GENEZA
powstała w Wielkiej Brytanii
oparta na wcześniejszej metodyce PROMPTII
W 1989 roku metodyka PROMPTII została zastąpiona metodyką PRINCE, której nazwa to akronim od „PRojects IN Controlled Environments”, czyli „projekty w sterowalnych środowiskach”.
W roku 1996 powstała zmodyfikowana wersja tej metodyki pod nazwą PRINCE2™, dostosowana do potrzeb różnych projektów, nie tylko informatycznych.
Do projektów można więc zaliczyć budowę piramid egipskich i słynnych katedr, ale także wdrożenie systemu informatycznego i zorganizowanie koncertu dla kilkuset tysięcy widzów. Skoro tak, to dlaczego dopiero od około dwudziestu lat zaczęto przywiązywać znacznie więcej uwagi do metodycznego zarządzania projektami?
Trudno jest znaleźć projekt, w odniesieniu do którego powyższe pytania nie mają sensu. A wręcz przeciwnie, można wskazać wiele projektów zakończonych niepowodzeniem, gdyż w odpowiednim czasie nie postawiono takich pytań, lub rozpoczęto ich realizację nie znając odpowiedzi na niektóre z nich. Formułowanie takich pytań i odpowiadanie na nie w określonej kolejności to nic innego, jak część metodyki zarządzania projektami.
-SKOŃCZONY CYKL ŻYCIA - Projekt jest strukturą tymczasową, która po ukończeniu pracy ulega rozwiązaniu
-DOBÓR ZESTAWU DZIAŁAŃ - Definiując najpierw produkty, a następnie określając działania niezbędne do ich wytworzenia lub uzyskania gwarantowane jest, że wszystkie prace i działania są podporządkowane produktowi
-WYSTĘPOWANIE OKREŚLONEGO ZESTAWU PRODUKTÓW LUB USŁUG - PRINE2 skupia się na określeniu produktów, które mają powstać w wyniku realizacji projektu i w ten sposób określają jego zakres
-ZDEFINIOWANA ILOŚĆ ZASOBÓW - Zawsze występują zasoby, które stanowią jednocześnie ograniczenia projektu; są nimi: czas, koszty, materiały, jakość, specjaliści, standardy.
-STRUKTURA ORGANIZACYJNA - czyli zespół zarządzania projektem, który tworzy się na czas określony
PROCESY
Strategiczne zarządzanie projektem (ZS) – Directing a project (DP)
Planowanie (PL) – Planning (PL)
Uruchamianie Projektu/Przygotowanie Założeń Projektu (PP) – Starting up a project (SU)
Inicjowanie projektu (IP) – Initiating a project (IP)
Sterowanie Etapem (SE) – Controlling a stage (CS)
Zarządzanie Wytwarzaniem Produktów (WP) – Managing product delivery (MP)
Zarządzanie Zakresem Etapu (ZE) – Managing stage boundaries (SB)
Zamykanie Projektu (ZP) – Closing a project (CP)
Każdy z tych procesów dodatkowo opisany jest szeregiem podprocesów, które wraz ze wzajemnymi powiązaniami określają sposób postępowania w konkretnych sytuacjach związanych z zarządzaniem projektem.
Przygotowanie założeń projektu (PP) - Ustalenie celów i formuły realizacyjnej, stworzenie zespołu zarządzania projektem; plany procesu konstruowania projektu
Konstruowanie projektu (IP) - Plany całego projektu (produkty, działania, zasoby, jakość), ustalenie uzasadnienia biznesowego i zagrożeń
Strategiczne decyzje projektu (ZS) - Zatwierdzenie dalszego prowadzenia prac oraz przyznawania zasobów. Decyzja o rozpoczęciu konstruowania projektu i o zamknięciu projektu. Najwyższe zwierzchnictwo projektu jest odpowiedzialne za jego powodzenie
Sterowanie etapem (SE) - Podstawowy proces zarządzania projektem to autoryzacja prac nad tworzeniem produktów, zbieranie danych o realizacji, ocenianie postępu i składanie sprawozdań strategicznemu kierownictwu projektu. Zapisywanie proponowanych zmian i błędów, a w razie potrzeby informowanie o nich kierownictwa organizacji
Zarządzanie wytwarzaniem produktów (WP) - Tworzenie produktów projektu, składanie sprawozdań ze stanu zaawansowania szefowi projektu. Ocena jakości i dostarczanie produktów.
Zarządzanie zakresem etapu (ZE) - Składanie sprawozdań ze stanu zaawansowania bieżącego etapu zarządczego oraz jego wpływu na ogólny plan projektu i uzasadnienie biznesowe. Planowanie kolejnego etapu (produktów, działań i zasobów)
Zamykanie projektu (ZP) - Przygotowanie do zamknięcia projektu w uporządkowany sposób. Przygotowanie oceny ewaluacyjnej oraz działań następczych. Planowanie przeglądu powdrożeniowego. Przyjęcie przez klienta - podpisanie protokołu.
Planowanie (PL) - Opracowywanie planów (stosowane we wszystkich procesach).
KOMPONENTY
Etapy - Etapy zarządcze stanowią podstawowe narzędzie sterowania projektem przez komitet sterujący i są głównie stosowane przy podejmowaniu strategicznych decyzji projektu dotyczących ponoszonych wydatków. Etapy techniczne mogą się nakładać i przebiegać równolegle, natomiast etapy zarządcze - nie. Podstawowe procesy zarządzania korzystają z etapów w planowaniu i kontrolowaniu projektu
Struktura organizacyjna - Struktura organizacyjna definiuje role i odpowiedzialności osób zarządzających i realizujących projekt. Stosowane w procesie przygotowania założeń projektu, kiedy zwierzchnicy projektu i jego szef są wyznaczani w ramach pierwszego podprocesu. Zespół zarządzania projektem jest weryfikowany na końcu każdego etapu zarządczego.
Planowanie - Wszystkie procesy korzystają z planowania. Konstruowanie projektu jest planowane w trakcie przygotowywania założeń projektu, plan projektu jest przygotowywany w ramach procesu konstruowania projektu, plany etapów są opracowywane w ramach procesu zarządzania zakresem etapu. strategicznych
Sterowanie - Elementy sterowania mają zapewnić, że projekt jest prowadzony zgodnie z planem i uzasadnieniem biznesowym. PRINCE2 stosuje metodę zwaną 'management by exception' (zarządzanie przez naprawę), która angażuje Komitet Sterujący tylko wtedy kiedy pojawia się odchylenie wskazujące na możliwość wykroczenia projektu poza ramy określone tolerancją i uzasadnieniem biznesowym. Cała odpowiedzialność za bieżące zarządzanie projektem oraz podejmowanie decyzji zmierzających do realizacji zadań projektowych zgodnie z planem spoczywa na Kierowniku Projektu.
Zarządzanie ryzykiem - Każdy projekt z uwagi na niepowtarzalność parametrów realizacyjnych oraz zmiany w otoczeniu biznesowym musi brać pod uwagę możliwość wystąpienia zdarzeń nieplanowanych mogących mieć istotny wpływ na sposób jego realizacji. Ryzyko to niepewność wyniku. Zarządzanie ryzykiem polega na utrzymywaniu ryzyka w akceptowalnych granicach w sposób efektywny i racjonalny kosztowo.
Jakość w projekcie - Celem projektu jest wytworzenie produktów, zgodnych z ich przeznaczeniem, zaspokajających potrzeby oraz oczekiwania jakościowe klienta. Oczekiwania jakościowe są określone w Zleceniu Projektu, Założeniach Projektu oraz Dokumencie Inicjującym Projekt.
Jakość produktów, jakie powstają w projekcie PRINCE2, osiągnięta musi być poprzez podwójną - obiektywną - kontrolę. Obiektywizm tej kontroli polega na wykluczeniu z jej przebiegu zarówno Kierownika Projektu jak wytwórców produktów. Sprawowana jest przez strukturę niezależnych testerów oraz przez nadzór projektu.
Zarządzanie konfiguracją - Zarządzanie konfiguracją zajmuje się kontrolowaniem wszystkich produktów projektu. Konfiguracja to zbiór logicznie powiązanych produktów, które muszą być traktowane i zarządzane jako złożona całość uwzględniająca zależności pomiędzy wersjami części składowych i ich statusami.
Zarządzanie konfiguracją musi zapewnić:
Mechanizmy zarządzania, śledzenia i utrzymywania kontroli nad wszystkimi produktami projektu.
Pewne i bezpieczne przechowywanie każdego produktu.
Możliwość wyboru składników, które zawierać będzie ukończony, funkcjonujący produkt. Zakłada to oddanie gotowego produktu wraz z jego uaktualnieniami.
System rejestrowania, śledzenia i dokumentowania wszystkich zagadnień projektowych.
Sterowanie zmianami - Zarządzanie propozycjami zmian jest istotnym aspektem zarządzania projektem. Propozycje te są zapisywane i zarządzane w procesie sterowania etapem.
Rodzaje zmian
wniosek o wprowadzenie zmiany (koszt pokrywa klient)
odstępstwo (koszt naprawy pokrywa dostawca)
ustępstwo (brak działań korygujących)
TECHNIKI
Planowanie zorientowane na produkty - PRINCE2 stosuje planowanie oparte na produktach nie zaś oparte na działaniach. Polega to na tym, że PRINCE2 planuje i mierzy postęp projektu realizacją poszczególnych precyzyjnie zdefiniowanych produktów a nie subiektywnie mierzonych działań.
Technika oceny jakości - PRINCE2 wymaga aby produkty podlegały przeglądowi jakości. Zadaniem przeglądów jakości jest określenie czy produkt spełnia kryteria jakości określone w Opisie Produktu tzn. czy nie zawiera błędów, braków lub innych niezgodności.
Sterowanie zmianami - Każdy projekt musi mieć możliwość wprowadzania zmian wymaganych przez klienta lub innych uczestników projektu. Wszystkie sugerowane zmiany, odnalezione błędy i odchylenia od przyjętej specyfikacji muszą być udokumentowane jako problemy projektu, zarejestrowane, przeanalizowane pod względem wpływu technicznego, użytkowego i biznesowego, natomiast na końcu trzeba podjąć decyzję o przyjęciu lub odrzuceniu problemu.