Rozdział 16.

Zarządzanie projektem w sieci WWW ^*

W tym rozdziale:

Projekt w sieci WWW

Korzystanie z paska narzędzi Sieć

Praca z użyciem hiperłączy

Zarządzanie projektem w sieci WWW

Administrowanie programem Microsoft Project Central

Zdajemy sobie sprawę z tego, że zarządzanie projektem wyszło już poza tradycyjny pokój dyrekcji i wkroczyło w świat techniki. Szczególnie widać to na przykładzie wielu metod pozwalających osobom zarządzającym projektami wykorzystać Internet do komunikowania się z innymi osobami, przedstawiania informacji i zbierania danych.

Internet to ogromna sieć komputerowa, w której możemy przesyłać i z której możemy pobierać informacje, obrazy i wiadomości z całego świata. Chyba największy sukces w Internecie odniosła sieć WWW — graficzna usługa internetowa umożliwiająca przemieszczanie się w sieci przy użyciu języka programowania HTML (Hypertext Markup Language). Pozwala on na przechodzenie pomiędzy różnymi miejscami w sieci dzięki metodzie klikania obrazów lub tekstów, połączonych z określonym adresem internetowym. Tego typu łącza są zwane hiperłączami.

Projekt w sieci WWW

Możliwości, jakie dają połączenia w sieci, pomagają w bardziej efektywnym zarządzaniu projektem, a program Microsoft Project zawiera kilka użytecznych narzędzi, opisanych poniżej, ułatwiających dostęp do sieci WWW i korzystanie z niej:

• W pliku projektu można umieszczać hiperłącza do adresów internetowych. Pozwala to na błyskawiczne przemieszczenie się do miejsca w sieci, w którym znajdują się ważne dla użytkownika informacje bądź obrazy. Jeżeli na przykład dany projekt jest związany z układem sieci komputerowej w przedsiębiorstwie, wprowadzenie do harmonogramu hiperłącza do witryny dostawcy oprogramowania sieciowego pozwala na uzyskanie odpowiedzi na pytania dotyczące kwestii technicznych lub zamówienie oprogramowania.

• Zawarte w programie możliwości korzystania z sieci pozwalają na poruszanie się w Internecie przy użyciu paska narzędzi Sieć WWW. Zamiast wprowadzać łącze do jakiegoś miejsca w harmonogramie można zapisać listę ulubionych witryn w sieci i, korzystając z paska narzędzi Sieć WWW, połączyć się z jedną z nich. Mogą to być strony WWW naszego przedsiębiorstwa, grupy dyskusyjnej związanej z profilem naszej pracy, lub źródła danych, jak np. biblioteka uniwersytecka, z której zasobów często korzystamy w pracy nad projektem.

• Dzięki programowi Microsoft Project Central wystarczy, że tylko kierownik projektu używa programu Microsoft Project na swoim komputerze; może on zarządzać projektem, współpracując z osobami, które nie mają programu Project. Oznacza to, że nie wszyscy w grupie roboczej muszą mieć kopię programu Microsoft Project. Osoby nieposiadające tego programu mogą, korzystając z programu Microsoft Project Central, przeglądać przydzielone im zadania, wprowadzać do harmonogramu aktualne dane o wykonanej pracy, a nawet przystępować do nowych zadań w razie takiej potrzeby. Program Project Central umożliwia kierownikowi projektu i jego współpracownikom wzajemną komunikację — bez potrzeby korzystania z programu Microsoft Project.

Uwaga

Możemy również komunikować się z grupą roboczą za pomocą poczty elektronicznej. Opisane to zostało w rozdziale 15.

Korzystanie z paska narzędzi Sieć WWW

W programie Microsoft Project znajduje się specjalny zestaw narzędzi pozwalających na przemieszczanie się w sieci WWW. Można go wyświetlić, klikając prawym przyciskiem myszki dowolne miejsce na standardowym pasku narzędzi, i następnie, z pojawiającego się menu, wybierając Sieć WWW; lub też można z menu Widok wybrać Paski narzędzi, a następnie Sieć WWW. Rysunek 16.1 przedstawia dostępne na tym pasku narzędzia.

Rysunek 16.1. Pasek narzędzi Sieć WWW pojawia się bezpośrednio pod paskiem Formatowanie, ale można go przeciągnąć w dowolne miejsce

Powyższe narzędzia współpracują z przeglądarką, co pozwala na poruszanie się zarówno w sieci intranet, jak i w sieci WWW. W tabeli 16.1 znajduje się skrótowy opis każdego przycisku.

Tabela 16.1.

Pasek narzędzi Sieć WWW

Przycisk	Funkcja
Wstecz	Powrót do ostatnio wybranej witryny na liście odwiedzonych w trakcie bieżącej sesji połączenia.
Do przodu	Przejście do następnej witryny z listy odwiedzonych w trakcie bieżącej sesji połączenia.
Zatrzymaj bieżący skok	Uaktywnia się po rozpoczęciu skoku do witryny; kliknięcie tego przycisku powoduje wstrzymanie przejścia do hiperłącza.
Odśwież bieżącą stronę	Odświeża lub uaktualnia zawartość aktualnie przedstawianej strony, wprowadzając zmiany dokonywane przez autora w trakcie przeglądania przez nas strony.
Strona początkowa	Powrót do strony wybranej na początku korzystania z przeglądarki.
Szukaj w sieci Web	Przejście do strony wybranej w przeglądarce.
Ulubione	Otwiera listę ulubionych witryn, zapisanych w folderze Ulubione. Kliknięcie dowolnej z nich powoduje bezpośrednie przejście do tej witryny.
Przejdź	Wyświetla listę popularnych poleceń przeglądarki
Pokaż tylko pasek narzędzi sieci Web	Pozostawia na ekranie tylko pasek narzędzi sieci Web i ukrywa wszystkie pozostałe paski
Adres	Pokazuje adres strony bieżącej, a po kliknięciu strzałki po prawej wyświetla listę rozwijaną ostatnio odwiedzanych witryn

Z tych narzędzi można korzystać po podłączeniu do Internetu i zainstalowaniu przeglądarki. Gdy wszystko jest na swoim miejscu i gdy klikniemy na przykład przycisk Szukaj w sieci Web, program nawiąże połączenie z Internetem i otworzy stronę wybraną w przeglądarce. Po nawiązaniu połączenia możemy przeglądać strony internetowe, korzystając z przycisków Wstecz i Do przodu. Opcja przeglądarki Ulubione umożliwia zapisywanie adresów często odwiedzanych stron; program Microsoft Project również zapisuje je na swojej liście Ulubione.

Uwaga

Wraz z programem Microsoft Project dostarczana jest aktualna wersja przeglądarki Microsoft Internet Explorer. Można ją zainstalować z dysku CD-ROM Microsoft Project, albo ze strony Microsoft www.microsoft.com/ie/default.asp.

Praca z wykorzystaniem hiperłączy

Hiperłącze to rodzaj mechanizmu umożliwiającego przejście z aktualnie przedstawianego dokumentu do innego dokumentu na dysku twardym, w sieci komputerowej lub do adresu internetowego (określanego jako URL — Uniform Resource Locator).

Załóżmy, że dana firma zmienia siedzibę, a dział finansowy umieścił w sieci komputerowej firmy budżet przeznaczony na przeprowadzkę, sporządzony w arkuszu Excel. Żeby kierować przeprowadzką, stworzono harmonogram projektu obejmujący przenosiny całego sprzętu firmowego do nowego miejsca. Można wprowadzić do tego harmonogramu projektu hiperłącze, powiązane z arkuszem Excel zawierającym zestawienie budżetowe dla przenosin na nowe miejsce. Pojawia się ono w postaci ikony w polu Wskaźniki na wykresie Gantta. Po otwarciu pliku zawierającego projekt i kliknięciu tego hiperłącza pojawi się plik Excel, pozwalając na porównanie kosztów, poniesionych na kolejne etapy przeprowadzki.

Można również umieścić hiperłącze do określonego adresu w Internecie, aby połączyć zadanie badawcze z miejscem, w którym większość prac badawczych jest wykonywana.

Wstawianie hiperłącza

W celu umieszczenia w projekcie hiperłącza należy wykonać poniższe czynności:

1. Wybrać zadanie, dla którego chcemy utworzyć hiperłącze. Po wprowadzeniu hiperłącza w kolumnie Wskaźniki obok wybranego zadania pojawi się ikona łącza.

2. Z menu Wstaw wybrać Hiperłącze lub kliknąć przycisk Wstaw hiperłącze na standardowym pasku narzędzi. Pojawi się okno dialogowe Wstaw hiperłącze, przedstawione na rys. 16.2.

Rysunek 16.2. Wprowadzamy ścieżkę dostępu do pliku lub adres URL, aby ustanowić hiperłącze

3. W polu Wpisz nazwę pliku lub stronę sieci Web wykonać jedną z poniższych czynności:

• w celu połączenia z adresem internetowym wpisać URL (np. http://www.microsoft.com) lub wyszukać URL, korzystając z przycisku Strona sieci Web,

• w celu połączenia z plikiem na dysku twardym lub w naszej sieci komputerowej, wpisać ścieżkę dostępu lub wyszukać plik, korzystając z przycisku Plik.

4. W polu Tekst do wyświetlenia wpisać tekst, jaki ma się pojawiać się w harmonogramie projektu i informować o hiperłączu.

5. Kliknąć OK, aby wstawić hiperłącze. Po lewej stronie wybranego zadania, w kolumnie Wskaźniki, pojawi się ikona hiperłącza, jak na rys. 16.3.

Rysunek 16.3. Wystarczy kliknąć ikonę, aby przejść do adresu URL lub pliku

Uwaga

W celu usunięcia hiperłącza należy kliknąć prawym przyciskiem myszki zadanie ze stworzonym łączem, a następnie z menu Hiperłącze wybrać Usuń hiperłącze. Program nie pokazuje żadnego ostrzeżenia i usuwa hiperłącze.

Edycja hiperłączy

Po stworzeniu dużej ilości hiperłączy rozpoznawanie ich może być nużącą pracą, jeżeli korzystamy z krótkich informacji, które nam się pokazują po wskazaniu każdego z łączy. Można jednak przedstawić łącza w jednej z istniejących w programie tabel. Rozpocząć należy od otworzenia widoku zawierającego tabele, np. widoku Obciążenie zadaniami. Z menu Widok należy wybrać Tabela, a następnie Hiperłącze. Tabela Hiperłącze, przedstawiona na rys. 16.4, zawiera kolumny z informacjami odnośnie do wszystkich stworzonych w projekcie łączy.

Rysunek 16.4. Udostępnione są adres hiperłącza i informacja o nim

Żeby zmienić hiperłącze lub jego adres czy adres pomocniczy, trzeba kliknąć nazwę zadania, dla którego stworzono hiperłącze, a następnie, korzystając z klawisza ze strzałką skierowaną w prawo, przejść do komórki, w której mają zostać wprowadzone zmiany i wprowadzić je. Jeżeli użytkownik woli pracować w oknie dialogowym Hiperłącze, może je otworzyć, klikając łącze prawym przyciskiem myszki i następnie z menu Hiperłącze wybierając Edytuj hiperłącze.

Uwaga

Komórki w tabeli zawierają hipertekst, zatem kliknięcie pola uaktywnia łącze.

Kiedy hiperłącza nie działają

Po stworzeniu hiperłącza mogą wystąpić okoliczności, które uniemożliwią jego działanie. Najczęściej związane to jest ze zmianą lokalizacji połączonego pliku. Plik może być przeniesiony na inne miejsce na dysku twardym lub w sieci, lub zostać usunięty. Podobnie jest w wypadku lokalizacji w sieci WWW, która może być przeniesiona pod nowy adres URL lub może już nie istnieć.

Możliwe jest też, że odwzorowano hiperłącze do pliku, do którego nie ma dostępu, lub że dano kopię harmonogramu współpracownikowi, który nie ma dostępu do tego miejsca.

Aby uniknąć takich problemów, warto przy tworzeniu hiperłączy używać adresowania względnego, gdy tylko jest to możliwe. Na przykład adres f:\budget.xls jest adresem bezwzględnym. Jeżeli serwer zostanie zmieniony z f:, łącze nie będzie działać. Jeżeli jednak użyjemy adresu względnego, np. \\server\share\budget.xls, serwer może zostać zmieniony z f: na g:, a adres względny do serwera wciąż będzie funkcjonował. Więcej informacji o rozwiązywaniu problemów z hiperłączami znaleźć można w Pomocy programu Microsoft Project.

Przenoszenie i kopiowanie hiperłączy

Korzystając z tabeli hiperłączy, można je również przesuwać lub kopiować. W tym celu należy wykonać poniższe czynności:

1. Wybrać komórkę hiperłącza, klikając nazwę zadania i korzystając z klawisza ze strzałką skierowaną w prawo przejść do komórki hiperłącza.

2. Nacisnąć klawisz Shift i klawisz ze strzałką skierowaną w prawo, aby również wybrać adres hiperłącza.

3. Wykonać jedną z poniższych czynności:

• Aby przenieść łącze, kliknąć przycisk Wytnij na standardowym pasku narzędzi, następnie kliknąć komórkę hiperłącza obok zadania, do którego chcemy przenieść łącze, i kliknąć przycisk Wklej.

• Aby skopiować łącze, wybrać je, kliknąć przycisk Kopiuj, następnie kliknąć komórkę hiperłącza obok zadania, do którego chcemy wprowadzić kopię łącza i kliknąć przycisk Wklej.

Zarządzanie projektami w sieci WWW

Program Microsoft Project Central umożliwia zarządzanie projektami przez sieć intranet lub przez Internet, a program Microsoft Project musi być zainstalowany tylko na komputerze kierownika. Wszystkie inne osoby zaangażowane w pracę nad projektem używają programu Project Central, który korzysta z bazy danych w sieci Web zawierającej dane projektu. Pomimo tego, że na swoich komputerach nie mają programu Microsoft Project, użytkownicy mogą:

• oglądać wykres Gantta projektu,

• otrzymywać, odrzucać i przydzielać komuś innemu zadania do wykonania,

• aktualizować przydziały, przesyłając informacje o postępach i wykonaniu,

• przesyłać do kierownika projektu raporty o stanie.

Kierownik projektu informuje członków zespołu o przydziałach zadań za pośrednictwem funkcji PrzydziałZespołu i może korzystać z funkcji AktualizacjaZespołu do powiadamiania członków zespołu o zmianach w harmonogramie, zmianach w przydziałach lub w innych parametrach projektu. Członkowie zespołu używają programu Microsoft Project Central do aktualizacji przydziałów zadań i do przesyłania do kierownika projektu raportów o stanie. Przydziały pracy pojawiają się w skrzynce odbiorczej Microsoft Project Central.

Administrator sieci instaluje serwer programu Project Central na serwerze sieci Web lub na serwerze przedsiębiorstwa. Kierownik tworzy projekt w programie Microsoft Project i konfiguruje go tak, aby został osadzony w sieci Web. Po przesłaniu przez kierownika projektu przydziałów dla poszczególnych osób, będą one mogły rejestrować się w systemie Microsoft Project Central, przeglądać projekt, sprawdzać przydziały itd.

Umieszczenie projektu w sieci WWW

Aby możliwe było umieszczenie projektu w sieci, muszą być spełnione poniższe warunki:

1. Administrator sieci musi zainstalować serwer programu Microsoft Project Central na serwerze sieci Web lub sieci w przedsiębiorstwie.

2. Kierownik projektu musi stworzyć projekt w programie Microsoft Project, wprowadzając do niego potrzebne dla niego zasoby i łącząc projekt z bazą danych w sieci Web.

3. Zasoby i kierownik projektu muszą korzystać z programu Project Central (wersja kliencka) do aktualizowania projektu.

Uwaga

Kierownik projektu korzysta z programów Project i Project Central, natomiast inni użytkownicy korzystają tylko z programu Project Central.

Konfiguracja programu serwera Project Central i programu Project Central

Do konfiguracji serwera Project Central i programu Project Central niezbędny jest komputer serwera typu administrator sieci. Urządzenie powinno mieć zainstalowany Windows NT Server 4.0 z pakietem Service Pack 4 lub 5 oraz Option Pack 4 (zawierający Microsoft Internet Information Server — w skrócie IIS). Niezbędna jest również baza danych Oracle, SQL Server lub Microsoft Database Engine (MSDE). MSDE jest pomniejszoną wersją SQL Server.

Uwaga

W programie Microsoft Project 98 można było korzystać z Personal Web Server dostarczanego przez Microsoft. Nie wystarcza on jednak przy zarządzaniu projektem do pracy w grupach z wykorzystaniem sieci Web.

Po zainstalowaniu serwera Microsoft Project Central nawiązuje on połączenie pomiędzy urządzeniem bazy danych i IIS.

Po stronie klienta kierownik projektu musi dysponować programem Microsoft Project, ale inni użytkownicy muszą mieć tylko Internet Explorer 4.01 lub nowszy. Najnowsza wersja Internet Explorer jest dostępna na dysku CD-ROM Microsoft Project. Jeżeli po stronie klienta nie chcemy korzystać z IE 4.01, możemy na urządzeniach klientów zainstalować moduł przeglądarki dla Microsoft Project Central (32-bitowy dla Windows), który również znajduje się na CD-ROM-ie Microsoft Project.

Uwaga

Przeglądarka musi obsługiwać kontrolki ActiveX w sposób wymagany przez Microsoft Project, w związku z czym wymagane jest używanie albo programu Internet Explorer, albo przeglądarki dla Windows znajdującej się na CD-ROM-ie Microsoft Project.

Dodatkowo, każdy członek grupy roboczej musi mieć dostęp do sieci przedsiębiorstwa lub sieci TCP/IP.

Tworzenie projektu w sieci Web

Kierownik grupy roboczej jest osobą, która tworzy harmonogram projektu i pilnuje jego realizacji, a także tworzy przydziały dla członków grupy roboczej. Kierownik, korzystając z programu Microsoft Project, ustala harmonogram i tworzy przydziały dla członków zespołu, aby móc śledzić ich działania.

Kierownik grupy roboczej musi ustalić harmonogram projektu, aby umożliwić komunikację za pomocą sieci ze swego komputera. Członkowie grupy roboczej mogą, ale nie muszą, zainstalować na swych komputerach program Microsoft Project. Aby zainstalować na komputerze kierownika grupy roboczej harmonogram projektu, korzystającego z komunikacji w sieci Web, należy wykonać poniższe czynności:

1. Z menu Narzędzia wybrać Opcje.

2. Wybrać zakładkę Grupa robocza (patrz rys. 16.5).

Rysunek 16.5. Aby korzystać z sieci przy zarządzaniu projektem, należy wybrać Sieć Web w polu domyślnych wiadomości grupy roboczej

3. Z listy rozwijanej Domyślne wiadomości grupy roboczej dla projektu należy wybrać ustawienie domyślne dla określonej metody wysyłania wiadomości; dla ustawienia serwera sieci Web (intranetu lub WWW) należy wybrać Sieć Web.

Uwaga

W rozdziale 15. znajdują się informacje o ustawieniach harmonogramu projektu do zarządzania grupą roboczą przy użyciu poczty elektronicznej.

4. W polu Adres URL serwera Microsoft Project Central wpisać URL, z którego będą korzystać zasoby do otwierania programu Project Central, wraz z folderem zawierającym bazę danych w sieci Web. Adres wskazuje na serwer w sieci Web lub w sieci przedsiębiorstwa, a folder zawiera bazę danych.

5. Do identyfikacji można wybrać jedną z dwóch metod:

• zasoby mogą korzystać z uwierzytelniania systemu Windows NT, używając konta użytkownika systemu Windows,

• zasoby mogą korzystać z nazwy użytkownika programu Microsoft Project, ustawianej na zakładce Ogólne okna dialogowego Opcje.

6. Kierownik projektu może nie mieć przypisanych żadnych zadań, ale i tak potrzebuje dostępu do programu Project Central w sieci Web w celu komunikowania się z członkami zespołu metodą elektroniczną. Aby uzyskać dostęp do Project Central, należy kliknąć przycisk Utwórz konto.

7. Zaznaczyć opcję umożliwiającą wysłanie hiperłącza dostarczającego użytkownikom URL do bazy danych w wiadomości e-mail. Można również określić, czy zasoby mogą delegować zadania w programie Microsoft Project Central oraz aktualizować informacje o projekcie podczas zapisywania na serwerze Microsoft Project Central.

Uwaga

Zawsze można ręcznie aktualizować bazę danych, z menu Narzędzia wybierając Grupa robocza, a następnie Aktualizuj projekt na serwerze sieci Web.

8. Kliknąć OK, żeby zapisać ustawienia.

Tworzenie przydziałów

Kierownik projektu przydziela pracę poszczególnym zasobom. Aby powiadomić zasoby o przydzielonej im pracy, w programie korzysta z polecenia PrzydziałZespołu. Po wprowadzeniu przydziałów w projekcie należy wykonać następujące kroki, aby przesłać je do zasobów:

1. (Opcjonalnie) Wybrać zadania, o których chcemy poinformować zasoby w informacji o przydziale pracy.

2. Z menu Narzędzia wybrać Grupa robocza, a następnie PrzydziałZespołu. Program przedstawia okno dialogowe Poczta grupy roboczej, w którym wybieramy, czy wysłać wiadomości obejmujące wszystkie, czy tylko wybrane zadania.

3. Po wybraniu żądanej opcji należy kliknąć OK. Program otwiera okno dialogowe PrzydziałZespołu, przedstawione na rys. 16.6.

Rysunek 16.6. Okno umożliwiające przesyłanie do zasobów informacji o przydziale pracy

Uwaga

Przed pokazaniem okna PrzydziałZespołu program wyświetla informację o tym, jak można przesłać wiadomości do zasobów, wykorzystując ich konta użytkowników Windows.

1. Jeżeli chcemy, można zmienić tekst wiadomości lub temat. Następnie należy kliknąć Wyślij. Program wyśle wiadomość do zasobów wymienionych w polu Do.

Uwaga

Przesłanie wiadomości PrzydziałZespołu do zasobu powoduje równoczesne wprowadzenie nazwy tego zasobu na listę Log On w Project Central. Zatem użytkownik (zasób) nie będzie mógł się zarejestrować w Project Central, dopóki nie otrzyma wiadomości PrzydziałZespołu od kierownika projektu.

Rejestracja w Project Central

Aby zarejestrować się w Project Central, użytkownik musi znać adres URL bazy danych w sieci Web. Kierownik projektu może przesłać ten adres pocztą elektroniczną lub w inny sposób. Należy uruchomić Internet Explorer lub przeglądarkę zainstalowaną z CD-ROM-u Microsoft Project, aby móc korzystać z Project Central. W polu Adres należy wpisać URL bazy danych.

Wskazówka

Warto umieścić ten adres URL na liście Ulubione, lub nawet, jeżeli korzystamy z Microsoft Project Central częściej niż z innych stron WWW, warto ustawić go jako stronę główną po otwarciu Internet Explorer. Aby ustawić Project Central jako stronę główną, należy wpisać adres w polu Adres, a następnie z menu Narzędzia wybrać Opcje internetowe. Na zakładce Ogólne, w części Strona główna należy wybrać Użyj bieżącej i kliknąć OK.

Widok okna, jakie się teraz pojawi na ekranie, zależy od metody rejestracji, jakiej używamy dla Project Central. Jeżeli nie korzystamy z uwierzytelniania systemu Windows NT, pojawi się nam strona podobna do przedstawionej na rys. 16.7.

Rysunek 16.7. Strona pojawiająca się po otworzeniu programu Project Central, gdy użytkownik nie korzysta z uwierzytelniania systemu Windows NT

Uwaga

Jeżeli korzystamy z uwierzytelniania systemu Windows NT, nie pojawi się strona Logon, ale zostanie ona pominięta i od razu zobaczymy stronę główną, o której będzie mowa w następnym podrozdziale.

Z listy User name należy wybrać swoją nazwę. Jeżeli nie korzystamy z uwierzytelniania systemu Windows NT, początkowo nie będziemy mieli hasła, więc nie trzeba nic wpisywać w polu Password. Wystarczy kliknąć Enter.

Uwaga

Jeżeli wprowadzimy hasło, korzystając z technik opisanych w dalszej części tego rozdziału, będziemy musieli wpisywać to hasło w polu Password, gdy pojawi się strona Logon w Project Central.

Przeglądanie strony głównej

Po odnalezieniu swego nazwiska na liście User Name i kliknięciu Enter (lub po wpisaniu adresu URL, jeżeli nie korzystamy z uwierzytelniania systemu Windows NT) pojawi się strona główna Project Central. Wygląda podobnie do przedstawionej na rys. 16.8.

Rysunek 16.8. Typowa strona główna w Project Central, z której możemy przechodzić do innych obszarów w Project Central

Strona główna w Project Central pełni takie same funkcje jak większość stron głównych w sieci Web — informuje, czym jest Project Central, przedstawia informacje sumaryczne, takie jak ilość otrzymanych nowych wiadomości, a także udostępnia łącza pozwalające na przechodzenie do innych obszarów w Project Central. Zakładki (Home, Tasks, Views, Status Reports, Offline, Logoff i Help) u góry strony są zawsze widoczne i po wskazaniu ich pojawia się lista rozwijana, pozwalając na dokonanie wyboru. Umieszczone po lewej stronie pole łączy jest widoczne podczas przeglądania strony głównej, skrzynki odbiorczej lub strony Change Password. Aby poruszać się w obrębie programu Project Central, należy kliknąć łącze lub wybrać zakładkę i kliknąć na niej wybraną pozycję z listy rozwijanej.

Wprowadzanie zabezpieczeń

Podczas przesyłania planów związanych z projektem mogą wyniknąć kwestie związane z bezpieczeństwem. Możemy nie chcieć, aby wszyscy mieli dostęp do pewnych informacji o zasobach lub do otrzymywanych przez nas raportów o stanie. Można zabezpieczyć zawartość skrzynki odbiorczej w Microsoft Project Central poprzez wprowadzenie hasła.

Jeżeli nie korzystamy z uwierzytelniania systemu Windows NT, początkowo nie mamy hasła. Dopóki nie wprowadzimy go, program za każdym razem, gdy używamy Project Central, będzie wyświetlał pytanie, czy chcemy je zmienić, wyświetlając okno dialogowe jak na rys. 16.9.

Rysunek 16.9. Dopóki nie wprowadzimy hasła, program będzie proponował stworzenie go

Kilka słów o hasłach i zabezpieczeniach

Hasło jest podstawowym sposobem zabezpieczenia danych w projekcie. Jednak samo ustalenie hasła nie gwarantuje bezpieczeństwa, dla zabezpieczenia projektu bardzo ważne jest stworzenie dobrego hasła i odpowiednia ochrona przed odkryciem go.

Uwaga

Informacje o ustalaniu haseł dla poszczególnych plików znajdują się w rozdziale 2.

Przyczyn, dla których ludzie mogą starać się zajrzeć do informacji o naszym projekcie, jest wiele — mogą to robić z czystej ciekawości lub z bardziej poważnych powodów, jak np. w związku ze szpiegostwem przemysłowym. W świecie komputerowym istnieje wyspecjalizowana grupa ludzi zwanych hakerami, którzy z włamywania się do rzekomo bezpiecznych plików uczynili swoistą sztukę.

Poniżej kilka wskazówek dotyczących tworzenia haseł:

1. Nie należy używać haseł łatwych do odgadnięcia. Bystry haker bez trudu ustali imię narzeczonej, drugie imię, numer telefonu czy datę urodzenia użytkownika.

2. Należy używać najdłuższych haseł (program pozwala na 17 znaków) — im dłuższe hasło, tym trudniej je odgadnąć.

3. Nie należy nikomu zdradzać hasła. Jeżeli musimy nasze hasło komuś wyjawić, na przykład, żeby ktoś inny mógł zajmować się projektem, gdy wyjeżdżamy, powinniśmy je zmienić zaraz po powrocie.

4. Warto stworzyć hasło będące przypadkową kombinacją liter i cyfr. I tak hasło T2J773N będzie dobrym hasłem, a hasło: Mójplik nie.

5. Należy regularnie zmieniać hasło, nawet jeżeli nikomu go nie przekazaliśmy. Hakerzy włamują się, próbując różnych kombinacji i możliwości, i przełamanie kodu może zająć im trochę czasu. Im częściej będziemy zmieniać hasło, tym częściej intruz będzie musiał zaczynać od początku.

Ustalenie hasła

Dopóki nie wprowadzimy hasła, program będzie sugerował stworzenie go przy każdej rejestracji (patrz rys. 16.9). Jeżeli klikniemy Yes, pojawi się strona przedstawiona na rys. 16.10, na której wprowadzamy nasze hasło i następnie potwierdzamy je.

Rysunek 16.10. Po ustaleniu hasła musimy wprowadzić je w polu Password

Wskazówka

Tę stronę można przedstawić w dowolnym momencie, wystarczy kliknąć łącze Change Password w lewej części strony Project Central.

Jeżeli dotychczas nie używaliśmy hasła, nie wypełniamy pola Old Password. Nowe hasło wpisujemy dwa razy — w polu New Password i w polu Confirm Password. Jeżeli pomylimy się podczas wpisywania, program poprosi o ponowne wpisanie hasła. Aby zapisać hasło, należy kliknąć Change Password; program poprosi o jego podanie przy następnej rejestracji do Project Central.

Uwaga

Hasło możemy zmieniać w dowolnym momencie, wystarczy kliknąć Change Password w kolumnie łączy w lewej części strony. Jeżeli wcześniej używaliśmy jakiegoś hasła, należy je wpisać w polu Old Password.

Sprawdzanie wiadomości w skrzynce odbiorczej

Gdy kierownik projektu przesyła wiadomość do swego zespołu, pojawia się ona w skrzynce odbiorczej Microsoft Project Central każdego z odbiorców. Gdy z kolei członkowie zespołu odpowiadają na wiadomość, program umieszcza taką odpowiedź w skrzynce odbiorczej Microsoft Project Central kierownika projektu.

Kierownik i członkowie zespołu mogą sprawdzać swoje skrzynki odbiorcze, korzystając z trzech różnych łączy:

• kliknąć łącze Messages służące jako nagłówek części Messages naszej strony głównej Project Central,

• kliknąć łącze Microsoft Project Central Inbox w części Messages naszej strony głównej Project Central,

lub

• kliknąć łącze Messages na polu łączy w lewej części strony Project Central.

Wskazówka

Kierownik projektu może z menu Narzędzia wybrać Grupa robocza, a następnie SkrzynkaOdbiorczaZespołu, program wtedy otworzy stronę kierownika w Project Central.

Na rysunku 16.11 przedstawiona jest typowa skrzynka odbiorcza Microsoft Project Central, zawierająca listę wszystkich wiadomości z informacjami o nadawcy, projekcie, temacie oraz datę i godzinę otrzymania wiadomości.

Kierownicy wysyłają do członków zespołu różne informacje, a członkowie zespołu na nie odpowiadają. Obie strony mogą oglądać te informacje w swoich skrzynkach odbiorczych Microsoft Project Central. Kierownicy używają następujących poleceń znajdujących się w menu Grupa robocza, wybieranego w menu Narzędzia, w celu:

• tworzenia przydziałów (PrzydziałZespołu),

• informowania o zmianach w terminach (AktualizacjaZespołu).

Aby otworzyć wiadomość w Project Central, wystarczy kliknąć jej temat lub kliknąć jej lewą krawędź i kliknąć polecenie Open Message nad listą wiadomości (patrz rys. 16.11). Otwarta wiadomość wygląda podobnie do przedstawionej na rys. 16.12.

Rysunek 16.11. Skrzynka odbiorcza Microsoft Project Central umożliwia śledzenie wiadomości od grupy roboczej i zarządzanie nimi

Rysunek 16.12. Po przeczytaniu otwartej wiadomości (i po przesłaniu odpowiedzi) można przeglądać następną

Jeżeli chcemy odpowiedzieć, możemy kliknąć przycisk Reply; program przedstawia pustą, zaadresowaną wiadomość. Aby zobaczyć następną wiadomość w skrzynce odbiorczej Microsoft Project Central, należy kliknąć łącze Next Message u góry wiadomości. Po zakończeniu przeglądania wiadomości możemy kliknąć przycisk Close (Project Central ponownie pokazuje skrzynkę odbiorczą) lub kliknąć łącze w polu łączy po lewej albo zakładkę u góry strony.

Skrzynka odbiorcza Microsoft Project Central kierownika wygląda nieco inaczej niż skrzynka odbiorcza członka grupy, gdyż kierownik ma możliwość ustalania zasad przesyłania wiadomości (patrz rys. 16.13). Pozwalają one na określenie automatycznego przetwarzania wiadomości i aktualizację harmonogramu projektu. Kierownik projektu może na przykład ustalić, że nowe zadania nadchodzące od określonego członka zespołu są automatycznie akceptowane. Dzięki temu akceptowanie odbywa się bez czytania wiadomości i podejmowania działań przez kierownika projektu.

Rysunek 16.13. Skrzynka odbiorcza Microsoft Project Central kierownika projektu

W celu ustalenia zasad należy kliknąć łącze Rules znajdujące się w tekście u góry strony. Program przedstawi stronę zawierającą aktualne zasady. Teraz należy kliknąć polecenie New Rule, aby uruchomić kreator prowadzący przez procedurę tworzenia zasad. Pierwsza strona kreatora wygląda podobnie do przedstawionej na rys. 16.14.

Teraz należy wybrać typ wiadomości, jaki chcemy akceptować automatycznie, i kliknąć Next. Program pokazuje stronę przedstawioną na rys. 16.15.

Rysunek 16.14. Na pierwszej stronie kreatora wybieramy typ wiadomości do automatycznej akceptacji

Rysunek 16.15. Wybieramy projekty, do których stosować się będą określone zasady

Aby automatycznie akceptować wiadomość dla określonego projektu, należy wybrać ten projekt z listy dostępnych projektów, prezentowanej po lewej, i kliknąć przycisk Add. Po wybraniu projektów należy kliknąć Next. Program wyświetla stronę przedstawioną na rys. 16.16.

Rysunek 16.16. Wybór członków zespołu, których wiadomości mają być przetwarzane automatycznie

Teraz, z listy dostępnych zasobów, po lewej stronie, musimy wybrać członków zespołu, których wiadomości mają być przetwarzane automatycznie. Po zakończeniu należy kliknąć przycisk Finish. Program wyświetli wiadomość, informującą, że ustalone zasady będą się stosować tylko do przyszłych wiadomości i że istniejące wiadomości należy obsłużyć ręcznie. Po kliknięciu przycisku OK zostaje przedstawiona strona prezentująca aktualną listę zasad (patrz rys. 16.17).

Aby skorzystać z ustalonych zasad, musimy powrócić do strony Microsoft Project Central Inbox (patrz rys. 16.13). Należy kliknąć przycisk Run Rules Now, aby program przetwarzał wiadomości w naszej skrzynce odbiorczej według określonych przez nas zasad.

Rysunek 16.17. Aktualna lista zasad ustalonych przez kierownika projektu

Uwaga

Na rys.16.17 znajduje się przycisk AutoDelete. Po kliknięciu tego przycisku możemy określić typ wiadomości, które mają być automatycznie usuwane po wprowadzeniu zasad.

Praca z arkuszem Timesheet

W programie Project Central mamy do dyspozycji arkusz czasu (Timesheet), z którego możemy korzystać do zapisywania wykonanej pracy i tworzenia raportu o niej. Na rys. 16.18 przedstawiono zakładkę View Options na stronie Timesheet. Po kliknięciu albo zakładki Filter and Grouping, albo Delegation, pojawia się nowa strona Timesheet przedstawiająca inne opcje, umieszczone powyżej zadań. Korzystając z zakładki Filter and Grouping, możemy na przykład zmienić kolejność, w jakiej pojawiają się zadania, z ustawienia domyślnego — wg nazwy projektu — na kolejność wg daty rozpoczęcia, pracy czy nazwy zadania. Na zakładce Delegation możemy wybrać, czy będą pokazywane tylko zadania delegowane, tylko nasze zadania, czy jedne i drugie; zakładka umożliwia również delegowanie zadań.

Uwaga

Można prezentować zadania przechowywane w programie Outlook wraz z zadaniami przydzielonymi w programie Microsoft Project.

Rysunek 16.18. Strona Timesheet w programie Microsoft Project Central

Wprowadzanie czasu dla zadań

Arkusz Timesheet funkcjonuje tak jak arkusz kalkulacyjny — można kliknąć komórkę, która ma być uaktualniona, a następnie dokonać tam wpisu. Korzystając z pól listy okresów skali czasu, można określać, w jakich ramach czasowych ma się dokonywać aktualizacja. Następnie należy kliknąć komórkę, która znajduje się w miejscu przecięcia linii dnia pracy i wykonywanego zadania, wpisać ilość przepracowanych godzin i kliknąć przycisk Save Changes w góry strony Microsoft Project Central.

Zapisana informacja powoduje uaktualnienie bazy danych, ale nie aktualizuje automatycznie informacji dla kierownika, przechowywanych w pliku projektu. W celu poinformowania kierownika o zakończeniu zadania należy kliknąć przycisk Send Update. Program przesyła wiadomość do kierownika projektu.

Kierownik znajdzie tę wiadomość w skrzynce odbiorczej Microsoft Project Central — wystarczy albo zarejestrować się w programie Project Central, albo, posługując się programem Microsoft Project, z menu Narzędzia wybrać Grupa robocza, a następnie SkrzynkaOdbiorczaZespołu. W tym momencie otwiera się Project Central; jeżeli zachodzi taka potrzeba, to należy zarejestrować się, a następnie można przeglądać skrzynkę odbiorczą w programie. Teraz należy znaleźć i otworzyć wiadomość Task Update. Pojawi się strona podobna do przedstawionej na rys. 16.19.

Rysunek 16.19. Modyfikujemy projekt, korzystając z aktualnych informacji od członków zespołu

Kierownik ma prawo do wyboru modyfikacji projektu bez powiadamiania członków zespołu (kliknąć przycisk Update) lub przesłanie odpowiedzi bez aktualizowania pliku projektu (kliknąć przycisk Reply). Gdy zdecyduje się na aktualizowanie, Project Central dokonuje aktualizacji pliku programu Microsoft Project.

Uwaga

Plik projektu może być otwarty podczas aktualizacji, ale musi przedstawiać widok wykresu Gantta, w innym przypadku program wyświetli prośbę o zmianę na widok wykresu Gantta.

Dodawanie zadań

Jako członek zespołu możemy zauważyć, że nasza praca przekracza zakres zakładany przez kierownika, a nawet może wymagać wykonywania zadań nieprzydzielonych nam przez kierownika. Możemy wprowadzić te zadania w programie Project Central i poinformować kierownika o dodatkowej pracy.

W celu stworzenia nowego zadania, należy wybrać zakładkę Tasks, aby otworzyć listę rozwijaną, w której wybieramy New Task. Program pokazuje stronę podobną do przedstawionej na rys. 16.20.

Rysunek 16.20. Na tej stronie dodajemy zadania do projektu

Na liście rozwijanej Project wybieramy projekt, do którego chcemy dodać zadanie, a następnie określamy poziom zadania w konspekcie (outline level). W polu Task information wprowadzamy nazwę zadania, ewentualne uwagi do zadania, datę rozpoczęcia i zakładaną ilość pracy do jego wykonania. Po kliknięciu przycisku Create Task, program doda zadanie do arkusza Timesheet. W kolumnie Remarks arkusza Timesheet pojawi się ikona (patrz rys. 16.21).

W celu poinformowania kierownika o nowym zadaniu należy kliknąć przycisk Send Update na naszym arkuszu Timesheet. Program przesyła do kierownika informację o nowym zadaniu i zmienia ikonę, podając jego nowy status — powiadamia, że kierownik został poinformowany, ale że nie uaktualnił jeszcze projektu.

Kierownik może to zadanie wprowadzić do projektu lub może je odrzucić; może również udzielić odpowiedzi członkowi zespołu odnośnie do nowego zadania. Jeżeli akceptujemy zadanie, musimy pamiętać o zamknięciu programu Microsoft Project lub o przedstawieniu widoku wykresu Gantta dla projektu, który uaktualniamy.

Rysunek 16.21. Po stworzeniu nowego zadania program wyświetla przypomnienie, że należy powiadomić o tym kierownika

Przesyłanie informacji z programu Microsoft Outlook

Korzystanie z programu Outlook umożliwia szybsze zorientowanie się w tym, co trzeba zrobić, dzięki możliwości przeglądania wszystkiego w jednym miejscu. Przesłanie tzw. czasu wolnego z Outlook Calendar do Project Central pozwala zobaczyć cały harmonogram w jednym miejscu.

Uwaga

Jeżeli chcemy, żeby Project Central był pokazywany w programie Outlook, musimy mieć Outlook 2000, a jeżeli chcemy przesyłać informacje z programu Outlook do Project Central, możemy korzystać z wersji Outlook 98 lub nowszej.

Po wskazaniu zakładki Tasks z pojawiającej się listy rozwijanej wybieramy Transfer Calendar Entries from Outlook. Project Central przedstawia stronę widoczną na rys. 16.22. Należy kliknąć przycisk Next, aby uaktywnić kreator, który poprowadzi nas przez procedurę.

Rysunek 16.22. Kreator pomaga wykonać procedurę przesyłania danych o czasie wolnym z Outlook Calendar do arkusza Timesheet w Project Central

Informowanie kierownika o zmianach w dniach pracy

W pewnych sytuacjach nagle okazuje się, że nie możemy poświęcić pracy nad projektem tyle czasu, ile zakładaliśmy. Czasami na przeszkodzie staje jakieś inne zadanie, czasami pełnienie innej funkcji. Bywa też tak, że właśnie możemy pracować nad projektem w okresie, który miał być wykorzystany na coś innego.

O takich zmianach w naszym czasie pracy możemy informować kierownika, korzystając z kreatora w programie Project Central. Po wskazaniu zakładki Tasks z pojawiającej się listy rozwijanej wybieramy Notify your manager of a work day change. Project Central przedstawia stronę widoczną na rys. 16.23. Należy kliknąć przycisk Next, aby uaktywnić kreator, który poprowadzi nas przez procedurę

Rysunek 16.23. Po uaktywnieniu kreator poprowadzi nas przez proces informowania kierownika o zmianach w naszym harmonogramie pracy

Delegowanie zadań

Wyobraźmy sobie sytuację, w której jesteśmy zbytnio obciążeni pracą w naszym przedsiębiorstwie i nie będziemy w stanie wykonać wszystkiego, co nam przydzielono. Na szczęście przychylono się do naszej prośby i przyjęto praktykanta do pomocy. Teraz trzeba część zadań przekazać (delegować) i poinformować kierownika projektu o zmianach w przydziałach.

W celu przekazania zadania na zakładce Delegation arkusza Timesheet musimy wybrać zadania, które chcemy przekazać innym członkom grupy. Zakładkę Delegation możemy otworzyć, klikając ją na arkuszu Timesheet, lub możemy wskazać zakładkę Tasks i z pojawiającej się listy rozwijanej wybrać Delegation. Program przedstawia stronę wyglądającą tak jak zaprezentowana na rys. 16.24.

Rysunek 16.24. Wybieramy zadania, które chcemy przekazać innym

Należy wybrać zadania, które chcemy przekazać, i kliknąć przycisk Delegate Task. Pojawi się nowa strona, a kreator przeprowadzi nas przez proces przekazywania zadania (patrz rys. 16.25). Po wpisaniu informacji dla kroku 1. należy kliknąć przycisk Next.

Rysunek 16.25. Wybieramy osobę, której przekazujemy zadania, i określamy, jaką rolę chcemy sobie pozostawić

Wskazówka

Jeżeli na liście rozwijanej nie pojawi się zasób, któremu chcemy przekazać zadanie, należy kliknąć łącze Create a New Resource i program umieści zasób na liście. Musimy wiedzieć, czy zasób będzie korzystał z uwierzytelniania systemu Windows NT, czy z uwierzytelniania serwera Microsoft Project Central. Jeżeli korzysta z uwierzytelniania systemu Windows NT, musimy znać nazwę domeny Windows NT.

W drugim kroku kreatora przesyłamy wiadomość informującą o przekazaniu zadania do osoby przejmującej nasze zadanie i do kierownika (patrz rys. 16.26).

Rysunek 16.26. W celu zamknięcia procesu przekazywania zadań przesyłamy informację do wszystkich zainteresowanych

Teraz należy kliknąć przycisk Send, aby zamknąć proces — wiadomość pojawi się w skrzynkach odbiorczych odbiorców, a wyznaczona przez nas osoba może przyjąć lub odmówić przyjęcia zadania.

Przeglądanie informacji

Może się zdarzyć, że będziemy pracować jednocześnie nad kilkoma projektami. Program Project Central umożliwia przeglądanie zadań z kilku projektów naraz. Administrator tworzy tzw. portfele, które są zbiorami projektów, a następnie określa członków zespołu, którzy mogą oglądać poszczególne portfele.

Uwaga

W dalszej części rozdziału dowiemy się, w jaki sposób administrator tworzy widok portfela

Gdy przeglądamy nasz portfel, widzimy kolumny zawierające wiersze, reprezentujące każdy projekt w sieci Web, w którym znajduje się przydzielone nam zadanie (patrz rys. 16.27). W każdym wierszu znajduje się pasek wykresu Gantta prezentujący czas trwania projektu i dotychczasowe postępy.

Rysunek 16.27. Portfel zawiera listę projektów w sieci Web, do których jesteśmy przydzieleni

W portfelu możemy tworzyć grupy, korzystając z pól listy umieszczonych nad listą projektów i możemy otworzyć wybrany projekt w programie Project Central, klikając łącze pojawiające się w kolumnie Project Name.

Po otwarciu projektu wybieramy widok — na rys. 16.28 przedstawiono widok Task Tracking. Teraz również możemy grupować zadania lub skorzystać z powiększenia, pomniejszenia, albo przejść do wybranego zadania. Jeżeli administrator udostępnił nam opcję wielu widoków, możemy zmieniać widok, korzystając z pola listy Choose a view, u góry strony.

Rysunek 16.28. Po otwarciu projektu widzimy bardziej szczegółowy wykres Gantta tego projektu

Na stronie View Assignments, przedstawionej na rys. 16.29, możemy również przeglądać nasze przydziały. Widzieć będziemy tylko te przydziały, które zostały określone przez administratora w udostępnianych nam widokach, np. na przedstawionym rysunku Deena Tanenblatt może oglądać tylko swoje własne przydziały.

W wypadku, gdy wolimy przeglądać w widoku wykresu Gantta tylko zadania nas dotyczące, możemy skorzystać z widoku Personal Gantt. Należy wskazać zakładkę Tasks i wybrać Personal Gantt; program pokaże widok wykresu Gantta przedstawiony na rys. 16.30.

Rysunek 16.29. Przeglądanie naszych przydziałów

Rysunek 16.30. Typowy widok Personal Gantt w programie Project Central przedstawia nasze przydziały zadań w postaci wykresu Gantta

Tworzenie raportów o stanie projektu

Widzieliśmy już, w jaki sposób Project Central umożliwia nam przesyłanie aktualnych informacji z widoku Timesheet. Możemy również przesyłać do kierownika projektu zamówione i niezamówione raporty o stanie. Należy wskazać zakładkę Status Reports i kliknąć Submit a Status Report. Pojawi się łącze w polu łączy, pozwalające na stworzenie raportu o stanie. Jeżeli kierownik projektu nie prosił o raport, zobaczymy stronę podobną do przedstawionej na rys. 16.31; jeżeli kierownik projektu ustalił przesyłanie raportów w określonym dniu, zobaczymy stronę podobną do przedstawionej na rys. 16.32.

Rysunek 16.31. Z tej strony korzystamy do przesyłania raportu o stanie niezamówionego przez kierownika, lub do komunikacji z innymi członkami zespołu

Po kliknięciu łącza pozwalającego na stworzenie raportu zobaczymy stronę podobną do przedstawionej na rys. 16.33. Rzeczywisty widok strony zależy od formatu raportu o stanie, ustalonego przez naszego kierownika. Teraz możemy wypisać raport i kliknąć przycisk Send.

Rysunek 16.32. Z tej strony korzystamy, aby przedstawić wymagany przez kierownika projektu raport o stanie

Rysunek 16.33. Typowa strona raportu o stanie

Będąc kierownikiem projektu, możemy stworzyć wymagany przez nas format raportu o stanie, a także określić, jak często raporty mają być dostarczane.

Strona raportu o stanie dla kierownika projektu wygląda nieco inaczej niż strona dla członka zespołu (patrz rys. 16.34).

Rysunek 16.34. Kierownik projektu może ustalić, jak mają wyglądać raporty o stanie przesyłane przez zespół

Uwaga

Korzystając z funkcji Group Status Reports, kierownik może łączyć raporty o stanie, pochodzące od członków zespołu, w jeden całościowy raport o stanie.

W celu stworzenia standardowego formatu dla raportu o stanie, należy kliknąć łącze Request a Status Report na polu łączy, aby uruchomić kreator, pomagający nam w tym procesie. Program prezentuje stronę podobną do przedstawionej na rys. 16.35.

Teraz należy wypełnić stronę i kliknąć Next. Zobaczymy stronę przedstawioną na rys. 16.36.

Rysunek 16.35. Wprowadzamy ogólne informacje dla tworzonego formatu raportu o stanie

Rysunek 16.36. Wybór zasobów zobowiązanych do dostarczania raportów

Korzystając z przedstawionego układu strony, należy wybrać zasoby zobowiązane do przesyłania raportów o stanie, a następnie kliknąć Next. Program pokaże stronę przedstawioną na rys. 16.37, na której określamy tematy, jakie ma obejmować raport o stanie, po czym możemy kliknąć Next.

Rysunek 16.37. Lista tematów, które mają znaleźć się w raporcie

Na ostatniej stronie kreatora (patrz rys. 16.38) należy kliknąć przycisk Send, aby przesłać format raportu do wybranych członków zespołu.

Praca w trybie Offline

Z programu Project Central możemy korzystać do pracy w trybie rozłącznym, np. podczas podróży, używając do pracy notebooka. Możemy kontrolować na bieżąco czas pracy, a nawet przygotowywać raporty. Nie możemy, oczywiście, przesyłać danych do aktualizacji z arkusza Timesheet, wysyłać raportów o stanie oraz przeglądać wiadomości.

Uwaga

Jedyne dane dostępne w arkuszu Timesheet to dane obejmujące okres przed odłączeniem od sieci.

W celu przejścia na tryb rozłączny należy użyć strony Offline (rys. 16.39).

Rysunek 16.38. Przesyłanie formatu raportu do wybranych członków zespołu

Rysunek 16.39. Ustawienie programu Project Central do pracy w trybie rozłącznym

Po kliknięciu przycisku Go Offline należy w programie Internet Explorer z menu Plik wybrać Pracuj w trybie Offline. Aby uzyskać dostęp do programu Project Central, należy wpisać jego adres internetowy w polu Adres lub wybrać go z listy Ulubione.

Po powrocie z podróży możemy ponownie połączyć się, otwierając Project Central i jego stronę Offline. Przycisk Go Offline przyjmuje funkcję przycisku Go Online.

Wyrejestrowanie się

Po zakończeniu pracy w programie Project Central należy kliknąć zakładkę Logoff, aby zakończyć sesję pracy.

Administrowanie programem Project Central

Dotychczas dowiedzieliśmy się, w jaki sposób z programu Project Central korzystają członkowie zespołu i kierownik projektu. Do pracy w Project Central niezbędna jest jednak również osoba administratora, który zarządza informacjami w bazie danych w sieci Web i może na różne sposoby dostosowywać program do potrzeb projektu.

Przegląd strony głównej

Administrator, podobnie jak każdy inny użytkownik, musi uruchomić program Internet Explorer lub przeglądarkę dla Windows, znajdującą się na CD-ROM-ie Microsoft Project, a następnie wpisać adres URL bazy danych, znajdującej się w sieci. Jeżeli jest taka potrzeba, należy wybrać Administrator, a następnie kliknąć Enter. Pojawi się strona główna Project Central w wersji dla administratora, wyglądająca podobnie jak przedstawiona na rys. 16.40.

Na polu łączy strony głównej administratora znajdują się dodatkowe łącza, pozwalające mu na zarządzanie bazą danych w sieci i programem Project Central oraz na odpowiednie ich dostosowywanie.

Strona główna administratora w programie Project Central pełni te same funkcje, co strona główna oglądana przez członków zespołu i kierownika projektu — informuje, czym jest Project Central, przedstawia informacje sumaryczne, takie jak ilość otrzymanych nowych wiadomości, a także udostępnia łącza pozwalające na przechodzenie do innych obszarów w Project Central. Znajdują się na niej również te same zakładki, z jednym wyjątkiem — pojawia się zakładka Admin (patrz rys. 16.41).

Rysunek 16.40. Strona główna administratora w programie Project Central wygląda podobnie jak strona główna oglądana przez członków zespołu i kierownika projektu

Rysunek 16.41. Zakładka Admin umożliwia administratorowi wykonywanie jego obowiązków

Dostosowywanie programu Project Central do naszych potrzeb

Zarządzanie przez administratora bazą danych w sieci Web polega głównie na wprowadzaniu zmian w kontach użytkowników oraz na usuwaniu informacji z bazy danych. Administrator może również w celu odpowiedniego dostosowania programu Project Central:

• wprowadzić kategorie czasu wolnego,

• kontrolować formatowanie stylów pasków wykresu Gantta i skali czasu,

• umożliwić lub uniemożliwić delegowanie zadań,

• wprowadzić opcje zabezpieczenia i uwierzytelniania,

• dodawać łącza do strony głównej,

• określać źródła danych dla widoków,

• tworzyć widoki i kategorie oraz ustalać prawa dostępu do widoków.

Modyfikowanie informacji o użytkownikach

Na stronie Users (patrz rys. 16.42) administrator może dodawać, zmieniać lub usuwać użytkowników z bazy danych w sieci Web. Dodatkowo może również łączyć dwa nazwiska użytkowników w jedno konto, jeżeli użytkownik pojawia się dwa razy, pod różnymi nazwiskami, na liście Log on.

Podczas modyfikowania informacji o użytkowniku wprowadzamy takie same informacje, jakie były ustalane na zakładce Grupa robocza w oknie dialogowym Opcje w programie Microsoft Project. Możemy określić używany typ uwierzytelniania (Windows NT lub serwer Project Central) i stan konta (aktywne lub nie). Te same informacje należy wprowadzić, jeżeli dodajemy użytkownika.

Ustalanie trybu dla serwera

Łącze Server Mode, pojawiające się na dole pola łączy na zakładce Admin, udostępnia stronę Server Mode (patrz rys. 16.43), z której administrator może uzyskać dostęp wyłączny do bazy danych, blokując jednocześnie dostęp innym użytkownikom. Tego typu dostęp jest niezbędny, gdyż w ten sposób administrator może wykonywać określone czynności, jak np. usuwanie informacji z bazy danych.

Rysunek 16.42. Na stronie User wprowadzamy zmiany w kontach użytkowników

Rysunek 16.43. Dostępne na tej stronie opcje umożliwiają dostęp wyłączny do bazy danych

Wybranie opcji Single User i kliknięcie Save Changes powoduje zablokowanie innym użytkownikom dostępu do bazy danych.

Uwaga

Przed przełączeniem na tryb Single User wszyscy inni użytkownicy muszą przestać korzystać z bazy danych.

Po wprowadzeniu wszystkich zmian wprowadzamy tryb Normal, korzystając z tej samej strony, co pozwala innym użytkownikom na ponowne korzystanie z bazy danych.

Usuwanie informacji z bazy danych

Administrator nie tylko zarządza informacjami w bazie danych, ale również kontroluje jej rozmiar. Może on, a nawet powinien, co jakiś czas usuwać z bazy danych stare informacje, gdyż w miarę jak rośnie baza danych, spada szybkość udzielania przez nią odpowiedzi. Aby zapewnić członkom zespołu przyzwoitą szybkość przy korzystaniu z bazy danych, administrator może usuwać stare, niepotrzebne informacje, korzystając ze strony Delete Items from Database (patrz rys. 16.44).

Rysunek 16.44. Strona umożliwiająca zmniejszenie rozmiaru bazy danych i przyspieszenie wykonywanych w niej operacji

Uwaga

Żeby usunąć informacje, należy przełączyć bazę danych na tryb Single User.

Należy zaznaczyć pola obok pozycji, które chcemy usunąć. Informacje można usuwać w sposób selektywny, a na dole strony Delete Items from Database, choć tego nie widać na rys. 16.44, można usuwać zadania, wiadomości i informacje z raportu o stanie dla określonego użytkownika. Po wybraniu żądanych ustawień należy kliknąć przycisk Delete.

Ustalenie kategorii czasu wolnego

Zgodnie z ustawieniem domyślnym w programie Project Central znajdują się kategorie, z których członkowie zespołu mogą korzystać do zapisywania czasu spędzonego na pracy innej niż praca nad projektem. Umożliwiając użytkownikom zapisywanie czasu pracy nad innymi zadaniami, możemy wykorzystać Project Central do obliczenia całego czasu pracy użytkownika. Czas pracy nad innymi zadaniami pojawia się w widoku Timesheet i tam użytkownicy mogą wpisywać czas spędzony nad zadaniami niezwiązanymi z projektem.

Korzystając ze strony Nonworking Time Categories (patrz rys. 16.45), administrator może zmieniać kategorie domyślne, dodawać nowe lub usuwać stare.

Rysunek 16.45. Ustalamy lub modyfikujemy kategorie czasu wolnego

Uwaga

Żeby ustalać kategorie czasu wolnego, należy przełączyć bazę danych na tryb Single User.

Wybór stylów pasków wykresu Gantta i skali czasu

Korzystając ze strony Gantt Bar Styles and Timescale, przedstawionej na rys. 16.46, administrator może określać wygląd pasków wykresu Gantta oraz skalę czasu na wykresie Gantta dla wybranych lub wszystkich wykresów Gantta, widzianych w programie Project Central przez członków zespołu i kierownika projektu. W celu wybrania zmiany określonych wykresów Gantta należy skorzystać ze znajdującego się na tej stronie pola listy Gantt Chart.

Rysunek 16.46. Administrator może zmieniać w programie Project Central widok pasków wykresu Gantta i skalę czasu

Ustalanie delegowania zadań

Na stronie Task Delegation Settings (patrz rys. 16.47) administrator ustala, czy członkowie zespołu lub kierownik mogą przekazywać zadania innym członkom zespołu. Do wyboru mamy dwie opcje — albo zezwalamy na delegowanie zadań, albo nie. Nie można zezwalać w sposób wybiórczy, tzn. nie można umożliwić przekazywanie zadań niektórym członkom zespołu, równocześnie uniemożliwiając tę funkcję innym.

Rysunek 16.47. Wybieramy, czy umożliwić, czy uniemożliwić delegowanie zadań

Wprowadzanie opcji zabezpieczenia i uwierzytelniania

Na stronie Security Options, przedstawionej na rys. 16.48, administrator określa, czy kierownik i zasoby mogą tworzyć konta w programie Project Central. Kierownik, po otrzymaniu zezwolenia, może tworzyć konta przy przesyłaniu do członków zespołu wiadomości lub prośby o raport o stanie. Zasoby, po otrzymaniu zezwolenia, mogą tworzyć konta przy przekazywaniu zadań innym członkom grupy.

Na stronie Authentication Options (patrz rys. 16.49) administrator ustala, w jaki sposób serwer Project Central powinien uwierzytelniać użytkowników, którzy chcą zarejestrować się w programie Project Central. Dodatkowo na tej stronie administrator może określić minimalną długość hasła użytkownika.

Uwaga

Żeby korzystać z opcji uwierzytelniana, należy przełączyć bazę danych na tryb Single User.

Rysunek 16.48. Administrator ustala, kto tworzy konta w programie Project Central

Rysunek 16.49. Na tej stronie określamy sposób uwierzytelniania i długość hasła

Dodawanie informacji do strony głównej Project Central

Administrator może używać strony Add to Home Page (patrz rys. 16.50) do modyfikowania wyglądu strony głównej, oglądanej przez członków zespołu po zarejestrowaniu się w Project Central. Korzystając z tej strony, administrator może dodawać łącza lub rozszerzać jej zawartość. Łącza mogą być pomocne w przechodzeniu do innych lokalizacji w Internecie lub serwerze w firmie. Zawartość może być rozszerzona o ważne informacje lub o zawiadomienie, które ma być oglądane przez użytkowników po rejestracji w Project Central. Aby wprowadzić łącze, trzeba podać jego URL (pełną ścieżkę dostępu wraz z „http” lub przedrostkiem pliku). Aby rozszerzyć zawartość, administrator musi stworzyć łącze do pliku, w którym znajduje się dodatkowa informacja i określić w pikselach wysokość, jaką ma ona zająć na stronie głównej.

Rysunek 16.50. Na tej stronie dodajemy informacje do strony głównej w programie Project Central

Praca z widokami

Na widokach administrator ustala, co można zobaczyć w programie Project Central. Administrator może stworzyć łącza do baz danych znajdujących się poza sieciową bazą danych programu Project Central, dzięki czemu użytkownicy mają dostęp do projektów w innych bazach danych. Dodatkowo, administrator tworzy również widoki pozwalające użytkownikom spojrzeć na informacje zawarte w projekcie pod różnym kątem.

Ustalanie źródeł danych dla widoków

Strona Data Source for Views (patrz rys. 16.51) umożliwia administratorowi stworzenie połączeń do zewnętrznych baz danych, zawierających informacje o projekcie. Załóżmy, na przykład, że informacje o projekcie nie są przechowywane w pliku Microsoft Project. W takim przypadku administrator może stworzyć skrót określający miejsce źródła informacji o projekcie, udostępniając w ten sposób członkom zespołu te informacje z programu Project Central.

Rysunek 16.51. Strona pozwalająca określić źródła danych dla projektów nieprzechowywanych w pliku MPP

Tworzenie widoku

Wcześniej w tym rozdziale zostało powiedziane, że administrator tworzy widok portfela tak, aby członkowie zespołu mogli widzieć projekty, nad którymi pracują. Do stworzenia nowych widoków, modyfikowania lub usuwania istniejących administrator korzysta ze strony Specify Views (patrz rys. 16.52). W widoku znajduje się szereg pól i filtrów, których Project Central używa do przedstawienia informacji o projekcie.

Podczas tworzenia nowego widoku określa się, czy widok ma być widokiem projektu, portfela, czy też widokiem przydziału — na rysunku 16.53 tworzony jest widok portfela. Widok projektu przedstawia informacje tylko o jednym projekcie, podczas gdy widok portfela może zawierać więcej niż jeden projekt. Jak łatwo odgadnąć, widok przydziału prezentuje przydziały.

Rysunek 16.52. Na tej stronie zaczynamy tworzenie nowego widoku, modyfikację lub usuwanie istniejącego

Rysunek 16.53. Tworzenie widoku portfela

Ustalamy również, jakie pola maja pojawić się w widoku, na przykład w widoku projektu określimy zadania, które chcemy umieścić, a w widoku portfela określimy nazwy projektów. Podczas tworzenia widoku portfela na dole strony wybieramy rodzaj wykresu Gantta (Gantt, Detail Gantt, Leveling Gantt, Tracking Gantt itd.) oraz kategorie, do których należy widok. Kategorie omówimy w następnym podrozdziale. Aby zapisać widok, należy kliknąć przycisk OK.

Praca z kategoriami

Kategorie umożliwiają przypisywanie użytkowników do projektów i widoków, czyli określamy użytkowników, projekty, widoki projektów, widoki portfela i widoki przydziału, które mają znaleźć się w tej kategorii.

W celu stworzenia nowej kategorii należy rozpocząć na stronie Specify Categories, przedstawionej na rys. 16.54, i kliknąć New Category. Program prezentuje stronę przedstawioną na rys. 16.55.

Rysunek 16.54. Na tej stronie tworzymy nową kategorię, modyfikujemy, względnie usuwamy istniejącą

U góry strony wprowadzamy nazwę kategorii i ewentualnie jej opis. Wybieramy użytkowników, których chcemy w niej umieścić, a na następnej części tej strony (patrz rys. 16.56) wybieramy umieszczane w niej projekty.

Rysunek 16.55. Na tej stronie określamy użytkowników, którzy mają znaleźć się w tworzonej kategorii

Rysunek 16.56. Wybieramy projekty, które mają pojawić się w tworzonej kategorii

W następnej części strony (patrz rys. 16.57) dodajemy widoki portfela, które chcemy umieścić w danej kategorii.

Rysunek 16.57. Dodajemy widoki portfela, które chcemy umieścić w danej kategorii

W ostatniej części strony, przedstawionej na rys. 16.58, dodajemy widoki projektu i widoki przydziału, które mają znaleźć się w naszej kategorii.

Teraz należy kliknąć OK, aby zapisać utworzoną kategorię.

Jeżeli zajdzie taka potrzeba, można powrócić na stronę Specify Views, przedstawioną w poprzednim podrozdziale, wybrać widok i zmodyfikować go, przydzielając mu kategorię.

Rysunek 16.58. Dodajemy widoki projektu i widoki przydziału, które chcemy umieścić w naszej kategorii

Ustalanie praw dostępu do widoku

Należy określić prawa dostępu do widoków, aby ustalić, co mogą oglądać użytkownicy; jest to szczególnie ważne w przypadku widoków przydziału, gdy chcemy, aby członkowie zespołu przeglądali tylko informacje dla nich przeznaczone.

Aby określić prawa dostępu, należy kliknąć łącze User Permission for Views na polu łączy, co powoduje otwarcie strony przedstawionej na rys. 16.59.

Rysunek 16.59. Na tej stronie rozpoczynamy modyfikację zezwoleń użytkownika

Teraz należy wybrać użytkownika, którego zezwolenie chcemy modyfikować i kliknąć przycisk Modify User Permission. Program otwiera stronę, na której możemy modyfikować kategorie, do których należy użytkownik oraz przydziały, które może on oglądać. U góry strony możemy modyfikować kategorie, do których należy użytkownik. W części strony przedstawionej na rys. 16.60 możemy oglądać przydziały widziane przez użytkownika.

Na tej stronie możemy również określić, czy użytkownik może przeglądać przydziały tych członków zespołu, do których wysłał wiadomość.

Rysunek 16.60. Na tej stronie ustalamy zezwolenia użytkownika

Podsumowanie

Możliwości, jakie stwarza program Project do pracy w sieci Web pozwalają na łączenie plików i tworzenie łączy z pliku do adresu internetowego. Te proste funkcje pomagają w komunikowaniu się i przesyłaniu informacji o projekcie do współpracowników lub klientów w sposób efektywny, z wykorzystaniem najnowszych technologii. Dzięki Project Central zasoby nie potrzebują kopii programu Microsoft Project do aktualizowania projektu. Korzystając z programu Project Central, użytkownicy mogą otrzymywać swoje przydziały pracy, przesyłać raporty o wykonanej pracy, w razie potrzeby dodawać nowe zadania, przeglądać wykres Gantta projektu, a także komunikować się z kierownikiem projektu. Biorąc po uwagę zaangażowanie firmy Microsoft w interaktywną pomoc techniczną i komunikację, bez wątpienia w przyszłości, w nowych wersjach programu Microsoft Project pojawią się nowe funkcje, usprawniające pracę w sieci Web.

W tym rozdziale omówione zostały następujące zagadnienia:

• wstawianie hiperłączy,

• korzystanie z Microsoft Project Central do aktualizacji zarządzania projektami w sieci Web.

Korzystając z programu Microsoft Project do tworzenia harmonogramów i do zarządzania nimi, szybko lepiej poznamy wszystkie jego właściwości opisane w tej książce. Po zrealizowaniu kilku projektów będziemy w stanie w pełni wykorzystać ten program.

^* W związku z coraz powszechniejszym stosowaniem programu do prac w zespołach międzynarodowych, prezentowane w tym rozdziale ilustracje i polecenia programu Microsoft Project Central przedstawione są w wersji oryginalnej.

---