System Zarządzania Jakością PN-EN ISO 9001 : 2001

PROCEDURA

Z 2 - P 1

„Organizacja i tryb pracy komitetów technicznych”

Edycja 2
Obowiązuje od: 2004.11.17

Opracował: Anna Jarońska, Tomasz Schweitzer

Sprawdził	Sprawdził	Zatwierdził
Odpowiedzialny za proces	Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością	Prezes Polskiego Komitetu Normalizacyjnego
Leokadia Dominiak	Jolanta Kochańska	dr Janusz Szymański
Data i podpis	Data i podpis	Data i podpis

SPIS TREŚCI

1. Cel procedury

1. Cel procedury

Celem procedury jest ustanowienie sposobu postępowania przy powoływaniu, odwoływaniu komitetów technicznych, osób funkcyjnych w KT i członków KT. Procedura określa również tryb pracy KT oraz zadania przewodniczącego, zastępcy przewodniczącego, sekretarza i członka KT.

2. Definicje

Terminologia jest zgodna z PN-EN ISO 9000:2001.

Komitet techniczny (KT) - działające przy PKN ciało kolegialne powoływane przez Prezesa PKN do prowadzenia prac normalizacyjnych w przyporządkowanym mu zakresie tematycznym.

Podkomitet techniczny (PK) - ciało kolegialne powoływane w uzasadnionych wypadkach przez przewodniczącego KT do prowadzenia prac normalizacyjnych w wydzielonej części zakresu tematycznego KT.

Grupa robocza - ciało kolegialne powoływane przez przewodniczącego KT do opracowania tematu normalizacyjnego.

Konsens - ogólne porozumienie charakteryzujące się brakiem trwałego sprzeciwu znaczącej części zainteresowanych w odniesieniu do istotnych zagadnień, osiągnięte w procesie rozpatrywania poglądów wszystkich zainteresowanych i zbliżenia przeciwstawnych stanowisk. [PN-EN 45020]

3. Zakres obowiązywania

Procedura obowiązuje w Zespołach Normalizacyjnych, WSO, WKM, WWN, WOI i WPR

4. Odpowiedzialność

Za prawidłowe stosowanie procedury odpowiedzialne są osoby wg tablicy 1.

Tablica 1

Zakres	Odpowiedzialny
Współpraca z KT, wypełnianie wniosków, przygotowywanie dokumentacji, zgłaszanie do ankiety zamiaru powołania KT	Dyrektor ZN
Sprawdzanie poprawności i kompletności wniosków, przygotowywanie imiennych powołań i odwołań, wprowadzanie danych do systemu NORMA, przechowywanie dokumentacji	Dyrektor WKM
Sprawdzanie wniosków i dokumentów pod względem formalno-prawnym	Dyrektor WPR
Ogłoszenie ankiety powszechnej Normalizacja Strona WWW	Dyrektor WWN Dyrektor WOI
Uzyskiwanie opinii Rady Normalizacyjnej	Dyrektor WOI
Zatwierdzanie wniosków	Prezes PKN

5. Opis postępowania

5.1 Postanowienia ogólne

KT realizują cele wymienione w art. 3 ustawy z dnia 12 września 2002 r. o normalizacji (Dz.U. Nr 169, poz. 1386) poprzez opracowywanie norm i innych dokumentów normalizacyjnych w przyporządkowanych im zakresach tematycznych, między innymi poprzez udział ich przedstawicieli w pracach regionalnych i międzynarodowych organizacji normalizacyjnych.

W związku z art. 5 ust. 5 i 6 ustawy o normalizacji członek KT/PK jest zobowiązany do przeniesienia na PKN autorskich praw majątkowych i niewykonywania autorskich praw osobistych, nabytych podczas uczestnictwa w pracach normalizacyjnych.

Sekretariaty KT prowadzi PKN lub inna jednostka organizacyjna, której PKN powierzył prowadzenie sekretariatu w drodze odrębnej umowy.

Zadaniem sekretariatu KT jest zapewnienie obsługi organizacyjno-technicznej prac KT, organizacja odbywających się w kraju posiedzeń organów międzynarodowych i regionalnych organizacji normalizacyjnych,

5.2 Skład osobowy KT

KT tworzą specjaliści delegowani przez podmioty, o których mowa w art. 23 ust. 2 ustawy o normalizacji, z zakresu tematycznego przyporządkowanego danemu KT oraz pracownik PKN, w liczbie nie mniej niż 8 i nie więcej niż 30 osób.

Prezes PKN, w uzasadnionych przypadkach, może wyrazić zgodę na zmniejszenie lub zwiększenie liczby członków KT.

W skład KT wchodzą:

1. przewodniczący - wybierany spośród członków KT i powoływany przez Prezesa PKN na 4 lata od daty powołania;

2. zastępca przewodniczącego - wybierany w razie potrzeby spośród członków KT i powoływany przez Prezesa PKN na 4 lata od daty powołania; w uzasadnionych przypadkach Prezes PKN może wyrazić zgodę na wybór większej liczby zastępców przewodniczącego;

3. sekretarz - proponowany przez dyrektora ZN (w przypadku prowadzenia sekretariatu KT przez PKN) albo przez inny podmiot prowadzący sekretariat KT; sekretarz KT jest powoływany przez Prezesa PKN na czas nieokreślony;

4. członkowie - powoływani przez Prezesa PKN na czas nieokreślony.

Przewodniczący, zastępca przewodniczącego oraz sekretarz są członkami KT.

5.3 Powoływanie, odwoływanie i zmiany organizacyjne w KT

5.3.1 Powoływanie KT

Prezes PKN powołuje KT w szczególności gdy zachodzi potrzeba:

1. odwzorowania zakresu tematycznego komitetu technicznego regionalnej lub międzynarodowej organizacji normalizacyjnej, a jego tematyka nie wchodzi w zakres istniejących KT,

2. dzielenia lub łączenia istniejących KT.

W przypadku braku możliwości powołania KT, w sytuacji, o której mowa w pkt. 1, Prezes PKN podejmuje decyzję o przyporządkowaniu danego zakresu tematycznego już istniejącemu KT.

Zamiar powołania KT poddaje się ankiecie powszechnej poprzez zamieszczenie w miesięczniku „Normalizacja” i na stronie internetowej PKN następujących informacji:

1) proponowana nazwa i zakres tematyczny nowego KT,

2) numery komitetów technicznych międzynarodowych i regionalnych organizacji normalizacyjnych, których zakresy tematyczne odpowiadają zakresowi tematycznemu powoływanego KT,

3) nazwa ZN wnioskującego o powołanie KT,

4) termin, do którego zainteresowani mogą zgłaszać akces do prac przyszłego KT i ewentualne uwagi do przedstawionych propozycji oraz ewentualną ofertę prowadzenia sekretariatu przyszłego KT,

5) numery i nazwy istniejących KT, z których połączenia lub podzielenia powstaje powoływany KT (jeżeli zachodzi taki przypadek),

6) adres do korespondencji (telefon, faks, e-mail).

Po upływie miesiąca od daty zakończenia ankiety, dyrektor ZN, uwzględniając opinie uzyskane w jej wyniku oraz zgłoszenia akcesu do prac przyszłego KT i ewentualne oferty prowadzenia sekretariatu przyszłego KT, zwołuje zebranie założycielskie.

Na zebraniu założycielskim dokonuje się:

1. uzgodnień dotyczących nazwy i zakresu tematycznego KT, zakresu współpracy krajowej, regionalnej i międzynarodowej KT z uwzględnieniem uwag z ankiety,

2. rozpatrzenia ofert dotyczących prowadzenia sekretariatu KT,

3. przyjęcia zgłoszeń do KT specjalistów delegowanych przez podmioty delegujące, o których mowa w art. 23 ust. 2 ustawy o normalizacji;

4. określenia przewidywanych źródeł finansowania,

5. uzgodnienia kandydatów na przewodniczącego (zastępcę).

6. wskazania sekretarza KT

ZN przygotowuje formularz Z2-P1-F01 „Wniosek o powołanie komitetu technicznego” Do wniosku należy dołączyć:

1) pisma podmiotów delegujących kierujące specjalistów do KT, podpisane przez osobę(-y) uprawnioną(-e) do reprezentowania danego podmiotu, wraz z oświadczeniami o rodzaju organizacji lub przynależności podmiotu do organizacji (wzory wg załączników 1 i 2) oraz z wyciągiem z Krajowego Rejestru Sądowego (w przypadku załącznika nr 1) lub kopią statutu organizacji (w przypadku załącznika nr 2),

2) formularz Z2-P1-F02 „Skład osobowy KT”,

3) formularz Z2-P1-F04 „Dane osobowe do przetwarzania przez PKN” od każdej osoby proponowanej do składu KT,

4) podpisany przez każdą osobę ze składu osobowego KT formularz Z2-P1-F14 „Zadania członka KT”

5) formularz Z2-P1-F03 „Wykazy norm i dokumentów normalizacyjnych przypisanych do KT”,

6) protokół zebrania założycielskiego.

ZN przekazuje wniosek wraz z dokumentacją do WPR, który sprawdza jego poprawność pod względem formalno-prawnym. Wniosek zaakceptowany przez WPR jest przekazywany do WKM, który sprawdza jego poprawność pod względem merytorycznym. W przypadku stwierdzenia uchybień wniosek jest zwracany do ZN celem usunięcia niezgodności. Zaakceptowany wniosek jest przedstawiany Prezesowi PKN.

Po zasięgnięciu opinii Rady Normalizacyjnej (uchwała) Prezes PKN powołuje komitet techniczny zatwierdzając wniosek wg formularza Z2-P1-F01.

Powołując KT Prezes PKN powołuje jednocześnie członków KT i sekretarza KT.

Przewodniczącego (zastępcę) wybiera się ze składu KT na pierwszym posiedzeniu, w głosowaniu tajnym, zwykłą większością głosów członków KT obecnych na posiedzeniu. Powołanie przewodniczącego (zastępcy) odbywa się według 5.4.4.

5.3.2 Odwoływanie KT

Prezes PKN odwołuje KT w przypadku, gdy:

1. dotychczasowy KT zostanie podzielony lub połączony z innym,

2. zostaną zaniechane prace normalizacyjne w określonej tematyce.

W przypadku gdy zostaną zaniechane prace normalizacyjne w określonej tematyce, Prezes PKN podejmuje decyzję o przekazaniu innemu KT istniejącego zbioru Polskich Norm i innych dokumentów normalizacyjnych należącego do zakresu tematycznego odwoływanego KT.

ZN przygotowuje formularz Z2-P1-F05 „Wniosek o odwołanie komitetu technicznego”. ZN przekazuje wniosek do WPR, który sprawdza jego poprawność pod względem formalno-prawnym. Wniosek zaakceptowany przez WPR jest przekazywany do WKM, który sprawdza jego poprawność pod względem merytorycznym. W przypadku stwierdzenia uchybień wniosek jest zwracany do ZN celem usunięcia niezgodności. Zaakceptowany wniosek jest przedstawiany Prezesowi PKN.

Po zasięgnięciu opinii Rady Normalizacyjnej (uchwała) Prezes PKN odwołuje komitet techniczny zatwierdzając wniosek Z2-P1-F05.

5.3.3 Zmiany organizacyjne w KT

Dyrektor ZN po konsultacji z przewodniczącym KT podejmuje decyzje w sprawie zmian dotyczących w szczególności:

1. zakresu tematycznego, zmiany nazwy w przypadkach zmiany terminologii, rozszerzenia zakresu tematycznego przypisanego do KT komitetu organizacji europejskiej lub międzynarodowej),

2. zakresu współpracy,

3. umiejscowienia sekretariatu KT.

W przypadku zmiany zakresu tematycznego, nazwy lub zakresu współpracy ZN wypełnia formularz Z2-P1-F06 „Wniosek o wprowadzenie zmian w KT” i przekazuje do WKM., który sprawdza jego poprawność pod względem merytorycznym. W przypadku stwierdzenia uchybień wniosek jest zwracany do ZN celem usunięcia niezgodności.

Zmiana umiejscowienia sekretariatu KT prowadzonego przez podmiot inny niż PKN może nastąpić w przypadku:

1. wypowiedzenia umowy przez podmiot dotychczas prowadzący sekretariat

2. wypowiedzenia umowy przez PKN

3. oferty innego podmiotu zawierającej korzystniejsze dla KT lub PKN warunki prowadzenia sekretariatu.

W przypadku wypowiedzenia umowy przez jedną ze stron PKN przejmuje prowadzenie sekretariatu lub rozpoczyna działania zmierzające do powierzenia prowadzenia sekretariatu innemu podmiotowi. Dyrektor właściwego ZN, w porozumieniu z przewodniczącym KT, zwraca się na piśmie z propozycją przejęcia prowadzenia sekretariatu do wszystkich podmiotów reprezentowanych w składzie KT:

1. W przypadku braku chętnych sekretariat przejmuje PKN. ZN wypełnia formularz Z2-P1-F06 „Wniosek o wprowadzenie zmian w KT” i przekazuje do WKM., który sprawdza jego poprawność pod względem merytorycznym. W przypadku stwierdzenia uchybień wniosek jest zwracany do ZN celem usunięcia niezgodności

2. Jeśli została złożona tylko jedna oferta, ZN wypełnia formularz Z2-P1-F06 „Wniosek o wprowadzenie zmian w KT” dołączając do wniosku pismo podmiotu rezygnującego, kopię pisma w sprawie przejęcia prowadzenia sekretariatu do podmiotów reprezentowanych w składzie KT, ofertę innego podmiotu i przekazuje dokumentację do WKM, który sprawdza jej poprawność pod względem merytorycznym. W przypadku stwierdzenia uchybień wniosek jest zwracany do ZN celem usunięcia niezgodności.

3. Jeśli złożona została więcej niż jedna oferta, dyrektor ZN zwraca się do KT o wskazanie podmiotu, który zdaniem KT, powinien prowadzić sekretariat. KT dokonuje wyboru w głosowaniu tajnym zwykłą większością głosów obecnych na posiedzeniu. Jeśli KT w głosowaniu (w głosowaniach) nie potrafi wskazać podmiotu, to Dyrektor ZN występuje do Prezesa PKN z prośbą o wskazanie podmiotu. Prezes PKN występuje do Rady Normalizacyjnej (RN) o wyrażenie opinii w tej sprawie. Zainteresowane podmioty są zobowiązane do przedstawienia RN swoich ofert. Po wyrażeniu opinii przez RN Prezes PKN wskazuje podmiot informując wszystkie zainteresowane podmioty o swojej decyzji. ZN wypełnia formularz Z2-P1-F06 „Wniosek o wprowadzenie zmian w KT” dołączając do wniosku komplet dokumentacji w tej sprawie i przekazuje do WKM, który sprawdza jego poprawność pod względem merytorycznym. W przypadku stwierdzenia uchybień wniosek jest zwracany do ZN celem usunięcia niezgodności.

W przypadku złożenia przez inny podmiot oferty o prowadzenie sekretariatu zawierającej korzystniejsze dla KT lub PKN warunki prowadzenia sekretariatu dyrektor ZN, po konsultacji z przewodniczącym KT, występuje na piśmie do w wszystkich podmiotów reprezentowanych w składzie KT, w tym do podmiotu dotychczas prowadzącego sekretariat, informując o zamiarze przeniesienia sekretariatu do innego podmiotu i wskazując powody takiego zamiaru. W terminie trzech tygodni od daty poinformowania podmiotów, mają one prawo przedstawić swoje warunki przejęcia sekretariatu.

Jeśli w tym terminie nie wpłynie inna propozycja, dyrektor ZN postępuje zgodnie z poz.b. Jeśli wpłynie dodatkowa oferta, dyrektor ZN postępuje zgodnie z poz.c.

Podmiot podejmujący obowiązki sekretariatu KT proponuje sekretarza KT, którego powołuje się zgodnie z pkt 5.4.6.

WKM wprowadza do systemu informatycznego zmiany wynikające z przyjętych wniosków i przechowuje odpowiednią dokumentację.

5.4 Zmiany składu osobowego KT

5.4.1 Zasady ogólne

Prezes PKN dokonuje zmian w składach osobowych KT w przypadku:

1. upływu kadencji,

2. rezygnacji zainteresowanych,

3. wydarzeń losowych,

4. przyjmowania nowych członków do istniejących KT.

W przypadku upływu kadencji, na ostatnim posiedzeniu przed terminem upływu kadencji dokonuje się wyboru przewodniczącego (zastępcy), w głosowaniu tajnym, zwykłą większością głosów członków KT obecnych na posiedzeniu.

W przypadku rezygnacji zainteresowanych lub wydarzeń losowych:

1. wybór przewodniczącego (zastępcy) następuje na najbliższym posiedzeniu, w głosowaniu tajnym, zwykłą większością głosów członków KT obecnych na posiedzeniu,

2. podmiot, który delegował sekretarza lub członka KT występuje z wnioskiem o jego odwołanie i powołanie następcy.

Prezes może dokonać również zmian dotyczących:

1. odwołania przewodniczącego (zastępcy) przed upływem kadencji na wniosek KT lub dyrektora WKM w uzgodnieniu z dyrektorem właściwego ZN lub dyrektorem WPR,

2. odwołania sekretarza, na wniosek podmiotu delegującego lub dyrektora ZN,

3. odwołania członka KT, na wniosek podmiotu delegującego, dyrektora ZN lub KT.

1. Powoływanie członka KT

1. Członkiem KT może zostać osoba delegowana zgodnie z art. 23 ust. 2 ustawy o normalizacji.

2. Podmiot delegujący, we współpracy z właściwym ZN, przygotowuje następujące dokumenty:

1. pismo informujące o zamiarze uczestniczenia w pracach wskazanego KT podpisane przez osobę(-y) uprawnioną(-e) do reprezentowania danego podmiotu ,

2. oświadczenie o rodzaju organizacji - załącznik nr 1 albo oświadczenie o przynależności do organizacji - załącznik nr 2,

3. wyciąg z Krajowego Rejestru Sądowego i kopię statutu organizacji (jeśli organizacja ma statut),

4. wypełniony formularz Z2-P1-F04 „Dane osobowe do przetwarzania przez PKN” z danymi osobowymi osoby delegowanej,

5. podpisany przez osobę delegowaną formularz Z2-P1-F14 „Zadania członka KT”.

3. ZN wypełnia formularz Z2-P1-F10 „Wniosek o powołanie/odwołanie członka (ów) KT” i wraz z dokumentami wymienionymi w pkt 2 przekazuje do WPR, który sprawdza wniosek pod względem formalno-prawnym.

4. Wniosek zaakceptowany przez WPR jest przekazywany do WKM. W przypadku stwierdzenia uchybień formalno - prawnych wniosek jest zwracany do ZN celem usunięcia niezgodności.

5. WKM przygotowuje dwa egzemplarze imiennego powołania. Na jednym egzemplarzu WPR stwierdza poprawność pod względem formalno-prawnym (parafuje) i przekazuje oba egzemplarze do podpisu Prezesowi PKN.

6. Podpisane egzemplarze imiennego powołania są przekazywane do WKM.

7. WKM przechowuje parafowany egzemplarz podpisanego imiennego powołania wraz z dokumentacją, a drugi egzemplarz przekazuje do właściwego ZN i wprowadza dane do systemu informatycznego.

8. ZN przekazuje imienne powołanie do podmiotu delegującego. W przypadku powołania na członka KT pracownika PKN powołanie pozostaje w ZN.

9. Powołanie na członka pracownika PKN odbywa się na podstawie wniosku dyrektora ZN z wyłączeniem pkt 2. Pracownik PKN powoływany na członka KT podpisuje formularz Z2-P1-F14 „Zadania członka KT”.

5.4.3 Odwoływanie członka KT

1. Odwołanie członka KT może nastąpić na wniosek podmiotu delegującego, dyrektora ZN (tylko w przypadku członka KT będącego pracownikiem PKN) albo na skutek uchwały KT.

2. W celu odwołania członka KT:

1. podmiot delegujący składa pisemny wniosek do dyrektora ZN; ZN przekazuje do KT kopię pisma podmiotu delegującego, w celu przedstawienia go na najbliższym posiedzeniu KT; wyciąg z protokołu posiedzenia, na którym wniosek był przedstawiany dołącza się do formularza Z2-P1-F10 i przekazuje wraz z załącznikami do WPR; WPR sprawdza wniosek o odwołanie pod względem formalno - prawnym;

2. dyrektor ZN powiadamia sekretarza KT o zamiarze odwołania członka KT będącego pracownikiem PKN; ZN sporządza wniosek na formularzu Z2-P1-F10 i przekazuje wraz z kopią zawiadomienia sekretarza KT do WPR w celu sprawdzenia pod względem formalno - prawnym;

3. KT podejmuje uchwałę o odwołaniu członka KT w głosowaniu tajnym zwykłą większością głosów w obecności co najmniej 2/3 składu KT; sekretarz KT zamieszcza stosowany zapis w protokole z posiedzenia i przedstawia wyciąg z protokołu, podpisany przez przewodniczącego KT, dyrektorowi ZN; ZN przedstawia uchwałę KT podmiotowi delegującemu; brak wyrażenia sprzeciwu przez podmiot delegujący w terminie jednego miesiąca od daty powiadomienia upoważnia ZN do wypełnienia formularza Z2-P1-F10; ZN przekazuje formularz z dokumentacją do WPR, który sprawdza wniosek pod względem formalno-prawnym.

3. Zaakceptowany wniosek jest przekazywany do WKM. W przypadku stwierdzenia uchybień wniosek jest zwracany do ZN celem usunięcia niezgodności.

4. WKM przygotowuje dwa egzemplarze imiennego odwołania. Na jednym egzemplarzu WPR stwierdza poprawność pod względem formalno-prawnym (parafuje) i przekazuje oba egzemplarze do podpisu Prezesowi PKN.

5. Podpisane egzemplarze imiennego odwołania są przekazywane do WKM.

6. WKM przechowuje parafowany egzemplarz podpisanego odwołania wraz z dokumentacją, a drugi egzemplarz przekazuje do właściwego ZN i wprowadza dane do systemu informatycznego.

7. ZN przekazuje odwołanie do podmiotu delegującego. W przypadku odwołania członka KT będącego pracownikiem PKN odwołanie pozostaje w ZN.

8. Członek KT, z wyłączeniem pracowników PKN, może złożyć rezygnację z członkostwa w KT. W tym celu zawiadamia on podmiot, który delegował go do składu KT. W przypadku wyrażenia zgody, podmiot delegujący występuje o odwołanie członka KT.

9. W przypadku wystąpienia nadzwyczajnych okoliczności, w szczególności w przypadku likwidacji podmiotu delegującego, dyrektor ZN przeprowadza procedurę odwołania członka KT jak w przypadku odwoływania członka KT będącego pracownikiem PKN.

5.4.4 Powoływanie przewodniczącego (zastępcy przewodniczącego) KT

1. Przewodniczący (zastępca przewodniczącego) jest wybierany na posiedzeniu KT, w głosowaniu tajnym, zwykłą większością głosów członków obecnych na posiedzeniu KT.

2. Sekretarz KT sporządza protokół wyborów. Protokół jest przekazywany do ZN.

3. ZN przygotowuje wniosek o powołanie przewodniczącego na formularzu Z2-P1-F07 (Z2-P1-F08) i wraz z protokołem wyborów i podpisanym przez kandydata formularzem Z2-P1-F11 (Z2-P1-F12) przekazuje do WPR w celu zaopiniowania pod względem formalno-prawnym.

4. Zaakceptowany przez WPR wniosek jest przekazywany do WKM. W przypadku stwierdzenia uchybień wniosek jest zwracany do ZN celem usunięcia niezgodności.

5. WKM przygotowuje dwa egzemplarze imiennego powołania. Na jednym egzemplarzu WPR stwierdza poprawność pod względem formalno-prawnym (parafuje) i przekazuje oba egzemplarze do podpisu Prezesowi PKN.

6. Podpisane egzemplarze imiennego powołania są przekazywane do WKM.

7. WKM przechowuje parafowany przez WPR egzemplarz podpisanego imiennego powołania wraz z dokumentacją, a drugi egzemplarz przekazuje do właściwego ZN i wprowadza dane do systemu informatycznego.

8. ZN przekazuje imienne powołanie do przewodniczącego.

9. W przypadku braku możliwości powołania przewodniczącego KT, Prezes PKN, na wniosek dyrektora ZN, może wyznaczyć osobę pełniącą obowiązki przewodniczącego do czasu powołania przewodniczącego.

5.4.5 Odwoływanie przewodniczącego (zastępcy przewodniczącego) KT

1. Przewodniczący (zastępca przewodniczącego) może być odwołany przed upływem kadencji na wniosek KT albo na wniosek dyrektora WKM w uzgodnieniu z dyrektorem właściwego ZN lub dyrektorem WPR.

2. Wniosek KT o odwołanie przewodniczącego (zastępcy przewodniczącego) jest przyjmowany w głosowaniu tajnym większością 2/3 głosów członków obecnych na posiedzeniu.

3. Sekretarz KT sporządza protokół głosowania. Protokół jest przekazywany do ZN.

4. ZN przygotowuje wniosek o odwołanie przewodniczącego na formularzu Z2-P1-F07 (Z2-P1-F08):

a) w przypadku podjęcia uchwały przez KT dyrektor ZN podpisuje wniosek i dołącza protokół posiedzenia;

b) w przypadku wniosku WKM dyrektor ZN formułuje uzasadnienie i parafuje wniosek, a dyrektor WKM podpisuje wniosek.

Wniosek jest przekazywany do WPR w celu zaopiniowania pod względem formalno- prawnym.

5. Zaakceptowany przez WPR wniosek jest przekazywany do WKM. W przypadku stwierdzenia uchybień wniosek jest zwracany do ZN celem usunięcia niezgodności.

6. WKM przygotowuje dwa egzemplarze imiennego odwołania. Na jednym egzemplarzu WPR stwierdza poprawność pod względem formalno-prawnym (parafuje) i przekazuje oba egzemplarze do podpisu Prezesowi PKN.

7. Podpisane egzemplarze imiennego odwołania są przekazywane do WKM.

8. WKM przechowuje parafowany przez WPR egzemplarz podpisanego imiennego odwołania wraz z dokumentacją, a drugi egzemplarz przekazuje do właściwego ZN i wprowadza dane do systemu informatycznego.

9. ZN przekazuje imienne odwołanie do przewodniczącego (zastępcy przewodniczącego).

10. Odwołany przewodniczący (zastępca przewodniczącego) pełni swoją funkcję do dnia powołania nowego przewodniczącego (zastępcy przewodniczącego).

11. W uzasadnionych przypadkach, Prezes PKN, na wniosek dyrektora ZN, może wyznaczyć inną osobę pełniącą obowiązki przewodniczącego do czasu powołania nowego przewodniczącego.

5.4.6 Powołanie sekretarza KT

1. Sekretarz KT jest proponowany przez podmiot delegujący na piśmie. Jeżeli sekretariat KT jest prowadzony przez PKN, dyrektor ZN proponuje sekretarza KT spośród pracowników ZN.

2. ZN przygotowuje wniosek na formularzu Z2-P1-F09 i wraz z podpisanym przez kandydata formularzem Z2-P1-F13 przekazuje do WPR w celu zaopiniowania pod względem formalno - prawnym.

3. W przypadku gdy kandydat na sekretarza nie jest członkiem KT, procedurę powoływania sekretarza należy przeprowadzić razem z powołaniem na członka KT (pkt 5.4.2).

4. Zaakceptowany przez WPR wniosek jest przekazywany do WKM. W przypadku stwierdzenia uchybień wniosek jest zwracany do ZN celem usunięcia niezgodności.

5. WKM przygotowuje dwa egzemplarze imiennego powołania. Na jednym egzemplarzu WPR stwierdza poprawność pod względem formalno-prawnym (parafuje) i przekazuje oba egzemplarze do podpisu Prezesowi PKN.

6. Podpisane egzemplarze imiennego powołania są przekazywane do WKM.

7. WKM przechowuje parafowany przez WPR egzemplarz podpisanego imiennego powołania wraz z dokumentacją, a drugi egzemplarz przekazuje do właściwego ZN i wprowadza dane do systemu informatycznego.

8. ZN przekazuje imienne powołanie do podmiotu delegującego. W przypadku powołania na sekretarza KT pracownika PKN powołanie pozostaje w ZN.

5.4.7 Odwołanie sekretarza KT

1. Sekretarz KT może być odwołany na wniosek podmiotu delegującego lub w przypadku rozwiązania umowy o prowadzenie sekretariatu KT - na wniosek dyrektora ZN.

2. Sekretarz KT - pracownik PKN może być odwołany wyłącznie na wniosek dyrektora ZN.

3. KT może wystąpić do podmiotu delegującego z wnioskiem o odwołanie sekretarza KT po podjęciu uchwały w głosowaniu tajnym zwykłą większością głosów w obecności co najmniej 2/3 składu KT.

4. W przypadku 1, 2 oraz w przypadku zaakceptowania przez podmiot delegujący uchwały KT w sprawie odwołania sekretarza, ZN przygotowuje wniosek na formularzu Z2-P1-F09 i przekazuje do WPR (wraz z protokołem głosowania w przypadku uchwały KT) w celu zaopiniowania pod względem formalno-prawnym.

5. Zaakceptowany przez WPR wniosek jest przekazywany do WKM. W przypadku stwierdzenia uchybień formalno-prawnych wniosek jest zwracany do ZN celem usunięcia niezgodności.

6. WKM przygotowuje dwa egzemplarze imiennego powołania. Na jednym egzemplarzu WPR stwierdza poprawność pod względem formalno-prawnym (parafuje) i przekazuje oba egzemplarze do podpisu Prezesowi PKN.

7. Podpisane egzemplarze imiennego odwołania są przekazywane do WKM.

8. WKM przechowuje parafowany przez WPR egzemplarz podpisanego odwołania wraz z dokumentacją, a drugi egzemplarz przekazuje do właściwego ZN i wprowadza dane do systemu informatycznego.

9. ZN przekazuje odwołanie do podmiotu delegującego. W przypadku odwołania z funkcji sekretarza KT pracownika PKN odwołanie pozostaje w ZN.

10. Odwołany sekretarz KT pełni swoją funkcję do dnia powołania nowego sekretarza.

11. W uzasadnionych przypadkach, Prezes PKN, na wniosek dyrektora ZN, może wyznaczyć inną osobę pełniącą obowiązki sekretarza do czasu powołania nowego sekretarza.

5.5 Zadania oraz tryb pracy KT

5.5.1 Zadania KT

Komitety techniczne opracowują PN i inne dokumenty normalizacyjne zgodnie z przepisami wewnętrznymi PKN realizując następujące zadania:

1. przygotowywanie programów prac normalizacyjnych,

2. ustalanie źródeł finansowania i planowanie kosztów prac KT,

3. uzgadnianie projektów PN i innych dokumentów normalizacyjnych,

4. wnioskowanie o zatwierdzanie i wycofywanie PN i innych dokumentów normalizacyjnych lub zaniechanie prac nad projektem PN w przypadku braku konsensu,

5. uczestniczenie w międzynarodowej i regionalnej współpracy normalizacyjnej,

6. opiniowanie projektów PN oraz projektów innych dokumentów normalizacyjnych na wniosek innych KT,

7. ustalanie interpretacji postanowień PN i innych dokumentów normalizacyjnych,

8. współpraca z innymi KT w zakresie uzgadniania projektów PN i innych dokumentów normalizacyjnych o tematyce dotyczącej kilku KT,

9. nadzór nad aktualnością PN.

5.5.2 Tryb pracy KT

1. Pracami KT kieruje przewodniczący.

2. Obsługę organizacyjno-techniczną KT zapewnia jednostka prowadząca sekretariat.

3. Posiedzenie KT zwołuje przewodniczący z własnej inicjatywy lub na wniosek dyrektora ZN.

4. Zawiadomienie o posiedzeniu KT wraz z kompletem niezbędnych dokumentów dostarcza się członkom KT co najmniej na 14 dni przed posiedzeniem. Sekretarz, w uzgodnieniu z przewodniczącym, może ustalić inną formę zapoznania się członków KT z dokumentami.

5. Przebieg posiedzeń KT jest protokołowany przez sekretarza. Protokół posiedzenia przekazuje się wszystkim członkom KT w ciągu 30 dni od daty posiedzenia. KT przyjmuje protokół na kolejnym posiedzeniu. W przypadku uzgodnień przeprowadzanych w innym trybie - np. elektronicznie, sekretarz sporządza notatkę z uzgodnień i przedstawia ją wszystkim członkom KT do akceptacji.

6. KT/PK podejmuje uchwały w sprawach uzgodnienia treści projektów norm i innych dokumentów normalizacyjnych po osiągnięciu konsensu.

7. Uchwały, o których mowa w poz. 6, podejmuje się przy udziale co najmniej 2/3 składu KT/PK, na posiedzeniu lub w drodze innych uzgodnień, np. elektronicznych. W przypadku planowanej nieobecności na posiedzeniu, członek KT/PK może przekazać swoją opinię w postaci elektronicznej (e-mail) lub na piśmie, przed posiedzeniem KT/PK. Uchwała powinna zawierać stwierdzenie przewodniczącego i sekretarza o osiągnięciu konsensu. W przypadku braku konsensu i sporządzenia protokołu rozbieżności KT podejmuje decyzję w sprawie dalszego postępowania z projektem normy po zasięgnięciu opinii ZN .

8. W sprawach uzgodnienia projektów norm do zatwierdzenia nie wymaga się podjęcia uchwały w trybie określonym w poz. 6 i 7, jeżeli w trakcie ankiety projektu normy nie było uwag lub zgłaszane uwagi miały charakter redakcyjny; w takiej sytuacji osiągnięcie konsensu jest udokumentowane podjęciem uchwały w sprawie uzgodnienia treści projektu normy do ankiety.

9. KT działa za pośrednictwem grup roboczych (GR). Grupy robocze powołuje przewodniczący w uzgodnieniu z KT. W jej skład powinni wejść specjaliści z zakresu tematu normalizacyjnego, przynajmniej jedna osoba kompetentna w zakresie opracowania normalizacyjnego projektu oraz prowadzący temat typowany ze składu KT. Zaleca się, aby prowadzącym temat nie był sekretarz KT. Funkcja prowadzącego temat polega na nadzorowaniu uzgodnienia projektu w grupie roboczej, terminowego przebiegu prac nad projektem, przedstawianiu projektu na posiedzeniach KT. Zaleca się, aby ta sama grupa robocza opracowywała ewentualne późniejsze zmiany i poprawki do PN. Wytypowanie grupy roboczej, w tym prowadzącego temat, powinno być odnotowane w protokole posiedzenia KT lub notatce z uzgodnień przeprowadzonych w innym trybie.

10. W uzasadnionych przypadkach, po uzyskaniu akceptacji dyrektora ZN, KT działa za pośrednictwem podkomitetów (PK) powoływanych przez przewodniczącego spośród członków KT oraz specjalistów nie będących członkami KT.

11. Zasady powoływania PK (w tym strukturę i tryb pracy), odwoływania i zmian w PK ustala przewodniczący w uzgodnieniu z KT i dyrektorem ZN. W zakresie trybu uzgadniania treści projektów norm i innych dokumentów normalizacyjnych obowiązują zasady wg poz. 6 i 7.

5.6 Zadania przewodniczącego, zastępcy przewodniczącego, sekretarza i członka KT

5.6.1 Zadania przewodniczącego KT

1. kierowanie pracami KT i reprezentowanie KT na zewnątrz,

2. podejmowanie działań zmierzających do pozyskiwania środków finansowych innych niż z budżetu państwa,

3. zwoływanie posiedzeń, ustalanie porządku obrad i przewodniczenie obradom,

4. podejmowanie działań zmierzających do uzgodnienia projektów PN i innych dokumentów normalizacyjnych, w tym podejmowanie decyzji dotyczących osiągnięcia konsensu,

5. nadzór nad aktualnością zbioru PN przypisanego do KT,

6. przestrzeganie procedur prowadzenia prac normalizacyjnych,

7. powoływanie podkomitetów (PK) i grup roboczych (GR) oraz określenie ich zadań,

8. typowanie - w uzgodnieniu z KT:

a) wykonawców prac normalizacyjnych,

b) uczestników prac organów międzynarodowych i regionalnych organizacji normalizacyjnych,

9. współpraca z innymi KT oraz z PKN,

10. zapraszanie osób spoza składu KT do współpracy oraz na posiedzenia KT,

11. nadzór nad realizacją programów i planów kosztów prac KT,

12. występowanie z wnioskiem w sprawach wymagających decyzji lub zgody Prezesa,

13. występowanie do dyrektora ZN o przekazanie zainteresowanym opinii merytorycznej w sprawach interpretacji postanowień PN przygotowanej przez KT.

Przyjęcie do wiadomości i stosowania zadań przewodniczącego KT jest potwierdzane przez powołaną osobę na formularzu Z2-P1-F11 „Zadania Przewodniczącego KT”.

5.6.2 Zadania zastępcy przewodniczącego KT

Do zadań zastępcy przewodniczącego KT należy zastępowanie przewodniczącego KT we wszystkich sprawach, o których mowa w pkt 5.6.1, w czasie jego nieobecności.

Przyjęcie do wiadomości i stosowania zadań zastępcy przewodniczącego KT jest potwierdzane przez powołaną osobę na formularzu Z2-P1-F12 „Zadania Zastępcy Przewodniczącego KT”

5.6.3 Zadania sekretarza KT

Do zadań sekretarza KT należy:

1. zapewnienie stosowania przepisów wewnętrznych PKN,

2. obsługa organizacyjno - techniczna prac krajowych, europejskich i międzynarodowych KT: w szczególności organizowanie posiedzeń KT, rozsyłanie dokumentów, sporządzanie protokołów, sprawozdań, itp.,

3. koordynowanie prac podkomitetów (PK) i grup roboczych (GR),

4. współpraca z innymi KT i jednostkami organizacyjnymi w zakresie prac KT,

5. koordynacja i nadzór nad wykonaniem prac normalizacyjnych, zwłaszcza pod kątem ich zgodności z programami i planami kosztów prac KT,

6. uczestnictwo w opracowaniu projektu programu i planu kosztów prac KT,

7. przedstawianie KT wszelkich spraw wymagających uzgodnienia, objętych jego zadaniami,

8. informowanie KT o dokumentach normalizacyjnych notyfikowanych przez krajowe jednostki normalizacyjne,

9. prowadzenie zbioru norm niezbędnych do prawidłowego działania KT,

10. gromadzenie i przechowywanie dokumentacji niezbędnej do prowadzenia prac KT.

1. Zadania członka KT

Członkowie uczestnicząc w pracach KT powinni wyrażać opinie w imieniu podmiotów, które ich delegowały do składu KT.

Do zadań członka KT należy:

1. czynne uczestnictwo w posiedzeniach i pracach KT,

2. uczestnictwo w pracach podkomitetów (PK) i grup roboczych (GR) powoływanych przez przewodniczącego,

3. uczestnictwo w pracach komitetów technicznych regionalnych i międzynarodowych organizacji normalizacyjnych.

5.7 Przechowywanie dokumentacji

Dokumentację związaną z powołaniem KT, odwołaniem KT i wszelkimi zmianami w KT przechowuje Wydział Koordynacji i Metodyki.

6. Zapisy

Formularze:

Z2-P1-F01 - „Wniosek o powołanie komitetu technicznego”

Z2-P1-F02 - „Skład osobowy KT”

Z2-P1-F03 - „Wykazy norm i dokumentów normalizacyjnych przypisanych do KT”

Z2-P1-F04 - „Dane osobowe do przetwarzania przez PKN”

Z2-P1-F05 - „Wniosek o odwołanie komitetu technicznego”

Z2-P1-F06 - „Wniosek o wprowadzenie zmian w KT”

Z2-P1-F07 - „Wniosek o powołanie/odwołanie przewodniczącego KT”

Z2-P1-F08 - „Wniosek o powołanie/odwołanie zastępcy przewodniczącego KT”

Z2-P1-F09 - „Wniosek o powołanie/odwołanie sekretarza KT”

Z2-P1-F10 - „Wniosek o powołanie/odwołanie członka (ów) KT”

Z2-P1-F11 - „Zadania Przewodniczącego KT”

Z2-P1-F12 - „Zadania Zastępcy Przewodniczącego KT”

Z2-P1-F13 - „Zadania Sekretarza KT”

Z2-P1-F14 - „Zadania Członka KT”

7. Załączniki

Załącznik 1 - Wzór oświadczenia o rodzaju organizacji

Załącznik 2 - Wzór oświadczenia o przynależności do organizacji

Załącznik 3 - Wzór imiennego powołania

Załącznik 4 - Wzór imiennego odwołania

Wzór oświadczenia o rodzaju organizacji

…………………………. …………………, ………….

pieczęć instytucji miejscowość data

OŚWIADCZENIE

W związku z …………………………………………………………………………………………
(podać przyczynę, dla jakiej składane jest oświadczenie, np. prowadzenie sekretariatu, zgłoszenie członka KT) oświadczam, że

………………………………………………………………………………………………………..

(nazwa instytucji)

…………………………………………………………………………………………………………

jest organizacją………………………………………………..………….w rozumieniu art. 23 ust. 2

(rodzaj organizacji)

ustawy z dnia 12 września 2002 r. o normalizacji (Dz. U. Nr 169, poz. 1386).

……………………………………..……….

(podpis osoby upoważnionej do reprezentowania instytucji)

Wzór oświadczenia o przynależności do organizacji

…………………………. …………………, ………….

pieczęć instytucji miejscowość data

OŚWIADCZENIE

W związku z …………………………………………………………………………………………
(podać przyczynę, dla jakiej składane jest oświadczenie, np. prowadzenie sekretariatu, zgłoszenie członka KT) oświadczam, że

………………………………………………………………………………………………………..

(nazwa instytucji)

…………………………………………………………………………………………………………

Należy do organizacji………………………………………………..……………………………..….

(nazwa organizacji)

………………………………………………….........................., …………………………………

(adres organizacji) (rodzaj organizacji)

w rozumieniu art. 23 ust. 2 ustawy z dnia 12 września 2002 r. o normalizacji (Dz. U. Nr 169,
poz. 1386).

……………………………………..……….

(podpis osoby upoważnionej do reprezentowania instytucji)

Wzór imiennego powołania

Polski Komitet Warszawa, (data)

Normalizacyjny

Ul. Świętokrzyska 14 B

00-950 Warszawa

_______________

PREZES

(znak pisma)

<Pan> <Pani>

(Imię i nazwisko)

Na podstawie art. 23 ust. 7 ustawy z dnia 12 września 2002 r. o normalizacji
(Dz. U. Nr 169, poz. 1386) oraz Zarządzenia nr 29 Prezesa PKN z dnia 16 listopada 2004 r.

z dniem (data) powołuję Pana(Panią) na funkcję <członka> <sekretarza> <przewodniczącego> <zastępcy przewodniczącego> Komitetu Technicznego PKN nr …

ds. (NAZWA KOMITETU TECHNICZNEGO)

Wzór imiennego odwołania

Polski Komitet Warszawa, (data)

Normalizacyjny

Ul. Świętokrzyska 14 B

00-950 Warszawa

_______________

PREZES

(znak pisma)

<Pan> <Pani>

(Imię i nazwisko)

Na podstawie art. 23 ust. 7 ustawy z dnia 12 września 2002 r. o normalizacji
(Dz. U. Nr 169, poz. 1386) oraz Zarządzenia nr 29 Prezesa PKN z dnia 16 listopada 2004 r.

z dniem (data) odwołuję Pana(Panią) z funkcji <członka> <sekretarza> <przewodniczącego> <zastępcy przewodniczącego> Komitetu Technicznego PKN nr …

ds. (NAZWA KOMITETU TECHNICZNEGO)

Wyrażam serdeczne podziękowanie za dotychczasowy wkład pracy na rzecz normalizacji.

Niniejszy dokument jest własnością POLSKIEGO KOMITETU NORMALIZACYJNEGO. Wszelkie prawa autorskie zastrzeżone.
Kopiowanie i rozpowszechnianie wyłącznie za zgodą Prezesa PKN.

	„Organizacja i tryb pracy komitetów technicznych”	Z 2 - P1
Edycja 2	Obowiązuje od: 2004.11.17	Stronica: 12	Stronic: 1

Data wydruku: 2004-11-18 Dokument poza nadzorem, aktualny w dniu wydruku.

Procedura Z2-P1 Załącznik 1

Procedura Z2-P1 Załącznik 2

Procedura Z2-P1 Załącznik 3

Procedura Z2-P1 Załącznik 4

P o l s k i K o m i t e t N o r m a l i z a c y j n y

---