MOTYWOWANIE JAKO JEDNA Z FUNKCJI ZARZĄDZANIA

Nakłady z otoczenia:				Planowanie		Organizowa-nie
* zasoby ludzkie									Sprawnie i skutecznie
* kapitał									zrealizowane zadania
* zasoby rzeczowe									wynikające z celów
* informacja				Kontrolowa-		Motywowanie
				nie

Powyższy rysunek przedstawia schemat procesu zarządzania w przedsiębiorstwie.

Zarządzanie przedsiębiorstwem jest procesem wytyczania celów i doprowadzania do ich realizacji, dzięki efektywnemu wykorzystywaniu posiadanych zasobów, jest to więc formułowanie celu działania , planowanie i organizowanie toku czynności oraz pozyskiwanie i rozmieszczanie zasobów zarówno ludzkich jak i rzeczowych, czyli organizowanie struktur oraz kontrolowanie realizacji celów.

Chciałabym, szczególnie zwrócić uwagę na motywowanie , dlatego krótko tylko przedstawię pozostałe funkcje zarządzania.

Planowanie - jest decydowaniem o tym, co robić w przyszłości , trzeba więc ustalić jakie powinny być cele, co należy zrobić aby te cele osiągnąć, kto jest lub kto będzie odpowiedzialny za realizowanie celów , kto ma podjąć niezbędne działania realizujące cele oraz ustalić normy czasowe w realizacji zadań stanowiących o osiągnięciu zamierzonych celów.

Wszystkie działania prowadzące do osiągnięcia celu są niczym innym jak opracowaniem dokumentu zwanym planem. Plan taki powinien być wykonalny, niesprzeczny(jedno działanie powinno wynikać z poprzedniego), powinien być zrozumiały, sporządzony w oparciu o wiedzę i doświadczenie , optymalnie szczegółowy, odpowiednio długodystansowy oraz kompletny czyli powinien obejmować wszystkie istotne elementy potrzebne do osiągnięcia zadania.

Organizowanie - jest ustalaniem struktury stanowisk pracy i wzajemnych powiązań między nimi. Inaczej mówiąc jakie działania trzeba podjąć dla realizacji celów, grupowanie tych działań w przyjęte w danym przedsiębiorstwie jednostki organizacyjne (np. stanowiska, sekcje, wydziały, działy, piony), przydzielanie grup działań określonym menedżerom wraz z uprawnieniami (np. do doboru pracowników, kontroli, samorealizacji zadań) i odpowiedzialnością, oraz zabezpieczenie sprawnego przepływu informacji o zamierzeniach i dokonaniach w osiąganiu zamierzonych celów.

Kontrolowanie - czyli utrzymanie zaplanowanego przebiegu działań.

Jest to proces , przez który kierownicy zapewniają, aby rzeczywiste działania były zgodne z działaniami planowanymi. Jest to porównanie planowanych efektów z rzeczywistymi normami i wskaźnikami, sprawdzanie czy zaszło odchylenie oraz korygowanie tych odchyleń.

Kontrolę sprawuje się dwoma podstawowymi środkami:

• przez wytyczne polityki i procedury, kontrolujące zachowanie zanim nastąpi

• przez system kontroli ze sprzężeniem zwrotnym, korygujące zachowanie w trakcie jego występowania lub bezpośrednio po nim.

Trudno jest rozróżnić w praktyce wytyczne polityki i procedury - wytyczne polityki są na ogół wyznaczeniem kierunku, pozostawiającym swobodę postępowania, natomiast procedury określają jak podwładny ma postąpić w danej sytuacji.

Kontrola jest środkiem, a nie samoistnym celem. Powinna pomagać organizacji w osiąganiu celów, a nie w wyszukiwaniu winnych i karaniu ich. Pytanie musi brzmieć: „na czym polega problem?”, a nie „kto zrobił coś źle albo kogo powinniśmy winić ?”

Motywowanie

W dzisiejszym , dynamicznie rozwijającym się świecie coraz większego znaczenia nabiera praca w grupie. Aby grupa pracowała wydajnie, musi nią ktoś kierować. Nie wszyscy ludzie potrafią jednak sprostać temu zadaniu. Niejednokrotnie zauważamy, że z niektórymi pracuje się dobrze, zaś z innymi praca posuwa się naprzód bardzo opornie, dochodzi do częstych konfliktów. Jest to spowodowane faktem, że nie wszyscy mają jednakową zdolność motywowania innych do pracy. Nie jest to umiejętność , z którą się ludzie rodzą-tego trzeba się po prostu nauczyć. Nie jest to zadanie łatwe , gdyż wymaga zmiany niektórych naszych przyzwyczajeń, lecz jest to możliwe do wykonania. Badania wykazały, że o ile awans szeregowych pracowników zależy aż w 90% od ich wiedzy technicznej i tylko w 10% od umiejętności kierowania innymi , to w przypadku stanowisk dyrektorskich wiedza techniczna decyduje tylko w 20% zaś pozostałe 80% to umiejętność kierowania innymi.

Mówiąc o motywacji najczęściej mamy na myśli bodźce finansowe, podczas gdy w praktyce coraz istotniejsze stają się bodźce innego rodzaju. Wyniki badań nad skuteczną motywacją dowiodły, że 90% ankietowanych pracowników zwraca uwagę na wewnętrzne czynniki motywacyjne , budujące współpracę i przekonanie do słuszności tego co robią. Uznanie za dobrą pracę, poczucie ważności oraz zaufanie wpływają na zaangażowanie i przywiązanie do firmy.

Ludzie dysponują potężnym potencjałem, który w miejscu pracy jest wykorzystywany zaledwie w 5-10%.Resztę swojej energii i pomysłowości ci sami ludzie spożytkowują w inny sposób i w innych niż macierzysta firma miejscu (np. pracując po godzinach w innej firmie).

Lekceważąc podwładnych wraz z ich pomysłami i koncepcjami rezygnujemy z ciągłego usprawniania procesów pracy.

Zanim firma zdecyduje Się karać i nagradzać pracowników , powinna przyjrzeć się pensjom, jakie im płaci. Mądry pracodawca ustala wysokość wynagrodzeń na poziomie przeciętnej płacy na rynku, starając się by jak najmniej od niego odbiegały. Jeśli chce, żeby były bardzo atrakcyjne, może je podnieść , ale najwyżej o 20% w stosunku do przeciętnej średniej. Dobre, stałe wynagrodzenie jest elementem motywującym , ale krótkotrwałym. Prędzej czy później ludzie i tak zapragną więcej. Człowiek łatwo przywyka do aktualnych standardów i jeśli zbyt długo pozostają one niezmienne, uważa, że się obniżają. Zaczyna wtedy szukać innej pracy , a jeśli nawet nie odejdzie, bo w jego miejscowości panuje duże bezrobocie, to już nie będzie pracował tak efektywnie jak dotychczas.

Silnym bodźcem, by starać się jeszcze bardziej są oczywiście nagrody. Karami nie powinno się szafować, a w szczególności karami finansowymi. Zasada kija i marchewki w przypadku pieniędzy nie działa: nie można karać i nagradzać tym samym. Kary pieniężne sprawiają , że pracownik traci serce do tego co robi. Jest nieefektywny. Lepiej już zrezygnować z niego , niż go karać. Ale zanim pracodawca zdecyduje się na tak drastyczne rozwiązanie , powinien poznać powody, dla których dana osoba zupełnie się nie wykazuje. Przyczyną mogą być problemy osobiste, źle dobrane stanowisko, nuda, brak właściwego przeszkolenia itp.) Specjaliści od zarządzania są zdecydowanymi zwolennikami motywowania wyłącznie pozytywnego : nagradzać najlepszych, nie zapominać też o dobrych. Wystarczającą karą jest bowiem brak nagrody.

Częstym, zwłaszcza w naszym kraju, czynnikiem demobilizującym jest przełożony, który nie potrafi zarządzać ludźmi. Odbierany jest jako osoba niekompetentna, niesprawiedliwa, wywołująca konflikty. Wszystkie firmy chcą, aby zatrudnione w nich osoby pracowały z maksymalną wydajnością, niestety w rzeczywistości tak nie jest. Jakkolwiek firmy dążą do tego , aby tak było. Z pomocą przychodzi im motywowanie pracowników bodźcami płacowymi i pozapłacowymi. Bardzo atrakcyjnym, bo absolutnie darmowym sposobem na motywowanie i poprawienie morale załogi , jest usunięcie tego , co z pewnością ją demotywuje : zbędnych zebrań, nadmiernej kontroli, zwyczaju publicznego krytykowania podwładnych itd. Nic nie kosztuje także informowanie zatrudnionych o tym, co się dzieje w firmie i jakie cele chce ona osiągnąć.

Jedną z najważniejszych zasad współpracy z ludźmi jest oczekiwanie od nich tego, co najlepsze. W myśl tej zasady powinno się być przyjaźnie nastawionym do podwładnych, widzieć w nich dobre cechy. Jeśli np. zamienimy się w podejrzliwych, i „patrzących wszystkim na ręce” szefów, to nie tylko niepotrzebnie stracimy dużo czasu na pilnowanie innych, lecz podwładni zaczną nabierać złych cech, których staramy się w nich doszukać. Nie będą się starali pracować wydajnie, gdyż zauważą , że i tak nie docenia się ich wysiłku ,lecz jedynie wytyka ewentualne błędy i wady.

Każdy człowiek ma w sobie odrobinę dobra i zła. Jeśli oczekuje się od niego rzeczy dobrych- pomaga mu się odnieść sukces, a jeśli widzi się w nim same złe cechy , faktycznie takim się on stanie.

Zwracając innym uwagę powinno się pamiętać o kilku zasadach. Po pierwsze powinno się robić to natychmiast, ponieważ zwlekając z wytknięciem błędu nie oduczymy nikogo ich popełniania. Ważne jest też, aby się upewnić, potwierdzić fakt. Można okazać zdenerwowanie (gniew itp.) , ale nie można krytykować motywów (które często są tylko domysłem), lecz zachowanie.

Niepowodzenie nie powinno oznaczać przegranej, zgodnie z ogólnie znanym przysłowiem , „człowiek uczy się na błędach” i często zdarza się , że nie są to błędy innych, lecz często i jego własne. Tak więc powinno się umożliwić innym poprawianie błędów , które popełnili.

Jeśli chodzi o pochwały, to wręczanie jej na piśmie również odnosi znacznie lepszy skutek, niż słowne jej wypowiadanie. Bardzo ważne jest, by pochwałę dokładnie sprecyzować, aby nie chwalić za „całokształt”, lecz za konkretne osiągnięcia - wtedy zachęca się osobę do powtarzania tych osiągnięć.

Dla dobrej motywacji warto też przypominać ludziom o ich minionych sukcesach, szczególnie gdy w chwili obecnej odnoszą porażki.

Obok wzmocnienia pozytywnego jakim są nagrody i pochwały, powinno się też stosować wzmocnienie negatywne, czyli kary. Jeśli będą to same nagrody , to po pewnym czasie ludzie się do tego przyzwyczają i nie będzie to wywierać odpowiednio dużego wpływu na ich motywację. Stosując jednak wzmocnienia negatywne powinno się trzymać pewnych zasad - stosować nagany i kary w taki sposób, aby karani uczyli się unikania danych zachowań, czyli powinno się karać wtedy, gdy jest to potrzebne, mieć na względzie dobro innych i całej organizacji, a nie mścić się za byle drobiazg. Ważne jest też, aby ustalić sposób zmniejszania natężenia kary w miarę ustawania niepożądanego zachowania. Czyli powinno się stopniowo przywracać odebrane karanemu przywileje w miarę poprawy, gdyż zachęca to do zaniechania niepożądanego działania i nie tworzy się błędne koło, takie jak wtedy , gdy stosowana jest coraz większa kara.

Jedną z funkcji motywacji jest stworzenie współzawodnictwa, pod warunkiem, że jest stosowane z umiarem. Ludzie starają się być lepsi od innych i dlatego , jeśli rozbudzi się w nich chęć współzawodnictwa będą pracować wydajniej, będą starali się osiągać wyniki lepsze niż inni.

Dobry przywódca powinien mieć umiejętność motywowania ludzi do pracy w grupie. W grupach ludzie pracują znacznie lepiej, wydajniej niż pojedynczo, pod warunkiem jednak , że stworzy się odpowiednią atmosferę. Dzieje się tak dlatego, gdyż potrzeba przynależności jest jedną z podstawowych potrzeb człowieka. Czasem ludzie przywiązują się do grupy aż do tego stopnia, że nie odchodzą nawet wtedy, gdy mają możliwość podjęcia lepiej płatnej pracy.

Bardzo ważne jest utrzymanie własnej motywacji na wysokim poziomie. Jeśli sami nie jesteśmy pełni entuzjazmu, nie uda się przelać tego entuzjazmu na innych . Jeśli sami nie wierzymy w powodzenie danej akcji, nie możemy przekonać innych, aby uwierzyli. Aby być dobrym inspiratorem, powinno się poszerzać swoją wiedzę, nawiązywać kontakty z innymi ludźmi. Poza tym należy dokładnie analizować wszelkie pomysły, pracować nad ich udoskonalaniem i unikać podejmowania nieprzemyślanych decyzji. Należy też wyrobić w sobie odporność na krytykę, gdyż nigdy nie uda się zadowolić wszystkich.

Bibliografia

1/ Z.Mietlewski St.Smoleński - Metody zarządzania przedsiębiorstwem

2/ Webber - Zasady zarządzania organizacjami

3/ Stoner - Kierowanie

4/ McGinnies - Sztuka motywacji

Praca pochodzi z serwisu www.e-sciagi.pl

---