PROJEKT SIECI KOMUNIKACYJNEJ

URZĘDU GMINY W OLESZYCACH

Spis treści:

Rozdział I

1.1. Wstęp……………………………………………………………………….3

1.2. Prezentacja Urzędu Gminy w Oleszycach………………………….………3

1.3. Historia i Tradycje …………………………………………………………4

1.4. Misja………………………………………………………………………..8

1.5. Standard moralny…………………………………………………………..9

1.6. Lokalizacja…………………………………………………………...…….9

1.7. Struktura Organizacyjna…………………………………………………..11

Rozdział II

2.1. Komunikacja wewnętrzna…………………………………………………12

2.1.1. Komunikacja pionowa ,,w dół''………………………………………...13

2.1.2. Komunikacja pionowa ,,w górę''……………………………………….15

2.1.3. Komunikacja pozioma (horyzontalna)………………………………….17

2.1.4. Komunikacja ukośna (diagonalna )……………………………………..19

Rozdział III

3.1. Omówienie sieci komunikacyjnych……………………………………….21

3.2. Proponowany model sieci komunikacyjnej w Urzędzie Gminy…………..25

Rozdział IV

4.1. Komunikacja zewnętrzna……………………………………………...…..26

Bibliografia…………………………………………………………………….28

Rozdział I

1.1. Wstęp

Niniejsza praca składa się z 4 rozdziałów i opisuje proces komunikacji zachodzącej w urzędzie gminy w Oleszycach. Pierwszy rozdział opisuje ogólne informacje o urzędzie gminnym w Oleszycach. W rozdziale 2 zostały opisane rodzaje komunikacji zachodzącej w urzędzie. 3 rozdział przedstawia proponowany model sieci komunikacyjnej oraz wykorzystany model w gminie. W rozdziale 4 opisana została komunikacja zewnętrzna. Umiejętność komunikowania się odgrywa ogromną rolę zarówno w życiu prywatnym jak i zawodowym każdego człowieka. Nasze sukcesy czy porażki, zadowolenie bądź przeżywane stresy zależą w dużej mierze od tego, w jaki sposób nawiązujemy kontakty, prowadzimy rozmowy i w ogóle komunikujemy się z innymi ludźmi.

1.2. Prezentacja Urzędu Gminy w Oleszycach

Herb Oleszyc

Urząd Gminy w Oleszycach

 

1.3. Historia i Tradycje Urzędu Gminy w Oleszycach

Rejon dzisiejszych Oleszyc wraz z okolicą do końca X w. związany był z pograniczem polsko - ruskim. Oleszyce jako wieś wymieniane są od XV wieku Z tego okresu zachował się w znacznej mierze XVI-wieczny lokacyjny układ przestrzenny wraz z blokowym układem zabudowy, którego rdzeniem jest rynek staromiejski z ratuszem pośrodku.

Historia tej ziemi do końca XVI w. związana była z dziejami księstwa przemyskiego a później z ziemią i województwem bełskim.

Ratusz w latach 80-tych

 

Pierwotnie Oleszyce nazywały się Hieronimów, na cześć fundatora Hieronima Sieniawskiego. Miasto należało do znanych rodzin szlacheckich i magnackich, m.in.: Sieniawskich, Ramszów, Czartoryskich , Potockich i Sapiehów. Oleszyce od połowy XV w. były w posiadaniu rodziny Ramszów. W 1498r. Oleszyce znalazły się w zasięgu najazdu Tatarów. Wieś uległa zniszczeniu, większość domów oraz drewniany kościół spłonęła. Do rozwoju Oleszyc przyczynili się: Stanisław, Jan, Helena, Piotr Ramszowie. Po bezpotomnej śmierci tego ostatniego majątek Ramszów przyznany został skarbowi królewskiemu. Przed 1564 rokiem w dzierżawie majątek ten przejął Mikołaj Malachowski, czy też Małachowski. Jak długo utrzymywał się w posiadaniu Oleszyce trudno ustalić. 30 sierpnia 1570r. Oleszyce należały do Hieronima Sieniawskiego syna Mikołaja herbu „Leliwa”, wojewody ruskiego, od 1576r. starosty halickiego i kołomyjskiego. W 1576 r. wydał on dokument podnoszący tę wieś do rangi miasta. Dokument lokacyjny wysłany przez H. Sieniawskiego został potwierdzony 26 lutego 1578r. w Warszawie przez króla Stefana Batorego.

 By przyśpieszyć rozwój gospodarczy ustanowiono jarmarki 2 razy w roku na Zielone Świątki i św. Łucję, oraz targi tygodniowe w każdy piątek, także zwolniono mieszkańców na 12 lat od podatków szorowych i targowych. Miasto przybrało miejski charakter - rynek, ratusz, ulice otoczone wałami ziemnymi i drewnianymi umocnieniami. Mieszkańców cechowało duże zróżnicowanie pod względem narodowościowym (ludność polska, ruska, żydowska). Zajęciem ludności było rolnictwo, rzemiosło, i częściowo handel. Z rzemieślników znani byli: kowale, bednarze, szewcy, kuśnierze.

 

Ratusz widok od strony północnej

 

  

Na terenie Oleszyc w XVII i XVIII w. występowały także zakłady o przemysłowo - handlowym charakterze: młyny, browary, gorzelnie, karczmy. W 1725 r. Sieniawscy rozpoczęli budowę nowego pałacu. Prace przy budowie pałacu zostały na pewien czas przerwane z powodu śmierci Adama Mikołaja Sieniawskiego. Od 18 lutego 1726r. Oleszyce przeszły na jego córkę Zofię, wówczas żonę Stanisława Denhaffa - hetmana polnego Wielkiego Księstwa Litewskiego. Zofia Denhoffowa w 1931 wyszła powtórnie za mąż za Augusta Aleksandra Czartoryskiego wojewodę ruskiego. W 1744r. August Czartoryski otrzymał od króla Augusta III Sasa przywilej zezwalający na wprowadzenie targów w czwartek i niedzielę. Z rejestru ludzi z 1799r. wynika, że w Oleszycach było 340 domów- w tym 28 murowanych, zamieszkałych przez 1745 mieszkańców w tym 1197 chrześcijan i 547 żydów. W latach 1703 - 1714 Oleszyce dotknięte zostały przez nieurodzaje, grabieże, susze, morowe powietrze, zarazy na bydło i ludzi. Prawdziwą tragedią dla miasta były pożary w 1710 i 1719r. oraz 12 kwietnia 1726r. W wyniku I rozbioru Polski Oleszyce weszły w skład monarchii austriackiej. Pod względem administracyjnym należały do cyrkułu żółkiewskiego, a od 1867r. do starostwa powiatowego w Cieszanowie.

 W I połowie XIX w. miasto z rąk Czartoryskich przeszło w posiadanie Zamojskich. W 1837 r. ordynatowa Zamojska podzieliła klucz oleszycki na 3 części: Cewków z przyległościami otrzymał gen. Władysław Zamojski, Stare Sioło - Jadwiga z Zamojskich Leonowa Sapieżyna, Oleszyce - Celestyna z Zamojskich Tytusowa Działyńska. Po niej majętność oleszycką odziedziczyła jej córka Anna Potocka. W latach 70-tych XIX w. Potoccy sprzedali Oleszyce w obce ręce. W II połowie XIX w. Oleszyce liczyły 2286 mieszkańców. Odkupiła je Elżbieta z Potulickich Władysława Sapieżyna żona księcia Leona Sapiehy. w ten sposób Oleszyce i Stare Sioło znalazły się w posiadaniu rodu Sapiehów aż do 1939r. Szybszy rozwój Oleszyc nastąpił po roku 1884 dzięki budowie linii kolejowej Jarosław - Krystynopol. Jednak już w 1901 roku, miasteczko zniszczył wielki pożar, który przyczynił się do jego upadku i w konsekwencji do utraty praw miejskich w 1915 roku. Po odzyskaniu niepodległości w 1918 Oleszyce weszły w skład powiatu lubaczowskiego. 8 września 1939r. 18 bombowców dokonało nalotu miasta a 12 września 1939r. Niemcy bez walki zajęli Oleszyce.

W dniach 15-17 września doszło do bitwy pod Oleszycami między oddziałami hitlerowskimi a 21 Dywizją Piechoty Górskiej dowodzonej przez gen. Józefa Kustronia. 17 września poległ w walce ten bohaterski dowódca. Oleszyce znalazły się pod okupacją niemiecką. W czasie kampanii wrześniowej 15-16 września 1939 roku, w dniach w rejonie Oleszyc i Starego Dzikowa ciężkie walki z VIII Korpusem Niemieckim toczyła osłaniająca odwrót Armii „Kraków” 21 Dywizja Piechoty Górskiej. 16 września dywizja została częściowo rozbita, a jej dowódca generał Józef Kustroń poległ. 21 czerwca 1941r. wojska niemieckie wkroczyły ponownie do Oleszyc. W tym to czasie spalony został pałac księcia Józefa Sapiehy. Po wkroczeniu 22 lipca 1944r. wojsk niemieckich samoloty hitlerowskie zbombardowały miasto, spłonęło 38 domów, byli zabici i ranni. Oleszyce zostały wyzwolone 23-24 lipca 1944r. Rozpoczął się okres rozwoju Oleszyc w Polsce Ludowej. Do dziś z zamku wybudowanego przez Sieniawskich w XVII w., zachowały się pozostałości bastionowego założenia obronnego i XIX-wiecznego parku krajobrazowego.

 

Zamek przed zniszczeniem (obecnie pozostały tylko fundamenty)

 

Do początku lat czterdziestych XX wieku na terenie gminy zamieszkiwała ludność trzech narodowości: polskiej, żydowskiej i ruskiej, o czym świadczą liczne cmentarze:

• w Oleszycach - cmentarze komunalny (katolicki), przycerkiewny, żydowski i wojenny,

• w Starych Oleszycach, Starych Oleszycach Woli i Borchowie - grekokatolicki,

• w Nowej Grobli i Futorach - wojenny,

• w Suchej Woli - grekokatolicki i choleryczny.

Historyczne osoby związane z Oleszycami:

* Anna z Działyńskich - Potocka,

 

Ruiny zabudowań dworskich przed zniszczeniem lata 80

 

  Zachowany jest również element kompozycji przestrzennej miasta lokacyjnego układ: Rynek - Zamek, rozdzielone rzeką Przerwą.

 

Oleszyce odzyskały prawa miejskie w 1989 roku

 

1.4. Misja

Misją Miasta i Gminy Oleszyce jest stworzenie poczucia stabilizacji i perspektyw rozwoju swoim mieszkańcom, dla wzmocnienia ich identyfikacji z miejscem zamieszkania. Kierując się zasadami zrównoważonego pragnie ona rozwijać turystykę, rolnictwo i gospodarkę lokalną w oparciu o walory przyrodnicze, geograficzne i historyczne.

1.5. Standard moralny

Założenia standardu moralnego obowiązującego w Urzędzie Gminy w Oleszycach wynikają w głównej mierze z wyartykułowanego w formie pisemnej regulaminu pracy,

z którym każdy z zatrudnionych ma obowiązek się zaznajomić.

Niektóre z zasad w nim zawartych w szczególności dotyczące zachowań i obowiązków pracowników to:

- przestrzeganie czasu pracy

- dbanie o dobro urzędu

- przechowywać dokumenty i materiały w miejscu do tego przeznaczonym

- przestrzeganie przepisów BHP

Regulamin pracy zwraca także uwagę na normy jakich powinni przestrzegać pracownicy

w kontaktach między sobą, mianowicie nakazuje działać według zasad współżycia społecznego oraz okazywać koleżeński stosunek współpracownikom.

Ustalone zasady nakazują także zachowywać w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogło by narazić urząd na szkody. Działanie pracownika np. opuszczenie w czasie pracy stanowiska, wynoszenie z miejsca pracy rzeczy nie będących własnością pracownika powinno być uzgodnione z bezpośrednim przełożonym. Bardzo ważna jest kultura osobista pracowników będąca czynnikiem, który w kontaktach z klientem jest szczególnie zauważony, a tym samym musi być utrzymany na wysokim poziomie.

1.6. Lokalizacja

Urząd Gminy w Oleszycach położony jest w woj. podkarpackim, w powiecie lubaczowskim na Płaskowyżu Tarnogrodzkim, nad rzeką Przerwą. W latach 1975 - 1998 miasto administracyjne należało do woj. przemyskiego.

Według danych z 31 grudnia 2004 roku, miasto liczyło ok. 5200 mieszkańców.

Przez miasto przebiega linia kolejowa Lubaczów - Jarosław i droga wojewódzka Narol - Jarosław.

Urząd Gminy w Oleszycach znajduje się w samym centrum miasta Oleszyc. Jego siedziba mieści się konkretnie w rynku.

1.7. Struktura organizacyjna

Rozdział II

2.1. Komunikacja wewnętrzna

Komunikacja wewnętrzna jest bardzo ważnym elementem pracy w Urzędzie Gminy i na tyle nieodzownym i dopełniającym inne dziedziny komunikacyjne, że bez niego nie można mówić o pełnym kształcie pracy urzędowej w organizacji. Komunikacja wewnątrz organizacji jest często niedoceniana, jako skuteczne narzędzie zarządzania. A przecież bez sprawnego porozumiewania się z pracownikami firmy nie jest możliwe jej dobre funkcjonowanie. To, jakie opinie będą przekazywali pracownicy swoim znajomym i rodzinie jest istotne dla postrzegania organizacji przez jej najbliższe otoczenie. Dlatego też, nie trzeba przekonywać, że sprawność obiegu informacji wewnątrz, zarówno dużej jak i małej firmy, okazuje się zasadniczym czynnikiem determinującym sukces strategii jej funkcjonowania i rozwoju. Jest to zarazem jedna z podstawowych funkcji nowoczesnego menedżera. Jednakże nawet organizacje stanowiące powszechnie uznawany symbol pożądanej kultury biznesu przeżywają w tej dziedzinie różnego rodzaju problemy. Komunikowanie się w organizacji wyraża wzajemny związek między zadaniem i potrzebami oraz skutkami. Zadania określają wybór: środka, miejsca, czasu i celu komunikowania się

Cele komunikacji wewnętrznej:

• uwrażliwienie załogi na zadania przedsiębiorstwa

• tworzenie ducha współpracy

• wzmacnianie spójności.

• ustalanie klimatu zaufania

Metody komunikacji wewnętrznej W organizacjach zdecydowana większość źródeł informacji potrzebnych pracownikowi do wykonywania zadań powinna znajdować się wewnątrz organizacji. Przeciętny pracownik potrzebne mu informacje powinien otrzymywać w procesie komunikacji z innymi pracownikami firmy, zwłaszcza od swojego przełożonego. Tak więc komunikacja wewnętrzna ogranicza się do dobrze znanych relacji między pracownikami firmy.

2.1.1. Komunikacja pionowa ,, w dół `'

Komunikacja w dół opiera się na przekazywaniu informacji przez kadrę kierowniczą różnych szczebli, zarówno przez szczebel zarządu, jak i kierownictwo liniowe. Służy komunikowaniu związanemu z jej celami, misją, obowiązującymi procedurami i przepisami, ważnymi wydarzeniami oraz osiągnięciami pracowników. Narzędzia komunikacji w dół wykorzystuje się również na poziomie bezpośredniego kontaktu przełożony - podwładny, głównie w celu informowania pracowników o zadaniach i ocenie ich pracy. Komunikacja w dół może przybierać różne formy. Są to: instrukcje, raporty, zebrania, Internet, poczta elektroniczna. Komunikacja pionowa w dół dotyczy najczęściej komunikatów formalnych, przepływających pomiędzy pracownikami i ich przełożonymi w celu osiągania założonych celów, przekazania informacji i poleceń, a także zasygnalizowania spraw wymagających szczególnej uwagi lub rozwiązania problemu. Wiąże się z przekazywaniem komunikatów od jednostek, które znajdują się na szczycie hierarchii, do osób stojących kolejno na niższych szczeblach struktury organizacyjnej, aż na sam dół owej hierarchii. Najważniejsze cele porozumiewania się tego rodzaju to, m.in.: informowanie o zasadach i procedurach organizacyjnych, przekazywanie szczegółowych poleceń i wyrażanie oczekiwań wobec członków organizacji, oraz motywowanie ich do angażowania się w działalność organizacji. Czynnikami wpływającymi na skuteczność komunikowania się są m.in.: interpersonalne umiejętności menedżera, odpowiednie „porcjowanie” przekazywanych informacji, moment przekazywania komunikatu, a także sam proces przekazywania informacji od pracownika do pracownika. Pierwotny komunikat bywa często zniekształcany podczas przebywania drogi od przełożonych do najniższych w hierarchii członków organizacji. Wiele analiz pokazuje, że im bardziej złożona jest struktura danej organizacji, tym bardziej komunikat „kurczy się” w miarę przesuwania się w dół hierarchii organizacyjnej, dokąd czasem dociera tylko 20% pierwotnych informacji. Skuteczność komunikowania może podnieść przekazywanie informacji w formie pisemnej. Jedną z metod jest nadawanie pisma, którego odbiorcami maja być wszyscy pracownicy, i do którego dołączona jest tzw. „lista obiegowa”: kolejni odbiorcy potwierdzają na niej, że zapoznali się z komunikatem nadawcy. Każdy z członków organizacji zinterpretuje komunikat indywidualnie, można mieć jednak pewność, że obiektywnie będzie to ten sam komunikat.

Schemat przedstawiający komunikacje pionową w dół w Urzędzie Gminy w Oleszycach:

1. Komunikacja pionowa ,, w górę `'

Komunikowanie skierowane w górę pojawia się wówczas, gdy informacje są przekazywane od podwładnych do przełożonych. Do celów tego rodzaju komunikowania można zaliczyć:

- informowanie przełożonych o problemach związanych z wykonywaną pracą,

- lukach technicznych czy organizacyjnych,

- nowe rozwiązania, pomysły

które mogą być pomocne przy pracy, informacje na temat wyników wykonanej pracy oraz stosunków między pracownikami, prośby własne i swoich współpracowników itp.

Skuteczne komunikowanie się w górę warunkują następujące czynniki:

- ryzyko postrzegane przez pracownika a w szczególności do przekazywanych złych, niezbyt dobrych informacji; ryzyko postrzegane przez pracowników dotyczy tego jakie są ich oczekiwania wobec przełożonego w wyniku otwarcia się i jak są one spełnione przez menedżera,

- zniekształcenia występują przede wszystkim wtedy, gdy przełożony traktuje pracownika, który przekazał złe wiadomości za winnego tego stanu rzeczy,

- zróżnicowanie statusów jeżeli menedżer uważa, że zadaniem pracownika jest jedynie przekazywanie konkretnych sprawozdań, a pomysły mogą jedynie wychodzić od wyższych szczebli organizacji,

- nieosiągalność i niedostępność przełożonych jeśli pracownicy nie maja możliwości rozmowy z przełożonym, który stwarza miedzy sobą a nimi swego rodzaju barierę na pewno nie będzie się cieszył ich szacunkiem i poważaniem,

- pracownicy nie są skłonni mówić swoim kierownikom o tym co wiedzą i na ogół przekazują to co przełożeni chcieliby usłyszeć.

Ten rodzaj komunikacji jest przede wszystkim warunkowany, tym jak menedżerowie reagują na negatywne informacje i jakie zaufanie mają pracownicy do reakcji na wiadomości, które przekazują przełożonemu.

Ważne jest, aby pracownicy udzielali rzetelnych i prawdziwych informacji kierownictw, które nie będzie reagować na krytyczne wiadomości w sposób negatywny.

Schemat przedstawiający komunikacje pionową w górę w Urzędzie Gminy w Oleszycach:

2.1.3. Komunikacja pozioma ( horyzontalna )

Na komunikowanie poziome ( horyzontalne ) składają się procesy komunikowania członków organizacji, którzy zajmują równe pozycje w strukturze. Jednym z głównych celów tego rodzaju komunikowania się jest wymiana wiadomości pomiędzy członkami organizacji, a tym samym uzupełnianie zasobów posiadanych już informacji. Innym ważnym celem jest rozwój zarówno współpracy pomiędzy działami i sekcjami danej instytucji, jak również umiejętności rozwiązywania powstających konfliktów.

Warto zauważyć, że na tym poziomie komunikacyjnym kontakty miedzy nadawcami a odbiorcami są bardziej nieformalne, niż w sytuacji komunikowania przebiegającego pionowo. Są przez to, z jednej strony czynnikami tworzącymi i wzmacniającymi osobowe więzi między członkami danej organizacji, z drugiej zaś znacząco wpływają na koncentrację pracowników, która poprzez rozluźnienie relacji może wpłynąć negatywnie na obsługę klientów, a co za tym idzie wizerunek firmy. Komunikacja w firmie ma bardzo istotne znaczenie. Coraz więcej firm, zaczyna sobie uświadamiać istotę komunikacji. Dlatego też nie bez przyczyny firmy rozwijają swoją komunikację wewnętrzną, aby usprawnić chociażby obieg dokumentów, usprawnić pracę sekretariatu, czy też mieć wgląd do różnego rodzaju zasobów firmy.

Ta forma komunikacji zapewnia nam sprzężenie zwrotne, wiemy, że informacja, która dotarła do odbiorcy, jest kopią naszych intencji. Otwarta komunikacja będzie antidotum na plotki i niesprawdzone informacje pojawiające się wewnątrz organizacji jak i w jej otoczeniu. Pozwoli zachować stan równowagi komunikacyjnej w zakładzie poprzez to, że pracownicy będą dobrze poinformowani i nie będą musieli czerpać wiedzy o organizacji z prasy, radia, telewizji, Internetu, często zniekształconej lub nierzeczywistej.

Schemat przedstawiający komunikacje poziomą w Urzędzie Gminy w Oleszycach:

2.1.4. Komunikacja ukośna (diagonalna)

Komunikacja ukośna ma miejsce kiedy komunikujące się jednostki mają różne pozycje w hierarchicznej strukturze i nie są w bezpośrednim stosunku kierownik - podwładny, kierunek ten jest rzadko wykorzystywany w sposób formalny, częściej gdy osoby z równych szczebli związane są np. w grypie przyjacielskiej. Takie bezrefleksyjne, spontaniczne komunikowanie, nakłada się na refleksyjnie ustawioną strukturę organizacji w różnych kierunkach przecinając oficjalnie ustalony obieg informacyjny. Taka sieć komunikowania się pełni wiele funkcji.

Mogą służyć wzmacnianiu więzi koleżeńskich i przyjacielskich w organizacji, zarówno przyśpieszają, jak i dezorganizują przekazywanie wiadomości w instytucji, służą rozpowszechnianiu informacji, wykorzystując do tego

tzw. ,, przecieki `'. Porozumiewanie się diagonalne bardzo trudno kontrolować. Przesyłanie poprzez przecieki informacje krzyżując się z formalnymi komunikatami, w powiązaniu z odmiennymi kontekstami, mogą być rozmaicie interpretowane jako zagrażające przynajmniej przez część jej członków. Ważne jest, aby rozumieć te formę komunikacji, ten swoisty ,, drugi obieg `', nie tylko jako źródło nieporozumień i plotek, ale ważny czynnik integracji osób codziennie przybywających razem i wykonujących wspólne zadanie.

Wśród pracowników Urzędu tworzy się bardzo wiele różnych grup nieformalnych ( kierunek ukośny ), dzięki któremu kierunek porozumiewania się obejmuje przekazywanie komunikatów nieoficjalnych oraz komentarzy i indywidualne interpretacje informacji przekazywanych drogą oficjalną. Jak wynika ze swobodnych obserwacji instytucji urzędowych, czy z informacji podawanych przez media, ze względu na niedostosowanie rynku usług do potrzeb klientów, kierunek ten i związany z nim układ kontaktów koleżeńskich, jest w naszym kraju często wykorzystywany jako dodatkowa, najczęściej płatna, ścieżka dostępu do pewnych usług zwłaszcza jeśli ich liczba jest ograniczona.

Schemat przedstawiający komunikacje ukośną w Urzędzie Gminy w Oleszycach:

Rozdział III

3.1. Omówienie sieci komunikacyjnych

Współcześnie bardzo popularną i często praktykowaną strategią komunikowania się w organizacji jest koncepcja T. Petersa i R. Watermana „zarządzanie przez przechadzanie się” która opiera się na założeniu, że zarządzanie jest przede wszystkim złożonym procesem komunikowania się, a podstawowym zadaniem kierownictwa jest utrzymywanie bezpośredniego kontaktu z pozostałymi uczestnikami organizacji i z tym, co się dzieje w firmie. Przełożony postępujący w ten sposób ma bezpośredni i aktualny wgląd we wszystko co dzieje się w organizacji i może automatycznie dokonywać korekt. Zyskuje także dodatkową perspektywę patrzenia na trudności i problemy, tym samym rozwiązuje je nie tylko z własnej pozycji, ale także może uwzględniać opinie osób, które borykają się z tym problemami na co dzień i jako praktycy, są w tej sytuacji najlepszymi ekspertami.

Na podstawie powyższych zasad, każda organizacja tworzy własne sieci komunikowania, które jak widać można w dowolny sposób kształtować. Sieć komunikacyjna to pewien określony sposób wchodzenia członków grupy w relacje między sobą. To wzorzec, według którego przebiega komunikacja w organizacji, bądź w innej zbiorowości.

Badacze analizując sieci i procedury komunikowania się w organizacjach, próbowali odpowiedzieć na pytanie, która sieć sprzyja najbardziej efektywnej i wydajnej pracy. Wprawdzie odpowiedź na to pytanie nie jest taka prosta, ale udało się ustalić pięć podstawowych sieci komunikacyjnych, które najczęściej występują i opisać je w odniesieniu do efektywności wykonywanych zadań i zadowolenia pracowników.

Sieci komunikacyjne:

Sieci scentralizowane:

• zadania proste i rutynowe,

• osoba „C” staje się przywódcą scentralizowanej sieci,

• najmniej zadowoleni są członkowie sieci typu „gwiazda”.

Sieci zdecentralizowane:

• zadania złożone, nowe,

• żadna z osób w sieci nie przekształca się w przywódcę,

• większe jest zadowolenie członków grupy.

Rodzaje sieci komunikacyjnych:

• Gwiazda

w tej sieci komunikacja skupiona jest wokół tylko jednej osoby, która najczęściej skupia w swoim ręku władzę; osoba ta jest równocześnie nadawcą i odbiorcą informacji, sprawuje więc całkowitą kontrolę nad tym kto i jakie informacje otrzymuje.

• Y

ta sieć jest już mniej scentralizowana, ponieważ tutaj dwie osoby przekazują informacje i zajmują dominującą pozycję.

• Łańcuch

w tej sieci komunikacyjnej zapewniony jest bardziej wyrównany przepływ informacji, chociaż każdy kontaktuje się tylko z jedną osobą.

• Okrąg

w tej sieci komunikacyjnej przepływ informacji jest zamknięty wśród osób, które nie mają jednak możliwości bezpośredniej komunikacji.

• każdy z każdym

ta sieć należy do najbardziej zdecentralizowanych; każdy z członków może swobodnie i bez ograniczeń kontaktować się z innymi osobami.

Nie bez znaczenia dla systemu komunikowania się w organizacji ma charakter struktury organizacyjnej. Okazało się bowiem, że istnieją zależności pomiędzy efektywnością systemów komunikacyjnych, a rodzajem struktury. W literaturze przedmiotu mamy do czynienia z następującymi typami struktur i każda z nich wymaga innej komunikacji:

• smukłe lub płaskie

• scentralizowane lub zdecentralizowane

• liniowe, sztabowe lub funkcjonalne

Sieci komunikacyjne muszą zatem uwzględniać wymogi strukturalne organizacji. Ich rola polega przede wszystkim na ich wzmacnianiu i wspieraniu. Np. w strukturze smukłej, której istotą jest hierarchiczny i pionowy układ stanowisk i pozycji, najbardziej odpowiednie będzie komunikowanie, które opierają się przede wszystkim na formalnym obiegu informacji góra-dół. Natomiast struktura płaska, znacznie redukująca liczbę szczebli zarządzania, powinna praktykować komunikowanie bezpośrednie i spontaniczne pomiędzy pracownikami.
Wiele organizacji chcąc udrożnić komunikację i poprawić jej elastyczność dryfuje w kierunku wprowadzania struktur płaskich.

Podobnie jak do ogólnej struktury organizacyjnej należy dopasowywać sieci komunikacyjne tak i rodzaj zadania wyznacza, jakiego typu sieci są najbardziej efektywne.
Tam, gdzie dominują zadania proste i rutynowe najbardziej preferowane i adekwatne są sieci komunikacyjne typu gwiazda i scentralizowany układ zarządzania. Dominujący przełożony ułatwia osiąganie wysokich wyników przez koordynacje przepływu informacji. Pracownicy wykonujący te zdania otrzymują wtedy bardzo precyzyjne informacje, pomiędzy którymi nie ma rozbieżności, ponieważ pochodzą z jednego źródła.
Z kolei tam, gdzie dominują zadania nierutynowe, złożone, wymagające kreatywności i współpracy pomiędzy pracownikami, najlepiej sprawdzającą się siecią jest sieć typu „każdy z każdym”, która znosi bariery komunikacyjne pomiędzy jej uczestnikami i sprawia, że kontakt między nimi jest swobodny i bezpośredni. Wtedy można dzielić się i wymieniać posiadanymi informacjami, ponieważ tylko taka wymiana gwarantuje podjęcie właściwej decyzji.
Jednak tworzenie zbyt obszernych sieci może sprawić, że znacznie spadnie ich efektywność, ponieważ pracownicy przeznaczają więcej czasu na poszukiwanie rozwiązania, co znacznie zwiększa koszty opracowanego zadnia, a także powoduje, że pracownicy otrzymują bardzo dużo informacji słabo lub w ogóle niezwiązanych z wykonywanym zdaniem, które zamazują postrzeganie problemów, a analiza ich jest ewidentną stratą czasu.

Sieci komunikacyjne wpływają także na zadowolenie wśród pracowników. Jest ono wyższe w sieciach zdecentralizowanych. Zadowolenie to wynika przede wszystkim z możliwości uczestnictwa w grupie i nawiązywania przyjaznych kontaktów z innymi, a także z możliwości rozwiązywania trudnych, niebanalnych zadań i problemów, co jest bardziej satysfakcjonujące, niż powtarzanie tych samych czynności.

Powyższe sieci komunikacyjne typowe są dla formalnego obiegi informacji.

Najczęściej spotykane to:

- pojedyncza nitka - przypomina zabawę „w głuchy telefon”, gdzie osoby przekazują sobie jedną informację - w tym łańcuchu informacje ulęgają największej deformacji;

- plotkarz - jedna osoba będąc w posiadaniu jakiejś wiadomości przekazuje ją pozostałym osobom; ta postać łańcucha występuje wtedy gdy informacja jest niezwykle atrakcyjna i dysponuje nią tylko jedna osoba;

- prawdopodobieństwo - informacje przekazywane są przypadkowym osobom, które z kolei także przekazują je dalej przypadkowym osobom; w tym łańcuchu jest wyłącznie kwestią przypadku, kto daną informację otrzyma;

- kiść winogrona - dana osoba przekazuje informacje kilku osobom, które przekazują ją znowu następnym i te następnym, następnym; ten łańcuch jest najczęściej spotykanym układem nieformalnego komunikowania się w organizacjach; dotyczy przede wszystkim wiadomości ważnych, atrakcyjnych i aktualnych; w takiej sytuacji informacja bardzo szybko rozprzestrzenia się w organizacji.

3.2. Proponowany model sieci komunikacyjnej w Urzędzie Gminy

Według mnie modelem sieci komunikowania się wykorzystywanym w Urzędzie Gminy w Oleszycach jest struktura typu ,, łańcuch ”

Sieć typu „Łańcuch” charakteryzuje się tym, że istnieją takie pozycje pracowników, które umożliwiają kontakty z pozostałymi członkami grupy za pośrednictwem innej jednostki. W tego typu sieci nie ma uczestników, którzy zajmują dominującą pozycję, ale są tacy, których pozycja jest zdominowana. Ta sieć należy do mniej scentralizowanych. Model „Łańcuch” zapewnia w miarę wyrównany przepływ informacji między członkami grupy. Mimo, że znajdują się oni po obu brzegach, kontaktują się tylko z jedna osobą. Dwóch pracowników B i D komunikuje się bezpośrednio z osobą C, a pozostali (A i E), z nią - jedynie pośrednio.

Ta sieć charakteryzuje się wysokim stopniem decentralizacji.

W sieciach zdecentralizowanych członkowie grupy przekazują więcej informacji i odczuwają satysfakcję z uczestnictwa w grupie, bez względu na rodzaj zadania. W instytucji jaką jest Urząd Gminy główna pozycje zajmuje burmistrz, a następnie jego zastępca, który sprawuje piecze nad pozostałymi podwładnymi. Uważam jednak, że choć wybrałem ten typ modelu komunikacji do opisu sieci komunikacji wykorzystanej w Urzędzie Gminy, to można znaleźć jeszcze cechy innych struktur, ponieważ Urząd Gminy jest specyficzną organizacją, w której zachodzi szereg różnorakich sytuacji komunikacyjnych.

Rozdział IV

4.1. Komunikacja zewnętrzna

Komunikacja wewnętrzna w organizacji jest ważnym narzędziem budo­wania kultury organizacji i przeciwdziałania kryzysom wewnętrznym. Wize­runek firmy powinien być także kształtowany wśród jej pracowników - nie jest istotne tylko to jaki wizerunek ma organizacja w swoim bliższym i dalszym otoczeniu. To w jaki sposób członkowie organizacji oceniają swoją firmę ma ogromne znaczenie dla ich postaw. Pracownicy mający dobrą opinię o swojej organizacji lepiej się z nią identyfikują. Ważny jest także ich poziom wiedzy o firmie - im więcej o niej wiedzą, tym łatwiej wyrabiają sobie własne zdanie o sposobie jej funkcjonowania i są skłonni do przyjmowania aktywnej postawy.

W Urzędzie Gminy w Oleszycach występują następujące formy komunikacji zewnętrznej:

Komunikacja zewnętrzna Urząd - klient (pośrednia)

W ramach komunikacji zewnętrznej informacja dotycząca zadań i bieżącego funkcjonowania struktur organizacyjnych przekazywana jest klientom w następujących formach:

- Sprawozdania z pracy Burmistrza Miasta - sprawozdania z realizacji zadań pomiędzy Sesjami Rady składane są na Sesjach Rady Miasta, a także publikowane na stronie internetowej Urzędu Miasta. Sprawozdania opracowywane są przez Sekretarza Miasta. Kserokopie otrzymują wszyscy radni na sesji.

- Strona Internetowa Miasta - jest na bieżąco monitorowana i aktualizowana. Na stronie publikowane są bieżące informacje związane z pracą urzędu oraz informacje życia miasta.

- Konsultacje Społeczne - szczegółowe zasady konsultacji społecznych w ramach, których konsultowane są najistotniejsze sprawy związane z miastem.

- Telewizja i Radio Lokalne - władze miasta w celu przekazywania istotnych dla społeczności lokalnej informacji o funkcjonowaniu miasta, korzystają z kanału lokalnej Tv Lubaczów oraz Radia Lubaczów, w których poruszone są istotne sprawy związane z życiem miasta.

- Tablice i Gabloty Informacyjne - informacje umieszczane są na tablicach informacyjnych w Urzędzie Miasta i tablicach zewnętrznych w różnych rejonach miasta. Ogólna i zarazem główna tablica informacyjna znajduje się obok urzędu, na której publikowane są bieżące informacje dotyczące funkcjonowania urzędu miasta, informacje dotyczące pracy Rady Miasta. Aktualizacja informacji jest dokonywana na bieżąco przez pracowników komórek odpowiedzialnych zgodnie z bieżącymi potrzebami, we współpracy z pracownikami Wydziału Organizacyjnego.

Komunikacja zewnętrzna Urząd - klient (bezpośrednia)

Komunikacja bezpośrednia polega na bezpośrednim spotkaniu urzędników z mieszkańcami. Komunikacja ta realizowana jest przez:

- Przyjęcia stron przez Burmistrza Miasta - odbywa się raz w tygodniu, w gabinecie Burmistrza mieszkańcy mogą przedstawić swoje sprawy osobiście Burmistrzowi Miasta.

- Pracownicy Wydziału ds. Społecznych i Organizacyjnych - udzielają szczegółowych informacji merytorycznych klientom zgodnie z realizowanymi zadaniami i posiadanymi kompetencjami.

- Dyżury Radych Miasta - mieszkańcy maja bezpośrednią możliwość kontaktu ze swoimi radnymi.

- Sesje Rady Miasta - odbywają się, co najmniej raz w miesiącu. Sesje są ogólno dostępne i mieszkańcy miasta mogą w nich czynnie uczestniczyć.

- Spotkanie władz miasta z mieszkańcami - w zależności od potrzeb organizowane są spotkania władz miasta z mieszkańcami. Na spotkaniach osiedlowych mieszkańcy maja możliwość bezpośredniej dyskusji oraz przekazania opinii i uwag decydentom miasta.

- Uczestnictwo Burmistrza w spotkaniach - Burmistrz miasta na bieżąco uczestniczy w spotkaniach, imprezach kulturalnych, konferencjach organizowanych w mieście przez różnego typu instytucje.

Inne Formy Komunikacji.

Oprócz kontaktu osobistego dla klienta z urzędnikami, dostępne są jeszcze inne formy komunikacji zewnętrznej takie jak:

- Ankiety

- Informacje przesyłane za pośrednictwem poczty

- Informacje przesyłane w formie elektronicznej

- Informacje telefoniczne

Bibliografia:

Strony internetowe:

1. http://www.ug.oleszyce.pl/

2. http://www.ug.oleszyce.pl/?id=51346&location=f&msg=1&lang_id=PL

3. http://pl.wikipedia.org/wiki/Oleszyce

4. http://bip.oleszyce.pl/

5. http://mfiles.pl/pl/index.php/Metody_komunikacji_wewn%C4%99trznej_w_organizacji,

Książki:

1. Armrstrong M., Zarządzanie zasobami ludzkimi, 2000, Kraków, Oficyna Ekonomiczna Dom Wydawniczy ABC,

2. Czerska M., Zmiana kulturowa organizacji, wyzwanie dla współczesnego menedżera, 2003, Wydawnictwo Difin,

3. Stankiewicz J., Komunikowanie się w organizacji, 1999, Wroclaw: Wyd. Astrum,

4. Warner T., Umiejętności w komunikowaniu się, (1999). Wrocław: Wyd. Astrum,

5. Cianciara J.: Komunikacja społeczna. Wrocław 1999

2

Szukasz gotowej pracy ?

To pewna droga do poważnych kłopotów.

Plagiat jest przestępstwem !

Nie ryzykuj ! Nie warto !

Powierz swoje sprawy profesjonalistom.

Szukasz gotowej pracy ?

To pewna droga do poważnych kłopotów.

Plagiat jest przestępstwem !

Nie ryzykuj ! Nie warto !

Powierz swoje sprawy profesjonalistom.

BURMISTRZ

Stanowisko ds. ogólnorolnych i gospodarki gruntami

Stanowisko ds. ewidencji dowodów os. i działalności gosp.

RADCA PRAWNY

SKARBNIK GMINY

Urząd Gminy w Oleszycach

SEKRETARZ GMINY

A

Z - CA BURMISTRZA

Stanowisko ds. społecznych i ochrony środowiska

Stanowisko ds. organizacyjnych i obsługi Rady Gminy

Stanowisko ds. BHP i promocji Gminy

Stanowisko ds. świadczeń socjalnych

Stanowisko ds. kultury i sportu

Stanowisko ds. gospodarki komunalnej

Stanowisko ds. informatycznych Gminy

REFERANT PODATKOWY

I FINANSÓW

Stanowisko ds. księgowości budżetowej

Stanowisko ds. księgowości szkół

Stanowisko ds. kasy

i podatków

Stanowisko ds. księgowości podatkowej

BURMISTRZ

Stanowisko ds. kultury i sportu

Stanowisko ds. gospodarki komunalnej

Stanowisko ds. świadczeń socjalnych

Stanowisko ds. BHP i promocji Gminy

Stanowisko ds. kasy

i podatków

Stanowisko ds. księgowości podatkowej

Stanowisko ds. społecznych i ochrony środowiska

Stanowisko ds. organizacyjnych i obsługi Rady Gminy

Stanowisko ds. księgowości budżetowej

Stanowisko ds. księgowości szkół

Stanowisko ds. ogólnorolnych i gospodarki gruntami

Stanowisko ds. ewidencji dowodów os. i działalności gosp.

REFERANT PODATKOWY

I FINANSÓW

SKARBNIK GMINY

RADCA PRAWNY

SEKRETARZ GMINY

Z - CA BURMISTRZA

Stanowisko ds. informatycznych Gminy

BURMISTRZ

Z - CA BURMISTRZA

SEKRETARZ GMINY

RADCA PRAWNY

SKARBNIK GMINY

REFERANT PODATKOWY

I FINANSÓW

Stanowisko ds. ewidencji dowodów os. i działalności gosp.

Stanowisko ds. ogólnorolnych i gospodarki gruntami

Stanowisko ds. księgowości szkół

Stanowisko ds. księgowości budżetowej

Stanowisko ds. organizacyjnych i obsługi Rady Gminy

Stanowisko ds. społecznych i ochrony środowiska

Stanowisko ds. księgowości podatkowej

Stanowisko ds. kasy

i podatków

Stanowisko ds. BHP i promocji Gminy

Stanowisko ds. świadczeń socjalnych

Stanowisko ds. gospodarki komunalnej

Stanowisko ds. kultury i sportu

Stanowisko ds. informatycznych Gminy

BURMISTRZ

Z - CA BURMISTRZA

SEKRETARZ GMINY

RADCA PRAWNY

SKARBNIK GMINY

REFERANT PODATKOWY

I FINANSÓW

Stanowisko ds. ewidencji dowodów os. i działalności gosp.

Stanowisko ds. ogólnorolnych i gospodarki gruntami

Stanowisko ds. księgowości szkół

Stanowisko ds. księgowości budżetowej

Stanowisko ds. organizacyjnych i obsługi Rady Gminy

Stanowisko ds. społecznych i ochrony środowiska

Stanowisko ds. księgowości podatkowej

Stanowisko ds. kasy

i podatków

Stanowisko ds. BHP i promocji Gminy

Stanowisko ds. świadczeń socjalnych

Stanowisko ds. gospodarki komunalnej

Stanowisko ds. kultury i sportu

Stanowisko ds. informatycznych Gminy

BURMISTRZ

Z - CA BURMISTRZA

SEKRETARZ GMINY

RADCA PRAWNY

SKARBNIK GMINY

REFERANT PODATKOWY

I FINANSÓW

Stanowisko ds. ewidencji dowodów os. i działalności gosp.

Stanowisko ds. ogólnorolnych i gospodarki gruntami

Stanowisko ds. księgowości szkół

Stanowisko ds. księgowości budżetowej

Stanowisko ds. organizacyjnych i obsługi Rady Gminy

Stanowisko ds. społecznych i ochrony środowiska

Stanowisko ds. księgowości podatkowej

Stanowisko ds. kasy

i podatków

Stanowisko ds. BHP i promocji Gminy

Stanowisko ds. świadczeń socjalnych

Stanowisko ds. gospodarki komunalnej

Stanowisko ds. kultury i sportu

Stanowisko ds. informatycznych Gminy

E

B

C

D

---