:: Trik 1. Zawartość dowolnego folderu wyświetlana z poziomu Excela
:: Trik 2. Podsumowanie kwot wyrażonych w innych walutach
:: Trik 3. Szybkie wyznaczanie dat późniejszych o określoną liczbę dni
:: Trik 4. Szacowanie obliczeń
:: Trik 5. Dostosowanie rozmiaru komórki do zawartości
Trik 1
Zawartość dowolnego folderu wyświetlana z poziomu Excela
Pobierz plik z przykładem
Bywa, że dane do raportu zbiorczego są porozrzucane po różnych plikach umieszczonych w oddzielnych folderach na dysku komputera. Jeśli akurat pracujesz w arkuszu roboczym i potrzebujesz sprawdzić pewną wartość w innych skoroszycie, musisz oderwać się od pracy i odszukać katalog, w którym znajdują się określone informacje. Proponujemy Ci pewne usprawnienie. Możesz umieścić w arkuszu roboczym przycisk, po którego kliknięciu zostanie wyświetlona zawartość określonego folderu.
=> W tym celu:
1. Z menu Widok wybierz polecenie Paski narzędzi/Przybornik formantów (w Excelu 2007: uaktywnij kartę Deweloper i w grupie poleceń Formanty kliknij przycisk Wstaw).
Wskazówka
Jeżeli karta Deweloper jest niewidoczna, kliknij Przycisk pakietu Office i u dołu wyświetlonego okna wybierz Opcje programu Excel. W kategorii Popularne zaznacz pole Pokaż kartę Deweloper na Wstążce i kliknij OK.
2. Na pasku narzędziowym Przybornik formantów (w Excelu 2007: w grupie Formanty ActiveX), zaznacz Przycisk i w dowolnym zakresie komórek narysuj formant.
3. Kliknij go prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybierz pozycję Właściwości.
4. W wyświetlonym oknie odszukaj właściwość Caption i w polu po prawej wpisz: Otwórz folder.
Rys. 1. W oknie właściwości zmień opis przycisku
5. Zamknij okno właściwości.
Możesz przystąpić do przygotowania makra, które będzie uruchamiane po kliknięciu wstawionego przycisku.
=> W tym celu:
1. Ponownie kliknij formant prawym przyciskiem myszy i wybierz polecenie Wyświetl kod. Zostanie uruchomiony Edytor VBA i pojawią się automatycznie dodane 2 linie makra.
2. Uzupełnij kod zgodnie z rysunkiem 2 i podaj w nim ścieżkę dostępu do swojego folderu.
Rys. 2. Kod makra otwierającego wybrany folder
3. Zapisz i zamknij Edytor VBA.
4. Na pasku narzędziowym Przybornik formantów (w Excelu 2007: na karcie Deweloper, w grupie poleceń Formanty) kliknij Zakończ tryb projektowania.
Od tego momentu kliknięcie przycisku spowoduje uruchomienie określonego folderu z poziomu Excela.
Rys. 3. Zawartość folderu została wyświetlona
Trik 2
Podsumowanie kwot wyrażonych w innych walutach
Pobierz plik z przykładem
Otrzymałeś listę zamówień, na podstawie której będziesz budował raport podsumowujący. Niestety dane mają niepoprawny układ, ponieważ kwoty są wyrażone w dwóch różnych walutach (w euro i w złotówkach). Ręczne rozdzielenie zamówień może Ci zająć mnóstwo czasu, dlatego proponujemy zastosowanie sprytnego triku.
Przykładowe dane przedstawia rysunek 1.
Rys. 1. Kwoty zamówień wyrażone w różnych walutach
Twoim pierwszym zadaniem będzie zastosowanie krótkiej formuły, która zwróci kod formatu użytego w kolumnie C.
=> W tym celu:
1. W komórce D1 wpisz Pomocnicza.
2. W komórce D2 wprowadź następującą formułę:
3. Skopiuj ją do komórek poniżej.
Rys. 2. Kwoty zamówień zostały oznaczone
Teraz, aby uzyskać listę zamówień, których kwoty są wyrażone w euro, wystarczy, że zastosujesz autofiltr i określisz odpowiednie kryterium w kolumnie pomocniczej. Równie dobrze możesz zastosować formuły warunkowe, które będą wykonywać obliczenia na podstawie symboli w kolumnie D.
=> Jeśli przykładowo chciałbyś zsumować kwoty wyrażone w złotówkach:
1. Do dowolnej pustej komórki wprowadź następującą formułę:
=SUMA.JEŻELI(D2:D8;"C2";C2:C8)
Rys. 3. Suma kwot wyrażonych w złotówkach
Wskazówka
Aby podsumować kwoty w euro, dostosuj drugi argument funkcji SUMA.JEŻELI.
Trik 3
Szybkie wyznaczanie dat późniejszych o określoną liczbę dni
Pobierz plik z przykładem
Czasami potrzebujesz szybko wyznaczyć daty późniejsze od aktualnej o określoną liczbę dni. Zadanie wydaje się proste, jeżeli poszukujesz jednej, docelowej daty. Co jedna zrobić w sytuacji, gdy chcesz sprawdzić, który dzień wypadnie po upływie 3 dni, 2 tygodni, 1 miesiąca czy 1 roku? Czy czeka Cię każdorazowe dostosowywanie obliczeń przy wyznaczaniu nowego okresu? Niekoniecznie! Do tego typu zadania możesz śmiało wykorzystać funkcję WYBIERZ.
=> Aby przygotować arkusz do szybkiego odnajdywania potrzebnej daty:
1. W pierwszej kolejności wpisz opisy dla okresów, na podstawie których będziesz wyznaczał nową datę.
Twój arkusz może wyglądać jak na rysunku 1.
Rys. 1. Oznaczenia okresów
2. Do komórki A7 wpisz nazwę: Okres.
3. W komórce A8 wpisz: Data bieżąca, a w A9: Data docelowa.
4. W komórce B7 wprowadź numer okresu (zgodnie ze spisem na rysunku 1), na podstawie którego ma powstać data docelowa.
5. W komórce B8 wpisz formułę:
która będzie wyświetlała bieżącą datę aktualizowaną na podstawie wskazań zegara systemowego.
Rys. 2. Arkusz przygotowany do wyznaczania dat docelowych
6. W komórce B9 wpisz następującą formułę:
=WYBIERZ(B7;B8+7;B8+10;B8+14;B8+28;B8+365)
Wyjaśnienie działania formuły:
W pierwszym argumencie funkcji WYBIERZ podajesz numer argumentu, którego wartość ma zostać zwrócona. W naszym przypadku jest to liczba 3 (wprowadzona do komórki B7), a zatem zwrócony zostanie wynik formuły (B8+14). Zwróć uwagę, że kolejność argumentów jest liczona począwszy od drugiego argumentu funkcji WYBIERZ.
Uwaga
Formuła prawdopodobnie zwróci 5 cyfrową liczbę zamiast daty docelowej. Nie jest to w żadnym wypadku błąd. Wystarczy uzyskanemu wynikowi nadać format daty.
Rys. 3. Formuła zwróciła docelową datę
Aby wyznaczyć inną datę, późniejszą o okres wskazany w spisie powyżej, wystarczy w komórce B3 wpisać odpowiedni numer.
Trik 4
Szacowanie obliczeń
Pobierz plik z przykładem
W arkuszu znajduje się zestawienie wymiarów poszczególnych budynków. Na tej podstawie chcesz obliczyć kubaturę każdego z nich. Przykładowe dane przedstawia rysunek 1.
Rys. 1. Wymiary budynków
Excel nie dysponuje funkcją pozwalającą na obliczanie takich wyrażeń, lecz możesz wykorzystać metodę o nazwie SZACUJ. Mimo że tego typu narzędzia przeznaczone są do stosowania w specjalnych arkuszach makr, to istnieje sposób, aby użyć ich także w zwykłych arkuszach.
=> W tym celu:
1. Zaznacz komórkę C2 i z menu Wstaw wybierz polecenie Nazwa/Definiuj (w Excelu 2007: uaktywnij kartę Formuły i w grupie poleceń Nazwy zdefiniowane kliknij Definiuj nazwę).
2. W otwartym oknie Definiowanie nazw w polu Nazwy w skoroszycie (w Excelu 2007: Nazwa) wpisz: Wynik
3. W pole Odwołuje się do wpisz formułę:
=JEŻELI(B2="";0;SZACUJ(PODSTAW(B2;"x";"*")))
wciśnij Enter i skopiuj formułę w dół.
Rys. 2. Kubatura została obliczona
Wyjaśnienie działania formuły:
Funkcja JEŻELI ma za zadanie sprawdzenie, czy komórka B2 nie jest pusta. Jeśli jest, zwracane jest 0, w przeciwnym razie wykonywane są obliczenia. Funkcja PODSTAW zamienia znak x na *, aby powstał iloczyn rozpoznawalny przez Excela. SZACUJ zwraca wynik działania.
Trik 5
Dostosowanie rozmiaru komórki do zawartości
Pobierz plik z przykładem
Przy wprowadzaniu długich tekstów do komórek arkusza zdarza się, że niektóre nie są wyświetlane w całości lub zasłaniają komórki leżące po prawej. Dla wielu użytkowników taka sytuacja jest dosyć uciążliwa, dlatego pokażemy Ci, jak błyskawicznie dopasować rozmiar komórki do jej zawartości.
Przyjmijmy, że do arkusza wpisałeś wartości jak na rysunku 1.
Rys. 1. Długie teksty w komórkach
Zauważ, że tekst z komórki A2 jest wyświetlany w całości, ale zachodzi na komórkę B2, która w danej chwili jest pusta. Inaczej ma się sprawa z komórką A3. Znajdujący się w niej tekst został ucięty, ponieważ w komórce po prawej została wpisana kwota. Aby teksty z komórek A2 i A3 wyświetlić w całości możesz dopasować szerokość kolumny lub zastosować zapis wielowierszowy.
=> W tym celu:
1. Ustaw wskaźnik myszy nad prawą krawędzią nagłówka z oznaczeniem literowym kolumny. Powinien przyjąć kształt dwukierunkowej strzałki.
2. Teraz dwukrotne szybko kliknij lewy przycisk myszy.
Szerokość kolumny zostanie dopasowana do najdłuższego wpisu:
Rys. 2. Szerokość dopasowana
=> Aby podzielić teksty z kolumny na kilka wierszy:
1. Zaznacz komórki A2:A3 i wciśnij kombinację klawiszy Ctrl + 1.
2. W oknie, które się pojawi, przejdź do zakładki Wyrównanie.
3. W sekcji Sterowanie tekstem zaznacz pole Zawijaj tekst i kliknij OK.
Rys. 3. Zapis wielowierszowy
W tym przypadku Excel wykonał odwrotną operację: dopasował tekst do szerokości kolumny. Zaproponowany podział tekstu może Ci niestety nie odpowiadać. Możesz zatem podzielić tekst ręcznie, korzystając z kombinacji klawiszy lewy Alt + Enter, a następnie dostosować szerokość komórki (jak w pierwszej części triku).
|