INSTRKUCJA PROWADZENIA DOKUMENTACJI

Związku Strzeleckiego „Strzelec”

Równość - Wolność - Niepodległość

INSTRKUCJA PROWADZENIA DOKUMENTACJI

ZS „STRZELEC” R-W-N

I. Postanowienia ogólne

1. Dowódca każdej jednostki organizacyjnej jest zobowiązany do prowadzenia dokumentacji jednostki organizacyjnej.

2. Każda jednostka organizacyjna prowadzi następującą dokumentację:

1. książkę rozkazów,

2. książkę ewidencyjną,

3. teczkę z aktami osobowymi podległych strzelców,

4. książkę przychodów i rozchodów,

5. teczkę z dowodami finansowymi,

6. książkę materiałową (inwentarzową),

7. teczkę z asygnatami.

II. Książka rozkazów

3. Wszystkie jednostki organizacyjne Związku, w tym powoływane - obozy, zgrupowania itp., zobowiązane są prowadzić książkę rozkazów.

4. Książka rozkazów to blok formatu A4 liczący nie mniej niż 96 kart w kratkę, oprawiony w twardą okładkę.

5. Wszystkie kartki w książce rozkazów winny być ponumerowane w górnym prawym rogu strony głównej kartki, przesznurowane i opieczętowane (książki dowództw okręgów: pieczątką - Komendy Głównej; książki dowództw obwodów: pieczątką - dowództwa danego okręgu; książki oddziałów strzeleckich: pieczątką - dowództwa danego obwodu) oraz winny posiadać margines z lewej strony w odległości 4 cm od krawędzi kartki.

6. Treść rozkazów zapisuje się wyłącznie na stronach głównych kartki, strona odwrotna pozostaje niezapisana.

7. W Związku obowiązuje jeden rozkaz. Jest to rozkaz organizacyjny.

8. Treść rozkazu organizacyjnego reguluje tok działalności Związku.

9. Nagłówek rozkazu powinien być pisany dużymi literami wysokości 1cm.

10. Rozkaz organizacyjny posiada 9 punktów dotyczących wszelkiej działalności jednostek organizacyjnych:

1. punkt 1 rozkazu organizacyjnego służy do wpisywania wszelkiego rodzaju służb np.:

• podoficera dyżurnego kompanii, dyżurnego kompanii, warty, dyżurnego strażaka, dyżurnego stołówki itp.

2. punkt 2 rozkazu organizacyjnego służy do wpisywania wszelkiego rodzaju wyróżnień i kar np.;

• za wzorowe wywiązywanie się z obowiązków służbowych oraz nienaganną postawę strzelecką wyróżniam: pochwałą w rozkazie, nagrodą rzeczową, mianowaniem na kolejny stopień strzelecki itd.,

• za naganną postawę strzelecką oraz działanie na szkodę Związku karzę: naganą w rozkazie, skreśleniem z listy członków Związku itd. strz. ZS Jana KOWALSKIEGO,

3. punkt 3 rozkazu organizacyjnego służy do wpisywania wszelkiego rodzaju wyciągów z rozkazów wyższych przełożonych,

4. punkt 4 rozkazu organizacyjnego służy do wpisywania wszelkiego rodzaju spraw personalnych:

• przybycie ewidencyjne, np.: Z dniem 29.01.2002r. strz. ZS Jan KOWALSKI zostaje wpisany w stan ewidencji osobowej Oddziału Strzeleckiego 1102,

• ubycia ewidencyjne, np.: Z dniem 29.11.2001r. za nie przestrzeganie regulaminów skreślam z listy członków Związku strz. ZS Jana KOWALSKIEGO,

• przeniesienie wewnątrz oddziału np.: Z dniem 12.02.2002r. strz. ZS Jan KOWALSKI zostaje przeniesiony z 3 drużyny 1 plutonu do 1 drużyny 2 plutonu na stanowisko strzelca,

• skierowanie na kursy itp., np.: Z dniem 1.02.2002r. niżej wymienionych strzelców kieruje na kurs wychowawców młodzieży:

1. sierż. ZS Michał NOWAK,

2. druż. ZS Jakub KALETA,

• inne ubycia czasowe, np.: Z dniem 1.07.2001r. niżej wymieniony ubywa czasowo na okres 9 miesięcy z powodu powołania do odbycia ZSW:

1. sek. ZS Artur MIKA,

• powroty z czasowego ubycia, np.: Z dniem 1.03.2002r. przybył z czasowego ubycia:

1. sek. ZS Artur MIKA,

• przybycia czasowo przydzielone np.: Z dniem 24.01.2002r. przydzielam czasowo strz. ZS Jana KOWALSKIEGO z Oddziału Strzeleckiego 1102 do Oddziału Strzeleckiego 2104,

• wyznaczenia na stanowiska, np.: Z dniem 24.02.2002r. wyznaczam na stanowisko dowódcy plutonu 1:

1. druż. ZS Jakub KALETA,

• inne zmiany mające znaczenie dla przebiegu służby strzelca,

5. punkt 5 rozkazu organizacyjnego służy do wpisywania wszelkiego rodzaju: podróży służbowych, urlopów, zwolnień od zajęć, np.:

• niżej wymieniony uda się w podróż służbową do m. SUCHEDNIÓW w celu odebrania przesyłki z Oddziału Strzeleckiego 1101:

1. st. strz. ZS Jarosław LESZCZYŃSKI,

• niżej wymieniony uda się na urlop krótkoterminowy w dn. od 13.10.2001r. do 3.12.2001r.:

1. st. strz. ZS Adam JAKUBOWSKI,

• w terminie od 10.02.2002r. do 21.02.2002r. z powodu zwolnienia lekarskiego zwalniam ze wszystkich zajęć:

1. st. strz. ZS Andrzej GROCHOWSKI,

2. strz. ZS Konrad ZALESKI,

6. punkt 6 rozkazu organizacyjnego służy do wpisywania wszelkiego rodzaju spraw szkoleniowych i zdobytych kwalifikacji na kursach, np.:

• w dniu 20.02.2002r. odbędzie się szkolenie ze znajomości regulaminów strzeleckich,

• niżej wymieniona uzyskała kwalifikacje sanitariusza na kursie PCK:

1. sierż. ZS Katarzyna WIERZBICKA,

7. punkt 7 rozkazu organizacyjnego służy do wpisywania wszelkiego rodzaju: spraw finansowych zgodnie z Regulaminem Finansowo-Gospodarczym, np.:

• w dniu 14.02.2002r. zgodnie z pkt. 16 regulaminu finansowo-gospodarczego podpisałem umowę dzierżawy budynku z Urzędem Miasta w Krakowie,

8. punkt 8 rozkazu organizacyjnego służy do wpisywania wszelkiego rodzaju spraw logistycznych,

9. punkt 9 rozkazu organizacyjnego służy do wpisywania wszelkiego rodzaju spraw różnych, np.:

• informacje bieżące dotyczące Oddziału Strzeleckiego.

Wzór rozkazu organizacyjnego znajduje się w załączniku 1.

Wzór wpisu do książki rozkazów załącznik 2.

11. W rozkazie organizacyjnym nazwiska osób oraz nazwy miejscowości należy pisać dużymi literami.

12. W Związku obowiązuje pomiędzy odpowiednimi szczeblami dowodzenia obieg informacji zawartych w książkach rozkazów jednostek organizacyjnych za pomocą wyciągów z rozkazów.

13. W jednostkach organizacyjnych wszystkich szczebli, oprócz książek rozkazów, przechowuje się w dwóch segregatorach wyciągi z rozkazów:

1. w pierwszym segregatorze - wyciągi z rozkazów wychodzących z jednostki organizacyjnej,

2. w drugim segregatorze - wyciągi z rozkazów przychodzących do jednostki organizacyjnej.

III. Książka ewidencyjna

14. Wszystkie jednostki organizacyjne Związku zobowiązane są prowadzić książkę ewidencyjną.

15. Książka ewidencyjna to blok formatu A4, oprawiony w twardą okładkę.

16. Wszystkie kartki w książce rozkazów winny być ponumerowane w górnym prawym rogu strony głównej kartki i opieczętowane (książki dowództw okręgów: pieczątką - Komendy Głównej; książki dowództw obwodów: pieczątką - dowództwa danego okręgu; książki oddziałów strzeleckich: pieczątką - dowództwa danego obwodu).

17. Wszyscy strzelcy danej jednostki organizacyjnej zapisywani są w książce ewidencji. W książkach ewidencyjnych okręgów i obwodów zapisywane są również stany osobowe podległych jednostek organizacyjnych.

18. Książka zawiera:

1. dane osobowe,

2. adnotacje służbowe (stopień, przydział, itp.),

3. obecności na zajęciach, wpłacone składki,

4. adnotacje o stanach osobowych w podległych jednostkach organizacyjnych (dotyczy dowództw okręgów i obwodów).

19. Na pierwszych stronach w rubrykach wpisuje się dane osobowe i adnotacje służbowe przypisując strzelcom kolejne numery porządkowe, które stają się numerami ewidencyjnymi. A na kolejnych obecności i składki posługując się już tymi numerami.

20. Dowódcy okręgów i obwodów umieszczają ponadto dane o podległych jednostkach organizacyjnych.

21. Numer ewidencyjny nadaje dowódca danej jednostki organizacyjnej po złożeniu przez strzelca przyrzeczenia. Numer jest sześciocyfrowy, gdzie pierwsze cztery cyfry oznaczają numer macierzystej jednostki organizacyjnej a dwie ostatnie liczbę porządkową w książce ewidencyjnej tej jednostki. Np. strzelec Piotr Jabłoński ma numer 210112 oznacza to, że jest on z Oddziału Strzeleckiego 2101 i zostając kandydatem został wpisany do książki ewidencyjnej pod numerem 12.

22. Raz nadany numer zostaje już zastrzeżony wyłącznie dla strzelca, który go otrzymał. I nie zmienia się go przy przeniesieniach. Drugi raz można nadać ten sam numer dopiero, po 6-ściu miesiącach od daty skreślenia strzelca z listy członków Związku i upewnienia się, że numer nie jest zajęty.

23. Członkowie i strzelcy wpisani do ewidencji Komendy Głównej posiadają w numerze ewidencyjnym początkowe cyfry 0000.

24. W książce ewidencjonowani są wszyscy członkowie i kandydaci na członków Związku danej jednostki organizacyjnej.

IV. Akta osobowe

25. Wszystkie jednostki organizacyjne Związku zobowiązane są prowadzić teczkę akt osobowych podległych strzelców. Dowódcy wyższych szczebli prowadzą akta osobowe podległych im dowódców niższego szczebla.

26. W teczce akt osobowych powinny zawierać się następujące dokumenty:

1. deklaracja członkowska ze zdjęciem - wypełniona przez członka Związku i złożonym własnoręcznym podpisem,

2. zgoda rodziców (opiekunów) - dotyczy osób poniżej 18-stego roku życia,

3. zaświadczenie lekarskie - zgoda lekarza na uczestnictwo w zajęciach sportowo-obronnych,

4. karta przebiegu służby strzelca - wpisuje się w niej adnotacje służbowe,

5. karta wyposażenia osobistego - zakładana w momencie oddania w ręce strzelca wyposażenia należącego do Związku,

6. karta wyróżnień - zakładana po pierwszym wyróżnieniu,

7. karta kar - zakładana po wymierzeniu pierwszej kary dyscyplinarnej,

8. wyciągi z rozkazów - wyciągi o złożeniu przyrzeczenia, mianowaniu na stopień, przeniesieniu, itd.

Wzory dokumentów znajdują się w załącznikach 3-8.

27. Akta powinny być uporządkowane wg stopni i alfabetu. Można je przechowywać w segregatorach.

28. W przypadku przeniesienia dowódca danej jednostki przekazuje całą dokumentacje akt nowemu dowódcy, któremu będzie podlegał strzelec wraz z własną opinią na jego temat.

29. Komenda Główna oprócz prowadzenia akt członków podległych jej bezpośrednio, prowadzi bazę danych wszystkich członków Związku, która zawiera deklarację członkowską (oryginał) oraz zgodę rodziców/opiekunów (oryginał).

V. Książka przychodów i rozchodów

30. Wszystkie jednostki organizacyjne Związku zobowiązane są prowadzić książkę przychodów i rozchodów.

31. Książka przychodów i rozchodów to blok formatu A4, oprawiony w twardą okładkę.

32. Wszystkie kartki w książce przychodów i rozchodów winny być ponumerowane w górnym prawym rogu strony głównej kartki, przesznurowane i opieczętowane (książki dowództw okręgów: pieczątką - Komendy Głównej; książki dowództw obwodów: pieczątką - dowództwa danego okręgu; książki oddziałów strzeleckich: pieczątką - dowództwa danego obwodu).

33. W książce przychodów i rozchodów wpisuje się wszystkie wpłaty i wypłaty kasy strzeleckiej. Na jej podstawie można wydać zaświadczenie o wpłacie składki członkowskiej.

34. Na lewej stronie zapisuje się wpłaty w odpowiednich rubrykach:

1. liczbę porządkową,

2. datę,

3. cel wpłaty,

4. osobę bądź instytucję dokonującą wpłaty,

5. stan konta,

6. podpis wpłacającego,

7. podpis osoby upoważnionej do przyjmowania pieniędzy.

35. Na prawej stronie zapisuje się wypłaty w odpowiednich rubrykach:

1. liczbę porządkową,

2. datę,

3. cel wypłaty,

4. osobę bądź instytucję dokonującą wypłaty,

5. numer dowodu finansowego,

6. stan konta,

7. podpis wypłacającego,

8. podpis osoby upoważnionej do wydawania pieniędzy.

36. Stan kasy na obu stronach musi zawsze być identyczny. Różnica wpłat i wypłat powinna zawsze równać się obecnemu stanowi kasy.

VI. Teczka z dowodami finansowymi

37. Wszystkie jednostki organizacyjne Związku zobowiązane są prowadzić teczkę z dowodami finansowymi.

38. W teczce znajdują się wszystkie dowody finansowe z pieniędzy wydanych z kasy jednostki organizacyjnej. Każdy dowód finansowy musi posiadać swój numer, którym jest liczba porządkowa i data wypłaty w książce przychodów i rozchodów.

VII. Książka materiałowa (inwentarzowa)

39. Wszystkie jednostki organizacyjne, które posiadają sprzęt Związku zobowiązane są prowadzić książkę materiałową (inwentarzową).

40. Książka materiałowa (inwentarzowa) to blok formatu A4, oprawiony w twardą okładkę.

41. Wszystkie kartki w książce materiałowej (inwentarzowej) winny być ponumerowane w górnym prawym rogu strony głównej kartki i opieczętowane (książki dowództw okręgów: pieczątką - Komendy Głównej; książki dowództw obwodów: pieczątką - dowództwa danego okręgu; książki oddziałów strzeleckich: pieczątką - dowództwa danego obwodu).

42. W książce materiałowej (inwentarzowej) wpisuje się sprzęt i wyposażenie danej jednostki organizacyjnej. Książkę zakłada się, gdy jednostka posiada sprzęt należący do Związku.

43. W książce zapisuje się w odpowiednich rubrykach:

1. liczbę porządkową,

2. datę,

3. rodzaj sprzętu (wyposażenia),

4. ilość sprzętu (wyposażenia),

5. adnotacje służbowe (oddanie wyposażenia strzelcom odnotowane w karcie wyposażenia, przekazanie sprzętu nr. asygnaty, kasacje itp.),

6. podpis osoby przyjmującej/zdającej,

7. podpis osoby upoważnionej do wydania/odebrania.

VIII. Teczka z asygnatami

44. Wszystkie jednostki organizacyjne, które posiadają sprzęt Związku zobowiązane są prowadzić teczkę z asygnatami.

45. W teczce znajdują się wszystkie asygnaty sprzętu wydanego i przyjętego na stan jednostki organizacyjnej. Każda asygnata musi posiadać swój numer, którym jest liczba porządkowa i data w książce materiałowej (inwentarzowej).

IX. Instrukcja o książeczkach strzeleckich

46. Książeczka strzelecka jest dokumentem indentyfikacyjnym, potwierdzającym przynależność do Związku Strzeleckiego „Strzelec” Równość - Wolność - Niepodległość, a zarazem odzwierciedlającym przebieg służby posiadacza książeczki.

47. Każdy członek czynny Związku zobowiązany jest posiadać książeczkę strzelecką.

48. Książeczka strzelecka stanowi własność Związku i jest drukiem ścisłego zarachowania. Z chwilą utraty członkostwa posiadacz książeczki strzeleckiej zobowiązany jest oddać ją dowódcy jednostki organizacyjnej, któremu bezpośrednio podlega. Tenże dowódca wysyła do Komendy Głównej wyciąg z rozkazu o wykreśleniu strzelca z listy członków Związku i książeczkę strzelecką.

49. Skreślony z listy członków strzelec za zgodą dowódcy jednostki organizacyjnej ma możliwość zatrzymania książeczki dla celów pamiątkowych. Może to nastąpić po opatrzeniu jej na wszystkich stronach pieczątką o treści „ANULOWANO” (pieczątkę koloru czerwonego odbija się po przekątnej strony do górnego prawego rogu do dolnego lewego rogu).

50. Książeczkę wystawia, nadaje numer, wpisuje pierwszy przydział służbowy oraz potwierdzenie złożenia przyrzeczenia strzeleckiego i mianowania na pierwszy stopień strzelecki (strzelec) Komenda Główna lub dowódca okręgu.

51. Numer książeczki jest cztero znakowy składa się litery alfabetu i trzech cyfr. Litera alfabetu jest przyporządkowana Komendzie Głównej i okręgom strzeleckim a cyfry to liczby porządkowe wydawanych książeczek i tak:

1. Komenda Główna - A000

2. I Okręg Centralny - B000

3. II Okręg Górski - C000

4. III Okręg Morski - D000

52. Aby Komenda Główna lub dowódca okręgu wystawił książeczkę członkowi Związku, dowódca jednostki organizacyjnej przesyła do Komendy Głównej poprzez dowództwo obwodu, okręgu:

1. czytelnie wypełnioną i podpisaną deklarację wzoru zatwierdzonego przez Naczelną Radę Strzelecką,

2. 2 zdjęcia (format 40 x 30 mm) w mundurze, wykonane tak, aby widoczna była naszywka „STRZELEC” na lewym rękawie munduru. Wygląd zgodny z zasadami opisanymi w regulaminie mundurowym zatwierdzonym przez Naczelną Radę Strzelecką,

3. opłatę rejestracyjną ustaloną przez Naczelną Radę Strzelecką.

53. Wydział organizacyjny Komendy Głównej i okręgu strzeleckiego na podstawie deklaracji członkowskich i wyciągu z rozkazu jednostki organizacyjnej wpisuje informacje do książeczki strzeleckiej, nadaje numer oraz wkleja zdjęcia (jedno do książeczki, drugie do deklaracji). Informacje o strzelcu wraz ze zdjęciem umieszczane są w bazie danych Związku. Następnie Komenda Główna lub dowódca okręgu strzeleckiego przesyła wypełnioną książeczkę do jednostki organizacyjnej dowódca wpisuje do deklaracji znajdującej się w aktach jednostki numer książeczki i przekazuje ją strzelcowi.

54. Jeżeli książeczkę wystawia dowództwo okręgu strzeleckiego to wysyła do Komendy Głównej deklaracje członkowską a w aktach zostaje kserokopia deklaracji.

55. Ważność książeczki strzeleckiej przedłuża się w miesiącu grudniu okrągłą pieczątką jednostki organizacyjnej jej dowódca po stwierdzeniu opłacenia składek członkowskich za kończący się rok.

56. Dowódcy jednostek strzeleckich wypełniają książeczki strzeleckie na podstawie wyciągów z rozkazów organizacyjnych.

57. Dla ważności każdorazowego wpisu wymagane jest potwierdzenie go małą okrągłą pieczątką jednostki organizacyjnej (o średnicy 20mm) wzoru ustalonego przez Komendę Główną.

58. Tabela „pełnione funkcje” przeznaczona jest wyłącznie do wpisywania funkcji dowódczych i związanych z zabezpieczeniem działalności Związku, wymienionych w regulaminie organizacyjnym w pkt. 3,5,7,9. Funkcji, którą pełni posiadacz książeczki, a nie jest ona wymieniona w regulaminie organizacyjnym - nie wpisuje się do książeczki strzeleckiej.

X. Postanowienia końcowe

59. Książki, które zostaną zapisane są przechowywane w archiwum jednostki organizacyjnej a w przypadku rozwiązania jednostki są przekazywane do archiwum Związku.

60. Dokumentacja jednostki organizacyjnej, która zostaje rozwiązana przekazywana jest komisji likwidacyjnej a ta oddaje ją do archiwum Związku.

61. Wzór pisma służbowego do dowódcy: z prośbą, meldunkiem, wnioskiem itp. Znajduje się w załącznikach 9,10.

1

---