Przed rozpoczęciem działalności gospodarczej należy założyć kilka jej wariantów na wypadek początkowego niepowodzenia. Podjęcie decyzji o założeniu firmy wiąże się z koniecznością napisania planu jej budowy, określanego jako plan budowy firmy lub biznesplan. Należy uwzględnić w nim:
rodzaj działalności gospodarczej, którą zamierzamy prowadzić, a także jej przedmiot, np. usługi (sklep spożywczy, kawiarnia internetowa, usługi kserograficzne itd.) lub produkcja (np. zabawek lub pomocy dydaktycznych), nazwę firmy,
formę organizacyjno-prawną działalności gospodarczej (czy będzie to firma jednoosobowa, czy jeden z rodzajów spółek),
planowany czas rozpoczęcia działalności (z uwzględnieniem okresów wzrostu i spadku popytu na produkowane towary lub świadczone usługi),
środki finansowe konieczne do rozpoczęcia działalności gospodarczej.
Przy budowie biznesplanu musimy też uwzględnić:
lokalizację biura, placówek handlowych, wytwórni,
strukturę organizacyjną firmy,
metody doboru pracowników, ich kwalifikacje, liczbę i zakres czynności,
metody zarządzania firmą,
możliwości wejścia na rynek, utrzymania się na nim oraz powiększania udziału w rynku,
obszar działania,
metody działania konkurencji,
rodzaj i strukturę sprzedaży, produkcji,
metody sprzedaży, reklamy i marketingu,
próbę określenia wyniku finansowego przedsięwzięcia w poszczególnych etapach, np. po 1 miesiącu, po pół roku, po roku, po kilku latach,
bariery na drodze realizacji pomysłu: wewnętrzne (organizacja firmy), rynkowe (konkurencja), bariery otoczenia działalności firmy (podatki, możliwości uzyskania kredytu, koszty funkcjonowania firmy, np. ubezpieczenia) oraz szanse powodzenia.
Działalność produkcyjna oraz budowlana wymaga przeważnie znacznych nakładów finansowych i jest obarczona dużym ryzykiem. Najlepiej rozpocząć więc od działalności usługowej albo handlowej, gdyż są one mniej ryzykowne i mniej kosztowne.
Można np. otworzyć niewielki kiosk z gazetami, kawiarenkę internetową, bar szybkiej obsługi lub punkt usług kserograficznych (w razie niepowodzenia łatwiej przekształcić profil firmy usługowej czy handlowej niż wytwórni, w której wyposażenie zainwestowało się duże środki finansowe).
Rodzaj działalności należy określić, uwzględniając swoje umiejętności, zdolności intelektualne oraz analizując możliwości rynku, na którym będziemy działali.
Z wyborem działalności gospodarczej ściśle wiąże się kwestia lokalizacji firmy, tzn. wyboru miejsca jej siedziby, zakładów produkcyjnych, magazynów, rozmieszczenia sieci sprzedaży (sklepów, hurtowni), przedstawicielstw i innych placówek.
W przypadku wyboru działalności usługowej i handlowej lokalizacja powinna uwzględniać przede wszystkim natężenie ruchu pieszego lub zmotoryzowanego, a więc liczbę potencjalnych klientów. Idealnymi miejscami są centra handlowe i usługowe lub centra miast. W związku z przeważnie dużymi kosztami utrzymania (np. wysoki czynsz) istotne jest oszacowanie, czy dochody z działalności gospodarczej będą odpowiednio wysokie.
Przy wyborze działalności produkcyjnej, ze względu na konieczność wynajęcia (bądź zbudowania) hal produkcyjnych, magazynów, placów manewrowych dla samochodów, należy zwrócić uwagę na:
wysokość czynszu za wynajem pomieszczeń biurowych, handlowych, parkingów,
możliwości rozbudowy,
wielkość placu manewrowego, warunki dojazdu dla dużych samochodów dostawczych,
dostęp do infrastruktury technicznej (np. odpowiedniej mocy energii elektrycznej, kanalizacji, ciepłej i zimnej wody, telefonu),
uciążliwość produkcji dla środowiska przyrodniczego i ludzi.
Ze względów prestiżowych i dla wygody potencjalnych kontrahentów można zdecydować się na umieszczenie zarządu lub działu handlowego firmy w centrum miasta. Szukając lokalu, można skorzystać z pomocy biura pośrednictwa w obrocie nieruchomościami.
Do najważniejszych czynników lokalizacji produkcji należą:
czynniki środowiskowe, np. obecność surowców mineralnych, jakość i dostępność wody, jakość gleb,
czynniki przestrzenne, np. ukształtowanie terenu, położenie względem innych obszarów,
czynniki ekonomiczne, np. poziom inflacji, poziom cen, wielkość (liczba mieszkańców) i chłonność (wielkość dochodów mieszkańców oraz ich zasoby finansowe) rynku zbytu, koszty pracy, zagospodarowanie terenu,
czynniki społeczno-kulturowe, np. aspiracje mieszkańców, poziom ich wykształcenia, aktywność gospodarcza, nastawienie do przemian gospodarczych,
czynniki polityczne, np. stopień akceptacji władzy przez mieszkańców, jej kompetencje, przychylność do podejmowanych inicjatyw gospodarczych,
czynniki prawno-administracyjne, np. stabilny system prawny (m.in. stała wysokość podatków), łatwość otrzymywania zezwoleń na założenie firmy, budowę jej obiektów.
Z lokalizacją firmy wiąże się kwestia określenia obszaru (zasięgu) jej działania. Może to być: osiedle mieszkaniowe, wieś, miasteczko, dzielnica większego miasta, całe miasto ze strefą podmiejską, subregion (kilka powiatów), region (województwo), część lub cały obszar Polski. Można planować rozszerzenie działalności poza granice kraju, wcześniej jednak lepiej zdobyć doświadczenie, prowadząc przedsiębiorstwo o mniejszym zasięgu.
W przypadku drobnej działalności usługowej lub handlowej obszarem działania będzie część miejscowości, w której zlokalizowana jest firma. Działalność produkcyjna wymaga najczęściej szerszego rynku zbytu, dlatego należy zaplanować rozmieszczenie regionalnych punktów sprzedaży (przedstawicielstw). Warto zastanowić się nad umieszczeniem oferty handlowej lub usługowej w Internecie, co pozwala znacznie obniżyć koszty tworzenia sieci sprzedaży. Trzeba jednak wziąć pod uwagę, czy wszyscy potencjalni klienci będą chcieli korzystać tylko z tej drogi kontaktu z firmą i ewentualnie potraktować ją jako uzupełnienie regionalnych przedstawicielstw.
Analiza rynku, na którym zamierzamy działać, polega na ustaleniu potencjalnych klientów i ewentualnej konkurencji. Dobrze jest wiedzieć, ile ludności mieszka na obszarze przyszłej działalności, jaka jest jej struktura demograficzna oraz zawodowa. Należy przeanalizować relacje popytu oraz podaży na dobra i usługi, które zamierzamy sprzedać na lokalnym rynku. Na wielkość popytu, oprócz ilości pieniędzy, którą mogą wydać kupujący na określone dobra, oraz ceny tych dóbr, wpływają bowiem m.in. przyzwyczajenia, styl życia, gust, moda i reklama.
Wejście na rynek jest łatwiejsze po znalezieniu tzw. niszy rynkowej, czyli określeniu luki po stronie podaży i popytu na specyficzne produkty lub usługi.
eżeli istnieje znaczna przewaga podaży nad popytem na określone dobra, wejście na taki rynek może być bardzo trudne. Można jednak zastanowić się nad sposobami uzyskania przewagi konkurencyjnej i tym samym odebrania klientów konkurencji.
Przewagę nad konkurencją możesz uzyskać poprzez:
wyższą jakość lub niższą cenę oferowanych towarów lub usług,
poszerzenie asortymentu (wyboru) towarów i usług,
bardziej skuteczne działania marketingowe, w tym atrakcyjniejsze formy reklamy,
bardziej profesjonalną i miłą obsługę klienta.
Przed rozpoczęciem działalności gospodarczej należy zrobić spis wszystkich koniecznych inwestycji wraz z orientacyjnymi cenami. W przypadku małej firmy (np. sklepik osiedlowy, punkt usług kserograficznych) potrzebne są stosunkowo niewielkie środki finansowe, które mogą pochodzić np. z własnych oszczędności lub z pożyczki rodzinnej. Przy większym przedsięwzięciu (np. działalności produkcyjnej) należy brać pod uwagę zaciągnięcie kredytu w banku lub wzięcie maszyn i urządzeń w leasing.
Wybierając bank, z którego usług chcemy skorzystać, musimy uwzględnić wysokość oprocentowania, warunki spłaty oraz koszty obsługi kredytu. Prawdopodobnie konieczne będzie przedstawienie szczegółowego biznesplanu i zabezpieczenie interesów banku, czyli znalezienie poręczycieli lub ustanowienie zastawu hipotecznego na mieszkaniu lub domu.
Rozpoczęcie działalności gospodarczej z wykorzystaniem kredytu przy wysokim oprocentowaniu jest bardzo ryzykowne. Na rozruch firmy nie należy zaciągać zbyt wysokiego kredytu bankowego, jak również zawierać umów leasingowych o dużej wartości. Firma może szybko utracić płynność finansową, a nadmierne zadłużenie prowadzi do upadku przedsiębiorstwa.
Środki na rozpoczęcie działalności gospodarczej mogą pochodzić też ze środków Funduszu Pracy – instytucji wspierającej bezrobotnych, którzy zamierzają rozpocząć działalność gospodarczą.
O wyniku finansowym przedsiębiorstwa decyduje różnica między przychodami a kosztami. Przychody to wpływy finansowe uzyskane przez przedsiębiorstwo w określonym czasie, na przykład w roku kalendarzowym. Koszty są wydatkami ponoszonymi w określonym czasie w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej. Mogą wynikać na przykład ze zużycia surowców lub maszyn, zatrudniania pracowników czy wynajmowania pomieszczeń. Różnica między przychodami a kosztami decyduje o zysku lub stratach przedsiębiorstwa.
Klasyfikacja kosztów w przedsiębiorstwie:
koszty stałe – koszty związane z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa, nie zależą od wielkości produkcji (np. opłaty za dzierżawę terenu, koszty zużycia maszyn i energii),
koszty zmienne – koszty związane z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa, zależą m.in. od wielkości produkcji (np. koszty surowców i robocizny),
koszty własne – koszty związane z wyprodukowaniem i sprzedażą danego produktu,
koszty jednostkowe – koszty własne przeliczone na jednostkę produkcji,
koszty osobowe – koszty związane z zatrudnianiem pracowników, np. koszty płac i funduszu socjalnego,
koszty materiałowe – koszty paliw, materiałów, energii, konserwacji i remontów.
Forma organizacyjno-prawna firmy powinna być dostosowana do charakteru własności i zasięgu działania.
Małe, samodzielne przedsięwzięcie można prowadzić w najprostszy sposób: jako jednoosobowy przedsiębiorca, na własny rachunek, na własną odpowiedzialność i we własnym imieniu.
Jeśli decyzję o założeniu firmy podjęło kilka osób, należy spisać umowę spółki. Na początek dla małego przedsięwzięcia będzie to spółka cywilna lub jawna, dla większego – spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.
Procedura rejestracji firmy jest w pewnym stopniu uzależniona od jej formy organizacyjno-prawnej. Najłatwiej i najszybciej można stać się przedsiębiorcą jednoosobowym lub założyć spółkę jawną. Bardziej skomplikowanego postępowania rejestracyjnego wymaga założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Procedura obejmuje: złożenie w urzędzie gminy lub sądzie rejonowym wniosku o zarejestrowanie firmy (w przypadku spółki wraz z umową), uzyskanie w urzędzie statystycznym numeru identyfikacyjnego REGON, zgłoszenie identyfikacyjne podatnika we właściwym (ze względu na siedzibę firmy) urzędzie skarbowym i uzyskanie NIP-u oraz zgłoszenie się jako płatnika składek na ubezpieczenie społeczne w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Należy również pamiętać o założeniu rachunku bankowego oraz ubezpieczeniu majątkowym firmy. Jeśli prowadzenie danej działalności wymaga koncesji (np. obrót bronią lub paliwami) albo zezwolenia (np. obrót alkoholem), trzeba je uzyskać. W przypadku rozpoczynania działalności związanej z obrotem artykułami spożywczymi (np. restauracja) należy powiadomić inspekcję sanitarną (sanepid), przy zatrudnianiu pracowników – Państwową Inspekcję Pracy (PIP), a w przypadku działalności handlowej – Inspekcję Handlową (IH).