonowania. Dążąc do tego organizacje zmuszone są do rekonstrukcji swoich procesów gospodarczych z wykorzystaniem nowych technologii informatycznych. Stają one przed wyzwaniem komputeryzacji coraz to nowych dziedzin swojej działalności.

W mniejszym stopniu rynek oddziałuje na administrację państwową. Zasadniczy wpływ na jej reorganizację mają spełniane przez nią funkcje w państwie, przepisy prawne oraz konieczność dostosowywania się do struktur ponadpaństwowych. Realizacja zadań stojących przed administracją państwową w coraz większym stopniu uzależniona jest technologii informatycznej.

Zarówno w organizacjach gospodarczych jak i w administracji państwowej funkcjonuje wiele wyspecjalizowanych systemów informatycznych, realizujących cząstkowe zadania. Ze względu na specyfikę danych i procesów, wiele z dziedzin działalności tych organizacji nie zostało jak dotychczas skomputeryzowanych. Potrzeba integracji istniejących systemów oraz komputeryzacji kolejnych obszarów, „popycha” te organizacje w kierunku systemów zarządzania dokumentami elektronicznymi.

Przykładem prezentującym sposób wyrażania potrzeb w zakresie zarządzania dokumentami elektronicznymi jest specyfikacja projektu pod nazwą „System biurowy administracji rządowej” realizowanego przez Departament Łączności i Informatyki MSWiA. Przedmiotem przedsięwzięcia opisanego w tym rozdziale jest system biurowy dla potrzeb Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, tzn. system zarządzający przepływem dokumentów i spraw jawnych.

1. Cel przedsięwzięcia

Celem przedsięwzięcia projektowego jest zbudowanie systemu informatycznego wspierającego zarządzanie dokumentami i sprawami w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji z zamiarem:

• Usprawnienia i uporządkowania obiegu dokumentów i spraw;

• Zebrania doświadczeń przeznaczonych do formułowania zaleceń dla urzędów administracji rządowej do budowy systemów tej klasy.

Osiągnięcie wyżej wymienionego celu strategicznego powinno nastąpić poprzez realizację następujących celów taktycznych:

• Usprawnienie opracowywania, przepływu i wyszukiwania dokumentów dotyczących załatwianych spraw oraz stworzenie nowych możliwości archiwowania;

• Umożliwienie śledzenia procesu obiegu dokumentów i związanego z nim stanu spraw;

• Dostarczenie wyższej jakości usług biurowych w zakresie wymiany informacji poprzez:

• Przekazywanie udokumentowanych wiadomości roboczych drogą elektroniczną bez konieczności obecności (w odniesieniu do rozmów telefonicznych) odbiorcy w chwili jej nadania - do „skrzynki pocztowej” odbiorcy;

• Upowszechnienie dostępu do telefaksu - umożliwienie przyłączania kolejnych abonentów bez znacznego zwiększania kosztów;

• Usprawnienie organizacji pracy grupowej kierownictwu komórek organizacyjnych i pracowników merytorycznych;

• Stworzenie możliwości szybkiego wyszukiwania informacji bazowych, np. tekstów aktów prawnych, danych adresowych i telefonicznych, rozkładów jazdy itp., potrzebnych w załatwianiu spraw;

• Stworzenie możliwości organizowania przechowywania i szybkiego wyszukiwania osobistych informacji na indywidualnym stanowisku pracy;

• Opracowanie wniosków z doświadczeń zebranych podczas eksploatacji użytkowej systemu i sformułowanie zaleceń dla urzędów administracji rządowej.

1. Oczekiwane efekty

Wdrożenie systemu informatycznego realizującego wszystkie zakładane cele powinno przynieść następujące efekty użytkowe wymierne i niewymierne:

Efekty wymierne:

• Skrócenie czasu rozstrzygania spraw;

• Zmniejszenie ryzyka zdekompletowania dokumentacji sprawy;

• Skrócenie czasu reakcji urzędu na interwencję petenta.

Efekty niewymierne:

• Zbliżenie techniki i organizacji pracy biurowej do standardów obowiązujących w krajach Unii Europejskiej;

• Poprawa jakości rozstrzyganych spraw;

• Poprawa opinii petenta o urzędzie;

• Uporządkowanie i ujednolicenie obiegu dokumentów;

• Zwiększenie rangi zawodu urzędnika;

• Wzrost autorytetu urzędu jako instytucji państwowej.

1. Analiza uwarunkowań i zagrożeń

Podczas realizacji przedsięwzięcia budowy biurowego systemu informatycznego MSWiA należy uwzględnić następujące uwarunkowania i zagrożenia uporządkowane względem obszaru systemu i wpływu na powodzenie przedsięwzięcia:

Wewnętrzne zalety:

• Uświadomiona potrzeba istnienia systemu biurowego wśród wielu pracowników, a przede wszystkim sprzyjająca opinia kierownictwa Ministerstwa;

• Okres nowelizacji instrukcji normujących procedury zarządzania dokumentami podczas rozstrzygania spraw oraz przekazywania do celów archiwalnych;

• Powszechne zastosowanie sprzętu komputerowego w sekretariatach komórek organizacyjnych ministerstwa, choć tylko do realizacji prostych funkcji biurowych (edytowanie tekstów).

Wewnętrzne słabości:

• Brak doświadczeń dużej liczby pracowników ministerstwa w posługiwaniu się informatycznymi narzędziami pracy biurowej w ogóle i całkowity brak doświadczeń z użytkowania systemów takiej samej klasy jaka jest przedmiotem niniejszego przedsięwzięcia;

• Konieczność zmiany przyzwyczajeń w dziedzinie technologii wykonywania tych samych czynności jakie są realizowane aktualnie metodami tradycyjnymi;

• Niejednolitość praktycznie realizowanych procedur kancelaryjnych w komórkach organizacyjnych ministerstwa;

• Przewidywane zagrożenia „interesów” niektórych grup zawodowych poprzez przewidywaną utratę „wolności”;

• Zbyt małe zatrudnienie specjalistów w dziedzinie informatyki w komórkach organizacyjnych ministerstwa mających bezpośredni i natychmiastowy kontakt z użytkownikami;

• Małe prawdopodobieństwo zatrudnienia np. administratorów systemu, ze względu na stosunkowo niski poziom płac;

• Brak odpowiednich do potrzeb funduszy na rozwój informatyki w MSWiA w jego budżecie.

Zewnętrzne szanse:

• Bogata oferta rynkowa narzędzi i środowisk do budowy systemów wspomagających przepływ dokumentów i obsługę spraw;

• Możliwość skorzystania z doświadczeń innych urzędów administracji rządowej posiadających systemy takiej samej klasy jaka jest przedmiotem niniejszego przedsięwzięcia.

Zewnętrzne zagrożenia:

• Długotrwałe związanie się z partnerem handlowym w okresie projektowania, wdrażania a później w okresie utrzymania i rozwoju systemu;

• Możliwość uzależnienia się od dostawcy na dłuższy czas;

• Brak rozwiązań formalno­prawnych dotyczących dokumentu elektronicznego.

1. Opis stanu aktualnego

Główną funkcją systemu biurowego będącego przedmiotem opracowania jest zarządzanie przepływem dokumentów pomiędzy elementami organizacyjnymi MSWiA.

Procedury realizowane w obszarze systemu przedstawione zostały w tabeli 10, zaś charakterystyka głównych zasobów danych przedstawiona została w tabeli 11.

Głównym strumieniem danych wejściowych systemu biurowego są dokumenty wchodzące. Dokumenty pochodzą od następujących źródeł zewnętrznych i wewnętrznych:

• Obywateli;

• Instytucji zewnętrznych;

• Kancelarii departamentów i biur;

• Sekretariatów departamentów i biur;

• Sekretariatów wydziałów.

Odbiorcami dokumentów wychodzących ze źródeł zewnętrznych i wewnętrznych są:

• Kancelaria Biura Dyrektora Generalnego jako główny odbiorca dokumentów;

• Kancelarie innych departamentów i biur;

• Sekretariaty wydziałów;

Tabela 10

Realizowane procedury - stan aktualny.

Lp.	Nazwa procedury	Wykonawcy	Stan wspomagania komputerowego	Cechy procedury
	Obsługa wyprowadzania dokumentu zewnętrznego	Kancelarie departamentów i biur Sekretariaty wydziałów	Ręcznie Komputerowo	Stabilność
	Obsługa wysyłania dokumentu wewnętrznego	Sekretariaty wydziałów Kancelarie departamentów i biur	Ręcznie	Stabilność
	Obsługa obiegu dokumentów	Wszystkie komórki organizacyjne	Ręcznie	Stabilność
	Zarządzanie sprawami	Wszystkie komórki organizacyjne	Ręcznie	Stabilność
	Zarządzanie zasobem archiwalnym	Centralne Archiwum	Ręcznie Komputerowo	Stabilność
	Dekretacja pisma	Kadra kierownicza MSWiA	Ręcznie	Stabilność
	Akceptacja pisma	Kadra kierownicza MSWiA	Ręcznie	Stabilność

Źródło: [22, str.29]

Dokumenty wychodzące mają postać głównie wydruków komputerowych (z edytorów tekstu), maszynopisów oraz rękopisów. Dostarczane są pocztą,
faksem, poprzez gońca, osobiście lub na komputerowym nośniku informacji. Wykorzystanie dokumentów w systemie biurowym jest w przeważającej większości ręczne, w małym stopniu komputerowe. Ocenia się, że do MSWiA wpływa dziennie około 1000 dokumentów.

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji nie posiada biurowego systemu informatycznego. Eksploatowane są natomiast specjalistyczne systemy dziedzinowe usprawniające realizację rozstrzyganych spraw. Ponadto, w dużym stopniu wykorzystywane są narzędzia komputerowego wspomagania realizacji zadań w dziedzinie prac biurowych do wykonywania elementarnych czynności.

Tabela 11

Charakterystyka głównych zasobów danych - stan aktualny.

Lp.	Nazwa zasobu	Sposób utrzymania
	Zbiory dokumentów	Ręcznie
	Dzienniki korespondencyjne i podawcze, indeksy, skorowidze, wykazy itd.	Ręcznie Komputerowo (KORES)
	Ewidencja zadań podjętych przez kierownictwo MSWiA	Komputerowo (MS-Access)
	Ewidencja spraw związanych ze współpracą z Sejmem RP	Komputerowo (MS-Access)
	Ewidencja spraw związanych ze współpracą z Senatem RP	Komputerowo (MS-Access)
	Ewidencja spraw związanych ze współpracą z Trybunałem Konstytucyjnym	Komputerowo (MS-Access)
	Ewidencja spraw związanych ze współpracą z Rzecznikiem Praw Obywatelskich	Komputerowo (MS-Access)
	Ewidencja aktów prawnych w procesie legislacji	Komputerowo (MS-Word)
	Kalendarz posiedzeń Komisji Sejmowych i Senackich	Komputerowo (MS-Word)
	Zasób archiwalny	Ręcznie Komputerowo (Canofile)
	Ewidencja zasobu archiwalnego	Ręcznie Komputerowo (Isis)

Źródło: [22, str.32]

Komputerowe wspomaganie wykonywania czynności biurowych sprowadza się do:

• Opracowywania dokumentów z wykorzystaniem edytorów tekstu i arkuszy kalkulacyjnych (główne zastosowanie środków informatyki);

• Archiwowania elementów zasobu archiwalnego i wyszukiwanie informacji z tej części (system Canofile i baza danych Isis w Centralnym Archiwum MSWiA);

• Wymiany wiadomości pocztą elektroniczną (Podsekretarz Stanu oraz kierownictwo Departamentu Łączności i Informatyki i Departamentu PESEL);

• Nadawania i odbioru faksów z wykorzystaniem komputera;

• Korzystania z tekstów aktów prawnych (system LEX);

• Prowadzenia podręcznych baz informacji o sprawach (w Biurze Dyrektora Generalnego).

Poza nielicznymi zastosowaniami środków informatyki do celów biurowych i pomijając specjalistyczne systemy informatyczne, zarządzanie obiegiem dokumentów w MSWiA wykonywane jest ręcznie a obowiązujące w tym zakresie unormowania formalno­prawne są nienowoczesne i nie wspierają tego procesu. Oznacza to, że:

• Kierownictwo nie ma możliwości skutecznego kontrolowania jakości i terminowości wykonania zadań przez podległych pracowników;

• Referenci załatwiający sprawy mają utrudniony dostęp do potrzebnych w ich pracy zasobów informacyjnych, w szczególności do dokumentów archiwalnych.

Ręczny system zarządzania obiegiem dokumentów nie zapewnia odpowiedniego stopnia bezpieczeństwa informacji, choćby ze względu na łatwy dostęp do dokumentów papierowych. System dotychczasowy jest nieergonomiczny i czasochłonny.

1. Opis stanu proponowanego

Podstawowe ogólne różnice w stosunku do stanu aktualnego są następujące:

• Występuje pełna obsługa informatyczna obiegu wszystkich dokumentów MSWiA, poprzez rejestrację ich metryk;

• Obieg papierowych egzemplarzy dokumentów będzie stopniowo redukowany do stanu niezbędnego.

Proponowane procedury w obszarze systemy przedstawione zostały w tabeli 12. Zmiany proceduralne w systemie informatycznym charakteryzują się następującymi właściwościami:

• Wyraźnym rozgraniczeniem procedur;

• Jednolitym, sformalizowanym sposobem realizacji procedur;

• Komputerowym wspomaganiem realizacji większości procedur.

Tabela 12

Realizowane procedury - stan proponowany.

Lp.	Nazwa procedury	Wykonawcy	Stan wspomagania komputerowego	Cechy procedury
	Obsługa wyprowadzania dokumentu zewnętrznego	Kancelarie departamentów i biur	Komputerowo	Gotowość na zmiany
	Obsługa wysyłania dokumentu wewnętrznego	Kancelarie departamentów i biur	Komputerowo	Gotowość na zmiany
	Obsługa obiegu dokumentu	Wszystkie komórki organizacyjne	Komputerowo	Gotowość na zmiany
	Zarządzanie zmianami	Wszystkie komórki organizacyjne	Komputerowo	Gotowość na zmiany
	Zarządzanie zasobem archiwalnym	Centralne Archiwum	Ręcznie Komputerowo	Stabilność
	Dekretacja pisma	Katedra kierownicza MSWiA	Komputerowo	Stabilność
	Akceptacja pisma	Katedra kierownicza MSWiA	Komputerowo	Stabilność
	Administrowanie systemem informatycznym	Komórki organizacyjne obsługi informatycznej	Komputerowo	Gotowość na zmiany

Źródło: [22, str.36]

Wprowadzenie środków informatycznych do systemu biurowego wymaga opracowania procedur zarządzania jego funkcjonowaniem a tam, gdzie to będzie potrzebne, przeprowadzenia niezbędnych zmian organizacyjnych. Charakter i zakres tych zmian zostanie określony w projekcie. Ponadto, system musi mieć „zaszyty” taki zestaw zdarzeń dla realizacji procedur, aby uwzględnić specyfikę poszczególnych komórek organizacyjnych.

Charakterystyka głównych zasobów danych przedstawiona została w tabeli 13. Podstawowe różnice systemu docelowego w stosunku do stanu obecnego są następujące:

• Znacznie większa ilość dokumentów będzie przechowywana na komputerowych nośnikach informacji;

• Prowadzone obecnie ewidencje komputerowe spraw (głównie dla potrzeb kierownictwa) zastąpione zostaną ewidencjami prowadzonymi w planowanym systemie biurowym;

• Ewidencja zasobu archiwalnego prowadzona obecnie tylko częściowo z zastosowaniem informatyki będzie całkowicie skomputeryzowana;

• Zostaną stworzone możliwości świadczenia usług informacyjnych wymienionych w tabeli 13 w podtytule „zasoby pomocnicze”.

W odniesieniu o ostatniej pozycji powyższej specyfikacji należy zaznaczyć, że wyszczególniono tylko przykładowe usługi informacyjne. Wykaz usług w systemie docelowym zostanie zamieszczony w projekcie biurowego systemu informatycznego, po zbadaniu rzeczywistych potrzeb użytkowników. Ponadto, nie jest możliwe obecnie przedstawienie wszystkich tego rodzaju świadczeń, gdyż sukcesywnie pojawiają się na rynku informatycznym coraz nowsze propozycje.

Tabela 13

Charakterystyka głównych zasobów danych - stan proponowany.

Lp.	Nazwa zasobu	Sposób utrzymania
	Zbiory dokumentów	Komputerowo Ręcznie
	Rzeczowy Wykaz Akt	Komputerowo
	Kartoteka pracowników	Komputerowo
	Indeks komórek organizacyjnych	Komputerowo
	Ewidencja spraw	Komputerowo
	Ewidencja dokumentów	Komputerowo
	Tablica standardowych rozdzielników dokumentów	Komputerowo
	Zasób archiwalny	Ręcznie Komputerowo (Canofile)
	Ewidencja zasobu archiwalnego	Komputerowo
Zasoby pomocnicze
	Teksty aktów prawnych zewnętrznych	Komputerowo
	Teksty aktów prawnych wewnętrznych	Komputerowo
	„Tablice ogłoszeń”	Komputerowo
	Biuletyn prasowy	Komputerowo
	Listy dyskusyjne	Komputerowo
	Wykazy telefoniczne wewnętrzne	Komputerowo
	Książki telefoniczne zewnętrzne	Komputerowo
	Rozkłady jazdy	Komputerowo
	Słowniki, encyklopedie	Komputerowo
	Katalog zasobów bibliotecznych	Komputerowo

Źródło: [22, str.40]

Główne strumienie danych oraz miejsca ich dostawców i odbiorców pozostają bez zmian w stosunku do stanu obecnego. Zmienia się natomiast sposób obsługi tych strumieni:

• Każdy dokument wprowadzany jest do systemu poprzez swoją metrykę;

• Na początku incydentalnie, a w miarę rozwoju systemu masowo, dokumenty wpływające do MSWiA będą posiadały poza metryką również zeskanowany obraz;

• Dokumenty wychodzące poza obszar MSWiA mogą być przekazywane elektronicznie o ile odbiorca dokumentu jest przygotowany do takiego odbioru;

• Dokumenty wewnętrzne ministerstwa powinny mieć głównie postać elektroniczną (edytory tekstu, arkusze kalkulacyjne, programy do przygotowywania prezentacji itd.).

Przewiduje się, że we wszystkich komórkach organizacyjnych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji będzie wykorzystywany jeden zintegrowany biurowy system informatyczny.

Docelowy system informatyczny MSWiA powinien spełniać następujące wymagania:

• Komunikacja użytkownika z systemem w standardzie graficznym;

• Każdy użytkownik powinien mieć dostęp do wszystkich zasobów informacyjnych, do których jest uprawniony, niezależnie od fizycznego miejsca ich rozmieszczenia;

• Operacje użytkowe powinny być pozbawione wszelkich czynności dotyczących środowiska technicznego;

• Przyjazność i intuicyjność prezentacji wyników przetwarzania;

• Odporność na niewłaściwą obsługę;

• Rozbudowany i przejrzysty system wspomagania działań użytkownika;

• Zabezpieczenia przed utratą informacji i nieupoważnionym dostępem;

• Możliwość tworzenia raportów przy pomocy prostego języka zapytań.

Zakończenie

Przedstawiona praca zawiera omówienie zagadnień związanych z wykorzystaniem dokumentów elektronicznych oraz charakteryzuje najważniejsze technologie informatyczne służące do zarządzania tymi dokumentami.

Dokumenty elektroniczne na dobre zadomowiły się już w naszych biurach i domach. Pomimo tego, iż obecnie najczęściej spotykaną ich formą jest ta wykorzystywana w pakietach biurowych oraz w usługach sieci Internet, to jednak zakres ich zastosowań jest znacznie szerszy i stale się powiększa.

Należy być świadomym tego, że w dziedzinie dokumentów elektronicznych jeszcze nie wszystko zostało powiedziane. W najbliższym czasie należy się spodziewać wprowadzenia wielu nowych standardów określających sposoby kodowania dokumentów elektronicznych. Szczególnie oczekiwane jest tu wprowadzenie jednolitego standardu opisu dokumentów multimedialnych.

Duże znaczenie na tym polu może mieć między innymi zapowiedź firmy Microsoft („dyktatora” w dziedzinie oprogramowania biurowego) o wprowadzeniu do aplikacji w przyszłych wersjach pakietu Office możliwości zapisu i odczytu dokumentów w formacie XML (ang. Extensible Markup Language). Oznacza to, że być może już za kilka lat XML będzie dominującym standardem kodowania dokumentów. Niestety obecnie XML nie doczekał się jeszcze ścisłej specyfikacji, którą można byłoby zaprezentować w tym opracowaniu.

Również technologie zarządzania dokumentami elektronicznymi nie są jeszcze w pełni dojrzałe. Brak jest dotychczas powszechnie akceptowalnych standardów w tej dziedzinie. Firmy, które dziś decydują się na wdrażanie systemu zarządzającego dokumentami elektronicznymi, muszą opierać się na narzędziach oferowanych przez określonego producenta. W przeciwnym razie mogą je oczekiwać przykre niespodzianki związane z niekompatybilnością pakietów oferowanych przez różnych producentów.

Pomimo pewnych niedoskonałości nowych technologii zarządzania dokumentami elektronicznymi, potrafią one znacznie lepiej, w porównaniu do tradycyjnych rozwiązań, zaspokajać potrzeby informacyjne firm. Obecnie istnieją już przedsiębiorstwa i instytucje, które swoją działalność w znacznym stopniu opierają na systemach zarządzania dokumentami elektronicznymi. W wielu innych systemy te stanowią uzupełnienie funkcjonujących tam systemów informatycznych. Wraz z upływem czasu oraz doskonaleniem się i tworzeniem nowych rozwiązań w tej dziedzinie systemy zarządzania dokumentami elektronicznymi będą w coraz większym stopniu uzupełniać, a następnie zastępować tradycyjne systemy zarządzania informacją. Systemy zarządzania dokumentami elektronicznymi staną się dominującym oprogramowaniem w przedsiębiorstwach i instytucjach.

Spis literatury

1. Duyshart B., The Digital Document. A handbook for Architects, Engineers and the Construction Industry, Butterworth Heinemann, 1996.

2. Southall R., Visual Structure and the Transmission of Meaning, Document Manipulation and Typography: Proceedings of the International Conference on Electronic Publishing, van Vleit, J.C. (ed.), Cambridge University Press, Cambridge 1988.

3. Ames, P., Beyond Paper: The official Guide to Adobe Acrobat, Adobe Press, Mountain View CA, 1993.

4. Wood, J.M., Desktop Magic: Electronic Publishing, Document Management, and Workgroups, Van Nostrand Reinhold, New York 1995.

5. Cleveland G., Overview of Document Management Technology, National Library of Canada, 1995.
   http://www.ifla.org/ifla/VI/5/op/udtop2.htm

6. Document Management Terms and Definitions.
   http://www.blueridge.com/definitions.html

7. Workflow - rytm pracy, Sieci Komputerowe i Telekomunikacja, Marzec 1996.

8. Williams L., Compound Documents: What could be better than ASCII, Dr. Dobb's Journal, March 1993.

9. Orfali R., Harkey D., Edwards J., Essential Client/Server Survival Guide, Van Nostrand Reinhold, New York 1994.

10. Celko J., Understanding and Managing Textbases, DBMS October 1996.

11. Encyklopedia Popularna PWN, Warszawa 1992.

12. Papierowa wojna, Computerworld 3 Lipca 1995.

13. Cleveland G., Electronic Document Delivery: Converging Standards and Technologies, Technology, National Library of Canada, 1991.
    http://www.ifla.org/ifla/VI/5/reports/rep2/rep2.htm

14. Wypych w., Krótka historia publikacji elektronicznych, PcKurier Marzec 1997.

15. Hall A.D., Podstawy techniki systemów, PWN Warszawa 1968.

16. Zarządzanie dokumentami, NetWorld Wrzesień 1997.

17. Oprogramowanie OCR - nowe technologie, Computerworld 26 Czerwca 1995.

18. O'Leary A., Managing Mission - Critical Text, Byte September 1997.

19. Nowicki W., Z papieru do komputera, Computerworld 17 listopada 1997.

20. Textbase Software: The Convergence of Database and Text Retrieval Technology.
    http://www.avcom-online.com/white.htm

21. Podstawy SoftSolution, Software Grudzień 1995.

22. Studium przedsięwzięcia biurowego systemu informatycznego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Łączności i Informatyki MSWiA, Warszawa 1997.

Spis rysunków

Rysunek 1. Relacja zachodząca poprzez dokument pomiędzy autorem i czytelnikiem.

Spis tabel

Tabela 1. Przykład kilku popularnych, własnych formatów dokumentów. 28

Tabela 2. Przykład kilku języków opisu wyjścia i opisu stron. 31

Tabela 3. Przykład kilku popularnych standardów wymiany dokumentów. 34

Tabela 4. Przykład kilku standardów komunikacji pomiędzy aplikacjami oraz standardów dynamicznie składanych dokumentów. 39

Tabela 5. Przykład kilku popularnych modeli składu dokumentu w procesie. 40

Tabela 6. rzykład kilku popularnych formatów dokumentów widoków. 42

Tabela 7. Przykład kilku systemów oraz standardów dokumentów elektronicznych odnośników 44

Tabela 8. Przykład kilku produktów z dziedziny dokumentów multimedialnych 47

Tabela 9. Podsumowanie głównych grup dokumentów elektronicznych. 48

Tabela 10. Realizowane procedury - stan aktualny. 77

Tabela 11. Charakterystyka głównych zasobów danych - stan aktualny 78

Tabela 12. Realizowane procedury - stan proponowany. 80

Tabela 13. Charakterystyka głównych zasobów danych - stan proponowany. 82

Informacja jest to wiadomość, która zmniejsza stopień niepewności co do otaczającej nas rzeczywistości [15, str.494-499].

Etykiety (ang. markup tags) zwykle składają się z jednostek kodu komputerowego, które osadzane są wewnątrz specyfikacji dokumentu wirtualnego.

Obrazy rastrowe - graficzne obrazy, składające się głównie z kropek.

Linotyp - maszyna do składania tekstu z oddzielnych matryc, wybieranych za pomocą klawiatury oraz do odlewania przy ich użyciu całych wierszy [11, str.449].

Monotypia - technika graficzna płaska; na płycie metalowej lub szklanej wykonuje się barwną kompozycję wolno schnącymi farbami i odciska na zwilżonym papierze; powstaje tylko jedna odbitka, gdyż prawie cała farba przenosi się na papier [11, str.525].

AEC (ang. Architecture, Engineering and Construction) - ogólny termin używany głównie w przemyśle obliczeniowym do wspólnego określenia działalności architektonicznej, inżynieryjnej i konstrukcyjnej [1, str.47].

Aplikacje bazujące na formularzach bywają również określane mianem pakietów formularzowych.

Hipertekst oraz WWW opisane są w punkcie 2.10 - Dokumenty elektronicznych odnośników oraz łączonych form informacji.

Istnieje wiele różnych wersji specyfikacji HTML. Najnowszą wersją jest HTML 4.0.

Technika tego typu często określana jest również mianem „Zapytania Przez Przykład” (ang. Query By Example).

42

89

---