3.1. Zasady prowadzenia
CZĘŚĆ A
Dokumenty związane z ubieganiem się przez pracownika o zatrudnienie
Wypełniony kwestionariusz osobowy z niezbędną liczbą fotografii.
Świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie.
Dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy.
Świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego.
Orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.
Inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.
CZĘŚĆ BDokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia
Umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków.
Zakres czynności (obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę.
Pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z:a)treścią regulaminu pracy, b)z informacją określoną w art. 29 § 3 Kodeksu pracy, czyli: informacją o obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę, urlopie wypoczynkowym oraz długości okresu wypowiedzenia umowy, a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy - dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy,c)z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy,d)z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy, e)z obwieszczeniem dotyczącym systemu i rozkładu czasu oraz przyjętych okresów rozliczeniowych czasu pracy (obwieszczenie dotyczy pracodawców nieobjętych układem zbiorowym pracy lub pracodawców niezobowiązanych do ustalenia regulaminu pracy).
Zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.
Oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka do lat czterech (art. 148 pkt 3, art. 178 § 2 k.p.) oraz dziecka do lat 14 (art. 188 k.p.) o zamiarze korzystania z uprawnień określonych w ww. przepisach.
Dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się.
Dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych.
Oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie.
Dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej.
Pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego.
Dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 1867 Kodeksu pracy.
Orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi.
Umowa o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy.
Wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 k.p.), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, niedziele i święta (art. 144 k.p.).
Wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy.
Korespondencja z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy.
Kopia zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna.
Informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.
CZĘŚĆ C
Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia
Oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę.
Dokumenty związane z żądaniem wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 k.p.).
Dokumenty związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 k.p.).
Kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy.
Potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 k.p.c.).
Umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę.
Orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.
UWAGI
Problematykę prowadzenia akt osobowych pracowników szczegółowo omawia rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 oraz Dz.U. z 2002 r. Nr 214, poz. 1812).
Zgodnie z § 6 rozporządzenia pracodawca jest zobowiązany założyć i prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe. Dokumenty znajdujące się w aktach osobowych pracowników podzielone winny być pomiędzy trzy części: A, B i C. W części A znajdują się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się przez pracownika o zatrudnienie, w części B dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, zaś w części C dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane, każda zaś z tych części powinna zawierać pełen wykaz znajdujących się w nich dokumentów.
Zgodnie z § 1 ust. 4 rozporządzenia w aktach osobowych pracownika pracodawca przechowuje jedynie odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub do sporządzenia ich odpisów albo kopii.