Kontrola strategiczna
Wg Gyffina to taka kontrola, której celem jest zapewnienie skutecznego dostosowania organizacji do otoczenia i jej działania w kierunku realizacji celów strategicznych. Realizacja strategii wymaga struktury, przywództwa, technologii, zasobów ludzkich oraz systemów informacyjnych i kontrolnych.
Zarządzający musi ustalić i wybrać punkty wymagające szczególnej uwagi i obserwując je upewniać się czy działanie następuje zgodnie z planem.
Wg Stonera i Wankera najważniejszą i najlepszą metoda wyboru strategicznych punktów kontroli jest skupienie uwagi na najistotniejszych elementach danej operacji. Na ogół jedynie mały odsetek czynności, zdarzeń, osób czy przedmiotów w danej operacji, powoduje znaczną część kosztów czy problemów z którymi menedżerowie muszą sobie radzić np. 10% wyrobów danego producenta przynosi 70%zysków, 5% pracowników wnosi 80%skarg itp.
Wg Bittela kontrola powinna być usytuowana w punktach strategicznych:
tam, gdzie istnieje największe prawdopodobieństwo, że wykryje ona istniejące uwarunkowania zanim wymkną się one spod kontroli
w tych kluczowych miejscach, które będą miały znaczący wpływ na powodzenie lub niepowodzenie przedsięwzięcia
Kluczowe punkty odnoszą się do trzech obszarów:
warunków finansowych: kontrola koncentruje się na sposobach pozyskiwania kapitału i jego strukturze, wielkości dochodów i wydatków czyli na zarządzaniu finansami
warunków operacyjnych: kontrola koncentruje się na dostawach i zapasach, harmonogramach i normach produkcyjnych i kosztach, jakości produkcji i poziomie wykonania zadań
zasobów ludzkich: kontrola dotyczy głównie sprawdzania listy obecności, wydatków na fundusz płac, nieobecności i spóźnień, skarg oraz poziomu (jakości) wykonania zadań.
Menedżer powinien odpowiedzieć sobie na pytania:
▫ co najlepiej odzwierciedla zadania jego wydziału, co pokazuje, że są one wykonywane na odpowiednim poziomie?
▫ co w najlepszy sposób mierzy wszelkie odchylenia między planem a wykonaniem?
▫ co go informuje o tym ,kto jest odpowiedzialny za niedociągnięcia?
▫ jakie normy będą najtaniej kosztowały?
▫ dla jakiego rodzaju norm najłatwiej można zdobyć informację?
Właściwa kontrola (Koontz i O'Donnell) koryguje odchylenie od planów zanim one nastąpią
Zwrócenie uwagi na kontrolę strategiczną i wykorzystywanie jej technik w praktyce, może pomóc kierownictwu w przewidywaniu odchyleń i to w takim czasie, żeby można było zastosować środki korygujące, minimalizujące straty. Kierownik preferujący kontrolę strategiczną, zawsze będzie przedkładał prognozę tego, co się prawdopodobnie zdarzy się w przyszłości, nad wykonanie z dokładnością do kilku miejsc po przecinku sprawozdanie z przeszłości, na którą nie ma już żadnego wpływu.
Kontrola nastawiona na przyszłość, zawiera elementy sprzężenia zwrotnego. W kontroli strategicznej liczy się wejście, więc to. co się stanie lub nie stanie, w zależności od wystąpienia warunków podlegających naszemu wpływowi. Natychmiastowa i nerwowa reakcja na wszelkie odchylenia od normy lub planu w kierunku zapewnienia zgodności z planem nie musi być efektywna, bo odchylenia mogą być korzystne.
Istota i charakter nowoczesnych metod i technik kontroli strategicznej podkreślają jedność planowania i kontroli. Systemy planowania i kontroli muszą być rozważane łącznie. Najważniejsze znaczenie ma kontrola wstępna czyli kontrola planu działania. Najbardziej znanym narzędziem kontroli wstępnej jest budżet(rozróżnia się budżety: obrotów i kosztów, czasu, powierzchni, materiałów i wyrobów, wydatków kapitałowych, gotówkowe) jak również analiza danych statystycznych, specjalne sprawozdania, analizy wykresów równowagi, bilanse wewnętrzne.
Prywatyzacja gospodarki wprowadza znaczny postęp w upowszechnianiu metod kontroli finansowej. Kontrola przez pieniądz, pozwala łatwiej uchwycić nakłady i wydatki.
Nowoczesne metody kontroli wewnętrznej w przedsiębiorstwie i zewnętrznej w stosunku do niego, kładą nacisk na celowość, oszczędność i opłacalność działań, same muszą więc osiągnąć najwyższy poziom celowości, czyli dopasowanie do potrzeb zarządzania i szybkości reakcji na zaistniałe błędy
Model kontroli doskonałej powinien posiadać następujące cechy (Stoner i Wankel):
Ścisłość - niedokładne dane analizowane w systemie kontroli , mogą spowodować podjęcie działań, które albo nie rozwiążą problemu albo stworzą problem tam, gdzie go nie było
Aktualność - informacja musi być zbierana, przekazywana i oceniona szybko ,aby można dość wcześnie podjąć działania korygujące
Obiektywizm i zrozumiałość- informacja powinna być zrozumiała i uważana za obiektywną przez tych, którzy z niej korzystają; im informacja jest mniej subiektywna i niejednoznaczna tym większe prawdopodobieństwo, że reakcja na nią będzie bardziej prawidłowa i sprawna.
Koncentracja na strategicznych punktach kontroli - system kontroli powinien skupiać się na tych obszarach funkcjonowania organizacji, w których istnieje większe niebezpieczeństwo odchyleń od normy, mogących wywołać najwięcej szkód; przy ustalaniu punktów kontroli należy wziąć pod uwagę te punkty, w których można najskuteczniej podjąć działania korygujące
Realizm ekonomiczny - koszt przeprowadzenia kontroli powinien być mniejszy od korzyści wynikające z jej przeprowadzenia; najlepszym sposobem minimalizowania wydatków w systemie kontroli jest czynienie minimum tego, co jest konieczne do zapewnienia, by kontrolowana działalność osiągnęła pożądany cel.
Realizm organizacyjny - system kontroli musi być zgodny z realiami organizacyjnymi tzn. normy wydajności muszą być realne.
Koordynacja - informację kontrolną trzeba koordynować z tokiem pracy w organizacji (każdy etap pracy może wpływać na powodzenie całej organizacji, informacja kontrolna powinna być skierowana do wszystkich osób, którym jest potrzebna)
Elastyczność - instrumenty kontrolne musza być tak elastyczne , by organizacja mogła szybko reagować na niekorzystne zmiany lub nowe możliwości
Normatywność i operatywność - skuteczne systemy kontroli w przypadku wykrycia odchyleń od normy powinny wskazywać jakie działania korygujące powinny zostać podjęte, informacje otrzymane od osób odpowiedzialnych za podjęcie potrzebnych działań, powinny być możliwe do wykorzystania w praktyce
Akceptacja przez członków organizacji - system jest wtedy przyjęty przez organizację, kiedy wiąże się z ważnymi i akceptowanymi celami. cele takie muszą odzwierciedlać język i czynności osób, do których się odnoszą
Kontrola powinna w szczególności zapewnić:
rozdzielenie informacji istotnych od nieistotnych
poznanie słabych i mocnych stron przedsiębiorstwa
wspieranie celowo ukierunkowanej polityki przedsiębiorstwa przez ustalenie wartości charakteryzujących jego sytuację, łącznie z kontrolowaniem ważnych dla jego funkcjonowania wyników
rozpoznanie i analizę sytuacji przedsiębiorstwa na tle innych przedsiębiorstw głównie konkurentów
Wymagania stawiane systemowi kontroli strategicznej:
zdolność informowania o sytuacji przedsiębiorstwa, osiągniętych wynikach i warunkach działania: ważne jest aby zwracać szczególną uwagę na te obszary działania, gdzie istnieje największe zagrożenie jego egzystencji, należy również odpowiednio dobrać wskaźniki i mierniki do charakteru funkcjonowania firmy.
gospodarność w pozyskiwaniu informacji : przy tworzeniu systemu kontroli obowiązuje zasada niezbędnych kosztów; przeciwdziałanie nadmiernym kosztom uzyskuje się przez zagęszczenie informacji a więc w wyniku uogólnienia wskaźników i mierników w miarę powiększania liczby objętych kontrolą dziedzin działalności przedsiębiorstwa; również sposób przekazywania informacji musi odpowiadać strukturze decyzyjnej przedsiębiorstwa i spełniać tych ramach warunek gospodarności
przejrzystość systemu: dotyczy to konstrukcji wskaźników i mierników w tworzonym systemie kontroli strategicznej, które w miarę kierowania informacji na wyższe szczeble decyzyjne, powinny charakteryzować się większą skalą uogólnienia
kompletność systemu: przygotowywane przez kontrolę informacje służące bezpośrednio podejmowaniu decyzji bieżących i planistycznych musza być kompletne; wskaźniki i mierniki muszą informować o wszystkich czynnikach warunkujących osiągane efekty.
elastyczność systemu: ujawnienie popełnianych błędów i przeciwdziałanie lub uprzedzanie ich skutków, jest nieodłącznie związane z kontrolą i stanowi ważny składnik jej osiągnięć; z tego punktu widzenia stabilność rozwiązań w dziedzinie kontroli sprzyja umacnianiu pożądanych wzorców działań oraz istotnie redukuje prawdopodobieństwo powtarzania błędów; w praktyce za elastyczne uważa się systemy kontroli, w których zestaw stosowanych wskaźników i mierników jest dostosowywany do nowych warunków funkcjonowania przedsiębiorstwa i związanych z tym zmian organizacyjnych. Elastyczność podwyższa koszty funkcjonowania kontroli oraz zwiększa jej przydatność do zarządzania, które musi reagować na zmiany w niestabilnym otoczeniu wewnętrznym i zewnętrznym.