Teresa Orzeszko

UE we Wrocławiu WEZiT w Jeleniej Górze

Wszelkie prawa autorskie zastrzeżone.

Rozpowszechnianie bez zgody autora zabronione.

WYKRYWANIE I POPRAWIANIE BŁĘDÓW NA KONTACH

Literatura:

1. Gos W.: Komentarz do ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości. Rachunkowość - komentarze do ustawy 2002 nr 3, s. 102 - 104; nr 5, s. 114 - 116.

2. Gos W.: Poprawianie błędów księgowych. Vademecum przedsiębiorcy i podatnika 2000 nr 9, s. 36 - 37.

3. Kiziukiewicz T.: Organizacja rachunkowości w przedsiębiorstwie. PWE: Warszawa 2002, s. 89 - 91, 106 - 108.

4. Roza - Michalski A.: Zrozumieć rachunkowość. Agencja Wydawnicza Interfart: Łódź 1998, s. 104 - 105, 125 - 128.

5. Sojak S., Stankiewicz J. (red.): Podstawy rachunkowości. TNOiK Dom Organizatora: Toruń 2004, s. 57 - 66.

6. Śnieżek E. (red.): Wprowadzenie do rachunkowości. Oficyna Ekonomiczna: Kraków 2004, s. 70 - 75.

Dyspozycje

1. Sposoby wykrywania błędów na kontach:

• zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej

• zestawienie sald kont księgi pomocniczej

• inwentaryzacja.

Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej:

• pojęcie

• terminy sporządzania

• budowa

• przeznaczenie.

• Zestawienie sald kont księgi pomocniczej:

• pojęcie

• terminy sporządzania

• budowa

• przeznaczenie.

• Błędy księgowe - pojęcie (miejsce występowania i charakter)

• Błędy księgowe na kontach:

• przyczyny powstawania

• determinanty wyboru sposobu poprawiania

• sposoby poprawiania (korekta, zapis uzupełniający, storno czarne zupełne i częściowe, storno czerwone).

Celem rachunkowości prowadzonej w postaci ksiąg rachunkowych jest rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej, sytuacji finansowej i wyniku finansowego jednostki. Aby ten cel osiągnąć jednostka musi zadbać o prawidłowość dokumentacji księgowej (w szerokim znaczeniu tego słowa):

• dokumentów potwierdzających zaistnienie operacji gospodarczych,

• ksiąg rachunkowych

• dokumentacji inwentaryzacji

• sprawozdań finansowych

• dokumentacji polityki rachunkowości.

Ze względu na fakt, że w trakcie prowadzenia rachunkowości mogą się zdarzać błędy, muszą także istnieć mechanizmy (sposoby) ich wykrywania.

Podstawowymi sposobami wykrywania błędów na kontach są:

• zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej

• zestawienie sald kont księgi pomocniczej

• inwentaryzacja.

Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej (bilans próbny, bilans surowy, bilans brutto, obrotówka)

Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej to urządzenie księgowe:

• sporządzane na podstawie zapisów na kontach księgi głównej - jego obroty winny być zgodne z obrotami dziennika (zestawieniem obrotów dzienników częściowych)

• sporządzane na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec każdego miesiąca

• zawierające:

• symbole lub nazwy kont

• salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych i ich sumę z podziałem na stronę WN i MA

• obroty kont za okres sprawozdawczy i ich sumę z podziałem na stronę WN i MA

• obroty kont narastająco od początku roku obrotowego i ich sumę z podziałem na stronę WN i MA

• salda kont na koniec okresu sprawozdawczego i ich sumę z podziałem na stronę WN i MA

• służące do wykrywania błędów naruszających zasadę podwójnego zapisu (funkcja kontrolna).

Błędy wykrywalne przez zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej	Błędy niewykrywalne przez zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej
niewpisanie stanu początkowego na koncie, na którym taki stan powinien być wpisany (konta bilansowe oraz konta korygujące i niektóre konta rozliczeniowe)	niezaksięgowanie (pominięcie) operacji gospodarczej
wpisanie stanu początkowego po niewłaściwej stronie konta (np. na koncie aktywnym po stronie MA)	zaksięgowanie operacji gospodarczej kilkakrotnie, ale zgodnie z zasadą podwójnego zapisu
wpisanie stanu początkowego w niewłaściwej wartości (np. z bilansu otwarcia wynika, że powinna to być wartość 50, a na koncie zapisano 500)	zaksięgowanie operacji gospodarczej zgodnie z zasadą podwójnego zapisu, ale na niewłaściwych kontach (np. powinno być na koncie „Kasa” i koncie „Materiały”, a zaksięgowano na koncie „Rachunek bieżący” i koncie „Towary”)
zaksięgowanie operacji gospodarczej tylko na jednym koncie	zaksięgowanie operacji gospodarczej zgodnie z zasadą podwójnego zapisu, ale po niewłaściwych stronach kont( np. powinno być na koncie „Kasa” po stronie MA i na koncie „Materiały” po stronie WN, a zaksięgowano odwrotnie na koncie „Kasa” po stronie WN a na koncie „Materiały po stronie MA)
zaksięgowanie operacji gospodarczej na kontach po tych samych stronach (np. na obu kontach po stronie MN)	zaksięgowanie operacji gospodarczej zgodnie z zasadą podwójnego zapisu, ale w niewłaściwej kwocie (np. powinno być 1000, a zaksięgowano 100)
zaksięgowanie operacji gospodarczej na kontach w różnych wartościach (np. na jednym koncie w wartości 100, a na drugim koncie w wartości 110)
błędne obliczenie obrotów konta
błędne obliczenie salda (sald) konta

Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej za ………………………. roku ……………….

Symbol lub nazwa konta syntetycznego	Salda początkowe (BO)		Obroty za okres sprawozdawczy		Obroty		Salda końcowe (BZ)
		WN	MA	WN	MA	WN	MA	WN	MA
011 Środki trwałe	150,00
101 Kasa	50,00
801 Kapitał udziałowy		200,00
…
…
…
Σ	200,00	200,00	x=	=x	y=	=y	z=	=z


Zestawienie sald kont księgi pomocniczej

Zestawienie sald kont księgi pomocniczej to urządzenie księgowe:

• sporządzane osobno do poszczególnych kont syntetycznych, do których jednostka prowadzi księgi pomocnicze

• sporządzane na podstawie zapisów na kontach księgi pomocniczej - jego saldo (salda) winny być zgodne z saldem (saldami) na koncie syntetycznym

• sporządzane co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz dodatkowo na dzień inwentaryzacji, co dotyczy tylko inwentaryzowanych aktywów

• zawierające:

• symbole lub nazwy kont

• salda kont na dzień sporządzenia (dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, dzień inwentaryzacji) i ich sumę z podziałem na stronę WN i MA

• służące do wykrywania błędów naruszających zasadę zapisu powtarzanego (funkcja kontrolna) oraz ułatwiające ustalenie podwójnego salda dla kont aktywno pasywnych.

Błędy wykrywalne przez zestawienie sald kont księgi pomocniczej	Błędy niewykrywalne przez zestawienie sald kont księgi pomocniczej, np
wpisanie stanu początkowego tylko na koncie syntetycznym lub tylko na koncie analitycznym	niewpisanie stanu początkowego ani na koncie syntetycznym, ani na kontach analitycznych
wpisanie stanu początkowego na koncie syntetycznym po innej stronie niż na koncie analitycznym (np. na koncie syntetycznym po stronie WN, a na koncie analitycznym po stronie MA)	kilkakrotne zaksięgowanie operacji gospodarczej zgodnie z zasadą zapisu powtarzanego
wpisanie stanu początkowego na koncie syntetycznym w innej wartości niż na koncie (kontach) analitycznym (-ych) (np. na koncie syntetycznym 1000, a na kontach analitycznych w sumie 800)	zaksięgowanie operacji gospodarczej zgodnie z zasadą zapisu powtarzanego, ale na innych kontach analitycznych niż należało, jednak w ramach tej samej księgi pomocniczej
zaksięgowanie operacji gospodarczej tylko na koncie syntetycznym z pominięciem kont analitycznych lub odwrotnie tylko na kontach analitycznych z pominięciem konta syntetycznego	zaksięgowanie operacji gospodarczej zgodnie z zasadą zapisu powtarzanego, ale w innych wartościach niż należało na poszczególnych kontach analitycznych
zaksięgowanie operacji gospodarczej na koncie syntetycznym po innej stronie niż na kontach analitycznych (np. na koncie analitycznym po stronie WN, a na kontach analitycznych po stronie MA)
zaksięgowanie operacji gospodarczej na koncie syntetycznym w innej wartości niż na kontach analitycznych (np. na koncie syntetycznym 250, a na kontach analitycznych w sumie 200)
błędne obliczenie obrotów na koncie syntetycznym lub na kontach analitycznych
błędne obliczenie salda (sald) na koncie syntetycznym lub na kontach analitycznych

Zestawienie sald kont księgi pomocniczej do konta syntetycznego ………………….. na ….......

Symbol lub nazwa konta analitycznego	Salda końcowe
		WN	MA
……
Σ




Błędy księgowe

Błędy księgowe to błędy różnego rodzaju (o różnym charakterze), które występują w dokumentacji księgowej (w szerokim znaczeniu tego słowa), tj. w:

• dokumentach potwierdzających zaistnienie operacji gospodarczych,

• w księgach rachunkowych (w dzienniku, w księdze głównej, w księgach pomocniczych, w zestawieniu obrotów i sald kont księgi głównej, w zestawieniach sald kont ksiąg pomocniczych, w inwentarzu)

• dokumentacji inwentaryzacyjnej

• sprawozdaniach finansowych

• dokumentacji polityki rachunkowości.

Błędy księgowe mogą mieć charakter:

• błędów merytorycznych - błędy skutkujące nierzetelnym, tzn. niezgodnym ze stanem faktycznym odzwierciedleniem sytuacji majątkowo - finansowej i wyniku finansowego jednostki.

• błędów formalnych - błędy wynikające z niezachowania wymogów formalnych (np. wystawienie dokumentu ołówkiem, pominięcie jednego z elementów opisowych zapisu księgowego na koncie, poprawienie zauważonego błędu księgowego w niewłaściwy sposób, albo też przez nieupoważnioną do tego osobę)

• błędów rachunkowych - błędy dotyczące wartości aktywów pasywów i operacji gospodarczych.

Błędy księgowe (rachunkowe) na kontach

Przyczyny powstawania błędów rachunkowych na kontach

Błędy księgowe (rachunkowe) na kontach powstają w wyniku niezachowania następujących zasad:

• zasady bieżącego ujmowania operacji gospodarczych - zaksięgowanie operacji z opóźnieniem, np. w niewłaściwym okresie sprawozdawczym

• zasady kompletności zapisów - niezaksięgowanie operacji gospodarczej

• zasady podwójnego zapisu - zaksięgowanie operacji gospodarczej na kontach syntetycznych niezgodnie z zasadą podwójnego zapisu

• zasady zapisu powtarzanego - niezachowanie zasady zapisu powtarzanego przy księgowaniu operacji gospodarczych na kontach analitycznych.

Determinanty wyboru sposobu poprawiania błędów księgowych (rachunkowych) na kontach:

• moment ujawnienia błędu księgowego (przed zamknięciem ksiąg za okres sprawozdawczy, czy po zamknięciu)

• technika rachunkowości (rachunkowość tradycyjna, rachunkowość komputerowa)

• charakter błędu księgowego

• przyjęte zwyczaje w zakresie poprawiania błędów księgowych.

Sposoby poprawiania błędów księgowych (rachunkowych) na kontach:

• korekta

• zapis uzupełniający

• storno (czarne zupełne, czarne częściowe, czerwone).

Korekta

Korekta jest to sposób poprawiania błędów księgowych polegający na:

• skreśleniu zapisu błędnego pojedynczą kreską, tak żeby był on nadal widoczny (nie wolno skreślać pojedynczych cyfr w liczbie, tylko całą liczbę)

• wprowadzeniu w pobliżu skreślonego zapisu błędnego nowego zapisu prawidłowego opatrzonego datą poprawki i podpisem osoby dokonującej poprawki (powinna być to osoba upoważniona).

Korekty nie stosuje się w rachunkowości komputerowej oraz po zamknięciu miesiąca.

Zapis uzupełniający i storno

Zapis uzupełniający oraz storno są to sposoby poprawiania błędów księgowych:

• bez dokonywania skreśleń

• na podstawie dokumentu korygującego

• zgodne z zasadą podwójnego zapisu.

Zapis uzupełniający to sposób poprawiania błędów księgowych wyrażających się w zaniżeniu zaksięgowanej kwoty, polegający na zaksięgowaniu operacji gospodarczej na tych samych kontach i po tych samych stronach, co zapis błędny, tylko w wartości różnicy między wartością prawidłową i wartością błędną.

Błędy księgowe na kontach mogą być poprawiane za pomocą jednego z trzech rodzajów storn:

• storna czarnego (zwykłego) zupełnego (całkowitego)

• storna czarnego (zwykłego) częściowego lub

• storna czerwonego (ujemnego).

W odniesieniu do jednej operacji gospodarczej można stosować tylko jeden rodzaj storna (czarne albo czerwone). Nie wolno posługiwać się jednocześnie dwoma rodzajami storna, czyli stornem mieszanym (na jednym koncie storno czarne, a na drugim storno czerwone).

Storno czarne zupełne:

• polega na likwidacji błędnego zapisu poprzez powtórne zaksięgowanie operacji gospodarczej na tych samych kontach i w tej samej wartości, co pierwotny zapis błędny, ale po stronach przeciwnych; po wyeliminowaniu zapisu błędnego należy dokonać zapisu prawidłowego

• eliminując zapis błędny umożliwia uzyskanie prawidłowego salda końcowego, jednakże powoduje „sztuczne” zawyżenie obrotów na kontach objętych stornowaniem o kwoty zapisów błędnych i stornujących

• nie jest zalecane w przypadku kont, których obroty mają dużą wartość poznawczą (nie powinny być zniekształcane), np. kont wynikowych.

Storno czarne częściowe:

• w zależności od charakteru błędu polega na:

• niewłaściwe jedno konto - wyeliminowaniu zapisu na niewłaściwym koncie poprzez dokonaniu nowego zapisu na nim w tej samej wartości, co zapis błędny, ale po stronie przeciwnej w korespondencji z kontem, na którym zapisu brakowało

• zaksięgowana wartość zawyżona - zaksięgowaniu operacji gospodarczej na tych samych kontach, co zapis błędny tylko po stronach przeciwnych niż poprzednio i w wartości różnicy między kwotą błędną i prawidłową

• niewłaściwe strony kont - zaksięgowaniu operacji gospodarczej na tych samych kontach, co zapis błędny tylko po stronach przeciwnych niż poprzednio i w wartości dwukrotności kwoty błędnej;

• posiada podobne wady, jak storno czarne zupełne - zawyża obroty konta, na którym zostało zastosowane.

Storno czerwone:

• polega na likwidacji błędnego zapisu poprzez powtórne zaksięgowanie operacji gospodarczej na tych samych kontach, po tych samych stronach i w tej samej kwocie, co zapis błędny, tylko w liczbach ujemnych (rachunkowość tradycyjna - zapis czerwony, rachunkowość komputerowa - zapis ze znakiem minus); po wyeliminowaniu zapisu błędnego należy dokonać zapisu prawidłowego

• nie zniekształca obrotów konta.

Sposoby poprawiania błędów księgowych (rachunkowych) na kontach - przykłady




8

3

---